Habilidadesdeliderazgoenlasreuniones

AndreaOchoa,AnaOa,CsarQuilumbaqun,ArianaVillalba
UniversidaddelasFuerzasArmadasESPE,Sangolqu,Ecuador
cesa_rene@hotmail.com

andrea041093@hotmail.com
gaby_any1993@hotmail.com
arivm15@hotmail.com

Abstract:
1.-INTRODUCCIN
La herramienta bsica para alcanzar el
xito del trabajo en equipo son las
reuniones. Aparecen como un mecanismo
muy eficaz para los nuevos estilo de
direccin de tipo participativo que
sustituyen a aquellos en los que se decida
de manera unilateral y sin consenso.

eficacia, por entretenernos sin tensin en

horas de trabajo, etc. Todas estas reuniones
innecesarias provocan en nosotros una falta
de motivacin a la hora de acudir a ellas.
Pero no slo los motivos de la reunin nos
provoca esta falta de motivacin.
Existen muchos otros factores que
provocan que sintamos las reuniones como
innecesarias. Algunos de estos son:

Figura 1: Representacin de una reunin.

Sin embargo, las reuniones no solo se
limitan al mbito laboral: cualquiera de
nosotros ha asistido a una reunin de la
comunidad de vecinos o a otro tipo de
reuniones ms informales, si cabe.
A pesar de la enorme utilidad no conviene
abusar de esta herramienta debido a que
podra llegar a producirse una prdida de
inters en la misma se hace con demasiada
frecuencia y llegaramos a verla como algo
innecesario.
1.1.-RAZONES QUE JUSTIFICAN UNA
REUNIN.
Muchas veces nos reunimos sin tener un
objetivo bien definido. Lo hacemos por
seguir una tradicin, por dar una imagen de

Falta de participacin de los

asistentes.
Hora inapropiada de la reunin
Duracin excesiva de la reunin
Participantes con excesivo
protagonismo.
Ausencia de un orden del das
Exceso de interrupciones.

Todos estos factores, y algunos ms,

hacen que debamos especificar bien los
casos en los cuales se hace necesario
realizar una reunin.
Cuando hay problemas comunes
que afecten a todo un grupo

Para fomentar la implicacin y

participacin colectivas, a fin de
trabajar en equipo.
Para poner en comn conocimiento
de varias especialidades de cara una
actividad determinada.

Para unificar criterios o en los

casos en los que el mando es
disperso
Durante los procesos de cambio,
para gestionarlo.
Para informar y escuchar opciones
sobre el tema del que se informa.

1.2.- REUNIONES
La reunin es la accin de trabajar 3 o
ms personas frente a frente.
Una reunin debera ser la forma ms
efectiva de lograr la interaccin y
compromiso de personas hacia un objetivo
determinado.

normas de funcionamiento.
Propone sugerencias para el buen
funcionamiento del equipo.
Intenta suavizar tensiones, mediar
en los conflictos y evitar cualquier
crtica destructiva.
1.3.2.- Participantes

1.3.- DIRECTOR Y PARTICIPANTES

1.3.1.- Director o Moderador
Tiene que dirigir, orientar y coordinar la
reunin.
Funciones:
Definir los objetivos y propondr
un mtodo de trabajo para
alcanzarlo.
Intentar que la resolucin
provenga del consenso del grupo
Establecer el tema y aportar la
informacin necesaria.
Moderar las discusiones.
Intentar llegar a acuerdos en la
toma de decisiones.
Crear un clima de confianza y
cordialidad para que los asistentes
participen.
Fomentar la comunicacin y
cohesin del equipo.
Dinamizar la reunin cuando sta
no avance.
Resumir o sintetizar los puntos
principales de la reunin y los
acuerdos alcanzados.

Figura 2: Tabla de tipos de Director.

Estos deberian ser elejidos en funcion

de los objetivos de las mismas.
Funciones:
Se implica activamente y de forma
constructiva.
Presenta las ideas de forma clara y
autnoma.
Escucha a los dems y acepta y
respeta sus opiniones.
Se centra en el tema sin desviarse.
Respeta el orden de los temas y las
las normas de funcionamiento.
Propone sugerencias para el buen
funcionamiento del equipo.
Intenta suavizar tensiones, mediar
en los conflictos y evitar cualquier
crtica destructiva.
Tipos:
EL HABLADOR: Inagotable sobre
cualquier tema. Si se le deja, es
capaz de acaparar la totalidad del
tiempo.

Sin violentarlo, limitar su tiempo de

palabra. Hacerle practicar ejercicios de
audicin. Forzarlo a expresarse de otra
forma que no sea la palabra (dibujos,
escritos, mmica).
EL MUDO: Piensa que no tiene nada
que decir, no se atreve a hablar,
est apabullado por los habladores,
teme ser criticado.

Ayudarlo a salir de su mutismo,

incitarlo a hablar, tranquilizarlo, destacar lo
que l dice. Cambiar los medios de
expresin (el dibujo es un excelente
desencadenante de la palabra).

 EL AGRESIVO
: Ataca al grupo, al
conductor de la reunin. Busca
influirlos usando el
medio, el chantaje, la irona, etc.

No atacarlo de frente. Parar sus

golpes hasta el momento en que crea haber
ganado. Entonces, desencadenar la ofensiva
apoyndose en el grupo.
EL SEOR SABELOTODO: l vi
todo, experiment todo, logr todo.
Puede ser peligroso pues es capaz
de bloquear las ideas originales del
grupo y arrastrarlo hacia pistas
falsas.

Dejarlo lucirse, consultarlo pero no

dejarse influir por l.
EL CENSOR:
Critica todo, bloquea
todo, desalienta al grupo. Es
fatigante para el conductor de la
reunin.
Cmo podra resultar posible eso?, en
lugar de: es imposible.

EL DESANIMADO

: De antemano
sabe que la reunin no dar ningn
resultado. En cada etapa superada
por el grupo intenta mostrar la
inutilidad del esfuerzo.

Devolverle su dinamismo perdido.

Tratarlo con humor. Valorizar sus ideas.
Forzar sus resistencias.
EL DIVERTIDO:
Lleva todo a la
broma y hace rer al grupo. En ese
sentido es muy til, pero amenaza
con despojar de toda eficacia a la
reunin trasformndola en una
sesin de risa loca.

Dominarlo con humor. Extraer el

lado positivo de sus humoradas.
Eventualmente aislarlo.

EL MANIPULADOR
: Busca arrastrar
al grupo por caminos conocidos por
l slo y para su provecho exclusivo.
Para ello est dispuesto a utilizar los
medios.
Adivinar sus intenciones y ponerlas

en evidencias ante el grupo.

1.4 ASISTENCIA A REUNIONES
1.4.1 Tipos de reuniones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

De informacin
De solucin de problemas.
Creativa
Instructiva o formacin
Toma de decisiones
De recogida de informacin.
De negociacin

1.4.2 Los cuatro tipos de reuniones de

Lencioni
Repaso diario
Tctica semanal
Estrategia mensual
Repaso Trimestral
1.4.3 Reuniones Efectivas
Para tener reuniones efectivas, slo hay
dos opciones generales:
1. Eliminar todas las reuniones
innecesarias
2. Aumentar la efectividad de las
reuniones sobrevivientes
1.4.4 Antes de la reunin
Planificacin de la reunin: El 97% de los
fracasos de las reuniones se deben a falta
de planificacin y preparacin. No por la
mala relacin interpersonal de los
participantes.
Aspectos claves a tener en cuenta:
1. Finalidad
2. Contenido
3. Colectivo
4. Material
5. Organizacin de contenidos
6. Lugar, fecha y hora
Convocatoria a una reunin
1. Fecha de la reunin
2. Hora de inicio y hora de trmino
3. Lugar donde se realizar la reunin

4. Quines adems del convocado,

por tema?
5. Objetivo de la reunin
6. Agenda de temas a tratar, con tiempo
por tema
7. Envo de informacin previa
8. Sugerir llevar alguna informacin
particular
Debemos considerar :
LEY DE LA BANALIDAD de
Parkinson. En toda reunin el
tiempo dedicado a un asunto est
en relacin inversa a su importancia
LEY DE LA EFECTIVIDAD. La
efectividad de la
reunin es inversamente proporcional
al nmero de las personas que asisten
Actividades previas al
actividades de la reunin

desarrollo

de

1. Seleccin de un local adecuado.

Verificacin.
2. Formacin e integracin de la mesa
principal.
3.
Ratificacin
de invitaciones a
personalidades.
4. Designacin de lugares a ocupar
5. Instalacin de equipo de sonido y prueba

previa.

6. Instalacin de grabadora.

7. Colocacin de proyector u otros.

8. Verificacin de material audiovisual.

9. Instalacin del servicio de cafetera.
10. Preparacin de servicio de expositores.

8. evaluacin de la reunin
Recomendaciones en una reunin
a. Tomar medidas para evitar
interrupciones del exterior de la
sala.
b. Comenzar y terminar a la hora
establecida
c. Permitir que un participante acuda
cuando se le necesite o se vaya al
terminar su aportacin
d. eirse a la agenda y evitar prdida
de tiempo.
e. Disposicin de las personas en el
lugar de reunin
f. Empleo de elementos audiovisuales
g. Est alerta de la interaccin que se
est llevando a cabo
h. Mantener el ritmo
i. Saque
conclusiones,
tome
decisiones; no vuelva atrs
j. Confe a una secretaria/o la
anotacin de acuerdos y tareas: el
acta de reunin
k. Lea los acuerdos adoptados:
Aprobacin informal del acta
l.
Cierre la reunin con un
comentario positivos
Malas prcticas en una reunin
Uso de celular
Uso de un PDA
Uso innecesario de la laptop
Llegar tarde
Roles en una reunin efectiva
Moderador:
relacin entre personas que

1.4.5 Durante la reunin

Estructura de una reunin
1.
2.
3.
4.
5.

introduccin
clarificacin de expectativas
normas o reglas de juego
mecnica y metodologa a utilizar
iniciar el desarrollo de los puntos de
agenda
6. mantenimiento del proceso y
chequeo de procedimientos
7. cierre formal y prximos pasos

realiza labores en ste para mantener un

ambiente cordial y agradable para todos los
usuarios del mismo. Los moderadores
suelen ser nombrados por un administrador
Participante: Es aquella en la que el
investigador selecciona un grupo o colectivo
de personas y participa con ellas en su
forma de vida y en sus actividades
cotidianas con mayor o menor grado de
implicacin. Su finalidad
Convocar con
antelacin

minutos

de

genrica es obtener informacin sobre la

cultura de ese grupo o poblacin y, en lo
concreto, pretende descubrir las pautas de
conducta y comportamiento (formas de
relacin e interaccin, actividades, formas
de organizacin, etc.)
Redactor:
Es el principal responsable del
equipo de redaccin de una publicacin.
Con la responsabilidad final de los
contenidos de la publicacin tiene
autoridad sobre cada palabra publicada en
la misma.
Lder:
es el conjunto de
habilidades
gerenciales o directivas que un individuo
tiene para influir en la forma de ser de las
personas o en un
grupo de personas
determinado, haciendo que este equipo
trabaje con entusiasmo, en el logro de
metas y objetivos
Conductas y situaciones difciles

Los impuntuales
Los que se van temprano
Los desmemoriados
Los dudosos
Los que mueven la cabeza
Los desertores
Los susurradores
Los conversadores
Los atacantes
Los intrpretes
Los chismosos
Los sabelotodo
Los apuntadores
Los ocupados
Los que interrumpen
Los chistosos

Ideas para mejorar una reunin

Objetivos claros antes de empezar

Reuniones de 45 minutos
Objetivos en voz alta a la salida
Toma de notas y concentracin
Material preparado y aprendido
Declarar los objetivos al comenzar

1.3.6 Despus de la reunin

Revise cuidadosamente el acta:
Concisa, tareas, responsabilidades,
fechas lmite, acuerdos
Difundir el acta lo antes posible;
mejor en 24 que en 48 horas
Evaluar la reunin. Difundir
resultados
Seguimiento de acuerdos
CONCLUSIONES
El uso de diagramas, cuadros y
grficos, segn el dicho: Una
imagen vale ms que mil palabras,
el uso de los mismos puede hacer
reducir la duracin de la reunin
hasta en un 28%.
Se puede escribir un sumario de la
reunin se documenta los
asistentes, temas principales
discutidos, conclusiones y las
acciones que deben tomarse.
Para la realizacin de una reunin
efectiva tenemos que basarnos en
una serie de pasos.

REFERENCIAS
[1] Robert N. Lussier, Christopher F. Achua,
Liderazgo Teora, aplicaciones y desarrollo
de habilidades cuarta edicion, ISBN-10:
6074813817, 2011.