Que es ERP

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en

ingls, enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y
manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los
aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios.
La planificacin de recursos empresariales es un trmino derivado de la planificacin de
recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificacin de requerimientos de material
(MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripcin por el uso del
servicio.

En que consiste ERP

Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario,
envos, facturas y contabilidad de la compaa de forma modular. Sin embargo, la planificacin
de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas
actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de
inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que
el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en
contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata
directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales
como comercio electrnico, administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y
finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores,
no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).
Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus mdulos ms comunes se
encuentran el de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin
tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administracin de
recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica.

Los ERP de ltima generacin tienden a implementar en sus circuitos una abstraccin de la
administracin denominada MECAF (Mtodo de Expresin de Circuitos Administrativos
Formalizado), lo cual los provee de una gran flexibilidad para describir diferentes circuitos
usados en distintas empresas. Esto simplifica la regionalizacin y la adaptacin de los ERP a
diferentes mercados verticales

Definicin de ERP
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de
informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos
operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera
como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre nicamente esa parte.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolucin de los
problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor
control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliacin bancaria, liquidacin de
impuestos, etc.
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuracin inicial
de la aplicacin, que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada
empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar
todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples
que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.

Objetivos y Ventajas

Ventajas
Un ERP aporta mayor eficiencia
Al tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo
sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia
automatizando tareas adminstrativas. Los procesos operativos de
cualquier empresa llevan siempre asociados la generacin de
documentos como albaranes, pedidos, facturas, etc.. adems de la
necesaria ejecucin de los procedimientos que garantizan una
colaboracin fluida.
Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos
(ejemplo: generacin automtica de rdenes de trabajo o de pedidos
compra una vez que se ha aceptado un pedido de un cliente) y
ayudar a mejorar la seguridad de los mismos. Adems, evitan la
insercin de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando una
gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el disponer de un
nico depsito de datos fcilmente accesible reduce el esfuerzo
necesario para acceder a la informacin.

Un ERP aumenta la capacidad

operativa
Una mejora en la eficiencia puede ser utilizado para atender a ms
clientes, fabricar ms productos o procesar ms facturas. Esto
depende de la estrategia u orientacin de la empresa, pero es
siempre un paso imprescindible para todas las organizaciones que
quieren crecer. Por lo tanto, el ERP ha de estar presente en cualquier
plan de expansin por parte de una empresa..

Mayor control y trazabilidad

Un ERP es basicamente un sistema transaccional, esto significa que
se encarga de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios
que tienen lugar en la organizacin como consecuencia de su

actividad. Esto nos permite tener un mayor control sobre todas las
operaciones realizadas dando respuestas a preguntas del tipo:
Cuando se vendi este producto a ese cliente? Que transportista
se encarg de llevarlo? Cuntas unidades me quedan de este
producto? Cuntas facturas no han sido pagadas este mes dentro
de plazo?

Mayor rentablidad
Si la priodad de su empresa no es el crecimiento usted puede utilizar
las mejores conseguidas en eficiencia para incrementar la rentabildad
de su empresa.

Menores costes, ms
competividad
Si la competencia en precios es un factor clave en su sector, su ERP
puede convertirse en su mejor aliado a la hora de ofrecer un precio
ms competitivo sin distorsionar su modelo de neogcio ni disminuir el
valor ofrecido a sus clientes. Si usted consigue incrementar la
eficiencia obtenida y reflejarla en una bajada de los precios, estar
ganando una ventaja competitiva que le permitir mejorar con
respecto a sus competidores

Obejtivos
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a la informacin.

Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

Beneficios

Beneficios Tangibles
Reduccin de Inventarios:
La implantacin de un sistema ERP generalmente reduce un 20% los
inventarios. As mismo genera otros ahorros que no se ven como el costo del
manejo de inventarios, reduccin en gastos como: almacenamiento, manejo
del inventario, impuestos, desperdicio, entre otras. Esta reduccin se logra
gracias a que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o
para produccin. De esta forma logramos el librarnos de producto que no tiene
rotacin y tenemos producto con mucha rotacin, lo cual eleva las ventas y el
servicio al cliente.
Reduccin en Costo de Materiales Producto del ERP
La empresa tendr un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual
con lleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores. Al contar con
una mejor planeacin de la produccin o de ventas la empresa podr negociar
con los proveedores mejores precios y polticas de pago, ya que podr
anticiparle pedidos y contar con fechas ms exactas para la entrega, y de esta
forma poder realizar pedidos ms voluminosos. De esta forma el proveedor
deja de preocuparse por vender y se concentra en la calidad, y da de
entrega.
Reduccin en Costos de Mano de Obra
Un ERP bien implantado logra una reduccin de costo de mano de obra del
orden del 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las
lneas de produccin y un mejor plan de produccin, ya que se cuenta con
anticipacin el que se va a produccin, para cuando, y para quien.
Mejorar el nivel de atencin al cliente y las ventas.
Generalmente se logra un aumento del 10% de las ventas. El uso de un ERP
logra que nuestros vendedores cumplan con sus fechas de entrega y negocien
precios y condiciones que les convengan a la empresa. Por medio de la
informacin que brinda un ERP, el vendedor se concentra en la venta y la
atencin al cliente, en lugar de disculparse por entregas tardas y falta de
calidad en la entrega y servicio.
Mejorar los controles administrativos
El principal manejo del ERP es la informacin, un buen manejo de nuestra
informacin administrativa logra reduccin de cartera, lo que provoca un
aumento en el flujo de efectivo de la empresa y contar con liquidez para
solventar las obligaciones de la empresa. As mismo logra un mejor control
sobre clientes morosos, lo que nos permite tener polticas de crdito ms

estrictas y ms controladas, asegurndonos de liberar crdito a los buenos

clientes y evitar los clientes morosos.
Razones Financieras Rotacin de Inventarios (Costo de
Ventas/Inventario).
Al lograr una reduccin del inventario se aumentara la rotacin del mismo. Un
nmero pequeo en la rotacin de inventarios indica que tenemos producto
que NO se vende y que se vuelve obsoleto dentro de nuestro almacn, por el
otro lado, un nmero grande de rotacin quiere decir que tenemos un
movimiento muy bueno de nuestros productos, que tenemos lo que el cliente
pide, y que eso producto est en donde se vende. Das de Pago (365 * 1/
(Ventas/Cuentas por Cobrar)). Los das al pago indican el nmero de das
promedio que tenemos en cartera, un nmero de das grande nos indica que
tenemos clientes que se toman ms crdito de la cuenta lo que provoca que la
empresa no tenga liquidez para cumplir con sus obligaciones.
Beneficios No Tangibles
Contabilidad
Evitar recapturas y mltiples bases de datos. Agilizar la facturacin lo que
mejora las Cuentas por cobrar. Como cada evento econmico de la empresa se
registra al momento la informacin est ms al da y ms disponible, lo que
provoca que el tiempo de cierre mensual se reduzca en gran medida.
Produccin y Manejo de Materiales
El contar con un sistema ERP que permite la planeacin de la produccin nos
ayuda a minimizar el efecto apaga fuegos ya que la planta en todo momento
sabe que est produciendo, que es lo ms importante, para quien es lo ms
importante, etc.
Ventas
Cumplir con fechas de entrega en pedidos y embarques, as como atender
preguntas e inquietudes del cliente con informacin til y confiable. De igual
forma mediante un inventario en lnea y confiable, es posible conocer al
momento de la venta las existencias disponibles y apartar producto en ese
momento, mejorando as los niveles de servicio a clientes, as como el manejo
de desabastos.

Razones para implementar ERP

Que proveedores, empresas lo aplican o implementan

No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo
bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el
proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcionamiento. Por ello,
antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar los siguientes
procedimientos:

Definicin de resultados que debe de obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin que implantar.

Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Procesos que integran un ERP

El proceso de implantacin de un software ERP es bsicamente una fase de desarrollo de
cualquier software. Hay tres etapas que se diferencian claramente (al menos en papel) y
son anlisis, desarrollo e instalacin. Existen muchos libros que describen al detalle esto,
as como existen diferentes metodologas de este proceso como por ejemplo
en Espiral o cascada. En la practica y mayoritariamente creo que se sigue mas el
desarrollo en cascada donde las etapas de anlisis, desarrollo e instalacin se solapan. Lo
1.

que significa muchas veces que se hacen las tres cosas a la vez.
Anlisis. Durante la etapa de anlisis somos los encargados de transmitir los
requisitos de nuestro proyecto ERP al proveedor elegido para que se hagan una idea de lo
que realmente queremos. Esto dira que es la fase mas importante de todo el proyecto, sin
los requisitos correctamente especificados el proyecto no es que fracase, pero si puede

resultar mas costoso o su desarrollo se alargara mucho mas tiempo de lo previsto. De hecho
uno de los problemas mas comunes de la implantacin son los tiempos de entrega. As mismo
es la parte de proceso de implantacin que mas dura y que incluso sigue durante la fase de
mantenimiento.
2.

Desarrollo. Durante esta etapa se aplican todos los requisitos proporcionados por
nosotros al software ERP elegido. Es la propia etapa de adaptacin y configuracin del
software a nuestras necesidades. Esta etapa esta claramente ligada a la toma de requisitos,
de hecho sin los requisitos o los casos de uso no se puede realizar. En principio no es crucial y
normalmente es mas corta y simple de lo que se podra presuponer. Incluso con los
desarrollos propios esta fase no dura tanto como podra durar el anlisis. Muchas veces se
ensea un pequeo prototipo al cliente para que pueda interactuar y pulir aun mas los
requisitos deseados.

3.

Entrega al cliente. Cuando el producto esta a punto tericamente se realiza la

implanta en las maquinas cliente, se instala la infraestructura necesaria, se realiza la
migracin de datos, se adquieren las licencias necesarias... etc. Es digamos la etapa final
cuando el producto se entrega por as decirlo. Durante esta fase se siguen corrigiendo
errores y se mejoran las funcionalidades existentes hasta que el cliente o sea nosotros
estemos conformes. Esto se acaba cuando estemos "satisfechos" con el producto realizado.
Despus de ello empieza el contrato de mantenimiento, que se paga aparte.
Lgicamente durante este proceso nuestra funcin sera supervisar todo el proceso de
implantacin sobre todo durante la fase de anlisis para transmitir una correcta idea de
nuestro negocio. Es muy importante seguir de cerca el desarrollo del producto para
asegurar que TODO lo que hemos pedido esta incluido y que durante la fase de
mantenimiento solo se corrijan los errores menores. Cuando el software esta instalado y
en funcionamiento (produccin) es mucho mas costoso realizar cualquier cambio. As que
no me cansare de repetir de que la clave esta en la etapa de anlisis, si el proveedor no
entiende lo que queremos, sera un desastre de proyecto.

Que conflictos tiene una empresa al implementar ERP

Las principales limitaciones y obstculos importantes que puede suponer la existencia de un ERP en una
empresa son los siguientes:

La implantacin de un sistema ERP implica no solo enormes cambios en la infraestructura de

tecnologas de informacin de la organizacin, sino tambin implica dramticos cambios en los procesos
de negocio, en la estructura y en cultura de la empresa. Las organizaciones que no entiendan que deben
realizar un proceso de implantacin del sistema ERP que considere todos estos cambios tendrn
problemas en su implantacin o no alcanzarn altos niveles de integracin entre procesos de negocios y
funciones de la empresa.

Superacin del anlisis costo/beneficio. Los costos de un sistema ERP son altos, se realizan por
adelantado, son muy visibles, y muy a menudo son cobrados polticamente. En cambio, los beneficios

casi invariablemente no pueden ser cuantificados al comienzo de un proyecto, y estos solo sern visibles
cuando el sistema comience a operar, y quizs, un tiempo despus de ello.

La inflexibilidad del sistema ERP. Tanto la tendencia a ser sistemas complejos, y por ende, difciles de
dominar totalmente, como la existencia de pocas personas a nivel mundial con experiencia en su
instalacin y mantenimiento, contribuyen a que un sistema ERP pueda transformarse en inflexible. Es
ms, si consideramos que este tipo de software est profundamente interrelacionado con los procesos
de negocios de la empresa, cuando una compaa necesite realizar grandes cambios en su organizacin
deber imperiosamente modificar el sistema ERP, pero esta modificacin puede ser tan dificultosa como
realizar los cambios en los viejos sistemas de informacin que fueron reemplazados por el ERP.

Alcanzar beneficios estratgicos. Si una organizacin adopta procesos de negocio que nacen de los
modelos genricos que proporciona el proveedor del sistema ERP puede dejar de utilizar aquellos
procesos de negocios nicos que han sido fuente de sus ventajas sobre la competencia. Asimismo, para
algunas organizaciones la centralizacin de la coordinacin y la toma de decisiones promovida por los
sistemas ERP puede no ser la mejor forma de operar. Algunas empresas claramente no necesitan el
nivel de integracin que proporcionan los sistemas ERP (Davenport, 1998).

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educacin

y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compaas reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos capacitados, lo que significa que
el manejo del sistema ERP es operado por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.

Cuidado con costes indirectos. Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la
renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o
sus ganancias. Adems, Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptar al flujo especfico de los
trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas.

Alguna informacin est organizada en mdulos de manera muy compleja, lo cual lo hace poco
prctico, y poco funcional el navegar entre varias opciones del sistema. Para reducir esta limitacin hay
que capacitar ms al personal en cuanto al uso del sistema, organizacin de los datos y obtencin de la
informacin.

Existe dificultad para integrar la informacin de otros sistemas independientes, o bien que estn en
otra ubicacin geogrfica. Esto se da ms frecuentemente con empresas que tienen unidades
distribuidas en otras localidades, o bien que manejen varios proveedores.

En cuanto a la disponibilidad de algunos datos, se hace lento el proceso por tener que recalcularlos
en el tiempo que son requeridos, para lo cual se hacen consultas en el historial, que no est almacenado
de manera directa.

No existe flexibilidad en cuanto a la personalizacin y elaboracin de algunos reportes necesarios

por la empresa para la obtencin de informacin. Lo cual debera ser independiente del rea de
sistemas. Sobre todo hay que considerar que sea la informacin requerida, en un formato adecuado y
oportunamente.

Otros puntos negativos de la implantacin de un ERP son:

Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn capacitados para el
manejo del sistema ERP de la compaa, proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no
estn sincronizados con el sistema.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la
flexibilidad y las estrategias de control).

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del
software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas utilizados anteriormente en la
empresa.

Los sistemas pueden estar saturados relativamente a las necesidades del consumidor.

CONCLUSIONES

Conclusin
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya
que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de informacin
permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades
de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de
nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante
de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la
mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es
facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes e importantes
podemos mencionar:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integracin entre las funciones de las aplicaciones

Reduce los costos de gerencia

Incrementa el retorno de inversin

Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

Son muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.

Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.

Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su
organizacin y en base a ello buscar la mejor solucin en el mercado.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml#ixzz3e0JEWeKc