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Manual de Seguimiento,

Control y Evaluacin a la
Gestin Institucional Sistema
Gobierno por Resultados, para
el Servicio de Contratacin de
Obras - SECOB

Agosto 2014
Si no puedes medir, no puedes administrar
--Peter Drucker

CONTENIDO DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1: Pantalla Men Principal GPR....................................................................... 8
Ilustracin 2: Pantalla opciones Mi Cuenta - GPR ................................................................ 8
Ilustracin 3: Pantalla de Inicio a la herramienta GPR ...................................................... 10
Ilustracin 4: Pantalla de Factores Crticos de xito - GPR ............................................... 11
Ilustracin 5: Pantalla Opciones FCE4 - GPR ...................................................................... 11
Ilustracin 6: Pantalla Proyectos FCE4 - GPR .................................................................... 11
Ilustracin 7: Pantalla de informacin FCE-4 - GPR .......................................................... 12
Ilustracin 8: Pantallas de Factores Crticos de xito - GPR ............................................. 14
Ilustracin 9: Pantalla de Opciones FCE-5 - GPR ............................................................... 14
Ilustracin 10: Pantalla FCE -5 -GPR ................................................................................... 14
Ilustracin 11: Pantalla de informacin FCE-5 - GPR ........................................................ 15
Ilustracin 12: Pantalla de Factor Crtico de xito - GPR .................................................. 17
Ilustracin 13: Pantalla de opciones FCE 8 - GPR .............................................................. 18
Ilustracin 14: Pantalla con la Informacin del Proyecto - GPR. ...................................... 18
Ilustracin 15: Etapas de un proyecto ............................................................................... 19
Ilustracin 16: Pantalla Control de Proyectos - GPR ......................................................... 19
Ilustracin 17: Pantalla de Control de Proyectos - GPR .................................................... 20
Ilustracin 18: Pantalla Fases del Control del Proyecto - GPR.......................................... 20
Ilustracin 19: Pantalla Visualizaciones Grficas - GPR .................................................... 21
Ilustracin 20: Pantalla de Resumen Ejecutivo - GPR ....................................................... 22
Ilustracin 21: Pantalla Crear Resumen Ejecutivo - GPR .................................................. 22
Ilustracin 22: Pantalla para crear Resumen Ejecutivo - GPR .......................................... 22
Ilustracin 23: Pantalla para Agregar Problema - GPR ..................................................... 23
Ilustracin 24: Pantalla para crear un problema - GPR ..................................................... 23
Ilustracin 25: Pantalla agregar accin en un problema................................................... 24
Ilustracin 26: Proceso para evaluar y monitorear un riesgo. ......................................... 25
Ilustracin 27: Pantalla Agregar Riesgo - GPR. .................................................................. 25
Ilustracin 28: Pantalla para Agregar un riesgo - GPR. ..................................................... 26
Ilustracin 29: Pantalla Agregar Accin - GPR ................................................................... 28
Ilustracin 30: Pantalla Editar Localidades - GPR ............................................................. 29
Ilustracin 31: Panta para Agregar Localidades - GPR ...................................................... 29
Ilustracin 32: Pantalla seleccin de Localidad de impacto - GPR ................................... 29
Ilustracin 33: Pantalla detalle de Hitos - GPR .................................................................. 30
Ilustracin 34: Pantalla de Edicin de Hitos GPR............................................................ 30
Ilustracin 35: Grafico de la relacin de Hitos y Tiempo. ................................................. 32
Ilustracin 36: Pantalla Supervisiones Ejecutivas - GPR ................................................... 33
Ilustracin 37: Pantalla de Presupuesto y Perfil Econmico - GPR .................................. 33
Ilustracin 38: Pantalla presupuesto y perfil econmico - GPR ....................................... 34
Ilustracin 39: Pantalla para Agregar Archivo Anexo -GPR. ............................................. 36
Ilustracin 40: Pantalla anexar documento - GPR ............................................................. 36
Ilustracin 41: Pantalla de documentos anexos - GPR ...................................................... 37

II

Ilustracin 42: pantalla agregar Liga - GPR ........................................................................ 37


Ilustracin 43: Pantalla datos para agregar liga - GPR ...................................................... 38
Ilustracin 44: Pantalla Informacin de Referencia - GPR ................................................ 38
Ilustracin 45: Pantalla equipo del Proyecto - GPR. .......................................................... 38
Ilustracin 46: Pantalla Factores Crticos de xito - GPR .................................................. 39
Ilustracin 47: Pantalla opciones en el FCE9 - GPR ........................................................... 39
Ilustracin 48: Pantalla Visualizacin de Indicadores - GPR ............................................ 40
Ilustracin 49: Pantalla informacin del Indicador - GPR................................................. 40
Ilustracin 50: Indicadores de desempeo ........................................................................ 41
Ilustracin 51: Pantalla Detalle indicadores - GPR ............................................................ 42
Ilustracin 52: Grafico indicador creciente - GPR .............................................................. 44
Ilustracin 53: Grfico indicador descendente - GPR ........................................................ 44
Ilustracin 54: Pantalla de Simulador - GPR ...................................................................... 46
Ilustracin 55: Pantalla resultados indicadores - GPR ...................................................... 47
Ilustracin 56: Pantalla de cierre de metas de indicadores - GPR .................................... 48
Ilustracin 57: Pantalla Archivo anexo Indicadores - GPR................................................ 48
Ilustracin 58: Pantalla Anexar Archivo Indicador - GPR ................................................. 48
Ilustracin 59: Formato archivo anexo - GPR .................................................................... 48

III

CONTENIDO DE TABLAS
Tabla 1: Simbologa GPR ........................................................................................................ 4
Tabla 2: Simbologa - GPR ...................................................................................................... 5
Tabla 3: Simbologa - GPR ...................................................................................................... 6
Tabla 4: Simbologa de Umbrales - GPR................................................................................ 7
Tabla 5: Campos para cambios de Clave - GPR .................................................................... 9
Tabla 6: Porcentajes de probabilidad ................................................................................. 26
Tabla 7: Valores del impacto ............................................................................................... 27
Tabla 8: Mapa de Riesgos ..................................................................................................... 27
Tabla 9: Tipos de Accin - GPR ............................................................................................ 28
Tabla 10: Descripcin de las etapas de los Hitos GC GPR ............................................... 31
Tabla 11: Descripcin de las etapas de los Hitos PI - GPR................................................. 31
Tabla 12: Cronograma de actividades - GPR ...................................................................... 49

IV

INTRODUCCIN
El presente Manual es una gua para los funcionarios del SERVICIO DE
CONTRATACIN DE OBRAS - SECOB, en el cual se detalla las directrices
metodolgicas para el seguimiento, control y evaluacin de la gestin institucional
mediante la Herramienta Gobierno Por Resultados GPR.
Cabe recalcar que el presente manual est elaborado de forma didctica detallando
paso a paso las actividades a realizar con recordatorios que sern de gran utilidad
para no olvidar los pequeos detalles que hacen la diferencia en el ingreso de
informacin de calidad.

NORMAS GENERALES

Finalidad

El presente manual tiene como objetivo ser una gua para el seguimiento, control y
evaluacin en la herramienta Gobierno por Resultados GPR y verificar el
cumplimiento a la gestin de cada una de las Coordinaciones y Direcciones que
conforman el Servicio de Contratacin de Obras - SECOB.
Est dirigido a Coordinadores, Directores y operativos para el manejo, monitoreo y
evaluacin de la informacin ingresada en la Herramienta GPR, as como la Direccin
de Planificacin e Inversin, designado como Equipo Metodolgico GPR de la
Institucin frente a la Secretaria Nacional de Administracin Publica SNAP.

Aprobacin

El Presente Manual se encuentra Aprobado por la Mxima Autoridad del SECOB y


revisado por Directora de Planificacin e Inversin, Lder Metodolgica GPR y Jefe de
Seguimiento GPR.

Base Legal

Instrucciones de ingreso de informacin para Proyectos de Inversin SENPLADES.


Gua de Uso para indicadores e-Strategia Conslulting Group
Gua de uso de la herramienta operativa - e-Strategia Conslulting Group.
Gua de uso del observatorio ejecutivo - e-Strategia Conslulting Group.
Procedimiento para el Seguimiento a la Supervisin Ejecutiva de Proyectos eStrategia Conslulting Group.
1

Decreto Ejecutivo Nro. 5551


Art. 2: Cumplimiento obligatorio del proyecto Gobierno por Resultados (GPR)
Norma de implementacin y operacin Gobierno por Resultados (GPR)
Captulo II - De las Definiciones de Gobierno Por Resultados2
Art. 6.- Conceptos y definiciones
Art. 7- Calidad de informacin.
Art. 8.- Seguimiento y control.
Captulo IV - De los Planes Estratgicos
Art. 16.- Directrices de la actualizacin de los planes estratgicos.
Art. 17.- Directrices de gestin de resultados de los planes estratgicos.
Art. 18.- Directrices de control de cambios de los planes estratgicos.
Captulo V - De los Planes Operativos
Art. 19.- Directrices para la construccin de los planes operativos.
Art. 20.- Directrices de aprobacin y cierre de los planes operativos.
Art. 21.- Directrices de actualizacin de los planes operativos.
Art. 22.- Directrices de gestin de resultados de los planes operativos.
Art. 23.- Directrices de control de cambios de los planes operativos.
Captulo VI - De la Gestin y Control de Proyectos
Art. 24.- Directrices generales de gestin y control de proyectos en GPR.
Art. 25.- Responsabilidades del lder de proyecto.
Art. 26.- Responsabilidades del patrocinador ejecutivo de proyecto.
Art. 27.-Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para
proyectos de inversin en GPR.
Art. 28.- Directrices de gestin complementarias para proyectos de inversin
en GPR.
Captulo VII - De la gestin y mejora de Procesos
Art. 29.- Directrices para la gestin y mejora de procesos en GPR.
Captulo VIII - De los Actores de Gobierno Por Resultados
Art. 30.- Equipo institucional GPR.
Captulo IX - Administracin de Consecuencias
Art. 33.- Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados.
Art. 34.- Procedimiento en caso de incumplimiento de las responsabilidades.

Vigencia

El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin y


difusin, en caso de existir alguna modificacin de ndole legal, el presente Manual
deber ser actualizado.

1
2

Decreto Ejecutivo Nro. 555


Norma de Implementacin y Operacin de Gobiernos por Resultados

2
Direccin de Planificacin e Inversin

Definicin de Trminos3
Objetivo: son enunciados breves que definen los resultados esperados de la
organizacin/unidad y establecen las bases para la medicin de los logros
obtenidos.
Estrategia: son lineamientos generales de accin que establecen una direccin e
indican la forma de cmo lograr un objetivo.
Indicador: es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el
desempeo necesario para alcanzar una meta determinada.
Indicador agrupado: es un conjunto de indicadores del nivel inferior que estn
subordinados a uno de nivel superior; a estos indicadores subordinados tambin se
les llama indicadores componentes.
Meta: es un valor numrico que se desea alcanzar en un tiempo determinado,
aplicado a un indicador.
Pliego: son aquellos documentos que contienen las condiciones de una licitacin,
un contrato o un permiso administrativo.
Umbral: es un rango de desempeo, pre-establecido y expresado en porcentaje,
que define el comportamiento de los semforos del indicador.
Riesgo: es un evento o una condicin con incertidumbre que, si ocurre
compromete los objetivos planteados.
Proceso: es una serie de tareas definibles, repetibles, predecibles y medibles que
llevan a un resultado til para un cliente interno o externo.
Proyecto: es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio
nico. Los proyectos pueden ser de gasto corriente o inversin:
Proyecto de Inversin: es aquel cuyos recursos provienen del
presupuesto de inversin y que han seguido el ciclo determinado por la
Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo, de aprobacin, prioridad
y presupuesto.
Proyecto de Gasto Corriente: es aquel cuyos recursos no provienen del
presupuesto de inversin y se orientan a obtener una mejora en la
institucin.
Hitos: es un logro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. El avance
fsico de los proyectos se mide a travs del cumplimiento de hitos.

Norma de Implementacin y Operacin de Gobiernos por Resultados

3
Direccin de Planificacin e Inversin

Definicin de Simbologas4
SMBOLO

NOMBRE DEL
SMBOLO

DEFINICIN
ICONOS GPR

Icono Men

Se utiliza para regresar a la pantalla principal.

Icono Aceptar

Guarda la informacin que ha sido capturada en


alguna de las aplicaciones.

Icono Regresar

Regresa la pantalla anterior sin registrar los


cambios hechos.

Icono Cancelar

Carga la informacin original en los campos del


editor.

Detalle del elemento

Es una liga a la pantalla de detalle donde puede


consultar y editar la informacin.

Borrar

Permite borrar un registro

Clave

Indica que el elemento correspondiente fue


seleccionado como clave.

Campos de fecha con Al dar clic en el mismo, se presenta un calendario


calendario
en donde el usuario puede seleccionar la fecha.

Seal de atencin
para Avance Fsico
del Proyecto

Se presenta en la columna de avance fsico en los


listados de proyectos que cuentan con vista de
seguimiento fsico cuando:
El proyecto esta completado, pero NO tiene
100% de avance fsico.
El proyecto est en fase de Definicin,
Planeacin, Ejecucin o Cierre y no se han
definido Hitos.
El avance fsico de un proyecto ACTIVO no est
actualizado, al menos hasta el mes inmediato
anterior actual.
El proyecto tiene 100% de avance fsico, pero
no est en avance "COMPLETADO".

Tabla 1: Simbologa GPR

Gua de uso de la herramienta operativa - e-Strategia Conslulting Group

4
Direccin de Planificacin e Inversin

SMBOLO

NOMBRE DEL
SMBOLO
ICONOS DE RIESGOS

DEFINICIN

Riesgo Abierto

indica que el riesgo actualmente se encuentra


abierto

Riesgo Cerrado

Indica que el riesgo se encuentra cerrado.

ICONOS DE ESTADO DE INDICADORES


El avance del indicador ya ha alcanzado la meta o
la ha superado.

Semforo Verde

Semforo Amarillo

Semforo Rojo
Semforos con caja
blanca

El avance del indicador tiene una desviacin


significativa a la meta fijada y hay que considerar
la implantacin de acciones preventivas para
mitigar el riesgo.
El avance del indicador esta lejano a la meta
fijada y es imperativo implementar acciones
correctivas
El indicador tiene metas asignadas pero no ha
sido capturado ningn dato en el ao que
permita establecer el avance del indicador.

Semforos con caja e El indicador tiene metas cerradas pero an no se


icono de candado
han registrado resultados.
Semforos con guin

El indicador ha sido creado pero an no tiene


metas asignadas.

Solicitar Apertura

Indica que se requiere realizar una solicitud para


hacer alguna modificacin en el resultado o meta
cerrada, o borrado de algn indicador.

Apertura Pendiente

Indica que la solicitud de apertura est pendiente


de aprobar o rechazar

Apertura Aprobada

Indica que la solicitud de apertura fue aprobada

Tabla 2: Simbologa - GPR

5
Direccin de Planificacin e Inversin

SMBOLO

NOMBRE DEL
DEFINICIN
SMBOLO
ICONOS DE ESTADO DE HITOS
Semforo Verde

Hito cumplido a tiempo o hito abierto antes de la


fecha comprometida.

Semforo Amarillo

Hito en riesgo, no se ha cumplido y paso la fecha


comprometida o la fecha estimada es posterior a
la fecha comprometida.

Semforo Rojo

Hito cumplido despus de la fecha comprometida.

ICONOS DE ESTADO DE AVANCE FISICO


Semforo Verde

100% Avance fsico real acumulado vs.


Programado acumulado.

Semforo Amarillo

Entre 85% y 100% avance fsico real acumulado


vs. Programado acumulado.

Semforo Rojo

85% avance fsico real acumulado vs.


Programado acumulado.
Tabla 3: Simbologa - GPR

6
Direccin de Planificacin e Inversin

Tipos de Umbrales

TIPO DE
INDICADOR

RESULTADOS VS. LA META

Ascendente

100%

Meta

entre 85% y 100%


85%

Descendente

115%
entre 100% y 115%

Meta

Banda de
Tolerancia

100%
15% (+)
10% (+)

Meta

Desviacin 10% (+/-)


10% (-)
15% (-)
Tabla 4: Simbologa de Umbrales - GPR

7
Direccin de Planificacin e Inversin

SEMFORO

BARRA DE NAVEGACIN
En las opciones de est barra se pueden observar o modificar lo siguiente:

Ilustracin 1: Pantalla Men Principal GPR

Mi Cuenta
Para acceder a las opciones de MI CUENTA se debe hacer clic en

Ilustracin 2: Pantalla opciones Mi Cuenta - GPR

8
Direccin de Planificacin e Inversin

Mis Acciones Claves: muestra el listado de acciones clave que tiene asignado
el usuario actual.
Mis Proyectos: muestra el listado de los proyectos que tiene el usuario.
Mis Indicadores: muestra el listado de los indicadores que tiene
responsabilidad el usuario.
Mi Perfil: detalla los datos del usuario, estos son: nombre, apellido, puesto,
correo electrnico.
Cambiar mi Clave: Esta pantalla permite cambiar la clave del usuario actual
Nota 1: todos los usuarios tienen la capacidad de cambiar su clave
cuando sea necesaria.
Nota 2: se recomienda cambio de clave cada trimestre para mantener la
seguridad de la informacin contenida en GPR.
Nota 3: la clave puede ser de hasta una longitud de 240 caracteres.
Para cambiar la clave se debe llenar los siguientes campos:
CAMPO
Clave Actual:
Clave Nueva:

CRITERIO DE CAPTURA
Ingrese la clave actual del usuario.
Ingrese la nueva clave deseada.
Re-ingrese la nueva clave deseada para confirmar los
Confirmacin de Clave:
datos.
Tabla 5: Campos para cambios de Clave - GPR

HERRAMIENTA PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN A


LA GESTIN INSTITUCIONAL

Actualizaciones Y Reportes GPR

El Servicio de Contratacin de Obras SECOB, debe actualizar y reportar, de acuerdo a


las responsabilidades de cada Direccin en el Nivel 4 la siguiente informacin:

Nivel 4

Se ingresa a la pgina web http://gpr.administracionpublica.gob.ec/gpr_ecuador/n4


Categora: INSTITUTO Y ORGANISMOS
Entidad: SECOB Servicio de Contratacin de Obras
Unidad: Ingresar a la direccin correspondiente
Usuario: Cdula de Identidad
Clave: la establecida por el usuario.

9
Direccin de Planificacin e Inversin

Clic en Iniciar Sesin

Ilustracin 3: Pantalla de Inicio a la herramienta GPR

*Observacin: El usuario y clave son intransferibles y es de uso y responsabilidad


exclusiva de cada funcionario asignado.

FACTOR CRTICO DE XITO 4 (FCE4)


FACTOR CRTICO DE XITO 4 (FCE4)

PROYECTOS DE GASTO CORRIENTE

Son proyectos que representan una serie de acciones puntuales, particulares y


temporales para mejorar las condiciones mediante las que se crea un proceso. En la
mayora de los casos, se requerir hacer una inversin de recursos, sin embargo, este
tipo de proyectos buscan mejorar o innovar la forma en que un proceso se ejecuta
actualmente.
Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Gasto Corriente se siguen
los siguientes pasos.

10
Direccin de Planificacin e Inversin

1. Hacer clic en FCE4 Proyecto de Gasto Corriente.

Ilustracin 4: Pantalla de Factores Crticos de xito - GPR

Se despliega varias opciones, hacemos clic en Proyecto de Gasto Corriente

Ilustracin 5: Pantalla Opciones FCE4 - GPR

2. Hacer clic en EDITAR,


para realizar cambios en los Datos.
3. Si desea Crear un nuevo proyecto, hacer clic en

Ilustracin 6: Pantalla Proyectos FCE4 - GPR

11
Direccin de Planificacin e Inversin

4. Para agregar un proyecto de Gasto Corriente se requiere completar la siguiente


informacin:
1
2
3

4
5

6
7
8
9
10

11

12
13
14

15
16

Ilustracin 7: Pantalla de informacin FCE-4 - GPR

1. No.: Se inicia con la letra I (Categorizacin de proyectos de Gasto Corriente)


seguido del Nmero de Proyecto.
Nota: el nmero del proyecto es automtico por el sistema.
2. Proyecto de Gasto Corriente: El nombre oficial del proyecto.
3. Descripcin: se detalla el PROPSITO y PRODUCTO del Proyecto.
Nota: debe estar separado con un espacio entre ellos.

4. Tipo de Proyecto: Puede ser, Activos Fijos, Procesos, Brainware Talento


Humano, Comercial, Infraestructura, Organizacin/Cultura y Tecnologa.
5. reas de la unidad: Son las reas de la unidad operativa donde el proyecto es
gestionado, o las reas con las que se vincula.
6. Fecha de Inicio: fecha en la que determina la necesidad de realizar el proyecto
para lograr uno o ms objetivos.
12
Direccin de Planificacin e Inversin

7. Fecha Fin: Fecha en la que se espera que se completen todas las actividades y
se realice la entrega formal definitiva.
8. Lder del Proyecto: Es el responsable de administrar todo el ciclo de vida del
proyecto con el propsito de que el mismo termine en el tiempo, costo y con la
calidad establecida.
9. Patrocinador Ejecutivo: Es la autoridad responsable de asegurar los recursos
necesarios para la implementacin y ejecucin del proyecto.
10. Beneficios Cualitativos: Se redacta de manera concisa en funcin de los
objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qu busca el
proyecto y en qu medida ayudar a resolver la problemtica para lo que fue
creado.
11. Tipo de Beneficiario: Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que
impactar el proyecto, adems se puede incluir grupos afectados
indirectamente.
12. CUP: Cdigo nico del Proyecto. Es el cdigo que SENPLADES asigna a un
proyecto cuando emite el dictamen de prioridad. En el Proyecto de Gasto
Corriente, no se debe ingresar este campo.
13. Viabilidad Tcnica: Son las capacidades y competencias del lder y equipo del
proyecto para llevar a cabo el mismo. Estos pueden ser Muy Baja, Baja, Media,
Alta y Muy Alta.
14. Restricciones: Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE o
RECURSOS los mismos que limiten las acciones para la ejecucin del proyecto.
15. No. de contrato principal: Para Proyectos de Gastos Corrientes no aplica este
campo.
16. Fecha de firma de contrato: Para Proyectos de Gastos Corrientes no aplica
este campo.
5. Para Grabar al proyecto o cambios realizados hacer clic en

FACTOR CRITICO DE XITO 5 (FCE5)


FACTOR CRTICO DE XITO 5 (FCE5)

PROYECTOS DE INVERSIN

Son proyectos que implican una inversin para la creacin, ampliacin o mejora de
cualquier tipo de activo fijo. Su propsito es incrementar la cantidad de activos an y
cuando indirectamente mejoren un proceso.
Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Inversin se siguen los
siguientes pasos.
13
Direccin de Planificacin e Inversin

1. Hacer clic en FCE5 Proyecto de Inversin

Ilustracin 8: Pantallas de Factores Crticos de xito - GPR

2. Se despliega varias opciones, hacemos clic en Proyectos de Inversin

Ilustracin 9: Pantalla de Opciones FCE-5 - GPR

3. Hacer clic en EDITAR,


para realizar cambios en los Datos.
4. Si desea Crear un nuevo proyecto de Inversin, hacer clic en

Ilustracin 10: Pantalla FCE -5 -GPR

14
Direccin de Planificacin e Inversin

5. Para agregar un proyecto de Inversin se requiere completar la siguiente


informacin:

1
2

3
4

5
6
7
8
9

10

11
12
13

14
15

Ilustracin 11: Pantalla de informacin FCE-5 - GPR

1. Proyectos de Inversin: Incluir al inicio las siglas de la Institucin, para


proyectos de inversin debe constar el mismo nombre del eSIGEF o contrato.
2. Descripcin: debe incluir:
PROPSITO: meta que se desea alcanzar en el proyecto
ALCANCE: que se va a lograr con el proyecto
3. Tipo de Proyecto: Seleccionar a qu tipo de proyecto al que ms se apega.
4. reas de la Unidad: Son las reas de la unidad operativa donde el proyecto es
gestionado, o las reas con las que se vincula.
15
Direccin de Planificacin e Inversin

5. Fecha de Inicio: Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitucin del


Proyecto.
6. Fecha Fin: Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de Prioridad emitido por
SENPLADES. Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del
proyecto y se han cerrado todos los hitos.
7. Lder del Proyecto: Funcionario responsable de que el proyecto termine a
tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida.
Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular de
la unidad.
8. Patrocinador Ejecutivo: Ejecutivo responsable de proveer el apoyo apropiado
para el proyecto y asegurar la inversin requerida. Generalmente recae en
Subsecretarios o Coordinadores.
9. Beneficios Cualitativos: Deben redactarse de manera concisa en funcin de los
objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qu busca el proyecto
y en qu medida ayudar a resolver la problemtica para lo que fue creado.
10. Tipo de Beneficiario: Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que
impactar el proyecto, adems se puede incluir grupos afectados
indirectamente.
11. CUP: Cdigo nico del proyecto. Es el cdigo que SENPLADES asigna a un
proyecto cuando emite el dictamen de prioridad.
12. Viabilidad Tcnica: Las capacidades y competencias del lder del proyecto y el
equipo para llevar a cabo el mismo, as como la factibilidad de realizacin del
proyecto por su ubicacin geogrfica, vas de acceso, disponibilidad de
materiales y equipos. Estos pueden ser Muy Baja, Baja, Media, Alta y Muy Alta.
13. Restricciones: Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE o RECURSOS
(humanos, materiales, equipos, etc.), los cuales limiten las acciones para la
ejecucin del proyecto.
14. No. de contrato principal: Se detalla el nmero del contrato principal.
15. Fecha de firma de contrato: Indicar fecha de firma del contrato.
6. Para grabar al proyecto o cambios realizados hacer clic en

16
Direccin de Planificacin e Inversin

FACTOR CRITICO DE XITO 8 (FCE8)


FACTOR CRTICO DE XITO 8 (FCE8)

GESTIN DE PROYECTOS Y PROCESOS

Dentro de este factor existe dos tipos de proyectos, los de Gasto Corriente y de
Inversin.
Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Gasto Corriente o Proyectos
de Inversin se realizan los siguientes pasos:
Nota: Tomar en cuenta que existen datos que no sern llenados en los Proyectos de
Inversin o Viceversa.
1. Hacer clic en FCE8 en Gestin de Proyecto y Procesos

Ilustracin 12: Pantalla de Factor Crtico de xito - GPR

17
Direccin de Planificacin e Inversin

2. Se despliega varias opciones, hacemos clic en el proyecto que se requiera.


(Proyecto de Inversin o Proyecto de Gasto Corriente).

Ilustracin 13: Pantalla de opciones FCE 8 - GPR

3. Se abre una pantalla con el listado de los proyectos, se escoge el proyecto deseado
haciendo clic en Editar
.
4. Se abre una pantalla con la informacin del Proyecto, la misma que fue llenada en el
FCE 4 o FCE 5 respectivamente.

Ilustracin 14: Pantalla con la Informacin del Proyecto - GPR.

18
Direccin de Planificacin e Inversin

5. Se debe llenar los siguientes campos

Control de Proyectos

Objetivo

Definicin
Concepto
de Solucin
Anteproyecto

Definicin del
Proyecto

Ejecucin
Definicin del
Plan de Trabajo
Planeacin

Revisiones
Peridicas
Aprobacin de
Cambios

Certificacin
de Termino.
Cierre

Ilustracin 15: Etapas de un proyecto

Ilustracin 16: Pantalla Control de Proyectos - GPR

Anteproyecto: Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un


proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que an no est
completamente definido.
Definicin: Se encuentra en este estado una vez que se autoriza el inicio de la
definicin del proyecto y hasta que se recibe la asignacin de recursos y
presupuesto para su ejecucin.
Planeacin: Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha
sido elaborado por la entidad ejecutora y autorizado por SENPLADES mediante el
Dictamen de Prioridad.
Ejecucin: Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido
aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan
todos los productos del proyecto.
Cierre: Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de
elaboracin de entregables y hasta que se emiten las actas de entrega-recepcin
final o definitiva y el reporte final del proyecto es aceptado.
Completado: Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado
satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la informacin de la
ficha del proyecto.

19
Direccin de Planificacin e Inversin

Congelado: Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados por
cualquier motivo y se espera que se reanuden en un futuro. Debe obligatoriamente
anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el
cambio de fase.
Cancelado: Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente
sin haber sido completados. Debe obligatoriamente anexar el documento formal
firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase.

Para modificar un control de proyectos se sigue los siguientes pasos:


1. Clic en Control de Proyectos

Ilustracin 17: Pantalla de Control de Proyectos - GPR

2. Se escoge la fase actual del Proyecto.

Ilustracin 18: Pantalla Fases del Control del Proyecto - GPR

3. Finalmente Clic en

para grabar la Fase del Proyecto.

20
Direccin de Planificacin e Inversin

Visualizaciones Grficas

Ilustracin 19: Pantalla Visualizaciones Grficas - GPR

Avance Total del proyecto: El sistema calcula automticamente de acuerdo a los


hitos cumplidos sumando los pesos de cada uno de ellos.
Tiempo Programado: El sistema calcula automticamente en base al tiempo
transcurrido real, arranca en la fecha de inicio y completar el 100% en la fecha de
fin.
Presupuesto Devengado: El sistema calcula automticamente en base al
presupuesto que se ha devengado hasta la fecha (reconocimiento real de la
obligacin) con respecto al presupuesto programado total del ao en cuestin.
Porcentaje Costo Total Devengado: El sistema calcula automticamente en base
al dinero que se ha utilizado (devengado) hasta la fecha con respecto al costo total
del proyecto multianual.

Resumen Ejecutivo

Cada mes se debe crear un resumen ejecutivo para reportar lo ms relevante del mes
anterior, el mismo debe ser claro y conciso.
Para los proyectos de Gasto Corriente o de Inversin debe tener la siguiente
metodologa:
Proyectos de Gasto Corriente
MES AO: Descripcin de la actividad ms relevante del mes.
Proyectos de Inversin
MES AO:
1. Actividades relevantes del mes.
2. Actividades relevantes del mes.
*Observacin: en el resumen ejecutivo se debe hacer referencia a un hito o anexo.

21
Direccin de Planificacin e Inversin

Ilustracin 20: Pantalla de Resumen Ejecutivo - GPR

Para crear un Resumen Ejecutivo se sigue los siguientes pasos:


1. Clic en Crear Resumen Ejecutivo

Ilustracin 21: Pantalla Crear Resumen Ejecutivo - GPR

2. Escribir el Resumen Ejecutivo.


3. Clic en Cerrar Resumen.
4. Clic en
para Guardar el Resumen Ejecutivo

Ilustracin 22: Pantalla para crear Resumen Ejecutivo - GPR

Nota: una vez Cerrado el Resumen no se puede realizar correcciones.

22
Direccin de Planificacin e Inversin

Problema

En este campo se ingresan los problemas que han surgido en el proyecto con su
respectiva accin(es) para resolverlos. Son acciones que el Lder del Proyecto no las
puede gestionar y necesita escalar al Patrocinador Ejecutivo.
De este modo se crea una constancia de los sucesos ocurridos que hayan podido
afectar de cualquier manera el proyecto y la gestin para seguir el plan del mismo.
Para crear un Problema se realizan los siguientes pasos:
1. Clic en agregar problema

Ilustracin 23: Pantalla para Agregar Problema - GPR

2. Se abre una pantalla en la cual se debe llenar de la siguiente informacin

1
2

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Ilustracin 24: Pantalla para crear un problema - GPR

1.
2.
3.
4.

Problema: Indicar el problema encontrado.


Descripcin: Detallar el problema.
Fecha de identificacin: Fecha que se identifica el Problema.
Responsable: Funcionario responsable de que el proyecto termine a
tiempo, dentro del tiempo y con la calidad establecida. Recomendable que

23
Direccin de Planificacin e Inversin

sea una persona de la unidad operativa diferente al titular. En algunas


instituciones se lo conoce como Lder del Proyecto.
5. Urgencia: Se coloca en escala del 10 al 100 segn la urgencia del caso.
6. Impacto: Se coloca en escala del 10 al 100 el impacto que ha tenido el
problema.
7. Calificacin: el sistema realiza una frmula la cual califica al Problema.
Urgencia x impacto / 100: ms bajo = 1, ms alto = 100.

8. Costo del Impacto: En caso de tener dicha informacin (incluir anexo con
el clculo).
9. Retraso: Das de retraso para dar una solucin.
10. Fecha de impacto: Fecha en la que se present el problema.
11. Hito asociado: Asociar al hito al cual se genere mayor impacto el problema.
12. Estado: Puede ser abierto o cerrado.
Permanece abierto mientras no haya solucin y se cierra una vez
solventado Fecha de cierre: Se ingresa esta fecha cuando el problema haya
sido resuelto.
13. Fecha de Cierre: Fecha en la que el problema ha sido resuelto.
3. Para agregar una accin, Clic en

Ilustracin 25: Pantalla agregar accin en un problema

1. Accin: Indicar la accin que se va a realizar para dar solucin al problema.


2. Fecha Comprometida: fecha que se realizara la accin.
3. Fecha Completada: fecha que se ha concluido la accin.
4. Finalmente Clic en

para grabar el problema.

Riesgo
Es un evento o una condicin de incertidumbre que si ocurre tiene un efecto negativo
en al menos uno de los hitos o productos del proyecto. La Sintaxis correcta es:
Evento

CAUSARA

24
Direccin de Planificacin e Inversin

Impacto

Atributos del Riesgo

Es una amenaza
Siempre est en futuro
Puede tener una o ms causas
Si ocurre, puede tener uno o ms impactos negativos.
Evaluacin y Tratamiento de Riesgos

Identificar los
riesgos.

Calificar la
probabilidad de
ocurrencia.

Calificar el
impacto
potencial.

Definir un plan
de accin.

Monitoreo y Control de Riesgos


Detectar
cambios en el
etorno.

Gestionar el
Plan de Accin.

Identificar
nuevos Riesgos.

Cerrar los
riesgos.

Ilustracin 26: Proceso para evaluar y monitorear un riesgo.

Para crear un riego se realizan los siguientes pasos:

1. Clic en agregar riesgo

Ilustracin 27: Pantalla Agregar Riesgo - GPR.

Recuerda: Que todos los proyectos deben tener mnimo un riesgo, el cual se debe
escoger nicamente entre las categoras a nivel de proyecto.
25
Direccin de Planificacin e Inversin

2. Ingresar los siguientes campos

1
2
3

4
5
6
8

7
9
10
11

13

12
14

Ilustracin 28: Pantalla para Agregar un riesgo - GPR.

1. Clasificacin (RBS: Risk Breakdown Structure): La clasificacin del riesgo es de


acuerdo a Estructura desglosada de Riesgos, para proyectos utilizar la clasificacin
5.
2. Riesgo: Se debe detallar el riesgo y la manera que afectara a la continuidad del
proyecto y debe estar redactado de acuerdo a la siguiente sintaxis.
*Recuerda: Siempre debe ir la palabra CAUSARA con maysculas.
3. Descripcin: Breve resumen de lo que trata el riesgo.
4. Fecha de Identificacin: Fecha que se ha identificado el Riesgo.
5. Responsable: (Lder del proyecto). Es la persona que debe gestionar y buscar la
manera de mitigar el riesgo.
6. Probabilidad: es el porcentaje que mide la probabilidad de que el riesgo pueda
ocurrir durante la ejecucin de proyecto.
PORCENTAJE
90%
70%

PROBABILIDAD
Muy Alta
Alta

50%

Media

30%

Baja

10%

Muy Baja

DETALLE
Es casi un hecho que va a ocurrir.
Estamos en plena duda, las seales
detectadas al respecto nos indican
que puede o no ocurrir.
Se identific como riesgo, pero no
creemos que ocurra, no hay
argumentos para alarmarnos.

Tabla 6: Porcentajes de probabilidad

26
Direccin de Planificacin e Inversin

7. Impacto: es el valor que mide el grado de impacto que tendr el riesgo si llegara a
ocurrir.
IMPACTO

PROBABILIDAD

DETALLE

90

Muy Alta

70

Alta

Habr un perjuicio severo si llega a


ocurrir

50

Media

Perturbador pero administrable.

30

Baja

10

Muy Baja

Mnimo y localizado.

Tabla 7: Valores del impacto

8. Calificacin: el sistema califica automticamente, multiplicando la probabilidad


por el grado de impacto. La calificacin ms baja es 1 y la ms alta es 100.
Cuando el riesgo tiene una probabilidad de ocurrencia y grado de impacto, entre
70 90 (es decir con una calificacin superior a 4), se la considera de prioridad 1,
por lo cual se debe definir y gestionar un plan de accin.

Grado de Impacto

Mapa de Riesgo

Probabilidad de Ocurrencia
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

90
80
70
60
50
40
30
20
10

Prioridad 1

Tabla 8: Mapa de Riesgos

*Frmula: Probabilidad x impacto / 100

9. Costo Potencial del impacto: Es el valor que se requerir en caso de ocurrir el


evento considerado como riesgo.
10. Retraso potencial: Das de retraso para dar una solucin.
11. Fecha estimada de ocurrencia: Es la fecha en que se estima ocurra el riesgo,
debe aproximarse con la fecha del Hito Asociado.
12. Hito asociado: se debe seleccionar el hito que ser afectado en caso de ocurrencia
del riesgo. Asociar al hito al cual se genere mayor impacto el riesgo.
13. Estado: Puede ser abierto o cerrado.
Permanece abierto mientras no haya solucin y se cierra una vez solventado.
27
Direccin de Planificacin e Inversin

14. Fecha de cierre: cuando el riesgo haya sido resuelto se debe incluir la fecha.
Para agregar una Accin se debe realizar los siguientes pasos:
3. Clic en Agregar
1

Ilustracin 29: Pantalla Agregar Accin - GPR

1. Accin: Plan de accin para mantener bajo control el riesgo. Las acciones
van encaminadas a evitar, prevenir, transferir la amenaza y/o a tener un
plan de contingencia para el riesgo.
2. Tipo de Accin: Existen los siguientes tipos de acciones.
TIPO DE ACCIN

DESCRIPCIN

Evitar

Accin que evita el riesgo eliminando su


causa, o seleccionando acciones
alternativas.

Prevenir

Accin que disminuye la probabilidad de


ocurrencia del riesgo.

Transferir
Contingencia

Accin que transfiere y/o comparte el


riesgo con un tercero.
Accin que reduce el impacto en caso de
que ocurra el riesgo.
Tabla 9: Tipos de Accin - GPR

3. Fecha Comprometida: Es la fecha de compromiso de ejecucin de la(s)


accin(es).
4. Fecha Completada: Es la fecha que la accin ha sido ejecutada.
Recuerda: En caso de que el riesgo ocurra, afecte negativamente al
cumplimiento del hito y a pesar de haber llevado a cabo todas las acciones
previstas y el plan de contingencia, este deber cerrarse y gestionarse como
problema
4. Clic en

para grabar el Riesgo.

28
Direccin de Planificacin e Inversin

Localidad
En este campo se selecciona el rea o reas focales a las cuales se espera impactar con
el proyecto.
Pasos para editar una localidad
1. Clic en Editar localidades

Ilustracin 30: Pantalla Editar Localidades - GPR

2. Se abre una pantalla, hacer clic en Agregar

Ilustracin 31: Panta para Agregar Localidades - GPR

3. Seleccionar la localidad de impacto del proyecto.

Ilustracin 32: Pantalla seleccin de Localidad de impacto - GPR

4. Clic en Aceptar para guardar los cambios.

29
Direccin de Planificacin e Inversin

Hitos

Los Hitos son logros o entregables verificables en el transcurso del proyecto.


Para crear o modificar hitos se realizan los siguientes pasos:
1. Clic en Editar Hitos

Ilustracin 33: Pantalla detalle de Hitos - GPR

2. Se debe detallar la siguiente informacin:

Ilustracin 34: Pantalla de Edicin de Hitos GPR

30
Direccin de Planificacin e Inversin

1. Clic en Agregar para aadir las filas.


2. Escribir los hitos en base a la metodologa

Para los proyectos de Gasto Corriente se debe tomar en cuenta todas


las etapas de un proyecto.

ANTEPROYECTO: Define el proyecto a realizarse.


DEFINICIN: Justificacin de la necesidad del proyecto.
PLANEACIN: Aqu se puede detallar las actividades que se va a realizar en el
proyecto como por ejemplo un cronograma.
EJECUCIN: Se detalla las actividades que se van a realizar en el proyecto con
sus respectivas fechas de realizacin.
CIERRE: Informe de las actividades realizadas.
COMPLETADO: Documento final que evidencie el cumplimiento del proyecto.
Tabla 10: Descripcin de las etapas de los Hitos GC GPR

Para los Proyectos de Inversin, solo se detallan Hitos de ejecucin,


cierre y completado debido a que la institucin es coejecutor de las
obras.

EJECUCIN: Se detalla las actividades que se ejecutaran en la obra (Cronograma


Valorado).
CIERRE: Documento del Acta de Entrega Recepcin Provisional.
COMPLETADO: Documento del Acta de Entrega Recepcin Definitiva.
Tabla 11: Descripcin de las etapas de los Hitos PI - GPR

*Observacin: Los hitos deben estar directamente relacionados a las actividades del
cronograma valorado del proyecto aprobado por SENPLADES en la fase de ejecucin.

3. Seleccionar la Categora tenga relacin con el Hito, entre ellos tenemos:


Solicitud de Informacin
Publicacin de pliegos
Adjudicacin
Inicio de Trabajo
Entregables intermedios
Acta de Entrega - Recepcin Definitiva
Entregables formales
V- Verificacin ejecutiva
C Compromiso Ministerial
4. Fecha comprometida y Fecha Estimada: En un principio la fecha
comprometida y estimada deben ser las mismas. La fecha comprometida
nunca cambia, sin embargo la fecha estimada debe ser modificada segn la
31
Direccin de Planificacin e Inversin

realidad y una vez que se cumpla el hito la fecha estimada se convertir en


fecha real de manera automtica.
5. Fecha Real: Una vez que el hito se cumpla, la fecha estimada se convertir
en la Fecha Real de manera automtica. La edicin de las mismas
depender de los niveles de ceremonia establecidos. Una vez que el
proyecto cambie a su fase de Ejecucin, se debe definir el nivel de
ceremonia previo aprobacin del Ministerio Coordinador o Rector segn
corresponda.
*Observacin: El comportamiento de los semforos est sujeto al cumplimiento o
no de los hitos y si estn o no a tiempo. Entonces, se prender el color:

6. Hito Cumplido: Si el hito se ha cumplido se debe seleccionar SI.


7. Avance Fsico: Se debe asignar un peso a cada hito segn su importancia y
la fase a la que pertenezca, de tal manera que sumados todos los pesos
lleguen a 100. Este peso se ver reflejado como porcentaje de avance fsico
del proyecto a medida que se van cumpliendo los hitos.

El tiempo requerido para terminar el proyecto.


Definicin

HITOS

Avance
Fsico

10%

Ejecucin

Planeacin

2
20%

Cierre

25
%

50%

70%

90%

Ilustracin 35: Grafico de la relacin de Hitos y Tiempo.

3. Clic en

para grabar los cambios.

32
Direccin de Planificacin e Inversin

7
100%

Supervisiones Ejecutivas
Una Supervisin Ejecutiva es la observacin pertinente a las actividades que se llevan
en un proyecto, para: identificar problemas, retrasos o incumplimientos de la
ejecucin de los programas y proyectos de inversin que se ejecutan, y tomar medidas
correctivas de forma oportuna y eficiente por parte de la institucin pblica ejecutora.

Ilustracin 36: Pantalla Supervisiones Ejecutivas - GPR

Presupuesto y Perfil Econmico

En este campo se registra el resumen del presupuesto del proyecto cargado en GPR.

Ilustracin 37: Pantalla de Presupuesto y Perfil Econmico - GPR

Para ingresar el presupuesto del proyecto se realizan los siguientes pasos:


1. Se debe ingresar los campos requeridos:

33
Direccin de Planificacin e Inversin

9
8
10
11

12
13
14
16

15

17

18
19
20
21
21

Ilustracin 38: Pantalla presupuesto y perfil econmico - GPR

34
Direccin de Planificacin e Inversin

1. Ppto. Programado a Devengar (Mensual): Monto del presupuesto programado a


devengar para pagos en cada mes. La suma del presupuesto programado a
devengar mensual debe cuadrar con el presupuesto codificado en el eSIGEF, es
decir el monto de presupuesto disponible y autorizado para el proyecto en el ao
corriente.
2. Presupuesto Devengado (Mensual): Monto del presupuesto
devengado
estipulado en la cdula presupuestaria del proyecto cada mes.
3. Programado a Devengar Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto
Programado durante el periodo definido.
4. Devengado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Devengado hasta
el ltimo mes actualizado.
5. Avance Acumulado: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relacin
al Programado Acumulado.
6. Estado: Los semforos son un resultado del Avance Acumulado, si ste tiene una
desviacin igual o menor al +/- 10% ser verde, si es menor al +/- 15% ser
amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% ser rojo.
7. Avance Anual: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relacin al
Total.
8. Ppto. Planeado: Es el valor que se establece como necesario para llevar a cabo el
proyecto en el AO FISCAL. Es decir, es el valor planeado y solicitado en el ao
correspondiente y que consta en el proyecto SENPLADES y fue aprobado.
9. Razn del Cambio: Cada cambio al presupuesto programado requiere una breve
explicacin de la razn por la que se realiz el cambio.
10. Ppto. Externo Planeado: Si existe presupuesto externo se ingresa el valor y se
especifica de dnde proviene dicho presupuesto.
11. Tipo de Ppto. Externo: Pueden ser Donaciones, Economa mixta, Fideicomiso
Inversionista Internacional, Inversionista Nacional, Obligaciones, Organismo
multilateral, Proveedor.
12. Ppto. Aprobado Inicial: Monto aprobado oficial al inicio de cada ao por la
Asamblea Nacional y se publica en el Plan Anual de Inversiones PAI.
13. Ppto. Codificado: Monto autorizado y codificado en el sistema e-SIGEF,
significando el presupuesto actual vigente del proyecto.
14. Ppto. Comprometido: Estimacin de las obligaciones contradas pendientes de
ejercer con cargo al presupuesto aprobado inicial.
15. Ppto. Codificado 998: Monto autorizado y codificado en el sistema e-SIGEF,
significando el presupuesto actual vigente del proyecto para fuente 998.
16. Ppto. Devengado 998: Monto del presupuesto devengado para fuente 998.
17. Estimado a fin de ao: Pronstico del Lder del Proyecto de cul sera el monto
final devengado a fines de diciembre del presente ao.

35
Direccin de Planificacin e Inversin

18. Anticipo Desembolsado: Monto acumulativo del anticipo entregado en la vida del
proyecto.
19. Costo Total: El costo total del proyecto incluyendo todos los aos desde la fecha
de inicio hasta la fecha de fin.
20. Retorno Econmico: Beneficio cuantitativo del proyecto expresado en dinero por
medio de alguna metodologa determinada.
21. TIR: Tasa interna de retorno. Tipo de descuento que iguala, en valor actual, los
flujos de caja positivos y negativos generados por un activo financiero o proyecto
de inversin.
22. VAN: Valor Actual Neto. Es el valor puesto al da de todos los flujos de caja
esperados de un proyecto de inversin.
2. Clic en

para guardar los datos en el Presupuesto y Perfil Econmico.

Indicadores

Un indicador es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempeo


necesario para alcanzar una meta determinada.
Para Agregar Indicadores Vase desde la pgina 42 a la 48 Ingreso de
Indicadores FCE9

Archivo Anexos

Para agregar un archivo se realizan los siguientes pasos.


1. Clic en Agregar Archivo Anexo

Ilustracin 39: Pantalla para Agregar Archivo Anexo -GPR.

2. Examinar el Archivo y escribir la descripcin del mismo.

Ilustracin 40: Pantalla anexar documento - GPR

36
Direccin de Planificacin e Inversin

Formato y descripcin para el documento:

La descripcin del archivo debe iniciar con la primera letra del abecedario
(A), seguido del nmero correspondiente. Adicionalmente se aade la palabra
Hito o Anexo segn corresponda.
El archivo debe ser en formato pdf o jpg.
El nombre del archivo debe iniciar con la primera letra del abecedario (A),
seguido del nmero correspondiente.
Ejemplo:

Ilustracin 41: Pantalla de documentos anexos - GPR

3. Clic en

para guardar el archivo.

Agregar Liga

En esta opcin permite que el sistema abra una ventana adicional para acceder a la
direccin indicada.

Ilustracin 42: pantalla agregar Liga - GPR

37
Direccin de Planificacin e Inversin

Pasos para agregar Liga se debe realizar los siguientes pasos:

Ilustracin 43: Pantalla datos para agregar liga - GPR

1. Nombre: Nombre corto de la URL (hipervnculo o enlace externo)


2. Direccin de la URL: Una Direccin de Internet (URL) valida.

Informacin de Referencia

La informacin de referencia fue ingresada en los FCE 4 / FCE 5.

Ilustracin 44: Pantalla Informacin de Referencia - GPR

Equipo del Proyecto

Aqu se detalla los funcionarios que aportan con el proyecto


Ejemplo equipo del Proyecto de inversin:

Ilustracin 45: Pantalla equipo del Proyecto - GPR.

38
Direccin de Planificacin e Inversin

FACTOR CRTICO DE XITO 9 (FCE9)


FACTOR CRTICO DE XITO 9 (FCE9)

GESTIN DE LA UNIDAD

Dentro de este factor se realiza la actualizacin y revisin de la informacin.


Para dar seguimiento o ingresar informacin en los indicadores se realizan los
siguientes pasos:
1. Hacer Clic en el Factor Crtico de xito 9

Ilustracin 46: Pantalla Factores Crticos de xito - GPR

2. Se despliega varias opciones, se hace clic en objetivos operativos.

Ilustracin 47: Pantalla opciones en el FCE9 - GPR

39
Direccin de Planificacin e Inversin

3. Se abre una ventana con la descripcin de cada indicador, hacer clic en


DETALLE, para visualizar.

Ilustracin 48: Pantalla Visualizacin de Indicadores - GPR

4. Se abre una pantalla con la informacin del indicador, para actualizar hacer clic
en Editar.

Ilustracin 49: Pantalla informacin del Indicador - GPR

40
Direccin de Planificacin e Inversin

5. Se abre una venta con cuatro pestaas que conforman a los indicadores de
desempeo las cuales son:

Ilustracin 50: Indicadores de desempeo

41
Direccin de Planificacin e Inversin

Definicin

1
2
3

4
5
6
7

8
9

Ilustracin 51: Pantalla Detalle indicadores - GPR

1. Tipo de Configuracin: puede ser Modo Manual o Asistido:

Manual: permite al usuario elegir el valor de cada parmetro para


obtener el comportamiento deseado.
Asistido: permite seleccionar configuraciones predefinidas que
corresponden a indicadores tpicos en la mayora de las organizaciones.
2. Indicador: nombre corto del indicador. Este campo es requerido.
3. Descripcin del Indicador: Una breve descripcin del mismo.
4. Line Base: Valor de referencia tomado en un perodo de tiempo
anterior al inicio de medicin del indicador, que se puede usar como
base para definir sus metas.
5. Unidad de Medida: Unidades de medida derivadas del mtodo de
clculo.(ejemplo: porcentaje, das, montos, volmenes, etctera)
6. Fuente: Organismo o sistema de informacin oficial la cual provee
informacin.
7. Mtodo de clculo: La frmula o mecanismo para la obtencin de la
medicin del resultado.
8. Responsable: es la persona encargada de actualizar el Indicador.
9. Jerarqua del indicador: de impacto, resultados, procesamiento o
insumo.

42
Direccin de Planificacin e Inversin

1. Comportamiento: Discreto o Continuo.

Continuo

Discreto

En un indicador Continuo, el
color del semforo y el
porcentaje de cumplimiento
con respecto a la meta en un
perodo dado se ven
influidos
por
el
comportamiento de los
perodos anteriores.

En un indicador Discreto, el
color del semforo de un
perodo se determina nica
y exclusivamente por el
valor del indicador en ese
perodo.

La grfica de desempeo de
un indicador Continuo es un
grfica de lnea continua.

La grfica de desempeo de
un indicador Discreto es de
barras.

Resultado acumulado / Meta


acumulada = % de Avance

Resultado del perodo /


Meta perodo = % de Avance

2. Captura de metas y avances: Indique si el resultado a captura peridicamente


ser el valor acumulado al momento del registro o el valor que se obtuvo en el
periodo de registro.
En un indicador Discreto siempre se captura por perodo, pero en un indicador
acumulado se puede decidir capturar las metas y resultado por perodo o
acumuladas.
3. Fecha de Inicio: esta fecha determinar qu meses aparecen en pantalla
durante el primer ao de vida del indicador. En los aos subsiguientes este
campo no tiene efecto alguno.
43
Direccin de Planificacin e Inversin

No se puede seleccionar una fecha de inicio fuera de la vigencia del


objetivo.
4. Frecuencia de actualizacin: Elija entre las opciones disponibles:
Mensual, Bimestral, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual.
5. Umbrales: Los umbrales definen la forma en que se comportarn los
semforos del indicador.
Los semforos se basan en porcentaje de cumplimiento con respecto a la meta.

En los indicadores crecientes el umbral verde es mayor al umbral rojo.


Se dice que en estos indicadores, si sobrepasamos la meta, es mejor.

Ilustracin 52: Grafico indicador creciente - GPR

En los indicadores descendentes el umbral rojo es mayor al verde.


Se dice que en estos indicadores no es bueno acercarse a la meta.

Ilustracin 53: Grfico indicador descendente - GPR

6. Responsable: el responsable es del Director de cada rea.


7. Banda de Tolerancia: Seleccione Si, cuando el resultado del indicador pueda
fluctuar hacia arriba o hacia abajo con respecto a la meta, es decir, no se
considera un buen desempeo del indicador si:
Se sobrepasa la meta ms all del umbral establecido.
No se alcanza la meta esperada por un margen mayor al umbral
establecido.
44
Direccin de Planificacin e Inversin

Al seleccionar banda de tolerancia en un indicador, no se permite definir el


umbral verde mayor que el umbral rojo.
8. Indicador Fraccional: Seleccionar S para ingresar los resultados del
indicador a manera de fraccin: numerador y denominador. Recomendable para
indicadores cuya forma de clculo es mediante divisin, porcentajes, promedios,
ratios, etc.
9. Agrupamiento:
Indicador Agrupado Simple: Las metas y resultados del Indicador
Agrupado se obtienen de la suma o del promedio de las metas o resultados
de sus indicadores componentes.
INDICADOR AGRUPADO
Meta
Resultado (Avance)

COMPONENTES
Suma o promedio de metas de
Indicadores Componentes.
Suma o promedio de Resultados de
Indicadores Componentes.

Indicador Agrupado Ponderado: Se asigna un peso especfico a cada uno


de los Indicadores Componentes. Se pueden generar ponderaciones clsicas
basadas en 100%, en cuyo caso el peso especfico para cada Indicador
Componente se captura en forma decimal (i.e. 25% se captura como 0.25).
Por otro lado, se tiene la flexibilidad para crear ponderaciones cuya suma
sea mayor al 100%.
Tasas en los Indicadores Agrupados: Cuando los Indicadores
Componentes sean tasas (y por lo tanto el Indicador resultante Agrupado
tambin), el Indicador Agrupado ser el resultado de la divisin de las
sumas de sus numeradores y la suma de sus denominadores, no de las
sumas de sus tasas cuando se defina como Suma.
Indicadores Agrupados Fraccionales: Cuando se crea un Indicador
Agrupado Fraccional, cuyo s Indicadores Componentes son fraccionales a su
vez- siempre utilizar el promedio como mtodo de clculo de sus metas y
avances.
El nico efecto de seleccionar acumulamiento tipo suma es para propsitos
de sumar los denominadores y numeradores de sus Indicadores
Componentes.

45
Direccin de Planificacin e Inversin

Metas/simulador
Con la finalidad de que el usuario pruebe el comportamiento del indicador, antes de
que sus metas queden grabadas, el sistema permite que se capturen valores de metas
y resultados para que se despliegue la grfica y semforos correspondientes a cada
periodo.

Ingrese las metas y resultados de prueba y de clic en Simular

Ilustracin 54: Pantalla de Simulador - GPR

46
Direccin de Planificacin e Inversin

Resultados

Ilustracin 55: Pantalla resultados indicadores - GPR

En esta pestaa se ingresara la informacin requerida en base a la configuracin del


indicador.

1.
2.
3.

Actualizacin y Cierre de Metas


Capture o edite informacin en las columnas correspondientes.
Haga clic en Aceptar para registrar la informacin.
Escribir el comentario mensualmente con los valores del numerador y
denominar. Se debe escribir de forma descendente los meses y con el siguiente
formato:

FEBRERO 2014: En el rea se atendieron 17 memos de 20 memos requeridos.


ENERO 2014: En el rea se atendieron 20 memos de 20 memos requeridos.

47
Direccin de Planificacin e Inversin

4. Seleccione la casilla Cerrar Metas y haga clic en Aceptar para registrar la


informacin definitivamente.

Ilustracin 56: Pantalla de cierre de metas de indicadores - GPR

Nota: para verificar si un indicador se encuentra cerrado se debe visualizar que el


candado se encuentre cerrado junto al mes.

Archivos Anexos

Ilustracin 57: Pantalla Archivo anexo Indicadores - GPR

Pasos para ingresar un archivo


1. Clic en Agregar

Ilustracin 58: Pantalla Anexar Archivo Indicador - GPR

Se debe guardar los archivos con la siguiente metodologa

Ilustracin 59: Formato archivo anexo - GPR

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Direccin de Planificacin e Inversin

PLAZO PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIN


En base a la RESOLUCIN Nro. SECOB-DG-2014-0056 de fecha 14 de agosto de 2014,
en la cual se describe las Directrices para la utilizacin del sistema Gobierno por
Resultados (GPR) en el Servicio de Contratacin de Obras, Indica:
Art. 3.- Actualizacin de la informacin de proyectos.- Los responsables del GPR
de cada unidad operativa actualizar las Fichas de Proyectos de Gasto Corriente y de
Inversin, las mismas que sern observadas y cumplidas en su totalidad inclusive en
fechas como feriados y fines de semana de la siguiente manera:
1. El reporte financiero ser enviado por la Direccin Financiera el 01 de cada
mes;
2. La actualizacin de las Fichas de Proyectos se realizar el 02 y 03 de cada mes
por cada una de las Direcciones;
3. La Direccin de Planificacin e Inversin revisar metodolgicamente las
fichas en la Herramienta de GPR hasta el 04 de cada mes;
4. La Direccin de Planes, Programas y Proyectos, revisar el perfil econmico de
cada una de las fichas de proyectos de la Herramienta GPR hasta el 04 de cada
mes; y,
5. Posteriormente se notificarn las observaciones por memorando el mismo da
a las Direcciones para que realicen las correcciones hasta el 05 de cada mes.
Art. 4.- Fechas lmites de actualizacin de indicadores.- La fecha lmite para
actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes operativos ser
hasta el da diez (10) de cada mes, misma que sern observadas y cumplidas en su
totalidad inclusive en fechas como feriados y fines de semana.
Detalle de cronograma:
Factores de xito GPR
1 2 3 4 5
FCE8: Facto de xito 8: Gestin de Proyectos y Procesos
Reporte Financiero
Actualizacin de Fichas de Proyecto
Revisin metodolgica
Revisin Perfil Econmico
Correcciones
FCE9: Facto de xito 9: Gestin de la Unidad
Valores
Comentario
Documentos
Cierre de metas

Mes
Dias
7 8 9 10 11 12 13 14 15

Tabla 12: Cronograma de actividades - GPR

Nota: Si alguna de las fechas indicadas coincide con el da sbado o domingo, las
actividades se trasladan al da viernes o lunes, en ese orden.
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RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL


REPORTE DE LA HERRAMIENTA GPR.
Es responsabilidad de todos los Directores o personal asignado mantener actualizada
su informacin en el Sistema de Gobierno por Resultados GPR, de acuerdo al
cronograma establecido.

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO A LAS RESPONSABILIDADES


Se detalla tabla de incumplimientos que se pueden generar por no tener un
seguimiento en la herramienta.
DETALLE DEL INCUMPLIMIENTO

ESCALA DE
PROBLEMAS

Metas y Resultados de indicadores: una vez cerradas las metas de indicadores, o


cerrados los resultados de indicadores no pueden ser cambiadas por los usuarios del
sistema. En caso de ingreso y cierre de metas o resultados equivocados, ser necesario
comunicar a la Secretaria Nacional de Administracin Pblica SNAP, quien puede
autorizar la correccin de datos errneos bajo su supervisin y control.

Grave

La fecha lmite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior de los
indicadores hasta el diez (10) y en los Proyectos ser hasta el da tres (03) de cada
mes.
Se debe tomar en cuenta que los indicadores no deben estar: Semforos con Guion,
Semforos con caja blanca y semforos con caja e icono de candado.
Responsabilidad de los usuarios: los usuarios son responsables por la no
divulgacin de sus claves de acceso a la herramienta GPR, en caso de que se detecte
que clave ha sido utilizada por personas no autorizadas, se debe notificar a la
Secretaria Nacional de la Administracin Publica.
Responsabilidades del Lder del Proyecto: Es responsable de administrar todo el
ciclo de vida el proyecto con el propsito de que el proyecto termine en tiempo, costo
y con la calidad establecida.
Especficamente, las principales responsabilidades del lder de proyecto incluyen:
- Elaborar el plan del proyecto en conjunto con el equipo de trabajo.
- Actualizar en el Portal GPR la informacin bsica del proyecto.
- Dirigir y controlar la ejecucin del plan del proyecto.
- Determinar y asegurar el cumplimiento de la calidad de los productos.
- Identificar, documentar y solicitar autorizacin a los cambios al proyecto al
patrocinador ejecutivo y/o al Ministerio Coordinador de ser pertinente.
- Elaborar los resmenes ejecutivos de avance.
- Dar seguimiento al avance fsico y presupuestal del proyecto.
- Dar seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias.
- Administrar los riesgos del proyecto.
- Coordinar las compras y adquisiciones relacionadas con el proyecto.
- Resolver y de ser necesario escalar problemas al patrocinador ejecutivo.
Documentos Anexos: la herramienta puede almacenar archivos que respalden la
informacin almacenada, esta debe estar en el formato establecido.

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Grave
Grave

Grave

Grave

Leve

Con lo expuesto segn la NORMA DE IMPLEMENTACIN Y OPERACIN DE


GOBIERNOS POR RESULTADOS en su Captulo IX Administracin de Consecuencias
indica:
Art. 33.- Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados.Ser responsabilidad de los servidores y funcionarios pblicos respecto a la
metodologa y Portal GPR:
a. El ingreso de informacin veraz, completa y actualizada en el Portal GPR;
b. La actualizacin constante del Portal GPR de acuerdo a lo establecido en la
presente norma;
c. La correcta Utilizacin de la informacin que consta en el Portal GPR;
d. La no divulgacin de las claves de acceso al Portal GPR a personas no
autorizadas;
e. La asistencia puntual y completa a los talleres o sesiones de trabajo a los que se
les convoque para la implementacin de Gobierno por Resultados.
f. La utilizacin del Portal GPR en reuniones de gestin tales como: Consejos
Sectoriales, Consejo Nacional de la Administracin Pblica, reuniones de
gestin de los planes estratgicos y de evaluacin del desempeo establecido
en esta norma;
g. La no distribucin y/o reproduccin de los cuadernos de la metodologa GPR
sin autorizacin;
h. La reserva de la informacin respecto a personas o instituciones que no estn
determinadas en el mbito de esta norma;
i. Cualquier otra accin y omisin contraria a lo determinado en el Decreto
Ejecutivo No. 555, R.O.S II No. 331 de 30 de noviembre de 2010.
Art. 34.- Procedimiento en caso de incumplimiento de las responsabilidades.El incumplimiento de las responsabilidades establecidas en el Art. 33 de la presente
Norma Tcnica, ser sancionado de acuerdo a lo que establece la Ley Orgnica del
Servicio Pblico.
En caso de que la Secretara Nacional de la Administracin Pblica sea la que detecte
la accin u omisin de los servidores y funcionarios pblicos, inmediatamente dar
aviso a la mxima autoridad de la institucin para que sta aplique las sanciones
administrativas pertinentes, sin perjuicio de que la mxima autoridad proceda
directamente de igual forma.
En ambos casos, se dar conocimiento de las sanciones impuestas a la Secretara
Nacional de la Administracin Pblica.
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INFORMACIN DE CALIDAD
En base a la Gua planteada, cada funcionario debe tomar en cuenta que la
informacin que se ingresa a la herramienta debe ser de calidad, y en base a la
metodologa planteada, ya que dicha informacin es fuente para el clculo de
remuneracin variable por eficiencia.
REMUNERACION VARIABLE POR EFICIENCIA
JERARQUICO indica en sus artculos que:

SERVIDORES

DE

NIVEL

Art. 4.- De la medicin de los Objetivos de Gobierno.- El cumplimiento de los


Objetivos de Gobierno (COG) se medir tomando en cuenta dos indicadores, de
acuerdo a la siguiente frmula:
a) Avances de la programacin anual de las polticas pblicas (APAPP); y,
b) Avances de Gobierno por Resultados (AGPR).
El indicador "avances de Gobierno por Resultados (AGPR)", depender de los
resultados del reporte de metas, y se lo establecer a travs de la medicin del
Sistema de Gobierno por Resultados GPR.

ANEXO

RESOLUCIN No. SECOB-DG-2014-0056 de fecha 14 de agosto de 2014:


Directrices para la utilizacin del sistema Gobierno por Resultados (GPR) en el
Servicio de Contratacin de Obras

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