Caja

Menuda

NDICE
INTRODUCCIN

CONCEPTO

SISTEMAS Y FORMAS

CONTABILIDAD DE CAJA CHICA

ESTABLECIMIENTO DEL FONDO

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

AUMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

DISMINUCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA

CASO 1
CASO 2

7
8

SOBRANTE Y FALTANTES DE EFECTIVOS

CASO 1
REGISTRO CONTABLE
CASO 2
REGISTRO CONTABLE

9
9
9
10

CONCLUSIN

11

BIBLIOGRAFA

12

Caja
Menuda

INTRODUCCIN
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que
existe en la misma por aportes de sus dueos o por ingresos derivados de
su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares
seguros, y no estn a disposicin directa de quienes manejan la entidad. Se
denomina Caja Menuda a los fondos fijos destinados a compras menores y de
carcter urgente, necesarias para descongestionar los trmites de pago normales
de la Comisin y cuyo monto no exceder al mximo establecido por los
Directores.

En toda empresa, pblica o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar

los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver
situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trmites habituales de
autorizacin de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de
inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer ms gil ciertas gestiones. En
general

los

fondos

disponibles

en

Caja

Chica

son

reducidos,

cada institucin determinar su monto mximo.

Se destinar un fondo de Caja Menuda, el cual ser manejado por una persona
ajena a aquellas que custodian facturas y documentos por cobrar y por pagar. El
encargado o custodio del fondo de Caja Menuda es el nico responsable por
efectivo entregado a su cargo. El concepto podr agregarse o reemplazar, que el
encargado o custodio del fondo de Caja Menuda tendr a su cargo este nico
fondo.

Caja
Menuda

Concepto
En la vida cotidiana a las personas les resulta poco prctico girar cheques para
pagar gastos o cuentas muy pequeas; igualmente ocurre con las empresas. Por
esta razn, es recomendable realizar y controlar dichos pagos a travs del uso de
un fondo de efectivo especial, denominado fondo dijo de caja chica.
Como concepto definimos el fondo de caja chica como el fondo especial de
efectivo cuya finalidad es llevar a cabo pagos pequeos, pues resulta poco
prctico ejecutarlos mediante cheque.

SISTEMAS Y FORMAS
El fondo de caja chica se crea al determinar, en primer trmino, el monto del
efectivo necesario para realizar los pagos que se efectuaran con el fondo durante
un trmino de tiempo, como una semana o un mes, depende de las necesidades y
las polticas de la empresa. El monto del fondo fijo puede variar desde B/.25.00
hasta B/.300.00 o ms.
En segundo trmino, las formas como se administrar; por ejemplo:

Las aprobaciones necesarias, pues se gira un cheque por el importe

El efectivo se entrega a un empleado, quien es el custodio de la caja chica
y est autorizado para desembolsarlo.
Restricciones para el importe mximo y los tipos de pagos que puedan
efectuarse con el dinero del fondo. Por ejemplo, gastos no mayores de
B/.5.00 en transporte, estacionamientos, timbres fiscales, tiles de oficina,
aseo, gastos miscelneos, entre otros.
Cada vez que se realiza un pago con el fondo de caja chica, el empleado
registra los detalles en un formulario de recibo de caja chica.
El fondo fijo de caja chica se repone en forma peridica, cuando se agota o
llega a un mnimo.
El dinero de la caja chica debe guardarse en forma separada de otros
fondos; generalmente se utiliza una caja porttil con llave.

Caja
Menuda

Las empresas utilizan otros fondos de efectivo para necesidades especiales, tales
como viticos de los representantes de ventas. Por ejemplo, si se entrega
B/.500.00 para viticos, el vendedor debe entregar un informe detallado de gastos,
que no son de caja chica.

CONTABILIDAD DE CAJA CHICA

El efectivo es el activo de mayor liquidez; por lo tanto, aparece como el primer
activo en el balance. As, la cuenta de caja chica constituye una cuenta de activo.
Los movimientos o registros a esta cuenta se efectan en los siguientes casos:

Al crear el fondo mediante un dbito

Al aumentarlo mediante un dbito
Al disminuir el fondo mediante un crdito
Al cerrar el fondo mediante un crdito

ESTABLECIMIENTO DEL FONDO

A fin de ilustrar los asientos normales del fondo de caja chica, suponga que el 1 de
marzo de 2011 se crea un fondo de B/.250.00. El asiento para realizar la anterior
transaccin seria el siguiente:
Libro Diario General
Pgina 5
Fecha
Detalle
2006 Caja chica
1-Mar
Caja y bancos
Para registrar el establecimiento del fondo de
caja chica

Ref. Dbito Crdito

250.00
250.00

Caja
Menuda

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

Segn las normas de administracin y control, todos los desembolsos de este
fondo deben estar respaldados mediante un comprobante de caja chica. Un
RECIBO DE CAJA CHICA
Fecha 1 de marzo de 2011
n 121
Pagado a Peridico la Prensa
Por concepto de Pago de peridico
Cargo a Gastos administrativos diversos
Recibi el pago
____________________________

Importe B/.3.00

Autoriz el pago
__________________________

Carlos Montero
Cdula n 1-785-925

Nery Delgado

ejemplo de este recibo se ilustra en el siguiente ejemplo:

Luego debe prepararse un informe de reembolso caja menuda dirigida al
Departamento de Contabilidad para su respectiva autorizacin de reposicin del
fondo. Para ello, no solo debe sumar el total de los recibos, tambin verificar que
estn debidamente autorizados. El informe de reembolso de caja chica trae
consigo el concepto de cada comprobante, para que acompaen el respectivo
comprobante de pago y se puedan llevar a las cuentas apropiadas de gasto.
Tambin en el informe se adjunta un resumen de los gastos menores ms
frecuentes para que se coloque el valor. Un ejemplo de este, es registrado en el
siguiente ejemplo:

Caja
Menuda

Ampro Internacional S.A.

Ciudad:
Fecha:
Pagos efectuados:
Del
de:
Al:
de:
Pagado a
Concepto

Cdigo

Valor

Elaborado

Reembolso De Caja
Chica
Cheque n
Fondo permanente B/.
Detalle: B/.
Transportes
tiles de oficina
Timbres y estampillas
tiles de aseo
Vales
Miscelneos
Total de este
reembolso
Aprobado

Al final del mes de marzo de 2011, los recibos de caja chica indican gastos por las
partidas siguientes: tiles de oficina B/.72.00 ms el 7% de ITBMS, suministros de
aseo B/.24.00, miscelneos B/.15.00. Se gir el cheque n985 para rembolsar el
fondo y asiento contable para su registro es el siguiente:
Fecha
2006
31-Mar

Libro Diario General

Detalle
tiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Caja y bancos
Reposicin del fondo de caja chica con ck. N 985
del Banco Nacional

Ref.

Dbito
72.00
23.00
32.50
53.00
24.00
6.65

Pgina 3
Crdito

217.80

Caja
Menuda

Reponer el fondo de caja chica, restaura su monto original de B/. 250.00; observa
como no se prepara ningn asiento en caja chica al reponer el fondo.

AUMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Debido al incremento de los gastos, es necesario aumentar el fondo, para evitar
los reembolsos muy continuos. Dicho aumento puede realizarlo de dos maneras:
Al realizar un aumento independiente del reembolso de caja chica o, una vez
registrado dicho aumento, en forma conjunta con el ltimo reembolso solicitado.
Veamos el ejemplo con la alternativa de un aumento independiente; en este caso
se aprueba un incremento del fondo de B/.250.00.

Libro Diario General

Detalle

Fecha
2006 Caja chica
31-Jul
Caja y bancos
Para registrar el establecimiento del fondo de
caja chica mediante ck. N 1025

Pagina 5
Ref. Dbito Crdito
250.00
250.00

DISMINUCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Tal y como sucede con los aumentos, cuando se disminuye el fondo, por una
reduccin del volumen de gastos, hay dos opciones para realizar el registro; la
primera es por separado y la otra es con el ltimo reembolso. Observa el asiento
mediante una disminucin combinada, con una autorizacin para disminuir el
fondo en B/.150.00.

Caja
Menuda

Fecha
2006
31-Mar

Libro Diario General

Detalle

Ref.

tiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Caja chica
Caja y bancos
Reposicin del fondo de caja chica con ck. N 1037
y disminucin del fondo

Pgina 7
Dbito
Crdito
52.00
43.00
32.50
63.00
34.00
6.65
150.00
111.15

CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA

Puede ocurrir que la empresa ya no requiere del fondo de caja chica, porque los
pagos no son tan continuos o porque decide realizar estos pagos directamente de
la caja general o cualquier otro fondo del cual dispone; por consiguiente se
autoriza cerrar el fondo. Esta situacin conlleva a dos situaciones: una la caja
chica se haya utilizado total o parcialmente y dos est completa.

Caso 1
Como la caja chica se ha utilizado, se lleva a cabo el registro del cierre combinado
con el ultimo reembolso; el saldo de efectivo se deposita en el banco. Observa el
siguiente ejemplo:
Fecha
2006
31-Oct

Libro Diario General

Detalle
Caja y Bancos
tiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Caja chica
Registro de gastos de caja chica con ck. N1051 del

Ref.

Dbito
107.78
42.00
54.00
22.50
73.00
44.00
6.72

Pgina 7
Crdito

350.00

Caja
Menuda

mes de octubre y cierre del fondo. Ver comprobantes

y deposito

Caso 2
Como el fondo no se ha utilizado y est completo, se deposita la totalidad del
dinero en el banco y con el depsito del cajero, se remite una autorizacin del
cierre del fondo, para que se realice el registro correspondiente. Observe el
ejemplo:

Libro Diario General

Fecha
Detalle
2006 Caja chica
31-Jul
Caja y bancos
Para registrar el cierre del fondo de caja chica.
Ver depsito y autorizado anexa

Pagina 6
Ref. Dbito Crdito
350.00
350.00

SOBRANTE Y FALTANTES DE EFECTIVOS

Para verificar si los saldos disponibles en efectivo de la caja chica son correctos,
se lleva a cabo el arqueo o verificacin de la suma de los comprobantes con el
efectivo. En dicho procedimiento participa el responsable de la caja chica, el
auditor o contador y un tercero como testigo; el faltante o sobrante debe ser objeto
de ajuste mediante memorando a la contabilidad.
Este ajuste contable depende de la poltica de la empresa. Por ejemplo, se puede
utilizar la cuenta de sobrantes y faltantes, el cual resumen ambas opciones y
clasifica la cuenta segn el saldo que presente: cuando el saldo es negativo se
considera un gasto, por el contrario si es positivo se identifica como un ingreso.
Otra prctica recomienda contabilizar como ingresos los sobrantes y los faltantes
del mismo que se le cobran al encargado del manejo de la caja chica, a manera de
una cuenta por cobrar.

Caso 1
Arqueo de Caja Chica
8

Caja
Menuda

Fondo fijo
Menos: total de gastos
Efectivo disponible
Efectivo en caja
Faltante en caja

350.00
325.75
24.25
15.75
8.50

Registro contable

Fecha
2006
30-Nov

Libro Diario General

Detalle

Ref.

tiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Sobrantes y faltantes
Caja y bancos
Registro de gastos de caja chica con ck. N 1071 del
mes de noviembre y faltantes

Pagina 7
Dbito
Crdito
72.00
64.00
42.50
63.00
74.73
9.52
8.52
334.27

Caso 2
Arqueo de Caja Chica
Fondo fijo
350.00
Menos: total de gastos
315.25
Efectivo disponible
34.75
Efectivo en caja
41.75
Sobrante en caja
7.00

Registro contable
Libro Diario General
Pagina 7
Fecha

Detalle

Ref.

Dbito

Crdito

Caja
Menuda

2006
30-Nov

tiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Sobrantes y faltantes
Caja y bancos
Registro de gastos de caja chica con ck. N1091 del
mes de diciembre y sobrantes

82.00
54.00
32.50
93.00
44.23
9.52
7.00
308.25

CONCLUSIN
Tal vez se trate de enviar una documentacin urgente, sacar fotocopias, servir un
refrigerio a un cliente importante, abonar papelera faltante, proceder al arreglo de
cerraduras,

gastos

de

viticos

no

habituales,

etctera,

que

requieren

10

Caja
Menuda

una resolucin inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisin de

cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deber requerir los
comprobantes de gastos, que debern justificarse ante los superiores, y
registrarse, para hacer una rendicin mensual de cuentas, gastos que podrn
descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con
fines tributarios. Es posible, adems que esos fondos de caja Chica, puedan ser
objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda
llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

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Caja
Menuda

BIBLIOGRAFA

Luis A. Bolaos y Carlos Quirs Quirs. Contabilidad Intermedia.

International Business School. Eduvisio.

http://es.wikipedia.org/wiki/Caja_menor

http://www.ministeriopublico.gob.pa/minpub/Portals/0/Manuales/2014/Conta
bilidadManual%20de%20Procedimientos%20para%20uso%20y%20manejo
%20de%20Caja%20Menuda.pdf

http://deconceptos.com/ciencias-sociales/caja-chica

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