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Segn Catalina Vacas Guerrero (2002) define agencias de viaje de la siguiente manera: las
agencias de viajes son empresas de servicios dedicadas a organizar y facilitar la realizacin de
viajes a sus clientes.
Esta autora adems seala que, la naturaleza de las agencias de viajes es;
tiene la consideracin de agencias de viajes aquellas entidades mercantiles que,
estando en posesin del ttulo-licencia correspondiente, se dedican, profesional y
comercialmente, de forma exclusiva, al ejercicio de actividades de mediacin y /u
organizacin de servicios tursticos, pudiendo utilizar medios propios en la prestacin
de servicios.
De acuerdo a lo que expone esta autora, se puede entender que las agencias de viajes son
empresas mercantiles que posee una licencia para la prestacin de servicios de venta de pasajes
de aviones, para que las personas puedan viajar y otros servicios tursticos. Siendo as unos de
los intermediarios tursticos ms importantes.
Del mismo modo la pagina web monografa.com, hace mencin de otras funciones de las
agencias de viajes y turismo;
Funcin financiera: esta funcin sirve mejorar la administracin de los recursos
econmicos de la empresa. para lograrlo es ineludible analizar la estructura econmicafinanciera de la empresa, hacer los presupuestos, establecer un mtodo adecuado de
ingreso y gastos y de cobros y pagos.
Funcin contable: esta consiente en registrar los hechos contables que se hacen en las
agencias de viajes y turismo, esto es sumamente importante y adems obligatoria, le
interesa a los proveedores, la opinin pblica, posibles nuevos inversores y a los
empleados.
Funcin social (factor humano muy importante): Los empleados deben ser considerados
con especial atencin en las empresas del sector turstico, la calidad personal y
profesional de los trabajadores debe ser buena.
Funcin administrativa: Abarca la planificacin, organizacin, mando y control de todas
las actividades que se realizan en las agencias de viajes y turismo. En las grandes
empresas existen departamentos que llevan a cabo estas funciones, sin embargo en las
agencias pequeas las funciones administrativas las ejecuta el director.
Cuando la agencia, sea minorista o mayorista, acta en nombre propio, proyectando, elaborando
y organizando productos tursticos, bien sea para sus propios medios (hoteles, autocares) o lo
que es ms habitual, utilizando servicios prestados por terceros, utilizara la cuenta:
Venta de productos (o paquetes) tursticos.
Cada producto o paquete turstico o viaje combinado estar compuesto por varios servicios, que
sera:
Servicios bsicos:
- Medios de transporte (avin, tren, autocar)
- Alojamientos (hotel, apartamento)
- Manutencin (generalmente en el propio hotel)
Servicios complementarios:
- Traslados desde el medio de transporte del hotel.
- Visitas.
- Excursiones.
- Guas.
- Entradas a espectculos
La composicin de los ingresos va a depender del grupo a que la agencia pertenezca.
Documentos de contabilidad que genera una agencia de viajes.
Es aquel material que la agencia de viajes utiliza para su gestin interna; en el suelen
reflejar datos confidenciales de la gestin y venta de los servicios tursticos, como comisiones
beneficios o caractersticas de los clientes (no esta a disposicin del cliente).
Los impresos contables usados en una agencia de viajes tienen el mismo formato que los
empleados en cualquier otra empresa.
Balances.
PRESUPUESTO OPERACIONAL
Este presupuesto implica por un lado, la previsin de los probables ingresos de la agencia
y, por otro la estimacin de los gasto o egresos necesarios para la ejecucin de actividades
programadas, requiere de la elaboracin de un presupuesto de ingresos y un presupuesto de
egresos.
Elaboracin del presupuesto de ingresos.
Este se formula normalmente teniendo en cuenta las cifras de ventas de los periodos
anteriores y tienen como finalidad determinar el volumen de venta que la agencia debe alcanzar
en el periodo siguiente, para llegar a cubrir sus costos de operacin y alcanzar los beneficios
deseados, es ms que el presupuesto de la agencia, razn por la cual su determinacin depende
de las posibilidades de desarrollo que , de acuerdo con lo que esta estime, tendrn la estructura
que conforman sus negocios, los ingresos de la agencia provienen en realidad de las comisiones
que recibe por la venta de los servicios de sus proveedores.
Previsin del volumen de venta bruta.
Presenta ciertas peculiaridades, como consecuencias de las frecuentes alteraciones que se
producen en la composicin de los negocios en los cuales las agencias de viajes estn
involucradas, la estructura de las ventas no mantiene una estabilidad en su composicin.
Normalmente presentan diferentes ritmos de crecimiento.
Calculo del porcentaje promedio por comisin
Se calcula dividiendo el monto total de las comisiones entre el volumen de las ventas
brutas.
Elaboracin del presupuesto de egresos
Se ocupa de la estimacin de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de la
agencia y los programas operativos que esta lleva a cabo para el logro de sus objetivos. En lo que
se refiere a los gastos de funcionamiento, la estimacin de los mismos no presenta mayores
problemas.
Normalmente, los gastos de comercializacin de una agencia de viajes estn referidos a
rubros de comisiones por pagar a vendedores y gastos de publicidad y promocin de ventas.
Promocin y ventas en el nivel institucional
En este rubro deben incluirse los esfuerzos orientados a la promocin del negocio como
tal y por tanto, en el mismo se tienen que incluir todos aquellos gastos relacionados con anuncios
en los directorios y las guas tursticas y, en general, y cualquier otro tipo de erogacin que se
relacione con los servicios brindados por la agencia de viaje.
Financiamiento de clientes
Es otra de las posibilidades que tiene la agencia de viajes para obtener dinero y salvar as
los requerimientos de capital circulante para su funcionamiento. El financiamiento de clientes
depende de la capacidad que la agencia tenga como para captar por anticipado el dinero de los
servicios vendidos a sus clientes.
Bibliografa
actualizada. Ao 2002.
http://www.monografias.com/trabajos75/agencias-viajes-empresa-sector-
turistico/agencias-viajes-empresa-sector-turistico2.shtml#ixzz3PgQZQQes
Es.wikipedia.org/wiki/sociedad_an%2