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julio 25, 2013

5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos

Alguna vez has intentado llegar a un sitio sin
un mapa? o has intentado preparar un platillo
de cocina sin una receta? Sin, sabrs que
realizar una tarea sin las indicaciones necesarias
para llevarla a cabo, es una labor complicada, ello
no significa que no vayas a llegar al objetivo, pero
resulta ms difcil.

Es decir, podrs llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo de
cocina sin una receta, pero sin duda te tomar ms tiempo y tendrs ms intentos fallidos
antes de llegar a la meta.

De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de cocina, un

mapa o un instructivo, es un manual de procedimientos, ya que son documentos que nos
dan indicaciones claras de cmo realizar una actividad para lograr un objetivo
establecido, y tienen la ventaja de que nos hacen la vida ms fcil porque alguien, antes
que nosotros, ya llev a cabo esas actividades o tareas, y por supuesto que se equivoc, le
cost trabajo y cometi errores, pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos que
sigui y que le ayudaron a conseguir la meta.

Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los que alguien
nos dice cules son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o
elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quin es el responsable de cada tarea, y
como las acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las tareas
cotidianas.

Fernando Heredia
Director en Pymempresario

Productor y conductor radiofnico con una

trayectoria de 7 aos en estaciones como
Radio 620AM, ABC Radio, Radio Noticias, IMER
y Televisa Radio. Tambin fue gerente de
cuentas para la agencia de relaciones pblicas
GCE/Weber Mxico, para empresas como:
Avaya, Grupo Peoles, Protel, The Weather
Channel, Merck, Telefnica MoviStar, United
Airlines Mxico y Unilever entre otras.
Periodista de la fuente de tecnologa en Mxico
por 7 aos, se ha desempeado como
reportero para la revista Canales TI e
ITSitio.com; como colaborador escribe para la
Revista Elemento, Istmo (IPADE), Expansin y
Concanaco. Es presidente de la Asociacin
Latinoamericana de Periodistas de Tecnologas
de la informacin (ALPTI). Actualmente es
director del portal www.pymempresario.com,
dedicado
a
apoyar
con
informacin
especializada a micro, pequeas y medianas
empresas. Colaborador sobre MiPyMEs en
Espacio Empresarial (lunes 15:00 hrs por Radio
620AM). Comentarista de productividad para
ORO Noticias 94.5 FM en Puebla. Es conductor
del programa EM-prendedores que se transmite
por Efekto TV (125 Cablevisin y 234 de SKY) .
Colaborador sobre MiPyMEs en Metrpoli 21 del
Canal 21 del D.F.

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que siempre se realicen
las tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice,
pues de lo que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a la
empresa y no saben cmo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se
les encomienda una nueva responsabilidad.

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que alguien ms lo realice, o que alguien te ayude o mejor an que deseas que otras personas
puedan hacer el platillo si t no ests, entonces te conviene escribir la receta y darla a conocer
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a las personas involucradas.

Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que deben
compartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos los miembros del
equipo y as puedan trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que tarea
les toca y como sus tareas se relacionan con las del resto de las persona, para que a
todos les quede claro hacia donde van.
Ms comentadas
Entonces, qu elementos debe contener un manual de procedimientos?

1.-Todo manual debe contener la informacin bsica de cualquier documento, como es una
portada con identificacin y nombre del procedimiento a describir, as como logotipo de
la empresa. Adicionalmente un ndice y una introduccin al mismo.

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2.-Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que se
detallar, pues como hemos indicado, es una descripcin de tareas pero que ordenadas
y en secuencia nos llevarn a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el
lector y plasmada en el objetivo.

3.-Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la
tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qu personas y/o departamentos de la
empresa se involucrarn y quines son los responsables de cada accin a realizarse.

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4.-Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que
participarn en las actividades a describir, habr entonces que describir las actividades o
como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo
que se debe realizar y quin es el responsable de cada tarea y accin.

5.-En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a

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travs de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etctera. Esto es,
para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correo
electrnico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan
llevado a cabo, as que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos
que se utilizarn.

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6.-Ya con toda esta informacin se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que
permitan saber cul es la secuencia de la informacin o de los documentos a lo largo del
procedimiento que se describe.

Hasta aqu podemos decir que stos son los elementos bsicos de todo manual de
procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso, utilizar
formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el da que se concluye su

redaccin, ms bien ah es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos,
ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir que
todos en la organizacin debern apegarse al procedimiento planteado en el propio
manual.

De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es tambin ser una gua para que al
final de algn periodo o como parte de una auditora de calidad, la persona responsable
de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual, pueda comprobar
que lo escrito en el manual sea efectivamente lo que en la prctica se lleva a cabo.

De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una importante

herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios
adems de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es
propiedad de la empresa.

Mtro. Carlos Maynor Salinas Santano.

Director de consultora y proyectos especiales CamBio Tec

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29 Comentarios

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nete a la discusin...
cidra

hace 5 meses

Una consulta, cual es el nivel de detalle del manual de procedimientos?

Ejemplo:
Si en la empresa trabajamos con un sistema, y por cada tarea que realizamos debemos
hacer uso de ese sistema utilizando comandos y otras acciones en el Sistema, esto tambien
debe ser explicado en el manual?
-Debemos indicar como entrar al sistema, si ponemos usuario y pasword, dar click en Enter.
Ingrasar a la pantalla 2 y luego al men de Ventas???Cosas asi deben tambien ser explicadas en el manual.
7

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Jorge Alejandro Kao Tzuc

cidra hace 4 meses

Tu manual puede ser tan detallado como desees evitar errores o esclarecerlos en su
debido momento
3

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TaNia Leocadio

hace 5 meses

muchas gracias de echo para mi residencia voy a elaborar un manual de procedimientos de

el funcionamiento de una planta de mezcla asfaltica, me gustaria me apoyaran con mas
infarmacion, espero me puedan apoyar muchas gracias. saludos!!
2

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janeth salazar

hace 4 meses

me parese muyt
1
nelly

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hace 8 meses

Me parece muy interesante esta informacin, mas aun me sorprendo lo fcil que se explica
ya que esta "sper" entendidsimo, muchsimas gracias.
1

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William Espinoza

hace un mes

Excelente aporte !! mas claro que el agua, felicitaciones

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janeth salazar

hace 4 meses

uf jenifer malparida
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jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

janet mmmmmmmmmmmmmm no sabe expresarse mmmmmmmmmmmmiauu

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janeth salazar

hace 5 meses

el pro no sabbe loq ago

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jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

estamosssssssssss en el colegio yyyyyyyyyyyyy el profe no se da cuenta

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janeth salazar

hace 5 meses

esramos en el cole y nadie se da cueenta

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janeth salazar

hace 5 meses

uf jeni
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janeth salazar

hace 5 meses

porqe me uno como todos

es importante todo lo qe dicen
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jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

nadie lea porqe no qiero pasar verguensa

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jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

se aprende ahacer manuales

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janeth salazar

jennifer valentina cadena nogu hace 5 meses

eso q dijo mi amiga me parese muy inportante

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jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

me parese interesante como a todos

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jennifer valentina cadena nogu

hace 5 meses

me uno como todos

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Nancy

hace 5 meses

Esto me sera de gran ayuda para hacer la tarea, no tenia bien claro como hacerlo
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Carlos Jaramillo

hace 6 meses

Muy buen trabajo, se nota que la persona que redacta, es experta en la materia...gracias
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WILLIAMS LAGOONS

hace 8 meses

MUY INTERESANTE Y COMPLETO.

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melissa

hace 8 meses

Gracias... informacin muy clara y concisa :)

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jenny lopez

hace 8 meses

mil gracias, mas clarito no lo podra encontrar; estudio para una evaluacion y en la

mil gracias, mas clarito no lo podra encontrar; estudio para una evaluacion y en la
exposicion no entend ahora ya se por donde empezar, solo me falta aprender como se
hacen los diagramas.
gracias.
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Billy Ontiveros

hace 8 meses

Gracias! Me sirvi muchsimo

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Juan

hace 9 meses

Excelente informacion, concreta y pedaggica

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cesar augusto castillo

hace 9 meses

muy buena guia despues creo que se debe hacer un chek list para evaluar si todos los
pasos se han llevado a cabo
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Luisa

hace 10 meses

Hola, gracias por el post, muy bueno, pero quiero saber como citarlo, me ayudas?
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Rosy

Luisa hace 9 meses

Buena aportacin
1
ROBERTO

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hace 10 meses

GRACIAS, AHORA TENGO MAS CLARO

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