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Records Management

Records Management ist eine Standardlsung fr die elektronische Aktenverwaltung.


Schneller Zugriff auf Information ist ein wesentlicher Faktor fr eine erfolgreiche
Geschftsabwicklung. Records Management gewhrleistet diesen schnellen Zugriff:
Elektronische Akte
In einer Akte knnen alle Informationsobjekte eines Geschftsvorgangs in einer
bersichtlichen hierarchischen Struktur zusammengefasst werden. Die Umstellung von
Papierakten auf elektronische Akten bietet alle Vorteile eines papierarmen Bros: Keine
Lagerungskosten fr Akten, keine kostenintensiven Kopierarbeiten und optimale
Recherchierbarkeit von Informationen. SAP Records Management bildet aber nicht nur die
herkmmliche Papierakte elektronisch ab, sondern bietet darber hinaus Funktionen an, die
weit ber den Anwendungsbereich einer konventionellen Aktenverwaltung hinausgehen: Sie
haben schnellen und sicheren Zugriff auf archivierte Dokumente. Sie knnen OfficeDokumente und Notizen direkt in einer Akte erfassen und dabei Dokumentvorlagen nutzen.
Sie knnen Internet- oder Intranet-Seiten in eine Akte einbinden. Neben Dokumenten knnen
Sie verschiedene andere elektronische Elemente einbinden (die Elemente knnen aus dem
lokalen SAP-System, aus anderen SAP-Systemen oder aus Fremdsystemen stammen):
Business-Objekte
Transaktionen
Reports
Durch diese Integrationsmglichkeiten bietet die Akte eine durchgngige und
medienunabhngige Sicht auf alle zu einem Geschftsprozess gehrenden
Informationsobjekte. Der Zugriff auf Information wird erleichtert, da der Benutzer nicht mehr
durch die Systeme navigieren und nach Informationsobjekten suchen muss, sondern alle
Informationsobjekte in der Akte in einer strukturierten bersicht findet. Mit einem Mausklick
kann er direkt auf die Objekte navigieren.
Darber hinaus ist durch die Integration der WebFlow Engine sowie eines Ad-hoc-WorkflowTools eine effiziente Prozesssteuerung aus der Akte heraus mglich: Vordefinitierte
Workflows knnen in eine Akte eingebunden und aus dieser heraus gestartet werden.
Benutzer knnen aber auch in der Akte Ad-Hoc-Workflows definieren. Hierbei senden sie
Aktenelemente in einer elektronischen Umlaufmappe an Mitarbeiter und legen deren
Aufgaben fest. Dieser Prozess wird protokolliert und ist aus der Akte heraus nachvollziehbar
RMS
Ein RMS ist eine abgeschlossene Einheit innerhalb von Records Management. RMS dienen
der logischen Trennung verschiedener betriebswirtschaftlicher Einheiten. Durch die
Einteilung des Aktenbestandes in abgeschlossene Einheiten ist es mglich, bestimmten
Mitarbeitergruppen nur zu bestimmten Teilen des Aktenbestandes Zugriff zu gewhren.
Beispiel: In einem Krankenhaus gibt es Personalakten und Krankenakten. Mitarbeiter der
Personalabteilung haben nur Zugang zum RMS fr Personalakten, Krankenschwestern und
rzte haben nur Zugang zum RMS fr Krankenakten.
RMS ist ein Klassifikationsparameter des Bereichs S_AREA_RMS. Er kann in der
Customizing-Aktivitt Registry pflegen mit Werten belegt werden. Die Einteilung der RMS
erfolgt ber die Zuordnung von Elementarten zu einem oder mehreren RMS. Ein RMS kann
beliebig viele Elementarten enthalten. Elemente knnen nur in demjenigen RMS angezeigt
werden, in dem sie eingefgt wurden.

Service Provider
Service Provider realisieren das Einbinden von Elementen in Records Management und den
Zugriff auf die Elemente. Jeder Service Provider ist fr eine bestimmte Gruppe von
Elementen zustndig. (Beispiele: Service Provider fr Dokumente, Service Provider fr
Notizen, Service Provider fr Business-Objekte). Innerhalb eines Service Providers knnen
Elementarten eingerichtet werden, die diese Gruppe nochmals unterteilen.
Elementart
Eine Elementart bndelt eine Gruppe von gleichartigen Elementen. Elementarten sind der
Ausgangspunkt, um Elemente neu in Records Management einzuchecken oder zu suchen.
In technischer Hinsicht ist eine Elementart eine Eingrenzung der Elemente eines Service
Providers (s.u.) durch Parametrisierung des Service Provider. Jeder Service Provider besitzt
Connection-Parameter, die beim Einrichten einer Elementart mit Werten belegt werden
mssen. Die Dienste eines Service Providers knnen nur in Anspruch genommen werden,
wenn mindestens eine Elementart in diesem Service Provider eingerichtet ist. Ein Service
Provider kann beliebig viele Elementarten enthalten. Das Einrichten von Elementarten erfolgt
in der IMG-Aktivitt Registry pflegen nach den kundenspezifischen Erfordernissen.
Eine Elementart wird auch als Service Provider Space (SPS) bezeichnet.
Bereich
Dem Records Management liegt ein Framework zugrunde, das auch fr andere Anwendungen
als Records Management verwendet werden kann. Jede Anwendung liegt in einem eigenen
Framework-Bereich. Ein Bereich umfasst eine Gruppe von Service Providern. Er attributiert
die Elementarten dieser Service Provider. SAP liefert den Bereich S_AREA_RMS aus, der
alle von SAP implementierten Service Provider enthlt. Dieser muss fr Records Management
verwendet werden.

1. Berechtigungen
Transaktion PFCG

- Sichten der Standardrollen

2. Personalaktenmodell sichten
Transaktion Organizer

- Suchen

- Kurzbeschreibung : *Pers* eingeben


- Suche ausfhren

- Aktenmodell auswhlen

- Aufbau erkennen

- Ordner Allgemeine Information expandieren

- Knotentyp sichten

- Knotentyp sichten

3. Providerherkunft zur Personalakte suchen


Transaktion SRMEDITC

- S_AREA_RMS auswhlen

- Provider erkennen

- Elementart erkennen

- Connection Paramters erkennen


- merken Sie sich die DOCUMENT_CLASS SRM_MOD02

- Classification erkennen
4. Coding des Aktenmodell-Service-Providers
ber SE80 Paket : SRM_XML_BR_MD_FP

5. Content-Modell der Elementart erkennnen


Transaktion DMWB

- LOID Klasse PIQ_MODEL_V sichten

- Attribute der Akte sichten

6. Personalakte suchen
Transaktion Organizer

- RMS wechseln

Suchhilfe anklicken

- S_RMS_DEMO anklicken + enter

- Rechte Maus + Suchen

- Anja* im Vornamen eingeben + Suche ausfhren

- Suchvarianten Button anklicken

- Speichern

- V1 + 3 x enter

- Navigationsbaum ein/ausblenden

7. Dokumente downloaden

- Beurteilung - Aktivitten - Download

- Download im Pfad

8. Personalakte anlegen
Transaktion ORGANIZER

- Context - Anlegen

Kurzbeschreibung Gruppe XX
- Suchhilfe anklicken

- Personalakten + enter

- ausfllen wie oben

- sichern
9. Personalakte bearbeiten

- Context - Suchen

- Angelegt von: ihre user-id + Suche ausfhren

- ihren Satz auswhlen

- Manahmen - Aktivitten - Suchen

- Zeile doppelt anklicken

- Infotyp 0000 + enter


Dann in das neue Element klicken

- zurck

- ausser Behinderung und EN... mit Infotyp verbinden

- Verbinden mit Infotyp + Subtyp

- Verbinden mit Infotyp + Subtyp

Programm: RPLSTMC0 Variante VAR1000 anlegen und aufrufen


umbenennen in HR Stamm Daten

- enter + ausfhren Drucker LOCL mit Druckansicht


- sichern
10. Transaktion aussteuern

Transaktion PM20

Zufhren, sichern und testen

- Favoriten zuordnen

so soll's aussehen
11. Dokumente aus ArchivLink in die Personalakte einbinden
aus den Favoriten im ndermode aufrufen

Klick auf Premium Regulations - Aktivitten - Suchen

- Suche starten

- Arbeitsvertrag

- Bild schliessen

- Exportikone anklicken

- Doppelklick auf die relevante Zeile

- Doppelklick auf die relevante Zeile


- sichern

12. Desktop-Dokumente anlegen

- aus Datei

- Enter

- die gleiche Prozedur fr die Abmahnung


13. Link produzieren

- Anlegen

- Enter + test + sichern

14. Versionen

- Doppelklick auf Zeile

- als neue Version sichern

- Kontrolle

- Version erkennen

15. Aktenmodell zum Test der Provider anlegen


Transaktion ORGANIZER

Aktenmodell IT_PROJEKT_XX XX = Gruppe anlegen

- anlegen

- Umbenennen Provider-Test

- eine Ebenen tiefer


- Sichern

- Enter + Sichern
16. Ergrnden Sie ihre Modell-ID
Transaktion Organizer

- Suchen

- Suche ausfhren

- Eindeutige Bezeichnung erkennen und Modell auswhlen

- Status ndern

- Status Freigeben

- in der Leiste kontrollieren


17. Registrieren Sie ihr neues Modell
Transaktion SRMREGEDITC

- S_AREA_RMS auswhlen

- Provider SRM_SP_RECORD

- Elementart ZSRM_SPS_RECORD_XX neu anlegen

Elementart-ID : ZSRM_SPS_RECORD_XX
Kurzbeschreibung : Aktenmodelle XX
- enter + Ja + lokales Objekt

- Model_id markieren+ ndern

- S_RMS_DEMO

- Parameterwert zu Model_ID aus der Anlage auswhlen

- enter

- Parameterwert zu DOCUMENT_CLASS - SRM_REC01 eingeben

- Klassifikation einstellen (Type + RMS_ID)


- sichern

18. Aufgabe : Es soll ein WordDocument in die Akte eingebunden werden- Legen Sie
eine Akte zu ihrem Modell an und testen Sie den Provider Documente mit dieser
Ausprgung
Legen Sie zunchst das Dokument mit MS-Word an und legen es ab
=================================
Dies ist eine Checkliste als Word-Dokumentenbeispiel
Punkt1...
Punkt2....
Pinkt3.....
=====================================
Transaction Organizer

- Akte zum Aktenmodell XX anlegen oder Doppelklick

- Doppelklick auf den untersten Knoten

- Desktop Dokumente

- aus Datei

- abgelegte Datei laden

Kurzbeschreibung eingeben
Eindeutige Bezeichnung generieren lassen
- enter
Moduswechsel anzeigen<>ndern
- sichern
Akte beschreiben und ID mit Regel Personakakte generieren
- sichern + Dokument erneut aufrufen
=============================================

19. Aufgabe : Es soll ein archiviertes Dokument schon beim Anlegen der Akte vorhanden
sein. Legen Sie ein neues Modell mit dieser Ausprgung an.

- Gliederung + Modellierung anlegen

- Instanzenknoten und Instanz anlegen

- bergreifende Suche...

- Rules + Guidlines whlen + Import Ikone whlen

- Instanz anzeigen

- enter
- sichern und Status freigegeben setzen

- enter

20. Definieren Sie einen Modellknoten zum Provider Report. Es soll das Programm
ZMEINNAME mit der Variante GRUPPE_XX aufgerufen werden
Schauen Sie sich das Programm an
Transaktion SE38

Variante anlegen

- Testen
Legen Sie eine Akte zu ihrem 1.Modell an.

- Doppelklick auf Aktenmodelle XX

- auf den Gliederungsknoten positionieren + anlegen

- Berichte anklicken

- enter

- Doppelklick auf die Zeile

21. Definieren Sie einen Modellknoten zum Provider Transaktion. Es soll die
Transaktion ZMEINNAME_XX aufgerufen werden
Starten Sie die Transaktion zum Test

- Ergebnis sichten

Modellknoten definieren

- Transaktion lokal

- Einbetten

- Doppelklick
- Ergebnis kontrollieren

22. RM mit eigenen Content-Modellen. Legen Sie ein neues Content Modell an
Transaktion : SRMCMCREATE

- weiter
- Legen Sie ber Suchhilfe + Anlegen + Anlegen einen Workbenchauftrag an

- weiter x 2

- weiter

- weiter

- weiter + fertig stellen + enter

23. Legen Sie eine neue Elementart zur Verwendung des eigenen Content-Modells an
Transaktion SRMREGEDITC

- S_AREA_RMS

- Elementart anlegen

Cut&Paste Eingaben
ZTEST_CONTENTMODEL_XX
Test Content Model XX
- enter + lokales Objekt

MODEL-ID : Personalakte...
Document_class: Ihre angelegte

classification: TYPE fr Akten


RMS: S_RMS_DEMO
- sichern

- Doppelklick auf neue Zeile

- ggf Dump analysieren

- korrekten Content-Modellnamen erkennen und anpassen

- sichern + erneuter Test

- auf die Document_Class achten


mit Transaktion ORGANIZER testen

- Ergebnis

24. Erweitern von Content-Modellen


Transaktion DMWB

- anlegen

Cut&Paste
Z_PERNO_XX
Personnel number XX
SRM
- enter + local sichern

- Moduswechsel

- Tabellenname + Feldname zuordnen


- Aktivieren
Transaktion DMWB

- Doppelklick auf die TemplateKlasse

- neues Attribut einbinden + aktivieren

- Akte anlegen und neues Feld erkennen


25. Prfung der Workflow Customizing Einstellungen
Transaktion SWU3

So sieht die optimale Einstellung aus

26. Handhabung von Umlaufmappen


Transaktion Organizer

- Anlegen

- Anlegen

27. Prfung der Fallnummernkreiseinstellung


Transaktion SPRO

markierte Zeile ausfhren

Brille anklicken

28. Einstellung zum Laufweg des Workflowmusters WS78900007


Transaktion PFTC

Brille anklicken

Karte Auslsende Ereignisse ziehen


Ereignis erkennen + Karte Grunddaten ziehen

in den Workflow Builder vorwrtsnavigieren


Workflowaufbau erkennen
29. Bearbeiterzuordnung zu Aufgabe 78907914
Transaktion PFTC

Brille anklicken

Objekttyp + Methode erkennen

Bearbeiterzuordnung pflegen

Generelle Aufgabe einstellen


30. Bearbeiterzuordnung zu Aufgabe 78907915
Transaktion PFTC

Brille anklicken

Objekttyp + Methode erkennen

Bearbeiterzuordnung pflegen

Generelle Aufgabe einstellen

31. Erkennen des BOR-Objektes SCASE


Transaktion SWO1

Brille anklicken

Aufbau des Objektes sichten

32. Ttigleiten fr den Laufweg festlegen

relevante Zeile ausfhren

Aufgaben
- TS78907915
- TS00100010
- TS78907914
ber PFCT kontrolliere (Bearbeiter + BUS)

33. Ttigleiten fr den Laufweg festlegen

relevante Zeile auswhlen

Brille anklicken

Objekt sichten

34. Modellbeispiel definieren


Case

Phase

Status der Akte

Bearbeiter

Zugehrige
Objekte

Project

New

Administrator

Case
creates(Project)

Project

Specification

Specification
phase

Specification
Writer

Specification
document

Project

Design

Design phase

Designer

Design document

Project

Development

Development
phase

Developer

Code module,
technical
documentation for
code written

Project
Project

Testing & bug-fixing


-

Closure

Test phase

Tester, Developer
Administrator

Transaktion SCASE

Context - Anlegen

- Modellknoten anlegen

- Status ndern auf freigegeben

Markieren + Enter

- Enter

Modellknoten anlagen

Einstellung wie oben

Sichern

Context Information

Dokument ID erkennen
SRM_MOD02 0050568C56EF1ED4818C3732B4CF2C22

35. Elementtypen zuordnen


Transaktion SRMREGEDIT

Kopieren der Elementartvorlage

Sichern

>ja<

- ndern

Suchhilfe anklickn

- ihr Modell anklicken + enter

- enter

36. Fallarten definieren

relevante Zeile ausfhren

Eintrag Demo kopieren als ZPXX XX = Gruppe

- enter
- sichern
37. Statusprofil definieren

relevante Zeile ausfhren

kopieren als

Ziel ZPXX XX = Gruppe

ausfllen wie oben + sichern + in ihrer Fallart ergnzen


38. Fallakte anlegen
Transaktion SCASE

Context - Anlegen

- enter

berschrift eingeben + sichern