Archivo verticales.

Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en
ellas carpetas en posicin vertical, lo cual facilita la ubicacin del material archivado. los
ttulos escritos en las pestaas de las carpetas pueden ser ledos cmodamente, debido
a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicacin de las carpetas.
Archivo horizontal o estanteras con anaqueles fijos: son muebles que consta de
divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en
otros estn provisto de puertas corredizas o plegables. para estos muebles se utilizan
un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestaas en uno de los bordes angostos.
Fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeas en las cuales se colocan
fichas o tarjetas contentivas de informacin relacionada con el contenido de las
carpetas archivadas.
Equipos electrnicos.
Computadora: es un sistema electrnico que consta de una pantalla o monitor, un
teclado muy parecido al de la mquina de escribir y una unidad de procesamiento
donde reside la memoria y se efectan las operaciones y procesos.
Discos duros o fijos: es un disco magntico que se encuentran en el cpu de la
computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos
de una computadora.
Dispositivos de almacenamiento de informacin: son los medios en los cuales se
guarda informacin que ha sido procesada en la computadora. pueden ser electrnicos
como las memorias y pticos como los discos compactos cd.
Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catn, cartulina y se
usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un
individuo, empresa o institucin, pueden ser de tamao carta u oficio, stas traen una
pestaa donde se escriben el encabezamiento o ttulo correspondiente.
Carpetas de acorden o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones
en forma de pliegues, de all su identificacin como carpeta de acorden o de fuelle.
sta por lo general vienen clasificada numricamente o con letras del alfabeto lo cual
permite ordenar fcilmente la documentacin, se le considera como un archivo auxiliar.
Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene
infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organizacin de ficheros, el cual tiene
como objeto facilitar la localizacin de las carpetas, gavetas o archivadores donde se
encuentran la informacin necesaria.
ndices: son listados con referencias alfabticas o numricas sobre el contenido de
cada equipo de archivo.
Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que
ha quedado archivado o debe archivarse.
Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en
ella la correspondencia recibida.
Ganchos: son piezas metlicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las
carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a
sujetar.
Guas y sub guas: son lminas de material resistentes cartn fibra pesada cuyo
objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones
dentro de las gavetas.

Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, fecha, nmero,

lugar geogrfico o asunto.
Es decir integrar los documentos de acuerdo a las
caractersticas y necesidades de cada persona o institucin.
Segn los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentacin que ingresa
al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la
persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de
Archivo. Los ms usados son: Alfabtico, Cronolgico, Geogrfico, por Asuntos y
Numrico.
ARCHIVO ALFABTICO. Se refiere a todo escrito que tiene relacin con el nombre
de una persona o institucin. Su clasificacin es alfabtica segn los apellidos o nombre
de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas fsicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y
nombre. Ejemplos: Domnguez Ramos Juan, Espndola Reyes Roberto, Sotomayor
Arroyo Leticia, etc.
2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernndez Julio, De
los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o
nombre.
Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa,
pticas Devlin, etc.
ARCHIVO NUMRICO.
Los expedientes se ordenan por nmero progresivo.
El
nmero del expediente se asignar a cada persona fsica o moral conforme se vayan
"abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha;
Nmero Progresivo y Alfabtico; Nmero y Fecha. El sistema de archivo ms comn o
utilizado por las instituciones es el de Nmero progresivo y Alfabtico, llamado tambin
Alfa-numrico.
2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernndez Julio, De
los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o
nombre.
Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa,
pticas Devlin, etc.