Guía Asistencial Recepción Técnica Administrativa de Medicamentos - V2

HOSPITAL NAZARETH I NIVEL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
GUIA ASISTENCIAL
RECEPCION
TECNICA
ADMINISTRATIVA
DE
MEDICAMENTOS
GPMASSF001-2
V2
BOGOTA, D.C. - 2013
BOGOTA, D.C. - 2013
Vigente Desde: 23-01/13_
GUIA ASISTENCIAL RECEPCION TECNICA

ADMINISTRATIVA DE MEDICAMENTOS
CODIGO GPMASSF001-2
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION Y JUSTIFICACION..3
2. OBJETIVO.4
3. ALCANCE... 4
4. DEFINICIONES Y SIGLAS...4
4.1. TECNICO DE FARMACIA
4.2. TECNICO DE ALMACEN
4.3. QUIMICO FARMACEUTICO
4.4. BODEGA CENTRAL
4.5. DEFECTO CRTICO
4.6. DEFECTO MAYOR
4.7. DEFECTO MENOR
4.8. TRAZABILIDAD
4.9. RECALL
5.
POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES . 6
6. ETAPAS DEL PROCESO..... 6

7. . ETAPAS PARA EL CONTROL DEL PROCESO 14
8. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL.. .15
9. AREAS INVOLUCRADAS. 16
10. SEGURIDAD..16
Elaboro: Mara Victoria Mora Izquierdo - Responsable del Servicio Farmacutico

Reviso: Leonardo Garzn L. Subgerente de Servicios de Salud
Aprob: Eliana Ivont Hurtado Seplveda - Gerente
Lderes En Salud Familiar

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TELEFAX: 2 95 63 53 - 2 95 63 33 Consulte Nuestra Pagina www.esenazareth.gov.co

CODIGO GPMASSF001-2
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INTRODUCCION Y JUSTIFICACION
Siendo el Servicio Farmacutico, el servicio de atencin en salud responsable de las actividades,

procedimientos e intervenciones de carcter tcnico, cientfico y administrativo, relacionados con los
medicamentos y los dispositivos mdicos utilizados en la promocin de la salud y la prevencin,
diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, se hace necesario el control de los mismo
desde el momento en que ingresan al Hospital, para garantizar as que son medicamentos autorizados
con su registro INVIMA vigente, lo mismo que su fecha de vencimiento de acuerdo a la exigencia del
Hospital, tiempo que redunde en la optima utilizacin por parte de los usuarios del Hospital.
El sistema de calidad debe asegurar que las condiciones del almacenamiento se cumplen en todo
momento inclusive en el trasporte asegurando que no se cause contaminacin con otros productos,
que los productos devueltos al almacn tienen asignado un lugar y se almacenan en reas seguras.
Otro atributo del sistema debe ser la trazabilidad, la cual permitir encontrar cualquier producto
defectuoso. Adems, debe existir un procedimiento efectivo de recogida del producto del mercado
(recall).
La poltica del Servicio Farmacutico est identificada con la calidad tcnica del medicamento, por lo
que en el plan de compras se debe establecer gasto institucional de los mismos teniendo como
prioridad la calidad de stos en la seleccin de los proveedores.


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OBJETIVO
Describir detalladamente el control de las caractersticas tcnicas sobre los medicamentos e insumos
medico quirrgicos y odontolgicos que ingresen al Hospital y/o a los Centros de Atencin CAMI
Nazareth y UPA San Juan, verificando que cumplan con las condiciones comerciales y tcnicas
establecidas.
Involucra a los Tcnico Auxiliares
ALCANCE
de Farmacia de cada uno de los Centros de atencin CAMI
Nazareth, UPA San Juan y al Tcnico de la Bodega Central junto con el Qumico Farmacutico
responsable del Servicio Farmacutico. Comprende bsicamente actividades en el recibo e ingreso, la
recepcin de medicamentos en la Bodega Central, y en cada una de las farmacias del Hospital
Nazareth.
Inicia con la verificacin del cumplimiento de las caractersticas de los insumos, medicamentos y
elementos medico quirrgicos al ingresar al almacn y termina con la aceptacin, almacenamiento y
distribucin en los centros de atencin.


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DEFINICIONES Y SIGLAS
TECNICO AUXILIAR DE FARMACIA (T.A.F.) :

Responsable del almacenamiento y entrega de medicamentos en cada Unidad. Existe uno para cada
centro en la localidad
TCNICO DE ALMACEN (T.A.)

Responsable del recibo, custodia , almacenamiento y despacho los medicamentos e insumos
Hospitalarios a cada una de las Farmacias de los centros de atencin del Hospital Nazareth.
QUMICO FARMACUTICO (Q.F.)

Profesional universitario del rea de la salud cuya formacin universitaria lo capacitar para ejercer
actividades profesionales en el desarrollo, preparacin, produccin, control y vigilancia de los
procesos y productos como medicamentos, cosmticos, preparaciones farmacuticas con bases en
productos naturales y de-ms insumos de salud y en las actividades qumicas farmacuticas que
inciden en la salud individual y colectiva. Responsable del Servicio Farmacutico en el Hospital.
BODEGA CENTRAL (BC):

Espacio fsico para almacenar los medicamentos e insumos hospitalarios al ser recibidos a la entrega
de los diferentes proveedores.
DEFECTO CRTICO:
Defecto que puede producir condiciones peligrosas o inseguras para quienes usan o mantienen el
producto. Es tambin el producto que puede llegar a impedir el funcionamiento o normal desempeo,
de una funcin importante de un producto y de la cual depende la seguridad personal .El producto no
es utilizable.
DEFECTO MAYOR
Defecto que sin ser critico, tiene la probabilidad de ocasionar una falla o de reducir materialmente la
utilidad de la unidad para el fin que se destine. La utilidad del producto se reduce en forma
considerable.

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DEFECTO MENOR:
Defecto que reduce muy poco la utilidad para el fin a que esta destinada, o que produce una
desviacin de los requisitos establecidos, con pequeo efecto reductor sobre el funcionamiento o uso
eficaz de la unidad. La utilidad del producto se ve muy poco reducida
RECALL Procedimiento efectivo de recogida del producto del mercado.
TRAZABILIDAD: Conjunto de datos e informacin que permite el seguimiento y revisin, en cualquier

etapa de la cadena de abastecimiento, de las operaciones efectuadas para cada lote del
medicamento.


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POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES
Ser caracterstica del Servicio Farmacutico estar conformado fsicamente por una Bodega Central y
una Farmacia en cada Centro de atencin, con recurso humano idneo, por un Tcnico de Almacn y
un Tcnico de Farmacia o Tecnlogo en Regencia de farmacia en cada una de las Farmacia y un
Qumico Farmacutico como responsable del Servicio Farmacutico.
Las disposiciones bsicas del manejo de las Farmacias se fundamentan en caractersticas propias de
las mismas (ver Documento Referencia: RMAS004 Servicio Farmacutico), con condiciones ptimas
de aseo y limpieza, ubicacin de las reas pertinentes dentro del Almacn y de cada Farmacia para
su correcto funcionamiento con medicamentos controlados, medicamentos no controlados, insumos
medico-quirrgicos, cuarentena, fechas de vencimiento, condiciones ambientales de humedad relativa
y temperatura, ubicacin de medicamentos por orden alfabtico e identificacin y registros
respectivos.
El Hospital a travs de este instructivo establecer los criterios para la toma de decisiones respecto a
la recepcin tcnica de medicamentos en lo que tiene que ver con lotes, fechas de vencimiento de los
mismos, registro INVIMA, caractersticas fsicas de los medicamentos teniendo como prioridad la
calidad de estos, en el momento de el recibo por parte del Hospital, o de las farmacias en cada uno de
los centros de atencin CAMI, UPA.
As mismo el seguimiento de las polticas del Servicio Farmacutico establecidas por el Hospital
Nazareth, para su cumplimiento de acuerdo a lo descrito en la gua correspondiente.
En caso que algn insumo, medicamento o elemento medico quirrgico no cumpla las condiciones
iniciales de compra o las establecidas en la matriz de servicio o producto no conforme, se debe
registrar y cumplir con las acciones all descritas, con el fin de evitar su uso no intencional.


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ETAPAS DEL PROCESO
Recibir los medicamentos, e insumos medico quirrgicos, del proveedor y Verificar que traigan
consigo su (s) correspondiente(s) factura (s), remisin documento para tal fin.
Ubicar la Orden de Pedido Compra correspondiente y confrontarla con la Factura, o
remisin, en los centros de atencin, se verifica contra la orden de pedido emitida por el respectivo
centro que haya coincidencia l con el producto solicitado, en las cantidades requeridas.
Comparar que el producto relacionado en la Factura coincida con el producto fsico ingresado.
Realizar la recepcin tcnica y registrar en el formato de Recepcin Tcnica Administrativa: el
nombre genrico del medicamento, concentracin, la presentacin, forma farmacutica, el nmero de
lote, la fecha de vencimiento, el registro INVIMA la cantidad de unidades recibidas.
Si la entrega presenta diferencias respecto a medicamentos y/o las cantidades, debe reportarse
inmediatamente al Qumico Farmacutico a cargo, quien empleara su criterio para aceptar rechazar
la entrega, adems registrar en la parte inferior del formato si la entrega fue a satisfaccin segn la
Orden de Pedido Compra, si la cantidad entregada fue mayor o menor, y si el valor facturado fue
mayor o menor, en el recibido del proveedor .
Se debe verificar que cada producto cumpla con los requisitos tcnicos establecidos, para ello,
de cada uno de los productos se debe realizar un muestreo aleatorio, el cual se realizara de la
siguiente manera:
En la Tabla # 1, ubicar el intervalo al que corresponde el Tamao del Lote recibido e identificar
la letra correspondiente en el Nivel de Inspeccin General.
Con la letra clave obtenida en el punto anterior, identificar en la Tabla # 2 el tamao de la

muestra y el nmero de unidades con las que se puede aprobar rechazar el producto.


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Tabla # 1.
Letra clave del tamao de la muestra
NIVEL DE
TAMAO DEL
INSPECCIN
LOTE
GENERAL (I)
28
A
9 15
A
16 25
B
26 50
C
51 90
C
91 150
D
151 280
E
281 500
F
501 1200
G
1201 3200
H
3201 10000
J
100001 35000
K
35001 150000
L
150001 500000
M
500001 mas
N


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CODIGO GPMASSF001-2
LETRA
CLAVE
A
B
C
D
E
F
G
H
J
K
L
M
N
P
Q
R
TAMAO
DE LA
MUESTRA
Tabla # 2.
Planes de muestreo para inspeccin normal
Ninel Aceptable de
Calidad (Inspeccin
Normal)
1.5 %
2
3
6
8
13
20
32
60
80
125
200
315
500
800
1250
2000
Acepto
0
0
0
0
0
1
1
2
3
5
7
10
14
21
21
21
Rechazo
1
1
1
1
1
2
2
3
4
6
8
11
15
22
22
22
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 2859-1
Una vez determinado el tamao de la muestra, las unidades necesarias sern extradas del lote
de manera aleatoria (no tomar unidades cercanas), y se revisaran los parmetros tcnicos del
producto indicados a continuacin:
Solo se verificaran los parmetros que apliquen al producto.
C = Cumple
NC = No Cumple


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CODIGO GPMASSF001-2
NIVEL DE ACEPTABILIDAD PARA CADA DEFECTO

Defecto Critico: Cuando hay algn defecto critico el producto es calificado como No
Aceptable.
Defecto Mayor: Se condiciona la aceptacin hasta nueva inspeccin del producto.
Defecto Menor: Se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la observacin.
El Qumico Farmacutico comunicara al proveedor para atender la reclamacin en caso de

rechazo de algn tem.
1. RECEPCION TECNICA
NC
1.1. Paquetes hmedos, abiertos o rotos

1.2. Cadena de fri ausente si aplica para el medicamento
1.3. Cantidad de envases por pedido incorrecta
1.4. Precio diferente al de la cotizacin
1.5. Diferente presentacin a la solicitada
1.6. Fechas de vencimiento prximas (No menor a 2 aos)
1.7. Marcas errneas en el empaque
En la recepcin tcnica para medicamentos con cadena de frio se debe
verificar que cuando llegue este dentro de las temperaturas establecidas
para la conservacin de la cadena de frio. Registrar la toma de la
temperatura
2. ROTULACION
2.1. Ausencia de nombre genrico, numero de registro
sanitario, laboratorio fabricante, numero de lote, fecha
de expiracin, formulacin del producto, cantidad o
volumen.
2.2. Ausencia de las condiciones especiales de
almacenamiento cuando el producto as lo requiera
Ejemplo: (conservarse bajo refrigeracin).
2.3. Ausencia de la va de administracin para
soluciones y polvos parenterales.
CRITICO
MAYOR
MENOR
X
X


___________________________________________________________________________________________

Versin :

CRITICO
3.1. Ausencia de nombre genrico, numero de lote o

fecha de expiracin.
3.2. Ausencia de la va de administracin para

soluciones y polvos parenterales.
3.3. Ausencia de la cantidad contenida en el envase

para soluciones parenterales.
4. CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS
CRITICO
4.1. Etiquetas rotas, sucias o corrugadas.

4.2. Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en
medicamentos para reconstituir y que el nivel hasta
donde debe hacerse este marcado en la etiqueta).
5. ENVASE DE VIDRIO
MAYOR
MAYOR
MENOR
MENOR
X
X
CRITICO
5.1. Frasco sin contenido o sin indicacin del contenido.
5.2. Color del envase (debe ser el que requiera el

medicamento con fines de proteccin).
MAYOR
5.3. Ausencia de bandas de seguridad.
5.4. Manchas o suciedades en su interior.
5.5. Grietas o ralladuras en cualquier parte del recipiente

con excepcin de envases de inyectables en los cuales
se considera critico.
5.6. Deficiente hermeticidad del cierre con excepcin de

los envases de inyectables en los cuales se considera
critico
6. ENVASE PLASTICO
__
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CODIGO GPMASSF001-2
3. ROTULACION DEL ENVASE INDIVIDUAL
02
CRITICO
6.1. Presencia de olor objetable.
6.2. Envase sin contenido.
MAYOR
6.3. Ausencia de banda de seguridad.
6.4. Envase abombado.
6.5. Suciedad interior.
MENOR
MENOR


___________________________________________________________________________________________

Versin :

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CODIGO GPMASSF001-2
6.6. Presencia de poros o grietas que afectan su

utilizacin.
6.7. Deficiente hermeticidad del cierre.
6.8. Suciedad exterior.
6.9. Superficie defectuosa (burbujas, hendiduras que

afectan su apariencia).
6.10. Deformaciones que afectan su apariencia.
7. TUBOS COLAPSIBLES
CRITICO
7.1. Perforaciones, grietas o roturas.
7.2. Hermeticidad del cierre.
MAYOR
MENOR
7.3. Tubos deformados.
7.4. Suciedad exterior.
8.MATERIALES LAMINADOS (BLISTER)
CRITICO
__
MAYOR
8.1. Blster roto.
8.2. Blster vaci.

8.3. Blster mal sellado.
X
X
8.4. Superficie arrugada o rayada.
MENOR
9. CIERRES (TAPAS Y AGRAFES)
CRITICO
9.1. Anuncia del agrafe (cuando se requiera).
9.2. Agrafe roto.

9.3. Carencia de perforaciones (cuando se
requieran).
9.4. Agrafes rotos.
MAYOR
MENOR
X
X
10. MATERIAL MEDICO QUIRRGICO
NC
10.1. Empaques en buen estado general.

10.2. Diferente presentacin o producto a la solicitada.
10.3. Fechas de vencimiento prximas (No menor a dos aos).


___________________________________________________________________________________________

Versin :

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CODIGO GPMASSF001-2
11. REACTIVOS DE LABORATORIO CLNICO
NC
11.1. Paquetes hmedos, abiertos o rotos.

11.2. Presentacin comercial.
11.3. Lotes y fechas de vencimiento.
11.4. Empaque con informacin
almacenamiento.
sobre
temperatura
de
11.5. Cadena de fri.

12.FORMAS
ESTRILES
FARMACUTICAS
LIQUIDAS
CRITICO
12.1. Turbidez (en soluciones).
12.2. Presencia de partculas extraas.
12.3. Color no apropiado.
12.4. Floculacin (en soluciones).
13. FORMAS FARMACUTICAS LIQUIDAS

NO ESTRILES
CRITICO
13.1. Falta de homogeneidad en emulsiones.
13.2. Presencia de gas.
13.3. Presencia de materiales extraos.
13.4. No redispercin en suspensiones.
14. TABLETAS
CRITICO
14.1. Bordes erosionados, tabletas laminadas,

porosas, manchadas y moteadas.
MAYOR
MAYOR
MENOR
MAYOR
MENOR
14.2. Polvo adherido a la superficie.
15. FORMAS FARMACUTICAS SLIDAS

ESTRILES
15.1. Color no uniforme en caso de
degradacin.
15.2. Color no uniforme por mala distribucin
del colorante.
15.3. Aspecto del polvo apelmazado que
sugiere humedad.
MENOR
CRITICO
MAYOR
MENOR
X
X
X


___________________________________________________________________________________________

16.
PREPARACIONES
SLIDAS
NO
ESTRILES POLVOS Y GRANULADOS
16.1. No se dispersan fcilmente (polvos para
suspensin).
02
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CODIGO GPMASSF001-2
15.4. Aspecto del polvo con mala dispersin en

caso de polvo para suspensin.
Versin :
CRITICO
MAYOR
MENOR
16.2. Color no uniforme.
16.3. Presencia de material extrao.
16.4. Granulo no uniforme en color y tamao.
Registrar en el formato el nmero de unidades muestreadas, el nmero de unidades conformes, y

el nmero de unidades No conformes. En caso de alguna inconformidad se registra el nmero
segn corresponda en la clasificacin de los parmetros tcnicos encontrados anteriormente.
Si el nmero de unidades No conformes con los parmetros tcnicos especificados anteriormente,

es igual mayor al nmero de unidades necesarias para el rechazo, debe reportarse
inmediatamente al Qumico Farmacutico a cargo, quien empleara su criterio para liberar
rechazar el producto.
Si el producto es rechazado, se debe enviar un informe al proveedor para que tome las medidas
necesarias y realice el cambio del respectivo producto.
En caso de presentarse devoluciones o rechazos se debe desarrollar la metodologa establecida

en la procedimiento de Manejo de Devoluciones de Medicamentos.
Si el producto no cumple con alguno de los parmetros tcnicos especificados en el formato

correspondiente se identifica con un adhesivo de color rojo y debe reportarse directamente al
Qumico farmacutico quien se comunicar directamente con el proveedor y bajo su criterio
decidir si el producto se deja en cuarentena o se rechaza totalmente. En los Centros de atencin
UPA y CAMI se debe reportar directamente al Qumico Farmacutico para efectuar los tramites
correspondientes con recursos fsicos


___________________________________________________________________________________________

Versin :
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CODIGO GPMASSF001-2
7. ETAPAS PARA EL CONTROL DE RECEPCION TECNICA DE LOS MEDICAMENTOS
ETAPA
Recibir los medicamentos, e insumos medico quirrgicos,
del proveedor y Verificar que traigan consigo su (s)
correspondiente(s) factura (s), remisin documento para
tal fin.
Ubicar la Orden de Pedido de Compra correspondiente
y confrontarla con la Factura, o remisin; en los centros
de atencin, se verifica contra la orden de pedido emitida
por el respectivo centro, la coincidencia con el producto
solicitado y en las cantidades requeridas.
Comparar que el producto relacionado en la Factura o

remisin coincida con el producto fsico ingresado
Diligenciar en el formato: Recepcin Tcnica y
Administrativa, la fecha en la que ingresan los productos,
el proveedor, el numero de Factura y el nombre y firma
del encargado de realizar la recepcin tcnica
Realizar la recepcin tcnica y registrar en el formato de
Recepcin Tcnica Administrativa: el nombre genrico
del medicamento, concentracin, la presentacin, forma
farmacutica, el nmero de lote, la fecha de vencimiento,
el registro INVIMA, la cantidad de unidades recibidas.
Ubicar el intervalo al que corresponde el Tamao del Lote
recibido e identificar la letra correspondiente en el Nivel de
Inspeccin General en la tabla No 1
RESPONSABLE
Tcnico de Almacn central
Tcnico de Almacn.
Tcnico Auxiliar Farmacia para la
recepcin en las farmacias de los centros
Tcnico de Almacn.
recepcin en las farmacias de los centros
Qumico Farmacutico,Tcnico Auxiliar
Farmacia para la recepcin en las
farmacias de los centros
Qumico Farmacutico, Tcnico Auxiliar

Qumico Farmacutico Tcnico Auxiliar

Con la letra clave obtenida en el punto anterior, identificar

Qumico Farmacutico .
en la Tabla # 2 el tamao de la muestra y el nmero de
unidades con las que se puede aprobar rechazar el recepcin en las farmacias de los centros
producto
De acuerdo a la presentacin farmacutica del
Qumico Farmacutico
medicamento a recibir se establece si cumple o no, si Tcnico Auxiliar Farmacia para la
presenta defectos que impidan su recibo. Registrar en recepcin en las farmacias de los centros
Servicio o producto no conforme
De acuerdo al resultado obtenido de la inspeccin fsica
Qumico Farmacutico Tcnico Auxiliar
efectuada se ingresan los medicamentos al Kardex o en
su defecto se hacen los tramites necesarios para l a
devolucin al proveedor o a la bodega central
10 Seguimiento y verificaciones
Qumico Farmacutico


___________________________________________________________________________________________

Versin :
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CODIGO GPMASSF001-2
8. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
Inicio
1.
2.
Entrega
medicamentos
farmacias
Compra , Recepcin
medicamentos
.
TBC y Q.F
3.
Recepcin
de
los
medicamentos por parte de
farmacias registro en formato
de
a
TBC
T.A.F.
A
A
4. Verificacin
cumplimiento
caractersticas
organolpticas
T.A.F.
de
de
5. Ubicacin en la
farmacia
de
acuerdo
a
lo
establecido.
6
Devolucin o
cambio
de
medicamentos si no
cumplen, registrar en
producto no conforme
7.
Devolucin
medicamentos
proveedor para
cambio
de
al
su
Q.F.
T.A.F.
T.A.F.
8.
Seguimiento
verificaciones
9.
FIN
Q.F.


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CODIGO GPMASSF001-2
Versin :
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9. REAS INVOLUCRADAS
Este procedimiento aplica para todo el servicio Farmacutico del Hospital Nazareth E.S.E. I Nivel, es
decir, Bodega Central, Farmacias de CAMI Y UPA y sus respectivos tcnicos responsables
10. SEGURIDAD
Todo el personal del Hospital tiene acceso a la consulta del Instructivo para verificar el procedimiento
a seguir en la toma de decisiones en lo que tiene que ver con la recepcin tcnica las fechas de
vencimiento de los medicamentos.


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6. ETAPAS DEL PROCESO..... 6

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Siendo el Servicio Farmacutico, el servicio de atencin en salud responsable de las actividades,

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Involucra a los Tcnico Auxiliares

de Farmacia de cada uno de los Centros de atencin CAMI

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TECNICO AUXILIAR DE FARMACIA (T.A.F.) :

TCNICO DE ALMACEN (T.A.)

QUMICO FARMACUTICO (Q.F.)

BODEGA CENTRAL (BC):

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TRAZABILIDAD: Conjunto de datos e informacin que permite el seguimiento y revisin, en cualquier

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ETAPAS DEL PROCESO

Con la letra clave obtenida en el punto anterior, identificar en la Tabla # 2 el tamao de la

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