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Ingeniera aplicada a proyectos de digitalizacin

Alejandro Bia Platas


Centro de Investigacin Operativa
Universidad Miguel Hernndez (Elche)
abia@umh.es
Las sociedades modernas demandan contenidos digitales y servicios de alta calidad, que
dependen cada vez ms del software y los mtodos de produccin empleados. La calidad de la
produccin de contenidos digitales se ha convertido en un asunto muy importante para las
instituciones que los producen, las cuales intentan mejorar los procesos de produccin para
obtener mejor calidad y mayor cantidad a menor costo.
En la ingeniera de software mucho se ha hecho y se est haciendo para mejorar la produccin
de software. Muchas de estas tcnicas se pueden adaptar para aplicarlas a la produccin
masiva de contenidos.
Los pioneros
Los ordenadores son muy efectivos a la hora de tratar con problemas bien definidos, pero
tratar con el conocimiento humano no es un problema bien definido. Se necesitaron medios
eficaces para que los ordenadores pudieran procesar los registros de conocimiento humano.
Esto no es nada fcil. De hecho es un tema bsico de investigacin en bibliotecas digitales.
Desde una perspectiva histrica, se suele citar como pioneros1 en el uso de ordenadores
para almacenar, organizar, buscar y recuperar conocimiento humano a:

Vannevar Bush2: en julio de 1945 escribi un artculo en la


revista Atlantic Monthly titulado As we may think 3, donde
describa un sistema de gestin de conocimiento llamado Memex.

J.C.R. Licklider4: en 1964 escribi Libraries in the future.

Theodore Nelson5: se lo considera el padre del hipertexto, o al


menos fue quien lo bautiz. En 1965 escribi un artculo llamado The Hypertext,
publicado en actas del congreso de la World Documentation Federation de ese ao.
Ted Nelson ide sistemas hipertextuales para la interconexin de documentos
electrnicos, y present el proyecto Xanad 6 que tena como objetivo principal la
construccin de un servidor de hipertexto que permitiera almacenar y enlazar toda la
literatura mundial, y que fuera accesible desde cualquier ordenador.

http://www.ibiblio.org/pioneers/
http://www.ibiblio.org/pioneers/bush
3
Una copia del artculo As We May Think de Vannevar Bush se puede encontrar en:
http://www.theatlantic.com/doc/194507/bush
4
http://www.ibiblio.org/pioneers/licklider.html
5
http://www.ibiblio.org/pioneers/nelson
6
http://www.xanadu.net/
2

Tim Berners Lee7: fue el implementador de estas ideas al crear la


World Wide Web, un sistema de navegacin de informacin
basado en hiperenlaces.

Los ordenadores se usan en las bibliotecas desde mucho antes de que


apareciera la Web, pero la Web permiti la existencia de las bibliotecas
digitales al proveer una forma conveniente de distribuir informacin a travs de Internet.

Tecnologa en proyectos de digitalizacin


Los proyectos de digitalizacin incorporan mltiples tecnologas, como por ejemplo:

Nuevas tecnologas de publicacin hipertextuales: este tipo de proyectos


altamente tecnificados, muchas veces basados en la Web, suelen hacer uso de las
ms nuevas tecnologas hipertextuales: HTML, XML, XSLT, CSS, Javascript, etc.

Diseo grfico: se aplica en el diseo de las interfaces grficas, por ejemplo de la


pgina principal y de las diferentes secciones del portal Web. Algunos de estos
portales muestran un diseo grfico muy elaborado que suma su aporte esttico al
contenido cultural.

Produccin de recursos digitales: las bibliotecas y museos digitales suelen


producir sus propios recursos. Esto requiere de mtodos y herramientas
especializadas para la produccin de textos, imgenes, video y audio.
Comentaremos algunas de ellas ms adelante.

Servicios de explotacin: para sacar mayor provecho de los recursos digitales, y


dar mayor satisfaccin a los usuarios, se suelen ofrecer mltiples servicios donde
la tecnologa extrae lo mximo de los recursos disponibles. Hablamos de recursos
lingsticos (diccionarios, concordancias), servicios interactivos (foros de
discusin, personalizacin de accesos, servicios de consulta y ayuda).

Bases de datos y buscadores: es necesario proveer mecanismos para localizar los


recursos existentes, trtese de catlogos y directorios, o de buscadores de texto. En
el primer caso se utilizar una base de datos para buscar y navegar en la
metainformacin, y en el segundo caso indexadotes y motores de bsqueda de
texto simple o texto marcado, para bsquedas en el cuerpo de documentos.

Ingeniera Web: la ingeniera Web, un rea de especializacin de la Ingeniera del


Software, provee mtodos y disciplina de ingeniera mediante tcnicas prcticas
para la gestin de los proyectos, y el anlisis y diseo tecnolgico, que ayudan al
mejor desarrollo de estos emprendimientos tecnolgico-culturales.

Gestin de proyectos: La gestin de proyectos trata de la visin y control global


del desarrollo de proyectos tecnolgicos, incluyendo el modelado del proyecto, la
eleccin de un proceso de desarrollo adecuado, planificacin, anlisis, prevencin
de riesgos, planes de contingencia, estimacin de costes, diseo y control de flujos
de trabajo, captura y anlisis de mtricas, sistema de informacin gerencial y de
toma de decisiones, entre otros.

http://www.ibiblio.org/pioneers/lee.html

Figura 1. Ingeniera de los proyectos de digitalizacin

Ingeniera de software
Cuando hablamos de ingeniera de software, nos referimos a una serie de mtodos,
tcnicas, y buenas prcticas, cuyo objetivo es crear un marco slido y confiable para el
desarrollo tecnolgico. La ingeniera de software pretende emular a otras disciplinas de la
ingeniera, imitando sus mtodos con la finalidad de sistematizar y controlar los procesos de
desarrollo de software, que por su naturaleza intelectual e intangible tienden a ser ms
caticos y anrquicos que los de otras ramas ms tradicionales de ingeniera. Esta disciplina
de la ingeniera, ha ayudado a salir de la crisis del software de los aos setenta y ochenta y
lograr niveles de calidad y confiabilidad satisfactorios con costos razonables.

Figura 2. Disciplinas que componen la ingeniera de software

Requerimientos de un proyecto de digitalizacin


Utilicemos como caso de uso las bibliotecas digitales. Las bibliotecas digitales son proyectos
multidisciplinarios donde trabajan juntos: bibliotecarios, fillogos, tcnicos informticos,
diseadores grficos, y otros profesionales. El siguiente grfico (ver figura 2) muestra la
distribucin de personal en un momento dado, de la biblioteca Virtual Miguel de Cervantes.
Como los costes de produccin de recursos digitales suelen ser muy altos, es necesario un
fuerte apoyo econmico para la creacin y mantenimiento de estos proyectos. Tambin se
requiere apoyo poltico para sacarlos adelante. Es tambin esencial la eleccin de las
tecnologas ms adecuadas para satisfacer los requisitos del proyecto.
Los pasos iniciales en la creacin de un proyecto de biblioteca digital consisten, desde un
punto de vista global, en la definicin de los mtodos de produccin que conformarn el flujo
de trabajo (workflow) y, desde una perspectiva de ms bajo nivel, en la seleccin de la
tecnologa, formatos y herramientas para procesar los textos e imgenes.

Recursos Humanos: 87 personas

Diseo grfico
5%
Investigacin y
Desarrollo Informtico
7%

Administracin
3%

Bibliotecarios
6%
Preparacin de textos
2%
Digitalizacin
15%

Mantenimiento
Informtico
2%

Correccin y
Marcado XML
60%

Figura 3. Distribucin de personal en una biblioteca digital

He aqu una lista de cosas a tener en cuenta a la hora de crear una biblioteca digital, que
pueden ser perfectamente extrapolables a otros proyectos de digitalizacin.

Pruebas de factibilidad, costes y pruebas piloto


Solicitud de ayudas pblicas y captacin de fondos
Gestin de proyectos
Diseo de flujos de trabajo (Workflow processes)
Seleccin de originales a digitalizar
Gestin de derechos de autor
Diseo y creacin de metadatos
Preparacin de materiales
Captura digital
Codificacin de textos (marcado)
Control de calidad
4

Gestin de almacenamiento
Publicacin Web
Preservacin a largo plazo

Anlisis de requerimientos
En la ingeniera de software, el anlisis de requerimientos (o de requisitos) comprende
todas las tareas relacionadas con la determinacin de las necesidades o de las condiciones
a satisfacer en un proyecto software, como es el desarrollo de una biblioteca digital. La
ingeniera de requerimientos, provee tcnicas para la correcta captura de los requisitos de
los usuarios:

La IEEE la define como: el proceso de estudio de las necesidades de los usuarios


con el objeto de llegar a una definicin del sistema hardware/software.

Segn Loucopoulos: Trabajo sistemtico de desarrollo de requisitos, a travs de


un proceso iterativo y cooperativo de anlisis del problema, documentando los
resultados en una variedad de formatos y probando la exactitud del conocimiento
adquirido.

Los requerimientos deben ser medibles, comprobables, sin ambigedades o


contradicciones, contrastados con los usuarios o clientes del proyecto, etc.

Al iniciar un proyecto debemos pensar en:

Cul es el problema?

Qu detalles presenta el problema?

Importancia del problema

Cul es la solucin aportada por el usuario?

En qu medida ser de ayuda un sistema de informacin?

Qu otras personas conocen el problema y se puede contactar?

Figura 4. Proceso de Ingeniera de Requerimientos

La captura y anlisis de requisitos, dar lugar a un documento de requisitos, que nos


servir para comprobar el fiel cumplimiento de los mismos al finalizar el proyecto de
desarrollo.
De ms de 40 tcnicas de captura de requerimientos, las ms efectivas son:

Entrevistas

JAD (Joint Application Design)

Talleres de Requerimientos (una versin moderna del JAD)

Construccin de prototipos

Observacin

Estudio de documentacin

Cuestionarios

Listas de verificacin (check-lists): son un ayuda memoria, tiles para muchos


fines

Tormenta de ideas (brainstorming)

Casos de uso UML (usados adecuadamente)

Storyboards

Anlisis de interfaces

Modelado grfico: elaboracin de diagramas que nos permitan aclarar ideas y


conceptos mediante una visin de alto nivel y prescindiendo de los detalles.

Anlisis de desempeo y capacidad

Estudio de escenarios.

De todos estos, destacamos el mtodo JAD, que consiste en un conjunto de reuniones


programadas entre usuarios y tcnicos. Dura entre dos y cuatro das, en los que se aplican
tcnicas de dinmica de grupos. Se comienza con un documento de trabajo, y se discute. Al
final del JAD se obtiene un documento de requisitos aprobados. Es muy importante que los
requisitos se estudien en profundidad, y que queden debidamente documentados. Esto evita
costosos cambios y rediseos debidos a errores cometidos por no tener los requisitos claros.
El documentarlos debidamente evita posibles malos entendidos, y permite resolver
discrepancias futuras.

Importancia de priorizar los requisitos


Una vez que hemos identificado las categoras de los problemas, debemos ordenarlos de
forma descendente con la categora que causa la mayora de los problemas primero, seguida
de la categora con la siguiente tasa de problemas, y as sucesivamente. Esto se llama anlisis
de Paretto, y es una tcnica de mejora de calidad muy poderosa. La figura siguiente muestra
un ejemplo de diagrama de Paretto.
A finales de los 1800, Vilfredo Paretto, un economista italiano, dijo que el 80% de la tierra
en Italia perteneca al 20% de la poblacin. Esta fue la primera versin de una ley
socioeconmica que pronto tendra alcance universal. La ley de Paretto, en su forma general,
dice que el 80% de los objetivos, o en general de los efectos, se logran con el 20% de los
6

medios, o de las causas o los agentes. En otras palabras, el costo requerido para ir de un 80%
a un 100% de los objetivos es cuatro veces mayor que el requerido para ir del 0% al 80%. El
corolario de esto, a los efectos del anlisis de requisitos y la gestin de proyectos, es que si
priorizamos adecuadamente los requisitos, poniendo primero los que producirn la mayor
parte de los resultados esperados y por ltimo lo que causen menos efecto, tendremos que
rpidamente y con un pequeo coste obtendremos la mayor parte de los resultados esperados,
para rpida satisfaccin de los usuarios.

Figura 5. Ejemplo de diagrama de Paretto (Tomado de Ralph Young, The Requirements


Engineering Handbook, pag 148, Artech House, 2004)

Anlisis de riesgos
Mientras que es intil intentar eliminar el riesgo y cuestionable el poder minimizarlo, es
esencial que los riesgos que se tomen sean los riesgos adecuados. Antes de poder
identificar los riesgos adecuados a tener en cuenta en un proyecto de software, es
importante poder identificar todos los riesgos que sean obvios a jefes de proyecto y
profesionales del software. Peter Drucker
El anlisis y la gestin del riesgo son una serie de pasos que ayudan al equipo del proyecto
a comprender y a gestionar la incertidumbre. Un proyecto de software puede estar lleno de
problemas. Un riesgo es un problema potencial, es decir, que puede ocurrir o no. Por ello
tiene una importancia el identificarlo, evaluar su probabilidad de aparicin, estimar su
impacto, y establecer un plan de contingencia por si ocurre el problema.
El anlisis de riesgos consiste en pensar de antemano y con detenimiento en los posibles
factores de riesgo y amenazas que puedan entorpecer o hacer fracasar nuestro proyecto.
Consta de las siguientes fases:

Deteccin de riesgos: consiste en detectar posibles riesgos y amenazas. Una


tcnica til para ello puede ser la tormenta de ideas (brainstorming).

Planes de evitacin o prevencin: consiste en redactar planes para evitar o


prevenir los riesgos detectados, con el fin de que no sucedan. Se trata de adoptar
una estrategia proactiva en lugar de reactiva.

Planes de contingencia: consiste en elaborar planes de accin para minimizar los


efectos en caso de que el factor de riesgo se haga realidad. Se trata de una estrategia
reactiva a aplicar en los casos en que las estrategias proactivas o de evitacin han
fallado.

Una vez identificados los riesgos, se debe determinar la probabilidad de que suceda, y el
impacto que tendra cada riesgo. La probabilidad puede ser muy baja, baja, moderada, alta o
muy alta. El efecto del riesgo, es decir, su impacto, podr ser catastrfico, serio, tolerable o
insignificante. Con estos elementos se suele hacer una tabla de riesgos, probabilidades e
impactos.

Flujos de trabajo (workflow) y controles de calidad


Suele ser ventajoso estudiar el flujo de trabajo (workflow) de un proyecto de digitalizacin
con el fin de automatizarlo total o parcialmente, y si no podemos automatizarlo, al menos
tendremos claros los pasos a seguir. Una forma de abstraccin que nos permite capturar el
flujo de trabajo es mediante diagramas. Los diagramas de actividad de UML son muy
adecuados para este propsito (ver figura 6).
En un proyecto de digitalizacin, al igual que en un proyecto software, se debe elaborar un
plan de calidad que establezca cules son los objetivos a lograr y que definan los controles de
calidad que se van a realizar para obtener una medida de los logros. De esta forma, se
establecern puntos en el flujo de trabajo donde se realizarn controles que permitan detectar
fallos en la calidad y tomar medidas para corregirlos.

Por ejemplo, en un proceso de produccin de textos digitales, debemos verificar varias


cosas, entre ellas la calidad del texto digitalizado. Una forma de hacerlo es incluir una
instancia de supervisin en el flujo de trabajo, donde los expertos hacen catas de los textos
en busca de errores. Si se encuentran, el texto se devuelve a la persona que lo corrigi y
maquet, para que lo revise y corrija. Si pasa la prueba, podr ser publicado en la Web (ver
figura sobre flujo de trabajo).

Figura 6. Diagrama de Actividad UML que muestra el flujo de trabajo propuesto para la
produccin de libros digitales en una biblioteca digital

Control de versiones y cambios


Hemos dicho que las bibliotecas digitales suelen producir sus propios recursos.
Normalmente se producen y almacenan miles de documentos de texto. En tales condiciones,
es necesario contar con el apoyo de un sistema de control de versiones y cambios.
El control de versiones es til cuando tenemos que almacenar documentos que cambian
con frecuencia: esto incluye los recursos producidos en un proyecto de digitalizacin (texto,
imgenes, audio y vdeo), y en especial el cdigo fuente de los programas y dems ficheros de
un proyecto software.
Un sistema de control de versiones es un software que administra el acceso a un conjunto
de ficheros. Consta de una copia maestra en un almacenamiento central, y un programa
cliente con el que cada usuario sincroniza su copia local.
Un sistema de control de versiones tiene dos finalidades principales:
1. Control de acceso concurrente a ficheros: Permite compartir los cambios sobre
un mismo conjunto de ficheros evitando/previniendo modificaciones simultneas
as como la creacin de dobles versiones de un mismo fichero.
2. Guardar el historial de los cambios realizados: El repositorio guarda registro de
todos los cambios realizados por cada usuario, y permite volver a un estado
anterior en caso de necesidad. Tambin permite ver las diferencias entre dos
versiones cualesquiera de un fichero.
Existen hoy en da varios productos software para el control de versiones. Algunos de
ellos son de uso libre gratuito, y otro de pago. Ejemplos de sistemas de control de versiones
son:

Concurrent Versioning System (CVS): ste su sistema que tiene ya varios aos.
No es fcil de instalar o de usar, pero es muy fiable. Es de distribucin gratuita

SubVersion (SVN): es una versin simplificada y ms reciente del CVS, tambin


de distribucin gratuita. Resulta fcil de instalar y de usar, aunque an est en
desarrollo y no posee todas las caractersticas deseadas. Al igual que CVS, permite
que varios usuarios extraigan el mismo fichero a la vez. Al volver a ingresarlo al
sistema, se verifica si hay diferencias entre las copias extradas simultneamente.
De esta forma se previene pero no se evita que un usuario destruyera los cambios
que hizo otro a un fichero al introducir su copia del mismo. Si el sistema nos avisa
que hay diferencias, debemos decidir a mano con que cambios quedarnos.

MS Visual Source Safe (MS-VSS): es un sistema de la empresa Microsoft, muy


fiable, no gratuito, que tiene caractersticas muy interesantes. Este programa poseer
diferentes modos de extraer un fichero de su almacn. Siempre podemos extraer
una copia de un fichero sin permiso de modificacin. Esto nos permite ver y
utilizar el fichero, pero si le hacemos cambios, el sistema no nos dejar ingresarlo
de nuevo. Para extraer una copia con permiso de modificacin, debemos realizar
un check-out, operacin con la cual el fichero queda bloqueado y nuestro
nombre registrado como que le estamos haciendo cambios. Si otro usuario quisiese
extraer ese fichero para hacer modificaciones, el sistema le dira que lo tenemos
nosotros y que no puede sacarlo hasta que hagamos un check-in, operacin con
la cual el fichero que extrajimos es reintegrado al almacn con los cambios que
hayamos realizado, y pasa a estar disponible de nuevo para que otro usuario lo
saque y modifique. Esta filosofa es claramente diferente a la de CVS o de SVN.

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