GESTION DE DOCUMENTOS: EL CASO DEL CONSORCIO SMS. Landa Molina Luz Mercedes.

Tesis UNMS M

PROCESO DE LIQUIDACIN DEL CONSORCIO SMS

A la fecha del presente Informe Profesional, la empresa inspectora Consorcio SMS se

encuentra en proceso de liquidacin por haber cumplido con los objetivos para los cuales fue creado
y haberse culminado todos los estudios y obras de rehabilitacin contemplados en los Sub
Programas B y C del Programa de Saneamiento Bsico del Per (Programa SBP).
Como lo estipula el contrato celebrado entre el Consorcio SMS y el PRONAP el ao 1995, la
inspectora est cumpliendo con poner a disposicin del PRONAP todos los documentos que ha
administrado durante los aos que dur la prestacin de sus servicios; es decir, todos aquellos
documentos que posee en sus Archivos Tcnico y Administrativo.
Lamentablemente, el PRONAP no cuenta con un Archivo Tcnico bien organizado, ni
personal capacitado para administrar los documentos que est recibiendo. Ante esta situacin, los
directivos de esa institucin han decidido instalar el programa WinISIS y crear un nuevo sistema de
clasificacin. Con esta decisin, se est dejando de lado principios archivsticos muy importantes,
como es el respeto al orden y origen de los documentos, adems de duplicarse esfuerzos al
pretender reordenar y reclasificar toda una coleccin de ms de 12,000 documentos ya procesados.
Esta es la primera vez que el PRONAP intenta organizar los documentos tcnicos que posee,
que en su mayora, corresponden a los documentos que el Consorcio SMS le ha estado remitiendo
en cumplimiento de los procedimientos establecidos para el Programa SBP, es decir, que son
ejemplares duplicados de los documentos que el Consorcio Inspector actualmente le est
transfiriendo.
Creemos que una coordinacin adecuada entre el PRONAP y la empresa inspectora hubiese
permitido a esa institucin informarse suficientemente sobre este Programa de Gestin Documental y
el software DOCPR, y hasta se podra haber gestionado una licencia de la empresa Sondotcnica
S.A. para seguir empleando dicho software. Como resultado de este acuerdo, el primer beneficio

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para el PRONAP habra sido el conservar los documentos que est recibiendo debidamente
procesados e ingresados a la Base de Datos.
La posibilidad de este acuerdo no ha sido considerada por las autoridades del PRONAP y el
software DOCPR ha sido eliminado totalmente, con lo cual se ha perdido el nico ejemplar de dicho
software que exista en nuestro pas.

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EVALUACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN

DOCUMENTAL DEL CONSORCIO SMS
1) El Programa de Gestin Documental implantado en el Consorcio SMS ha cumplido con el
objetivo para el cual fue creado y desarrollado, que es el de controlar adecuadamente toda
la documentacin tcnica elaborada por las empresas involucradas en los Sub
Programas B y C del Programa de Saneamiento Bsico del Per (Programa SBP), a
travs de la aplicacin de procedimientos claramente definidos para la estandarizacin de la
produccin documental, el trmite documentario, la conservacin y el archivamiento de los
documentos.
2) Las normas y procedimientos establecidos por la empresa Sondotcnica S.A. para la
administracin del Archivo Tcnico fueron muy precisos y abarcaron la emisin, recepcin y/o
remisin, clasificacin, ordenamiento, distribucin y conservacin de los documentos; sin
embargo, todos estos lineamientos no se cumplieron plenamente debido a que el Archivo
Tcnico, desde su creacin, ha contado con slo un profesional de la informacin para cubrir
las mltiples funciones y actividades que contempla este Programa de Gestin Documental,
lo cual hizo necesaria la simplificacin de algunos procedimientos.
3) Los problemas relacionados al control de la documentacin que ingresa o sale de la
institucin a travs de la Oficina de Mesa de Partes, se debieron principalmente a dos
motivos:
a) La separacin fsica existente entre esta oficina y el Archivo Tcnico impide la
supervisin constante del personal del Archivo Tcnico sobre la correcta tramitacin
de los documentos;
b) El personal de la oficina de Mesa de Partes no posee los conocimientos archivsticos
mnimos necesarios para discernir entre los documentos que deben ser entregados
directamente a los especialistas y aquellos que deben ser puestos a disposicin del
Archivo Tcnico para el respectivo procesamiento.
4) La participacin directa e indirecta del personal del Archivo Tcnico en el trmite
documentario que se realiza en la Oficina de Mesa de Partes, ofrece grandes beneficios para
el control de los procesos de recepcin y distribucin de los documentos; y pone de

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manifiesto la importancia de realizar un trabajo coordinado entre ambas reas, desarrollando

un alto nivel de comunicacin y cooperacin.
5) El software DOCPR es una herramienta de trabajo que brinda muchsimas ventajas en lo
referente a la administracin del fondo documental debido a su gran capacidad de manejo de
registros bibliogrficos y Bases de Datos; adems, su potencia en bsquedas de informacin
radica en poseer todos sus campos como recuperables. Otro factor importante es que
facilita el control del prstamo de documentos y el cumplimiento de las tablas de vigencia de
los mismos. Lamentablemente, el apoyo brindado al ordenamiento de los volmenes en la
estantera fue casi nulo debido a su discordancia con el sistema de clasificacin, aspecto que
ya fue explicado claramente en el captulo anterior.

En rasgos generales, este software es

una potente herramienta de trabajo que puede ser aplicada tanto en bibliotecas como en
archivos, con ptimos resultados.
6) El sistema de clasificacin brasileo es de fcil y rpida aplicacin, y ofrece muchas ventajas
en cuanto al control de revisiones, pero presenta las mismas limitaciones que el caso anterior
en cuanto al ordenamiento de los documentos en la estantera debido a que los campos 6 y 7
no permiten conservar la unidad propia de cada documento.
7) El personal del Consorcio Inspector en todo momento manifest su conformidad con la
rapidez en la atencin a sus solicitudes de informacin y el alto grado de recuperacin de los
documentos, es decir, que fueron muy escasas las ocasiones en que el Archivo Tcnico no
estuvo en capacidad de entregar al usuario el documento solicitado.
8) Este Programa de Gestin Documental es un sistema muy complejo que demanda la
participacin de profesionales de la informacin en todo momento para la ejecucin con xito
de las mltiples actividades que abarca.

Lamentablemente, los recursos humanos

destinados al Archivo Tcnico fueron insuficientes en nmero, y ello influy en la necesidad

de simplificar y omitir procedimientos para poder cumplir con las actividades de mayor
importancia para el funcionamiento de este programa.

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