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SECRETARIA

Competencia de una secretaria


La coordinacin de la actuacin de las dems Subdirecciones Generales.
La organizacin de la estructura operativa de la entidad para el cumplimiento de los
fines encomendados.
La ejecucin de la poltica de recursos humanos de la entidad y, en general, todas
las funciones inherentes a la administracin de personal que compete al Instituto y
la relacin con los rganos de representacin sindical.
La elaboracin de planes de necesidades, de recursos materiales de los servicios
centrales y el mantenimiento de sus instalaciones y servicios generales.
La gestin del registro y archivo general.
El apoyo a los rganos de participacin y representacin del Instituto.
La informacin, comunicacin con los ciudadanos y relaciones externas.
El diseo, desarrollo y evaluacin de los programas de formacin interna de los
trabajadores del Instituto y de formacin
especializada dirigida a profesionales externos en las
materias del mbito de competencias del Instituto.
La cooperacin internacional y accin exterior en las
materias del mbito de competencias del Instituto.
La gestin de los fondos documentales y edicin de
publicaciones especializadas.
La inspeccin de programas, centros y servicios
propios del Instituto o concertados.
Cualesquiera otras funciones atribuidas a la entidad y
no conferidas expresamente a otras Subdirecciones
Generales.
Funciones de una secretaria
Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al
cliente.
Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicios de stos.
Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente,
para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la
empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier
funcionario o departamentos dentro de la empresa.
Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener
informado a los jefes de los compromisos y dems
asuntos.
Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas
por t jefe.
Mejora y aprendizaje contino.
Trabajar bajo presin para el no acumular trabajo.
Cuidar la presencia, ya que es la carta de presentacin
de la institucin.

Grecia Stephanie Rosas Calizaya

Llevarse bien con sus compaeros y tener facilidad de trabajo en equipo.


Imagen de xito
La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el logro de las metas
deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud fsica, emocional y espiritual de los
siguientes elementos:
Conocimientos.
Valores.
Modales.

Personalidad.
Tacto.
Humildad y Sencillez.

Buena presencia.

Persona de buen trato, amable, corts y seria.


Excelente redaccin y ortografa.
Facilidad de expresin verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada.
Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
Brindar apoyo a todos los departamentos.
Desempearse eficientemente en su rea.
Aptitudes para la Organizacin.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinmica entusiasta.
Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de decisiones.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

Vestimenta profesional
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente
laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que
proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o cdigo de
vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

Ropas de brillo.
Sandalias demasiados altos.
Faldas cortas y muy ajustadas.
Ropas transparentes.
Escotes.
Zapatos dorados o plateados.
Maquillaje recargado.
Accesorios grandes y muy llamativos.

El xito del buen vestir depender de los siguientes factores:


Cdigo de vestimenta corporativa.
Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantaln,
blusa y falda.
Telas lavables, suaves y sin arrugas.
Combinacin de zapatos y carteras.
Colores bsicos.
Coordinacin de accesorios.

Grecia Stephanie Rosas Calizaya

La combinacin y coordinacin de los elementos de la vestimenta es un arte y debe


reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.

EL PERFIL DE LA NUEVA SECRETARIA EJECUTIVA


Las caractersticas de los actuales escenarios muestran una gran dinmica de
comercializacin en donde actan estn las empresas saliendo avante aquellas que
realmente estn preparadas para enfrentar los retos, generar los cambios que el
entorno les demanda, afrontar exitosamente las amenazas, aprovechar las
oportunidades, garantizando competitividad, buen servicio y por supuesto contando,
con recursos ptimos que le ayudan alcanzar los objetivos planificados, especialmente,
con un equipo humano altamente capacitado, actualizado, desacuerdo a los
conocimientos que el presente exige , acorde a los requerimientos que la Sociedad del
Conocimiento exige. Justamente, dentro de ese equipo humano, la gerencia debe contar
con una secretaria ejecutiva, que rena las caractersticas que estas hoy deben tener
para colaborar eficientemente con agestin de la gerencia; una secretaria, que adems
de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal, clientes,
debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia, jerarquizar
aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las exigencias que el cargo
origina en su operatividad , debe saber jerarquizar las necesidades, darles preferencias
a las ms prioritarias, ser objetiva en su planificacin. Manejo de agenda y
correspondencia interna y externa, soporte en tareas administrativas. Organizacin de
reuniones, viajes, archivos.
Debe la secretaria ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para
la gerencia, compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el
desempeo exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y
establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan
a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa. No se puede improvisar en el
contrato de la secretaria de la gerencia, dndole preferencia a los compromisos de
amistad, polticos, familiares, deben ser seleccionadas personas que renan
condiciones bsicas en el alcance, repercusiones efectos de los principios bsicos de la
administracin; d los acontecimientos del diario vivir en los escenarios econmicos y
administrativos, integrada a los avances, beneficios, ventajas que genera la telemtica,
Internet, as como la destreza, habilidad en el manejo de las relaciones humanas,
presencia fsica, emprendedora, manejo de idiomas, preferentemente el ingls,
organizada, metdica, ejecutiva, con capacidad para adaptarse a los cambios
organizacionales
Una secretaria que est plenamente identificada con las necesidades de logro,eficiente,
puntual, con ser cada vez mejor con nimo de superarse, responsable, motivada,
asertiva,autoestima alta, creativa, innovadora, servicial, identificada con la
organizacin y sus compromisos, conla colaboracin eficaz de hacer que la gerencia a
quien le presta sus servicios, alcance su gestin, rendimiento, logros exitosamente.
La empresa moderna a travs de su departamento de Relaciones Humanas debe
restructurar lascaractersticas que el presente demanda con respecto a quin debe ser la
secretaria que debenacompaar al gerente en la gestin exitosa de la empresa, definir
las nuevas funciones que el presenterequiere, hacer nfasis en lo que debe abarcar lo
concerniente a los conocimientos, competencias quedeben cubrirse, tanto acadmicas,
tcnicas, personales , edad, adems de la descripcin del cargo, porejemplo sobre este
ltimo, , que su responsabilidad, trabajo consiste en prestar apoyo a la gerencia entodas
las reas funcionales involucradas, procesar y archivar correspondencia, procesar
informes y reportes estadsticos, coordinar actividades relacionadas con la promocin

Grecia Stephanie Rosas Calizaya

institucional, entre otras. Debe la gerencia por su parte esta siempre atenta con
respecto al desempeo, rendimiento,productividad, logros que realiza la secretaria,
apoyndola en aquellas debilidades que pueden sertransformadas en fortalezas, con
acciones, estrategias que generen el cambio requerido, aportarlescapacitacin,
desarrollo, tolerancia, atencin, que fortalezcan sus competencias.
Tomar muy en cuenta por ejemplo, lo que seala. El Club de las Secretarias, en relacin
al perfil de la secretaria emprendedora:
Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento
Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de
tcnicas y principios digestin.
Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento
organizacional.
Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
Con capacidad de crear, innovar e implementar
Con visin global del negocio de la empresa
Hablar a lo menos ingls
Manejar la tecnologa informtica moderna para obtener informacin y
conocimiento de valor agregado.
Carcter, personalidad, hbitos y estilos proactivos y de alto estndar profesional.
De secretaria de un ejecutivo a un rea o gerencia, a una administradora de
procesos en estructurasdesmontables, descartables, desechables, transportables o
virtuales.
Consideramos, que la gerencia venezolana, caso que nos concierne, no descuide el gran
potencial quetiene a travs de sus secretarias y que realmente se comprometa en
optimizar su desempeo, prestndole la colaboracin a fin de desarrollar las
competencias laborales, administrativas, funcionales, especialmente las actitudinales
que han sido muy descuidadas, sobre estas ltimas se debe estar atento en todo aquello
referente a:

Auto confianza.
Auto desarrollo.
Auto motivacin.
Comunicacin interpersonal.
Disponibilidad.
Gestin de conflictos.
Gestin de recursos.
Impacto e influencia

Estn dadas las condiciones para modificar las formas tradicionales de las
competencias requeridas paracontar con el apoyo de un buen departamento de
recursos humanos que permitan contratar asecretarias ejecutivas consonas a las
exigencias que el presente demanda y garanticen un excelentedesempeo de sus
funciones, en pro de que la gerencia, cuente con un aval de colaboracin en lasacciones
que le corresponden dentro de la gestin moderna de la administracin.

Grecia Stephanie Rosas Calizaya