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MARZO 2010
TOMO II
INDICE DE CONTENIDOS
CAPTULO V
5
5.1
5.1.1
5.1.1.1
5.1.1.2
5.1.1.2.1
5.1.1.2.2
5.1.1.2.3
5.1.1.2.4
5.1.1.2.5
5.1.1.2.6
5.1.1.2.7
5.1.1.2.8
5.1.1.2.9
5.1.2.1
5.1.2.2
5.1.2.2.1
5.1.2.2.2
5.1.2.2.3
5.1.2.2.4
5.1.2.2.5
5.1.2.2.6
5.1.2.2.7
ii
5.1.2.2.8
5.1.2.2.9
5.1.3.1
5.1.3.2
5.1.3.2.1
5.1.3.2.2
5.1.3.2.3
5.1.3.2.4
5.1.3.2.5
5.1.3.2.6
5.1.3.2.7
5.1.3.2.8
5.1.3.2.9
5.1.4.1
5.1.4.2
5.1.4.2.1
5.1.4.2.2
5.1.4.2.3
5.1.4.2.4
5.1.4.2.5
iii
5.1.4.2.6
5.1.4.2.7
5.1.4.2.8
5.1.4.2.9
5.1.5.1
CAPTULO VI
6
6.1
6.2
iv
CAPTULO V
1 EJERCICIO PRCTICO
1.1 AUDITORA DE GESTIN APLICADA A LA EMPRESA
GISIS S.A. QUITO, DEDICADA A LA PRODUCCIN Y
COMERCIALIZACIN
DE
BALANCEADOS
PARA
PLANIFICACIN PRELIMINAR
P.1
1/2
Ingeniero,
Carlos Miranda
GERENTE GENERAL DE GISIS S.A.
Presente.-
De mis consideraciones:
164
P.1
2/2
Para lo cual solicito comedidamente se nos brinde todo el acceso y
disposicin necesaria del personal administrativo y operativo de la
Empresa, de modo que dicho examen pueda ser realizado en condiciones
favorables para ambas partes.
Nuestra Auditora de Gestin ser realizada de acuerdo con las Normas
de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el sector privado.
La planificacin de la auditora a realizarse al Proceso de Recursos
Humanos de la Empresa GISIS S.A., cuenta con la participacin del
Supervisor y Jefe de Equipo, para lo cual se ha considerado, entre otras
cuestiones, las siguientes:
Adecuada comprensin del negocio de la entidad, organizacin y
base legal.
Grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas
de control interno administrativos.
Identificacin de las principales polticas y prcticas ordinarias que
se manejan en el Proceso de Recursos Humanos.
Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de
dependencia del Departamento a analizarse.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se
encontrarn
expresados
en
los
comentarios,
conclusiones
165
1.1.1.2
PLANIFICACIN ESPECFICA
1.1.1.2.1
1.1.1.2.2
OBJETIVO GENERAL
Identificar los departamentos en donde existen mayores problemas y
deficiencias en la ejecucin del trabajo, los cuales generan reduccin de
beneficios econmicos y humanos, con la finalidad de incrementar los
ndices de productividad y desempeo de los diferentes departamentos,
para esto se analiza si las actividades bajo examen estn operando con
eficiencia, efectividad y economa.
OBJETIVO ESPECFICO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido
asignados.
Determinar si las funciones desarrolladas en el Departamento de
Recursos Humanos se han ejecutado de manera eficiente y eficaz.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
166
P.2
2/7
Evaluar
el
cumplimiento
de
las
disposiciones
legales
1.1.1.2.3
1.1.1.2.4
BASE LEGAL
ORGANISMOS DE CONTROL
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.
Ministerio del Ambiente.
Subsecretaria de Acuacultura.
Servicio de Rentas Internas.
Superintendencia de Compaas.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
CDIGOS Y LEYES
Constitucin de la Repblica del Ecuador.
Ley de Rgimen Tributario Interno y su reglamento.
Normativa interna de la empresa.
Cdigo de Trabajo.
167
P.2
3/7
Ley de la Gestin Ambiental para la Prevencin y Control de la
Contaminacin Ambiental.
Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y
Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo.
Normas Tcnicas Ecuatoriana INEN.
Reglamento Tcnico de Normalizacin.
Reglamento para la Concesin de los Certificados de Calidad.
Ley de Pesas y Medidas.
Reglamento para el uso de Referencias Alusivas al Inen en el
Etiquetado y en la Propaganda de los Productos de Fabricacin
Nacional.
1.1.1.2.5
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
168
P.2
4/7
Proporcionar a los empleados oportunidades de trabajo basadas en
el rendimiento.
Consolidar el liderazgo proveyendo al mercado nacional productos
de alta calidad que satisfaga la amplia gama de exigencias
expresadas por parte de los clientes.
1.1.1.2.6
OBJETIVOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS HUMANOS.
Crear, mantener y desarrollar un conjunto de personas con
habilidades, motivacin y satisfaccin suficientes para conseguir
los objetivos de la organizacin.
Establecer
condiciones
organizacionales
que
permitan
la
un
entorno
de
condiciones
favorables
para
los
169
P.2
5/7
1.1.1.2.7
DISTRIBUCIN
DEL
TRABAJO
TIEMPOS
ESTIMADOS.
La Auditora de Gestin al Departamento de Recursos Humanos de la
empresa Gisis S.A. se realizar con el siguiente equipo de trabajo:
CARGO
NOMBRE
INICIALES
Jefe de Auditora
A.L.
Auditor Senior
P.V.
Auditor Junior
J.P.
FASES DE AUDITORA
HORAS
RESPONSABLES
Planificacin
A.L
18
Programa
Aplicacin de procedimientos y
EQUIPO
DE
109
AUDITORA
Trabajo.
Comunicacin de Resultados
17
Monitoreo o Seguimiento
TOTAL
168
170
P.2
6/7
1.1.1.2.8
1.1.1.2.9
EQUIPOS Y MATERIALES
Para el desarrollo del examen es necesario que Gisis S.A. nos provea de
los siguientes equipos y materiales que faciliten su ejecucin.
DESCRIPCIN
CANTIDAD
Equipos de Computo
Computadora
Impresora
Suministros de Oficina
Lo indispensable
Centro de Fotocopiado
Muebles de Oficina
Escritorio
Silla
171
P.2
7/7
1.1.1.2.11 DOCUMENTOS NECESARIOS
Los documentos necesarios para la ejecucin del examen de auditora al
Departamento de Recursos Humanos son los siguientes:
Formularios de solicitud de empleo
Hojas de Vida
Expediente y Hojas de Servicio
Polticas y normas internas del departamento
Contratos
Programas de Capacitacin
Programas de Evaluacin de Capacitacin
Programas de Evaluacin de Desempeo
172
PROGRAMA DE AUDITORA
RECURSOS HUMANOS
173
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
P.3
1/8
OBJETIVOS:
Conocer los procesos y actividades realizados en el departamento.
Evaluar el control interno existente.
Determinar responsables y funciones.
No
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
REF
P/T
P.1
P.4
A.L
P.V
P.5
A.L
P.V
P.7
A.L
P.V
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
174
ELABORADO
POR
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
26
26
P.6
10
10
P.6
P.7
A.L
P.V
P.3
A.L
P.V
ACTIVIDADES A REALIZARSE
EVALUACIN
DEL
CONTROL
INTERNO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
1
2
3
P.3
2/8
AL
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
175
REF
P/T
ELABORADO
POR
A.L
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
P.3
3/8
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
14
14
10
10
P.8
P.V
J.P
P.9
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
ELABORADO
OBSERVACIONES
POR
RECLUTAMIENTO
176
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
18
15
EQUIPO
SIGLAS
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
2 SELECCIN DE PERSONAL
A.L.
P.V.
J.P.
177
P.3
4/8
REF
P/T
ELABORADO
POR
P.10
P.V
J.P
P.11
P.V
J.P
P.12
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
P.3
5/8
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
Revise que las carpetas de los empleados contratados
contengan toda la documentacin soporte y que los
contratos hayan sido legalizados oportunamente.
18
17
P.13
P.V
J.P
P.14
P.V
J.P
P.15
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
No
3
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF ELABORADO
P/T
POR
CONTRATACIN
178
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
4
2
3
P.3
6/8
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
18
17
P.16
P.V
J.P
P.17
P.V
J.P
P.18
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
ELABORADO
POR
INDUCCIN DE PERSONAL
A.L.
P.V.
J.P.
179
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
5
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
20
20
REF
P/T
P.3
7/8
ELABORADO
POR
CAPACITACIN
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
Verifique la existencia del Plan Anual de Capacitacin y
evalu el nivel de cumplimiento del mismo.
P.19
P.V
J.P
P.21
P.V
J.P
P.22
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
180
P.20
P.V
J.P
OBSERVACIONES
P.3
8/8
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE RECURSOS HUMANOS
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
Verifique si existe un adecuado sistema de registro y
control de asistencia.
21
17
P.23
P.24
P.25
P.V
J.P
P.26
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
No
6
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF ELABORADO
OBSERVACIONES
P/T
POR
181
P.V
J.P
P.V
J.P
APLICACIN DE PAPELES DE
TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
182
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
1/2
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO: RECURSOS HUMANOS
ENTREVISTADO: Srta. Karina Narvez
CARGO: Jefe de Nmina
El da 05 de noviembre del 20x2, siendo las diez de la maana
procedimos a visitar las instalaciones de la empresa GISIS S.A., con
especial nfasis en el Departamento de Recursos Humanos en compaa
de la Dra. Karina Narvez.
Durante la visita que se realiz se pudo observar que existen empleados
que no utilizan el uniforme de trabajo, a pesar de que en la empresa se
los entrega el primer da de ingreso a la misma.
Existe una sola impresora para todo el departamento, lo cual dificulta las
operaciones de fotocopiada e impresin de los trabajos.
Hubo personas que no se encontraban en su puesto de trabajo, y que no
contaban con el permiso o autorizacin del Jefe de Recursos Humanos
para salir.
Los empleados que ingresan a la empresa deben firmar una hoja de
asistencia que se encuentra en poder del guardia que est a la entrada
de las oficinas.
El documento de asistencia que es custodiado por el guardia contiene el
detalle de la hora de ingreso y salida del personal adems de la firma del
empleado.
183
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
2/2
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE RECURSOS HUMANOS
Varias personas llegaron atrasadas a su puesto de trabajo sin embargo
en la tarjeta de control de tiempo consta una hora de ingreso distinta a la
realidad, por lo que se nos pudo informar que las tarjetas de asistencia
solamente sirven para verificar que el empleado lleg a su puesto de
trabajo y no para controlar la hora de ingreso y salida, adems en
muchos casos es difcil verificar si las personas que firmaron vinieron a
trabajar ya que solamente hay una persona que se encarga de vigilar
esto y es el guardia.
Las reas de trabajo para cada empleado no cuentan con el espacio
suficiente para desarrollar las labores diarias.
Existe orden y limpieza con los documentos que maneja cada una de las
reas que forman parte del Departamento de Recursos Humanos, hay
archivadores y anaqueles en los que se guardan todo tipo de informacin
importante para la empresa.
Se realizan inspecciones sorpresas para establecer que los empleados
se encuentren en el puesto de trabajo asignado, en el caso de ausencias,
se aplica las acciones correctivas prescritas en el manual que se maneja
para este departamento.
Existen Manuales de Funciones y Procedimientos sin embargo los
mismos no son observados peridicamente ya que solamente existen
dos ejemplares para toda la empresa.
Elaborado por: Jeanneth Pinto
Revisado por: Ana Luca Lpez
184
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
1/2
ENTREVISTA
185
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
2/2
ENTREVISTA
La empresa cuenta con un Manual de Funciones y Procedimientos en los
cuales define las acciones que se deben efectuar en cada departamento,
por lo que en la realizacin de las actividades diarias es necesario
observar dicho manual.
Al momento en que la empresa tiene la necesidad de contratar a nuevo
personal, se recurre al Manual de Funciones para poder establecer el
perfil del puesto, luego se comunica acerca de las vacantes existentes, se
selecciona al personal ms idneo mediante pruebas y entrevistas, se lo
contrata y se realiza el proceso de induccin, ya siendo parte de la
empresa los empleados son capacitados de acuerdo a las necesidades
establecidas por los jefes de cada departamento.
Para controlar el ingreso y salida del personal, se cuenta con un registro
custodiado por el guardia en el cual consta la hora de ingreso y salida del
personal, adems de su firma; este registro es entregado diariamente al
Departamento de Recursos Humanos para la constatacin de la nmina
que trabaja diariamente. Hay un expediente y hoja de servicios por cada
persona, en el cual se archiva toda la informacin acerca del empleado,
estos registros son actualizados peridicamente.
Todos los problemas que se susciten entre el personal es manejado por
el Departamento de Recursos Humanos, observando polticas y
reglamentos que rigen para la administracin del personal, de esta
manera se garantiza la solucin de problemas de forma equitativa,
imparcial e independiente.
186
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
RECURSOS HUMANOS
187
P.6
1/5
LPEZ & ASOCIADOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Procedimiento: Recursos Humanos
Cliente: GISIS S.A.
Nombre de Personal Entrevistado: Dra. Silvia Marn
Fecha de Auditora: 08 de noviembre del 20x2
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
Existe el manual
Existe
1
Funciones
un
Manual
de
x
Procedimientos
vigente?
pero
no
actualiza
se
lo
desde
hace un ao.
El Manual de Funciones y
Procedimientos
2
define
las
Solamente cuenta
disciplinarios.
personal?
Se han definido polticas y
procedimientos
para
4
la
adecuados
administracin
de
respecto
a:
personal
Reclutamiento,
Seleccin,
Contratacin,
Induccin,
con instructivos
Capacitacin y Evaluacin de
Desempeo?
188
P.6
2/5
LPEZ & ASOCIADOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Procedimiento: Recursos Humanos
Cliente: GISIS S.A.
Nombre de Personal Entrevistado: Dra. Silvia Marn
Fecha de Auditora: 08 de noviembre del 20x2
RESPUESTA
No
PUNTAJE
PREGUNTAS
OBSERVACIONES
SI
NO
PTIMO
OBTENID
La
El Departamento de Recursos
5
Humanos
tiene
definida
claramente su estructura?
La
6
Unidad
Humanos
funcin
de
organizativa
no
refleja la realidad
del departamento.
Recursos
administra
de
estructura
en
planes
programas?
7
No
Son
8
adecuadas
las
x
se desenvuelve el empleado?
existe
suficiente espacio
para
realizar
el
trabajo.
Existen
departamentos
personal.
las
funciones
necesitan
mayor nmero de
los departamentos?
10
que
desempear?
189
P.6
3/5
LPEZ & ASOCIADOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Procedimiento: Recursos Humanos
Cliente: GISIS S.A.
Nombre de Personal Entrevistado: Dra. Silvia Marn
Fecha de Auditora: 08 de noviembre del 20x2
RESPUESTA
No
PUNTAJE
PREGUNTAS
OBSERVACIONES
SI
NO
PTIMO
OBTENID
todos
los
no
requisitos
Todos
indispensables
no son tomados
puesto?
12
son
en cuenta.
los
aspirantes
entrevistados
previo
son
su
contratacin?
Los contratos no
Se
13
legalizan
de
forma
x
son
legalizados
inmediatamente.
nuevos empleados?
Existen
14
expedientes
actualizados
por
cada
empleado de la empresa?
Todos los empleados nuevos
son afiliados al Seguro Social
15
a la empresa?
Los
empleados
son
afiliados
despus de seis
meses de haber
ingresado
empresa.
16
Existen
programas
de
190
la
P.6
4/5
LPEZ & ASOCIADOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Procedimiento: Recursos Humanos
Cliente: GISIS S.A.
Nombre de Personal Entrevistado: Dra. Silvia Marn
Fecha de Auditora: 08 de noviembre del 20x2
RESPUESTA
No
PUNTAJE
PREGUNTAS
OBSERVACIONES
SI
NO
PTIMO
OBTENID
El proceso de Induccin se lo
17
ingreso
del
nuevo
empleado?
Todo
18
el
personal
de
la
19
personal
mejorar
su
desempeo en beneficio de la
empresa?
20
No se cumplen los
planes
de
capacitacin
ya
de
acuerdo
los
plazos
establecidos?
que no existe un
seguimiento
mismo.
Se
realizan
evaluaciones
191
al
P.6
5/5
LPEZ & ASOCIADOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Procedimiento: Recursos Humanos
Cliente: GISIS S.A.
Nombre de Personal Entrevistado: Dra. Silvia Marn
Fecha de Auditora: 08 de noviembre del 20x2
RESPUESTA
No
PUNTAJE
OBSERVACIONES
PREGUNTAS
SI
NO
PTIMO
OBTENID
para
la
evaluacin
del
24
est
realizando
actividades
distintas
las
determinadas para
su puesto.
Existen
25
actividades
de
No
personal?
se
realizan
actividades
de
motivacin
incentivo.
Se
26
control
realiza
de
un
adecuado
asistencia
No
del
empresa?
existe
sistema de control
del
eficiente.
TOTAL
Elaborado por: Jeanneth Pinto
100
56
192
un
personal
P/7
1/4
MEDICIN DEL CONTROL INTERNO
RIESGO INHERENTE.- El riesgo inherente del Departamento de
Recursos Humanos es de un 49% (riesgo medio medio) , esta
afirmacin ha sido realizada en base a ciertos criterios que se
observaron tanto en la visita a las instalaciones de la empresa como
en la entrevista realizada al Jefe del Departamento de Recursos
Humanos, los mismos que son:
o El Departamento de Recursos Humanos considera todos los
aspectos de administracin del personal desde el reclutamiento
hasta el proceso de evaluacin del desempeo de mismo.
o El actual proceso de administracin no garantizan en gran
medida el desarrollo del personal.
o La
empresa
cuenta
con
Manuales
de
Funciones
193
P/7
2/4
Riesgo de Control = 100% - 56%
Riesgo de Control = 44 %
Para la medicin del Nivel de Confianza del Control Interno del
Departamento de Recursos Humanos de la empresa Gisis S.A., se
utiliza la siguiente matriz de medicin:
MATRIZ DE MEDICIN DE CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
CONFIANZA
MNIMO
MXIMO
ALTO
ALTO
88,89%
99,99%
MEDIO
77,78%
88,88%
BAJO
66,67%
77,77%
MEDIO
ALTO
55,56%
66,66%
MEDIO
44,45%
55,55%
BAJO
33,34%
44,44%
BAJO
ALTO
22,23%
33,33%
MEDIO
11,12%
22,22%
BAJO
0,01%
11,11%
194
P.7
3/4
RIESGO DE DETECCIN.-
195
P.7
4/4
Como conclusin tenemos que el Auditor se enfrenta a un riesgo de
auditora del 4,31% (riesgo bajo) de que ha ocurrido un error material, y
este no ha sido evidenciado ni por los controles que se mantiene en la
empresa ni por los procedimientos que ha establecido el Auditor.
MATRIZ RIESGO DE AUDITORA
DEFINICIN
RESULTADO
errores.
RIESGO INHERENTE
49%
Medio - alto
RIESGO DE CONTROL
Disponibilidad
permitir
que
del
auditor
existan
44%
para
errores
Disponibilidad baja
importantes.
RIESGO DE DETECCIN
20%
Nivel alto
196
TCNICA
CLASIFICACIN
o
COMPARACIN
OBSERVACIN
RASTREO
REVISIN SELECTIVA
VERBAL
INDAGACIN
ESCRITA
ANLISIS
CONCILIACIN
CONFIRMACIN
COMPROBACIN
CLCULO
INSPECCIN
OCULAR
DOCUMENTAL
FSICA
197
PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS
No
1
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
RECLUTAMIENTO
Verifique y analice las polticas de reclutamiento
Inspeccin
Anlisis
Indagacin
reclutamiento
2
TCNICAS
verifique
si
se
realizan
las
SELECCIN DE PERSONAL
Verifique y analice el sistema, procedimiento o tcnica
Indagacin
Comprobacin
personal nuevo.
Inspeccin
Comprobacin
Inspeccin
Indagacin
previo su contrato.
Inspeccin
CONTRATACIN
Inspeccin
Comprobacin
198
Inspeccin
Comprobacin
No
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
INDUCCIN DE PERSONAL
TCNICAS
Inspeccin
Comprobacin
Indagacin
Inspeccin
Inspeccin
nuevo empleado.
Indagacin
Observacin
de la empresa.
CAPACITACIN
Inspeccin
Indagacin
de la empresa.
199
Indagacin
No
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
TCNICAS
EVALUACIN DE DESEMPEO
Verifique si existe un adecuado sistema de registro y
Anlisis
Observacin
control de asistencia.
Indagacin
Verifique si se dispone de sistemas de retribucin por
mritos o incentivos.
Indagacin
Inspeccin
Indagacin
Observacin
de
forma
que
garantice
que
la
carga
laboral
200
APLICACIN DE
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORA
RECURSOS HUMANOS
201
P.8
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 1 RECLUTAMIENTO
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique y analice las polticas de reclutamiento
utilizadas por la empresa.
APLICACIN:
Se solicit el Manual de Funciones y Procedimientos
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
7
100% de polticas de reclutamiento revisados.
7
202
GISIS S.A.
P.9
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 1 RECLUTAMIENTO
PROCEDIMIENTO 2:
Entreviste al empleado encargado del proceso de
reclutamiento
verifique
si
se
realizan
las
se
recurre
al
Manual
de
Funciones
27
100% de perfiles de puesto revisados.
27
203
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.10
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
APLICACIN:
La empresa utiliza un sistema basado en la calificacin y
anlisis de hojas de vida, pruebas y formularios, estos
son preparados con anterioridad para cada tipo de
puesto. El formulario es utilizado en el proceso de
entrevista
contiene
informacin
acerca
de
la
12
100% de procedimientos de personal revisados.
12
204
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.11
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
primaria,
secundaria,
universitaria,
estado civil,
cargas
8
10% de las carpetas cumplen con los requisitos
8
exigidos por el perfil de puesto.
205
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.12
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 3:
Verifique si el personal seleccionado fue entrevistado
previo su contrato.
APLICACIN:
Se solicit las carpetas de todos aspirantes a las
diferentes vacantes que fueron contratados y se verific
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
8
8
206
GISIS S.A.
P.13
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 3 CONTRATACIN
PROCEDIMIENTO 1:
Revise que las carpetas de los empleados contratados
contengan toda la documentacin soporte y que los
contratos hayan sido legalizados oportunamente.
APLICACIN:
Se solicit las carpetas de los contratados y se analiz
que las mismas contengan toda la documentacin
soporte. De todas la carpetas analizadas se pudo
observar que varias no tenan archivado el contrato
legalizado a pesar de que los empleados ya estaban
laborando para la empresa hace varios meses, por lo
que se pudo constatar que no todos los empleados se
encuentran trabajando bajo la modalidad de contrato.
3
8
207
H.1
GISIS S.A.
P.14
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 3 CONTRATACIN
PROCEDIMIENTO 2:
Verifique la existencia de carpetas actualizadas por cada
empleado que labora en la empresa.
APLICACIN:
Se solicit todas las carpetas de los empleados que
laboran en la empresa y se observ que las mismas
contienen toda la informacin necesaria adems de que
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
que
garanticen
la
actualizacin
de
la
35
100% de carpetas revisadas estn actualizadas.
35
208
GISIS S.A.
P.15
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 3 CONTRATACIN
PROCEDIMIENTO 3:
Verifique que los empleados se encuentren asegurados al
IESS desde el primer da de ingreso a la empresa.
APLICACIN:
Se accedi a la pgina web del IESS, a consultas en lnea,
aqu mediante el ingreso del nmero patronal de la
empresa se pudo observar los avisos de entrada de cada
uno de los empleados que fueron afiliados, adems de su
fecha de ingreso o de salida, luego de analizada esta
informacin se concluy que ningn empleado fue afiliado
desde el primer da de ingreso al trabajo, mucho de los
empleados fueron afiliados una vez que se firm el contrato
y a otros ni siquiera despus de firmado el mismo, existen
empleados que estn laborando en la empresa sin contrato
ni afiliacin al IESS.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Empleados afiliados desde el primer da de ingreso
Total de trabajadores
0
8
32
90
209
H.2
GISIS S.A.
P.16
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
proceso
el
empleado
puede
conocer
sobre
sus
8
100% de los trabajadores fueron sometidos al
8
proceso de induccin.
210
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.17
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
APLICACIN:
La empresa cuenta con un programa de induccin
desarrollado de forma eficiente con la finalidad de dar a
conocer al nuevo empleado informacin importante y
relevante acerca de la empresa, que le ayuden al mismo
a
integrarse
la
organizacin
conocer
su
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
6
6
211
GISIS S.A.
P.18
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 3:
Verifique si los trabajadores contratados conocen sobre
el Manual de Funciones y Procedimientos y su
contenido, adems de sus deberes y derechos dentro de
la empresa.
APLICACIN:
Se entrevistaron a diferentes empleados de la empresa
para verificar si los mismos conocan sobre el Manual de
Funciones y Procedimientos, con las entrevistas se pudo
constatar que los empleados saben de la existencia y el
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
conozcan sobre el
manual y las
modificaciones
35
100% de los empleados conocen sobre el
35
Manual de Funciones y Procedimientos, sus
deberes y derechos.
212
GISIS S.A.
P.19
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 5 CAPACITACIN
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique la existencia del Plan Anual de Capacitacin y
evale el nivel de cumplimiento del mismo.
APLICACIN:
Se solicit el Plan Anual de Capacitacin para constatar
la existencia del mismo. Dentro de este documento se
encuentran definidas las actividades, responsables,
periodos,
costos
lugares
de
ejecucin
de
la
su
3
7
213
H.3
GISIS S.A.
P.20
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 5 CAPACITACIN
PROCEDIMIENTO 2:
Compruebe si se planifica la capacitacin de acuerdo a
las necesidades de cada uno de los departamentos de
la empresa.
APLICACIN:
Se solicit informacin del proceso de planificacin de la
capacitacin al Jefe del Departamento de Finanzas la
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
necesidades
de
capacitacin,
las
actividades
7
7
214
GISIS S.A.
P.21
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 5 CAPACITACIN
PROCEDIMIENTO 3:
Verifique como se realiza el diseo de los programas de
capacitacin y con que frecuencia.
APLICACIN:
Los programas de capacitacin son diseados de
acuerdo a lo estipulado en el Manual de Funciones y
Procedimientos en el cual se indica que cada inicio de
ao se planificar las actividades de capacitacin a
realizarse durante el ao de acuerdo a los anlisis y
necesidades de cada departamento establecidas con
anterioridad, dentro de esta planificacin se detalla todo
lo necesario para poder ejecutarla. La planificacin est
desarrollada con flexibilidad por si existen cambios que
se deban realizar acorde a las necesidades de la
empresa.
1
1 planificacin es realizada en el ao.
1
215
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.22
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 5 CAPACITACIN
PROCEDIMIENTO 4:
Analice los medios que se utilizan para evaluar la
eficiencia de los programas de capacitacin.
APLICACIN:
Se solicit los documentos que indican las diferentes
herramientas utilizadas por la empresa para realizar la
evaluacin antes, durante y despus de ejecutada la
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
muestran
el
capacitacin
grado
de
eficiencia
que
tienen
sobre
el
personal
evaluado,
la
encontraron
las
hallazgos dignos de
6
6
216
comentar.
GISIS S.A.
P.23
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 6 EVALUACIN DE DESEMPEO
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique si existe un adecuado sistema de registro y
control de asistencia.
APLICACIN:
La empresa cuenta con un nico sistema de registro y
control de asistencia y del tiempo trabajado, el cual es
llevado de forma manual, es decir se manejan hojas
preimpresas en las cuales consta el nombre, la hora de
ingreso y salida, y la firma del empleado, este
documento es custodiado por el guardia quien se
encarga de hacer firmar la asistencia del personal y
entrega la hoja al finalizar la jornada al Jefe del
Departamento de Recursos Humanos para el registro en
la nmina. Este sistema no es muy fiable ya que es
difcil comprobar que quien firm es quien lleg a
trabajar, adems las horas de ingreso y salida que se
colocan casi nunca son reales, ya que a pesar de que el
trabajador lleg tarde en el registro se marca una hora
de ingreso puntual, esto dificulta el control adecuado de
las horas de trabajo y asistencia de personal por parte
del Departamento de Recursos Humanos.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Registros de asistencia con reporte de novedades
Total registros de asistencia
20
100
217
H.4
GISIS S.A.
P.24
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
APLICACIN:
La empresa no tiene considerado polticas de retribucin
por mritos o incentivos dentro de su Manual de
Funciones y Procedimientos, no existe ninguna forma
para
retribuir
el
adecuado
desempeo
trabajadores.
218
de
los
H.5
GISIS S.A.
P.25
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
de
Recursos
Humanos
quienes
desenvolvimiento
en
el
cargo
3
1
219
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.26
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 4:
Verifique la utilizacin racional de la fuerza de trabajo de
forma que garantice que la carga laboral corresponda
con la jornada de trabajo establecida.
APLICACIN:
La jornada de trabajo es respetada en el caso del
personal administrativo quienes tienen un horario de
ingreso y salida, sin embargo los trabajadores que
laboran en el rea de la bodega, especialmente los
estibadores trabajan ms de ocho horas diarias,
inclusive en horas de almuerzo y los das sbados,
domingos y feriados, sin que se les reconozca los
valores por horas extras, esto ha ocasionado que varios
empleados se enfermen debido al excesivo trabajo y
cansancio en la ejecucin de sus tareas, debido a que
no cuentan con el periodo establecido para vacaciones.
7
35
220
H.6
HOJA DE HALLAZGOS
RECURSOS HUMANOS
221
GISIS S.A.
H.1
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: CONTRATACIN
P.13
PROCEDIMIENTO:
Revise que las carpetas de los empleados contratados
contengan toda la documentacin soporte y que los
contratos hayan sido legalizados oportunamente.
a) CONDICIN:
De todas las carpetas revisadas se pudo observar
que
varias
no
tenan
archivado
el
contrato
222
d) EFECTO:
CONCLUSIN:
No se realiza la legalizacin del contrato del nuevo empleado antes de su
ingreso a la empresa, hay trabajadores que estn laborando sin contrato,
y a otros se los legaliza despus de varios meses de estar trabajando en
la empresa.
RECOMENDACIN:
1. El nuevo empleado ser contratado y afiliado al Seguro Social una vez
que ha superado con xito el proceso de seleccin de personal, para
evitar que existan empleados laborando sin contrato y ni afiliacin al
IESS.
2. La legalizacin del contrato ser inmediata, y debe garantizar que el
empleado cuente con todos los derechos legales para el desempeo
de sus funciones.
3. Dentro del Manual de Funciones y Procedimientos, establecer las
condiciones en las cuales se desarrollar el proceso de contratacin,
este ser de observacin obligatoria.
223
GISIS S.A.
H.2
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: CONTRATACIN
P.15
PROCEDIMIENTO:
Verifique si los empleados se encuentran asegurados al
IESS desde el primer da de ingreso a la empresa.
a) CONDICIN:
Revisado el portal del IESS y utilizando el nmero
patronal de la empresa se puedo observar que
ningn empleado fue afiliado desde el primer da de
ingreso al trabajo, varios empleados fueron afiliados
una vez que se firm el contrato y a otros ni siquiera
despus de firmado el mismo, existen empleados
que estn laborando en la empresa sin afiliacin al
IESS.
b) CRITERIO:
Legalizado el contrato de trabajo, la empresa debe
realizar
los
trmites
correspondientes
para
la
224
c) CAUSA:
El Jefe de Recursos Humanos al no disponer la
legalizacin del contrato de los trabajadores de
nuevo ingreso, est generando que tampoco se
realice la respectiva afiliacin debido a que el
trabajador no forma parte de la nmina, y en general
no es considerado como un empleado ms de la
empresa, a pesar de que este se encuentre
laborando para la misma ya varios meses.
d) EFECTO:
La empresa est incumpliendo con un derecho que
tiene el trabajador y que se encuentra reconocido
dentro del Cdigo de Trabajo, ya que existe un 64%
de trabajadores que no estn afiliados, por lo que de
existir juicios laborales la misma debera enfrentarse
a serios problemas legales y econmicos que
perjudicaran su estabilidad econmica y su prestigio
como empresa.
CONCLUSIN:
Ningn empleado es afiliado desde el primer da de ingreso al trabajo,
varios empleados son afiliados una vez que se firma el contrato y a otros
despus de firmado el mismo, existen empleados que estn laborando en
la empresa sin afiliacin al IESS.
RECOMENDACIN:
225
GISIS S.A.
H.3
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: CAPACITACIN
P.19
PROCEDIMIENTO:
Verifique la existencia del Plan Anual de Capacitacin y
evale el nivel de cumplimiento del mismo.
a) CONDICIN:
Se
pudo
constatar
que
el
Plan
Anual
de
226
d) EFECTO:
De las capacitaciones planificadas, el 57% no fueron
desarrolladas por lo que al no cumplir con la
planificacin
detallada
en
el
Plan
Anual
de
la
mejora
actualizacin
de
los
CONCLUSIN:
El Plan Anual de Capacitacin no es ejecutado en su totalidad, las
actividades son desarrolladas en fechas diferentes a las planificadas, los
temas son cambiados y varios costos sobrepasan lo establecido, esto se
debe a que no existe un responsable para dar el seguimiento adecuado al
plan de capacitacin.
RECOMENDACIN:
1. Asignar un responsable que se encargue de dar seguimiento al
cumplimiento de todas las actividades descritas en el Plan Anual de
Capacitacin, el cual garantice que cada una de las actividades sean
desarrolladas en las condiciones en las que fueron establecidas.
227
GISIS S.A.
H.4
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: EVALUACIN DE DESEMPEO
P.23
PROCEDIMIENTO:
Verifique si existe un adecuado sistema de registro y control
de asistencia.
a) CONDICIN:
La empresa cuenta con un nico sistema de registro
y control de asistencia, el cual es llevado de forma
manual, es decir se manejan hojas preimpresas en
las cuales consta el nombre, la hora de ingreso y
salida, y la firma del empleado, este documento es
custodiado por el guardia quien se encarga de hacer
firmar la asistencia del personal y entrega la hoja al
finalizar la jornada al Jefe del Departamento de
Recursos Humanos para el registro de la nmina que
asisti a trabajar sin embargo no se realiza un
monitoreo apropiado para comprobar su veracidad.
b) CRITERIO:
El registro de las horas de trabajo y de asistencia se
lo debe llevar de acuerdo a un registro que garantice
la fiabilidad de la informacin y que permita mantener
un adecuado y confiable control de asistencia de la
nmina de la empresa.
228
c) CAUSA:
El guardia se encarga de custodiar y hacer firmar el
registro de asistencia, sin embargo este no notifica
las novedades ni realiza un control adecuado de la
hora de ingreso y salida del personal.
d) EFECTO:
El actual sistema de control de asistencia no
garantiza un adecuado monitoreo ni seguimiento de
la hora de ingreso y salida de personal por parte del
Departamento de Recursos Humanos, esto genera
prdidas econmicas para la empresa, ya que el
personal no est laborando las horas de trabajo
establecidas perjudicando la productividad de la
misma. De los registros de asistencia el 80% no
muestran el reporte de novedades en la hora de
ingreso y salida del personal.
CONCLUSIN:
La empresa no cuenta con un sistema de registro y control de asistencia
adecuado que garantice un monitoreo apropiado de la hora de ingreso y
salida del personal, actualmente se lo maneja de forma manual bajo
responsabilidad del guardia quien no garantiza la veracidad de la
informacin transmitida, ya que no notifica las novedades existentes.
RECOMENDACIN:
1. Adquirir un sistema de control de asistencia de personal automatizado
para garantizar su eficiencia en el monitoreo de la hora de ingreso y
salida del personal.
229
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.5
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: EVALUACIN DE DESEMPEO
P.24
PROCEDIMIENTO:
Verifique si se dispone de sistemas de retribucin por
mritos o incentivos.
a) CONDICIN:
La empresa no tiene considerado polticas de
retribucin por mritos o incentivos dentro de su
Manual de Funciones y Procedimientos, no existe
ninguna forma para retribuir el adecuado desempeo
de los trabajadores.
b) CRITERIO:
Cumplir con la redistribucin de mritos o incentivos
dentro del Manual de Funciones y Procedimientos.
c) CAUSA:
El Jefe de Recursos Humanos no ha considerado
ningn tipo de retribucin por el desempeo eficiente
de sus trabajadores dentro del Manual de Funciones
y Procedimientos.
d) EFECTO:
Al no existir ningn sistema de retribucin por mritos
o incentivos, la productividad de la empresa se ve
afectada ya que los empleados al no contar con
230
laborales,
haciendo
que
las
CONCLUSIN:
La empresa no considera dentro de su Manual de Funciones y
Procedimientos y tampoco ha determinado, polticas de retribucin por
mritos o incentivos que premie el desempeo eficiente de sus
trabajadores.
RECOMENDACIN:
1. Las polticas y programas por mritos o incentivos creados por la
empresa deben
231
GISIS S.A.
H.6
PAPELES DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: EVALUACIN DE DESEMPEO
P.26
PROCEDIMIENTO:
Verifique la utilizacin racional de la fuerza de trabajo de
forma que garantice que la carga laboral corresponda con la
jornada de trabajo establecida.
a) CONDICIN:
Los estibadores trabajan ms de ocho horas diarias,
inclusive en horas de almuerzo y los das sbados,
domingos y feriados, sin que a los mismos se les
pague horas extras por el trabajo realizado en horas
y das fuera del horario normal de trabajo.
b) CRITERIO:
El trabajo realizado por el personal de la empresa
tiene un horario establecido que dura ocho horas
diarias, en el caso de pasar este horario se lo
considera como hora extras sin que las mismas
superen las cuatro horas en el da. El trabajo es
realizado de lunes a sbado inclusive das feriados
de ser necesario, sin embargo la hora de trabajo
tendr un recargo del 100%. Todos los empleados
tienen
derecho
un
periodo
anualmente.
232
de
vacaciones
c) CAUSA:
El patrono incumple con lo establecido por la ley, en
lo relacionado con el pago de horas extras.
d) EFECTO:
En la empresa el 20% de los trabajadores laboran
ms de ocho horas diarias sin el pago adecuado de
horas extras y otros beneficios, por lo que estos
podran
imponerle
perjudicaran
juicios
tanto
econmicamente,
en
ya
laborales
que
le
su
reputacin
como
que
debera
pagar
CONCLUSIN:
Los empleados que laboran en la bodega como estibadores trabajan ms
de ocho horas diarias, inclusive en horas de almuerzo y los das sbados,
domingos y feriados, sin que estos reciban un pago por horas extras.
RECOMENDACIN:
1. Observar el Cdigo de Trabajo en lo relacionado con el pago de
sueldos y otros beneficios complementarios que por ley deba realizar a
sus trabajadores, de esta manera se garantiza el cumplimiento de los
derechos que tiene el trabajador.
2. Todos los empleados deben laborar ocho horas diarias, y en el caso
de
sobrepasar
estas,
las
mismas
sern
consideradas
como
233
P.1
1/2
Ingeniero,
Carlos Miranda
GERENTE GENERAL DE GISIS S.A.
Presente.-
De mis consideraciones:
234
P.1
2/2
La planificacin de la auditora a realizarse al Proceso de Tesorera de la
Empresa GISIS S.A., cuenta con la participacin del Supervisor y Jefe de
Equipo, para lo cual se ha considerado, entre otras cuestiones, las
siguientes:
Adecuada comprensin del negocio de la entidad, organizacin y
base legal.
Grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas
de control interno administrativo.
Identificacin de las principales polticas y prcticas ordinarias que
se manejan en el Proceso de Tesorera.
Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de
dependencia del Departamento a analizarse.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se
encontrarn
expresados
en
los
comentarios,
conclusiones
Atentamente,
235
1.1.2.2
1.1.2.2.1
PLANIFICACIN ESPECFICA
MOTIVO DEL EXAMEN
P.2
1/7
1.1.2.2.2
OBJETIVO GENERAL
Identificar los departamentos donde existen mayores problemas y
deficiencias en la ejecucin del trabajo, los cuales generan reduccin de
beneficios econmicos y humanos, con la finalidad de incrementar los
ndices de productividad y desempeo de los diferentes departamentos,
para esto se analiza si las actividades bajo examen estn operando con
eficiencia, efectividad y economa.
OBJETIVO ESPECFICO
DEPARTAMENTO DE TESORERA
Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido
asignados.
Determinar si las funciones desarrolladas en el Departamento de
Tesorera se han ejecutado de manera eficiente y eficaz.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
236
P.2
2/7
Evaluar
el
cumplimiento
de
las
disposiciones
legales
1.1.2.2.3
1.1.2.2.4
BASE LEGAL
ORGANISMOS DE CONTROL
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.
Ministerio del Ambiente.
Subsecretaria de Acuacultura.
Servicio de Rentas Internas.
Superintendencia de Compaas.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
CDIGOS Y LEYES
Constitucin de la Repblica del Ecuador.
Ley de Rgimen Tributario Interno y su reglamento.
Normativa interna de la empresa.
Cdigo de Trabajo.
237
P.2
3/7
Ley de la Gestin Ambiental para la Prevencin y Control de la
Contaminacin Ambiental.
Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y
Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo.
Normas Tcnicas Ecuatoriana INEN.
Reglamento Tcnico de Normalizacin.
Reglamento para la Concesin de los Certificados de Calidad.
Ley de Pesas y Medidas.
Reglamento para el uso de Referencias Alusivas al Inen en el
Etiquetado y en la Propaganda de los Productos de Fabricacin
Nacional.
1.1.2.2.5
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
238
P.2
4/7
Proporcionar a los empleados oportunidades de trabajo basadas en
el rendimiento.
Consolidar el liderazgo proveyendo al mercado nacional productos
de alta calidad que satisfaga la amplia gama de exigencias
expresadas por parte de los clientes.
1.1.2.2.6
OBJETIVOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
TESORERA.
El Departamento de Tesorera y Caja se encarga de instrumentar y
operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos de control
necesarios para salvaguardar los recursos financieros de la
entidad, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestin,
y atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de
pago de los diferentes compromisos contrados por la entidad,
cuidando que la documentacin que soporta los egresos e ingresos
cumplan con los requisitos de carcter fiscal y de control interno.
1.1.2.2.7
DISTRIBUCIN
DEL
TRABAJO
TIEMPOS
ESTIMADOS
La Auditora de Gestin al Departamento de Tesorera de la empresa
Gisis S.A. se realizar con el siguiente equipo de trabajo:
CARGO
NOMBRE
INICIALES
Jefe de Auditora
A.L.
Auditor Senior
P.V.
Auditor Junior
J.P.
239
P.2
5/7
FASES DE AUDITORA
HORAS
RESPONSABLES
A.L
Planificacin
18
Evaluacin del Control Interno
Programa
EQUIPO
DE
Aplicacin de procedimientos y
tcnicas en el desarrollo del
109
AUDITORA
Comunicacin de Resultados
Monitoreo o Seguimiento
168
TOTAL
1.1.2.2.8
240
P.2
6/7
1.1.2.2.9
EQUIPOS Y MATERIALES
Para el desarrollo del examen es necesario que Gisis S.A. nos provea de
los siguientes equipos y materiales que faciliten su ejecucin.
DESCRIPCIN
CANTIDAD
Equipos de Computo
Computadora
Impresora
Suministros de Oficina
Lo indispensable
Centro de Fotocopiado
Muebles de Oficina
Escritorio
Silla
241
P.2
7/7
1.1.2.2.11 DOCUMENTOS NECESARIOS
Los documentos necesarios para la ejecucin del examen de auditora al
Departamento de Tesorera son los siguientes:
Cheques
Comprobantes de Depsito
Pagars
Comprobantes de Caja
Comprobantes de Egreso
Comprobantes de Reembolso de Caja Chica
Comprobantes de Devolucin
Facturas Clientes Externos
Cortes Bancarios
Conciliaciones Bancarias
Flujos de Caja
Reportes de Cuentas por Pagar y Cobrar
Reportes de Antigedad de Saldos
242
PROGRAMA DE AUDITORA
tesorera
243
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
P.3
1/8
OBJETIVOS:
Conocer los procesos y actividades realizados en el departamento.
Evaluar el control interno existente.
Determinar responsables y funciones.
No
2
3
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
REF
P/T
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visite las instalaciones de la empresa y observe la
ejecucin de los procesos del Departamento de
Tesorera, anotando cualquier novedad en una narrativa.
Entreviste al Jefe de Tesorera para indagar sobre
aspectos como polticas, funciones, responsabilidades y
dems aspectos que se consideren importantes.
P.1
P.4
A.L
P.V
P.5
A.L
P.V
P.7
A.L
P.V
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
244
ELABORADO
POR
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
26
26
P.6
10
10
P.6
P.7
A.L
P.V
P.3
A.L
P.V
ACTIVIDADES A REALIZARSE
EVALUACIN
DEL
CONTROL
DEPARTAMENTO DE TESORERA
1
2
3
P.3
2/8
INTERNO
AL
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
245
REF
P/T
ELABORADO
POR
A.L
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
3/8
REF
P/T
ELABORADO
POR
1
2
3
GESTIN DE INGRESOS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Revise que todos los ingresos de dinero tengan el
correspondiente documento de respaldo y que los mismos sean
custodiados en un lugar seguro.
Verifique la realizacin del proceso de cobro de facturas e
ingreso de efectivo.
Revise la correcta utilizacin de los comprobantes de caja,
observando si estos se encuentran prenumerados y si son
archivados de forma inmediata a su elaboracin.
25
25
P.8
P.V
J.P
P.9
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
246
P.10
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
2
1
2
3
P.3
4/8
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Analice la realizacin del proceso de pago de usuarios
internos y externos.
Revise la existencia de documentos de respaldo para cada
uno de los egresos de efectivo realizados por la empresa
con sus correspondientes autorizaciones.
23
22
P.11
P.V
J.P
P.12
P.V
J.P
P.13
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
ELABORADO
POR
GESTIN DE EGRESOS
247
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
3
P.3
5/8
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observe que los ingresos en efectivo y cheques sean
depositados diariamente y que existan los comprobantes de
depsito y registro de los mismos.
Observe y analice como se realiza el manejo de la
chequera, quienes son los responsables, que procedimiento
se sigue previo a la emisin de un cheque y si los cheques
cobrados son archivados incluyendo los anulados.
19
19
P.14
P.V
J.P
10
10
P.15
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
ELABORADO
POR
GESTIN BANCARIA
248
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
4
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Revise con que periodicidad se realizan las conciliaciones
bancarias y verifique si se elaboran los ajustes
correspondientes.
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
P.3
6/8
ELABORADO
POR
249
P.16
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
5
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Solicite los documentos que respaldan el envi de la
documentacin a cada departamento, para establecer si
estos son manejados de forma correcta, si la
documentacin es enviada completamente y los tiempos de
entrega.
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
P.3
7/8
ELABORADO
POR
GESTIN DOCUMENTACIN
250
P.17
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE TESORERA
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
6
P.3
8/8
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Verifique como se realiza el proceso de planificacin y
anlisis de las actividades diarias que se desarrollan en el
Departamento de Tesorera.
Solicite los flujos de efectivo realizados por la empresa para
determinar la periodicidad y la forma en la que son
elaborados.
Determine la existencia de Reportes de Cuentas por Cobrar
y Pagar y analice si los mismos son usados de acuerdo a lo
establecido por la empresa.
24
22
P.18
P.V
J.P
P.19
P.V
J.P
P.20
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
ELABORADO
POR
GESTIN DE PLANEACIN
A.L.
P.V.
J.P.
251
OBSERVACIONES
APLICACIN DE PAPELES DE
TRABAJO tesorera
252
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
1/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE TESORERA
PROCESO: TESORERA
ENTREVISTADO: Sr. Edgar Olvera
CARGO: Jefe de Crdito y Cobranzas
El da 01 de diciembre del 20x2, siendo las ocho de la maana
procedimos a visitar las instalaciones de la empresa GISIS S.A., con
especial nfasis en el Departamento de Tesorera en compaa del Sr.
Edgar Olvera.
Durante la visita que se realiz se pudo observar que cada una de las
personas que laboran en este departamento conocen sus funciones y
laboran en condiciones adecuadas.
Existen archivadores por colores para cada uno de los documentos que
se manejan en este Departamento, los mismos que son guardados en
anaqueles, sin embargo hay aglomeracin de sobres manila que contiene
documentos que no han sido enviados o archivados, esta acumulacin
de documentos se debe a que no hay el nmero adecuado de personal
para realizar todo el trabajo que se necesita en este Departamento.
Existe cajones bajo llaves, cuyos custodios son los cajeros quienes
tienen la responsabilidad de velar por los documentos o dinero
recolectado, una vez terminada la jornada de trabajo esta documentacin
es clasificada y guardada en sobres manila para su posterior envi,
archivo o depsito.
253
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
2/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE TESORERA
Existe una sola impresora para todo el Departamento, lo cual dificulta el
proceso de fotocopiado e impresin.
Terminada la jornada laboral los documentos que no han sido archivados
o enviados se los deja sobre los escritorios o dentro de sobres manila sin
ningn tipo de custodia, esto ha generado que en ocasiones los
documentos se mezclen o en otros casos se pierdan.
El dinero y cheques recolectados en caja, son contados, registrados y
enviados para su depsito al mensajero, quin se encarga de llevarlo al
banco y de entregar los correspondientes comprobantes de depsito para
su posterior archivo y registro. No todo el dinero y cheques recolectados
en el da son depositados.
El dinero que no ha sido depositado y se lo ha utilizado en gastos
pequeos de la empresa son registrados en comprobantes de caja,
indicando el motivo, el valor y el nombre de la persona o institucin a la
que se le entrego el dinero.
Los desembolsos de dinero tanto a usuarios internos como externos
siempre se los realiza mediante la emisin de cheques, para sumas
mayores a $100.
El dinero en efectivo pagado por el cliente y no depositado por la
empresa, dentro del sistema que se maneja por cliente, la factura
cancelada no se da de baja salvo el depsito del dinero por parte de la
empresa. En ocasiones esto dificulta el trabajo ya que hasta que la
empresa no reembolse el dinero el sistema mantiene reportes de los
clientes en los cuales se observa deudas ilegtimas.
254
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
3/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE TESORERA
Los depsitos por parte de la empresa a cuenta de las facturas de los
clientes muchas veces supera el mes y no se ingresa el valor total de la
factura, lo cual hace que existan cantidades pequeas por depositar, en
otros casos simplemente por descuido de la empresa pasan meses antes
del depsito.
Terminadas la labores en caja, se procede diariamente al registro del
dinero recibido y entregado en el Comprobante de Manejo de Efectivo,
aqu se registra el movimiento diario que realiza Tesorera, adems de
las observaciones que se crean necesarias.
255
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
1/2
ENTREVISTA
PROCESO: TESORERA
ENTREVISTADO: Srta. Gloria Aguilar
CARGO: Jefe de Tesorera
256
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
2/2
ENTREVISTA
257
CUESTIONARIO DE CONTROl
INTERNO TESORERA
258
P.6
1/4
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
No
Existe
una
adecuada
una
adecuada
segregacin de funciones en el
1
existe
segregacin
departamento de tesorera?
de
funciones con el
personal
que
cuenta
el
departamento.
Existen
Todas
2
realizadas
las
operaciones
por
la
empresa
Se realiza permanentemente
una adecuada planificacin de
las
operaciones
que
se
ejecutan en Tesorera?
Se
4
manejan
prenumerados
comprobantes
y
de
forma
consecutiva?
Se realiza el registro de todos
5
no
respaldo.
documentos de respaldo?
crditos
egresan de Tesorera?
259
tienen
P.6
2/4
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
Existen
6
condiciones
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
de
correspondiente
Comprobante de Caja?
Los
Todos los desembolsos de
X
cheque?
pequeas
son
pagados
en
efectivo
de
cuenta Caja.
Por cada egreso de efectivo
9
se elabora el correspondiente
Comprobante de Egreso?
Se verifican los documentos
10
de
cantidades
pagos
del desembolso?
260
la
P.6
3/4
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
Los depsitos se
Se depositan diariamente los
11
Se
12
realizan
arqueos
Caja?
El pago es con el
Existe un fondo de Caja
13
dinero
recibido
diariamente
en
caja.
14
Existe
lmite
de
pagos
demoran entre un
Reembolsos de Caja
por los
diferentes departamentos?
mes o ms hasta
que
lleguen
departamento
los solicit.
Existe
16
un
custodio
chequera y efectivo?
17
Se
realizan
conciliaciones
bancarias mensuales?
261
al
que
P.6
4/4
No
PREGUNTAS
18
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
forma mensual?
Se
Se enva oportunamente la
documentacin
19
a todos
realiza
el
los
no
de
toda
la
documentacin,
esta
es
enviada
despus de varios
das.
Estos reportes no
Se mantiene Reportes
20
de
estn actualizados
cliente
estos
estn
actualizados?
deuda.
TOTAL
100
60
262
P.7
1/4
MEDICIN DEL CONTROL INTERNO
RIESGO INHERENTE.- El riesgo inherente del Departamento de
Tesorera es de un 45% (riesgo mnimo medio medio) , esta afirmacin
ha sido realizada en base a ciertos criterios que se observaron tanto
en la visita a las instalaciones de la empresa como en la entrevista
realizada al Jefe del Departamento de Tesorera, los mismos que son:
o Existe aglomeracin de sobres manila que contiene
documentos que no han sido enviados o archivados.
o No existe una adecuada segregacin de funciones con el
personal que cuenta el Departamento.
o Los documentos que no han sido archivados o enviados se
los deja sobre los escritorios o dentro de sobres manila sin
ningn tipo de custodia, esto ha generado equivocaciones y
prdidas.
o No se realiza el depsito diario del total de los valores
recibidos.
o Los reportes de Cuentas por Cobrar no reflejan la realidad
de las deudas que mantiene la empresa y no permiten una
adecuada toma de decisiones.
o El dinero recibido por ventas de balanceado es utilizado
para gastos de la empresa.
RIESGO DE CONTROL.- Realizada la evaluacin del control interno
mediante la utilizacin de cuestionarios se obtuvo los siguientes
resultados:
Riesgo de Control = Puntaje ptimo Puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 60%
263
P.7
2/4
Riesgo de Control = 40 %
Para la medicin del Nivel de Confianza del Control Interno del
Departamento de Tesorera de la empresa Gisis S.A., se utiliza la
siguiente matriz de medicin:
CONFIANZA
MNIMO
MXIMO
ALTO
ALTO
88,89%
99,99%
MEDIO
77,78%
88,88%
BAJO
66,67%
77,77%
MEDIO
ALTO
55,56%
66,66%
MEDIO
44,45%
55,55%
BAJO
33,34%
44,44%
BAJO
ALTO
22,23%
33,33%
MEDIO
11,12%
22,22%
BAJO
0,01%
11,11%
264
P.7
3/4
RIESGO DE DETECCIN.-
265
P.7
4/4
Como conclusin tenemos que el Auditor se enfrenta a un riesgo de
auditora del 1,40% (riesgo bajo) de que ha ocurrido un error material, y
este no ha sido evidenciado ni por los controles que se mantiene en la
empresa ni por los procedimientos que ha establecido el Auditor.
MATRIZ RIESGO DE AUDITORA
DEFINICIN
RESULTADO
errores.
RIESGO INHERENTE
45%
Medio - alto
RIESGO DE CONTROL
Disponibilidad
permitir
que
del
auditor
existan
40%
para
errores
Disponibilidad baja
importantes.
RIESGO DE DETECCIN
15%
Nivel bajo
266
TCNICA
CLASIFICACIN
o
COMPARACIN
OBSERVACIN
RASTREO
REVISIN SELECTIVA
VERBAL
INDAGACIN
ESCRITA
ANLISIS
CONCILIACIN
CONFIRMACIN
COMPROBACIN
CLCULO
INSPECCIN
OCULAR
DOCUMENTAL
FSICA
267
PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS
No
1
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
TCNICAS
GESTIN DE INGRESOS
Revise que todos los ingresos de dinero tengan el
Comprobacin
Revisin Selectiva
Indagacin
observando
si
estos
se
encuentran
Observacin
Revisin Selectiva
a su elaboracin.
2
1
GESTIN DE EGRESOS
Analice la realizacin del proceso de pago de usuarios
Observacin
internos y externos.
Revise la existencia de documentos de respaldo para
Revisin Selectiva
Comprobacin
Comprobacin
caja chica.
Observacin
GESTIN BANCARIA
Observe que los ingresos en efectivo y cheques sean
depositados
diariamente
que
existan
los
Observacin
Comprobacin
chequera,
quienes
son
los
responsables,
que
268
Observacin
No
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
Revise
con
que
periodicidad
se
realizan
TCNICAS
las
Revisin Selectiva
ajustes correspondientes.
GESTIN DE DOCUMENTACIN
Solicite los documentos que respaldan el envi de la
Comprobacin
Inspeccin
GESTIN DE PLANEACIN
Verifique como se realiza el proceso de planificacin y
Indagacin
Observacin
en el Departamento de Tesorera.
Solicite los flujos de efectivo realizados por la empresa
2
Comprobacin
son elaborados.
Revisin Selectiva
269
Comprobacin
APLICACIN DE
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORA TESORERA
270
GISIS S.A.
P.8
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos
los
230
100% de los ingresos revisados poseen los
230
correspondientes documentos de respaldo.
271
de comentar.
GISIS S.A.
P.9
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
APLICACIN:
Se observ el proceso de cobro de facturas y se pudo
determinar que el cliente se acerca a la ventanilla con la
factura y el valor a cancelar de la misma o el documento
que respalde el pago. En caja reciben el efectivo o los
documentos,
los
ingresan
al
sistema
emiten
el
al
cliente,
una
copia
es
archivada
272
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos
de comentar.
GISIS S.A.
P.10
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
APLICACIN:
Se solicit los Comprobantes de Caja y se pudo
observar que estos se encuentran prenumerados, estn
agrupados en blocks de 100, son utilizados diariamente
para el registro de todo ingreso de efectivo.
Una vez que en caja se recibe el efectivo o el
documento que respalda el pago, el comprobante es
emitido y archivado de forma inmediata, evitando que
los mismos se extraven. Todos los Comprobantes de
Caja son archivados de forma consecutiva, a pesar de
que los mismos hayan sido anulados, se constat que
al
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
enviada
Aplicado los
Departamento
273
de
GISIS S.A.
P.11
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
APLICACIN:
La empresa maneja el pago a dos tipos de usuarios, los
internos o empleados y los externos o proveedores, en
el caso del pago a usuarios internos, quien solicita el
pago del sueldo se acerca a caja con la cdula de
identidad, aqu se registra el pago, se emite el cheque y
el Comprobante de Egreso, en el caso de reembolsos
de caja el departamento que lo solicita entrega el
correspondiente comprobante de reembolso con los
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
entregado,
estos
documentos
son
analizados
al
proveedor
que
lo
solicit,
estos
internos
como
externos
son
cumplidos
274
GISIS S.A.
P.12
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
la
150
100% de los egresos revisados poseen los
150
correspondientes documentos de respaldo.
275
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.13
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
conjuntamente
con
los
comprobantes
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
archivados
inmediatamente
despus
de
ser
276
GISIS S.A.
P.14
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
depositados
diariamente.
Analizados
los
1000
67% del dinero es depositado diariamente.
1500
277
H.1
GISIS S.A.
P.15
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
quienes
son
los
responsables,
que
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
otros;
son
fotocopiados
archivados
de
forma
278
comentar.
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.16
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 4 GESTIN CONCILIACIN BANCARIA
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Revise con que periodicidad se realizan las conciliaciones
bancarias
verifique
si
se
elaboran
los
ajustes
correspondientes.
APLICACIN:
La empresa no realiza conciliaciones bancarias mensuales
estn son elaboradas cuando se constata diferencias
considerables con el estado enviado por el banco, cada vez
que se realiza las conciliaciones a la par se elaboran los
ajustes necesarios para su registro contable. La empresa
obtienen cortes bancarios diariamente para observar que
depsitos han sido realizados en las diferentes provincias para
registrarlos y los egreso de dinero, esto no garantiza que tanto
el saldo que se mantiene en la empresa como el que consta
en los estados de cuenta enviados por los bancos sean los
mismos, esto genera que la empresa desconozca cual es la
realidad de su disponible. Existen depsitos realizados por
clientes hace ms de un mes y que todava la empresa no
sabe a quin corresponde por lo que se lo mantiene como
pendiente, perjudicando al cliente y a la empresa, ya que
mantiene saldos ficticios.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Conciliaciones realizadas en un ao
12 conciliaciones obligatorias al ao
5
12
279
H.2
GISIS S.A.
P.17
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
son
manejados
de
forma
correcta,
si
la
Departamentos
como
son
Roles
de
Pago,
de
forma
errnea
incompleta
otros
280
H.3
GISIS S.A.
P.18
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
viernes
las
personas
que
laboran
en
el
en
la
semana,
aqu
se
presenta
quejas,
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
281
GISIS S.A.
P.19
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 6 GESTIN DE PLANEACIN
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Solicite los flujos de efectivo realizados por la empresa
para determinar la periodicidad y la forma en la que son
elaborados.
APLICACIN:
Se solicit los flujos de efectivo y se pudo observar que
los mismos son elaborados cada mes, estos contienen
informacin acerca del movimiento futuro que tendr el
efectivo. Cada flujo se lo analiz y compar con las
operaciones realizadas durante el mes para de esta
manera constatar que se cumpli con lo proyectado,
Aplicado los
Procedimientos de
menores
lo
que existen
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
12
12 flujos de efectivo son elaborados en 1 ao.
1
282
GISIS S.A.
P.20
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 6 GESTIN DE PLANEACIN
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 3:
Determine la existencia de Reportes de Cuentas por Cobrar y
Pagar y analice si los mismos son usados de acuerdo a lo
establecido por la empresa.
APLICACIN:
Se solicit los Reportes de Cuentas por Cobrar y Pagar, se los
analiz y se determin que los Reportes de Cuenta por Pagar
se encuentran actualizados y son utilizados para verificar los
pagos realizados por la empresa, sin embargo los Reportes de
Cuentas por Cobrar no muestran la realidad ya que no estn
actualizados, hay reportes de clientes en los que se indican
deudas inexistentes, debido a que la documentacin enviada
desde caja no llega de forma rpida ocasionando demora en
el ingreso de la informacin, es por esto que la misma no
puede ser observada confiablemente para establecer que
clientes son los que deben ms a la empresa y a quienes no
se les puede seguir vendiendo, debido a que los reportes se
encuentran desactualizados se sigue vendiendo sin un
anlisis previo.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Reportes de Cuenta por Cobrar actualizados
Total Reportes de Cuentas por cobrar
10
30
10
100% de Reportes de Cuentas por Pagar actualizados.
10
283
H.4
HOJA DE HALLAZGOS
TESORERA
284
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.1
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: GESTIN BANCARIA
P.14
PROCEDIMIENTO:
Observe que los ingresos en efectivo y cheques sean
depositados diariamente y que existan los comprobantes de
depsito y registro de los mismos.
a) CONDICIN:
La empresa no realiza el depsito diario de los
valores recibidos debido a que el dinero de ventas es
utilizado para pagos menores.
b) CRITERIO:
El efectivo que ingresa a caja debe ser depositado
completo e intacto diariamente por el total de los
ingresos recibidos.
c) CAUSA:
El Gerente General no ha dispuesto la creacin del
Fondo de Caja Chica para el pago de gastos
menores por lo que la empresa debe recurrir al
efectivo recibido por los ingresos diarios para poder
cubrirlo.
d) EFECTO:
El 33% del efectivo recibido en caja no es depositado
285
Departamentos
beneficiarios,
estos
son
CONCLUSIN:
La empresa utiliza el dinero de los ingresos diarios para pagos menores,
por lo que el depsito que se realiza no es por el total de los ingresos del
da.
RECOMENDACIN:
1. Disponer la creacin del Fondo de Caja Chica para pagos menores
que realizan los diferentes departamentos de la empresa de forma
diaria.
2. Determinar polticas para el manejo de efectivos (Bancos, Caja y Caja
Chica).
3. Designar un responsable para el manejo y custodia de efectivos
(Bancos, Caja y Caja Chica).
286
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.2
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: GESTIN DE CONCILIACIN BANCARIA
P.16
PROCEDIMIENTO:
Revise con que periodicidad se realizan las conciliaciones
bancarias
verifique
si
se
elaboran
los
ajustes
correspondientes.
a) CONDICIN:
La empresa no realiza conciliaciones bancarias
mensuales estn son elaboradas cuando se constata
diferencias considerables con el estado enviado por
el banco, cada vez que se realiza las conciliaciones a
la par se elaboran los ajustes necesarios.
b) CRITERIO:
La empresa debe realizar mnimo doce conciliaciones
bancarias cada fin de mes, que le permitan mantener
un adecuado control de su movimiento bancario.
c) CAUSA:
El Jefe de Tesorera no asigna una persona
responsable para la elaboracin de conciliaciones
bancarias mensuales.
287
d) EFECTO:
Al no realizar conciliaciones bancarias mensuales no
se est permitiendo conocer cul es el disponible real
que tienen la empresa en bancos, ya que solamente
se efectan 5 conciliaciones al mes, adems de que
varios depsitos realizados en provincias no sean
identificados, y los mismos se encuentren como
pendientes
operaciones
varios
de
meses,
registro
dificultando
realizadas
por
las
el
Departamento Contable.
CONCLUSIN:
No se realizan conciliaciones bancarias mensuales, lo que no permite
determinar el saldo real y la disponibilidad de la cuenta Bancos.
RECOMENDACIN:
1. Elaborar conciliaciones bancarias mensuales, para lo cual se
establecer un responsable de su ejecucin.
2. Identificar inmediatamente los depsitos realizados por los clientes en
provincias para el registro contable oportuno.
288
GISIS S.A.
H.3
PAPELES DE TRABAJO
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: GESTIN DE DOCUMENTACIN
P.17
PROCEDIMIENTO:
Solicite los documentos que respaldan el envi de la
documentacin a cada departamento, para establecer si
estos son manejados de forma correcta, si la documentacin
es enviada completamente y los tiempos de entrega.
a) CONDICIN:
Existen
entregas
de
documentacin
sin
el
289
das
de
emitidos,
origina
que
los
CONCLUSIN:
La entrega de la documentacin se la hace despus de varios das de
haberlos emitido, hay sobres que llegan incompletos, documentos
errneamente enviados a otros departamentos y faltan registros de
entrega de documentacin, originando demora en el ingreso de la
informacin en los diferentes departamentos de la empresa.
RECOMENDACIN:
1. Establecer un responsable que controle el envi de la documentacin
a los diferentes departamentos de forma inmediata y completa.
2. Disponer la utilizacin del documento de registro de entrega-recepcin
existente en la empresa siempre que se enve la documentacin a los
diferentes departamentos.
290
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.4
REA DE TESORERA
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: GESTIN DE PLANEACIN
P.20
PROCEDIMIENTO:
Determine la existencia de Reportes de Cuentas por Cobrar
y Pagar y analice si los mismos son usados de acuerdo a lo
establecido por la empresa.
a) CONDICIN:
Los
Reportes
de
Cuentas
por
Pagar
estn
291
d) EFECTO:
El 67% de los Reportes de Cuentas por Cobrar no
pueden ser observados confiablemente ya que no
estn actualizados, por lo que el Departamento de
Comercializacin sigue vendiendo sin un anlisis
previo, aumentado la deuda de los principales
clientes
morosos
poniendo
en
riesgo
la
CONCLUSIN:
Los Reportes de Cuentas por Cobrar no muestran la realidad ya que no
estn actualizados, hay reportes de clientes en los que se indican deudas
inexistentes, consecuentemente no pueden ser utilizados para una
adecuada toma de decisiones respecto de las ventas a crdito.
RECOMENDACIN:
1. Actualizar y depurar los saldos de los clientes que se mantiene en
Cuentas por Cobrar de forma inmediata, para garantizar que la
informacin sea utilizada adecuadamente por parte del Departamento
de Comercializacin.
2. Disponer y responsabilizar a un empleado del rea el envi y control
de la documentacin a los diferentes departamentos para garantizar
que la misma llegue de forma inmediata y completa.
292
P.1
1/2
Ingeniero,
Carlos Miranda
GERENTE GENERAL DE GISIS S.A.
Presente.-
De mis consideraciones:
293
P.1
2/2
La
planificacin
de
la
auditora
realizarse
al
Proceso
de
expresados
en
los
comentarios,
conclusiones
Atentamente,
294
1.1.3.2
1.1.3.2.1
PLANIFICACIN ESPECFICA
MOTIVO DEL EXAMEN
P.2
1/7
1.1.3.2.2
OBJETIVO GENERAL
Identificar los departamentos donde existen mayores problemas y
deficiencias en la ejecucin del trabajo, los cuales generan reduccin de
beneficios econmicos y humanos, con la finalidad de incrementar los
ndices de productividad y desempeo de los diferentes departamentos,
para esto se analiza si las actividades bajo examen estn operando con
eficiencia, efectividad y economa.
OBJETIVO ESPECFICO
DEPARTAMENTO DE TESORERA
Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido
asignados.
Determinar si las funciones desarrolladas en el Departamento de
Comercializacin se han ejecutado de manera eficiente y eficaz.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
295
P.2
2/7
Evaluar
el
cumplimiento
de
las
disposiciones
legales
1.1.3.2.3
1.1.3.2.4
BASE LEGAL
ORGANISMOS DE CONTROL
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.
Ministerio del Ambiente.
Subsecretaria de Acuacultura.
Servicio de Rentas Internas.
Superintendencia de Compaas.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
CDIGOS Y LEYES
Constitucin de la Repblica del Ecuador.
Ley de Rgimen Tributario Interno y su reglamento.
Normativa interna de la empresa.
Cdigo de Trabajo.
296
P.2
3/7
Ley de la Gestin Ambiental para la Prevencin y Control de la
Contaminacin Ambiental.
Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y
Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo.
Normas Tcnicas Ecuatoriana INEN.
Reglamento Tcnico de Normalizacin.
Reglamento para la Concesin de los Certificados de Calidad.
Ley de Pesas y Medidas.
Reglamento para el uso de Referencias Alusivas al Inen en el
Etiquetado y en la Propaganda de los Productos de Fabricacin
Nacional.
1.1.3.2.5
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
innovadores
que
297
satisfagan
las
necesidades
P.2
4/7
Proporcionar a los empleados oportunidades de trabajo
basadas en el rendimiento.
Consolidar el liderazgo proveyendo al mercado nacional
productos de alta calidad que satisfaga la amplia gama de
exigencias expresadas por parte de los clientes.
1.1.3.2.6
OBJETIVOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
COMERCIALIZACIN.
Coordinar las ventas de balanceado tanto a piscicultores,
distribuidores y otros clientes.
Crear estrategias de comercializacin que permitan incrementar
las ventas.
Atender y procurar el incremento de la cartera de clientes a fin
de establecer relaciones comerciales que permitan incrementar
las ventas.
Proponer, desarrollar y supervisar, en coordinacin con las
reas respectivas las campaas de promocin y publicidad que
se requieran para dar a conocer los productos de la empresa.
1.1.3.2.7
DISTRIBUCIN
DEL
TRABAJO
TIEMPOS
ESTIMADOS
La Auditora de Gestin al Departamento de Comercializacin de la
empresa Gisis S.A. se realizar con el siguiente equipo de trabajo:
298
P.2
5/7
CARGO
NOMBRE
INICIALES
Jefe de Auditora
A.L.
Auditor Senior
P.V.
Auditor Junior
J.P.
FASES DE AUDITORA
HORAS
RESPONSABLES
A.L
Planificacin
18
Evaluacin del Control Interno
8
Medicin del Riesgo
EQUIPO
8
Programa
109
DE
Aplicacin de procedimientos y
tcnicas en el desarrollo del
AUDITORA
299
P.2
6/7
1.1.3.2.8
1.1.3.2.9
EQUIPOS Y MATERIALES
Para el desarrollo del examen es necesario que Gisis S.A. nos provea de
los siguientes equipos y materiales que faciliten su ejecucin.
DESCRIPCIN
CANTIDAD
Equipos de Computo
Computadora
Impresora
Suministros de Oficina
Lo indispensable
Centro de Fotocopiado
Muebles de Oficina
Escritorio
Silla
300
P.2
7/7
AMERICANOS (US$ 3.700,00) ms 12% IVA, segn se estipula en el
contrato de servicio suscrito.
301
PROGRAMA DE AUDITORA
Comercializacin
302
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
P.3
1/8
OBJETIVOS:
Conocer los procesos y actividades realizados en el departamento.
Evaluar el control interno existente.
Determinar responsables y funciones.
No
2
3
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
REF
P/T
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visite las instalaciones de la empresa y observe la ejecucin de
los procesos del Departamento de Comercializacin, anotando
cualquier novedad en una narrativa.
Entreviste al Jefe de Comercializacin para indagar sobre
aspectos como polticas, funciones, responsabilidades y dems
aspectos que se consideren importantes.
P.1
P.4
A.L
P.V
P.5
A.L
P.V
P.6
A.L
P.V
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
303
ELABORADO
OBSERVACIONES
POR
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
EVALUACIN
DEL
CONTROL
INTERNO
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN
1
2
3
AL
P.3
2/8
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
26
26
P.6
10
10
P.6
P.7
A.L
P.V
P.3
A.L
P.V
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
304
REF
P/T
ELABORADO
POR
A.L
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
3/8
REF
P/T
ELABORADO
POR
1
2
GESTIN DE PROMOCIN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Solicite el presupuesto de la ltima campaa publicitaria y
determine si se lo cumpli.
Solicite las proformas de publicidad utilizadas y verifique que
cumplan con los requerimientos establecidos por la empresa
para la contratacin de publicistas y material publicitario.
20
20
10
10
P.8
P.V
J.P
10
10
P.9
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
305
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
4/8
REF
P/T
ELABORADO
POR
10
10
10
10
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Verifique los mecanismos que utiliza la empresa para captar
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
306
P.10
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
30
26
10
P.11
10
P.12
10
P.13
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
REF
P/T
P.3
5/8
ELABORADO
POR
1
2
3
307
P.V
J.P
P.V
J.P
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
6/8
78
REF
P/T
ELABORADO
POR
GESTIN DE FACTURACIN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Solicite varias facturas y verifique que las mismas se encuentran
elaboradas de forma correcta y que contengan todos los datos
necesarios y compare con las notas de pedido.
Verifique que por cada factura elaborada existe la
correspondiente gua de remisin segn lo estipulado por la
empresa.
20
20
10
10
P.14
P.V
J.P
10
10
P.15
P.V
J.P
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
308
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
10
10
10
10
REF
P/T
P.3
7/8
ELABORADO
POR
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
309
P.16
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
P.3
8/8
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
19
19
P.17
10
10
P.18
REF
P/T
ELABORADO
POR
1
2
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
310
P.V
J.P
P.V
J.P
OBSERVACIONES
APLICACIN DE PAPELES De
TRABAJO COMERCIALIZACIN
311
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
1/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE COMERCIALIZACIN
PROCESO: COMERCIALIZACIN
ENTREVISTADO: Sr. Mara Vega
CARGO: Jefe de Ventas
El da 01 de enero del 20x2, siendo las nueve de la maana procedimos
a visitar las instalaciones de la Empresa GISIS S.A., con especial nfasis
en el Departamento de Comercializacin en compaa de la Sra. Mara
Vega.
Durante la visita que se realizo se pudo observar que cada una de las
personas que laboran en este Departamento conoce sus funciones y
laboran en condiciones adecuadas.
312
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
2/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE COMERCIALIZACIN
y poca respuesta a sus pedidos. Los telfonos sonaban constantemente
y los mismos no eran atendidos.
En el rea de ventas y bodegaje, las personas que trabajan aqu no son
suficientes para atender a todos los clientes que solicitan el producto, por
lo que los clientes tienen que esperar largo tiempo antes de ser
atendidos.
En la bodega la demora es ms larga an ya que los estibadores no son
suficientes para cargar con todo el producto, adems la persona
encargada de vender debe dejar de atender a otro cliente para poder
contar los sacos que se est entregando a otro cliente, lo cual vuelve
bastante demoroso el proceso de venta y entrega, esto molesta a los
clientes quienes en la mayora de casos vienen de otras provincias y
desean comprar su producto lo ms pronto posible.
Hay ventas mnimas que son facturadas en efectivo cuyos valores son
recibidos en el rea de ventas y no en tesorera, dicho dinero no es
guardado en un lugar seguro.
Debido al poco personal los clientes en varias ocasiones encuentran la
bodega cerrada y deben esperar a que el encargado de la misma llegue,
lo cual tambin significa prdida de tiempo y malestar para el cliente.
La seguridad de la bodega en Quito es la adecuada ya que poseen una
lanfort con tres candados y un guardia a la salida de la misma, en su
interior posee alarmas contra incendio y robo. En el caso de la bodega en
Pifo las seguridades son mnimas, no existe una lanfort, solo una
313
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
3/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE COMERCIALIZACIN
pequea puerta no hay instalados dispositivos contra incendios o robo ni
tampoco un guardia.
Tanto en la bodega de Quito como en la de Pifo existen la rotulacin
adecuada para identificar el negocio. En la bodega de Pifo solamente se
abre los lunes y jueves, para realizar ventas a clientes fijos y para
descargar el producto que llega de Durn o los transbordos realizados
desde Quito.
314
GISIS S.A.
NARRATIVA
ENTREVISTA
P.5
1/3
73
PROCESO: COMERCIALIZACIN
ENTREVISTADO: Sra. Ana Beckmann
CARGO: Jefe de Comercializacin
315
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
2/3
ENTREVISTA
316
GISIS S.A.
NARRATIVA
ENTREVISTA
P.5
3/3
73
73
317
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO comercializacin
318
P.6
1/4
No
PREGUNTAS
Existe
una
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
adecuada
OBSERVACIONES
Existe
segregacin de funciones?
X
que
personal
desempea
funciones
incompatibles.
No
para
adecuada
realizar
todas
las
existe
distribucin
de Comercializacin de forma
eficiente y eficaz?
una
determinacin de
responsabilidades
y
funciones
del
personal.
Se
realizan
campaas
necesidades
presupuesto
mantiene
datos
cuanto
su
situacin
manejan
registros
se
adecuados
para
319
P.6
2/4
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
adecuado
de
los
mismos?
Recibido el producto desde
7
el
producto
se
En ocasiones se
clientes?
X
hasta organizar
las bodegas y
pedidos
anteriores.
Estn
10
prenumeradas
las
320
P.6
3/4
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
Hay
anuladas
X
11
facturas
que
fueron entregadas
a los clientes los
mismos que no las
devuelven.
son
La nueva factura
reemplazadas
inmediatamente
por
una
factura correcta?
existe
correspondiente
la
gua
de
remisin?
Se
14
verifica
en
todas
la
15
poder
entregar
el
producto
desde
bodega
el
cliente
debe
tener
el
comprobante de pago?
Ninguna venta en efectivo es
Las
recibida en el Departamento de
16
Comercializacin?
ventas
valores
inferiores
son recibidas en
bodega.
321
por
P.6
4/4
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
lo realiza en presencia de
suficiente
TOTAL
100
62
322
para
P.7
1/4
MEDICIN DEL CONTROL INTERNO
RIESGO INHERENTE.- El riesgo inherente del Departamento de
Comercializacin es de un 43% (riesgo mnimo medio - bajo) , esta
afirmacin ha sido realizada en base a ciertos criterios que se
observaron tanto en la visita a las instalaciones de la empresa como
en
la
entrevista
realizada
al
Jefe
del
Departamento
de
aglomeracin
de
el
rea
de
Publicidad
existe
323
P.7
2/4
Riesgo de Control = Puntaje ptimo Puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 62%
Riesgo de Control = 38 %
Para la medicin del Nivel de Confianza del Control Interno del
Departamento de Comercializacin de la empresa Gisis S.A., se utiliza
la siguiente matriz de medicin:
MATRIZ DE MEDICIN DE CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
RIESGO
MNIMO
MXIMO
ALTO
ALTO
88,89%
99,99%
MEDIO
77,78%
88,88%
BAJO
66,67%
77,77%
MEDIO
ALTO
55,56%
66,66%
MEDIO
44,45%
55,55%
BAJO
33,34%
44,44%
BAJO
ALTO
22,23%
33,33%
MEDIO
11,12%
22,22%
BAJO
0,01%
11,11%
324
P.7
3/4
RIESGO DE DETECCIN.-
325
P.7
4/4
7/
DEFINICIN
RESULTADO
errores.
RIESGO INHERENTE
43%
Medio alto
que
del
auditor
existan
38%
para
errores
Disponibilidad baja
importantes.
RIESGO DE DETECCIN
12%
Nivel bajo
326
TCNICA
CLASIFICACIN
o
COMPARACIN
OBSERVACIN
RASTREO
REVISIN SELECTIVA
VERBAL
INDAGACIN
ESCRITA
ANLISIS
CONCILIACIN
CONFIRMACIN
COMPROBACIN
CLCULO
INSPECCIN
OCULAR
DOCUMENTAL
FSICA
327
PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS
No
1
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
TCNICAS
GESTIN DE PROMOCIN
Solicite el presupuesto de la ltima campaa publicitaria
Comprobacin
y determine si se lo cumpli.
Solicite las proformas de publicidad utilizadas y verifique
que cumplan con los requerimientos establecidos por la
Revisin Selectiva
Comprobacin
publicitario.
Comprobacin
GESTIN
DE
RECEPCIN
DE
PEDIDOS
BODEGAJE
Solicite los registros de pedidos y devoluciones que
1
Revisin Selectiva
son atendidos.
2
Observacin
Comparacin
Quito.
GESTIN DE FACTURACIN
Solicite varias facturas y verifique que las mismas se
Comprobacin
Revisin Selectiva
328
Observacin
No
5
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
TCNICAS
Observacin
cliente
Comparacin
guas de remisin
Indagacin
329
Observacin
APLICACIN DE
PROCEDIMIENTOS De
AUDITORA
COMERCIALIZACIN
330
GISIS S.A.
P.8
PAPELES DE TRABAJO
REA DECOMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 1 GESTIN DE PROMOCIN
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Solicite el presupuesto de la ltima campaa publicitaria
y determine si se los cumpli.
APLICACIN:
Se solicit el presupuesto de la ltima campaa
publicitaria y se pudo observar que el mismo est
elaborado conjuntamente con el plan de publicidad,
dentro del cual se detalla la forma de la publicidad, los
medios a utilizar, el personal necesario para ejecutarlo,
el sector al que se quiere llegar y los objetivos de la
publicidad, definido cada uno de estos parmetros se
determina los costos, los cuales estn reflejados en el
presupuesto que es aprobado antes de su puesta en
marcha. La ltima publicidad que se realiz tena como
objetivo llegar a los piscicultores de la regin de la
Amazona, principalmente Puyo, aqu se hizo publicidad
mediante panfletos, radio y visitas a criaderos, despus
de ejecutada la publicidad se hizo un anlisis y se
determin que el presupuesto establecido fue cumplido
en su totalidad.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Presupuesto ejecutado
Total presupuesto
400
100% del presupuesto fue ejecutado.
400
331
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.9
PAPELES DE TRABAJO
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
analizadas
por
Comercializacin
el
y
Jefe
el
del
Gerente
Departamento
General,
de
quienes
30
100% de las proformas revisadas se encuentran
30
de acuerdo a lo establecido por la empresa.
332
comentar.
GISIS S.A.
P.10
PAPELES DE TRABAJO
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 2 GESTIN BUSQUEDA DE CLIENTES
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique los mecanismos que utiliza la empresa para
captar nuevos clientes y determinar si los mismos logran
cumplir son ese propsito.
APLICACIN:
El principal mecanismo que utiliza la empresa son las
campaas publicitarias mediante las cuales se realiza
publicidad en radio, se entrega propaganda escrita y se
visitan criaderos, esta ltima es la ms efectiva, ya que
en el ltimo ao del total de criaderos visitados todos se
han convertido en clientes de la empresa, en las visitas
lo que se hace es promocionar el producto, brindar
ayuda sobre aspectos tcnicos relacionados con, el
ambiente adecuado que deben tener las piscinas, la
temperatura y turbidez del agua entre otros aspectos,
adems se entregan muestras gratis, para que sean
utilizados por los piscicultores.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Nuevos clientes
Total visitas realizadas
30
100% de los criaderos visitados se convirtieron
30
en clientes de la empresa.
333
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.11
PAPELES DE TRABAJO
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 3 GESTIN DE RECEPCIN DE
PEDIDOS Y BODEGAJE
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Solicite los registros de pedidos y devoluciones que
mantiene la empresa y analice el tiempo en que estos
son atendidos.
APLICACIN:
Se solicit los registros de pedidos y devoluciones de
producto y se observ que una vez que el cliente pide la
devolucin del producto, sea por envi incorrecto o
inconformidad con el mismo, la empresa mximo en dos
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
4
100% de las devoluciones fueron atendidas en un
4
plazo mximo de dos das.
334
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.12
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 3 GESTIN DE RECEPCIN DE
PEDIDOS Y BODEGAJE
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Observe como se realiza el proceso de descargue del
producto enviado desde Durn a Quito.
APLICACIN:
Solicitado el producto desde Quito el mismo es enviado
en la fecha acordada, antes de su ingreso a bodega se
solicita la gua de remisin y se la compara con lo
solicitado en Quito, en el caso de existir diferencias
ests son comunicadas a Durn, verificada la gua de
remisin los estibadores bajan el producto en presencia
del encargado de la bodega quin cuenta los sacos
mientras bajan del camin, estos son ingresados a la
bodega y colocados en columnas de doce cada uno y
agrupados de acuerdo a cada tipo de producto,
terminado el ingreso se firma la gua de remisin, en el
caso de existir inconformidad es comunicada a Durn.
Por descuido de quin cuenta se pierden sacos mientras
se est ingresando a la bodega principalmente los de
cinco kilos. Observado el proceso de descargue se
determin que no en todos los casos se lo cumple de
forma eficiente.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Descarga con prdida de producto
Total descargas
5
13% de las descargas provocan prdidas de
40
producto.
335
H.1
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.13
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 3 GESTIN DE RECEPCIN DE
PEDIDOS Y BODEGAJE
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 3:
Solicite las guas de remisin del producto enviado
desde Durn y compare con los pedidos realizados en
Quito.
APLICACIN:
Se solicit las guas de remisin del producto enviado
desde Durn y se las compar con los pedidos
realizados desde Quito, analizados estos documentos
se pudo determinar que existen guas que contiene una
descripcin incorrecta del producto a pesar de que lo
enviado corresponde a lo solicitado, otras guas de
remisin muestran cantidades y productos distintos a lo
solicitado por lo que se debe comunicar a Durn para
que estos enven una nueva gua con el producto que se
pidi, esto hace que exista demora en la recepcin del
producto y en la venta del mismo, en el caso en el que la
cantidad de producto enviada es mayor a lo solicitado,
se informa a Durn para que elaboren una nueva gua
pero el producto no es devuelto sino ingresado a la
bodega.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Guas de acuerdo a las notas de pedido
Total de guas de remisin
10
40
336
H.2
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.14
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 4 GESTIN DE FACTURACIN
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Solicite varias facturas y verifique que las mismas se
encuentren elaboradas de forma correcta y que
contenga todos los datos necesarios y compare con las
notas de pedido.
APLICACIN:
Se revisaron varias facturas por muestreo y se observ
que las misma contenan informacin sobre: nmero de
factura, RUC de la empresa, razn social, autorizacin
de impresin, logotipo de la empresa, nombre, Cdula o
RUC,
direccin
telfono
del
cliente,
cantidad,
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
230
100% de las facturas tienen toda la informacin
230
necesaria y estn elaboradas de acuerdo a
las notas de pedido.
337
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.15
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 4 GESTIN DE FACTURACIN
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Verifique que por cada factura elaborada exista la
correspondiente gua de remisin segn lo estipulado
por la empresa.
APLICACIN:
Cada vez que se emite una factura es necesario la
elaboracin de la gua de remisin que sirva de respaldo
de lo entregado a quin compra el producto, sin
embargo esto no se cumple ya que se revisaron las
facturas y no todas tienen elaborado la correspondiente
gua de remisin, las facturas que son por ventas fuera
de Quito tienen archivado la gua, sin embargo no todas
las ventas realizadas a clientes de Quito tienen la gua
de remisin, a pesar de que la empresa tiene como
poltica la elaboracin de este documento por cada
factura emitida.
CLCULO DEL INDICADOR DE GESTIN:
Facturas sin Gua de Remisin
Total Facturas revisadas
40
17% de las facturas no tienen elaborado la
230
correspondiente Gua de Remisin.
338
H.3
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.16
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO
No
GESTIN DE
TRANSPORTE
ENTREGA
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Observe como se realiza el proceso de entrega, carguo
y transporte del producto solicitado por el cliente y
compare con las guas de remisin verificando que estas
tengan la firma de recepcin.
APLICACIN:
Para que el cliente pueda recibir el producto debe
presentar
el
comprobante
de
pago
emitido
por
del
producto,
entregado
todo
el
8
190
339
H.4
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.17
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 6 GESTIN DE ATENCIN POST
VENTA
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Analizar el tiempo medio que se demora en atender y
resolver los reclamos recibidos por los clientes.
APLICACIN:
Recibido el reclamo o la queja por parte del personal de
atencin al cliente, estos la analizan y de acuerdo a la
complejidad de la misma determinan los mecanismo
para solucionarlo, si se trata de reclamos por pedidos no
recibidos o mala entrega del producto estos son
solucionados por parte del personal de recepcin de
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
340
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
P.18
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 6 GESTIN DE ATENCIN POST
VENTA
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Observar como se realiza el proceso de atencin de
sugerencias, reclamos o inquietudes recibidas por parte
de los clientes u otros.
APLICACIN:
El personal encargado de atencin al cliente recepta
todo tipo de informacin emitida por el cliente sea de
forma escrita, verbal o por correo electrnico que est
relacionado con reclamos en el pedido, ventas, entrega
o transporte del producto, sugerencias de mejora u otras
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
341
HOJA DE HALLAZGOS
COMERCIALIZACIN
342
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.1
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: GESTIN DE RECEPCIN DE PEDIDOS Y
BODEGAJE
REF P/T
P.12
PROCEDIMIENTO:
Observe como se realiza el proceso de descargue del
producto enviado desde Durn a Quito.
a) CONDICIN:
Al ingresar el producto enviado desde Durn a las
bodegas en Quito por descuido de quien cuenta el
balanceado se pierden sacos principalmente los de
cinco kilos.
b) CRITERIO:
Durante el proceso de descargue el encargado de la
bodega debe supervisar el ingreso de cada uno de
los sacos solicitados evitando los descuidos que
generen prdidas de producto.
c) CAUSA:
El Jefe de Bodega no supervisa de forma adecuada
el proceso de descargue y de ingreso a las bodegas
en Quito del producto enviado desde Durn.
d) EFECTO:
Del total de descargas realizadas, el 13% de estas
343
CONCLUSIN:
Al realizar el proceso de descargue del producto, debido al descuido de
los
encargados
de
bodega
se
producen
robos
de
balanceado
344
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.2
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: GESTIN DE RECEPCIN DE PEDIDOS Y
BODEGAJE
P.13
PROCEDIMIENTO:
Solicite las guas de remisin del producto enviado desde
Durn y compare con los pedidos realizados en Quito.
a) CONDICIN:
Existen
guas
que
REF P/T
contiene
una
descripcin
parte del
345
d) EFECTO:
El enviar guas de remisin con productos distintos a
los solicitados, significa para la empresa prdida de
tiempo en reclamos, prdida de dinero por envos
incorrectos debido a que se debe pagar un nuevo
transporte, se debe elaborar nuevas guas y se tarde
el proceso de venta perjudicando el ingreso de dinero
a la empresa y malestar en los clientes. Del total de
guas de remisin enviadas el 25% no se encuentra
de acuerdo a las notas de pedido realizadas en
Quito.
CONCLUSIN:
Las guas de remisin enviadas desde Durn no contienen la descripcin
real de lo solicitado en Quito, esto genera prdidas econmicas para la
empresa debido a los gastos por el nuevo envi de producto a Quito y la
demora en la recepcin del mismo disminuye las ventas y crea malestar
en los clientes.
RECOMENDACIN:
1. Supervisar y recontar los sacos enviados a Quito antes de su
despacho desde Durn.
2. Legalizar el formulario de recepcin de mercaderas a Bodega.
346
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.3
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: GESTIN DE FACTURACIN
P.15
PROCEDIMIENTO:
Verifique que por cada factura elaborada exista la
correspondiente gua de remisin segn lo estipulado por la
empresa.
a) CONDICIN:
Las facturas por ventas fuera de Quito tienen
archivado la gua, sin embargo no en todas las
ventas realizadas a clientes de Quito se elabor la
correspondiente gua de remisin.
b) CRITERIO:
A cada factura de venta se debe adjuntar la gua de
remisin.
c) CAUSA:
No todos los clientes solicitan la gua de remisin por
lo que la persona encargada de su elaboracin no lo
hace.
d) EFECTO:
Del total de facturas elaboradas el 17% de estas no
tienen la respectiva gua de remisin adjunta por lo
347
prdidas
de
clientes
por
ende
CONCLUSIN:
Cada vez que se realiza una venta a clientes que estn fuera de Quito se
elabora la Gua de Remisin, pero en el caso de ventas realizadas a
clientes de Quito no siempre se lo cumple debido a que este no lo solicita
y la persona que elabora este documento se descuida de emitirlo.
RECOMENDACIN:
1. Disponer la elaboracin de las guas de remisin por cada factura
emitida tanto para despachos a provincias como dentro de la ciudad.
2. Disponer el archivo de la factura y la gua de remisin debidamente
legalizadas.
348
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.4
REA DE COMERCIALIZACIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: GESTIN DE ENTREGA Y TRANSPORTE
P.16
PROCEDIMIENTO:
Observe como se realiza el proceso de entrega, carguo y
transporte del producto solicitado por el cliente y compare
con las guas de remisin verificando que estas tengan la
firma de recepcin.
a) CONDICIN:
En la comercializacin del producto existen ventas
por cantidades pequeas, por lo que los clientes no
acuden a Tesorera a cancelarlo sino que el dinero es
entregado en Bodega, no todas las guas de remisin
emitidas cuentan con la respectiva firma de recepcin
del producto.
b) CRITERIO:
Tesorera es la nica responsable de la recepcin de
efectivos. En las guas de remisin debe constar la
firma de recepcin.
c) CAUSA:
El Jefe de Comercializacin no ha determinado
polticas sobre el manejo de efectivo en el rea de
ventas.
Debido al descuido del encargado de la entrega del
producto al cliente no se controla que todas las guas
de remisin tengan la firma de recepcin.
349
d) EFECTO:
Al recibir efectivos en otros departamentos se podra
producir
desviaciones
prdidas
de
valores,
CONCLUSIN:
En el rea de Ventas y Bodega se recibe efectivo por ventas menores de
balanceado sin la entrega del correspondiente documento que respalde el
pago. En Bodega no se solicita el Comprobante de Pago emitido por
Tesorera que garantiza la cancelacin de la factura, sin embargo se
entrega el producto y no todas las Guas de Remisin tienen la firma de
recepcin del cliente debido al descuido del encargado de la entrega del
producto.
RECOMENDACIN:
1. Definir las polticas sobre el manejo y control de inventarios.
2. Capacitar al personal de Bodega sobre la custodia de inventarios
3. Todos los ingresos de efectivo por ventas deben ser recibidos y
cancelados en Caja.
350
P.1
1/2
Ingeniero,
Carlos Miranda
GERENTE GENERAL DE GISIS S.A.
Presente.-
De mis consideraciones:
351
P.1
2/2
Nuestra Auditora de Gestin ser realizada de acuerdo con las Normas
de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el sector privado.
expresados
en
los
comentarios,
conclusiones
Atentamente,
352
1.1.4.2
1.1.4.2.1
PLANIFICACIN ESPECFICA
MOTIVO DEL EXAMEN
P.2
1/7
1.1.4.2.2
OBJETIVO GENERAL
Identificar los departamentos donde existen mayores problemas y
deficiencias en la ejecucin del trabajo, los cuales generan reduccin de
beneficios econmicos y humanos, con la finalidad de incrementar los
ndices de productividad y desempeo de los diferentes departamentos,
para esto se analiza si las actividades bajo examen estn operando con
eficiencia, efectividad y economa.
OBJETIVO ESPECFICO
DEPARTAMENTO DE TESORERA
Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido
asignados.
Determinar si las funciones desarrolladas en el Departamento de
Produccin se han ejecutado de manera eficiente y eficaz.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
353
P.2
2/7
Evaluar
el
cumplimiento
de
las
disposiciones
legales
1.1.4.2.3
1.1.4.2.4
BASE LEGAL
ORGANISMOS DE CONTROL
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.
Ministerio del Ambiente.
Subsecretaria de Acuacultura.
Servicio de Rentas Internas.
Superintendencia de Compaas.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
CDIGOS Y LEYES
Constitucin de la Repblica del Ecuador.
Ley de Rgimen Tributario Interno y su reglamento.
Normativa interna de la empresa.
Cdigo de Trabajo.
354
P.2
3/7
76/
1.1.4.2.5
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
355
P.2
4/7
77
Proporcionar a los empleados oportunidades de trabajo basadas en
el rendimiento.
Consolidar el liderazgo proveyendo al mercado nacional productos
de alta calidad que satisfaga la amplia gama de exigencias
expresadas por parte de los clientes.
1.1.4.2.6
OBJETIVOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
PRODUCCIN.
Formular y desarrollar los mtodos ms adecuados para la
elaboracin de los productos, al suministrar y coordinar: mano
de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas
requeridas.
Crear estrategias de produccin que permitan obtener un
producto de calidad a bajos costos.
Realizar la produccin teniendo en cuenta normas y polticas
ambientales con la finalidad de provocar el menor impacto
ambiental posible.
Proveer al mercado nacional e internacional de un producto de
calidad que satisfaga sus expectativas crecientes.
1.1.4.2.7
DISTRIBUCIN
DEL
TRABAJO
TIEMPOS
ESTIMADOS
La Auditora de Gestin al Departamento de Produccin de la empresa
Gisis S.A. se realizar con el siguiente equipo de trabajo:
356
P.2
5/7
CARGO
NOMBRE
INICIALES
Jefe de Auditora
A.L.
Auditor Senior
P.V.
Auditor Junior
J.P.
FASES DE AUDITORA
HORAS
RESPONSABLES
A.L
Planificacin
18
Evaluacin del Control Interno
8
Medicin del Riesgo
EQUIPO
8
Programa
109
DE
Aplicacin de procedimientos y
tcnicas en el desarrollo del
AUDITORA
357
P.2
6/7
1.1.4.2.8
1.1.4.2.9
EQUIPOS Y MATERIALES
Para el desarrollo del examen es necesario que Gisis S.A. nos provea de
los siguientes equipos y materiales que faciliten su ejecucin.
DESCRIPCIN
CANTIDAD
Equipos de Computo
Computadora
Impresora
Suministros de Oficina
Lo indispensable
Centro de Fotocopiado
Muebles de Oficina
Escritorio
Silla
358
P.2
7/7
1.1.4.2.11 DOCUMENTOS NECESARIOS
Los documentos necesarios para la ejecucin del examen de auditora al
Departamento de Produccin son los siguientes:
Compras de Materia Prima
Informes de Control de Calidad de Materia Prima
Informes de Pesaje
Frmulas
Ordenes de Produccin
Informe de Producto en Proceso
Informe de Producto Terminado
Informe de Producto en Bodega
Informe de Control de Calidad del Producto Terminado.
359
PROGRAMA DE AUDITORA
produccin
360
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
P.3
1/14
OBJETIVOS:
Conocer los procesos y actividades realizados en el departamento.
Evaluar el control interno existente.
Determinar responsables y funciones.
No
2
3
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
REF
P/T
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visite las instalaciones de la empresa y observe la ejecucin de
los procesos del Departamento de Produccin, anotando
cualquier novedad en una narrativa.
Entreviste al Jefe de Produccin para indagar sobre aspectos
como polticas, funciones, responsabilidades y dems aspectos
que se consideren importantes.
P.1
P.4
A.L
P.V
P.5
A.L
P.V
P.7
A.L
P.V
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
ACTIVIDADES A REALIZARSE
361
ELABORADO
OBSERVACIONES
POR
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF
26
26
P.6
10
10
P.6
P.7
A.L
P.V
P.3
A.L
P.V
ACTIVIDADES A REALIZARSE
EVALUACIN
DEL
CONTROL
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN
1
2
3
P.3
2/14
714
INTERNO
AL
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
362
REF
P/T
ELABORADO
POR
A.L
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
3/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
10
10
P.8
P.V
J.P
P.9
P.V
J.P
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observe el proceso de ingreso de la materia prima a las
1
diferentes bodegas.
Solicite las rdenes de compra de materia prima, las guas de
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
363
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
4/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
10
10
10
10
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observe y analice el proceso de anlisis qumico de la materia
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
364
P.10
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
10
10
10
10
REF
P/T
P.3
5/14
ELABORADO
POR
FORMULACIN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observe y analice el proceso de formulacin del producto a
elaborar.
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
365
P.11
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
P.3
6/14
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
11
10
P.12
P.V
J.P
P.13
P.V
J.P
REF
P/T
ELABORADO
POR
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
366
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
7/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
MOLIENDA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observar que la granulometra de la materia prima sometida al
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
367
P.14
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
8/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
DOSIFICACIN Y MEZCLADO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Verifique que el Controlador Lgico Programable (PLC) utilizado
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
368
P.15
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
9/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
PULVERIZACIN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Verifique que la mezcla obtenida en el proceso de dosificacin
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
369
P.16
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
REF
P/T
P.3
10/14
7
ELABORADO
POR
EXTRUSIN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Verifique que los moldes utilizados para dar la forma al producto
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
370
P.17
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
PLANIFICAD
HORAS
REALES
DIF
REF
P/T
P.3
11/14
ELABORADO
POR
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
371
P.18
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
12/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
18
15
P.19
P.V
J.P
10
P.20
P.V
J.P
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observe como se realiza el proceso de envasado, cosido y
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
372
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
ACTIVIDADES A REALIZARSE
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
DIF
P.3
13/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Solicite y analice los documentos utilizados para la entrega y
1
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
373
P.21
P.V
J.P
OBSERVACIONES
GISIS S.A.
PROGRAMA DE AUDITORA
REA DE PRODUCCIN
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 20x1
No
HORAS
HORAS
PLANIFICADAS REALES
ACTIVIDADES A REALIZARSE
DIF
P.3
14/14
REF
P/T
ELABORADO
POR
10
10
10
10
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Observe y analice como se realiza el proceso de anlisis del
1
producto
terminado
verifique
que
las
observaciones
EQUIPO
SIGLAS
A.L.
P.V.
J.P.
374
P.22
P.V
J.P
OBSERVACIONES
APLICACIN DE PAPELES De
TRABAJO PRODUCCIN
375
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
1/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE PRODUCCIN
PROCESO: PRODUCCIN
ENTREVISTADO: Sr. Julio Achupallas
CARGO: Jefe de Bodega
El da 01 de febrero del 20x2, siendo las nueve de la maana procedimos
a visitar las instalaciones de la empresa GISIS S.A., con especial nfasis
en el Departamento de Produccin en compaa del Sr. Julio Achupallas.
Durante la visita que se realizo se pudo observar que cada una de las
personas que laboran en este departamento conoce sus funciones y
laboran en condiciones adecuadas.
376
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
2/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE PRODUCCIN
Cada una de estas mquinas est ubicada de tal forma que garanticen
que el proceso productivo sea consecutivo.
377
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.4
3/3
VISITA PRELIMINAR
INSTALACIONES REA DE PRODUCCIN
378
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
1/3
ENTREVISTA
PROCESO: PRODUCCIN
ENTREVISTADO: Sr. Javier Colke
CARGO: Jefe de Produccin
379
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
2/3
ENTREVISTA
y propiedades
380
GISIS S.A.
NARRATIVA
P.5
3/3
ENTREVISTA
381
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO PRODUCCIN
382
P.6
1/4
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
se encuentran adecuadamente
segregadas?
Existe el nmero adecuado
trabajo?
La fbrica cuenta con las
5
durante
el
transporte
caso de siniestros?
383
hacia
diferentes
bodegas.
garanticen su seguridad en el
robos
las
terminado?
Existen
P.6
2/4
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
accidentes?
La Bodega en la cual se
La
soya se encuentra
producto
terminado
encuentran
en
se
condiciones
fbrica
dispone
de
prima
producto
manejan
rdenes
de
en
condiciones.
adecuadas?
La
bodega
384
de
malas
P.6
3/4
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
OBSERVACIONES
pesada
tanto
en
balanzas
convencionales y electrnicas?
Hay
encuentran
cosidos
etiquetados
de
balanceado
en sacos que no
y
X
forma
corresponden a su
peso
adecuada?
descripcin.
El peso en los
sacos no es el
muestra la etiqueta?
mismo
indicado
etiqueta.
Se manejan documentos de
ingreso
15
garantizar
Bodega
la
para
recepcin
del
producto terminado?
El
16
personal
realizar
la
conoce
como
manipulacin
manejo de la maquinaria?
En todo proceso productivo
se
17
elaboracin
del
producto?
385
que
lo
en
la
P.6
4/4
RESPUESTA
No
PREGUNTAS
El
personal
se
peridicamente
18
acerca
de
SI
NO
PUNTAJE
PTIMO
OBTENID
encuentra
No
capacitado
las
OBSERVACIONES
labores
se
realizan
capacitaciones
peridicas.
realizadas?
Tienen la empresa controles
19
personas de la planta?
Existe una mayor
La capacidad instalada logra
20
demanda
relacin
con
a
produccin
balanceado.
TOTAL
100
70
386
la
de
P.7
1/4
MEDICIN DEL CONTROL INTERNO
RIESGO INHERENTE.- El riesgo inherente del Departamento de
Comercializacin es de un 35% (riesgo mnimo medio - bajo) , esta
afirmacin ha sido realizada en base a ciertos criterios que se
observaron tanto en la visita a las instalaciones de la empresa como
en la entrevista realizada al Jefe del Departamento de Produccin, los
mismos que son:
o Cada una de las mquinas utilizadas en la produccin del
balanceado estn ubicadas de tal forma que garanticen que
el proceso productivo sea consecutivo.
o El Departamento de Control de Calidad se encarga de
analizar la materia prima antes de ser utilizado en la
fabricacin del balanceado y del producto terminado antes
de salir a la venta.
o Existe un Departamento Mdico que garantiza que cualquier
accidente en la manipulacin de las mquinas u otros, sean
atendidos de forma inmediata.
o Todo el personal tiene uniformes y equipos de proteccin
adecuados que garantizan la realizacin del trabajo en
forma segura.
o Solamente el personal encargado de produccin puede
ingresar a la fbrica no se permite la entrada de personal
ajeno o no autorizado.
o En toda la planta productiva existen diversos extintores,
puertas de salida de emergencia y el personal est
debidamente capacitado para actuar en caso de una
emergencia.
387
P.7
2/4
RIESGO DE CONTROL.- Realizada la evaluacin del control interno
mediante la utilizacin de cuestionarios se obtuvo los siguientes
resultados:
Riesgo de Control = Puntaje ptimo Puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 70%
Riesgo de Control = 30 %
Para la medicin del Nivel de Confianza del Control Interno del
departamento de Produccin de la empresa Gisis S.A., se utiliza la
siguiente matriz de medicin:
MATRIZ DE MEDICIN DE CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
CONFIANZA
MNIMO
MXIMO
ALTO
ALTO
88,89%
99,99%
MEDIO
77,78%
88,88%
BAJO
66,67%
77,77%
MEDIO
ALTO
55,56%
66,66%
MEDIO
44,45%
55,55%
BAJO
33,34%
44,44%
BAJO
ALTO
22,23%
33,33%
MEDIO
11,12%
22,22%
BAJO
0,01%
11,11%
388
P.7
3/4
control se lo considera como no significativo ya que no genera
prdidas econmicas ni perjudica la eficiencia de los procesos que se
manejan en este Departamento.
RIESGO DE DETECCIN.-
389
P.7
4/4
DEFINICIN
RESULTADO
errores.
RIESGO INHERENTE
35%
Alto-bajo
RIESGO DE CONTROL
Disponibilidad
permitir
que
del
auditor
existan
30%
para
errores
Disponibilidad baja
importantes.
RIESGO DE DETECCIN
8%
Nivel bajo
390
TCNICA
CLASIFICACIN
o
COMPARACIN
OBSERVACIN
RASTREO
REVISIN SELECTIVA
VERBAL
INDAGACIN
ESCRITA
ANLISIS
CONCILIACIN
CONFIRMACIN
COMPROBACIN
CLCULO
INSPECCIN
OCULAR
DOCUMENTAL
FSICA
391
PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS
No
1
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
COMPRA Y RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS
Observe el proceso de ingreso de la materia prima a
TCNICAS
Observacin
2
1
Revisin Selectiva
Comprobacin
Observacin
3
1
FORMULACIN
Observe y analice el proceso de formulacin del
Observacin
producto a elaborar.
Observacin
Revisin Selectiva
Comprobacin
del balanceado.
MOLIENDA
Observe que la granulometra de la materia prima
Observacin
Comparacin
elaborar.
392
No
6
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
TCNICAS
DOSIFICACIN Y MEZCLADO
Verifique que el Controlador Lgico Programable
Observacin
Comparacin
mezclado.
PULVERIZACIN
Verifique que la mezcla obtenida en el proceso de
Observacin
EXTRUSIN
sean
llenados
de
forma
Observacin
correcta,
Comprobacin
entre 2 a 9 mm.
Observacin
10
Observacin
Revisin Selectiva
Comprobacin
393
No
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
11
ALMACENAMIENTO
TCNICAS
Revisin Selectiva
12
Observacin
Comprobacin
394
APLICACIN DE
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORA prODUCCIN
395
GISIS S.A.
P.8
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 1 COMPRA Y RECEPCIN DE
HALLAZGO
MATERIAS PRIMAS
PROCEDIMIENTO 1:
Observe el proceso de ingreso de la materia prima a las
diferentes bodegas.
APLICACIN:
Para poder ingresar la materia prima a las bodegas es
necesario observar que la descripcin de la gua de
remisin se encuentra igual a lo solicitado y a la factura,
revisados estos documentos se ingresa la materia prima
a las diferentes bodegas, se comienza almacenando los
ingredientes lquidos como son el aceite de pescado y la
grasa de pollo, luego se almacena la soya, el maz y los
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
de
Entrada
Bodega
por
cada
producto
396
GISIS S.A.
P.9
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 1 COMPRA Y RECEPCIN DE
MATERIAS PRIMAS
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Solicite las rdenes de compra de materia prima, las
gua de remisin y facturas de compra y verifique que lo
solicitado sea igual que lo recibido.
APLICACIN:
Se solicit las rdenes de compra de materia prima, las
guas de remisin y facturas de compra y se analiz si lo
solicitado por la empresa es lo que fue vendido por el
proveedor, lo que se pudo determinar es que tanto las
guas de remisin como la factura de compra tiene la
misma descripcin de producto y cantidad que lo
existente en las rdenes de compra, por lo que se puede
indicar que siempre lo que es solicitado por la empresa
es enviado de forma correcta por el proveedor, adems
de que no existen errores ni en la gua de remisin ni en
la factura entregada por la compra de materia prima
realizada por la empresa.
397
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.10
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 2 ANLISIS QUMICO DE LA MATERIA
HALLAZGO
PRIMA
PROCEDIMIENTO 1:
Observe y analice el proceso de anlisis qumico de la
materia prima y verifique su cumplimiento.
APLICACIN:
Cada vez que ingresa nueva materia prima a la empresa
el Departamento de Control de Calidad realiza el anlisis
qumico a una muestra tomada de cada uno de los
productos comprados, este anlisis est basado en la
observacin tanto de las propiedades de la materia
prima como de las condiciones actuales en las que se
encuentra, adems se observa la existencia de hongos,
bacterias o parsitos que puedan afectar en la
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
398
GISIS S.A.
P.11
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 3 FORMULACIN
PROCEDIMIENTO 1:
Observe y analice el proceso de formulacin del
producto a elaborar.
APLICACIN:
La formulacin del producto inicia con la apertura de la
Orden
de
Fabricacin
indicando
la
cantidad,
la
ser
manejada
por
el
Departamento
de
399
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.12
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 4 PESAJES DE MACROS Y MICROS
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Observe como se realiza el proceso de pesaje de la
materia prima tanto en la balanza convencional como en
la electrnica.
APLICACIN:
Especificado la cantidad de materia prima a utilizar en el
nuevo proceso productivo, se procede a realizar el
pesaje de la misma, en este proceso se maneja la
Orden de Pesaje en la que consta el tipo de producto, la
cantidad solicitada para la produccin, la cantidad
enviada desde bodega, el peso obtenido en la balanza
convencional, el peso obtenido en la balanza electrnica
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
400
GISIS S.A.
P.13
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 4 PESAJES DE MACROS Y MICROS
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Realice el pesaje de varias materias primas utilizadas en
el proceso de produccin y verifique que las mismas
contengan el peso establecido en la frmula del
balanceado.
APLICACIN:
Se pesaron cuatro tipos de materias primas como son la
soya, la harina de pescado, el trigo y el maz que seran
utilizados en la elaboracin del T-240 3/16, esto se lo
realiz tanto en la balanza convencional como en la
electrnica que son de propiedad de la empresa y se
pudo observar que sus pesos son los justos y los
establecidos en la frmula del balanceado, adems
estos haban sido ingresados en la Orden de Pesaje sin
existir diferencias ni novedades, sin embargo se realiz
un nuevo pesaje en otras balanzas con las mismas
caractersticas que las existentes en la empresa y se
pudo observar que el peso era menor al establecido, por
lo que se puede decir que existe adulteracin en la
calibracin de las pesas manejadas por la empresa.
1
4
401
H.1
GISIS S.A.
P.14
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 5 MOLIENDA
PROCEDIMIENTO 1:
Observar que la granulometra de la materia prima
sometida al proceso de molienda tenga el tamao
adecuado para cada tipo de balanceado que se desea
elaborar.
APLICACIN:
Pesadas todas las materias primas utilizadas en la
fabricacin de balanceado se ingresa la misma al
proceso de molienda, esto es realizado en grandes
tanques que contienen martillos que trituran la materia
prima, el tamao de la molienda depende de la
granulometra que se desea de acuerdo al producto que
se elaborar, siempre se obtiene la granulometra
adecuada
debido
que
este
es
un
proceso
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
402
GISIS S.A.
P.15
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 6 DOSIFICACIN Y MEZCLADO
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique que el Controlador Lgico Programable (PLC)
utilizado por la empresa enve la dosis justa de cada una
de las materias primas al proceso de mezclado.
APLICACIN:
La empresa maneja un Controlador Lgico Programable
(PLC) que permite automatizar el proceso de mezclado,
para esto es necesario que previo al envi de las
diferentes materias primas al mezclado se ingrese las
cantidades necesarias para la elaboracin del producto,
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
403
GISIS S.A.
P.16
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 7 PULVERIZACIN
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique que la mezcla obtenida en el proceso de
dosificacin sea reducida de tamao de acuerdo a las
caractersticas del producto a elaborar.
APLICACIN:
La masa obtenida en el proceso de dosificacin y
mezclado es enviado al proceso de pulverizacin, aqu
lo que se hace es ingresar el producto obtenido en un
sistema de trituracin el cual funciona de forma
automatizada, este se encarga de pulverizar todos
aquellos residuos de materia prima que no fueron
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
404
GISIS S.A.
P.17
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 8 EXTRUSIN
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique que los moldes utilizados para dar la forma al
producto sean llenados de forma correcta, garantizando
la obtencin de un extruso con dimetros entre 2 y 9
mm.
APLICACIN:
La masa obtenida en el proceso de pulverizacin es
cocinada a altas temperaturas y por poco tiempo en un
extrusor o cocinador, esta masa es enviada a los moldes
para que tomen la forma del extruso que se va a
elaborar, estos moldes tienen la forma de grandes
dados con orificios que tienen el tamao entre 2 y 9 mm
que es como se utiliza el producto en la alimentacin del
pez, estos moldes son llenados con el producto, sin
embargo los mismos no contienen la cantidad justa por
lo que el tamao del extruso es mucho menor que el
establecido, esto permite obtener una mayor produccin
ya que no se llena completamente los moldes, pero no
se est entregando al cliente un producto con el tamao
justo del extruso.
405
H.2
GISIS S.A.
P.18
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 9 SECADO APLICACIN DE GRASA
ENFRIADO
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique que los secadores a contra flujo permitan
obtener un extruso con una humedad del 12%.
APLICACIN:
Cada uno de los moldes con una humedad de 25% son
enviados
secadores
contra-flujo
para
que
realmente
debe
tener,
adems
se
indican
406
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
GISIS S.A.
P.19
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 10 ENVASADO-COSIDO-ETIQUETADO
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Observe como se realiza el proceso de envasado,
cosido y etiquetado del producto terminado.
APLICACIN:
Cada una de los productos que han sido observados
cumplen de forma adecuada con el proceso de
envasado, cosido y etiquetado, para lo cual el producto
secado y enfriado es enviado al proceso de envasado,
cosido y etiquetado, cada uno de estos procesos son
realizados de forma automtica sin la utilizacin de la
mano del hombre.
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
407
GISIS S.A.
P.20
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
PROCESO No 10 ENVASADO-COSIDO-ETIQUETADO
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 2:
Realice el pesaje de los sacos y observe que contengan
el peso adecuado y marcado en la etiqueta.
APLICACIN:
Se solicitaron 40 sacos de diferentes tamaos y se los
peso uno por uno en balanzas convencionales, de los
sacos pesados 15 tenan el peso indicado en la etiqueta,
y 25 tenan un peso inferior al marcado en la misma.
15
40
408
H.3
GISIS S.A.
P.21
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
PROCESO No 11 ALMACENAMIENTO
PROCEDIMIENTO 1:
Solicite y analice los documentos utilizados para la
entrega y envo del producto terminado hacia las
bodegas.
APLICACIN:
Para que el producto terminado pueda ser enviado
desde la planta productora hasta las diferentes bodegas
es necesario primero que se cierre tanto la Orden de
Fabricacin como la Hoja de Orden de Trabajo una vez
que estos documentos son cerrados se elabora la
correspondiente Orden de Entrada a Bodega por cada
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
1000
100%
1000
de
los
artculos
terminados
envasados.
409
estn
GISIS S.A.
P.22
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HALLAZGO
producto
terminado
verifique
que
las
Aplicado los
Procedimientos de
Auditora no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
mismas
sean
atendidas
corregidas
3
100% de las observaciones fueron cumplidas.
3
410
HOJA DE HALLAZGOS
PRODUCCIN
411
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.1
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: PESAJES DE MACROS Y MICROS
P.13
PROCEDIMIENTO:
Realice el pesaje de varias materias primas utilizadas en el
proceso de produccin y verifique que las mismas
contengan el peso establecido en la frmula del balanceado.
a) CONDICIN:
Existe adulteracin en la calibracin de las pesas
manejadas por la empresa.
b) CRITERIO:
Las balanzas convencionales como las electrnicas
deben tener una calibracin real que garantice el
peso adecuado de la materia prima en el proceso de
produccin.
c) CAUSA:
El Jefe de Produccin no realiza el mantenimiento a
las balanzas existentes por lo que estas se
encuentran obsoletas y mal calibradas ocasionando
que el pesaje sea incorrecto,
412
d) EFECTO:
El 75% de los producto pesados no contienen la
cantidad especificada en la frmula por lo que en el
caso en que los inspectores del INEN visiten la planta
productora y analicen las balanzas utilizadas por la
empresa verificando que las mismas estn mal
calibradas ocasionar que ests sean decomisadas y
se impongan multas y sanciones a la empresa
generando desprestigio y prdida de dinero.
CONCLUSIN:
La empresa maneja balanzas convencionales y electrnicas mal
calibradas lo que genera un inadecuado proceso de pesaje, ocasionando
que
413
GISIS S.A.
PAPELES DE TRABAJO
H.2
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: EXTRUSIN
P.17
PROCEDIMIENTO:
Verifique que los moldes utilizados para dar la forma al
producto sean llenados de forma correcta, garantizando la
obtencin de un extruso con dimetros entre 2 a 9mm.
a) CONDICIN:
Los moldes no contienen la cantidad justa por lo que
el tamao del extruso es mucho menor que el
establecido,
esto
permite
obtener
una
mayor
414
d) EFECTO:
El 10% del producto terminado no contiene el tamao
adecuado para cada tipo de extruso por lo que al no
elaborar un producto con las dimensiones adecuadas
para alimentar al pez, produce reclamos por parte de
los clientes, disminucin de las ventas y por ende
prdidas econmicas para la empresa.
CONCLUSIN:
Los moldes no contienen la cantidad justa por lo que el tamao del
extruso es mucho menor que el establecido, lo cual no garantiza una
correcta alimentacin del pez, existiendo reclamos por parte de los
clientes, disminucin de las ventas y por ende prdidas econmicas para
la empresa.
RECOMENDACIN:
1. Responsabilizar a un empleado en las tareas de control del producto
ingresado en los moldes, para que supervise que la cantidad de
materia prima sea la justa.
415
GISIS S.A.
H.3
PAPELES DE TRABAJO
PRODUCCIN
Perodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 20X1
HOJA DE HALLAZGOS
REF P/T
PROCESO: ENVASADO-COSIDO-ETIQUETADO
P.20
PROCEDIMIENTO:
Realice el pesaje de los sacos y observe que contengan el
peso adecuado y marcado en la etiqueta.
a) CONDICIN:
De los sacos pesados quince tenan el peso indicado
en la etiqueta, y veinte y cinco tenan un peso inferior al
marcado en la misma.
b) CRITERIO:
Cada uno de los sacos deben ser envasados con el
peso justo indicado en la etiqueta.
c) CAUSA:
Esto se genera por problemas existentes en las tolvas
de almacenamiento que necesitan ser cambiadas ya
que no se les ha dado mantenimiento y estn daadas,
debido al descuido del Jefe de Mantenimiento y
Produccin.
d) EFECTO:
De todos los sacos envasados el 62% no tienen el peso
justo por lo que al no envasar de forma adecuada el
producto se crean problemas y perjuicios al cliente. La
imagen de la empresa se deteriora y sus ventas
disminuyen.
416
CONCLUSIN:
En el proceso de envase del producto no se ingresa la cantidad justa
indicada en la etiqueta de los sacos, debido a que existentes problemas
en las tolvas de almacenamiento ya que deben ser cambiadas porque no
se les ha dado mantenimiento y estn daadas, esto genera disminucin
en las ventas por malestar del cliente al no recibir el peso adecuado y los
ingresos se ven afectados.
RECOMENDACIN:
1. Crear una partida en el presupuesto anual de la empresa para la futura
renovacin de los equipos utilizados en el envase del producto.
2. Programar un Plan de Mantenimiento continuo y frecuente de acuerdo
a las necesidades de los equipos.
417
HUMANOS,
TESORERA,
COMERCIALIZACIN
bueno
sobre
los
procedimientos
relacionados
los
418
Evaluar
el
cumplimiento
de
las
disposiciones
legales
de
los
DEPARTAMENTOS
DE
RECURSOS
HUMANOS,
419
los
mismos
haban
sido
legalizados
despus
de
soporte
que
incluye
el
contrato
legalizado,
seis
420
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Recursos Humanos
1. El nuevo empleado ser contratado y afiliado al Seguro Social una vez
que ha superado con xito el proceso de seleccin de personal, para
evitar que existan empleados laborando sin contrato y ni afiliacin al
IESS.
2. La legalizacin del contrato ser inmediata, y debe garantizar que el
empleado cuente con todos los derechos legales para el desempeo
de sus funciones.
3. Dentro del Manual de Funciones y Procedimientos, establecer las
condiciones en las cuales se desarrollar el proceso de contratacin,
este ser de observacin obligatoria.
PROCESO: CONTRATACIN
Se accedi a la pgina web del IESS y se analiz la fecha de ingreso de
los trabajadores a la empresa, la fecha de envo del aviso de entrada, y
los datos de los empleados que se encontraban afiliados al seguro social.
De toda la informacin analizada se pudo constatar que ningn empleado
fue afiliado al IESS desde el primer da de ingreso a la empresa, varios
empleados fueron afiliados una vez que se firm el contrato y en otros
casos el empleado tiene un contrato legalizado sin embargo este no ha
sido afiliado an.
Dentro de la empresa hay empleados que estn trabajando sin afiliacin
al IESS ni contrato legalizado.
INTERPRETACIN DE RESULTADOS
De todos los trabajadores analizados, estos no fueron afiliados al IESS
desde el primer da de ingreso a la empresa, es por esto que se puede
decir que la misma incumple con lo dispuesto en la ley.
421
CONCLUSIN:
Ningn empleado es afiliado desde el primer da de ingreso al trabajo,
varios empleados son afiliados una vez que se firma el contrato y a otros
despus de firmado el mismo, existen empleados que estn laborando en
la empresa sin afiliacin al IESS.
RECOMENDACIN:
actividades
planificadas
fueron
cumplidas,
hay
actividades
422
CONCLUSIN:
El Plan Anual de Capacitacin no es ejecutado en su totalidad, las
actividades son desarrolladas en fechas diferentes a las planificadas, los
temas son cambiados y varios costos sobrepasan lo establecido, esto se
debe a que no existe un responsable para dar el seguimiento adecuado al
plan de capacitacin.
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Recursos Humanos
1. Asignar un responsable que se encargue de dar seguimiento al
cumplimiento de todas las actividades descritas en el Plan Anual de
Capacitacin, el cual garantice que cada una de las actividades sean
desarrolladas en las condiciones en las que fueron establecidas.
PROCESO: EVALUACIN DE DESEMPEO
Se analiz el sistema de registro y control de asistencia que mantiene la
empresa actualmente y se pudo determinar que este es llevado de forma
manual lo cual no es muy fiable ya que es difcil comprobar que quien
firm es quien lleg a trabajar, adems las horas de ingreso y salida que
se colocan casi nunca son reales, ya que a pesar de que el trabajador
lleg tarde en el registro se marca una hora de ingreso puntual, esto
dificulta el control adecuado de las horas de trabajo y asistencia de
personal por parte del Departamento de Recursos Humanos.
El sistema utilizado no garantiza un adecuado monitoreo ni seguimiento
de la hora de ingreso y salida de personal, lo que genera prdidas
econmicas para la empresa y perjudica a la productividad de la misma.
INTERPRETACIN DE RESULTADOS
El actual sistema de registro y control de asistencia es eficiente en un
20% relacionado con el manejo y control adecuado del personal,
423
424
425
CONCLUSIN:
Los empleados que laboran en la bodega como estibadores trabajan ms
de ocho horas diarias, inclusive en horas de almuerzo y los das sbados,
domingos y feriados, sin que estos reciban un pago por horas extras.
RECOMENDACIN:
Al Gerente y Jefe de Recursos Humanos
1. Observar el Cdigo de Trabajo en lo relacionado con el pago de
sueldos y otros beneficios complementarios que por ley deba realizar a
sus trabajadores, de esta manera se garantiza el cumplimiento de los
derechos que tiene el trabajador.
2. Todos los empleados deben laborar ocho horas diarias, y en el caso
de
sobrepasar
estas,
las
mismas
sern
consideradas
como
426
de los ingresos diarios para poder cubrirlo, esto se produce debido a que
la empresa no maneja un Fondo de Caja Chica para gastos menores.
INTERPRETACIN DE RESULTADOS:
El 67% del efectivo recibido es depositado diariamente, la diferencia es
utilizada
para
pagos
menores
realizados
por
los
diferentes
departamentos.
CONCLUSIN:
La empresa utiliza el dinero de los ingresos diarios para pagos menores,
por lo que el depsito que se realiza no es por el total de los ingresos del
da.
RECOMENDACIN:
Al Gerente General
1. Disponer la creacin del Fondo de Caja Chica para pagos menores
que realizan los diferentes departamentos de la empresa de forma
diaria.
2. Determinar polticas para el manejo de efectivos (Bancos, Caja y Caja
Chica).
Al Jefe de Tesorera
1. Designar un responsable para el manejo y custodia de efectivos
(Bancos, Caja y Caja Chica).
PROCESO: GESTIN DE CONCILIACIN BANCARIA
Se solicitaron las conciliaciones bancarias y se observ que estas no son
elaboradas
mensualmente
sino
cuando
aparecen
diferencias
427
INTERPRETACIN DE RESULTADOS
La empresa elabora cinco conciliaciones bancarias al ao lo que
representa un 42%, esto muestra que la misma no mantiene un control
adecuado del movimiento bancario.
CONCLUSIN:
No se realizan conciliaciones bancarias mensuales, lo que no permite
determinar el saldo real y la disponibilidad de la cuenta Bancos.
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Tesorera
1. Elaborar conciliaciones bancarias mensuales, para lo cual se
establecer un responsable de su ejecucin.
Al Jefe de Cartera
1. Identificar inmediatamente los depsitos realizados por los clientes en
provincias para el registro contable oportuno.
PROCESO: GESTIN DE DOCUMENTACIN
Se solicit los documentos que respaldan el envi de la documentacin a
los diferentes Departamentos y lo que se pudo observar fue que cada da
en el Departamento de Tesorera se acumulan documentos que son
utilizados en otros Departamentos, cada uno de estos son clasificados,
guardados y sellados en sobres manila para su entrega, quien recibe el
sobre, firma el documento que respalda la entrega del mismo, sin
embargo existen entregas de documentacin sin el comprobante de
respaldo, documentos enviados errneamente a otros departamentos.
Estos sobres no son enviados diariamente sino cada dos das lo cual
retrasa el trabajo de los dems departamentos y en general de la
empresa.
428
CONCLUSIN:
La entrega de la documentacin se la hace despus de varios das de
haberlos emitido, hay sobres que llegan incompletos, documentos
errneamente enviados a otros departamentos y faltan registros de
entrega de documentacin, originando demora en el ingreso de la
informacin en los diferentes departamentos de la empresa.
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Tesorera
1. Establecer un responsable que controle el envi de la documentacin
a los diferentes departamentos de forma inmediata y completa, para
garantizar la entrega oportuna de la documentacin.
2. Disponer la utilizacin del documento de registro de entrega-recepcin
existente en la empresa siempre que se enve la documentacin a los
diferentes departamentos.
PROCESO: GESTIN DE PLANEACIN
Se solicit los Reportes de Cuentas por Cobrar y Pagar, se los analiz y
se determin que los Reportes de Cuenta por Pagar se encuentran
actualizados y son utilizados para verificar los pagos realizados por la
empresa, sin embargo los Reportes de Cuentas por Cobrar no muestran
la realidad ya que no estn actualizados, hay reportes de clientes en los
que se indican deudas inexistentes, debido a que la documentacin
enviada desde caja no llega de forma rpida ocasionando demora en el
ingreso de la informacin.
INTERPRETACIN DE RESULTADOS
De toda la documentacin solicitada se pudo establecer que el 33% de los
Reportes de Cuentas por Cobrar estn actualizados y que la diferencia
corresponde a informacin desactualizada imposibilitando a la empresa la
toma adecuada de decisiones, en el caso de los Reportes de Cuentas por
429
430
encargados
de
bodega
se
producen
robos
de
balanceado
431
432
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Comercializacin
1. Disponer la elaboracin de las guas de remisin por cada factura
emitida tanto para despachos a provincias como dentro de la ciudad.
2. Disponer el archivo de la factura y la gua de remisin debidamente
legalizadas.
PROCESO: GESTIN DE ENTREGA Y TRANSPORTE
Observado el proceso de entrega, carguo y transporte del producto se
pudo establecer que durante su comercializacin existen ventas por
cantidades pequeas, por lo que los clientes no acuden a Tesorera a
cancelarlo sino que el dinero es entregado en Bodega quien realiz la
venta, no todas las guas de remisin emitidas cuentan con la respectiva
firma de recepcin del producto.
INTERPRETACIN DE RESULTADOS
De todas las guas de remisin revisadas se determin que un 4% de
estas no tenan la firma de recepcin.
CONCLUSIN:
En el rea de Ventas y Bodega se recibe efectivo por ventas menores de
balanceado sin la entrega del correspondiente documento que respalde el
pago. En Bodega no se solicita el Comprobante de Pago emitido por
Tesorera que garantiza la cancelacin de la factura, sin embargo se
entrega el producto y no todas las Guas de Remisin tienen la firma de
recepcin del cliente debido al descuido del encargado de la entrega del
producto.
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Comercializacin
1. Definir las polticas sobre el manejo y control de inventarios.
433
434
Al Jefe de Produccin
1. Cumplir con lo que dispone la ley de Pesas y Medidas emitido por el
INEN para evitar sanciones y multas.
Al Jefe de Mantenimiento y Produccin
1. Programar un Plan de Mantenimiento continuo y frecuente de acuerdo
a las necesidades de los equipos.
PROCESO: EXTRUSIN
Se observ el proceso de extrusin al cual es sometido la materia prima y
se determin que la masa obtenida es colocada en moldes para que
tomen la forma del extruso que se va a elaborar, estos moldes tienen la
forma de grandes dados con orificios que tienen el tamao entre 2 y 9 mm
que es como se utiliza el producto en la alimentacin del pez, estos
moldes son llenados con el producto, sin embargo los mismos no
contienen la cantidad justa por lo que el tamao del extruso es mucho
menor que el establecido, esto permite obtener una mayor produccin ya
que no se llena completamente los moldes, pero no se est entregando al
cliente un producto con el tamao justo del extruso.
CONCLUSIN:
Los moldes no contienen la cantidad justa por lo que el tamao del
extruso es mucho menor que el establecido, lo cual no garantiza una
correcta alimentacin del pez, existiendo reclamos por parte de los
clientes, disminucin de las ventas y por ende prdidas econmicas para
la empresa.
RECOMENDACIN:
Al Jefe de Produccin
1. Responsabilizar a un empleado en las tareas de control del producto
ingresado en los moldes, para que supervise que la cantidad de
materia prima sea la justa.
435
PROCESO: ENVASADO-COSIDO-ETIQUETADO
Se solicitaron 40 sacos de diferentes tamaos y se los peso uno por uno
en balanzas convencionales, de los sacos pesados 15 tenan el peso
indicado en la etiqueta, y 25 tenan un peso inferior al marcado en la
misma
INTERPRETACIN DE RESULTADOS
Del total de sacos pesados solamente el 38% contienen el peso adecuado
y marcado en la etiqueta, el resto est envasado con un peso menor al
establecido para cada saco.
CONCLUSIN:
En el proceso de envase del producto no se ingresa la cantidad justa
indicada en la etiqueta de los sacos, debido a que existentes problemas
en las tolvas de almacenamiento ya que deben ser cambiadas porque no
se les ha dado mantenimiento y estn daadas, esto genera disminucin
en las ventas por malestar del cliente al no recibir el peso adecuado y los
ingresos se ven afectados.
RECOMENDACIN:
Al Gerente
1. Crear una partida en el presupuesto anual de la empresa para la futura
renovacin de los equipos utilizados en el envase del producto.
Al Jefe de Mantenimiento y Produccin
1. Programar un Plan de Mantenimiento continuo y frecuente de acuerdo
a las necesidades de los equipos.
436
CAPTULO VI
2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
2.1 CONCLUSIONES
El trabajo desarrollado, constituye un modelo de Auditora de
Gestin favorable para los estudiantes de la ESPE y toda
persona interesada en la investigacin profunda en empresas
dedicadas a la fabricacin de balanceado.
Al finalizar el examen de auditora, se logr cumplir con los
objetivos establecidos por el equipo auditor, estableciendo
recomendaciones que permitirn a Gisis S.A. mejorar la gestin
de sus procesos, minimizar los riesgos y optimizar sus recursos.
Los procesos manejados por el Departamento de Recursos
Humanos no le permiten cumplir de forma eficiente sus
objetivos, debido a que existe inobservancia de las polticas
establecidas en el Manual de Funciones y Procedimientos
El proceso de cobro no garantiza la adecuada custodia y
manejo del efectivo, este es utilizado para pagos menores
debido a que en la empresa no se maneja un Fondo de Caja
Chica.
El ingreso del producto enviado desde Durn a Bodega produce
prdidas frecuentes de balanceado, afectando econmicamente
a la empresa, esto se debe al descuido del bodeguero.
El proceso productivo utilizado para elaborar el balanceado es
totalmente automatizado, en cada proceso interviene la mano
del hombre solo como medida de control, garantizando la
obtencin de un producto con condiciones adecuadas.
437
2.2 RECOMENDACIONES
El nuevo empleado ser contratado y afiliado al Seguro Social
una vez superado el proceso de seleccin de personal.
Crear un Fondo de Caja Chica para pagos menores que
realizan los diferentes departamentos de la empresa de forma
diaria.
Elaborar conciliaciones bancarias mensuales e identificar
inmediatamente los depsitos realizados por los clientes en
provincias para el registro contable oportuno.
Actualizar y depurar los saldos de los clientes que se mantiene
en Cuentas por Cobrar en forma inmediata, para garantizar que
la informacin sea utilizada de forma adecuada por parte del
Departamento de Comercializacin.
Nombrar un responsable para el ingreso de balanceado a las
bodegas por cada uno de los envos de producto desde Durn,
este deber responder por el balanceado recibido, manejando
el formulario de recepcin de mercaderas a Bodega con firmas
de responsabilidad previamente diseado.
Emitir las guas de remisin por cada factura elaborada tanto
para despachos a provincias como dentro de la ciudad.
Todos los ingresos de efectivo por ventas sern recibidos y
cancelados en Caja.
Crear una partida en el presupuesto anual de Gisis S.A. para la
futura renovacin de equipos y maquinaria de la empresa.
Programar un Plan de Mantenimiento continuo y frecuente de
acuerdo a las necesidades de los equipos.
438
BIBLIOGRAFA
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Manuales Administrativos, Thomson Learning, 2002.
BADILLO AYALA JORGE, Auditora de Gestin, 2009.
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Auditora Integral, ECOE Ediciones, 1999.
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Sistemtico y de Mejora Continua, El Cid Edit, 2004.
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FINSCOWSKY FRANKLIN, Organizacin de Empresas, Anlisis
y Estructura, MaGraw Hill, 1998.
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439
ESPNDOLA
GALO,
Ortografa,
Prctica
440