Sie sind auf Seite 1von 10

1.

INFORMACIN GENERAL
ORGANIZACIN
PENSIONES DE ANTIOQUIA
SITIO WEB: www.pensionesantioquia.gov.co

LOCALIZACIN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL:


Carrera 51 No. 52-03 - Palacio de la cultura "Rafael Uribe Uribe Medelln, Antioquia, Colombia

Si la certificacin cubre ms de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestin,
indicar la localizacin de cada uno.
Direccin del
sitio permanente

Localizacin (ciudadpas)

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este


sitio

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
Prestacin de servicios de administracin de pensiones de rgimen de prima media con prestacin
definida en los proceso de: Gestin de prestaciones econmicas (reconocimiento de prestaciones,
administracin y pago de nmina de pensionados) y Atencin al afiliado y pensionado
Provision of retirement administration services with a scheme of an average premium including services
defined in the processes of: management of economic benefits (recognition of benefits, administration, and
payroll for pensionaries) and attention to the affiliate and pensionaries
EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestin de calidad)
Numeral 7.3 Diseo y Desarrollo: Se excluye este numeral del Sistema de Gestin de la Calidad de
Pensiones de Antioquia, puesto que la Entidad no transforma requisitos en especificaciones del servicio. El
diseo de los servicios ya se encuentra establecido en la normatividad vigente, en las solicitudes de los
clientes (afiliados y pensionados), que se acogen a la ley y en los mandatos jurdicos establecidos.
Numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medicin: Se excluye este numeral del
Sistema Integrado de Gestin y Control de Pensiones de Antioquia, debido a que en la Entidad no se
emplean equipos de seguimiento y medicin para la prestacin de los servicios misionales.
CDIGO IAF: [CS 36-0]
CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : NA
REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001:2008; NTCGP 1000:2009

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
Maribel Torres Torres
Nombre:
Directora Administrativa y Financiera
Cargo:
Correo electrnico
mtorres@pensionesantioquia.gov.co / 5751100 ext 180
TIPO DE AUDITORIA:
X Inicial o de Otorgamiento
Seguimiento
Renovacin
Ampliacin de alcance
Reduccin de alcance
Extraordinaria
FECHA
Etapa 1 de la auditora y elaboracin del plan etapa 2
Auditora en sitio
Verificacin complementaria (Si aplica)
EQUIPO AUDITOR
Auditor lder
Daro Molina A.
Auditor
NA

2014.12.01
2014.12.09, 10 y 11
NA

Das de
auditora)
0.5
2.5
NA

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 1 de 10

Aprobado 2014-11-21

1. INFORMACIN GENERAL
Experto Tcnico
NA
DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION
Cdigo asignado por ICONTEC
NA
NA
Fecha de aprobacin inicial
Fecha vencimiento:
NA
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad del sistema de gestin con los requisitos de la norma de sistema de
gestin.
Evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y
reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestin y a la norma de requisitos de gestin
Determinar la eficaz implementacin y mantenimiento del sistema de gestin
Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestin
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Fecha de envo del plan de auditora: 2014.12.02
Los criterios de la auditoria incluyen la documentacin del sistema de gestin desarrollada en
respuesta a los requisitos de la norma / documento normativo: ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009
La auditora se realiz en forma combinada y/o integrada?:
S No X
Auditora combinada , auditora integrada ; si aplica, con cules requisitos: (Se identifica ISO
9001, 18001, 14001, GP 1000 el que aplique): No aplica
Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por mltiple sitio, segn condiciones de IAF
MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?:
S
No X.
Si se aplic toma de muestra de mltiples sitios, indicar cules sitios permanentes se auditaron: No
aplica
Si es auditora de renovacin, Se defini el plan de muestreo en el programa de auditora por seguir
para el prximo ciclo de certificacin (auditoras de seguimiento anuales y renovacin)) en el ES-PSG-02-F-030? Es auditora de otorgamiento
S X No No aplica
Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,
proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?:
S No
No aplica X
Si aplica indicar en cules sitios temporales, Se realiz auditora o cules proyectos fueron
auditados mediante visita o por registros? Indicar que actividades del alcance fueron cubiertas en cada
contrato o proyecto o sitio visitado.
Nombre del Contrato o Proyecto:
Requisitos de la norma auditados en el contrato o proyecto:
Numero de Contrato ( si aplica)
Cliente:
Localizacin:
Fecha de inicio del contrato o proyecto:
Fecha de finalizacin (o estimada) del contrato o proyecto :

NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA

La auditora se realiz por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la


organizacin y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y
registros.
Es una auditora de ampliacin?
S
No X
Si aplica indicar el alcance objeto de ampliacin: actividades o procesos, o sitios o lneas de negocio:
Procesos de Gestin de Legalizacin y Titulacin de Predios, y de Gestin social: NA
En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseo y desarrollo (Por ejemplo
el numeral 7.3 de la nota ISO 9001), este aplica en el alcance del certificado?|
S
No X.
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.

ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 2 de 10

Aprobado 2014-11-21

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Si aplica indicar la lnea de productos o servicios donde se verific dichos requisitos: No aplica.
Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificacin?
S X
No .
Se verific la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales aplicables establecidos mediante su
identificacin, la planificacin de su cumplimiento, la implementacin y la verificacin por la
organizacin de su cumplimiento
o ISO 9001:2008 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.
o Ley 1437 de 2011 Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
o Decreto 19 de 2012 Establece normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica
o Resolucin 221 de 2013 Establece el procedimiento general de descuentos directos por
nmina para empleados y pensionados - libranzas
o Decreto 50262 de 2011 Reglamenta el tramite interno de peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias en la Gobernacin de Antioquia
o Resolucin 66102 de 2012 Reglamenta el trmite de derechos de peticin
o Ley 33 de 1985 Pensin Vejez servidores pblicos
o Ley 100 de 1993 Nuevo Rgimen de Seguridad Social
o Ley 797 de 2003 Modifica algunas disposiciones de la Ley 100 de 1993
o Decreto 1314 de 1994 Limita la base de cotizacin en los regmenes del Sistema General de
Pensiones
o Decreto 691 de 1994 Por el cual se incorporan los Servidores Pblicos al Sistema General de
Pensiones
o Decreto 1296 de 1994 Rgimen de los Fondos Departamentales
o Ley 549 de 1999 articulo 17 Bonos Pensionales
o Ley 717 de 2001 Trminos para reconocimiento de pensiones de sobrevivientes
o
Se evidencian requerimientos legales especficos asociados al funcionamiento de la organizacin o
los proyectos que realiza, por ejemplo habilitacin, registro sanitario, licencia de funcionamiento,
licencia o permisos ambientales en los que la organizacin sea responsable?:
S
No X
En caso aplicable, describirlos: No aplica
Se evidencian cambios significativos en la organizacin, desde la anterior auditora, por ejemplo
relacionados con alta direccin, representante de la direccin, estructura organizacional, sitios
permanentes bajo el alcance de la certificacin, entre otros?
S X
No
No aplica X
Si aplica, cuales:
Se evidenciaron las acciones tomadas por la organizacin para solucionar los hallazgos clasificados
como reas de preocupacin, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditoras
iniciales o de otorgamiento):
S
No
No aplica X.
Concluir sobre el grado de adecuacin de las medidas de control pertinentes establecidas por la
organizacin a travs de los programas prerrequisitos PPRs y el plan HACCP (aplica para los
esquemas ISO 22000, APPCC y FSSC2000) No aplica
Concluir sobre el grado de adecuacin de las medidas de control operacional relevantes establecidas
por la organizacin, sobre los peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional. (aplica para
OHSAS 18001). No aplica
Concluir sobre el grado de adecuacin de las medidas de control operacional relevantes establecidas
por la organizacin, sobre los aspectos e impactos ambientales significativos. (aplica para la ISO
14001) No aplica
En el caso de auditoras con ISO 13485:2003 se presentan procesos de esterilizacin?
S No , Si aplica, especificar el mtodo: No aplica
En el caso de auditoras con ISO 13485 se evidencia conformidad en requisitos de la gestin del
riesgo?
S No , Si no describir las acciones que la empresa debe emprender en tal sentido: No aplica
Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditora
inicialmente acordado?
S
No X
Si aplica, cuales:
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 3 de 10

Aprobado 2014-11-21

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Justificacin:
Existen aspectos significativos que incidan en el programa de auditora?
S
No X,
Si aplica, cuales aspectos y cuales requisitos, procesos o sitios permanentes se ven afectados
El equipo auditor maneja la documentacin suministrada por la empresa en forma confidencial y
retorna a la organizacin toda la documentacin, en forma fsica o elimina la entregada en otro medio,
solicitada antes y durante el proceso de auditora?:
S X
No .
Se detecta una no conformidad relacionada con el numeral 4.2.1 de las Normas ISO 9001 y NTCGP
1000.
La organizacin present el plan de accin para las NC el da 12 de Diciembre de 2014.
Los planes de accin en correcciones y acciones correctivas fueron aceptados por el auditor lder el
da 12 de Diciembre de 2014.
Se realiza verificacin complementaria el da XXX: No aplica.
En el caso de auditora de seguimiento o renovacin y sin que se ampli el alcance de la
certificacin, se modifica la redaccin del alcance?
S No
No aplica X
En caso afirmativo incluir la descripcin del alcance anterior: No aplica
4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN
Nmero de no conformidades detectadas en esta auditoria
Nmero de no conformidades pendientes de solucin de la anterior auditoria
Nmero de no conformidades solucionadas en esta auditora (se incluyen las
no conformidades menores pendientes de la auditora anterior y las no
conformidades mayores identificadas en esta auditora)
Nmero total de no conformidades que quedan pendientes de solucin

Mayores
Menores
Mayores
Menores
Mayores

0
1
NA
NA
0

Menores

NA

Mayores
Menores

0
1

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
5.1 OPORTUNIDADES DE MEJORA
Generales (Aplican a todos los procesos)
Iniciar la capacitacin y posterior implementacin de la nueva versin de la norma ISO 9001 que se
publicar en el ao 2015 o 2016, con el fin de que las novedades de la norma no los tomes sin
preparacin.
Verificar la repeticin o recurrencia de las quejas, no conformidades y productos no conformes y
hacerles una anlisis concienzudo para generar acciones correctivas eficaces y que ellas no se
vuelvan a repetir
Mejorar el anlisis de las metas en los diferentes procesos de tal forma que ellas sirvan como
motivacin para la mejora pero que sean alcanzables, y teniendo como entradas que respondan a la
estrategia empresarial, a datos histricos, al impacto del entorno, a la provisin de recursos y a la
proyeccin de la planeacin
Colocar la normatividad de los procesos en su caracterizacin y procedimientos para que sea ms
fcil conocerla y actualizarla cuando sea aplicable
Fortalecer la definicin de indicadores de eficiencia en los diferentes procesos como acercamiento a
la estrategia de economa de la Organizacin.
Iniciar una campaa de disminucin del consumo de papel, sin perder respaldo de la informacin, lo
cual asegura ahorros econmicos significativos, se protege el medio ambiente, mayor agilidad,
rapidez y seguridad para guardar y obtener la informacin.
Cuando se analicen los resultados de la gestin (anlisis de datos) conviene no utilizar promedios ya
que esto falsea la informacin final al castigar a los exitosos y elevar a los deficientes. Es preferible
que se haga el anlisis por cada elemento.
Mejorar el concepto de Ajustar o actuar en los procesos que depende del seguimiento y, por ende, la
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 4 de 10

Aprobado 2014-11-21

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
planeacin del proceso para mejorarlo.
Mejorar el SIPCO
Pensar siempre en procesos no en funciones, reas, dependencias o personas. Ello mejora los
sistemas de gestin.
Mejorar y actualizar los riesgos en las caracterizaciones de los procesos con base en sus causas y
efectos.
Definir indicador de eficiencia en todos los procesos misionales y de apoyo apoyados en las normas
de calidad, en el principio (valor) de eficiencia de la organizacin.
Siempre trabajar en red por seguridad de la informacin
En los procesos misionales, definir e identificar los costos de no calidad cuando se presenten SNC
Mejorar en todos los procesos lo relativo a entradas, proveedores, salida, clientes de forma que sean
ms cercanos a lo que se realiza en cada uno de ellos.
Analizar y actualizar continuamente el normograma de cada procedimiento para no cometer errores al
respecto.
Completar las caracterizaciones, manual ,etc. los requisitos con de la norma ISO 9001:2008
Administracin y pago de nmina de pensionados
Mejorar la redaccin del objetivo y alcance en la caracterizacin de este subproceso
Diferenciar los objetivos de los dos subprocesos misionales para que sean ms claros para su
caracterizacin y consulta.
Mejorar el concepto de Ajustar o actuar que depende del seguimiento y, por ende, alimentan la
planeacin del proceso y la hacen ms estratgica
Atencin al Afiliado y Pensionado
Completar el objetivo con satisfaccin partes interesadas
La encuesta de satisfaccin cliente interno debe ser realizada y analizada por el proceso de Gestin
de recursos humanos.
Completar la informacin de las PQRS con los programa de mejoras (plan de accin) para su
seguimiento.
En la encuesta de satisfaccin de clientes, tener en cuenta consultar a los quejosos o reclamantes ya
que son ellos quienes pueden retroalimentar para la mejora
Reconocimiento de prestaciones econmicas
Estipular plazos del proceso en los procesos que realizan de forma que sean ms eficientes que los
que ordena la normatividad
Mejorar redaccin de objetivo y alcance en la caracterizacin de este subproceso
Gestin jurdica
Mejorar lo de registros y documentos en lo relativo a nombres, ubicacin, etc)
Repensar los indicadores de gestin
Direccionamiento Estratgico
Unificar los objetivos estratgicos de la entidad y los de calidad para tener un solo enfoque de gestin.
Medir el avance en el logro de la visin de la Organizacin, ojal con indicadores de gestin por su
facilidad de medida y objetividad.
Verificar la eficacia de los objetivos organizacionales en la revisin por la direccin para ajustar si es
necesario.
La revisin por la direccin debe comprende el perodo completo de un ao como lo seala la norma
NTCGP 1000:2009
Incluir en la Revisin por la direccin un anlisis ejecutivo de las auditoras, visitas, inspecciones que
se hayan recibido durante el ciclo.
Mejorar la redaccin de las conclusiones en la revisin por la direccin
Gestin de recursos humanos, fsicos y locativos
Incluir el almacenamiento de bienes de cualquier tipo que se presenten en la Entidad.
Separar el espacio de archivo del espacio de almacn de la papelera por seguridad y facilidad de
acceso a documentos.
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 5 de 10

Aprobado 2014-11-21

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
Incluir en el plan de capacitacin los nombres de las personas a capacitar
Mejorar el anlisis y utilizacin de las entradas para el plan de formacin: los perfiles del personal,
mejora de competencias, solicitud de jefes, evaluacin del desempeo, planeacin estratgica,
eficacia de la capacitacin, seguimiento
Gestin documental
Completar el instructivo de archivos de gestin con los tiempos de retencin de los documentos y
sealando qu se hace con los documentos despus de sacarlos de estos archivos.
Fomentar la cultura de disminuir los espacios de archivos fsicos para ahorrar costos y mejorar el
acceso y la seguridad de la informacin.
Expedir polticas de gestin documental para toda la Entidad, incluyendo documentos en medios no
convencionales como magntico, ptico, etc.
Disminuir la temperatura y humedad en el archivo central porque estn en los lmites mximos
Asistir a un curso de manejo de extintores de incendio para saberlo manejar en caso de necesidad.
Los archivos histricos deben tener las mismas condiciones de seguridad que el Central.
Emprender proyectos de depuracin de la documentacin y su digitalizacin empezando por el archivo
histrico, seguir con el central y luego los de gestin.
Gestin de informtica y tecnologa
Hacer planeacin del proceso ms estratgica pensando en mejorar la gestin organizacional.
Trabajar en proyectos de mejora para enfocarse en mejoras estratgicas.
Liderar la cultura de cero papel para enfocar al personal en este objetivo.
Acordar con Gestin documental las tablas de retencin documental para que sean utilizadas en todos
los documentos si importar el medio donde se encuentren.
Disminuir a cero el mantenimiento preventivo de las estaciones de trabajo con base en las
renovaciones de los equipos y en las garantas de los proveedores, as se ahorran costos y se enfoca
el proceso en estrategias informticas.
Mejorar los indicadores de gestin de forma que agreguen valor al proceso.
Expedir polticas y hacerla cumplir de que siempre se trabaje en red por seguridad de la informacin
Capacitar a todo el personal en la limpieza y cuidado de los equipos de informtica para que cada
persona asee y cuide sus equipos.
Iniciar estudio de gestin documental en la nube para conocer sus beneficios, debilidades y costos.
Adquisicin de Bienes y servicios
Mejorar indicadores de gestin teniendo en cuenta el mejoramiento de los proveedores y los ahorros que
el proceso hace para mejorar el margen de la Entidad.
Separar la planeacin y los riesgos en etapas precontractual, contractual y postcontractual
Adicionar los riesgos anticorrupcin
Auditoras al SGC y mejoramiento
Mejorar el procedimiento adicionando las etapas e verificacin y ajuste del proceso
Enfatizar en las acciones de mejora y preventivas
Replantear los indicadores de gestin con base en la perspectiva de mejoramiento
La oficina de control interno debe hacer un seguimiento a la eficacia de la implementacin del sistema
de gestin de la calidad
La auditora interna debe evaluar la eficiencia y efectividad del sistema de acuerdo con las exigencias
de la norma NTCGP 1000:2009
5.2 HALLAZGOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN CON LOS
REQUISITOS.
La implementacin de la aplicacin de ERP lo que conlleva la mejora de la eficiencia y del manejo de
la informacin y los procesos.
El estudio de mercado que realizan en el proceso de Adquisiciones antes de hacer las compras, lo
que les permite ahorros significativos en las adquisiciones
El cambio de sede y los nuevos equipos e infraestructura que aumenta la confianza y seguridad fsica
de los empleados y visitantes, y mejora la eficiencia en los trabajos.
El proyecto que se tiene de iniciar la digitalizacin de los expedientes pensionales que disminuir el
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 6 de 10

Aprobado 2014-11-21

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
tamao de los archivos y aumentar la seguridad de los mismos.
La actualizacin de la pgina web que permitir interactuar con los usuarios y la mejora del gobierno
en lnea
La consulta en la satisfaccin de los quejosos con relacin a la atencin de sus quejas o reclamos.
6. RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS
PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR
Se evidenci que quedan pendientes de solucin no conformidades de la auditora anterior?: Si No
. No aplica X
Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados
por ICONTEC?
La organ zacin modific los planes de correcciones
acciones correctivas
aco dados con ICONTEC?
Se evidencia eficacia de los planes implementados?

SI

NO

SI

NO

SI

NO

7. INFORMACIN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION


7.1. Anlisis de la eficacia del sistema de gestin certificado
Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente (aplica a partir de la
primera auditora de seguimiento en sistemas de gestin de la calidad): Se miden la PQRS desde Abril
de 2014 y se han recibido 236 peticiones, 1 queja y 8 reclamos, adems se miden los servicios no
conformes 7 en lo que va desde Abril a Diciembre de este ao. Se responden oportunamente. Hacen
anlisis de las causas. Se les recomienda analizar la recurrencia de las quejas y SNC.
Incluir la tendencia de accidentalidad (aplica a partir de la primera auditora de seguimiento en
OHSAS 18001): No aplica.
Incluir las tendencias en las mediciones relacionadas con los aspectos e impactos ambientales
significativos (aplica primera auditora de seguimiento en ISO 14001): No aplica.
Se presentaron eventos adversos, notas de advertencia y recordatorios? (aplica - ISO 13845)
S No. No aplica.
En caso afirmativo se referencian las revisiones a las acciones notificadas:
Se presentaron recogidas de producto del mercado? (aplica para otorgamientos NTC 5830, ISO
22000 y FSSC 22000)
S No . No aplica X
En caso afirmativo verificar que la empresa haya informado a ICONTEC durante los plazos
especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 el inicio de la recogida y las acciones tomadas para
evitar su recurrencia:
Se tiene establecida una metodologa para el tratamiento de las reclamaciones y quejas de los
clientes y/o solicitudes de las partes interesadas, eventos adversos (Para ISO 13485), recogidas de
producto? (para ISO 9001)
S X No ,
Recurrencia de las causas asociadas a estas: No se analiza la recurrencia de las quejas ni PNC.
Acciones tomadas por la organizacin frente a estas situaciones: Se atienden todas las
reclamaciones pertinentes.
Se han presentado comunicaciones con las partes interesadas, incluyendo, si es pertinente, la de
organismos de vigilancia y que estn relacionadas con la actividad del sistema de gestin
correspondiente?
S X No
En caso afirmativo se referencian las revisiones a las acciones notificadas: Se hace encuesta de
satisfaccin de clientes: Se toma una muestra de 407 personas, se realiz telefnicamente en Agosto
de 2014, la satisfaccin es de 86.73%,
Se evidencia el logro de los objetivos de desempeo establecidos por la organizacin en el ltimo
periodo desde la anterior auditora de ICONTEC? (este tem aplica a partir de la primera auditora de
seguimiento y solo para aquellas normas o os documentos normativos que contienen requisito de
objetivos):
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 7 de 10

Aprobado 2014-11-21

7. INFORMACIN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION


S X No
Se concluye acerca del logro: No aplica porque es otorgamiento.
7.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditoras previas del ciclo de certificacin
A partir de la auditora de otorgamiento o renovacin, indicar contra cules requisitos se han reportado no
conformidades y si existe recurrencia a algn requisito en particular
Auditoria
Nmero de no conformidades
Requisitos
Otorgamiento / Renovacin
1
4.2.1
1 de seguimiento del ciclo
2. de seguimiento del ciclo
Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditoras de ICONTEC el ciclo de
certificacin?
S No
Comentarios, si aplica: No aplica por ser otorgamiento
7.3 Anlisis del proceso de auditora interna
El ciclo completo de auditoras internas fue realizado en Noviembre de 2014 por una auditora externa que
cumple con las competencias del perfil. Se detectaron 6 NC. Se evidencia un procedimiento IAQ 13 y un
programa documentados de auditoras internas. El programa cubre todos los procesos y sitios
permanentes con una duracin adecuada de las mismas. Se planifican las auditoras internas con una
orientacin del procedimiento para auditora interna de acuerdo con directrices de ISO 19011 e ISO 9001.
7.4 Anlisis de la revisin del sistema por la direccin
Se llev a cabo la revisin por la direccin en Noviembre de 2014. Se cubren todas las entradas para la
revisin y sus resultados o salidas de acuerdo con los requisitos de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000.
Se plantean planes de accin para solucionar desviaciones y alcanzar objetivos lo que lleva a la Mejora
continua
8.

Uso del certificado de sistema de gestin y autenticidad del certificado:


El logo o la marca de conformidad se usa en publicidad de acuerdo a lo establecido en el reglamento
ES-R-SG-001 y al Manual de Imagen del logo?
Si No No aplica X
El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje
del producto a la vista o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
S No
No aplica X
En caso afirmativo indicar la forma y recordar a la organizacin que no est permitido ese uso, de
acuerdo con los requisitos de acreditacin de la norma ISO/IEC 17021 y el E
S-R-SG-001.
Se evidencia la adecuacin de la informacin contenida en el certificado (vigencia del certificado, logos
de organismos de acreditacin, razn social registrada en documentos de existencia y representacin
legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificacin, alcance, etc.?
S No .
No aplica X

9-INFORMACION RELACIONADA CON NO CONFORMIDADES Y LOS PLANES DE ACCION PARA SOLUCIONARLAS

Descripcin de la no
conformidad

No se evidencia que
la
Entidad
haya
1
documentado en el
proceso de Gestin

Clasificaci
n (mayor
o menor)

Menor

Requisito(s)
s de la
norma, en
caso de
auditora
combinada
o integrada
indicar la
designacin
de la norma

Correccin propuesta y
fecha de
implementacin

Anlisis de causas (indicar la(s)


causas erices)

Accin correctiva propuesta y fecha de


implementacin

4.2.1

Documentar e
iniciar
implementacin
de
los

Causa 1:
Falt
un
anlisis
profundo sobre las
necesidades
del

Plan para causa 1:


1. Analizar las necesidades de
documentacin del proceso.
2. Definir documentacin a

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 8 de 10

Aprobado 2014-11-21

de
recursos
humanos, fsicos y
locativos
los
procedimientos
necesarios
para
asegurarse de la
eficaz planificacin,
operacin y control
del proceso. Esto
incumple las normas
ISO 9001 y NTCGP
1000 en su numeral
4.2.1 que sealan
que la documentacin
del
sistema
de
gestin de la calidad
debe
incluir
los
documentos que la
organizacin
determine que son
necesarios
para
asegurarse de la
eficaz planificacin,
operacin y control
de los procesos

procedimientos
o
instructivos
del
Proceso
Gestin
de
Recursos
Humanos,
Fsicos
y
Locativos;
especficamente
en los temas de:

Seleccin,
vinculacin
e induccin
de Personal.
Desarrollo
de
competenci
as.
Gestin del
Plan
de
capacitacin
.
Instructivo
de
Desvinculaci
n.

proceso en cuanto a la
documentacin que le
permitiera una eficaz
planificacin,
operacin y control.
Causa 2:
Dificultad en levantar
informacin
del
proceso por falta de
disponibilidad
de
tiempo
de
los
integrantes del equipo
de proceso.
Causa 3:
No se identific la
necesidad de elaborar
procedimientos
documentados
para
las actividades del
proceso, ya que se
dispona
de
las
evidencias
respectivas.
(Esta
causa
queda
eliminada
con
la
correccin).

Fecha
implementaci
n:
Febrero
2015.

elaborar.
3. Elaborar documentos.
4. Aplicar flujo documental a la
documentacin elaborada.
5. Hacer seguimiento a la
aplicacin
de
los
procedimientos
documentados y cerrar la
accin cuando sea eficaz.
Plan para causa 2:
1. Definir poltica de reuniones
y
un
instructivo
de
seguimiento y medicin de
procesos, para que de esta
manera se disponga del
tiempo para la gestin de
los
compromisos
del
proceso y que esto haga
parte de la agenda de la
Entidad (accin transferible
a todos los procesos).
2. Divulgar
poltica
e
instructivo.
3. Implementar
poltica
e
instructivo para el desarrollo
de reuniones por proceso y
dejar evidencia.
4. Hacer
seguimiento
al
cumplimiento de la accin y
cerrar la accin cuando sea
eficaz.
Fecha
implementacin
general: Marzo 2015.

10. Relacin de registros adicionales que se deben cargar en el sistema informtico bpm (marcar
con una x los documentos que se cargan en bpm) Para uso interno de ICONTEC
Programa de auditoras (obligatorio para otorgamiento, renovacin en
cada ciclo de
X
certificacin
Plan de muestreo para multisitio (obligatorio para otorgamiento, renovacin y siempre que se
NA
hagan cambios al plan de muestreo en los seguimientos).
No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe)
X
Cuestionario de evaluacin de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema)
NA

11. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001


Se recomienda otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda renovar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda reactivar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda ampliar / reducir la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda suspender la Certificacin del Sistema de Gestin

X
-

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 9 de 10

Aprobado 2014-11-21

11. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001


Mantener la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda cancelar o retirar la Certificacin del Sistema de Gestin
Comentarios adicionales:

Nombre auditor lder:

Daro Molina Arango

FECHA:

2014

12

12

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
ES-P-SG-02-F-025
Versin 09

Pgina 10 de 10

Aprobado 2014-11-21