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Cuadern

Cuaderno

de
Contabilidad

NDICE
Carta de Presentacin ------------

Introduccin -----------------------

Manejo del Cuaderno ------------

Personajes del Recorrido ---------

Hoja de Ingresos y Egresos -------

Libro de Caja ----------------------

15

Banco ------------------------------

18

Cuentas por Cobrar ---------------

25

Cuentas por Pagar ----------------

q o

29

Estados Financieros ---------------

q R

34

Obligaciones Laborales ----------

q I

38

Glosario ----------------------------

w i

48

Argumento y contenido: Licda. Yolanda Alvarez de Garca


Correcciones:

Ana Bella Vargas / Azucena Aguilar

Ilustraciones y diseo:

Alfredo y Andrea Burgos.

Artes Finales:

Balam Tijax Oscar Meja

Estimada amiga lectora.


Estimado amigo lector.
Para muchas personas el hablar de contabilidad, de procesos administrativos, de exigencias
laborales, de llenar formularios, etc., es frustrante, no porque no estemos acostumbrados a los
nmeros a los procesos ya que estos han venido acompaando nuestra vida, desde la niez
conocemos como nuestros padres, hombres y mujeres trabajadores van haciendo que alcance el
presupuesto familiar, cuando somos jvenes nos permiten ir midiendo el cumplimiento de las
metas que nos hemos propuesto cumplir en la vida.
Al momento de plasmar en una hoja lo que tenemos disponibles para suplir las necesidades
de nuestros hogares u organizaciones nos da temor hacerlo y pensamos que no tenemos las
habilidades para cumplir y entonces delegamos esta tarea en otro persona.
Por esta razn, Federacin Luterana Mundial ha facilitado el fortalecimiento de capacidades
administrativas contables de cada mujer y hombre que trabaja en organizaciones y/o
comunidades, para que optimicen el manejo de los bienes y recursos con los que cuentan y que
no choquen con lo que se quiere hacer y cmo se debe hacer.
Al lograr un vnculo entre la prctica y la teoria que se requiere para llevar un registro
contable se obtiene que las Juntas directivas, coordinadores de proyectos, tcnicos y tcnicas,
asociados, contadores y cada persona que se involucra en las organizaciones cuenten
con este Cuaderno bsico que les sirva de referencia y les permita tomar
decisiones acertadas.
Es un instrumento que esperamos no se quede en el rincn del olvido
sino sea de correccin desde la experiencia de cada persona, y que
sea mejorado.
Agradecemos a todas las personas que intervinieron en la mediacin
de este Cuaderno, principalmente a quienes representan a las
organizaciones Socias que participaron en los diferentes talleres
de Administracin y Contabilidad, a Alfredo y Andrea Burgos,
Yolanda de Garca y al Equipo de Cholsamaj.
Fraternalmente.
Ana Bella Vargas. Lesdvia Azucena Aguilar.
Guatemala, 12 de noviembre de 2010

Cuaderno de Contabilidad

r
Siempre se ha dicho que los nmeros son fros, sin vida, que
trabajar con nmeros, cifras y cuentas es aburrido. Desde
nuestra experiencia vemos los nmeros como los que expresan
las vivencias de personas en diferentes actividades.
Detrs de cada nmero, de cada cifra, de cada Cuenta
deberan haber nios y nias felices con acceso a la educacin
y salud, mujeres que saben de economa familiar porque da a
da estiran y encogen los centavos para mantener el equilibrio
en el presupuesto, varones y las mujeres que trabajan la tierra,
la madera, la arcilla, jvenes y seoritas que laboran en
fbricas, en oficinas privadas y pblicas que llevan el producto
de su esfuerzo al hogar, todos y todas, tienen contacto con los
nmeros. Algunos y algunas para medir su produccin y otros
para rendir resultados de lo que crean diariamente.
Los nmeros, las cifras y las cuentas nos hablan tambin de
hechos, de indicadores, de planes y de esperanzas por una
vida mejor. Tambin nos hablan de desastres, de cantidades
de logros o de actividades que se dejaron de hacer.
Por estas y otras razones proponemos este pequeo Cuaderno
de Contabilidad Popular en el que cada persona involucrada
en los procesos de desarrollo de sus organizaciones/
comunidades encuentren una gua para conocer una manera
sencilla, cmo llevar sus Cuentas Personales, Familiares o
institucionales donde laboran o sirven.
El antecedente para producir el Cuaderno fueron las
expectativas, crticas, comentarios y aportes de quienes
asistieron a las capacitaciones sobre Contabilidad,
Administracin, exigencias Laboral y Fiscal facilitado a las
socias de la Federacin Luterana Mundial FLM- en el rea de
la Media Luna Qqch1.
Deseamos que este cuaderno sea gua en los diferentes
temas que se han tratado. No es un cuaderno de texto,
es un instrumento que cuando lo necesite estar a su lado
auxilindole en el registro de los ingresos y egresos que
administra en forma personal, familiar o comunitaria.
Esperamos tambin sus observaciones y comentarios para
mejorarlo cotidianamente.

Comprende los Municipios de San Jos, San Luis, Sayaxch, Poptn en Petn,
Cobn, Chisec, Carch, de Alta Verapaz e Ixcn, Quich.

Cuaderno de Contabilidad

Los siguientes puntos son recomendaciones para que


aproveche este cuaderno.
Lea despacio cada tema y trate de relacionar las
situaciones y conocimientos que se presentan, segn
su propia experiencia.
No avance a otro tema si tiene dudas en alguna idea
nueva que se presente, antelas para no olvidarlas y
las aclare con la persona capacitadora.
Es importante, que todo lo que aprenda lo aplique
en la asociacin lo ms rpido posible.
Tenga en cuenta las recomendaciones y sugerencias
dadas.
Para explicar cada tema se emplea un lenguaje
sencillo.

Cuaderno de Contabilidad

Los personajes que le acompaarn en este


recorrido son:

Julia:
Mujer tcnica en
el rea contable,
quien acompaa
a Toms en su
capacitacin.

Toms:
Campesino, Director
de la asociacin
Artesanos Unidos

Don Toms Chub es Director administrador de la Asociacin Artesanos


Unidos. l es una persona emprendedora, disciplinada y ordenada, por eso
l quiere tener en orden la contabilidad de la Asociacin. Para ello decidi
capacitarse por medio de algn programa de fortalecimiento en esta rea.
Don Toms, sabe que tener la funcin de director de la asociacin es una
gran responsabilidad porque tiene que conocer y entender la estructura
administrativa de la Asociacin (Asamblea, Junta Directiva, Coordinacin),
los Estados Financieros que prepara el contador (Estado de Ingresos y Egresos
y Estado de Situacin Financiera) y otros aspectos como salario mnimo,
Obligaciones Laborales y fiscales de la Asociacin.
Se pregunta: Cmo saber si la forma en que se ha hecho es la mejor?
Julia Pop es capacitadora en el rea contable, ella apoyar a Toms para
ser una persona entendida de estos asuntos.

Cuaderno de Contabilidad

Cuaderno de Contabilidad

HOJA DE INGRESOS Y EGRESOS


Por medio de la contabilidad se puede conocer todas las
transacciones que realiza y saber si son buenas para administrar. La
contabilidad va desde anotar en un Libro de Ingresos y Egresos o
Entradas y Salidas, as como otras operaciones hasta preparar lo que,
generalmente, hacen los contadores: Los Estados Financieros.
Creo que ya pagamos esta factura,
pero no encuentro la nota. Le hablar
al proveedor para preguntarle no,
porque que tal si quiere cobrar doble,
aprovechando que no me acuerdo,
tampoco se cuanto ha ingresado
cada mes

Justo esto es lo que necesito


yo para hacer ms fcil mi
trabajo de pagos, gastos

Toms Aqu lo buscan


la seorita de la
capacitacin!
Que pase adelante.
Que oportuna!! Revisaba la contabilidad porque
tengo muchos problemas con los pagos, notas,
registros de ingresos y movimientos que se hacen ac.

Cuaderno de Contabilidad

Este tema es importante para que una


asociacin funcione bien. Ponga toda su
atencin y ver que pronto aprende a llevar
una contabilidad sin fallas.

Sabe don Toms a algunas personas


encargadas de administrar les sucede que,
al final del da, cuando cuentan los ingresos
y gastos no recuerdan los conceptos pues
anotaron slo las cantidades de dinero en una
hoja de papel.
Como por
e je mplo:

4.50
3.00
15.30
18.00
5.00
2.50
48.30

100.00
50.00
150.00

S, eso lo hago y algunas


veces se me pierden las
hojitas porque no tengo
un
lugar
especfico
para guardar todas las
anotaciones.
sta es la manera tradicional
de llevar las cuentas. Puede ser
rpida, cmoda y no requiere sea
ordenada, pero tiene desventajas:
esas anotaciones no dan la
informacin, no ayudan a tomar
decisiones con ellas y no sirven
para llevar la contabilidad.

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Cuaderno de Contabilidad

Veamos u n e j e m p l o:
Suponiendo que en el mes de Marzo del ao 2,009, Toms realiz las
o p er a ci on e s s i gu i e n t e s :
21/03/09

La Asociacin Artesanos Unidos recibi una donacin por


u n m on t o de Q . 3 5 , 0 0 0 . 0 0 .

31/03/09

Cuatro asociados pagaron cuotas correspondientes al mes


de Ma r z o de l a o 2 0 0 9 .
Ju a n a R u iz
Jorge Calito
Pedro Rosales
Ma r ia C o r l e t o ( 2 m e s e s )

31/03/09

Q.25.00
Q.25.00
Q.25.00
Q.50.00

Q.125.00

C a n c e l a c i n de u n pr s t a m o que a n t e ri o r m e n t e s e l e h i z o
a la secretaria: Q.500.00

Los ingresos son lo que usted recibe


en efectivo o en cheques.
Los egresos o salidas, es el dinero
que sale de la asociacin para
el pago de las compras o de los
gastos normales de la misma.
Veamos si qued claro eso del
registro de ingresos y egresos.
Hagamos juntos el Libro de Ingresos
y Egresos de la Asociacin, para
eso, tomemos el ejemplo anterior.
IN GR E S OS
FECHA
21.03.09

CONC E PTO
Ingreso por Donacin

31.03.09

Pago cuotas de Asoc i a d o s :


Juana Ruiz
Jorge Calito
Pedro Rosales
Mara Corleto

31.03.09

Abono a prstamo concedido en Enero


a la Secretaria

PA R C IA L

TOTA L
35, 000. 0 0

25. 00
25. 00
25. 00
50. 00

35, 125. 0 0

500. 00

35, 625. 0 0

Cuaderno de Contabilidad

Bueno, pues existe otra manera de llevar sus nmeros. Tiene ventajas como:
ayudar a tomar decisiones, tendr la informacin ordenada, podr revisar y
saber en qu se equivoc o acert, le sirve para llevar su contabilidad. Es legal,
cumple con los requisitos que marca la Superintendencia de Administracin
Tributaria -SAT-.
Esta manera ordenada de llevar sus nmeros es conocida como el Libro de
Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas.
Bien, ya vio qu fcil es. Al igual que se hacen anotaciones de las entradas
de dinero, deben de hacerse las anotaciones de las salidas de dinero. Las
salidas pueden ser por compras de equipo o mobiliario o por gastos que
tenga la asociacin.

Los gastos se refieren a los pagos por


el funcionamiento de la asociacin
como es el pago de luz, agua,
telfono, sueldos, etc., mientras que
las compras se refieren a los pagos
de equipo o mobiliario verdad?

S. Para anotar los egresos


necesitar otra hoja del
cuaderno y usar el mismo
formato que el de los ingresos.
Veamos el siguiente ejemplo:

11

12

Cuaderno de Contabilidad

Al da 31 de Marzo de 2,009, Toms como director de la Asociacin, con el aval de la Junta


Directiva compr lo siguiente:
1 Mesa de Trabajo
4 Bancos de Trabajo

Q.1,500.00
Q. 400.00

Q. 1,900.00

1 Escritorio Secretarial
1 Silla

Q. 650.00
Q. 230.00

Q.

1 Calculadora

880.00
Q.

225.00

Adems cancel las facturas de servicios as:


Luz Elctrica
Agua
Uso de Telfono
Sueldo Secretaria
Sueldo Contador
Sueldo Director

Q.

300.00
Q.
75.00
Q. 200.00
Q. 2,500.00
Q. 2,500.00
Q. 4,000.00 Q. 9,575.00
Q.12,580.00

Cuaderno de Contabilidad

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De acuerdo con el ejemplo anterior, el registro de las compras de equipo o mobiliario, gastos y
pagos quedar de la siguiente manera:
EGRESOS POR CO MPR A DE E QUIPO O MOB IL IA R IO
FECHA

CANTIDAD/
UNIDADES

24.03.09
24.03.09
24.03.09

1
4
1

26.03.09
26.03.09

1
1

CONCEPTO / EQUIPO
M e s a d e Tr a b a j o
B a n c o s d e Tr a b a j o
Escritorio Secretarial
Silla
Calculadora

To t a l A d q u i s i c i n d e E q u i p o

PRECIO
U N I TA R I O

T O TA L

Q.1,500.00
100.00

Q.1,500.00
400.00

650.00
230.00
225.00

650.00
230.00
225.00
Q.3,005.00

Es la for ma para llenar los


egresos por compra de
Equip o o Mobiliario, ahora
le d ir qu hacer con los
egresos de gastos.

Pero se llena tambin


una for ma de egresos,
Verd a d ?

S, pero con la diferencia que la columna de


unidades y costo unitario no existen .

El for mato para los gastos es e l s i g ui en t e:

1.
2.
3.
4.

Escribir la fecha.
Qu se pag.
Cul fue el monto total de los pagos.
Se pag en efectivo.

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Cuaderno de Contabilidad

Si usamos la informacin del


ejercicio anterior, el registro de
egresos por gastos se llenara
as:

EG R E S OS POR GA S TOS
FECHA

31.03.09

C ON C EP TO

Pago de Luz Elct r i c a


Pago de Agua
Pago de Telfono
Sueldo Secretaria
Sueldo Contador
Sueldo Director

Total de Gastos

Ahhh bueno, todas estas


notas no me sirven para
llevar el Libro de ingresos y
Egresos.

TOTA L

Q.

300. 0 0
75. 0 0
200. 0 0
2, 500. 0 0
2, 500. 0 0
4, 000. 0 0

Q . 9, 575. 0 0

Exacto, pero no los tire, porque


d ebe l l eva r t a m bi n un a rc hiv o d e
todas las notas, recibos y facturas.

Cuaderno de Contabilidad

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16

Cuaderno de Contabilidad

Una de las cosas


importantes de la
contabilidad es conocer
la cantidad de dinero o
efectivo disponible en caja,
en determinado momento.
Debe saber exactamente,
cunto dinero ingresa,
cunto sale y en qu se
gasta.
Para esto necesitamos
otro cuaderno que le
llamaremos Libro de Caja
y por medio de l sabr si
la Asociacin cuenta con
dinero o no para hacer
frente a sus compromisos y
esto ayudar a controlar el
efectivo. Cmo lo ve?

Libro de Caja

Ahora si la voy a hacer!

Veamos el contenido y la forma


correcta de operar el Libro de Caja:

CONTENIDO DEL LIBRO DE CAJA


1. Da y mes en que se realiza la operacin.
2. Anotar al inicio el dinero que qued en la Caja el
da anterior.
3. Iniciar con el registro de entradas o ingresos de
fondos, sumar.
4. anotar las salidas de dinero en compras y gastos,
sumar.
5. Sumar los ingresos.
6. Sumar los egresos.
7. La suma de los ingresos menos la suma de los
egresos nos da el saldo a una fecha determinada.
8. Saldo = dinero disponible en Caja.

Cuaderno de Contabilidad

Con los datos anotados en las hojas o formatos de Ingresos y Egresos


trabajemos el Libro de Caja.

FEC HA
21. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09

31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09

LI BRO DE CAJA DEL M ES DE M ARZO 2, 009


CONCEPTO
ING RESOS
EG RES O S
Ingresos por donaciones
Q.3 5 ,0 0 0 .0 0
Pa go cuota s a so ci a do s
1 2 5 .0 0
Abo n o a prsta mo
5 0 0 .0 0
Co mpra de Mobi l i a ri o
Q. 3 ,0 05 .0 0
1 Mesa
1 ,5 0 0 .0 0
4 B a n cos
4 0 0 .0 0
1 Escri to ri o
6 5 0 .0 0
1
Sil l a
2 3 0 .0 0
Secretarial
2 2 5 .0 0
1 Ca l cul a do ra
3 00 .0 0
Pa go Luz El ctrica
2 00 .0 0
Pa go Telfo n o
7 5 .0 0
Pa go serv ici o de Agua
9 ,0 0 0 .0 0
Suel do s y Sa l a ri os
Secretaria
2 ,5 0 0 .0 0
Co n ta dor
2 ,5 0 0 .0 0
Director
4 ,0 0 0 .0 0
Suma n
Sal do al 31 de marzo 2009
Suma s Igua les

Q.3 5 ,6 2 5 .0 0
Q.3 5 ,6 2 5 .0 0

Q.1 2 ,5 8 0 .0 0
Q . 23, 04 5 . 0 0
Q.3 5 ,6 25 .0 0

Saldo es la diferencia entre Ingresos y


Egresos. Es la cantidad de dinero disponible
a un a f ec h a d et er m i n a d a .

Ingresos
(-) Egresos

Q. 35,625.00
Q. 12,580.00

S a ld o

Q. 23,045.00

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18

Cuaderno de Contabilidad

Cuaderno de Contabilidad

Bancos

Los ingresos que tenga por


cu otas de los asociados
y
las
donaciones
que
vengan d el exterior debe
dep ositarlas en un banco,
es mejor que tener el dinero
gu ard ado en la asociacin.

Si, es p arte importante de la


contabilidad.
Por q u si se necesita.
Pue sEs que a veces
piden mucho dinero
p ara e mpezar y luego
sin sab er lo de las
c omisiones

La c uen t a d el ba n c o
t a m bi n es pa r t e d e l a
c o n t a bi l i d a d ?

Exi s t en c uen t a s en
l o s ba n c o s que s e
pued en a br i r c o n po c o
dinero y aunque le
dan pocos intereses,
l e per m i t en t en er
seguro el dinero. Esto
per m i t e t en er m a y or
control de lo que entra
y sale de dinero de la
Asociacin.

En las cuentas bancarias se pueden hacer depsitos y


retiros para manejar el dinero de la asociacin, investigue
en los bancos ms cercanos sobre las cuentas que existen,
revise los beneficios y las comisiones.
No se quede con ninguna duda sobre el manejo de cuentas
bancarias, pregunte a los asesores de los bancos y luego
tome una decisin. Recuerde que est hablando del dinero
de la asociacin y de los asociados que trabajan en ella.

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20

Cuaderno de Contabilidad

q P

Y Cmo se
maneja una c uenta
b ancaria?

D epen d e Exi s t en d o s
c l a s es d e c uen t a s : l a d e
ahorro y la monetaria.

Y Cmo hago para


diferenciar y saber cual
abrir?

Le expl i c a r : l a c u e nta
de ahorro se abre
con poco dinero. Le
entregan una libreta
en l a que a n o t a n lo
que us t ed d epos ita
y t a m bi n a n o t an lo
que usted retira.

Fe c ha
Nombre de la Cuenta.
Nmero de la cuenta.
Cantidad que se deposita.
Fir ma de la persona autoriza d a .
Nmero de cdula de vecindad
d e la persona que fir ma.

C a d a vez que va a l ba n c o a
d epo s i t a r d ebe l l en a r un f o r m ul a rio
peque i t o en el que s e a n o t a :

Y para sacar dinero de la


cu e nta?

F ec h a
Nombre de la Cuenta.
Nmero de la cuenta.
C a n t i d a d que va a
retirar del Banco.
F i r m a d e l a per s o n a
a ut o r i za d a .
Nmero de cdula de
vec i n d a d d e l a pers ona
o us D P I.

Es el mismo procedimiento,
se llena un peque o f o r m a t o
que le entregan en el banco
en e l c ua l s e i n d i que:

Cuaderno de Contabilidad

q q

21

C uen t a m o n et aria
o d e c h eques c o mo
s e c o n o c e. s ta
tiene ms control.
A l a br i r l a l e d a n u no
o dos talonarios de
c h eques pa r a q u e
l o s l l en e y pueda
retirar dinero de su
c uen t a .

Y la cuenta
Monetaria?

Pod ra ensear me un
cheque?

Claro que s, vea el siguiente:

Lugar y Fecha de Emisin


BANCO XXX

Nmero de la cuenta

CUENTA 000-07000-00

Guatemala, C.A.

Nmero de cheque

Cheque No. 006470

NOMBRE DE LA CUENTA

Q. _____________________

Lugar y Fecha ________________________________________________

Pago a la
Orden de: ______________________________________________________________________________
Quetzales: _____________________________________________________________________________

REF._____________

____________________________________________________
FIRMAS AUTORIZADAS

3:00000:50000:00007000-00ll:006470

Nombre del beneficiario


Se lle na con los datos que
all indica. Se le entrega
a la p ersona a quien se
le va a pagar por algn
servic io o c ompra. Esta
persona para que se lo
pa gue n debe endosarlo
o sea fir mar atrs del
c he q ue y anotar el
Nmero de Cdula o DPI,
adems debe presentar
en l a ventanilla la Cdula
o DPI mismo.

Cantidad a pagar

Firma del emisor


Es t a c uen t a m o n e ta ria
quiere ms trabajo, pero
s i s a be un o a qui e n le
pa g a . Me g us t a r a s ta
para controlar los gastos
en l a a s o c i a c i n.

So l o que . C m o v oy
a s a ber s i l a a s o c i a c in
tiene suficiente dinero en
el ba n c o ?

22

Cuaderno de Contabilidad

q w

En los talonarios de cheques


queda una parte que se le
llama codo de chequera.
En ese codo se anota
la cantidad que se ha
depositado, si hay ms
depsitos se suma al saldo
anterior, se resta el monto
del cheque que se emiti y
el resultado es la cantidad
que tendra disponible en el
banco y es la cantidad que
se reflejara en la Contabilidad
de la Asociacin.
Existe un control que
se llama Conciliacin
Bancaria, esta se llama as
porque concilia o est de
acuerdo el saldo del banco
y el saldo en contabilidad.

Y Cmo voy a saber si


lo que est en el banco
es lo mismo que en la
contabilidad?

Funciona as:

FORMATO DE C ON C IL IA C IN
Saldo en el Banco

Q . xxx. xx

(-) Cheques no cobrados o en c i rc ul a c i n


Cheque No. xx
Q . xxx. xx
Cheque No. xx
Q . xxx. xx

( Q . xxx. xx)

= Saldo en la chequera / en c o n t a bi l i d a d

Q . xxx. xx

Este control debe hacerse cada final


de mes.

Cuaderno de Contabilidad

q e

Nos reuniremos con la Junta


Directiva y les contar lo que usted
me ha dicho. Ellos estarn de
acuerdo en abrir la cuenta en el
banco.
Y Quin firmar los cheques?

Cuando se rena con la


Junta Directiva deben tomar
decisiones sobre quines
firmarn los cheques. Lo mejor
es que se registren 3 firmas por
si no se encuentra una de
las personas que firman los
cheques lo firman las otras dos
en forma mancomunada.
Es decisin del grupo. Puedo
sugerir que sean dos miembros
de Junta Directiva y usted.

Quiere decir que si no lleva dos


firmas no pagarn el cheque en el
banco?

A s es .
Es todo lo que se hace con
la cuenta bancaria?

No lo es todo, existen otros


documentos importantes: Nota
de Dbito y Nota de Crdito.
La Nota de Dbito se usa
cuando el banco cobra
comisiones por servicios.
Ejemplo: cobra por las
chequeras, por emitir cheques
sin tener suficientes fondos,
entonces rechaza los cheques
y cobra una comisin, adems
cuando se va a un cajero
electrnico y se retira dinero
con una tarjeta el banco debita
o resta esa suma.

O sea que el banco controla


esas cosas?

23

24

Cuaderno de Contabilidad

q r

S, ahora. La Nota de Crdito


es lo contrario. Supongamos que
en lugar de darles un cheque por
donacin a la asociacin para
que lo depositen, la persona u
organizacin que les manda los
fondos lo deposita en la cuenta
de la asociacin, el banco slo les
avisa que lleg un fondo. Les enva
una nota de crdito en la cual dice:
Procedencia del
fondo o quin lo
enva.
Fecha
Moneda y
El equivalente en
Quetzales que fue
acreditado o sumado
a su saldo.

Adems puede
comprender mejor el
trabajo del contador
y entre los dos
pueden estudiar los
Estados Financieros.

Es interesante, esto lo debe saber el contador de


la asociacin verdad? A m me interesa conocer
todo esto para dirigir mejor la asociacin, pues
los compaeros y compaeras confan en que lo
estoy haciendo bien.

Cuaderno de Contabilidad

q t

25

26

Cuaderno de Contabilidad

q y

Control de Cuentas por Cobrar


No encuentro unas hojas en donde
anot quienes nos deben por los
productos que los asociados elaboran.
Debo drselos al contador.
Debo haberlos dejado en el escritorio
Ver, con permiso, voy a buscar

Pero Toms! El asunto no es as.


Usted debe llevar un control estricto
de cada cliente que debe a la
asociacin en un libro especial para
eso, no tener hojas sueltas.

El libro que el contador debe operar lleva los datos siguientes:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Nombre del Cliente


Direccin y Telfono
Fecha de emisin de la factura o recibo.
Nmero de la factura o recibo.
Concepto de la venta
Monto o cantidad de la factura o recibo.
Fecha de cancelacin.
Pago o abono que el cliente haga.
Saldo de la cuenta.

Cuaderno de Contabilidad

q u

Tambin se puede llevar una Tarjeta por


cada cliente y colocarlas en un archivador.

LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR


NOMBRE DEL CLIENTE: (1)
DIRECCIN Y TELFONO (2)

FECHA DE
EMISION

No.
FACTURA/
RECIBO

CONCEPTO

CANTIDAD

FECHA DE
COBRO

ABONO

SALDO

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

27

28

Cuaderno de Contabilidad

q i

Con el formato anterior, hagamos un ejemplo:

La Asociacin coloc productos elaborados por sus asociados en la Tienda


Nuevo Amanecer situada en 4. Calle 3-05, Zona 1, telfono 2238-2238 el da 15
de Mayo, emiti recibo No. 008 por la cantidad de Q. 500.00, la tienda prometi
pagarle el 30 de Mayo el primer pago y el 15 de Junio la cancelacin. A la fecha
ya cancel la totalidad de la deuda.
Cmo registramos este movimiento en el Libro o Tarjeta de Cuentas por Cobrar?
LIBRO DE CUE N TA S POR C OB R A R

NOMBRE DEL CLIENTE: Tienda Nuevo Amanecer


D I R E C C I N Y T E L F O N O : 4 . C a l l e 3 - 0 5 Z o n a 1 . Te l . 2 2 3 8 - 2 2 3 8

FECHA DE
EMISION

15.05.09

No.
FACTURA/
RECIBO
008

CONCEPTO
Va r i o s
Productos

CANTIDAD

FECHA DE
COBRO

ABONO

Q. 500.00

SALDO

Q.500.00
30.05.09

250.00

250.00

15.06.09

250.00

0.00

Recuerde las
recomendaciones siguientes:
Comprar un cuaderno o
tarjetas especficamente
para Cuentas por Cobrar.
Que el contador
registre la informacin
oportunamente.
Guardar los
comprobantes, recibos y
facturas en un archivador.

Ese asunto del manejo de dinero es muy


delicado e importante. Que bueno
conocer esto de la contabilidad!

Cuaderno de Contabilidad

q o

29

30

Cuaderno de Contabilidad

q p

Ahora imagine que un da olvida pagarle a algn proveedor. ste ya no tendr confianza
y ya no le dar crdito. Para evitarlo debe llevar un registro especial de las Cuentas por
Pagar, este puede ser en un cuaderno o en tarjetas con formato especfico.
Se debe incluir lo siguiente:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de Factura.
3. Concepto por lo cual se va a pagar.
4. Datos del proveedor (al que se le
debe)
5. Cantidad a pagar.
6. Abonos.
7. Saldo.

Qu informacin debe incluirse en las


cuentas por pagar?

LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR


FECHA DE
EMISIN

No. DE
FACTURA

CONCEPTO
DEL PAGO

DATOS DEL
PROVEEDOR

CANTIDAD A
PAGAR

ABONOS

SALDO

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Ejemplo del Libro o Tarjeta de Cuentas por Pagar con la siguiente informacin.
Se compr al crdito material de construccin: 30 bolsas de cemento a
Q.40.00 Cada una; 20 bolsas de cal hidratada a Q.15.00 cada una; arena
de ro 30mts. A Q.300.00, por esta compra la ferretera El Hormigo emiti
factura cambiaria No. 2015 el da 10 de Octubre de 2,009. El plazo para
cancelar la deuda es de 30 das.
Ordenemos la informacin anterior.

Cuaderno de Contabilidad

q Q

LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR


FECHA DE
EMISIN

No. DE
FACTURA

10.10.09

2015

CONCEPTO DEL
PAGO
Cemento
Cal
Arena de ro

10.11.09

DATOS DEL
PROVEEDOR
Ferretera El
Hormigo
Ferretera El
Hormigo
Ferretera El
Hormigo

CANTIDAD A
PAGAR

ABONOS

SALDO

1,200.00
300.00
300.00

1,800.00
1,800.00

0.00

El libro de Cuentas por Pagar se usa para anotar las compras al crdito. Las facturas
recibidas de los proveedores se guardan en el libro de Cuentas por Pagar. Cuando
se hagan abonos o pagos parciales deben anotarse en el mismo libro. Debe pedir
recibo por cada pago que haga y archivarlos. Cuando se cancele totalmente la
factura debe colocarse en el archivo de comprobantes.

31

32

Cuaderno de Contabilidad

q W

me parece importante
conocer quienes le deben y
a quienes debe la Asociacin.
Eso me lleva a querer saber
que es o que realmente tiene.
Me puede ayudar con eso?

Tiene lo
siguiente:

Claro, entre los dos lo haremos.


Vamos a ver qu es lo que tiene
la Asociacin.

Dinero en efectivo
Terreno y la casa donde est la
oficina
Un Pick-up propiedad de la
Asociacin
Mobiliario y Equipo de la oficina
Una computadora.

Bien ordenemos esto as:


Caja (Dinero en efectivo)
Mobiliario y Equipo
Pick-Up Toyota color gris
Equipo de Computacin
Inmuebles (Terreno y Casa)
Tiene la Asociacin

Q. 23,045.00
Q. 12,000.00
Q. 27,000.00
Q. 5,500.00
Q.120,000.00
Q.187,545.00

Cuaderno de Contabilidad

q E

33

La Asociacin tiene una deuda de Q.17,500.00, pues falta hacer cinco pagos de la
casa, cada pago de Q.3,500.00

Lo que tiene

Q.187,545.00

Lo que debe

- Q.17,500.00

Diferencia o Patrimonio

Q.170,045.00

La diferencia es lo que realmente tiene la Asociacin. Lo que tiene menos lo que debe
se le llama PATRIMONIO.
A lo que tiene, que le sirve para trabajar, para actuar econmicamente se
le llama ACTIVO. Por el contrario las deudas de la Asociacin se le llama PASIVO.
Entonces, las cosas a favor de la Asociacin se llama ACTIVO.
Las deudas que crean obligacin se llaman PASIVO. La
diferencia entre estos dos se llama PATRIMONIO.

34

Cuaderno de Contabilidad

q R

Cuaderno de Contabilidad

q T

Estados financieros
Se entiende por Estados Financieros la presentacin adecuada y razonable de
informacin financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones
que realiza una entidad econmica. Esta informacin se hace a travs del
Balance General o Estado de Situacin Financiera y el Estado de Resultados o
Estado de Ingresos y Egresos por un perodo determinado (generalmente de un
ao). Las cifras deben expresarse en la unidad monetaria del pas en que est
establecida la entidad. En este caso, en Quetzales moneda nacional de curso
legal.
La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener
en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario
de dichos estados pueda interpretar adecuadamente.
Los Estados Financieros deben ir certificados y firmados por el contador y
firmados por el representante legal de la institucin.

35

Cuaderno de Contabilidad

36

q Y

Al ordenar los datos del ejercicio anterior, los Estados


Financieros se presentan de la siguiente manera:

Asociacin Artesanos Unidos


Balance General
Al 31 de Diciembre de 2,009
(Cifras expresadas en Quetzales)
ACTIVO
Caja
Mobiliario y Equipo
Vehculos
Equipo de Computacin
Inmuebles
Suma el Activo

4 23,045.00
12,000.00
27,000.00
5,500.00
120,000.00
Q. 187,545.00
PASIVO

Cuentas por pagar


Suma el Pasivo
PATRIMONIO
Patrimonio de la Asociacin
Suma Pasivo y Patrimonio igual Activo

Q.

17,500.00

Q.

17,500.00

Q. 170,045.00
Q. 187,545.00

El Infrascrito Contador registrado ante la Superintendencia de Administracin Tributaria


con el Nmero xxxx CERTIFICA: Que el Balance General que antecede, fue elaborado
conforme los registros contables de la Asociacin Artesanos Unidos y que el mismo
refleja sus resultados de operacin por el periodo de imposicin que termin el 31 de
Diciembre de 2,009.

F.

F.
Contador

Representante Legal

Cuaderno de Contabilidad

q U

Asociacin Artesanos Unidos


Estado de Ingresos y Egresos
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,009
(Cifras expresadas en Quetzales)

INGRESOS
Donaciones
Otros Ingresos

Q. 35,000.00
625.00
Q. 35,625.00

Suman los Ingresos


EGRESOS
Mobiliario y Equipo
Gastos de Funcionamiento
Sueldos y Salarios

Q. 3,005.00
575.00
9,000.00
Q. 12,580.00

Suman los Egresos


Excedente de Ingresos sobre Egresos al 31 de Diciembre de 2,009

Q. 23,045.00

El Infrascrito contador registrado ante la Superintendecia de Administracin Tributaria


con el Nmero xxxx CERTIFICA: Que el Estado de Ingresos y Egresos que antecede, fue
elaborado conforme los registros contables de la Asociacin de Artesanos Unidos y que
el mismo refleja sus resultados de operacin por el perodo de imposicin que termin el
31 de Diciembre de 2,009.

F.

F.
Contador

Representante Legal

37

38

Cuaderno de Contabilidad

q I

Cuaderno de Contabilidad

q O

39

Obligaciones Laborales
PeroToms!
Toms!Los
Lospagos
pagos
Pero
dede
los
s sueldos
uel d o s l o
s aanota
n o t a t tambin
a m bi n een
n
pa pel espapeles
s uel t o s ?sueltos?

Pues es que
es ms fcil!

Mire Toms, es recomendable que a partir


de este mes registre los sueldos justos por el
trabajo de los empleados de la asociacin
y as llevar el control. Segn Acuerdo
gubernativo No. 347-2009 de fecha 29
de Diciembre de 2,009 el salario mnimo
vigente para el ao 2,010 es de Q.56.00
diarios haciendo un total de Q.1,680.00
ms Q.250.00 de bonificacin, total a
pagar son Q.1,930.00.

Exp lque me, as yo


comp arto c on el contador
lo que usted me diga.

Para tener un estricto


control de los sueldos es
recomendable llevar un
registro en el libro de Planillas si
son menos de 10 trabajadores.
Si el nmero de trabajadores
es mayor de 10 debe llevarse
un libro de Salarios.

40

Cuaderno de Contabilidad

w P

Nosotros somos slo 5 personas.


Eso quiere decir que solo las planillas debemos
tener verdad?

As es Toms. En el registro de los sueldos


debe anotarse los datos siguientes:

1. Nombre del empleado o laborante.


2. Direccin, Telfono
3. Fecha de Nacimiento
4. Fecha de pago
5. Mes o quincena que se le cancela
6. Cargo que desempea
7. Sueldo mensual
8. Horas extras
9. Bonificacin incentivo de Q.250.00 mensuales
10. Anticipos
11. Cuota trabajadores al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
IGSS, corresponde el 4.83% del monto del sueldo base ms horas
extras cuando la institucin se encuentra ubicada en la ciudad de
Guatemala o en otro de los departamentos cubiertos por el IGSS a
excepcin de Petn, Santa Rosa y el Progreso (Guastatoya) en donde
los porcentajes varan1.
12. Monto total a pagar.
13. Firma del empleado
Cuando son tres (3) o ms trabajadores la Asociacin, Fundacin o
Empresa tiene la obligacin de inscribir a sus trabajadores en el IGSS.

1 Ver Anexo

Cuaderno de Contabilidad

w q

41

Si ustedes son 5 trabajadores


la Asociacin debe inscribirse
como patrono en el IGSS
y contribuir con el 10.67%
de cuota Patronal y los
trabajadores con el 4.83% del
monto total del sueldo base.
Las empresas de iniciativa
privada deben pagar el 1% de
IRTRA y el 1% de INTECAP. Las
Organizaciones no lucrativas
no estn obligadas a contribuir
por no ser iniciativa privada.
No tienen derecho a gozar
de las instalaciones de IRTRA.
Si lo hacen, deben pagar
la entrada a los parques de
recreacin.
Algunas organizaciones
que no se inscriben en el
IGSS han optado por pagar
un seguro mdico para los
trabajadores, del cual los
trabajadores pagan el 50% y
la organizacin el otro 50%.

Ya estamos inscritos en el
IGSS y cada mes nos restan
del sueldo una parte. Ahora
s que es el 4.83% del sueldo
de cada uno.
Tengo una duda. La
bonificacin de Q,250.00
se toma en cuenta para
calcular el IGSS?

No, la bonificacin no paga IGSS, es decir est exenta. nicamente es el sueldo.


Volviendo a los registros y control de sueldos. Cuando el contador les pague a los laborantes, cada uno
debe firmar un recibo. stos deben guardarse o archivarse junto con los otros documentos del mes.
Esos recibos le servirn al contador para elaborar la planilla que debe presentar al IGSS cancelando la
cuota mensual de los trabajadores (4.83%) y la patronal (10.67) en los prximos veinte (20) das del mes
siguiente.
Adems, cada trabajador debe firmar Contrato de Trabajo con la Institucin, stos ya vienen impresos y
slo se llenan con los datos que all indica y la firma de el trabajador y el patrono.
Ese registro de
sueldos que dijo
es opcional?
O cmo se
hace?

Cuaderno de Contabilidad

42

w w

En las libreras venden el libro de Planillas, el cual


ya tiene impresos los datos que le mencion
antes.
Este libro debe presentarse a una dependencia
del Ministerio de Trabajo para su autorizacin.
De todas formas haremos un ejemplo de
registro de sueldos para que usted lo conozca.

REGISTRO DE SUELDOS
NOMBRE: (1)
DIRECCIN:(2)

TELFONO:

FECHA DE NACIMIENTO: (3)


FECHA

(4)

MES

(5)

CARGO

(6)

MENSUAL

EXTRAS

INCENTIVO

ANTICIPOS

IGSS

MONTO
A
PAGAR

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

SUELDO

HORAS BOFICACION

DEDUCCIONES

Bueno, ya me qued esto claro, pero tengo otra


pegunta:
Y para pagar el aguinaldo y el Bono 14 cmo se
cancela? El contador hace los cheques y los entrega.
Nosotros confiamos en l y en su trabajo, sin embargo me gustara saber algo
de esto.

FIRMA
EMPLEADO
(13)

Cuaderno de Contabilidad

w e

43

No hay problema Toms, con mucho gusto comparto con usted esa informacin.
El aguinaldo se calcula en base al sueldo pagado en los ltimos seis (6) meses. Es decir que suma el monto
de esos sueldos y los divide entre 6 para sacar el promedio o la cantidad que hay que pagar.
Se paga el monto de un mes de trabajo por cada ao laborado. Se hace efectivo en el mes de Diciembre
de cada ao. Segn Decreto 76-78 del Congreso de la Republica.
Veamos un ejemplo:
Una persona tiene 3 aos de trabajar en la Asociacin, en el ao 2,009 ganaba Q.2,000.00 mensuales,
hasta el mes de agosto, en Septiembre le aumentaron a Q.2,500.00. En diciembre debe pagrsele el
aguinaldo.

Clculo
J un i o
J ul i o
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre

Q. 2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,500.00
2,500.00
2,500.00
Q.13,500.00

Q.13,500.00 / 6 = Q.2,250.00 es el
promedio.
Esta es la cantidad que debe
pagar a ese empleado en
concepto de aguinaldo.

44

Cuaderno de Contabilidad

w r

El Bono 14 Decreto No. 42-92, se cancela


en el mes de Julio de cada ao. Es el
equivalente a un mes de trabajo por ao
trabajado al igual que el aguinaldo. Si trabaj
menos de un ao o tuvo incremento en el
sueldo se le cancela proporcionalmente.

Ejemplo:
La secretaria de la Asociacin gana en el mes Q.2,500.00 en
todo el ao 2,008 y 2,009 no tuvo ningn aumento. La suma a
pagarle por Bono 14 es igual al sueldo que devenga: Q.2,500.00.

Y las vacaciones?

Cuaderno de Contabilidad

w t

Estas deben gozarse o sea descansar para que el cuerpo


recupere las fuerzas para continuar con la tarea diaria.
El Cdigo de Trabajo no contempla el pago de las
vacaciones, no deben trabajarse. Dios descans
despus de haber creado los cielos, la tierra, los animales
y al ser humano. As tambin nosotros debemos hacerlo.
De acuerdo a la legislacin Laboral el trabajador y
la trabajadora tiene derecho a 15 das hbiles de
vacaciones por cada ao trabajado.

Eso es cierto, debemos


descansar y gozar a la
familia despus de un ao
de trabajo diario, constante,
el cual agradecemos a
Dios por la oportunidad
de servir a otros desde el
lugar donde estamos. Slo
una ltima pregunta: y la
Indemnizacin? Qu me
dice de eso?

De acuerdo al Cdigo de Trabajo en


el Artculo No. 82 la Indemnizacin
se cancela al trabajador y/o
trabajadora al finalizar la relacin
laboral en el lugar donde trabaja
(empresa, oficina, asociacin,
fundacin, iglesias, etc.). Al recibir el
pago en concepto de Prestaciones
Laborales, el trabajador debe
extender y firmar el finiquito laboral
de conformidad con lo recibido.
La mayora de Asociaciones
indemnizan al personal cada
ao debido a que trabajan con
presupuestos anuales para ser
ejecutados en determinados
proyectos.
Se cancela el equivalente a un
sueldo de mes de trabajo por cada
ao trabajado o proporcionalmente
si ha laborado menos de un ao mas
la doceava parte del aguinaldo y la
doceava parte del bono catorce.

45

Por ejemplo una persona que inici su relacin


laboral con la Asociacin el 04 de Enero del ao
2,004 y la culmin el 04 de Febrero del ao 2,009.
El sueldo durante los ltimos seis meses fue de
Q.2,800.00

46

Cuaderno de Contabilidad

w y

CALCULO DE INDEMNIZACION:
DATOS:
Tiempo laborado: Del 04 Enero 2,004 04 de Febrero 2,009
Total:
5 aos 1 mes.
SUELDO

ORDINARIO

Septiembre 2,008
Octubre 2,008
Noviembre 2008
Diciembre 2008
Enero 2009
Febrero 2009

EXTRA ORDINARIO

TOTAL

2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00

800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00

2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00

12,000.00

4,800.00

16,800.00

Promedio sueldo ordinario y extraordinario ltimos 6 meses: Q.16,800.00/6


Proporcin de aguinaldo: 2,800.00/12
Proporcin Bono 14: 2,800.00/12

2,800.00
233.33
233.33

INDEMNIZACION POR AO TRABAJADO

Q.

5 AOS X 3,266.66
1 MES
X 3,266.66/12
INDEMNIZACION A PAGAR

Bueno Toms yo pasaba


nada ms a dejarle el
material que le promet y
mire todo lo que me tard.
El que me pidi de
Presupuestos para
estudiarlo con el
contador. Recuerda?
Ahora s, me voy, debo
ir con un grupo. No se
olvide del material que
le dej, estdielo. Si
necesita apoyo me llama,
as podremos con el
contador aclarar dudas.

3,266.66

16,333.30
272.22
Q.

16,605.52
Qu material?

Ahhhh s, gracias por


ayudarme a entender ese
asunto de la Contabilidad.
Ahora tengo claro algunas
cosas que me confundan.
Gracias nuevamente,
que le vaya bien.

Cuaderno de Contabilidad

w u

Ahora si podr informarme de la situacin contable de la


Asociacin y comprender los informes que prepara el contador
y presenta a la Junta Directiva cada mes. Adems podremos
mejorar el control de los fondos.
Me alegra enterarme de los salarios mnimos y las prestaciones
para cada trabajador, as no cometemos injusticias pagndole
menos de lo que debe ser.

47

Cuaderno de Contabilidad

48

w i

GL OSA RIO
AVAL

Permiso, estar de acuerdo.

CERTIFICACIN

Documento o escrito en que se asegura algo.

CLIENTE

Persona que compra en un establecimiento o utiliza sus servicios.

CDIGO

Conjunto de reglas o preceptos sobre cualquier materia.

CONTABILIDAD

Es un tcnica utilizada para producir informacin que sirva de base para tomar
decisiones.

DEDUCCIN

Rebajar, restar, descontar alguna partida de una cantidad.

DEVENGAR

Adquirir derecho a alguna retribucin por razn de trabajo, servicio.

ESTRICTO

Ajustado a la ley, que no admite interpretacin.

EXENTA

Libre, no sometido a las leyes fiscales.

FINIQUITO

Liquidacin, saldo de una cuenta.

FIRMA MANCOMUNADA
Firmar cheques dos personas de las tres autorizadas, firmar en conjunto,
en alianza.
FORMATO

Tamao de un impreso, tabla numrica.IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad


Social.

INCREMENTO

Aumento.

INFRASCRITO

Persona con la calidad tcnica para firmar un escrito.

INTECAP

Instituto Tcnico de Capacitacin

IRTRA

Instituto de Recreacin de los Trabajadores de la Iniciativa Privada.

PATRIMONIO

Conjunto de recursos, bienes, derechos y obligaciones que una empresa,


institucin o persona posee a determinada fecha.

PERIODO IMPOSITIVO El tiempo determinado por la Superintendencia de Administracin Tributaria para


la presentacin y pago de los impuestos.
PROPORCIONAL

Adjetivo numeral que expresa cuntas veces una cantidad contiene en s otra
inferior, como doble, triple, etc.

PROVEEDOR

Persona o entidad que abastece, suministra o provisiona lo necesario para un fin.

SALARIO

Remuneracin de la persona que trabaja por cuenta ajena en virtud de un


contrato laboral.
Cantidad mensual utilizada para calcular las prestaciones sociales.

SALARIO MNIMO

El menor que se debe pagar a un trabajador segn la Ley.

SAT:

Superintendencia de Administracin Tributaria.

SUELDO

Retribucin que una persona recibe


como pago de un trabajo regular en
una empresa o asociacin. El sueldo
puede ser semanal, quincenal o
mensual.

TCNICA

Especialista que conoce la


tcnica de una ciencia y
tiene habilidad para utilizar los
procedimientos.

TRANSACCIONES

Operacin comercial.