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UNIVERSIDAD PRIVADA JOSE CARLOS MARIATEGUI
LECCION 03
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
1. ANTECEDENTES.
El sistema de abastecimiento fue instituido por Decreto Ley No. 22056 y tuvo su
rgano Rector en la Direccin Nacional de abastecimientos del ex Instituto
Nacional de Administracin Pblica INAP, organismo que fue declarado en
disolucin por mandato de Ley No 26507.
Hasta el 29 de Septiembre de 1998, el Sistema de Abastecimiento estaba normado
por el Reglamento nico para el Suministro de Bienes y prestacin de Servicios No
Personales para el Sector Pblico RUA, aprobado por Decreto Supremo No. 065-85PCM el Reglamento nico de Licitaciones y Contratos de Obras Pblicas - RULCOP
aprobado por decreto supremo No 034-80 VG y el Reglamento de Actividades de
Consultora REGAC, dispositivos legales que son derogados por la Ley No 26850Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que entra en vigencia a partir del
29 de septiembre de 1998.
Mediante Leyes Nros.27070, 27148 y 27330 se efectuaron modificaciones a la Ley
No. 26850, lo cual hizo necesaria la promulgacin del Decreto Supremo No.012-2001PCM que aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del estado y del Decreto Supremo No. 013-2001-PCM que aprueba el
Reglamento de la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado; dispositivos
legales que entran en vigencia a partir del 15 de marzo del 2001.
2. INTRODUCCIN.
El Sistema de Abastecimientos comprende los procesos tcnicos de programacin,
Observacin, recepcin, Ingreso, Almacenamiento y Distribucin.
El Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado y su
Reglamento Aprobado por Decreto Supremo No. 013-2001.PCM se suscriben solo a
los procesos tcnicos de Programacin (Plan anual de Adquisiciones) y de Obtencin
(Procesos de Seleccin) desarrollndose los dems procesos de acuerdo a las
normas emitidas por el ex - INAP y a directivas internas institucionales.
3. GESTIN DE ABASTECIMIENTOS.
19
La informacin del abastecimiento de origina y emplea en todos los procesos

tcnicos, tanto por el rgano responsable de esta funcin como por cualquier
dependencia de una entidad pblica que necesita bienes y servicios a la cual se le
denomina usuario.
La informacin de abastecimiento de procesa, bsicamente mediante los

procesos tcnicos de catalogacin, programacin, registro de proveedores y de
registro y control.
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I
Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin contenida en los

instrumentos, tambin llamados documentos de gestin administrativa para el
Abastecimiento; entre otros los siguientes:
9
Cuadro de Necesidades de Bienes o Servicios.
Presupuesto Valorado de Bienes o de Servicios.
Plan de Obtencin
Cuadro de adquisicin
Cuadro de Suministro
Formulacin de Estadstica del Almacenamiento
Ficha de descripcin del bien
Catlogo de bienes o de servicios
Listados de proveedores idneos
Formulario de evaluacin de proveedores
Informe estadstico del abastecimiento
Cuadro de orientacin de previsin y distribucin.
Informes de verificacin peridica sobre estado y utilizacin.
El rgano de abastecimiento adecuar, cuando sea necesario, los aspectos que

sobre el particular contengan las normas tcnicas vigentes o las formularn
cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendr plazos, situaciones
en que procede, procedimientos y responsabilidades, para actualizacin y
utilizacin de la informacin del Abastecimiento.
La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces. Coordinar para

que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de
la informacin actualizada al rgano de abastecimiento, principalmente lo
siguiente:
Planificacin especialmente sobre orientaciones de poltica, prioridades,

estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc.
Presupuesto, especialmente en relacin a montos asignados, montos de

partida, partidas crticas, limitaciones y transferencias, etc.
Realizacin, especialmente respecto de la estructura organizativa, planes de

accin, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones etc.
El rgano de abastecimiento instruir peridicamente a los rganos o personas

que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretacin
y empleo de los instrumentos que proporciona informacin.
(Norma General de Abastecimiento SA.03 aprobada por Resolucin jefatural
No 118-80-INAP/DNA)
20

4. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones y
procedimientos orientados al flujo racional, dotacin o suministros, empleo y
conservacin de medios materiales; as como aquellas acciones especializadas,
trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que
desarrollan las entidades integrantes de la Administracin Pblica.
5. AREA DE ABASTECIMIENTOS Y/O BIENES.
Se concepta como uno de los sistemas auxiliares en cualquier tipo de organizacin
que tiene por finalidad proveer de todas las necesidades de bienes y servicios que
requiere la organizacin para su normal desempeo o desenvolvimiento, siguiendo un
orden lgico o metodologa establecida.
6. AMBITO DE APLICACIN.
El sistema de abastecimiento en la administracin pblica es de aplicacin a:
Bienes Materiales.- Constituidos por elementos materiales individualizables,
mesurables, intercambiables, tiles y necesarios para el desarrollo de procesos
productivos.
Servicios No Personales.-Constituidos por el trabajo, accin o efecto realizado por
personas naturales o jurdicas, mediante la combinacin de medios materiales
econmicos y potencial humano para satisfacer las necesidades de una organizacin
social, conservar sus recursos o mantener las condiciones de operacin. Cuando los
servicios son externos y no tienen vinculo laboral con la entidad, se denomina o
Personales.
El Sistema de Abastecimiento en concordancia a la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado aprobado por la Ley Nro. 26850 del 30-07-97, sus
modificatorias leyes Nros. 27070, 27148 y 27330, as como su reglamento de la ley de
contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nro. 039-98-PCM del
26-09-98, establecen que las entidades del Sector Publico deben observar su fiel
cumplimiento en los procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios
u obras; as mismo regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos.
Dichos procesos comprenden la compra y suministro de bienes, el arrendamiento, la
contratacin para la ejecucin de obras y la contratacin de servicios de toda
naturaleza y de consultora.
7. MARCO JURIDICO
a. D.L. Nro. 22056 crea el Sistema de Abastecimiento a partir del 1ro. De Enero de
1978.
b. R.J. Nro. 015-80-INAP/DNA, que aprueba
INAP/DNA,Normas para Catalogacin de Bienes
la
Directiva
Nro.
01-80-
c. D.S. 025.78.VC, normas Sobre Patrimonios Fiscal.

d. R.J. Nro. 118-80-INAP/DNA, del 25 de Julio de 1980 que aprueba las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento.
e. R.J. Nro.335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administracin de
Almacenes para el Sector Publico Nacional.
21

f.
D.L. Nro. 25556, Ley Nro. 25738 y D.S. Nro. 005-92-PRES de creacin y
funcionamiento de la Superintendencia de Bienes Nacionales, encargada de la
Administracin, control y fiscalizacin de los bienes muebles e inmuebles del
estado.
g. Resolucin Nro. 090-95-SBN, normas referidas al procedimiento de registro y

control de bienes inmuebles de propiedad del Estado.
h. Resolucin de Superintendencia Nro. 158-97/SBN Catalogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado
i.
Decreto Supremo Nro. 012-2001-PCM Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado y sus modificatorias.
j.
D.S. Nro.039-98-PCM, que aprueba el reglamento de la Ley de contrataciones y

Adquisiciones del Estado.
k. Ley Nro. 26572 Ley General de Arbitraje

l.
Normas de Control Interno para el rea de Abastecimiento y Activos Fijos

aprobadas por Resolucin de Contralora Nro. 072.98.CG.
8. GESTION LOGISTICA.
La Logstica comprende en la planificacin, organizacin y control del flujo de
materiales, desde el proveedor hasta el cliente usuario final,
incluyendo el
abastecimiento, la transferencia interna de materiales y la distribucin fsica de los
productos.
9. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
Cada entidad elaborara un Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Dicho plan
debe prever el tipo de bienes y servicios que se requerir durante el ejercicio
presupuestal y el monto de presupuesto requerido.
Se aprueba dentro de los 30 das naturales de aprobado el Presupuesto Institucional
por el Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa. Se publica la resolucin
en Diario Oficial El Peruano de los 10 das hbiles de su aprobacin y se remite al
CONSUCODE.
10. PRINCIPIOS QUE RIGEN
ESTADO.
LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL
a. PRINCIPIO DE MORALIDAD, Honradez, veracidad, intangibilidad, equidad,

justicia y probidad.
b. PRINCIPIO DE LIBRE COMPETENCIA.- No regulaciones que la limitan o
impidan.
c. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD.-Criterios objetivos.
d. PRINCIPIO DE
calificaciones.
TRANSPARENCIA,
Accesibilidad
los
postores
e. PRINCIPIO DE ECONOMIA, Austeridad.
22
las

f.
PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLOGICA, Empleo en la definicin de la

especificacin tcnica de conocimientos tcnicos, idneos y actualizados.
g. PRINCIPIO DE TRATO JUSTO F. IGUALITARIO.- Igualdad de oportunidades.

11. FINALIDAD DE LOS PRINCIPIOS: Que los bienes y servicios que adquieran la
entidad sean de:
a. Calidad requerida.
b. Oportunidad. tanto en cantidad as como en el plazo.
c. Precios o costos adecuados.
12. PROCESO DE SELECCIN
A. LA LICITACIN PBLlCA.- Se convoca para la adquisicin de bienes y
suministros de bienes y para la contratacin de obras dentro de los mrgenes que
establece la Ley Anual del Presupuesto. Puede ser nacional; o internacional.
B. EL CONCURSO PBLICO.- Se convoca para la contratacin de servicios en
general, de servicios de consultora y de arrendamiento de bienes, dentro de los
mrgenes que establecidos por la Ley Anual del Presupuesto. Puede ser
Nacional o Internacional.
C. LA ADJUDICACIN DIRECTA.- Se convoca para la adquisicin y suministro o
arrendamiento de bienes, contratacin de servicios en general, servicios de
consultora, de ejecucin de obras, conforme a los mrgenes que establecidos en
la Ley Anual del Presupuesto. Puede ser:
a. Adjudicacin Directa Publica cuando el monto de la adquisicin o contratacin
es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la
Adjudicacin Directa.
b. Adjudicacin Directa Selectiva cuando el monto de la adquisicin o
contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del limite mximo
establecido para la adjudicacin Directa en la Ley Anual de Presupuesto
.Tambin se usa este proceso cuando una Licitacin o Concurso Publico ha
sido declarado desierto en dos oportunidades.
Las adjudicaciones Directas o Selectivas se hacen por invitacin y requiere
convocar a por lo menos tres postores; sern notificadas a la Comisin de
Promocin de la Pequea y Microempresa PROMPYME.
23

D. LA ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA.a. Montos que sean inferiores a la dcima parte del limite mnimo establecido
por la Ley Anual del presupuesto para las licitaciones Publicas o
Concursos Pblicos, segn corresponda.
b. Exoneraciones sealadas en el articulo 19de la LEY.
c. Los supuestos a que se refieren los literales b) de los incisos 1) y 2) del
Articulo 32 de la Ley , y
d. La contratacin de expertos independientes para que asesoren a los
Comits Especiales o los integren.
13. EXCEPCIONES EN LOS PROCESOS DE SELECCIN.
a. Entre entidades del Estado, para el caso de obras.
b. Servicios Pblicos sujetos a tarifas nicas.
c. Situacin de emergencia declaradas de conformidad con la Ley.
d. Carcter de secreto militar o de orden interno.
e. Misiones del servicio Exterior.
f.
Declaratorias desiertas de procesos de seleccin en dos oportunidades.
g. Empresas dedicadas a la produccin de bienes.

14. SANCIONES
A. A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PUBLICOS
En caso de incumplimiento de las disposiciones legales vigentes y de acuerdo a la
gravedad, se aplicaran las siguientes sanciones.
Amonestacin escrita.
Suspensin sin goce de remuneraciones de 30 a 90 das.
Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por 12 meses
Destitucin.
B. A LOS CONTRATISTAS.
EL Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, impondr las
siguientes sanciones:
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Inhabilitacin Temporal.- Consiste en la privacin por un periodo determinado

del ejercicio de los derechos de participar en los procesos de seleccin.
Inhabilitacin.-Consiste en la privacin permanente del ejercicio de los

derechos del contratista de participar en los procesos de seleccin.
Econmicas.- Son aquellas que resultan de la ejecucin de las garantas

otorgadas a la presentacin de recursos de revisin que son declarados
infundados o improcedentes por el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado.

15. CONTABILIZACION DE MATERIALES Y DE ACTIVOS FIJOS.El objeto de la metodologa contable en el rea de Bienes, es el de vincular las
labores de abastecimiento con las de registracin contable, a fin de obtener el control
de los bienes muebles de una entidad del Sector Publico, estableciendo un sistema
de contabilidad de activos fijos y de inventarios permanentes del patrimonio del
estado.
La contabilizacin de los materiales y de activos fijos se realiza en base a los
documentos fuente del rea, y son:
Orden de compra Gua de Internamiento
Nota de entrada al Almacn
Pedido Orden de despacho.
16. INFORME DE MOVIMEINTO DEL AREA DE BIENES

Los documentos fuente antes sealados, son los documentos de naturaleza contable
y tiene por finalidad resumir el movimiento de las operaciones de entradas y salidas
de bienes muebles realizadas en el almacn, y servir de elemento de informacin
para la integracin contable.
17. VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO.
El valor mnimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es de un
octavo (1/8) de la U.I.T. vigente al momento de la adquisicin u obtencin, debiendo
aplicarse para el establecimiento de esta cifra los siguientes criterios.
Unidad.-Cuando el bien constituye un todo indivisible, y
Conjunto.- Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes equivalentes a
juego, equipo o numero de unidades que la entidad estime conveniente calificar.
Para la determinacin de un bien como activo fijo, se deber tener en cuenta los
siguientes factores concurrentes:
Que su vida til sea mayor de un ao
Que sea destinado para uso y propiedad de la entidad.
Que su valor monetario sea mayor de (1/8) de la U.I.T. vigente a la fecha de su

adquisicin.
Que este sujeto a depreciacin (desgaste), excepto los terrenos.

9 Amortizacin
25
intangible
9 Depreciacin
activo fijo o fsicos
9 Agotamiento
animales y vegetales

18. METODO Y PORCENTAJE DE DEPREDACION
Mtodo.- Las entidades responsables a efectuar la depreciacin de los bienes del
activo fijo, utilizaran el mtodo delinea recta.
Porcentajes.- Los porcentajes anuales de depreciacin sern las siguientes:
9 Edificios
3%
9 Infraestructura Publica
3%
9 Maquinaria, Equipo y otras Unidades

para la Produccin
10%
9 Equipo de Transportes
25%
9 Muebles y Enseres
10%
9 Muebles y Enseres (equipos de computo) 25%
19. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Mediante el D.S. Nro. 039-98-PCM se aprueba el Reglamento de Ley de
Adquisiciones y Contrataciones deL Estado, el mismo que en su primera disposicin
final establece la derogatoria de las siguientes Normas Generales: SA.01 Aplicacin
de Criterios de Eficiencia y Eficacia, SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento, SA.03 Actualizacin y Utilizacin de Informacin para el
Abastecimiento y SA.04 Unidad en las Adquisiciones de Bienes y Servicios.
En consecuencia, queda en vigencia las siguientes Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento:
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES
Todos lo bienes adquiridos ingresaran fsicamente a la entidad por el Almacn
del rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal esa u otras
dependencias, aplicaran principios y procedimientos similares.
CONCEPTO.
El almacenamiento es un poco tcnico de Abastecimiento orientado a establecer
y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier
rea fsica acondicionada en ese fin.
La custodia temporal se inicia con la adquisicin y la recuperacin de bienes las
cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
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El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde afuera
de ella hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El ingreso
es un acto formal que origina acciones admistrativas para certificarlo, acreditar
condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos
los elementos materiales, individualizables, mesurables. Intercambiables y
tiles.
Hay ciertas tcnicas propias del ingreso fsico y custodia temporal de bienes, las
cuales nesecitan ser precisadas y asignadas a ciertas reas funcionales,
recogiendo las peculiaridades de cada entidad.
La unidad en el ingreso fsico y custodia temporal garantiza acciones racionales
y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de Unidad de
Almacn
SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO
En toda prevencin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o
administracin de bienes y servicios, se aplicaran los criterios e instrumentos
pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del rgano de
Abastecimiento.
CONCEPTO
Se entiende por austeridad del Abastecimiento : La equilibrada estimacin de
necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados
recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combinacin para
obtener mas y mejores resultados (productos materiales y servicios pblicos), en
beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del abastecimiento y su aplicacin
corresponde a todos los rganos de una entidad.
Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atributaciones y
funciones, estudiar. Adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la entidad los
criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de austeridad, referidas
tanto a bienes como a servicios. Estos criterios sern recogidos, coordinados y
proporcionados, principalmente, a los rganos de la lnea de la entidad.
SA. 07VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS
Las entidades Pblicas formularan y aplicaran normas para verificar la
existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios de que
dispone la entidad.
27

CONCEPTO
La verificacin es u acto de constatacin fsica que realiza personas en
representacin de la entidad. Al sistema de Abastecimiento le corresponde la
constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes
como a los servicios.
La verificaron constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre
bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.
Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos siguientes: existencia o
presencia real de bien o de servicio (visto como accin o resultado); estado para
apreciar el grado de conservacin deterior del bien as como el resultado del
servicio; y condiciones de utilizacin, para constatar en que se emplea, lugar.
Habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre
todo el empleo en el beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines
oficiales)
Contabilizacin del rea de Bienes
1. Cuando se atiende la Orden de Compra por materiales de limpieza.
21 SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO XXXX XX
211 Materiales de consumo
211.02 Materiales de Limpieza
42 CUENTAS POR PAGAR
XXXX XX
421 Bienes
2. Por la salida de los almacenes de materiales de Escritorio para el consumo
60 GASTOS DE OPERACIN
601 Materiales de Consumo
601.01 Mat. De Oficina y Escrit.
21 SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO XXXX.XX
211 Materiales de consumo
211.01 Mat. De <oficina y Escrit.
20. CUADRO DE NECESIDADES
Tiene por finalidad hacer conocer ordenadamente las necesidades de bienes o
servicios de las distintas dependencias de una entidad, informacin que influye en
forma ascendente y se consolida sucesivamente en cada dependencia de nivel
inmediato superior, hasta la Jefatura del Programa Presupuestal. Sirve de base para
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que la Oficina de Abastecimiento formule el Presupuesto Valorado de Bienes y el de
Servicios de la entidad.
El formato ha utilizar ha sido diseado de acuerdo a la directiva pertinente del INAP
(SA.PRO-01), concordante con las formas del ITINTEC(A-4) y su llenado se hace
como sigue:
ENCABEZAMIENTO:
Nombre de la entidad.- el que corresponda a la entidad u organismo pblico al

que pertenece la dependencia que llnale formato.
De.- indica si corresponde a Bienes o Servicios.
Pagina N.- el que en forma correlativa, dentro de cada ejercicio presupuestal,

corresponda a cada formato, empezando por el 0001.
Programa.- el cdigo que presupuestalmente corresponde a cada dependencia

que en cada entidad constituya un Programa.
Unidad orgnica.- La denominacin de la unidad orgnica u Oficina de cada

Programa Presupuestal a la que corresponda el formato.
Cantidad de personas.- El numero de trabajadores sin excepcin que laboran

en la unidad orgnica u Oficina a la que corresponda el formato y que van a
utilizar en un determinado momento los bienes y servicios de ste descritos.
Grupo genrico.- consignar el cdigo que de acuerdo al Catalogo de Bienes,

corresponda a los bienes y servicios que se describan en el formato.
Denominacin.- indica el nombre del grupo genrico de los bienes o servicios a

que corresponda el cdigo sealado precedentemente.
CUERPO:
29
Cdigo.- indica el cdigo completo de acuerdo al Catalogo de Bienes que

corresponda a cada bien o servicio que esta describiendo en el formato. Precisar
si es bien o servicio, los dgitos del grupo genrico, los dgitos de cada clase, los
dgitos que ordenada y alfabticamente correspondan al bien o servicio descrito,
asi como los que seale la sub-clase, tipo, tamao, peso; etc., de ser necesario y
de haber llegado en la entidad hasta esos niveles de codificacin.
Denominacin.- detalla el nombre completo con el que comnmente se conoce a

los bienes o servicios descritos en el formato, el cual debe concordar con el de los
dgitos sealados en el cdigo
Unidad de medida.- termino utilizado para contar, medir, pesar, etc., cada uno de
los bienes o servicios descritos en el formato.
Necesidades 19.-determina de a cuerdo a las metas y objetivos fijados, en que

trimestre de ao se va a requerir los bienes o servicios solicitados, asi como en
que cantidad por cada trimestre.
Total necesidades.- indica la cantidad total de cada uno de los bienes o servicios
requeridos para el ao, sumando la cantidad trimestral.
Valores
1. Unitario.- el que unitariamente corresponda a cada bien o servicio requerido
por todo el ao.
2. Total.- el producto resultante de multiplicar la cantidad de total de
necesidades por el valor unitario
Observaciones.- para consignar cualquier informacin adicional

complementaria relacionada con el asunto, no incluida en el formato.
BASE:
Lugar y fecha.- Localidad de ubicacin geogrfica de la dependencia y fecha en

la que se esta llenado el formato.
Aprobacin.- Nombres y apellidos completos y cargo del Jefe de dependencia a
la que pertenece el formato.
DISTRIBUCIN: SE LLENA EN ORIGINAL Y EN DOS COPIAS:
El original para la Oficina de Abastecimiento.

La primera copias para la Oficina de Planificacin y Presupuesto.
La segunda copia para el archivo de la Oficina interesada.
21. CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS

Sirve para trasladar y consolidar la informacin que sobre la respectiva Solicitud de
cotizacin o Presupuesta recibida de la Entidad , ha proporcionado cada uno de los
proveedores a los cuales se remiti esta , a efecto de comparar la calidad ,
especificaciones , precios , fecha de entrega de los bienes , etc y decidir en base a
ellos , el otorgamiento de la buena pro .
El formato a utilizar esta diseado de acuerdo a las directivas pertinentes ( abast. 7 ),
concordantes con las del ITINTEC y se llena como sigue :
Encabezamiento :
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Nombre de la Entidad .- El que corresponda a la entidad u organismo publico al

que pertenezca la dependencia que esta llenando el formato.
N .-El que en orden correlativo ,para cada ejercicio presupuestal, corresponda al

formato que se esta llenando .
Dependencia .- El de la oficina de abastecimiento encargada de adquisicin / del

Comit de Adjudicacin / o de la dependencia solicitante .
N y Fecha .-El que en orden correlativo corresponda al formato , as como el da ,

mes y ao en el q se esta llenando el formato.
Solicitud de Cotizacin N - el que corresponda a la solicitud cuya informacin

va a ser comparada con la presentada por los postores a los cuales les fue
enviada por la entidad .
Referencia del cotizante :

1. Nombre o razn social .- El que corresponda a cada uno de los proveedores
que han dado respuesta a la solicitud enviada por la entidad , el cual
aparecer en las columnas correspondientes del formato.
2. Representante .- El de la persona autorizada por los proveedores para que
los representantes en el acto convocado por la entidad .
3. Fecha de entrega ofrecida .- La que seale cada uno de los proveedores
intervinientes en el acto , para entregar los bienes o servicios materia de
adquisicin .
Cuerpo :
N de orden numeracin sucesiva de los renglones del formato.
Descripcin .- Nombre comn de los bienes o servicios cotizados .

Cantidad -. La cantidad de bienes o servicios cotizados por cada proveedor .
Unidad de medida .- Termino utilizado para contar , medir , pesar , etc , los
bienes o servicios a adquirir .
Precios netos :
1. Unitario.- El de cada bien o servicio ofertado por cada proveedor interviniente

.
2. Total .- el que resulte de multiplicar cantidad por el precio unitario de cada
bien o servicio ofertado.
DISTRIBUCIN.- ESTE FORMATO SER LLENADO EN ORIGINAL Y LAS

COPIAS QUE FUEREN NECESARIAS .
De existir informacin complementaria o adicional a la solicitada , proporcionada por
cada proveedor interviniente , esta tambin podr ser comparada por el funcionario
competente.
22. SOLICITUD DE COTIZACIN
Sirve para solicitar en cumplimiento a lo dispuesto en el art.4.5.3 del RUA, a tres o
mas proveedores inscritos en el respectivo registro de proveedores institucional, la
cotizacin de los bs o servicios por adquirir para que el funcionario u rgano
competente de esta, pueda contar con elementos del juicio documentados y
establecer sin dilacin la comparacin de precios, calidad, especificaciones, plazo de
31

entrega y otras consideraciones especiales como costo del flete, seguro
mantenimiento, repuestos, etc de ser el caso que resulten, mas convenientes al
inters fiscal.
El formato tambin ha sido diseado de acuerdo a las directivas pertinentes y se llena
como sigue:
ENCABEZAMIENTO:
Nombre de la entidad .- El que corresponda a la entidad u organismo publico al que
pertenece la dependencia que llena el formato.
N y fecha .- El que en orden correlativo, dentro de cada ejercicio presupuestal,
corresponda al formato que se esta llenando, as como el da, mes, ao en el que se
realiza dicha accin.
Referencia.- Consignar el numero y fecha del presupuesto valorado, cuadro de
obtencin o cuadro de adjudicacin en el que se basa o sustenta la adquisicin a
realizar.
Seor .- Indicar el nombre completo o razn social del proveedor al cual se dirige la
solicitud.
Direccin.- La que corresponda al proveedor o razn social al cual va dirigida la
solicitud, nmero telefnico, etc..datos previamente verificados por la oficina de
abastecimiento.
Sirva (n) se cotizarnos-Indica claramente la direccin de dependencia institucional
que recepcionara los bienes o servicios a adquirir.
CUERPO:
Cantidad.- Precisar la cantidad de bienes o servicios requeridos.
Unidad de medida.- Termino utilizado para contar, medir, pesar, etc., lo que se va
adquirir.
Precios:
1. Unitario.- El cual ser llenado por el proveedor con las precisiones que el caso
requiera (si es valor total o neto, si incluye impuesto o no, si incluye flete, seguro,
etc.).
2. Total.- Para ser llenado por el proveedor de acuerdo a la cantidad solicitada por la
entidad y su correspondiente precio unitario.
Base:
Plazo de entrega.- Para que la entidad indique en que plazo el proveedor debe
devolver la Solicitud de Cotizacin debidamente llenada o no, segn sea atendida o
no por este proveedor tambin puede aqu en cuantos das puede entregar los bienes
o servicios que le adquiera la entidad.
32

Fecha.- La llenara el proveedor y corresponder al da, mes y ao en la
devolviendo la Solicitud a la entidad.
que
Firma del jefe de abastecimiento.-Para consignar antes de remitir la Solicitud al

proveedor, el nombre y apellidos completos de este funcionario, su firma y colocar el
respectivo sello de post-firma.
Firma del proveedor.- Para que este consigne su nombre y apellidos y firma, antes
de devolver la solicitud a la entidad.
Distribucin.- Se llenara en original y tantas copias como fueren necesarias.
- el original para el archivo de la oficina de abastecimiento.
- copia para cada uno de los proveedores a los que individualmente se les requiera la
informacin pertinente de lo que quiere adquirir la entidad.
23. CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
Sirve para trasladar y consolidar la informacin que sobre la respectiva Solicitud de
cotizacin o Presupuesta recibida de la Entidad , ha proporcionado cada uno de los
proveedores a los cuales se remiti esta , a efecto de comparar la calidad ,
especificaciones , precios , fecha de entrega de los bienes , etc y decidir en base a
ellos , el otorgamiento de la buena pro .
El formato a utilizar esta diseado de acuerdo a las directivas pertinentes ( abast. 7 ),
concordantes con las del ITINTEC y se llena como sigue :
Encabezamiento :
Nombre de la Entidad .- El que corresponda a la entidad u organismo publico al

que pertenezca la dependencia que esta llenando el formato.
N .-El que en orden correlativo ,para cada ejercicio presupuestal, corresponda al

formato que se esta llenando .
Dependencia .- El de la oficina de abastecimiento encargada de adquisicin / del

Comit de Adjudicacin / o de la dependencia solicitante .
N y Fecha .-El que en orden correlativo corresponda al formato , as como el da ,

mes y ao en el q se esta llenando el formato.
Solicitud de Cotizacin N - el que corresponda a la solicitud cuya informacin

va a ser comparada con la presentada por los postores a los cuales les fue
enviada por la entidad .
Referencia del cotizante :

1. Nombre o razn social .- El que corresponda a cada uno de los proveedores
que han dado respuesta a la solicitud enviada por la entidad , el cual
aparecer en las columnas correspondientes del formato.
2. Representante .- El de la persona autorizada por los proveedores para que
los representantes en el acto convocado por la entidad .
33

3. Fecha de entrega ofrecida .- La que seale cada uno de los proveedores
intervinientes en el acto , para entregar los bienes o servicios materia de
adquisicin .
Cuerpo :
N de orden numeracin sucesiva de los renglones del formato.
Descripcin .- Nombre comn de los bienes o servicios cotizados .
Cantidad -. La cantidad de bienes o servicios cotizados por cada proveedor .
Unidad de medida .- Termino utilizado para contar , medir , pesar , etc , los
bienes o servicios a adquirir .
Precios netos :
1. Unitario .- El de cada bien o servicio ofertado por cada proveedor interviniente

.
2. Total .- el que resulte de multiplicar cantidad por el precio unitario de cada
bien o servicio ofertado.
DISTRIBUCIN.- ESTE FORMATO SER LLENADO EN ORIGINAL Y LAS
COPIAS QUE FUEREN NECESARIAS .
De existir informacin complementaria o adicional a la solicitada , proporcionada por

cada proveedor interviniente , esta tambin podr ser comparada por el funcionario
competente.
24. ACTA DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
Esta sirve para consignar o registrar por escrito el resultado del proceso de
comparacin de las propuestas presentadas por los proveedores para la adquisicin
de los bienes y servicios requeridos por la entidad.
El formato tambin ha sido diseado de acuerdo a las directivas pertinentes y se llena
como sigue:
Cuerpo:
34
Nmero de orden.- El que corresponda al documento que se est llenando.
Proveedor.- El nombre o razn social del proveedor que ha obtenido la buena pr

en base a las mejores condiciones presentadas a la entidad para el suministro de
os bienes o la prestacin de los servicios requeridos por sta.
Neto cotizado.- consignar el valor neto total indicado en el anverso del formato.
Justificacin- El funcionario u rgano competente de la entidad debe hacer una

breve pero consistente explicacin de la o las razones por las cuales se decidi

otorgar la buena pr al o postores favorecidos para la provisin total o parcial de
los bienes o servicios requeridos.
Observaciones.- Para anotar datos que complementen o sustenten lo indicado

en justificacin, como competencia, experiencia, calidad, traslado sin costo para
la entidad, seguro, mantenimiento, etc.
Base:
Lugar y fecha.- La de la localidad de ubicacin de la dependencia a la que

pertenece el funcionario u rgano que suscribe el formato, as como el da, mes y
ao de tal accin.
Firmas.- el nombre y apellidos completos y cargo del funcionamiento que han
intervenido en el acto de comparacin repropuestas y otorgamiento de la buena
pr.
DISTRIBUCIN.- SE LLENA EN ORIGINAL Y UNA COPIA:
1. El original para el archivo de la Oficina de abastecimiento.
2. La copia para el Comit de adjudicacin de la entidad.
Entidad Convocante:
Nombre, razn social o denominacin de la Entidad convocante.- Indicar el

nombre completo de la Entidad convocante, segn consta en el registro nico de
Contribuyentes (RUC) de la Superintendencia Nacional de Administracin
Tributaria - SUNAT.
RUC de la Entidad Convocante.- Indicar el Registro nico de Contribuyentes

(RUC) segn los registros de la Superintendencia Nacional de Administracin
Tributaria SUNAT.
Datos del Proceso:
Nmero del proceso.- Tal como se public en el aviso de la convocatoria.
Objeto del Proceso.- Indicar segn el tipo del objeto: bienes, suministro, obras,
consultora de obras, servicios de consultara, servicios, en general,
arrendamientos, seguros.
Descripcin del Objeto.- Deber consignar la descripcin bsica de los bienes,

servicios u obras a adquirir o contratar.
Datos del Postor ganador de la buena Pr:
35
Nombre / razn Social del Postor ganador.- Indicar el nombre o razn social
completo del postor ganador de la Buena Pr segn consta en el Registro nico
de Contribuyentes (RUC) de la Superintendencia Nacional de Administracin
tributaria SUNAT. En el caso de procesos segn relacin de tem se consignar

el nombre o razn social del postor ganador de la Buena Pr por tem
adjudicados.
Domicilio del Postor ganador.- Se debe indicar el domicilio del postor ganador
del proceso o de los ganadores de cada tem, segn corresponda.
RUC del postor ganador.- Indicar el Registro nico de Contribuyentes (RUC) del
postor ganador o del ganador de cada tem, segn corresponda.
Datos del Objeto del Proceso:
tems Adjudicados.- Consignar los tems adjudicados.
Bienes o servicios nacionales.- En los procesos regulares y en los convocados

segn la relacin de tems deber precisarse si se aplic al ganador de la buena
pro el beneficio de la Ley N 27633.
Monto Adjudicado.- Deber precisarse el monto exacto de la propuesta

ganadora de la buena pro. En el caso de procesos segn relacin de tems, se
consignar el monto de cada tem y el total adjudicado por cada postor.
tems declarados Desiertos.- En el caso de procesos segn relacin de tems se

consignar los tems que fueron declarados desiertos.
25. ORDEN DE COMPRA

Sirve para formalizar entre la entidad y el o proveedores favorecidos con la buena pro,
que figuran en la respectiva acta de otorgamiento, en base a la decisin tomada por
el jefe de la oficina de abastecimiento o por el respectivo rgano competente de la
entidad, el compromiso de compra de los bienes o servicios requeridos por esta.
El formato a utilizar esta diseado de acuerdo a las directivas pertinentes, y se llena
como sigue.
A ENCABEZAMIENTO
36
Nombre de la entidad.-El que corresponda a la entidad u organismo publico

al que pertenezca la dependencia que esta llenando el formato.
N.-El que en orden correlativo corresponda dentro de cada ejercicio

presupuestal, a cada uno de los formatos que se estn llenando (se coloca el
N de documento, un guin (-) y los dos ltimos dgitos del ao fiscal
presente).
Fecha de emisin.-La del da, mes y ao en la que se llena el formato.
Almacn.-El cdigo de almacn institucional, de haber mas de uno, en el cual

debern ser entregados los bienes que se estn adquiriendo.
Seor (es).-El nombre o razn social del proveedor que obtuvo la buena pro.
Direccin.-La que corresponda al proveedor que proporcionara los bienes o

servicios requeridos por la entidad.
Cdigo del proveedor.-Consignar el que pudiera corresponder a este, de

acuerdo al respectivo Registro de Proveedores de la entidad.
Le agradeceremos-Indicar claramente la direccin completa y telfono del

Almacn institucional en el cual el proveedor seleccionado entregara conforme
los bienes adquiridos.
Referencia.-Se har mencin a los documentos que sustentan el giro de la

Orden de Compra, como: Solicitud de Cotizacin N, Cuadro Comparativo N,
Acta de Otorgamiento N, etc.
Facturar a nombre de.-Indicar claramente el nombre de la dependencia de la

entidad a la cual el proveedor extender la respectiva factura, de ser el caso.
CUERPO:
tem N.-El que correlativamente corresponda a los bienes o servicios que se

van a describir en el formato.
Cdigo.-El que corresponda de acuerdo al Catalogo de Bienes, a cada bien o

servicio materia de adquisicin.
Cantidad.-La cantidad de cada uno de ellos que se va a adquirir a cada

proveedor.
Unidad de medida.-Termino utilizado para contar, medir, pesar,,etc.,los

bienes a adquirir.
Descripcin.-Precisar el nombre mas usual de cada uno de los bienes o

servicios materia de adquisicin, concordndolo con el consignado en los
documentos precedentes.
Valor:
Unitario.-El que hubiere cotizado el respectivo proveedor al que se ha
otorgado la buena pro.
Total.-El que resulte de multiplicar el dato de cantidad por el de unitario.
BASE:
37
Autorizacin de la compra.-Consignar el nombre y apellidos completos y

cargo, colocando el respectivo sello de post-firma, tanto del Jefe de
Adquisiciones como el Jefe de Abastecimiento de la entidad.
Afectacin presupuestal:
Fuente de Financiamiento-La que corresponda en cada caso, de acuerdo
a la entidad y ejercicio presupuestal.
Distribucin contable.-El que corresponda a la Cuenta de Mayor a afectarse

con la adquisicin, de acuerdo al Plan Contable vigente.
Recib conforme.-Para que el Jefe de Almacn institucional consigne su

nombre y apellidos completos y firme, de encontrar conforme lo que esta
entregando el proveedor, colocando su sello de post-firma y consigne adems
el da, mes y ao de la realizacin de dicho acto.
DISTRIBUCIN.-EL FORMATO SE LLENARA EN ORIGINAL Y TRES

COPIAS:
1. El original para remitir al proveedor que obtuvo la buena pro.
2. La primera copia para enviar al Almacn institucional, el que al recibir
conforme los bienes que entregue el proveedor, canjeara esta por el
original que oportunamente le fuere remitido por la entidad, a fin de hacer
los cargos y descargos correspondientes en las Tarjetas de Control Visible
de Almacn y luego darle el tramite pertinente relacionado con su registro
en el Kardex y posterior contabilizacin de acuerdo a normas.
3. La copia entregada al proveedor por el Jefe de Almacn, servir para que
este tramite el respectivo pago del valor de los bienes entregados a la
entidad, ante la oficina de tesorera.
4. La segunda copia se enviara para el archivo de Almacn institucional.
5. la tercera copia se remitir para el archivo de la Oficina de Abastecimiento.
26. ORDEN DE SERVICIO

Formato que pese a su importancia y uso no fue oportunamente diseado por las
Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad gubernamental ni tampoco por el
sistema de Abastecimiento, en razn de que para efecto de los servicios, se opto por
utilizar el mismo formato de la O/C-GL, previo tachado de esta denominacin y
colocacin de Orden de Servicios u Orden de Trabajo, como se hacia en un
comienzo.
Pero la utilizacin de dicho formato para este fin, traa como consecuencia que el
responsable del almacn tambin tenia que firmarlo como que si se tratara de bienes
materiales, pese a tratarse de servicios, hecho que ocasionaba problemas a la
Oficina de Abastecimiento porque haba algunas Oficinas de la propia entidad que no
les daba tramite por carecer de la firma del responsable de almacn.
Con el fin de dar solucin al problema anteriormente expuesto, en el prrafo anterior,
algunas entidades publicas, en su afn de implementar institucionalmente el Sistema
de Abastecimiento, disearon un formato especial para los Servicios optndose as
por la actual Orden de Servicio, que desde hace algn tiempo se viene utilizando en
gran parte de entidades publicas, previa autorizacin por resolucin del Director
General de Administracin o funcionario que hace sus veces, hecho que da validez
legal al mismo y a su uso.
38

El formato utilizado para el efecto, se describe y llena como sigue:
ENCABEZAMIENTO
Nombre de la Entidad.- Indicar la denominacin que corresponda a la entidad

pblica a la cual pertenece la dependencia que esta llenando el formato.
N .- Indicar el numero que en orden correlativo corresponda, dentro de cada

ejercicio presupuestal, a cada uno de los formatos que se esta llenando,
empezando por el 0001,seguido de un guin (-) y luego los dos ltimos dgitos del
respectivo ao fiscal. Ejemplo: 0001/2005, 0002/2005, 0003/2005, etc.
Fecha.- Indicar el da, mes y ao en el que se llena el formato.
Seores.- Indicar el nombre completo, ene l caso de persona natural o la razn

social, en el caso de persona jurdica, del contratista que obtuvo la buena pro.
RUC N .- Precisar con exactitud el numero del Registro nico de Contribuyente

(RUC), que realmente corresponda al contratista que por el hecho de haber
presentado la mejor propuesta en cuanto a calidad, oportunidad, lugar, etc, se le
ha otorgado la Buena Pro, para la prestacin del servicio requerido por la entidad
convocante del proceso de seleccin.
De ser el caso este dato ser de importancia para los efectos a los que se refieren
las Resoluciones de Superintendencia N 113-97-SUNAT, del 31-DIC-97, ASI
COMO LOS Decretos Supremos N 053-97-PCM del 28/oct/97 y 027-2001-PCM
del 22/03/01, que la oficina de Abastecimiento debe tener en cuenta
Direccin.- Indicar claramente la Calle, Jirn o Avenida, as como el distrito,

provincia y departamento en la que geogrficamente se encuentra ubicado el local
comercial del contratista que ejecutara los servicios requerido por la entidad. Se
incluir el numero telefnica, fax, correo electrnico, etc., debidamente
actualizados por la Oficina de Abastecimiento.
Referencia N.- Indicar claramente la denominacin y ao presupuestario, de los

documentos de gestin administrativa que sustentan la elaboracin de la
respectiva Orden de Servicio, como: Solicitud de Cotizacin, Cuadro Comparativo
de propuestas; Acta de Otorgamiento de la Buena Pro., etc.
Fecha.- Indicar claramente, el da, mes y ao de aprobacin del documento de

gestin administrativa sustentatorio de la Orden de Servicio.
Para.- Indicar clara y sucintamente, conque finalidad se contrata el servicio al que

se refiere el documento-fuente.
CUERPO:
39
Cadena Funcional Programtica.- indicar claramente el cdigo que de acuerdo

al SIAF-SP, corresponda, segn la naturaleza de la entidad, a la funcin,
Programa, Subprograma, Actividad / proyecto, Componente, Fuente de
Financiamiento, etc. En los formatos computarizados utilizados por algunas
entidades publicas, esta informacin es impresa automticamente, como
consecuencia de los datos que van ingresando los usuarios del Sistema.
Cadena de Gastos Pblicos.- Indicar el cdigo que de acuerdo al SIAF-SP,

corresponda a la Categora e Gastos, Grupo Genrico, Modalidad de Aplicacin,
Especifica de Gastos, etc. , a la que se afectara el gasto a realizar. En los
formatos computarizados utilizados por algunas entidades publicas, estas
informaciones impresa automticamente, como consecuencia de los datos que
van ingresando los usuarios del Sistema.
En todo caso y como ya se sealo anteriormente el cdigo de la Cadena

Funcional Programtica, como de la Cadena de Gastos Pblicos, se podr colocar
en forma manual o computarizada en otro lugar visible del formato, informacin
que resulta imprescindible para el manejo presupuestario y para el control de las
metas institucionales.
Agradeceremos efectuar el siguiente trabajo.- Indicar clara y sucintamente,

que trabajo o labor especifica va a realizar el contratista al que se le ha otorgado
la Buena Pro del proceso de seleccin convocado.
Cdigo del Grupo Genrico.- Indicar el cdigo que de acuerdo a los Catlogos
Nacionales vigentes, corresponda al servicio contratado.
Descripcin.- Indicar con la mayor claridad posible, la denominacin con la que

comercialmente se conoce en el mercado, al servicio contratado, comparando sus
caractersticas con la consignada en los documentos-fuente elaborados para tal
efecto y otros sutentatorios del acto en s.
Unidad de Medida.- Indicar el termino utilizado universalmente para medir el

resultado del trabajo contratado.
Cantidad.- indicar la cantidad exacta del servicio contratado, de conformidad al

Acta de Otorgamiento de la Buena Pro, sustentada por el Cuadro Comparativo de
Propuestas, debidamente suscrito por los miembros del respectivo Comit
Especial, segn el caso.
Importe.1. Unitario.- Indicar el precio unitario cotizado por el contratista al que se le

hubiere otorgado la Buena Pro.
2. Total.- Indicar el producto que resulte de multiplicar la informacin que figura
en la columna Cantidad por el precio que figura en la columna Unitario.
En la parte correspondiente de la O/S, consignar el precio total del servicio
contratado, incluyendo el impuesto de ley, etc., determinado de acuerdo a las
normas establecidas; as como los descuentos que tuviera a bien hacer el
contratista, en beneficio de la entidad y del Estado, evitndose malas
interpretaciones sobre estos o sobre el destino de estos.
Asimismo y en conformidad a lo establecido en el literal a, numeral 4.1.1 de la
Directiva N 014-76-EF/73.20 y en el rubro Valuacin de la cuenta 33-Inmuebles,
maquinaria y equipo del plan contable gubernamental, en el precio del servicio
tambin se incluir los gastos adicionales que tuviera que hacer la entidad,
40

hasta que el servicio quede conforme, concordante adems con el Art. 120Forma de presentacin y alcances de las propuestas, del Reglamento.
BASE:
Aprobado por.- Consignar el nombre y apellidos completos, firma y sello post

firma del Jefe de Unidad de Servicios, que aprueba la realizacin del trabajo en s.
Autorizado por.- consignar el nombre y apellidos completos, firma y sello post

firma del Jefe de la Oficina de Abastecimiento que autoriza el compromiso y pago
correspondiente del trabajo a realizar.
Afectacin complementaria.- Indicar claramente, la que corresponde, de

acuerdo a lo establecido en el SIAF-SP, PIA, Plan Contable, etc.
Recib conforme.- indicar el nombre y apellidos completos, firma y sello post

firma, del trabajador usuario del bien en el que, el contratista ha realizado el
servicio a que se refiere la O/S, que luego de la prueba, revisin, constatacin y
comparacin con lo descrito en ella, proceder a firmarla en seal de
conformidad, de no encontrar observaciones; de lo contrario, no lo har,
elaborando de inmediato el informe correspondiente que presentara a su jefe
inmediato para que conozca sobre lo ocurrido y disponga lo pertinente, en apoyo
a lo actuado por el usuario. Tambin consignara el da, mes y ao en el que se
realiza dicha accin.
Sobre este punto es necesario tener en cuenta que el compromiso inicial del
contratista que obtuvo la Buena Pro, termina cuando el servicio contratado ha sido
entregado dentro del plazo fijando en la O/S. , Y recibido a conformidad,
nicamente por el trabajador usuario del servicio; En caso contrario dicho acto
podr ser observado de inmediato por el referido trabajador, quien
consecuentemente no ser responsable de cualquier anomala que pudiera existir
entre lo contratado y lo realizado. Esto, al margen del compromiso y la obligacin
que tiene el contratista, por deficiencias o fallas tcnicas o mecnicas, vicios
ocultos, etc, que podran ser detectados posteriormente, siempre que estas no
deriven de un mal manejo, mal uso, etc. Que en todo caso sern comprendidos
dentro del periodo de garanta que usualmente debe ofrecer el postor y que
elevara su puntaje en la etapa de calificacin de propuestas.
Para el caso, es de aplicacin lo establecido en los artculos 1666 al 1789 del
vigente Cdigo Civil, aprobado por Decreto Legislativo N 295, que por su
importancia, contenido y aplicacin para resolver problemas cotidianos,
recomendamos sea ledo especialmente por el Jefe de la Oficina de
Abastecimiento.
Distribucin.- El formato se llena en origina y tres copias, las que se distribuirn

como sigue:
1. El original, para remitir o entregar al postor que obtuvo la Buena pro,
2. La primera copia, para la oficina de Abastecimiento;
3. La segunda copia para el Jefe de la dependencia en la cual se va a realizar el
servicio;
41

4. La tercer copia para la Unidad de Servicios de l Oficina de Abastecimientos.
27. ADMINISTRACIN DE ALMACENES
MANUAL DE ADMINISRACIN DE ALMACENES PARA EL
SECTOR PBLICO NACIONAL
RESOLUCION JEFATURAL N 335-90-INA P/DNA (Publicada: 25.07.1990)

Lima. 25 de julio de 1990
Visto el Manual de Administracin para el sector Pblico Nacional, formulado por la
Direccin Nacional de Abastecimiento;
COSIDERANDO:
Que el Decreto Ley N 22056 que instituye el Sistema de abastecimiento, otorga a la
Direccin Nacional de Abastecimiento atribucin para emitir normas relativas a
adquisicin y asignacin racional de bienes y servicios no personales;
Que en el precitado Manual, se establecen normas, procedimientos y
responsabilidades para la administracin de almacenes en organismos del sector
pblico nacional; Que con Oficio N 008-90-EF/93.02, la Contadura Pblica de la
Nacin ha dado conformidad a los formularios anexos al citado Manual, que son de
uso compartido entre los Sistemas de Contabilidad y Abastecimiento;
En uso de las atribuciones conferidas por el decreto Legislativo N -534-Ley del
Instituto Nacional de Administracin Pblica;
SE RESUELVE:
Articulo 1.- Aprobara el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector
Pblico Nacional.
Articulo 2.- Disponer su publicacin en el diario oficial El Peruano.
Regstrese y comunquese.
GUILLERMIMA FLORES VINCES
Jefa del Instituto Nacional de administracin Pblica
MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR

PBLICO NACIONAL
I GENERALIDADES
A. OBJETO
Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la
administracin de almacenes en organismos del sector pblico nacional.
42

B. ALCANCE
La presente normas es de aplicacin por los organismos del sector pblico
C. BASE LEGAL
1. Decreto Legislativo N 534-Ley del Instituto Nacional de Administracin
Pblica.
2. Decreto Ley N 22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento.
3. Resolucin Jefatural N -118-80-INAP/DNA que aprueba las Normas
Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento.
D. NORMAS ESPECIFICAS
1. El almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas,
destinadas a la custodia y conservacin de los bienes que van a emplearse
para la produccin de servicios o de bienes econmicos. Las actividades que
en el se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos
tcnicos de abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribucin.
2. En cada organismo, a nivel central o desconcentrado, el rgano de
abastecimiento tendr a su cargo la organizacin e implementacin de uno o
mas almacenes para la custodia temporal de los bienes que suministra.
3. Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otros:
a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a
la entidad.
b. Proteger y controlara las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn.
d. Efectuar la distribucin d bienes con forme al programa establecido.
e. Coordinar la oportuna reposicin de stock.
f. Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacn.
4. son factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn
los siguientes:
a. rea requerida: debe permitir que las operaciones que en ella se realicen
se efecten en un
rea fsica adecuada, sin que tropiece con
inconvenientes por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y
en volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones
de futuras ampliaciones.
b. Seguridad: el lugar geogrfico y el local deben reunir condiciones que
eviten el deterioro o merma ocasionados por agentes atmosfricos, as
como preservar la integridad humana y fsica antes acciones de terceros
de desastres naturales.
43

c. Facilidad de recepcin: contemplar la no interferencia con otras actividades
que ejecuta la institucin; debe existir vas de acceso para apersonas y
vehculos a fin de que los proveedores entreguen sin dificultades sus
artculos.
d. Caractersticas de los materiales. Segn la naturaleza de los bienes, se
debe tener en consideracin el peligro que puedan o no ocasionar al
personal que labora en el almacn as como a la comunidad, Ejemplo:
explosivo, productos qumicos txicos, radioactivos, etc.
e. Facilidad de utilizacin por lo usuarios; considerar la cercana y fluidez de
transito para que le abastecimiento de las unidades usurarias sea forma
econmica rpida y segura.
f. Tiempo de suministro; considera la distancia en que se encuentra las
unidades usuarias y sus necesidades de reposicin; Ejemplo: cuando la
atencin de pedidos se tuvieran que efectuar el mismo da, el almacn
estara ubicado en la misma localidad, si estos tuvieran que atenderse al
da siguiente o la tercer da, la localizacin puede hacerse fuera del
permetro del lugar de que se encuentran las dependencias usuarias.
g. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministros y
el tamao del local del almacn cuanto ms alejado este el almacn de las
fuentes de suministro, mayor ser su tamao.
h. Vas de comunicacin: se localizara el almacn en lugares en que haya
fluido servicios de transportes para el acarreo de los bienes y materiales.
i.
Infraestructura disponible: considerar reas o edificaciones que por sus

caractersticas resulten apropiadas y que adems el costo de
acondicionamiento resulte econmica.
j.
Capacidad econmica de la entidad; a efecto de planear el equipamiento

de almacn.
5. En el almacn, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad se establecer

reas fsicas de uso especifico para:
a. Oficina
b. Recepcin y despacho
c. Corredores y pasadizos
d. Zona de almacenaje
e. Vestuarios del personal
f. Servicios higinicos
g. Zonas para ampliaciones
h. reas de estacionamiento exterior.
6. El almacn contara con muebles y equipos necesarios para efectuar la
conservacin, manipulacin, proteccin y control de los bienes en custodia. En
la seleccin del mobiliario y equipo se tomara en cuenta:
44

a. Caractersticas de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones que
necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los
fabricantes o tcnicos especializados.
b. Naturaleza del trabajo: en lo que se refiere a:
(1) Necesidad del mobiliario y equipo.
(2) Tiempo de duracin del trabajo
(3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente.
(4) Especificaciones tcnicas de los bienes.
(5) Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad,
calor, fro, suciedad, equipo auxiliar, tolerancia, etc.
c. Requerimiento de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con
el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los
aspectos siguientes:
(1) Diseo de protectores y cascos de seguridad.
(2) Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e
instalaciones adecuadas.
(3) Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no
acuse, ms dao que el fuego.
d. Equipo apropiado para trabajo: las guas para la seleccin adecuada de los
equipos son los siguientes:
(1) Capacidad necesaria
(2) Tamao conveniente
(3) Ajuste a las tareas por realizar
e. Costo s de operaciones de los equipos. En lo que respecta a
mantenimiento, costo de suministro de combustible o electricidad, etc.
7. La distribucin y clasificacin de los espacios en las zonas de almacenaje
deben ser cuidadosamente estudiadas, poniendo especial atencin en dar a
los bienes una clasificacin adecuada que agrupe en secciones o anaqueles
correlativos aquellos que guarden cierta semejanza. Son aspectos a
considerar:
a. Espacio disponible
b. Cantidad prevista de bienes por almacenar
c. Cantidad de cada clase de bienes
d. Manipulacin que necesitan
e. Caractersticas que presentan
f. Condiciones ambientales que requieren
g. Caractersticas del mobiliario y equipo necesarios para su conservacin.
h. Seguridad que hay que proporcionales.
45

i.
Control que necesitan
j.
Frecuencia de demandas de cada tipo de artculos.
8. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin de lugar en que se

encuentran los bienes, se colocar, en una parte visible del mismo, el plano de
la distribucin de espacios de la zona de almacenaje, cada seccin o ambiente
tendr un nmero o smbolo que identifique su ubicacin y el material que en
ellos se encuentra almacenado.
9. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles
y equipos especficamente para los materiales que en ellos se van a depositar,
rodendolos de las caractersticas especiales que dichos materiales necesitan
para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de
tcnicos especializados.
10. Los bienes permanecen en almacn en forma temporal, aquellos que se
encuentren almacenados por un periodo superior a los 12 meses y que
definitivamente no van a ser utilizados por la entidad deben ser transferidos
para satisfacer necesidades de otros organismos del sector pblico.
11. Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidar de contratar una
cobertura de seguro que comprenda a la infraestructura del almacn y a los
bienes almacenados.
II.
PROCEDIMIENTOS
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades
concernientes a este proceso, estn referidas a la ubicacin temporal de bienes
en un espacio fsico determinado con fines de custodia como va para trasladarlos
fsicamente (temporal o definitivos) a quienes la necesitan, consta de las fases
siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento, registrocontrol y custodia.
1. Recepcin
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del
momento en que los bienes han llegado al local del almacn y termina con
la ubicacin de los mismos en el lugar designado para efectuar la
verificacin y control de calidad.
b. La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo
(Orden de Compra o Gua de remisin u otro documento anlogo).
c. Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn conforme a lo
siguiente:
(1) Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los
registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre
cualquier anormalidad.
46

(2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse
de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
(3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y e el exterior
del mismo bulto. Esta accin no ser necesaria cuando el nmero y
caractersticas de los bienes recepcionados permitan efectuar una
verificacin cuantitativa sin problema alguno.
(4) Anotar en la documentacin de recibo:
-
Nombre de la persona que hace la entrega.

Nombre de la persona que recibe la mercadera.
Nmero de la placa del vehculo utilizado en el transporte (cuando
sea pertinente).
Fecha y hora de recepcin.
2. Verificacin y control de calidad

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en
un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje, comprende
las acciones siguientes:
a. Retirar los bienes de los embalajes
b. Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido
en forma cuantitativa y cualitativa.
c. La verificacin cuantitativa se efectuara
para comprobara que las
cantidades recibidas son iguales a las que se consigna en la
documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensinales de
identificacin, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad,
presin, temperatura, etc.
d. La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizara para
verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes recepcionados
estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas.
e. La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona
que hace la entrega cuando la cantidad y caractersticas de los bienes
permitan realizara la verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento
de la recepcin.
f.
Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados fuera

necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad,
el jefe de almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad solo
por el nmero de bultos recibidos ye l peso bruto respectivo.
g. Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidos a

pruebas de conformidad, las pruebas o exmenes sern encargadas por el
jefe del rgano de abastecimiento a especialistas o entes especializados
del mismo organismo u otros organismos del sector pblico, y
excepcionalmente a las del sector privado.
h. La conformidad de la recepcin ser suscrita por el responsable de
almacn en el rubro respectivo de la Orden de Compra y gua respectiva.
Se sustenta en la verificacin que este realice o con el informe favorable
de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior.
47

3. Internamiento
Comprende Acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares
previamente asignados, se ejecutarn las labores siguientes:
a. Agrupar los bienes segn su tipo, periodo de vencimiento, dimensin, etc.
b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la
zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea gil y
oportuna.
c. Se evitara un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje
diferentes.
d. En caso que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a
internara el integro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
e. Si el almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes
especiales, para la conservacin de determinados bienes, estos se
internarn a travs de otros rganos u organismos que cuenten con ellos.
La responsabilidad de la custodia corresponde a estos ltimos. El Jefe de
Almacn efecta la constatacin del ingreso y da conformidad al mismo.
4. Registro y control
a. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se proceder a registrar
su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que ser colocada junto
al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de
donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se
proceder previamente a formular la correspondiente Nota de Entrega a
Almacn.
b. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra- gua de Internamiento
o Nota de Entrega a Almacn) ser remitida al rea respectiva para efecto
del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacn.
c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se
codifican conforme al procedimiento establecido en el Manual de
Codificacin del Patrimonio Mobiliario del Sector Pblico, aprobado con
Resolucin Jefatural N 12689-INAP/DNA.
5. Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes
almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas y numricas en que
fueron recibidas.
Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:
a. Proteccin a los materiales: est referida a los tratamientos especficos
que son necesarios a cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de
elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las
tcnicas por aplicar sern las estipuladas en normas tcnicas, manual del
fabricante u otros textos especializados
48

b. Proteccin del local de almacn: a la reas fsicas destinadas a servir de
almacn se las debe rodear de medios necesarios para proteger a las
personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones
mismas de riesgo internos y externos. Para el efecto se tomarn medidas
a fin de evitar:
-
Robos o sustracciones.
Acciones de sabotaje
Incendios
Inundaciones, etc.
c. Proteccin al personal de almacn: se deben contemplar todos los

aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su
integridad fsica, con tal fin se les dotara de los equipos e implementos
necesarios paral adecuada manipulacin de materiales. As mismo se
disearn planes de seguridad que contemplarn programas de
evaluacin para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones),
y de entrenamiento en el manejo de equipos de manipulacin de
materiales y de seguridad.
B. PROCESO DE DISTRIBUCIN
Proceso tcnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de
naturaleza tcnico-administrativa, referidas a la directa satisfaccin de
necesidades, incluye las operaciones de traslado interno, consta de las fases
siguientes: formulacin del pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento
de materiales, control de materiales y entrega al usuario.
1. Formulacin del pedido
a. Se emplea el formulario Pedido Comprobante de salida, adjunto al
presente.
b. Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de las entidades
y disponibilidad de bienes en almacn.
c. El rgano de abastecimiento establecer un calendario para la
presentacin de pedido de aquellas dependencias cuyo consumo de
bienes sea constante.
d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular sern presentados
de acuerdo al perodo consignado en el correspondiente cuadro de
necesidades.
e. La formulacin del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad
usuaria; y la autorizacin para la atencin, al Jefe de rgano de
Abastecimiento.
f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los
pedidos a un grupo de bienes, el rgano de Abastecimiento puede asumir
la formulacin del Pedido Comprobante de Salida.
49

g. Una vez suscritos por el jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos
Comprobante de Salida sern remitidos al Director o Jefe de
Abastecimiento para recabar las respectivas autorizaciones de despacho.
2. Autorizacin de despacho
a. La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en el
respectivo cuadro de necesidades.
b. Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se deriven de
situaciones e emergencias calificados por el Director General de
Administracin o quien hace sus veces en la entidad, y se atender con
cargo a los stock de seguridad.
c. Esta fase comprende lo siguiente:
-
Numeracin y registro del Pedido Comprobante de Salida.
Aprobacin del Director o Jefe de Abastecimiento.
Valorizacin del pedido Comprobante de Salida;- Registro de las

salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas
de Almacn.
3. Acondicionamiento de materiales
a. El responsable del almacn dirigir los Pedidos de Comprobante de Salida
aprobados y dispondr el acondicionamiento de los bienes para su
entrega.
b. Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el
despacho.
c. En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del permetro de
la ciudad ser necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo
cual se tomar en cuenta los factores siguientes:
-
Destino de la carga
Transbordos a que se someter la carga durante la travesa.
Caractersticas fsicas del material a embalaje.
Peso y volumen de la carga.
d. El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir debe

realizarse en forma tal que se evite:
-
Despostillados, roturas o aplastamiento.
Daos por manchas con grasas u otro agente nocivo.
Deterioro en el acabado.
Daos por causa climatolgicas.
Prdida parcial, total o extravo.
e. En el caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado,

numerado adems de otras seales indicadoras de los bultos.
50

4. Control de materiales
a. En cada almacn se establecer un control de salida de materiales el que
ser encargado al personal de seguridad o vigilancia; o una persona que
para tal funcin se designe.
b. El encargado del acarreo o transporte de los bienes presentar al salir del
almacn el Pedido Comprobante de Salida a la persona encargada del
control del control de salida de materiales, quien verificar si el contenido
de los bultos concuerda con el documento y retendr un copia del mismo
lo que ser entregado al rea responsable del control de stock.
c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando
medios de transporte, el transportista presentara en los puestos de
vigilancia de la entidad copia del Pedido Comprobante de Salida
respectivos. El personal de vigilancia efectuar las constataciones que en
ejercicio de su funcin deba realizar.
5. Entrega de materiales
a. En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidar que la
persona que realiza la recepcin lo haga en forma serena y consistente.
b. Ser precaucin del responsable de almacn que la dependencia de
destino devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la conformidad
respectiva y en forma oportuna.
c. Es funcin inherente al almacn el que los bienes de despachar fuera del
permetro de la ciudad, estn amparados por una cobertura de seguro.
C. INVENTARIO FSICO DE ALMACN

En una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los bienes almacenados, apreciara su estado de conservacin o
deterioro y condiciones de seguridad.
1. Tipos de Inventarios.
a. Inventario Masivo.
Incluye a todo los bienes almacenados, forma parte de Inventario Fsico
General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de
almacn.
Se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das,
como mnimo una vez por ao, requiere de un apropiado programa y sirve
de sustento de los estados financieros de la entidad.
b. Inventario Selectivo.
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza
peridicamente o cada ves que sea necesario comprobara que los
registros de stock se mantienen al da, completos y exactos; y verificar
que las existencia fsicas concuerden con los registros de las Tarjetas de
51

Control Visibles de Almacn y las Tarjetas de Existencias Valoradas
correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacn; solo
se efecta e bloqueo temporal de la documentacin y el despacho del
grupo de bienes objeto de inventario por el plazo que se estime dure el
mismo.
2. Preparacin de Inventario.
Corresponde al rgano de Abastecimiento precisar instrucciones, plazos,
mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de r3ealizar la
verificacin de bienes de almacn.
-
Son condiciones previas al Inventario las siguientes:

a. Ordenamiento del almacn: el principio del buen ordenamiento debe
mantenerse en los almacenes en todo momento; sin embargo se hace
ms necesario cuando se trata de realizar Inventarios.
b. Documentacin: es imprescindible preparar la documentacin para la
toma de Inventario. Son cuatro los aspectos a considerar:
-
Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de

Almacn deben estar al da.
Bloqueo de internamiento de bienes decepcionados durante el

periodo de inventarios. Estos quedarn temporalmente en la zona
de recepcin y sern internados una vez concluido el Inventario.
Despacho de materiales y equipos correspondientes a los Pedidos

Comprobantes de Salida pendientes de atencin. Los bienes de
pedidos no reclamados permanecen en la zona de despacho.
Suspender la recepcin de pedidos por un periodo prudencial antes

del inicio del Inventario.
c. Equipo de Verificadores
-
Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica

ser realizada por la Comisin a que se refiere el numeral 4 Rubro
III de la Norma General de Abastecimiento S.A. 07 Verificacin del
estado y utilizacin de bienes y servicios.
Si se trata del Inventario Fsico de Almacn, el Jefe de
Abastecimiento designa la Comisin de Verificacin, la que en
ningn caso ser integrada con personal de almacn, estos ltimos
slo intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran
ubicados los bienes.
d. Medios e Instrumentos
El equipo de verificadores ser dotado de medios adecuados tales
como: Catlogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que
les permitir certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos,
etc., de cada uno de los bienes que se est verificando.
52

3. Formas de efectuar el Inventario.
Al barrer.
El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por
un punto determinado del almacn, continuando el control de todos los
bienes almacenados , sin excepcin alguna.
Por seleccin.
Consiste en constar la veracidad de las existencias del grupo de bienes
sobre los cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin. Esta forma se
utiliza para realizar inventario de tipo selectivo.
4. Sobrantes de Inventario.
Si en el proceso de verificaron se establece bienes sobrantes se proceder en
la forma siguiente:
a. Determinar su origen principalmente entre las siguientes causas:
*
Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias

Valoradas.
Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo

Comprobante de Salida.
Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deba a las dos

primeras causas indicadas en el literal anterior, estos se incorporan en los
registros de existencia s formulando la respectiva Nota de Entrada a
Almacn.
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en
lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe
figurara como faltante e n bien similar entregado. En este caso se
proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia
Valoradas de almacn anulando la salida del bien sobrante, la misma que
ser sustentada con el informe de la Comisin de Verificacin, previo inicio
de la determinacin de responsabilidades. Asimismo se registrar la salida
del bien faltante.
5. Faltantes de Almacn.
En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los registros de
existencias y el inventario fsico realizado se determinen bienes faltantes, la
Comisin de Verificacin actuara en la forma siguiente:
a. Faltante por robo o sustraccin
Organizar un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas
de a denuncia policial correspondiente.
b. Faltante por merma.
Tratndose de bienes, slidos o lquidos, que por su naturaleza se
volatizan, ser aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia
establecida en la norma tcnica respectiva.
53

Cuando la merma ocurra por accin de animales depredadores, la
Comisin de Verificacin evaluar e informara sobre su la merma se debe
estrictamente a esa causa.
c. Faltante por negligencia.
El jefe de almacn y el servicio o servidores a carago de la custodia son
responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida.
D. BAJA DE BIENES
1. Se dar de baja a los bienes que como resultado del Inventario Fsico
General estn considerados para tal proceso:
2. Son objeto de baja:
a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en completo
estado de inutilidad.
b. La merma producida en las existencias por efecto de volatizacin o por
accin de animales depredadores.
c. Los bienes perdidos por robo o sustraccin, y,
d. Bienes que por vencimiento o su estado de desconocimiento no son
recomendables para consumo.
3. De acuerdo los establecido en el articulo 4, inciso b), del Decreto Ley N
22867, la baja ser aprobada mediante resolucin por el Director General
de Administracin o funcionario equivalente en la entidad y se sustenta en
la forma siguiente:
a. Para los casos 2 a. y 2 b. con el informe tcnico el que se califica su
estado de inutilidad,
b. En el caso 2 c. con el informe de la Comisin de Inventario, el
expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial
correspondiente.
c. Para el caso 2 d. con el informe sanitario respectivo y el informe de
Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.
4. Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la
resolucin respectiva.
5. Para efecto de la enajenacin de bienes dados de baja se proceder
conforme al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 02578-VC.
E. REPOSICION DE STOCK
Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnico-administrativa,
inherentes a la funcin de almacn, que tiene por finalidad el mantener la
continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a
fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar as que
lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.
54

1. Variables utilizadas.
a. Nivel mximo de stock.
Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender
en condiciones normales y por un periodo determinado, las
necesidades de la entidad.
b. Stock mnimo o de seguridad.
Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuara el
abastecimiento, durante el tiempo que demore el trmite de reposicin
de stock.
c. Punto de pedido
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la
reposicin de existencias a fin de evitar el consumo total del stock
mnimo o de seguridad.
2. Cuantificacin de las variables.
El jefe de Almacn coordinar con el rea encargada de la programacin
del abastecimiento para cuantificar la variables que permitirn
establecerlos puntos de pedido para cada tipo de bien. La determinacin
de cada una de ellas se efecta en la forma siguiente:
a.
La magnitud del nivel mximo de stock, est dada por la cantidad de

un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de todas las
dependencias de una entidades en un periodo trimestral, semestral o
anual. Si las necesidades son mayores a ka capacidad de
almacenamiento pueden considerarse excepcionalmente cantidades
para periodos bimestrales o mensuales, segn convenga. Se utiliza
como documento fuente los cuadros de necesidades.
b.
El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente

frmula.
Q
Stock mnimo = ----------- x t2
ti
Donde:
Q
= nivel mximo de stock
ti = tiempo que se estima se consumir totalmente Q.
12
= tiempo que se considera demora el trmite de reposicin
de stock
3. Formulacin del requerimiento de renovacin de stock

El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las
existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock
mnimo o de seguridad; para tal efecto el jefe de almacn proceder a:
a. Formular el proyecto de cuadro de adquisicin por los bienes que a la
fecha debe iniciarse el trmite de reposicin de stock.
55

b.
Remitir el proyecto de cuadro de adquisicin al rea responsable de la

programacin del abastecimiento a fin de que se proceda a la
adquisicin inmediata.
c. Coordinara con el rea a cargo de la programacin del abastecimiento

a fin de racionar la distribucin hasta que se efectu la respectiva
reposicin de existencias.
F. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS.
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos
sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacn y cantidades
disponibles para distribuir, segn las posibilidades de cada entidad los
registros Y reportes se elaboran en la forma manual o mediante proceso
automtico de datos; en el primer caso se empleara tarjetas y formularios y en
el segundo se utilizara el diseo de lo mismos.
El registr y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:
-
Tarjetas de Control Visible de Almacn
Tarjeta de existencia Valoradas de Almacn
Resumen del Movimiento de Almacn
Los documentos fuente de Almacn.

-
Orden de Compra
Gua de Internamiento
Nota de entrada a Almacn
Pedido Comprobante de Salida.
1. Tarjeta de Control Visible Almacn.

a. Finalidad
Control en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada bien
almacenado.
Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes
en ella registrado.
b. Descripcin
El formulario a emplear es el SA-RIC 06 anexo al presente; consta de
las especificaciones siguientes: Encabezamiento.
-
Nombre del formulario: Control Visible de Almacn.
Numero de tarjeta: Se numera correlativamente las tarjetas

empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.
Articulo: Denominacin y caractersticas del bien almacenado (una

tarjeta por cada tipo de bien).
Cdigo. Segn Catlogo Nacional.
Unidad de Medida: Termino usado para contar , medir o pesar los

bienes almacenados.
56

Cuerpo.
Columna 1 Fecha: La correspondiente al da, mes y ao del
movimiento.
Columna 2 Comprobante: Denominacin y numero del documento
fuente que da origen al movimiento.
Columna 3 Movimiento (unidades fsicas) dividida en tres (3)
subcolumnas.
3A Entrada: Cantidad de bienes ingresados
3B Salida: Cantidad de bienes egresados
3C Saldo: Diferencia de las subcolumnas (3A y (3B).
2. Tarjeta de existencias Valoradas de Almacn
a. Finalidad.
Suministrar informacin sobre movimientos de entrada y salida de
bienes en almacn, as como determinar existencias en cantidades
totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este
documento debe ser permanente y estar a cargo del rgano de
Abastecimiento en un rea distinta a la de Almacn.
b. Descripcin.
El formulario a utilizar es el SA-RIC 07 anexo al presente, cuyas
especificaciones son las siguientes: Encabezamiento.
-
Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacn.
Tarjeta N-..: Se numera correlativamente las tarjetas empleando en

el registro de un mismo tipo de bien.
Cuerpo.
Columna 1 Fecha: La que corresponde al da, mes y ao del
movimiento de cada uno de los bienes.
Columna 2 Comprobante.
Dividida en tres (2) Subcolumnas
2 A Clase de documentos que ampare el movimiento de bienes en
almacn.
213 N -..: El correspondiente al documento de entrada o salida.
Columna 3 Cantidad
Dividida en tres (3) subcolumnas.
3A Entrada; Cantidad de bienes ingresados
3B Salida: Cantidad de bienes egresados
3C Diferencia de las subcolumnas (3 A) Entrada y (3B) Salida.
Columna 4 Precio Unitario: Valor de cada artculo ingresado o
egresado.
57

Columna 5 Costo Promedio: Esta columna se utilizar al aplicarse el
Mtodo de Evaluacin (Corto Promedio) resultante de aplicar la
formula siguiente:
Saldo Monetario (columna 6C)
Costo Promedio= -------------------------------------------Saldo Fsico (columna 3C)
Columna 6 Importes.
Dividida en tres (3) subcolumnas.
6 A Entrada: Valor en moneda nacional de los bienes ingresados.
6 B Salida: Valor en moneda nacional de los bienes egresados.
6 C Saldo: Diferencia de las subcolumnas (6 A) Entrada y (6 B)
Salida
Base (de izquierda a derecha)
-
Articulo: Nombre de cada tipo de bien
Unidad: Nombre de cada tipo de bien
- Cdigo: El que corresponde al bien de acuerdo con el Catlogo

Nacional.
c. Utilizacin.
Las tarjetas se mantendrn en ficheros, denominados Kardex.
Sern agrupadas y clasificadas de acuerdo con las clases de los
grupos genricos del Catlogo Nacional aprobadas con resolucin
Directoral N-001-89-INAP/DNA.
3. Resumen del Movimiento de Almacn.
a. Finalidad.
Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de
bienes del almacn. Este documento ser elaborado mensualmente y
servir para conciliara los saldos con los que contenga el Parte Diario
de Almacn elaborado por la Oficina de Contabilidad.
b. Descripcin
El formulario a utilizar es el SA-RIC 08 Parte del Movimiento de
Almacn, anexo a la presente norma consta de las especificaciones
siguientes: Encabezamiento
58
Nombre del Organismo.
Nombre del formulario. Resumen de Movimiento de Almacn.
Nmero: Asignado al formulario en forma correlativa.
Da, mes y ao: fecha que corresponde al periodo a que se refieren

las operaciones.

Cuerpo.
Columna 1 Grupos Genricos del Catlogo Nacional
Dividida en dos (2) subcolumnas.
1 A Cdigo: El que corresponde segn Catalogo Nacional de Bienes.
2 B Denominacin: La que corresponde al cdigo asignado.
Columna 2 Saldo anterior.
Considerar lo datos de la columna 4 Saldos del da indicados en el
parte anterior.
Columna 3 Movimientos.
Registra las entradas y salidas por cada grupo genrico de bienes.
3A Entradas: Indica el importe en moneda nacional de los ingresos
de bienes en el grupo respectivo.
3B Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las salidas de
bienes en el grupo respectivo.
Columna 4 Saldo del da
Resulta de agregar a la columna 2 las entradas (3A) y reducir las
salidas (3B).
Recuadro inferior izquierdo.
Documentos sustentatorios: Reconsigan ka numeracin de kilos
documentos fuente considerados en la informacin.
Dividida en dos (2) secciones:
Seccin 1 De Entrada.
Se anotan los nmeros de los rdenes de Compra y/o Nota de Entrada
expedidas, as como los documentos anulados.
Seccin 2 De Salida.
Se anotan los nmeros de Pedido Comprobante de Salida expedidos
as como los anulados.
Base.
Para consignara las firmas de las personas autorizadas de la
elaboracin y revisin del documento (jefe de Almacn y Directo o Jefe
de Abastecimiento). c. Nmero de copias y su Distribucin.
Original: Archivo de Almacn.
Copia: Para remitir a contabilidad junto con los documentos
sustentatorios.
4. Notas de Entrada.
a. Almacn a. Finalidad.
Servir de documento fuente. Se utiliza para informar sobre ingreso de
bienes al almacn por conceptos distintos a la adquisicin con orden
de compra.
59
b. Descripcin.
El formulario a emplear es el SA-ALM 01 anexo al presente; consta de
-
Nombre del organismo.
Nombre del Formulario: Nota de Entrada a Almacn
Con destino a: Para el caso que el bien tenga un fin especifico.
Referencia: Describir la clase de documento y su numeracin que

ha dado origen al ingreso de los bienes.
Recuadro Derecho.
-
Nmero: El asignado al documento en forma correlativa.
Da, mes y ao: Indicar la fecha de formulacin del documento.
Cuerpo
Dividido a dos (2) partes: Superior e Inferior. Parte superior
Columna 1 Artculos
Dividida en cuatro (4) subcolumnas.
1A Cdigo: El que corresponde segn Catlogo Nacional.
1B Cantidad: Nmero de bienes recibidos.
1C Descripcin: Nombre y caractersticas de cada tipo de bien
recibido.
1D Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los
bienes recibidos.
Columna 2 Valores.
2A Unitario: Valor estimado o consignado en la documentacin de la
referencia.
2B Total: Producto de multiplicar la subcolumna (1B) Cantidad por
la subcolumna (2A).
Valor unitario
Parte inferior
-
Cuentas del mayor.
Anotar en cada recuadro el cdigo de la cuenta y divisionaria, as como

los respectivos importes en moneda nacional.
Base
Para consignar las firmas de:
60
Director de Abastecimiento.
Jefe de almacn.

c. Utilizacin.
Este formulario es de utilizacin compartida por las Oficinas de
Abastecimiento y Contabilidad. A la Oficina de Abastecimiento le
compete consignar lo datos siguientes:
-
Encabezamiento
Columna 1 Artculos.
Columna 2 Valores.
Para Contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del

Mayor.
d. Nmero de copias y su distribucin.
-
Original: para remitir a Contabilidad.
1ra. Copia: Archivo de Almacn.

2da. Copia: Registro y Control de existencias.
3ra. Copia: Registro y Control del Patrimonio Mobiliario (solo en el caso
de ingreso de bienes patrimoniales).
5. Pedido Comprobante de Salida.
a. Finalidad.
Servir de documento fuente, en l se efecta el pedido, se autoriza y
registra la salida de bienes de almacn.
b. Descripcin.
El formulario a utilizar es el SA.DST-01 anexo al presente, consta de
-
Nombre del Organismo.
Nombre del formulario: Pedido
Cuerpo
Parte Superior (Izquierda)
-
Dependencia solicitante: Indicar el nombre de la unidad orgnica

que efecta el pedido.
Solicito entrega a Nombre de funcionario o servidor que recibir los

bienes solicitados, en ningn caso suscribir el Recib conforme
otra persona distinta a la sealada en el presente rubro.
Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser

utilizados los bienes.
Parte Superior (Derecha).
61
Lugar y Fecha. Localidad de la dependencia y fecha de formulacin

del documento.
Nmero: Es el nmero correlativo correspondiente a cada Pedido

Cdigo de la Dependencia: Asignado a cada unidad orgnica por la

Oficina de Racionalizacin de cada entidad.

Parte Izquierda del Cuerpo.
-
Columna 1 Reglones.
Aparecen impresos los nmeros de cada uno de los reglones en forma

sucesiva.
-
Columna 2 Artculos solicitados.
Indicar la cantidad y caracterstica de los bienes solicitados.

Se divide en tres (3) subcolumnas.
2A Cantidad: Numero de bienes solicitados.
2B Unidad de medida: Trmino usado para contar, medir o pesar
bienes.
2C Descripcin: Nombre o denominacin de los bienes solicitados.
Parte derecha del Cuerpo.
-
Columna 3 Orden de Despacho.
Para indicar las cantidades que el Director o Jefe de Abastecimiento

autoriza entregar.
Se divide en tres (3) Subcolumnas.
3A Cdigo: El corresponde segn Catlogo Nacional.
3B Cantidad: Nmero de bienes que se autoriza despachar.
3C Valores: Unitario y total por cada tipo de bienes. Los valores
unitarios se extraen de las respectivas tarjetas de Existencias
Valoradas d Almacn.
-
Columna 4 Cdigo Patrimonial.
Utilizar slo en el caso de entregas de bienes que constituyen el

patrimonio mobiliario de la entidad, Anotar el nmero o cdigo
patrimonial asignado al bien conforme a la Resolucin Jefatural N
126-891NAP/DNA.
Base.
-
Cuentas de Mayor.
Anotar en cada recuadro el cdigo de l cuenta y divisionaria, as

como los importasen moneda nacional.
Recuadro: Formulario utilizado hasta el rengln N .. inclusive: Para

indicar, en letras el nmero del ltimo rengln utilizado en el
formulario.
Fecha de recepcin: Fecha en la que se efecta la entrega.
A regln seguido deben firmar las siguientes personas:

1. Solicitante; Jefe de la dependencia que solicita.
2. Director o Jefe de Abastecimiento.
3. Jefe de Almacn.
4. Recib conforme: Persona que recepciona los bienes solicitados.
62

c. Utilizacin.
Este formulario es de utilizacin compartida por las dependencias
solicitantes, por Abastecimiento y Contabilidad.
A la dependencia solicitante le corresponde consignar lo datos de:
Parte Superior (Izquierda)
Columna 1 Reglones
Columna 2 Artculos solicitados.
Recuadro Formulario utilizado hasta el regln N .. inclusive.
Fecha de recepcin.
Al rgano de Abastecimiento le compete anotar:
Cdigo de la dependencia.
Nmero del Pedido Comprobante de Salida
Columna 3 Orden de Despacho.
Columna 4 Cdigo Patrimonial.
Para Contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas de

Mayor.
d. Nmero de copias y su Distribucin. Original: para remitir Contabilidad.
1ra. Copia: Archivo de Almacn
2da. Copia: Registro y Control de Existencias.
3ra. Copia: Registro y Control de Patrimonio Mobiliario (Slo en el caso
de salida de bienes patrimoniales).
4ta. Copia: Dependencia solicitante.
63
LECCION N 03
AUTOEVALUACION
1.-
QUE ES EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES?
2.-
CUAL ES LA NORMA QUE REGULA

CONTRATACIONES EN EL SECTOR PUBLICO?
3.-
MENCIONE LOS PROCESOS DE SELECCIN.
4.-
CUALES SON LOS PROCESOS TECNICOS DEL ALMACENAMIENTO?
5.-
CUALES SON LAS FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO?
6.-
CUALES SON LOS ASIENTOS CONTABLES POR LA ADQUISICION DE

BIENES Y DE PRESTACION DE SERVICIOS Y QUE DOCUMENTOS SON
UTILIZADOS?
64
LAS
ADQUISICIONES

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Decreto Supremo Nro. 012-2001-PCM Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

D.S. Nro.039-98-PCM, que aprueba el reglamento de la Ley de contrataciones y

k. Ley Nro. 26572 Ley General de Arbitraje

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e. PRINCIPIO DE ECONOMIA, Austeridad.

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g. PRINCIPIO DE TRATO JUSTO F. IGUALITARIO.- Igualdad de oportunidades.

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Declaratorias desiertas de procesos de seleccin en dos oportunidades.

g. Empresas dedicadas a la produccin de bienes.

Suspensin sin goce de remuneraciones de 30 a 90 das.

Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por 12 meses

Inhabilitacin Temporal.- Consiste en la privacin por un periodo determinado

Inhabilitacin.-Consiste en la privacin permanente del ejercicio de los

Econmicas.- Son aquellas que resultan de la ejecucin de las garantas

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Orden de compra Gua de Internamiento

Nota de entrada al Almacn

Pedido Orden de despacho.

16. INFORME DE MOVIMEINTO DEL AREA DE BIENES

Que su vida til sea mayor de un ao

Que sea destinado para uso y propiedad de la entidad.

Que su valor monetario sea mayor de (1/8) de la U.I.T. vigente a la fecha de su

Que este sujeto a depreciacin (desgaste), excepto los terrenos.

activo fijo o fsicos

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9 Maquinaria, Equipo y otras Unidades

9 Muebles y Enseres (equipos de computo) 25%

19. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

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Nombre de la entidad.- el que corresponda a la entidad u organismo pblico al

De.- indica si corresponde a Bienes o Servicios.

Pagina N.- el que en forma correlativa, dentro de cada ejercicio presupuestal,