Manual de Almacen

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO
Pgina - 1
UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Nombre del Manual de Procedimiento:
Cdigo:
UDI - 2014
PROCEDIMIENTO DE RECEPCION
Y DESPACHO DE MERCANCIAS
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
DE
RECEPCION
Y
DESPACHO
DE
MERCANCIAS
2014
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Unidad de Desarrollo Institucional
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
2014
Pgina - 2
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
1
29
Fecha de Confeccin
SEPT.
INDICE
Pgina N
INTRODUCCION.
02
I.
Objetivos del Procedimiento
03
II. Base Legal.
03
III. Organizacin del Almacn..
03
Funciones de las Areas de Trabajo:

-rea de Recepcin.
03
-rea de Custodia
04
-rea de Despacho.
04
-rea de Registro
05
IV. Unidades que intervienen en el proceso
05
V. Cargos que intervienen.
05
VI. Alcance..
05
Normas y Polticas
05
VII. Procedimiento:
Recepcin de Orden de Compra.
07
VIII.Procedimiento;
XI Procedimiento:
Recepcin de Materiales en
Almacn
Informe de Recepcin
09
12
X. Procedimiento:
Almacenamiento de Mercanca
16
Rgimen de Formularios....
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
20
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
2014
Pgina - 3
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
1
29
Fecha de Confeccin
SEPT.
2014
INTRODUCCION
Con el propsito de contar con una administracin dinmica y activa para dar respuesta
inmediata a las necesidades actuales del movimiento entradas y salidas del Almacn, se
hace necesario desarrollar programas de modernizacin y simplificacin administrativa,
que permitan la operacin eficiente de las reas administrativas y dar cumplimiento a lo
establecido en la Ley Orgnica del Instituto de Seguros Agropecuario.
Por esta razn, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos,

tcnicos
administrativos,
que
facilitan
el
cumplimiento
de
las
funciones,
la
desconcentracin de actividades y el logro de los objetivos institucionales.
El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el personal

de la Gerencia Administrativa, en el cual se describen los objetivos, polticas y actividades
de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo el Almacn Central; as como de los
formatos que para estos efectos se utilizan.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
I.
Pgina - 4
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
OBJETIVOS:
El procedimiento de recepcin y despacho de mercancas tiene como objetivo la
aceptacin y almacenamiento de las mercancas que el Instituto de Seguro Agropecuario
adquiera por cuenta propia o a travs de donaciones para su despacho posterior a cada
una de las unidades que la solicitan.
II.
ORGANIZACIN DEL ALMACEN

La organizacin del almacn Central, que se describe en los prrafos siguientes se refiere a
la estructura, funciones generales para alcanzar el control de los bienes administrativos que
existen en el almacn del Instituto de Seguro Agropecuario y tareas del personal
En trminos generales el Almacn Central debe funcionar con las siguientes reas de
trabajo:
- rea de Recepcin
- rea de Custodia
- rea de Despacho
- rea de Registro
FUNCIONES DE LAS AREAS DE TRABAJO
a. rea de Recepcin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Planear, dirigir y controlar la entrada de los bienes adquiridos por el I.S.A., buscando la
mayor eficacia de los mtodos de descarga, inspeccin y verificacin;
Programar la recepcin de los bienes en el Almacn;
Encargarse de la recepcin de los bienes de acuerdo con las disposiciones que se
establezcan en la orden de compra respectiva;
Cumplir con las disposiciones respecto a la verificacin de los instrumentos utilizados
por el almacn para medir, contar y pesar;
Solicitar la intervencin de tcnicos o usuarios cuando se trate de bienes que por su
naturaleza requieran verificaciones especiales;
Supervisar que el equipo a su disposicin se conserve en buen estado de servicio;
Supervisar el registro inmediato de la recepcin en el tarjetario control de existencia o
mediante sistema mecanizado;
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
8.
Pgina - 5
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
1
SEPT.
2014
b.
rea de Custodia
1.
8.
Organizar, dirigir y controlar las operaciones de custodia a fin de lograr mejores formas
y procedimientos de trabajo que redunden en beneficio de la proteccin y conservacin
de los bienes bajo su cuidado;
Encargarse del acomodo racional para la proteccin de los bienes bajo custodia;
Formar lotes de bienes homogneos para un mejor manejo de los mismos en el
almacn y para facilitar la realizacin de inventarios;
Lograr que los artculos almacenados se encuentren bien dispuestos para la realizacin
de la toma de inventarios;
Colaborar en la verificacin de inventarios;
Vigilar que el personal cumpla las disposiciones de la Jefatura en lo que se refiere a los
mtodos sobre custodia, estiba y localizacin de los bienes; y
Cualquier otra funcin que se le asigne.
c.
rea de Despacho
1.
Planear, dirigir y controlar las operaciones de despacho de los bienes y supervisar que
se lleven a cabo con la mayor eficiencia;
Programar las entregas de los bienes requeridos, de acuerdo con las necesidades de
las dependencias;
Entregar los bienes solicitados, observando las disposiciones administrativas;
Comprobar que la cantidad, calidad y caractersticas de los bienes a entregar
corresponden a lo solicitado;
Empacar y rotular los bienes de acuerdo con su destino;
Supervisar el registro inmediato del despacho en el tarjetario control de existencia o
mediante sistema mecanizado;
Velar por el envo de la copia del documento de despacho de materiales y equipo al
Departamento de Contabilidad; y
6.
7.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
ELABORO:
Fecha:
29
9.
4.
5.
Cargo:
Fecha de Confeccin
Velar por el envo de la Orden de Compra y Factura a la Unidad Institucional de Bienes

Patrimoniales y a la Gerencia de Finanzas al rea de Contabilidad; y
2.
3.
Nombre:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
1.
Planear, organizar, dirigir y controlar los sistemas y procedimientos de registro, con el

fin de mantener al da la informacin acerca de la recepcin, despacho, existencia,
costo y localizacin de los bienes;
Mantener actualizados los registros, de manera que puedan obtenerse con oportunidad
los datos sobre movimientos, existencias, costos y localizaciones de bienes;
Emplear los formularios y procedimientos de registros establecidos;
Solicitar mediante una requisicin al Departamento de Compras aquellos materiales
que deben adquirirse por estar agotados los niveles de existencias; y
6.
UNIDADES QUE INTERVIENE EN EL PROCESO:
Departamento de Compras
Proveedores
Tesorera
Bienes Patrimoniales
Contabilidad
CARGOS QUE INTERVIENEN:
VI.
rea de Registro
3.
4.
5.
V.
d.
2.
IV.
Pgina - 6
Jefe de Almacn
Cotizador
Almacenista
ALCANCE:
El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio para todas las unidades
administrativas, tcnicas y operativas del Instituto De Seguro Agropecuario.
NORMAS Y POLITICAS
A continuacin las principales normas y polticas que debe seguir la Seccin de Almacn
para la ejecucin de sus procedimientos:
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 7
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Cargo:
Fecha:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
Se aceptarn entregas parciales. Sin embargo, el Jefe de Almacn y los almacenistas

deben garantizar que la mercanca restante se entregue en los trminos y plazos
convenidos con el proveedor.
La mercanca que se reciban en los almacenes de las diferentes direcciones regionales,

cuyo proceso de compra haya sido efectuado a nivel central debern reportarse de
forma inmediata al Almacn Central, para efectos de control de mercanca y asientos
contables.
Los almacenistas efectuarn la codificacin de mercancas de acuerdo con las

definiciones estipuladas en el catlogo de proveedores que alimenta la tabla
relacionada de artculos del SIAFPA.
Se efectuarn revisiones trimestrales para estimar las cantidades y el valor de la

mercanca que se encuentra para descarte, con el propsito de elaborar un informe que
deber ser presentado a la Direccin de Administracin y Finanzas.
Cuando se reciba mercanca por solicitud expresa de una Unidad Solicitante, estas se
almacenarn por un tiempo mximo de un mes contado a partir de la fecha en que el
almacenista informa a la unidad solicitante que su pedido ya ha sido recibido
oficialmente por la institucin.
Para la entrada y salida de mercanca para stock, se implementar el sistema PEPS

(Primeras en Entrar, Primeras en Salir).
ELABORO:
Nombre:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
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Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
1
29
Fecha de Confeccin
SEPT.
2014
Procedimiento General para elaborar:
RECEPCION DE ORDEN DE COMPRA

Pasos del Procedimiento:
EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO:

1.
JEFE DE COMPRAS:
1.1
2.
Remite al Jefe de Almacn, la Orden de Compra original
JEFE DE ALMACEN CENTRAL:

2.1
Recibe la orden de compra original, verifica:

-
Numero de Orden de Compra.

Nombre del Proveedor.
Monto de la Orden de Compra.
Forma de entrega
Detalle de los Artculos
2.2
Registra en el sistema y/o libro la recepcin de la orden de compra.
2.3
Confecciona expediente, ingresa la orden de compra en el expediente.
2.4
Se comunica va telefnica con el proveedor para informarle que se

apersone al Almacn Central para que retire copia de la orden de compra.
2.4
Registra llamada en el expediente

-
Nombre completo de la persona

Cargo
Fecha y hora de la comunicacin.
Breve detalle de lo acordado
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
3.
5.
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
Se apersona al Almacn Central, con el Jefe de Almacn a retirar la copia

de la orden de compra.

4.1
Establece el tiempo de entrega de acuerdo a la fecha de notificacin dada al

proveedor.
4.2
Registra en el libro de Salida, la copia de la orden de compra.
PROVEEDOR:
5.1
Recibe y firma en el libro de salida y se acoge al tiempo de entrega
FLUJOGRAMA: Recepcin de Orden de Compra
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
2014
PROVEEDOR:
3.1
4.
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AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 10
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
1
29
Fecha de Confeccin
SEPT.
2014
Ejecucin del Procedimiento:
RECEPCION DE MATERIALES EN ALMACEN


1.
PROVEEDOR:
a. Entrega al Almacenista los artculos de acuerdo a lo establecidos en los
renglones de la orden de compra.
b. Entrega copia de la orden de compra y la original de la factura comercial
ALMACENISTA (rea de Recepcin):

2.1
Confronta los bienes con la informacin contenida en la Orden de Compra y

factura comercial. Verificando lo siguiente:
-
2.2
Numero de Orden de Compra.

Nombre del Proveedor.
Monto de la Orden de Compra.
Fecha de aceptacin por parte del proveedor.
Fecha de vencimiento de la orden de compra.
Forma de entrega (inmediata das hbiles por requerimiento).
Revisa los articulo entregado por el proveedor versus la orden de compra;

Examina los siguientes detalles del artculo.
Tipo.
Marca
Modelo.
Peso.
Color.
Dimensiones.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
3.
Pgina - 11
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de expiracin.
Indicaciones del uso.
Tipo de entrega (parcial total)
Garanta.
Y otros datos requeridos
SEPT.
2014
No procede la recepcin:
Comunica al Proveedor que no se acepta el o los artculos, por no
acogerse a las especificaciones de la orden de compra. Se lo
devuelve para que lo corrija y/o lo subsane.
Si Procede la recepcin:
Estampa el sello de recibido en la factura comercial.
Imprime el sello de recibo al dorso de la factura comercial y firma como

responsable de la revisin y recibido de los bienes.
2.4
Remite la copia de la orden de compra y la factura comercial al Jefe de

Almacn.
2.5
Procede al almacenamiento de los artculos recibidos.

Recibe, verifica lo expuesto en la Orden de Compra y factura comercial.
Trascripcin exacta de los bienes.
Verificacin de la codificacin de la empresa comercial.
El detalle de los precios,
La sumatoria de los precios.
La forma de pago
El lugar de entrega.
El tiempo de entrega.
Las observaciones pertinentes
6.2
Firma la Orden de Compra Original
6.3
Entrega la original de la Orden de Compra al Proveedor.
ELABORO:
Fecha:
29
Cargo:
Fecha de Confeccin
2.3
6.1
Nombre:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
4.
Pgina - 12
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
PROVEEDOR:
.4.1
Recibe la Orden de Compra Original, verifica, procede al cobro.
NOTA:
El Almacn Central tendr original y copia de la Orden de Compra respectiva, para verificar
la forma de entrega, el modo, el plazo, la calidad, la cantidad y los requisitos tcnicos
exigidos.
El Almacn central, no recibir, bajo ninguna circunstancia, los bienes que no estn
respaldados por los instrumentos antes sealados.
El Almacn Central, podr recibir entregas parciales si las hubiese, siempre que dicha forma
de entrega se haya pactado en la Orden de Compra y se cumpla con los procedimientos.
FLUJOGRAMA: Recepcin de Almacn
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 13
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
1
29
Fecha de Confeccin
SEPT.
2014
INFORME DE RECEPCION

1.
JEFE DE ALMACEN:
1.1
Luego de que se recibe conforme la mercanca, confecciona el Informe de

Recepcin de Almacn, en original y dos copias, distribuidos de la siguiente
forma:
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Original: Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Copia: Contabilidad
Copia: Archivo.
En dicho formulario anota los siguientes datos indispensables, los cuales

debern ser llenados completamente:
-
Fecha
Nombre del Proveedor
N de Recepcin de Almacn
Cdigo del Proveedor
Forma de Pago (contado crdito)
Factura N
Orden de compra N
Cantidad
Unidad
Cdigo del Articulo
Valor (P/U Total)
Observaciones
Sub-Total Descuento I.T.B.M. Total
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 14
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Recibido por
Registrado por
Verificado por
Fecha de Confeccin
Cargo:
Fecha:
29
SEPT.
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
2014
(nombre en imprenta cedula firma)

ELABORO:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
1.2
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Cargo:
Fecha:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
Firma de verificado y sella, remite a la secretaria, el Informe de Recepcin

de Almacn con sus adjuntos:
Orden de Compra
Factura Comercial
Procede a registrar en el sistema de inventario,
ELABORO:
Nombre:
1.3
Pgina - 15
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 16
2.
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
SECRETARIA DE ALMACEN:
2.1
Recibe el Informe de Recepcin Almacn, verifica y registra la salida.
2.2
Remite el Informe de Recepcin de Almacn a:

-
Original:
Copia:
Copia:
Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Contabilidad
Archivo para el expediente
FLUJOGRAMA: Informe de Recepcin
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
2014
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 17
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA
DEFINICIONES:
-
Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se

despachan y reciben materiales. Tambin incluyen patios de almacenamiento, zonas de
cargue y descargue.
Apilar: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.
Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercanca o material.
Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancas con las manos o con ayuda
mecnica.
CLASIFICACIN DE MATERIALES SEGN EL SITIO DE ALMACENAMIENTO:

El primer paso es conocer y clasificar los materiales. Se clasifican bajo dos aspectos importantes:
a- Almacenamiento en patios o reas descubiertas: Se ubican
materiales que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su
embalaje.
b- Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales
que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo
requiera.
TCNICAS DE ALMACENAMIENTO
1. En estantera: Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para sostener los
materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura ms apropiada la determina la
capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del
equipo de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms
pesados, voluminosos y txicos (pinturas y otros), se deben almacenar en la parte baja.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 18
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de

manipulacin del embalaje.
ORGANIZACIN INTERNA DE LA BODEGA:
Adems, analizados los aprovechamientos de los espacios y de las reas especiales del
almacenamiento se debe tener en cuenta:
1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a
las salidas, deben existir el menor nmero de cruces posibles. Los mismos deben ser
situados donde existe la mayor iluminacin y visibilidad. Dejar un pasillo peatonal perifrico
de 70 cm. a 100 cm., entre los materiales almacenados y los muros del almacn, lo que
facilita realizar inspecciones, prevencin de incendios y defensa del muro contra los
derrumbes.
Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al
tipo de manipulacin y al equipo a utilizar en esta maniobra. Los pasillos de circulacin de
marcados deben estar constantemente libres de obstculos
NORMAS DE ALMACENAMIENTO Y OPERACIN DE BODEGAS
2. Demarcacin: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de
almacenamiento y la ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios.
3. Sealizacin: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de
control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos que
presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y
otros. Permitir el fcil acceso a los extintores y dems equipos de lucha contra incendio. Las
vlvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, sealizaciones, instalaciones de
seguridad tales como botiqun, etc.
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
- Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin.
- Los Guardalmacenes debern identificar cada tem dentro de las Bodegas con una tarjeta de
Registro de Inventario, donde consten el cdigo, nombre, identificacin por proveedor y
contratos, y datos pormenorizados del bien
- No deben quedar ocultados por bultos, pilas, etc. Las pilas de materiales no deben
entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado.
- No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanteras,
y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar convenientemente.
- Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 19
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
- Respetar la capacidad de carga de las estanteras, entrepisos y equipos de transporte

- Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanteras. Utilizar las escaleras
adecuadas.
- Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos
- Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse mediante cuas,
tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento.
- Evitar pilas demasiado altas
- Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado.
- Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un cierto nmero
de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro ngulos de una caja con los
de la inferior. Si es posible, conviene disponerlas de tal modo que cada caja repose sobre la
cuarta parte de la situada debajo Si las cajas son de cartn deben ser aplicada en
plataformas para protegerlas de la humedad y evitar el derrumbe.
- Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el
espacio previsto para el su depsito para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan
perforar o desgarrar los mismos, ya que los sacos no deben ser arrojados ni manejados con
brusquedad. Estos productos ensacados deber ser almacenados en pilas de capas
atravesadas. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila.
- Utilizar, siempre que se pueda, medios mecnicos para el movimiento de materiales
NORMAS DE ALMACENAMIENTO Y OPERACIN DE BODEGAS
a. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para
evitar vuelcos.
b. Si los materiales son txicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor,
se debe advertir y proteger al personal expuesto.
c. En caso de un almacenamiento provisional que suponga una obstruccin a la circulacin, se
debe colocar luces de advertencia, banderas, vigilantes, vallas, etc.
d. Utilizar casco cuando hay movimiento areo de materiales
e. Mantener permanentemente despejadas las salidas para el personal, sin obstculos.
ORDEN Y LIMPIEZA EN LAS BODEGAS
1. Mantenga los pasillos despejados todo el tiempo. Nunca deje obstculos asomarse en los
pasillos, ni siquiera por un momento.
2. Para el apilamiento de objetos pequeos disponga de recipientes que, adems de facilitar el
apilamiento, simplifiquen el manejo de los objetos,
3. Tenga cuidado de colocar los desperdicios en los recipientes apropiados. Nunca deje
desperdicios en el piso o en los pasillos
4. Use los bidones o recipientes para desperdicios distribuidos en la planta para lograr
mantener las condiciones de orden y limpieza
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
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Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
5. No deje que los lquidos se derramen o goteen, lmpielos tan pronto pueda.
6. Utilice recipientes o bandejas con aserrn colocados en los lugares donde las mquinas o las
transmisiones chorreen aceite o grasa para evitar derrames y posibles lesiones provocadas
por resbalones o cadas.
7. Asegrese de que no haya cables o alambres tirados en los pisos de los pasillos.
8. Preste atencin a las reas marcadas en las cuales se sealan los equipos contra incendio,
salidas de emergencia o de acceso a los paneles de control elctricos, canillas de seguridad,
botiquines, etc. y no los obstaculice.
9. Mantenga limpia toda mquina o puesto de trabajo que utilice.
10.Obedezca las seales y afiches de seguridad que usted vea, cmplalas y hgalas cumplir
11.Mantenga ordenadas las herramientas en los lugares destinados para ellas. Utilizar para ello
soportes, estantes o perchas.
1.
ALMACENISTA:
1.1
Recibida la mercanca, procede de acuerdo a la codificacin del bien a su

almacenamiento en los anaqueles correspondientes.
1.2
Identifica el anaquel y verifica con la tarjeta de Kardex, el cdigo, marca,

descripcin del bien y unidad de medida. Registra la entra y anota el saldo
actual, procede estampar su rbrica.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
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Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
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SEGURIDAD DE LOS BIENES ALMACENADOS.

Para que un almacn funcione satisfactoriamente debe tener los artculos que le demanden en
condiciones de ser utilizados, es decir en cantidades y calidad necesaria. Este requisito podr
cumplirse si se toman en cuenta los siguientes factores:
Herrumbre y corrosin:
En ocasiones se guardarn productos a los que pueda afectar herrumbre y la corrosin. Por ello
debern ser colocados en lugares secos y, de ser posible elevados, adems, debern ser lubricados
peridicamente con aceite denso.
Humedad
Debe considerarse la humedad provocada por la temperatura del local y por el agua que pueda caer
de tuberas, a causa de fugas, con el objeto de que los productos almacenados no sufran deterioro
por esta razn para evitar la accin de la humedad, el personal deber hacer inspecciones
peridicas y sugerir la reparacin de las fugas de agua existentes, as como, la adaptacin del
almacn a las condiciones ambientales de bienestar.
Polvo
El personal del almacn deber saber a qu tipo de productos le afecta el polvo para protegerlos,
ponindolos en cajas, en bolsas de plstico, en armarios cerrados o limpindolos peridicamente.
Como ejemplo de estos bienes se pueden citar: los tejidos, los artculos para escritorio y los artculos
de precisin
Agentes atmosfricos
Algunos materiales y equipos que por su volumen o por naturaleza tienen que dejarse al aire libre,
debern ser protegidos contra los fenmenos atmosfricos. La construccin de cobertizos
adecuados es la solucin ms prctica a este problema.
Deterioro o evaporacin
Es necesario clasificar los materiales que se deterioran, con el objeto de no almacenarlos en
cantidades excesivas. Su almacenamiento se har de tal manera que se utilicen en el orden en que
se reciben; esto es, por la prctica que lo que entra primero sale primero. Los productos y lquidos
voltiles se debern conservar en recipientes hermticos para que no se pierdan por evaporacin.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.
Pgina - 22
Cdigo:
UDI - 2014
Versin:
Fecha de Confeccin
29
SEPT.
2014
Robo
Es posible que la prdida de los productos almacenados se deba al robo, que puede ser efectuado
por personas extraas al almacn o por el personal que labora en l. Se recomienda recurrir a
guardianes, y sistemas de alarma, segn los volmenes almacenados y el valor que representen
para evitar la sustraccin de bienes, para la cual se deber cumplir con lo siguiente:
- Seleccionar y emplear exclusivamente personal calificado y responsable.
- Proteger los artculos almacenados susceptibles de sustraccin.
- Evitar el almacenamiento en envases abiertos.
- Emplear un cuerpo de vigilantes encargados de impedir la entrada a personas ajenas al almacn.
Obsolescencia
El hecho de almacenar un material o equipo que, por sus condiciones particulares, no sea de utilidad
inmediata, puede provocar la obsolescencia del mismo; por ello debe evitarse el almacenamiento de
materiales de los que ya no sea posible sacar provecho. Es necesario llevar a cabo inspecciones
con el objeto de reducir el equipo y el material obsoleto.
Plagas
Debe considerarse que gran parte de los productos almacenados propician la existencia de animales
roedores o insectos, por lo que debern combatirse estas plagas para evitar el deterioro de los
productos. Por otra parte, existen algunos artculos (telas, granos, etc.) susceptibles de deteriorarse
por la accin de insectos. Cuando se guarden estos productos se requiere un sistema de prevencin
contra plaga.
ELABORO:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
AUTORIZO:
Ral A. Nota G.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General.

Manual de Almacen

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INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Nombre del Manual de Procedimiento:

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Nombre del Manual de Procedimiento:

Objetivos del Procedimiento

II. Base Legal.

III. Organizacin del Almacn..

Funciones de las Areas de Trabajo:

IV. Unidades que intervienen en el proceso

V. Cargos que intervienen.

Recepcin de Orden de Compra.

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Nombre del Manual de Procedimiento:

Por esta razn, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos,

desconcentracin de actividades y el logro de los objetivos institucionales.

El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el personal

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Nombre del Manual de Procedimiento:

ORGANIZACIN DEL ALMACEN

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

Nombre del Manual de Procedimiento:

Velar por el envo de la Orden de Compra y Factura a la Unidad Institucional de Bienes

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

Planear, organizar, dirigir y controlar los sistemas y procedimientos de registro, con el

UNIDADES QUE INTERVIENE EN EL PROCESO:

CARGOS QUE INTERVIENEN:

Nombre del Manual de Procedimiento:

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

Nombre del Manual de Procedimiento:

Se aceptarn entregas parciales. Sin embargo, el Jefe de Almacn y los almacenistas

La mercanca que se reciban en los almacenes de las diferentes direcciones regionales,

Los almacenistas efectuarn la codificacin de mercancas de acuerdo con las

Se efectuarn revisiones trimestrales para estimar las cantidades y el valor de la

Para la entrada y salida de mercanca para stock, se implementar el sistema PEPS

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Unidad de Desarrollo Institucional

INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Nombre del Manual de Procedimiento:

Procedimiento General para elaborar:

RECEPCION DE ORDEN DE COMPRA

EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO:

Remite al Jefe de Almacn, la Orden de Compra original

JEFE DE ALMACEN CENTRAL:

Recibe la orden de compra original, verifica:

Numero de Orden de Compra.

Registra en el sistema y/o libro la recepcin de la orden de compra.

Confecciona expediente, ingresa la orden de compra en el expediente.

Se comunica va telefnica con el proveedor para informarle que se

Registra llamada en el expediente

Nombre completo de la persona

Unidad de Desarrollo Institucional