Programa: Diplomado en Administracin

Mdulo: Operaciones en Logstica

Expositor: Ing. Gino Ballero Nuez

Programa Diplomado en Administracin

Mdulo Operaciones en Logstica
SESIN 3: SISTEMA DE COMPRAS: -NEGOCIACIN - HOMOLOGACIN
DE PROVEEDORES: ALIANZAS, OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE
ABASTECIMIENTO. RELACIONES CONTRACTUALES: PROVEEDOR,
COMPRADOR.

Introduccin
Logro de la Sesin 3 : Sistema de compras: Negociacin - Homologacin de proveedores:
alianzas, objetivos y estrategias de abastecimiento.
Relaciones contractuales: proveedor, comprador.
Al terminar la sesin el participante aplica los
criterios sobre la negociacin y relacin con
proveedores en bsqueda de las mejores
condiciones de compra para la empresa..

Qu es un sistema de compras?
Qu beneficios puede obtener una empresa con un
sistema de compras eficiente, inteligente y efectivo?

Qu es una negociacin?
Negociar debe entenderse
como un proceso racional que
pretende llegar a un acuerdo y
resolver as un problema
creado por una diferencia de
intereses.

De no ser as, lo ms probable es que no

estamos negociando, sino imponiendo,
regateando, eludiendo...
Pero manipular la situacin no acostumbra a ser una
buena tctica porque si bien en un principio puede
darnos buenos resultados, a la larga la otra persona
se sentir manipulada y no querr tratar con
nosotros.

Compras y la Negociacin

Existe dos posiciones

La de comprador y la del vendedor
Y cada uno tiene sus propios
lmites

Qu son los lmites en una

negociacin?
Por qu es importante para el
comprador y el vendedor?

Resultados:
Gana-Gana y Gana
Pierde

Supongamos que
Mara ofrece un kit de
belleza a Teresa, el
descuento que
consiga Teresa ser a
costa del margen
Mara.

Mara

Venta
de
KIT

Teresa

Y si no se llega a un
acuerdo?
En las negociaciones casi siempre
hay un fuerte y un dbil. El fuerte
de la negociacin no es el ms
poderoso, es el que tenga la mejor
situacin de no-acuerdo. En la
valoracin de esta situacin entran
tanto los intereses directos como
los ocultos.

FASES DEL PROCESO DE NEGOCIACIN

Negociar es un proceso muy parecido a
vender-comprar, aunque con algunas
diferencias.
hay siempre, bajo la negociacin, un conflicto
de intereses.
En la negociacin, al igual que en la venta,
deben beneficiarse ambas partes.
Las fases de la negociacin son muy
parecidas a las de la venta; del conocimiento
y dominio de estas fases va a depender en
gran medida el xito o fracaso en la
negociacin.

PRIMERA: LA PREPARACIN
En la fase de preparacin hay que definir
lo que se pretende conseguir y cmo
conseguirlo, estableciendo los objetivos
propios, qu tipos de descuentos pueden
ofrecerse en caso de necesidad y hasta
dnde es posible ceder; es muy
importante tratar de descubrir los objetivos
del contrario.

SEGUNDA: LA DISCUSIN
Las personas negocian porque
tienen o creen tener un conflicto de
derechos o intereses. En esta fase
que normalmente se llama de
conversacin, intercambio o
presentacin, tratando de quitar
agresividad al vocablo discusin, se
exploran los temas que separan a
las partes para conocer sus
actitudes e intereses. Es muy
parecida a la etapa de determinacin
de necesidades que se practica en
la venta.

TERCERA: LAS SEALES

En la negociacin las posiciones van
movindose, acercndose,
distancindose. La seal es un medio
que utilizan los negociadores para
indicar su disposicin a negociar sobre
algo, es un mensaje que ha de ser
interpretado por el que lo recibe;
frecuentemente las afirmaciones que se
hacen en las primeras fases de la
negociacin son de naturaleza absoluta,
del tipo de: no concederemos nunca el
descuento que nos pide, es
absolutamente imposible aceptar esa
forma de pago, no podemos
considerar esa propuesta.

CUARTA: LAS PROPUESTAS

Es aquello sobre lo que se negocia,
no se negocian las discusiones,
aunque las propuestas puedan ser
objeto de discusin. Se sale de la
discusin por una seal que conduce
a una propuesta; deben evitarse en
las primeras propuestas las ofertas
arriesgadas, debiendo ser stas
cautelosas y exploratorias pues, en
todo caso, se desarrollarn ms
adelante y es probable que sean
aceptadas.

QUINTA : EL INTERCAMBIO
Esta fase es la ms intensa
de todo el proceso de
negociacin y exige una gran
atencin por ambas partes,
ya que en ella se trata de
obtener algo a cambio de
renunciar a otra cosa.
Cualquier propuesta o
concesin debe ser
condicional, es decir, por
todo lo que se concede debe
obtenerse algo a cambio.

SEIS: EL CIERRE Y EL ACUERDO

Como es lgico, la finalidad del cierre es llegar a un

acuerdo. Al igual que cuando hablbamos del cierre en
la venta, tambin en la negociacin debe hacerse en
forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado
debe satisfacer un nmero suficiente de las
necesidades de la otra parte. En cualquier caso y al
igual que en la venta, existen dos tipos de cierre:

Cierre por concesin. Es la forma ms frecuente en las

negociaciones; equivale a terminar la fase de intercambio
ofreciendo una concesin para conseguir un acuerdo.

Cierre con resumen. Despus del cierre con concesin, es el tipo

de cierre de negociacin ms utilizado. Al terminar la fase de
intercambio se hace un resumen de todos los acuerdos
alcanzados hasta el momento, destacando las concesiones que
hemos hecho por nuestra parte y subrayando lo ventajoso de
llegar a un acuerdo sobre los puntos pendientes.

Cmo los vendedores venden un producto

a precio elevado?
Resaltando la calidad del producto, el
servicio y la marca, despertando en el
cliente la conciencia de calidad, incitando
el amor propio del cliente y halagando el
buen gusto del comprador, estimulando
en ellos el mvil del orgullo, vanidad y
prestigio.
Presentando ventajas y beneficios del
producto, buscando la utilidad para el
cliente, hasta que ste vea que lo que
paga es menor de lo que recibe, hablarle
de inversin y no de gasto y dividir el
precio en pequeas fracciones.

Estratagemas de nosotros los compradores

1. Apelar a la vanidad del vendedor para conseguir que
haga concesiones, con frases como: Usted tiene
una gran influencia!.
2. Iniciar las negociaciones con una queja para
despertar en el vendedor un sentimiento de culpa.
3. Subrayar la importancia del poder adquisitivo propio,
y crear perspectivas de futuro favorables.
4. Ablandar al vendedor con negociaciones duras.
5. Empezar con puntos de los que es posible alcanzar
rpidamente un acuerdo. De esta forma se animar
y estar dispuesto a hacer concesiones.
6. Hacer concesiones en puntos sin importancia para
pedirlas a la recproca en los aspectos importantes.
7. Mencionar continuamente las propias concesiones y
hacer resaltar que se espera lo mismo del vendedor.
8. Dar la aprobacin con reservas, para retener en la
mano un medio de coaccin.

Estrategias de Abastecimiento

Proceso de Abastecimiento
Dos funciones indisociables
ABASTECIMIENTO

COMPRA

Negociacin

APROVISIONAMIENTO

Organizacin

Accin sobre el precio y la calidad

Accin sobre la cantidad y el servicio

Funcin estratgica

Funcin tctica

Implementacin esencialmente administrativa

Implementacin esencialmente fsica

Impacto directo en la utilidad

Impacto indirecto en la utilidad

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Gestin de Abastecimiento
Qu est Sucediendo?
RESPUESTA DE LA
INDUSTRIA

FACTOR
Cambios Demogrficos

Aumento en la variedad de productos

Menores Ciclo de Vida del Producto

Clientes Ms Exigentes
Tamao de Lotes Menores y Customizacin Masiva
Orientacin Hacia el Cliente
Evitar a Toda Costa los Quiebres de Inventario
Mayor Competencia

Reposicin Continua
Menor Margen
Consolidacin en la Industria

Centralizacin/Descentralizacin?
Costos

$$

Transporte Proveedor
Bodegaje CD

Directo a Tiendas
Centralizado (CD)

Transporte CD
Logstica Tiendas
Costo Inventario
Costos operacionales
Costo logstico total

Disponibilidad
de stock y nivel de
servicio

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Estandarizacin, medicin y benchmarking

Plan
Source

Make

Deliver

Plan: planificacin oferta, demanda, inventario,

produccin, compras
Source: abastecimiento de productos, servicios,
infraestructura
Make: ejecucin de la produccin, ejecucin de
proyectos
Deliver: proceso de satisfaccin del cliente
Modelo SCOR: Supply Chain Operations Reference del Supply Chain
Council

Qu es un proveedor?
Proveedor
Abastecedor, aprovisionador, suministrador

Caractersticas
Oferta bienes y oferta servicios.
Requiere una contra prestacin a cambio del bien o servicio.

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Cules son las fuentes de datos para

crear un registro de proveedores?
Clasificacin de la fuentes
Fuentes formales

Registros de proveedores de la empresa

Fuentes informales

Pginas amarillas
Avisos en medios periodsticos y/o televisivos
Referenciados
otros.

Modo de clasificacin de la fuentes

Manual
computarizada

La informacin sobre proveedores

DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR:
Los clasificaremos en dos para proveedores nacionales e internacionales
Para proveedores nacionales:

Contrato
Acta de constitucin del proveedor
Poderes del apoderado legal
DNI del apoderado legal

Carta de presentacin que contenga:

Nombre o Razn Social.

Domicilio Fiscal.
Domicilio de las oficinas de Ventas.
Domicilio para envo de devoluciones.
Telfonos , Fax, correo, pgina Web.
Nombre y puesto de sus ejecutivos y representantes de ventas.
Lista de precios o muestrarios, plazo de pago, descuentos, condiciones, etc.
Copia del RUC, as como avisos de modificaciones (cambio de domicilio, denominacin o razn social)
ante SUNAT.
Registro de control de sanidad (De ser necesario).

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La informacin sobre proveedores

DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR:
(Continuacin)

Para proveedores internacionales adicionalmente se requiere:

Empresa autorizada en el Per (representante).

Carta de crdito.
Carta de autorizacin de licencia ante la FDA. (Proveedores de importacin que
sean fabricantes).

En el catlogo de Productos:

Descripcin del producto.

Marca.
Cdigo de barras.
Dimensiones del producto.
Contenido neto.
Dimensiones del empaque.
Piezas por empaque.
Pas de origen.
Dimensiones del PALET.

La informacin sobre proveedores

DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO
PROVEEDOR: (Continuacin)
En el sistema de pago electrnico:
Convenio de pago electrnico, precisando:

Nombre del banco

Nmero de plaza
Localidad del banco
Nmero de sucursal
Nmero de la cuenta
Id. del usuario

En un sistema manual clsico:

Idem al anterior menos Id. del usuario

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Los proveedores vs. Los Casos de Compras

Cul es el objetivo de una compra?

Satisfacer una necesidad

Qu se busca en la compra?

Ya sea un bien
Ya sea un servicio.

Mejor Precio
Mejor calidad
Mejores condiciones de pago
Mejores condiciones de entrega
Plusvala en la compra.

Casos
Por su importancia

De prioridad normal
De alta importancia

Por su existencia en el espacio tiempo

Recurrentes (programadas)
Excepcionales (no programadas)

Criterios de evaluacin
Satisfacer los objetivos
anteriormente descritos

Mejor Precio
Mejor calidad
Mejores condiciones de pago
Mejores condiciones de entrega
Plusvala en la compra.

Veremos una Poltica de compras

Empresa Sacos del sur

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Criterios de Homologacin
Homologacin (Igualar)
Cualitativa

No numrica
Cuantitativa

Numrica

Algunos criterios de homologacin que sirven para la

clasificacin

Rubro de la empresa
Experiencia
Certificaciones
Productos y/o respaldo de marca
Antigedad de la empresa
Curriculum (historial con la empresa y con otras empresas)
Otros.

Conclusiones generales
La negociacin es un proceso muy parecido
al comprar-vender y en donde existe una
diferencia de intereses.
Las estrategias de abastecimiento buscan
garantizar la disponibilidad del producto.
La Homologacin de proveedores nos
permite seleccionar cuantitativamente la
mejor opcin.

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Actividades
1.- Se pedir a los alumnos hacer un
anlisis de caso practico, revisado en
clases.
2.- De lo solicitado sesin 2 realizar el
esquema logstico de la empresa
escogida.
Ejemplo: organigrama cantidad de
personas - monto aproximado de
compras (valor) cantidad de items
que compran.
leed time

vida util

consumo / rotacion

proyecto

Producto

precio

dias

meses

un ao

24 meses

monto $

Rodaje X1

50

30

200

Rodaje X2

60

30

180

Bibliografa recomendada
Logstica Mejores Prcticas en
Latinoamrica
Editorial: Edicin / Ao: 2004
Autor: Octavio Carranza

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