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Orientadora do trabalho. Mestre em Desenvolvimento Social e Mestre em Lingstica Aplicada. Professora do Curso de
Comunicao Social habilitaes
Publicidade e Propaganda e Jornalismo da UCPEL/Pelotas-RS, email:
margareth.michel@gmail.com
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Podemos considerar que um evento idealizado com objetivos que visam suprir
necessidades especficas tendo como intuito bsico: lanar, vender ou divulgar produtos e
servios; estreitar relacionamentos; criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de uma
instituio; promover valores culturais; motivar os funcionrios de uma empresa, entre outros.
Ao contrrio de outros tipos de comunicao que na sua globalidade informa, os eventos
criam emoes e laos que, quando bem comunicados, ligam os consumidores marca
associada ao evento. (PORTUGAL, 2009, p. 6). Logo, quanto mais bem organizado,
divulgado e estruturado, melhor retorno ser obtido.
Segundo o Manual de Eventos do Senado Federal (2007, p. 10) Todo evento
transmite uma gama variada de informaes alm daquelas oralmente expressas. A recepo,
o local, a forma de tratamento e a conduo dos trabalhos conferem ao acontecimento maior
ou menor distino. Percebe-se que a estruturao de um evento algo muito complexo e
deve ser bem discutido e organizado. O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser
de fcil assimilao pelo seu pblico-alvo. Via de regra, a denominao do evento contempla
inicialmente o nmero de srie, a metodologia de trabalho e a abrangncia. (BRASIL, 2010,
p. 7).
Para obter xito em um evento, deve-se determinar claramente o tema, identificar o
pblico-alvo, verificar datas e horrios que no entrem em conflito com outras atividades de
assuntos relacionados, escolher um local condizente com o motivo a ser tratado, no
esquecendo de levar em conta o fcil acesso, infra-estrutura, entre outros requisitos. Isso
colabora para que se tenha uma idia do nmero de participantes, por exemplo. Um evento
caracteriza-se por ser uma atividade momentnea em que no h possibilidade de ser refeita.
As mudanas feitas de ltima hora demonstram falta de organizao, comprometem e sempre
so percebidas pelos participantes. (BRASIL, 2007, p. 11).
O primeiro passo, para a idealizao de um evento deve constar de um projeto. Em
alguns casos, dependendo da instituio, a elaborar um projeto se torna necessria para a
aprovao, sendo que somente aps isto que ir dar incio a organizao do evento. No caso
do acontecimento ter ligao com o Senado Federal, seu Manual, comenta especificamente
sobre o projeto.
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claro que qualquer atividade a ser desenvolvida, para sua melhor estruturao, se
torna mais organizada tendo um projeto e, consequentemente, um cronograma. A
aproximao organizao/cliente, proposta pela realizao de eventos, possibilita que a
promoo seja realizada de forma imperceptvel para o consumidor, criando elos que
aproximam o consumidor e a empresa.
Eventos Organizacionais, Conceito e Tipologia
Baseando-se na ideia de Matias (2007, p. 81), podemos dizer que, devido ao
dinamismo das atividades relacionadas aos Eventos, com o passar dos tempos, o conceito do
termo vai sofrendo alteraes mediante as evolues na rea da comunicao.
Falando de evento num ambiente global, podemos usar o significado do termo
segundo Cegalla (2008, p. 396), o qual diz que um evento qualquer acontecimento que
mobilize pblico (simpsio, festa, campeonato, espetculo etc); ento, deduzimos que,
qualquer atividade, que envolva aglomerao de pessoas, se organizado por uma empresa,
considerado Evento Organizacional. Tecnicamente falando, de acordo com Cleuza Gimenes
(BRASIL, 2010, p. 7), evento a execuo do projeto devidamente planejado de um
acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organizao
junto ao seu pblico de interesse.. Um evento se estrutura atravs de etapas, que
resumidamente so: concepo, planejamento, organizao, execuo e avaliao. Para se
obter sucesso em um evento, deve-se classific-lo de acordo com a tipologia, baseando no
foco, ou melhor, relacionado com a rea de interesse que se almeja atingir.
So considerados eventos os acontecimentos histricos, desenvolvidos desde a
antiguidade, at mesmo os mais atuais e modernos encontros de pessoas. Do ponto de vista
das organizaes, os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais
(comerciais). (CESCA, 1997, p. 15)
Os tipos de eventos, existentes atualmente, so inmeros e variam de acordo com os objetivos
especficos das empresas [...] independente do seu porte, verba disponvel, produto/servio
comercializado, estrutura de marketing e outras caractersticas. (GIACAGLIA, 2003, p. 39).
a base do cerimonial, o critrio pelo qual se estabelece uma ordem hierrquica de disposio e tratamento das
autoridades e dignitrios de estados e naes, de uma instituio ou de um grupo social. (BRASIL, 2005, p. 55)
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adequada, a qual determinada de acordo com cada pas (no Brasil instituda atravs do
Decreto N 70.274, de 9 de maro de 1972).
Consideramos protocolo como parte importante e integrante do cerimonial. Segundo
Cegalla (2008, p. 705), o termo protocolo significa registro de atos pblicos. Esmiuando o
conceito, podemos dizer que protocolo um conjunto de normas, regras e cdigos,
empregados em cerimnias e atos oficiais, nacional e internacionalmente. Portanto tem-se
claro o que o cerimonial e o protocolo representam na organizao e progresso de um evento,
onde resumidamente, podemos considerar como roteiros para preparar, desenvolver e
conduzir acontecimentos, servindo de parmetros. O cerimonial no existe para ser um
incmodo, tampouco o protocolo para ser quebrado, mas para facilitar a organizao e
beneficiar a todos os envolvidos no evento, principalmente, os participantes.
Podemos adotar a diviso dos tipos de cerimoniais e protocolos, seguindo normas
necessrias para os tipos de eventos, que o que determinar as necessidades especficas. H
uma grande necessidade e importncia em fazer um planejamento com antecedncia para
definir bem os detalhes do evento. Encontramos uma relao de 22 passos a serem seguidos,
sugeridos por Giacaglia (2003, p. 131) relacionados em sua obra, que veremos a seguir.
Primeiramente deve-se definir o objetivo do evento, para depois verificar e analisar o
oramento disponvel para definir as estratgias para o evento, com apresentao de um plano.
O tema do evento s definido aps terem sido realizados os passos anteriores. Aps so
definidos o pblico-alvo, data, horrio e local. A escolha da disposio da(s) sala(s) ou do(s)
ambiente(s) muito importante, para se vender quotas do evento. Seguindo os passos sugeridos por
Giacaglia, deve-se reunir os envolvidos e contratar servios terceirizados. Aps elaborar o programa e
contedo das palestras, devem ser elaborados os convites e enviados. O desenvolvimento de material
promocional fundamental, onde surge tambm a definio de promoes e atraes. A definio de
mecanismos para a divulgao do evento deve girar em relao ao foco desejado, sendo necessria a
contratao de assessoria de imprensa. Preparar o sistema de cadastro de visitantes. Verificar o
investimento total previsto para o evento. Preparar formulrios de controle e por fim, preparar
formulrios e questionrios de avaliao.
Estas seis etapas, para elaborao do roteiro de um evento, nos levam a refletir sobre
as demais orientaes que se envolvem no cerimonial e protocolo, sendo que j percebemos
serem inmeras e cada uma delas com seus detalhes especficos.
O Evento forma a imagem institucional, fixa a marca, e aproxima os pblicos
Constatamos que so vrios os tipos de eventos existentes, cada um deles tem um
foco, um tema, e um fim especifico, tambm possvel perceber que cada um destes eventos
pode direcionar-se a pblicos alvo diferentes, e servem muitos vezes para aproxim-los da
organizao, conforme Zanella (2008, p.33):
O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento dever
ser estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a
participao do pblico-alvo. Entende-se como pblico-alvo de
eventos as empresas e pessoas, principalmente que atuam como
consumidoras e decidem sobre produtos e servios em reas
especificas e com caractersticas definidas (clientes atuais e
potenciais empresrios, fornecedores, estudantes, pbico em geral
etc.). ( ZANELLA, 2008, p. 33)
Qualquer que seja sua tipologia, o evento tem o intuito de agregar valor a determinada
marca, ou empresa, e pode-se afirmar que se forma atravs destes eventos, uma imagem
institucional. Entendemos a imagem institucional como aquela que transforma-se em uma
aura que recobre toda a empresa, e exala seus valores, seus princpios, sua filosofia enfim,
tudo aquilo em que preciso crer para ver. (BRANDO e CARVALHO, 2009, p. 191).
aqui que a rea de eventos alia-se ao trabalho do profissional de publicidade e propaganda.
Dada a importncia dos eventos corporativos, o Brasil conta desde maro de 2008,
com
A entidade funciona desde o final da dcada de 1970 e, atualmente, est em operao em 65 pases e tem mais
de 20 mil associados. , segundo as informaes em seu portal, a maior comunidade de estrategistas e
pensadores do setor de eventos corporativos do mundo.Existe h 4 dcadas - em 65 pases com mais de 35 mil
associado se seu foco principal disseminar conhecimento e boas prticas no mercado de eventos corporativos.
Procura agregar representantes de toda a cadeia produtiva envolvida na preparao de um evento e,
principalmente, ser um plo disseminador de conhecimento e boas prticas no mercado. www.mpibr.org
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Fonte: ABEOC Associao Brasileira de Empresas de Eventos. http://www.abeoc.org.br/2011/12/empresasgastarao-mais-com-eventos-em-2012/ Acesso em 03/04/2012.
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http://gecorp.blogspot.com/2009/05/estrategias-e-planejamento-de-eventos.html. Acesso em 16/10/11.
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http://gecorp.blogspot.com/2009/05/estrategias-e-planejamento-de-eventos.html Acesso em 16/10/11.
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6023: informao e
documentao - referncias - elaborao. Rio de Janeiro, 2002.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 10520: informao e
documentao - trabalho acadmico - apresentao. Rio de Janeiro, 2002.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 14724: informao e
documentao - citaes em documentos - apresentao. Rio de Janeiro, 2002.
ISSN 2177-7896
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