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Facultad de ciencias contables y administrativas

UNA-PUNO

2014

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO- PUNO


Facultad de Ciencias Contables y Administrativas
e

INFORME DE
AUDITORIA DE
GESTION
ADMINISTRATIVA
PRESENTADO POR:
APAZA MAMANI, Sonia Antonieta
ESCARCENA ALEJO, Winy
TORRES LIMACHI, Guiomara Fiorela
TURPO PANCCA, Mary
DOCENTE: Cpc. CONDORI MANZANO, Hugo Fredy

2015

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SISTEMAS

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DEDICATORIA
El

presente

denominado

trabajo
Auditoria

de

investigacin
de

Gestin

Administrativa, va dedicado a las entidades


pblicas, a los funcionarios que laboran en
ella, a la comunidad universitaria, y en
especial a los estudiantes de la Escuela
Profesional de Ciencias Contables.

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INTRODUCCIN
La

Auditoria de Gestin se realiza porque es el mecanismo tcnico que se ha

desarrollado para aplicar un Sistema de Control de los Recursos Pblicos del mismo se
deriva el control orientado hacia las entidades del sector pblico, con actividades y
caractersticas similares. Al mismo tiempo la auditoria de gestin es una herramienta muy
importante para las Universidades y Escuelas tcnicas, las mismas que deben estar
sujetas a la intervencin de la Contralora General del Estado.
Con el avance del desarrollo de esta Auditoria se va a conocer y revisar la veracidad de
la informacin, la eficiente utilizacin de los recursos, el logro efectivo de las metas
establecidas, un manejo adecuado de sus operaciones y una gestin de calidad
institucional.

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PRESENTACIN
Luego de haberse realizado el trabajo de auditoria de Gestin Administrativa a la
Unidad de Gestin Educativa Local- Juliaca , en este informe

se presenta las

irregularidades que se incurren en un proceso de Seleccin de Personal Docente,


esta auditora de gestin

dirigida a la Gerencia Central de Recursos Humanos,

permitira satisfacer los requerimientos de un mejor desempeo de los trabajadores


de la Ugel San Romn de Juliaca a travs de la investigacin de reas o procesos de
seleccin que presentan problemas y las recomendaciones para superarlas dentro de
los parmetros de Eficacia, Eficiencia y Economa".

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UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL- SAN ROMN JULIACA


AUDITORIA DE GESTION ADMINISTRATIVA
A LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL SAN ROMN DE JULIACA
SOBRE CASOS DE NEPOTISMO
PERIODO: 01 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE-2014
NOMBRE DE LA ENTIDAD
UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL- JULIACA - San Romn
RESEA HISTORICA
La Unidad de Gestin Educativa Local de San Romn-Juliaca es una instancia de
ejecucin descentralizada que depende de la Direccin Regional de Educacin de
Puno (DRE-Puno), que coordina labores y funciones con las entidades educativas
asignadas.
Desde 1 995 el rea de Desarrollo Educativo de Juliaca, ha vivido momentos difciles
por la dependencia de la Direccin Regional de Educacin de Puno, porque las
comisiones (Ejm: nombramientos, reasignaciones, procesos administrativos, etc.) y
sobre todo el aspecto financiero ha estado centralizado en la DRE Puno, hasta que el
12 de junio de 2 002 se public el D.S. N 015-2 002-ED que reestructura y aprueba
el Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones Regionales de
Educacin y de las Unidades de Gestin Educativa, considerando a stas ltimas
como rganos desconcentrados de las Direcciones Regionales de Educacin y
proporcionan el soporte tcnico pedaggico, institucional y administrativo a los
centros y programas educativos de su mbito, para asegurar un servicio educativo de
calidad con equidad.
La R.S. N 203-2 002-ED apeaba el mbito jurisdiccional, organizacin interna y
Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) de las DRE y las Unidades de Gestin

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Educativa, con sus respectivos organigramas estructurales aprobndose un CAP de


53 servidores para la UGEL
San Romn.

Con estas normas legales se pone fin a la vigencia de las ADEs n nuestra regin.
Para poner en marcha esta determinacin legal, a inicios de 2 003, se encarg la
Direccin de la flamante UGEL al Lic. Guzmn D. Vargas valos quien se encarg de
preparar las condiciones para su respectiva implementacin.
Sin embargo, desde la dacin de dichas normas, tuvo que transcurrir ms de 20
meses para que esta entidad funcione con la autonoma y capacidad resolutiva
recuperada. Pues, recin el 29 de setiembre de 2 003 se procedi a la instalacin de
la UGEL San Romn. En horas de la maana de aquella maana de aquel lunes el
Director Regional de Educacin de Puno Prof. Jorge Luis Choque Madani,
acompaado de autoridades del Gobierno Regional, procedieron a la instalacin de
esta sede administrativa con el nuevo rango. En dicha ceremonia se dio lectura de la
Resolucin Directoral N 9346-DREP de fecha 25 de setiembre de 2003 que encarga
al R.P. Teodoro Sakata Andrade la Direccin de la Unidad de Gestin Educativa de
San Romn; esta ceremonia culmin con un desfile de las Instituciones educativas
presentes.
Sin embargo, a pesar de los diferentes cambios de denominacin que se le ha dado
a nuestra entidad nosotros seguiremos considerando como la efemride oficial el 10
de abril, por ser esta la fecha en que emergi la Zona de Educacin N 73 y que hoy
subsiste como Unidad de Gestin Educativa Local.

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INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD


Direccin:

Jr. Mara Parado de Bellido N 337, Urb. La Capilla, Juliaca, San

Romn
Telfono:

(051) 32-1562- (051) 32-3555

Fax:

(051) 32-1562

Web:

www.ugelsanroman.gob.pe

E-Mail:

webmaster@ugelsanroman.edu.pe

Facebook:

www.facebook.com/ugel.sanroman

JURISDICCIN

Provincia de San Romn


MISION Y VISION

VISIN
Ser una organizacin educativa, innovadores, con procesos de gestin de alta
calidad en la prestacin de servicios educativos con una administracin eficiente y
eficaz logrando el desarrollo cultural, cientfico, humanista y productivo que genere la
calidad de vida en la Provincia San Romn de Juliaca en armona con la cosmovisin
andina.
MISION
Somos una Institucin que buscamos la mejora permanentemente los procesos de
gestin con calidad y eficiente en la prestacin e innovacin de servicios educativos,
desarrollando capacidades administrativas; a travs de la implementacin y uso

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creativo de nuevas tecnologas, promover una educacin intercultural con valores,


equidad y calidad educativa, en la Provincia de Juliaca.
CASO PRCTICO DE LA AUDITORIA DE GESTIN APLICADA A LA UGEL SAN
ROMN JULIACA SOBRE EL CASO DE:

NEPOTISMO (Trato de favor hacia familiares o amigos, a los que se otorgan cargos o
empleos pblicos, sin tener en cuenta otros mritos).

I.

ANTECEDENTES

1. Origen Y Motivo Del Examen


Mediante convocatoria

Concurso de Mritos de fecha 19.10.2013, a nuestra

Sociedad Sociedad de Auditores de Puno fue contratada para efectuar la Auditora


de Gestin Administrativa a la Unidad de Gestin Educativa Local- Juliaca,
correspondiente al periodo 2014.
La Auditoria de gestin a la Unidad de Gestin Educativa Local San Romn Juliaca,
se ejecut en concordancia con la Directiva N 006-2007-CG/PL, denominada
Formulacin y Evaluacin del Plan Anual de Control de los rganos de Control
Institucional para el ao 2014, que establece en su literal h) Ejecucin, Modificacin
e Informe de Cumplimiento del Plan Anual de Control e inciso N 1.4) Tratndose
del inicio de una Labor de Control Accin de Control no Plantificada con indicios
razonables de ilegalidad, no ser necesario
contar con la referida opinin, referido a recibir autorizacin para realizar una Accin
de Control No Planificada, sustentndose en la Hoja Informativa N 046- 2008GRLL/ORCI del 10.OCT.2008 e informada con Oficio N 2279-2008- GRLL/ORCI a la
Oficina Regional de Control Trujillo de la Contralora General, acreditndose para tal

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efecto a una Comisin Auditora mediante el Oficio N 2309- 2008-GRLL/ORCI del


17.OCT.2008.
En tal sentido, en el presente informe corresponde al resultado la auditoria de gestin
administrativa que comprende el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre del
2014.

2. Base Legal

Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora


General de la Republica

Decreto Legislativo N 276 ley de bases de la carrera Administrativa

y su

reglamento Decreto Supremo N 005-90-PCM y la

Ley N 27815, como su reglamento Decreto Supremo N 033-2005-PCM.

3. Fines Y Organizacin De La Ugel San Romn


La UGEL San Romn, tiene como fines los siguientes:
A. Difundir y evaluar la aplicacin de normas tcnico pedaggico y cultural.
B. El fortalecimiento de la gestin en cada centro o programa educativo,
estableciendo formas de participacin de la comunidad en accin de desarrollo de
la educacin, ciencia y tecnologa.
C. El establecimiento de una gestin educativa transparente equitativa y eficaz, que
garantice una adecuada descentralizacin, la evaluacin efectiva de sus avances
y resultados.
D. Evaluar supervisar las acciones educativas, culturales deportivas y recreacionales
en coordinacin con los rganos respectivos.
E. Apoyar la capacitacin docente en forma permanente.

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4. Objetivos Del Examen


La Auditora Operativa y de Gestin tuvo como objetivo determinar el cumplimiento
de la Ley N 26771 que establece La prohibicin de ejercer la facultad de
nombramiento y contratacin de personal en el Sector Pblico, en casos de
parentesco en la UGEL San Romn.
En tal sentido, a continuacin se enuncia los objetivos especficos de la Auditora
Operativa y de Gestin.
Objetivos especficos para la auditoria periodo 2014
- Evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas previstas en planes operativos del
periodo 2014.
- Determinar si el proceso de contratacin de personal docente realizado, se cumpli
con efectividad, precisando si para el efecto se observ estrictamente la normativa
legal vigente, tanto en el aspecto administrativo, as como el operativo.
- Determinar si la UGEL San Romn, cumpli con sus funciones, obligaciones y
responsabilidades de acuerdo a normas.
- Evaluar la supervisin y control ejercida por el Consejo de Fiscalizacin y Control de
acuerdo a las funciones estatutarias.
- Efectuar la auditora Operativa y Gestin a la UGEL San Romn- Juliaca en el
periodo 2014 para determinar si han realizado sus actividades dentro de los criterios
de eficiencia, eficacia y economicidad, enmarcndose dentro de los alcances de la
Ley del Economista, el Estatuto y Reglamentos Internos, as como el cumplimiento de
los objetivos y metas previstas y el uso adecuado de los recursos financieros.
5. Alcance: la auditoria de gestin comprendi la revisin y anlisis en forma
selectiva de documentacin y hechos relacionados con el proceso de seleccin para

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cubrir plazas docentes; as como de personal administrativo contratado en la UGEL


San Romn de Juliaca.
Informe N 032-2008-2-5342, denominado Irregular contratacin de personal
docente en la Unidad de Gestin Educativa Local San Romn de Juliaca, periodo
2007.

1. Comunicacin De Hallazgos de la Auditoria de Gestin Administrativa Para


Aclaraciones Y Descargos
Los hallazgos de auditora de gestin Administrativa fueron comunicados por escrito
a los funcionarios, ex funcionarios y servidores de la Entidad, quienes participaron
en los hechos materia de la presente contratacin, a fin que formule sus aclaraciones
y/o

comentarios debidamente documentados, el mismo que ha sido evaluado y

considerado al emitir el presente Informe de auditora de Gestin. al: Ex-Director de


la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo, al actual Director de la Ugel san
Romn Lic. JESUS M. PILCO MAMANI y Personal relacionados con las mismas.
7. Observaciones: Como resultado de la Auditoria de Gestin practicado a la UGEL
San Romn de Juliaca y en mrito a lo expuesto en el rubro Observaciones se
determina:
a). Irregularidades En La Contratacin De Personal Docente De La Ugel San
Romn Juliaca.
En la presente contratacin, existi una relacin de parentesco entre los contratados
y los miembros encargados de llevar a cabo el proceso de contratacin de personal
docente.

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b). De la evaluacin de la eficiencia y eficacia de los controles internos y


administracin de riesgos
Ausencia de Directivas Internas actualizadas para el manejo y control de fondos y
adquisiciones de bienes y servicios
En la evaluacin a los procedimientos de control de la gestin administrativa al perodo
2014, hemos observado que la Ugel San Romn no dispone de

directivas internas

actualizadas que contengan normas y procedimientos para el manejo y control de


fondos, ingresos por cobranzas, as como para las adquisiciones de bienes y servicios.
En la actualidad las reas vienen ejecutando sus labores en funcin a la rutina diaria que
se ha venido realizando desde aos anteriores.
c). Ausencia de previsin de acciones para identificar y manejar los riesgos que
impidan lograr los objetivos y metas de los aos 2014.
En la evaluacin de los controles internos y riesgos de la administracin en el manejo
gerencial, hemos observado que por el ao 2013 hasta el 2014, no se ha previsto
acciones para identificar los posibles riesgos que durante la gestin institucional puedan
interrumpir o frenar el logro de los objetivos y metas del de la UGEL, no permitiendo
desarrollar sus actividades normalmente.
d). Inoperatividad del rgano encargo del Control y cumplimiento de sus funciones
contempladas en el MOF (Manual de Organizacin y Funciones Y Reglamento de
Organizacin y Funciones.
En la evaluacin del la gestin realizada hemos observado lo siguiente:
No han presentado informes sobre el cumplimiento de sus funciones y sobre la situacin
del la Ugel. Incumpliendo el Decreto Supremo N 15-2002-ED.
8. Comentarios Y Aclaraciones

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De la Observacin a). El Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo


Bernedo, Menciona que la observacin se le hizo no corresponde al periodo de su
gestin, adems indica que dichas contrataciones se realizaban de acuerdo al
reglamento de las contratacin del personal docente.
El actual Director de la Ugel san Romn Lic. JESUS M. PILCO MAMANI, Menciona
que desconoca las irregularidades que se presentaron en el proceso de contratacin
de Personal docentes, adems, la informacin que se le alcanz de los personales
Contratado fue cuando ya se haba seleccionado.
La comisin integrada de convocar el proceso de contratacin de docentes, coinciden
en sus aclaraciones, afirmando que infringieron esta norma.
De la Observacin b). El Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo.
Manifiesta entre otros aspectos que si bien no podra haber directivas especficas, el
director reciba diariamente los informes de Tesorera, se ejerca un control sobre los
gastos de la caja chica y tambin el control al momento de firmar los cheques.
De la Observacin c). El Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo
y el actual director Lic. JESUS M. PILCO MAMANI. coinciden en manifestar entre otros
aspectos, que los riesgos por motivaciones polticas de grupo no se pueden predecir,
salvo salvaguardando los causes institucionales, aunque concuerdan en la necesidad de
mecanismos preventivos y correctivos.
De la Observacin d). No realiz la verificacin sobre el Cumplimiento de sus Funciones
Por que no se nombr a un encargado directo, para la realizacin de sta tarea.
9. Opinin Del Auditor
Las aclaraciones de los implicados, subsiste porque no tienen ningn tipo de
sustento.

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De la evaluacin se determina que la observacin subsiste por cuanto, la UGEL San


Romn no cuenta con directivas internas actualizadas que contenga normas y
procedimientos escritos para el manejo y control de fondos y adquisiciones de bienes y
servicios.
Como resultado de la evaluacin se determina que la observacin subsiste, por cuanto
no se ha demostrado haberse adoptado acciones para prevenir los riesgos.
De la evaluacin sobre el cumplimiento del MOF y ROF se determina que la observacin
se mantiene, por cuanto no se ha evidenciado que se haya informado sobre el
cumplimiento de sus funciones, ni se ha probado que el Director haya solicitado al
Encargado la informacin en el ao 2014, ni se adjunta el informe de gestin de la
entidad, solo ha remitido cartas al encargado solicitando informacin en Setiembre del
2013.
10. Conclusiones: Como resultado de la Auditoria de Gestin Administrativa a la
Unidad de Gestin Educativa

Local San Romn de Juliaca sobre casos de

nepotismo, se concluye lo siguiente:


- La Unidad de Gestin Educativa Local de Juliaca, en el perodo 2014, cometi
irregularidades en la contratacin de personal docente, favoreciendo a personal con
relacin de parentesco con miembro de comit evaluador y con el Director de la
misma entidad.
- La Unidad de Gestin Educativa Local de Juliaca no cuenta con Directivas Internas
actualizadas para el manejo y control de fondos y adquisiciones de bienes y servicios.
- La Unidad de Gestin Educativa Local de Juliaca no cuenta con medidas de previsin
de acciones para identificar y manejar los riesgos que impidan lograr los objetivos y
metas de los aos 2014.

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- el rgano Encargado de Control de la Ugel Informe sobre las el cumplimiento de sus


funciones de los laboran en esa entidad.
RECOMENDACIONES: En mrito a las conclusiones expuestas en el presente
informe de auditora de Gestin Administrativa y de conformidad con lo establecido
en la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de

Control y de la

Contralora General de la Republica, en su Art. 15 inc. b), relacionado a formular


oportunamente

recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las

entidades en la toma de decisiones y en manejo de los recursos, as como los


procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus
sistemas administrativos de gestin y de control interno y el inc. f), emitir como
resultado de las acciones de Control efectuadas, los informes respectivos con el
debido sustento tcnico y legal constituyendo Prueba Pre Constituida para el inicio
de las acciones administrativas y legales; as como se tenga presente el Decreto
Legislativo N 276 ley de bases de la carrera Administrativa

y su reglamento

Decreto Supremo N 005-90-PCM y la Ley N 27815, como su reglamento Decreto


Supremo N 033-2005-PCM, para establecer el Plazo de Prescripcin.
Al Presidente de la Direccin Regional Educacin de Puno
1. Que a travs de la la Oficina de Control de Auditoria, se proceda a efectuar la
evaluacin y el deslinde de las responsabilidades administrativas de los funcionarios
y servidores comprendidos en los hechos observados, a travs de la Comisin
Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios, que corresponda a fin de
proceder conforme a las atribuciones que le confiere el Reglamento de la Carrera
Administrativa aprobada por Decreto Supremo N005-1990-PCM. Al identificarse
responsabilidad en el Director de la UGEL San Romn Juliaca. Corresponde a la

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Comisin Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios de la Gerencia


Regional de Educacin, de acuerdo a la facultad delegada por R.E.R. N 1432-2007GR-LL-PRE del 23.JUL.2007.
Respecto a los servidores y docentes de la UGEL San Romn Juliaca, corresponde
al Director de la UGEL reconformar la Comisin Permanente de Procesos
Administrativos y Disciplinarios, dado que uno de sus miembros tiene responsabilidad
identificada; para luego proceder a la evaluacin y el deslinde correspondiente.
Al Seor Gerente General Regional:
En su calidad emanada por Ley, de mxima autoridad administrativa del Gobierno
Regional, vele por el adecuado cumplimiento de las recomendaciones administrativas
y procedimientos establecidos en el presente informe, a fin de que se cumplan en los
plazos establecidos por la normativa vigente, informando de acuerdo al Decreto
Supremo N 033-2005-PCM, Art. 14 Del Plazo para Registro de Sanciones.
Que a travs de la Gerencia Regional de Educacin en concordancia con la Oficina
de Control de auditora de la DREP, disponga la supervisin del cumplimiento de la
normativa sobre nepotismo a nivel de las Unidades de Gestin Educativa Local del
mbito del Gobierno Regional.
Que el Consejo facultado, se sirva disponer como funcin inherente de la Administracin
se establezca los procedimientos para identificar los posibles riesgos que pueda afectar
el normal desarrollo de las actividades de la UGEL.
Al rgano encargo del Control se sirva disponer:
Que para lo sucesivo con la debida antelacin se formule los planes operativos anuales,
para lo cual deber fijarse previamente los lineamientos de poltica.
Que se elabore una Reglamento interno, conteniendo los criterios tcnicos a seguir en la

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elaboracin del Plan Operativo, incluyendo los aspectos bsicos de estructura y


contenido. Con la finalidad de fortalecer los controles internos en el manejo y control de
fondos, adquisicin de bienes y servicios y custodia de sus activos fijos, se sirva disponer
la elaboracin de directivas internas que contenga normas y procedimientos. Y
elaboracin de una Directiva para el control administrativo y toma de inventarios de los
bienes de activos fijos que incluya registros, custodia y depreciacin, as como las
instrucciones para las labores previas durante y despus de la toma de inventarios.
Al rgano Encargado De Control Se sirva disponer como funcin inherente de la
Administracin se establezca los procedimientos para identificar los posibles riesgos que
pueda afectar el normal desarrollo de las actividades de la Ugel.

ANEXOS:
Lista de Verificacin: Ambiente de control
Elementos

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Filosofa de la Direccin

La Direccin muestra inters de


apoyar al
establecimiento y mantenimiento del
control interno en la
entidad a
travs
de reconoce
polticas,
documentos,
2
La
Direccin
y promueve
los
aportes
del personal que mejoran el
desarrollo
deincentiva
las actividades
laborales
3
La
Direccin
el desarrollo
transparente
de las
actividades
de lafrente
entidada
4
Se
toman
decisiones
desviaciones de
indicadores, variaciones frente a los
resultados
contables,
dejndose
5
La
Direccin
proporciona
el apoyo
logstico y de
personal para un adecuado
desarrollo
de las
labores de
control
6
La Direccin
demuestra
una
actitud
positiva
implementar
Integridadpara
y valores
ticoslas recomendaciones
La entidad cuenta con un cdigo
de tica
7
debidamente aprobado, y difundido
mediante talleres o reuniones

X
X
X
X
X
X

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La administracin ha difundido la
8
"Ley del
Cdigo
de tica dedebidamente
la Funcin Pblica"
Se
comunican
dentro de la
9
entidad las acciones disciplinarias que
se toman
sobre demuestra
violaciones ticas
La
Direccin
un
comportamiento
10
tico, poniendo en prctica los
lineamientos
de la entidad
Se
sancionadeaconducta
los responsables
de actos
11
ilegales de acuerdo con las polticas
definidas
por la Direccin
Administracin
Estratgica
La Direccin ha difundido y es de
conocimiento
12
general la visin, misin, metas y
objetivos
estratgicos
de la
entidad
La
Direccin
asegura
que
todas
las reas,
13
Departamentos
formulen,
implementen
y evalen actividades
concordantes
con su plan operativo
operativo
Los
planes estratgicos,
y de
14
contingencia se elaboran,
conservan
actualizan segn
Todas
las y unidades
orgnicas
evalan
15
peridicamente su plan operativo con
el fin de conocer los resultados
alcanzados
detectar el posibles
La
entidad hay formulado
anlisis de la
16
situacin
con
participacin
de
todas las gerencias para definir su
direccionamiento y desarrollo de los

estn claramente definidas en los


manuales,
reglamentos
u otros documentos
Estos
documentos
normativos son
revisados
33
peridicamente con el fin de ser
actualizados o mejorados
Todo el personal conoce sus
responsabilidades
34
y acta de acuerdo con los niveles de
que le corresponden
rgano deautoridad
Control Institucional
Los rgano de Control evalan los
controles
35
de los procesos
vigentes e
identifican oportunidades de mejora
acorde
su plan de competencia
trabajo
Son de acomprobada
e
idoneidad
36
profesional los miembros que
conforman el equipo de trabajo del
OCI
El OCI evala peridicamente el

37
SISTEMAS
sistema de

control interno de la entidad

X
X
X
X

X
X

X
X

No son revisados
peridicamente sino
cada 3 5 aos

En este rubro se mencion


que no cuenta con
personal competente, por
lo que se les asigna
funciones al personal de
confianza.

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Lista de verificacin: Evaluacin de riesgos


Elementos
Planeamiento de la Administracin de Riesgos
Se ha desarrollado un Plan de actividades de
identificacin, anlisis o valoracin, manejo o
1
respuesta y monitoreo y documentacin de los
riesgos
La Direccin (Directorio, Gerencias y Jefaturas)
2 ha establecido y difundido lineamientos y
polticas para la administracin de riesgos
El planeamiento de la administracin de riesgos
es especifico en algunas reas, como en la
3
asignacin de responsabilidades y monitoreo de
los mismos
La entidad cuenta y ha puesto en prctica el
4
Plan de Administracin de Riesgos
Identificacin de Riesgos
Estn identificados los riesgos significativos por
5
cada objetivo
Se han identificado los eventos negativos
6 (riesgos) que pueden afectar el desarrollo de
las actividades
Se ha participado en la identificacin de los
7 riesgos de las actividades de las diferentes
unidades orgnicas o procesos
En la identificacin de riesgos se ha tomado en
8 consideracin aspectos internos (de la entidad)
y externos (fuera de la entidad)
Valoracin de riesgos
En el desarrollo de sus actividades se ha
determinado y cuantificado la posibilidad de que
9
ocurran los riesgos identificados (probabilidad
de ocurrencia)
En el desarrollo de sus actividades se ha
10 cuantificado el efecto que pueden ocasionar los
riesgos identificados (impacto)

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

X
X

X
X
X
X
X

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Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,
11 impacto y cuantificacin han sido registrados
por escrito
Respuesta al riesgo
Se han establecido las acciones necesarias
12
(controles) para afrontar los riesgos evaluados
Se han definido lineamientos para efectuar
13 seguimiento
peridico
a
los
controles
desarrollados con respecto a los riesgos

X
X

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Lista de verificacin: Actividades de control


Elementos

Si

Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin*


Los
procedimientos
de
autorizacin
y x
aprobacin para los procesos, actividades y
1 tareas estn claramente definidos en manuales
o directivas y son realizados para todos los
procesos y actividades
Los
procedimientos
de
autorizacin
y
aprobacin para los procesos, actividades y
2
tareas han sido adecuadamente comunicados a
los responsables
Segregacin de funciones*
Las actividades expuestas a riesgos de error o X
3 fraude han sido asignadas a diferentes
personas o equipos de trabajo
Se efecta rotacin peridica del personal X
4 asignado en puestos susceptibles a riesgos de
fraude
Evaluacin Costo-Beneficio*
El costo de los controles establecidos para sus
5 actividades est de acuerdo a los resultados
esperados (beneficios)
Se toma en cuenta que el costo de establecer
6 un control no supere el beneficio que se puede
obtener
Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos*
Se han establecido polticas y procedimientos X
7 documentados que se siguen para la utilizacin
y proteccin de los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos queda
8 evidenciado en documentos tales como recibos,
actas entre otros
Peridicamente se comparan los recursos X
9 asignados con los registros de la entidad
(por ejemplo arqueos, inventarios u otros)
Se ha identificado los activos expuestos a X
riesgos como robo o uso no autorizado, y
10
se han establecido medidas de seguridad para
los mismos
Los documentos internos que genera y reciben X
11 las unidades orgnicas estn debidamente
numerados y protegidos
Verificaciones y conciliaciones*
Las unidades orgnicas peridicamente llevan a
12 cabo verificaciones sobre la ejecucin de los
procesos, actividades y tareas
Peridicamente se comparan los resultados con
13 los registros de los procesos, actividades y
tareas utilizando para ello distintas fuentes
Evaluacin de desempeo *
14 La entidad cuenta con indicadores de X

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

X
X

En este caso se registra en un


documento que se conoce
como autgrafa.

X
X

AUDITORIA DE GESTION Y DE
SISTEMAS

Facultad de ciencias contables y administrativas


UNA-PUNO

2014

desempeo para los procesos, actividades y


tareas
La evaluacin de desempeo se hace con base
15 en los planes organizacionales, disposiciones
normativas vigentes
Rendicin de cuentas
La entidad cuenta con procedimientos y X
16 lineamientos internos que se siguen para la
rendicin de cuentas
La administracin exige peridicamente la
17 presentacin de declaraciones juradas a su
personal
Conoce sus responsabilidades con respecto de
18
las rendiciones de cuenta
Documentacin de procesos, actividades y
tareas *
El personal conoce qu procesos involucran
19 a
su unidad orgnica y qu rol le corresponde en
los
Losmismos
procesos , actividades y tareas de la
20 entidad se encuentran definidas, establecidas y
documentadas al igual que sus modificaciones
Revisin de procesos, actividades y tareas*
Se revisan peridicamente con el fin de que se X
21 estn desarrollando de acuerdo a lo establecido
en la normativa vigente
Se implementan las mejoras propuestas y en X
22 caso de detectarse deficiencias se efectan las
correcciones necesarias
Controles para las tecnologas de Informacin y
comunicaciones
Se cuenta con polticas y procedimientos
23 escritos para la administracin de los sistemas
de informacin
Es restringido el acceso a la sala de computo, X
24 procesamiento de datos, a las redes instaladas,
as como al respaldo de la informacin (backup)
Los sistemas de informacin cuentan con
25 controles y sistemas que evitan el acceso no
autorizado a la informacin
La entidad cuenta con un Plan Operativo
26
Informtico
El rea de informtica cuenta con un Plan de
27
Contingencias
Se han definido los controles de acceso general X
28 (seguridad Fsica y Lgica de los equipos
centrales)
Se han creado perfiles de usuario de
x
acuerdo
29 con las funciones de los empleados, creacin
de usuarios con accesos propios(contraseas)
y relacin de cada usuario con el perfil
correspondiente
Los
programas informticos (software) de la
30 entidad cuentan con licencias y autorizaciones
de uso
La entidad cuenta con un adecuado servicio de
31 soporte tcnico para las Tecnologas de la
Informacin y Comunicacin (TIC)

X
X

X
X

Los sistemas de informacin


estn expuestas a que cualquier
usuario

X
X

x
X

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SISTEMAS

Facultad de ciencias contables y administrativas


UNA-PUNO

32

33
34

2014

Se lleva el control de los nuevos productos


ingresados a desarrollo as como de las
modificaciones de los existentes en carpetas
documentadas.
La entidad ha definido polticas sobre el cambio
frecuente de contraseas, sobre su uso
y cuando el personal se desvincule de
las funciones.
La entidad ha establecido controles para la
adquisicin paquetes software

Cuando el personal se desvincula, aun


puede tener acceso para ingresar a
cualquier sitio porque no se ha
difundido polticas sobre cambios de
contrasea

Lista de verificacin: Informacin y


comunicacin
Elementos

Si

Funciones y caractersticas de la informacin


La informacin Gerencial es seleccionada,
1 analizada, evaluada y sintetizada para la toma
de decisiones
Se han definido niveles para el acceso del X
2
personal al sistema de informacin
Informacin y responsabilidad
Los titulares y funcionarios identifican las x
necesidades de informacin de todos los
3
procesos y
han implementado
los
controles necesarios en las reas respectivas
Se cuenta con polticas y procedimientos que
garantizan
el
adecuado
suministro
de
4
informacin
para
el
cumplimiento
de
sus funciones y responsabilidades
Calidad y suficiencia de la informacin
La informacin interna y externa que maneja la X
5 entidad es til, oportuna y confiable en el
desarrollo de sus actividades
Se han diseado, evaluado e implementado
6 mecanismos para asegurar la calidad y
suficiencia de la informacin
Sistemas de informacin
La entidad est integrada a un solo sistema de X
7 informacin y se ajusta a las necesidades de
sus actividades
Peridicamente se solicita a los usuarios
opinin
sobre
el
sistema
de
8
informacin registrndose los reclamos e
inquietudes para priorizar las mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan peridicamente los sistemas de
9 informacin y de ser necesario se redisean
para asegurar su adecuado funcionamiento
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgnica que X
10 se encarga de administrar la documentacin
e informacin generada por la entidad

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Trmite documentario
(mesa de partes)
AUDITORIA DE GESTION Y DE

SISTEMAS

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UNA-PUNO
2014
La administracin de los documentos e
informacin se realiza de acuerdo con las
11 polticas y procedimientos establecidos para la
preservacin y
su conservacin (archivos
electrnicos, magnticos y fsicos)
Los ambientes utilizados por el archivo
con una ubicacin y
12 institucional cuenta
acondicionamiento apropiado
Comunicacin interna
La entidad ha elaborado y difundido
13 documentos que orienten la comunicacin
interna
La administracin mantiene actualizado a la
14
Direccin respecto al desempeo, desarrollo,

AUDITORIA DE GESTION Y DE
SISTEMAS

Lista de verificacin: Supervisin


riesgos, principales Elementos
iniciativas y cualquier otros
Si
eventos resultantes
Actividades
de prevencin
monitoreo
La entidad
cuenta ycon
mecanismos y
En
el
desarrollo
de
sus
labores, se
15 procedimientos para la denuncia
de realizan
actos X
acciones porde
supervisin
para conocer
indebidos
parte
del
personal
1
oportunamente
si stas se efectan de acuerdo
Comunicacin
externa
con
lo
establecido,
quedando
de ello y
La entidad cuenta
con evidencia
mecanismos
Las
unidades
orgnicas
realizan
acciones
para
16 procedimientos adecuados para informar hacia
conocer
oportunamente
si
los
procesos
en
2 el exterior sobre su gestin institucional
los
que
interviene
se
desarrollan
de
acuerdo
El portal de transparencia de la entidad se X
17
con los procedimientos
establecidos
encuentra
adecuadamente
actualizado(monitoreo)
Seguimiento
de
resultados
La entidad cuenta con mecanismos y
Las deficienciaspara
y los problemas
en x
procedimientos
asegurar detectados
la adecuada
el
monitoreo
se
registran
y
comunican
18 atencin de los requerimientos externos
3 de
coninformacin
prontitud a (Ley
los responsables
con el fin
de Transparencia
y
de
que
tomen
las
acciones
necesarias
Acceso a la Informacin Pblica)
para
su
Canales
de comunicacin
correccin
Cuando
se descubre oportunidades de mejora,
4 Se ha implementado alguna poltica queXX
se
disponen
para desarrollarlas
estandarice medidas
una comunicacin
interna y
Se
realiza
el
seguimiento
a la implementacin
19 externa, considerndose diversos
tipos de x
5 comunicacin:
de las mejoras propuestas a lasmemorando,
deficiencias
detectadas por el OCI
paneles
Compromiso
de boletines,
mejoramiento
informativos,
revistas permiten que la X
Estos canales
de comunicacin
La
entidad
peridicamente
20 informacin fluya de efecta
manera clara,
ordenada y X
autoevaluaciones
que
le
permite
proponer
6 oportuna
planes de mejora que son ejecutados
posteriormente
Se implementan las recomendaciones producto
7
de las autoevaluaciones realizadas
Se implementan las recomendaciones que X
8 formulan los rganos de control , las mismas
que constituyen compromisos de mejoramiento

X No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

X
X

Solo por parte de la


direccin

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