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Libro Diario 2
El Libro Mayor 4
Libro Inventarios y Balances 6
Libro Caja 8
Libro Bancos 10
Libro De Retenciones 11
Libro De Ingresos Y Gastos 12
Libro De Matricula De Acciones 13
Libro De Actas De La Empresa Individual De Responsabilidad Limitada 13
Libro De Actas De La Junta General De Accionistas 13
Libro De Actas Del Directorio 13
Libro De Planillas 14
Libro Caja Chica 14
Libro de Importaciones 15
Libro de Exportacin 15
Registro de Compras 16
Registro De Ventas 19
Registro De Activos Fijos 21
Registro de Almacn 25
Registro de Clientes 25
Registro de Proveedores 25
Registro de Letras por cobrar 25
Registro de letras por pagar 25
Balance General 26
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo se le llama Libro Diario. El
libro diario simplemente nos informa del movimiento en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha,
las cantidades y el concepto.
Las cuentas cargadas sern las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la
operacin -desde el punto de vista de la empresa que efecta la contabilidad- y las cuentas abonadas las que
expresen los conceptos correspondientes a los recursos.
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deber coincidir con la suma de los
valores de las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de informacin para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar
en cada cuenta del mayor los asientos de dbitos y crditos.
Importancia y finalidad.
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, en el quedarn registradas todas las
transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronolgico; se registrar indicando el nombre
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de las cuentas que han de cargarse y abonarse, as como los importes de los dbitos y crditos.
Ventajas del Diario.
El diario cumple tres tiles funciones.
En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el
mayor, existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un
mismo dbito o crdito. Este peligro se rededuce al mnimo con el uso del diario. Aqu, los
dbitos y crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase
de errores.
En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto
balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece
amplio espacio para describir la operacin con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la
cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de
conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las
cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como
el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en
los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo
acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efecta mltiples operaciones, la valoracin de sus elementos ser objeto de
continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en stas se
habrn ido anotando las alteraciones producidas. A travs de estos registros ser posible conocer el valor
por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo ste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. ste viene dado
por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
- Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
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Pensemos, por ejemplo, que si estamos haciendo un inventario general deberemos conocer el saldo de los
clientes (de cada uno de ellos y en consecuencia del total), y si no hay una adecuada contabilidad que nos lo
diga, para que nosotros nicamente debamos comprobarlo, la labor puede ser muy difcil.
2. Una vez que tenemos realizada la lista con todo debemos proceder a la valoracin de la misma. A la hora
de valorar un inventario debemos respetar sobre todo el principio de la prudencia valorativa. Esta parte
tambin requiere paciencia y el tener que revisar muchos papeles.
3. Por ltimo, cundo ya tenemos la lista valorada con todo el patrimonio, lo nico que hay que hacer es
presentarla adecuadamente, es decir, agrupado todo en masas patrimoniales para su mejor compresin. Esta
es la fase ms sencilla de todo el inventario. Se presenta en un documento que se denomina
balance-inventario.
Libro Caja
En este libro se debe registrar mensualmente toda la informacin, proveniente del movimiento del efectivo y
del equivalente de efectivo.
Informacin mnima:
Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin.
Fecha de la operacin.
Descripcin de la operacin registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de saldos, inicial o final,
indicarlo en sta columna. En caso la(s) operacin(es) se encuentre(n) centralizada(s) en otro libro o
registro vinculado a asuntos tributarios ser necesario nicamente su referenciacin.
Cdigo y denominacin de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la
operacin, segn el Plan de Cuentas utilizado, tratndose de libros o registros llevados en forma
manual.
Saldos y movimientos:
(v.1) Saldo deudor, de ser el caso.
(v.2) Saldo acreedor, de ser el caso.
Totales.
CAJA TABULAR.- Se le llama tambin Caja Tabulada o Columnal. Representa una forma ms racional
de registrar el movimiento de fondos, solucionando en gran parte las dificultades que presenta la Caja
Clsica.
El principio general para la anotacin de las operaciones es el mismo visto para la Caja Clsica, es decir, al
Debe se registran los ingresos de fondos y al Haber los egresos. El Debe y el Haber estn subdivididos en
columnas que representan las cuentas que intervienen en la entrada y salida de fondos. En esta forma, junto
con la ordenacin cronolgica se efecta la clasificacin por cuentas, determinndose al final del mes
mediante la suma de ellas, el monto de la procedencia de los fondos y el empleo de los mismos. Como resulta
generalmente imposible destinar una columna para cada cuenta que puede dar origen a entradas o salidas de
fondos, se reserva una columna para las de menor movimiento que se deber analizar al final del mes para
contar con los datos necesarios para los asientos globales en el Libro Diario.
Libro De Retenciones
Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente, con
indicacin de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. En este libro se deber incluir
mensualmente la siguiente informacin:
Fecha de retencin, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribucin o, en su defecto fecha de
pago de la retribucin.
Informacin de la persona que prest el servicio, de acuerdo a lo siguiente:
Tipo de documento de identidad.
Nmero del documento de identidad, de ser el caso.
Apellidos y Nombres.
Informacin de la retribucin, de acuerdo a lo siguiente:
Monto bruto de la retribucin.
Monto de las retenciones efectuadas.
Monto neto de la retribucin.
Totales.
LIBRO DE RETENCIONES
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACI N
O RAZ N SOCIAL:
PERSONA QUE BRIND EL
FECHA SERVICIO
DE
TIPO DE
N DE
PAGO
DOCUMENTO DOCUMENTO
(TABLA 2)
DE IDENTIDAD
TOTALES
Libro De Ingresos Y Gastos
MONTO DE RETRIBUCI N
APELLIDOS MONTO RETENCI N MONTO
Y NOMBRES BRUTO EFECTUADA NETO
Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del sujeto que paga o pone a disposicin la renta
de segunda categora.
Monto del ingreso o importe referencial.
Monto del costo computable o tasa de inters, de ser el caso.
Monto de la renta bruta gravada de segunda categora.
Retencin efectuada.
Monto cobrado, ingresado o puesto a disposicin.
Totales.
b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categora
El Libro de Ingresos y Gastos deber incluir mensualmente la siguiente informacin:
Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposicin.
Fecha de emisin del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado.
Inciso aplicable del artculo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta.
Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.
Nmero del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.
Tipo de documento de identidad del usuario del servicio.
Nmero del documento de identidad del usuario del servicio.
Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del usuario del servicio.
Monto de la renta bruta.
Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso.
Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso.
Monto cobrado, ingresado o puesto a disposicin.
Totales.
Libro De Matricula De Acciones
La informacin mnima que se debe incluir en el Libro de Matriculas de Acciones ser la establecida por
el artculo 92 de la Ley General de Sociedades.
Libro De Actas De La Empresa Individual De Responsabilidad Limitada
La informacin mnima que se debe incluir en el Libro de Actas de la Empresa Individual de
Responsabilidad Limitada, ser la establecida por los artculos 40 y 51 de la Ley de la EIRL.
Libro De Actas De La Junta General De Accionistas
La informacin mnima que se debe incluir en el Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, ser
la establecida por los artculos 134, 135 y 136 de la Ley General de Sociedades.
Libro De Actas Del Directorio
La informacin mnima que se debe incluir en el Libro de Actas del Directorio, ser la establecida por el
artculo 170 de la Ley General de Sociedades.
Libro De Planillas
Este libro, cuyo manejo ya se ha visto en el Paso 5 de esta gua, contiene el registro de los trabajadores: su
fecha de ingreso, el monto de su remuneracin, el nmero de das y horas trabajadas, as como
cualquier otro concepto remunerativo, adems de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a
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ley. La informacin mnima que se debe incluir en el Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo
N 001-98-TR y normas modificatorias es la establecida en el referido Decreto. El deudor tributario
cumplir, respecto del libro de Planillas y en el caso que corresponda, con lo dispuesto en el Decreto
Supremo N 015-2005-TR y norma modificatoria, que dicta disposiciones sobre el Registro de Trabajadores,
Pensionistas y Prestadores de Servicios - RTPS cuya recepcin se encargar a la SUNAT, desde la fecha en
que el referido Decreto entre en vigencia.
Libro Caja Chica
Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el ao y as llevar un
registro detallado de los movimientos realizados, as como tambin revisar un resumen anual. Esta
planilla est compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaa que aparece en la esquina
inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta
diciembre, y la ltima -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el ao.
Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo. En el sector privado no es necesario una Resolucin para
la creacin de fondos para la caja chica, basta un memorandum de Gerencia Financiera o del Gerente
General. La Caja Chica es una cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un
empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo
fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos
con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacion.
Libro de Importaciones
Es el registro en un determinado formato o libro de cualquier bien o servicio recibido desde otro pas,
provincia, pueblo u otra parte del mundo, para su venta o incrementar los servicios de la empresa. En estos
libros se pueden incluir los lugares de procedencia de la mercadera as como datos de la empresa las
envi. Los productos o servicios de importacin son suministrados a empresas locales por proveedores
extranjeros.
Libro de Exportacin
En este libro estn registrados los bienes o servicios enviados a otra parte del mundo, con propsitos
comerciales. Se registran los montos y valores exportados, las cantidades de existencias; tambin los costos
que se incurren para su exportacin como los pagos de los impuestos. La exportacin es el trfico
legtimo de bienes y servicios nacionales de un pas pretendidos para su uso o consumo en el extranjero.
Las exportaciones pueden ser cualquier producto enviado fuera de la frontera de un Estado Las exportaciones
son generalmente llevadas a cabo bajo condiciones especficas.
Registro de Compras
En este libro van los registros de las compras realizadas a los proveedores, Contiene el registro de todas las
adquisiciones realizadas, tanto de bienes como de servicios, de acuerdo con el giro de mi negocio. Todos los
movimientos deben estar sustentados con los comprobantes permitidos por la administracin tributaria. En
caso de ser una compra a un proveedor se le conocer como compra corriente, si es pago de luz agua o
telfono se le conocer como pago a servicios; a estos valores les tenemos que incorporar el pago del IGV
para poder obtener el precio de compra, los montos agregados tambin tienen que estar registrados en el
libro .
Este registro deber contener, en columnas separadas, la informacin mnima que se detalla a
continuacin:
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Orgenes
400000 (4
400000
Suma de orgenes
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Cuando en una cuenta el importe de orgenes de recursos y el importe de aplicaciones de recursos son
iguales se dice que la cuenta esta saldada y se indica trazando una lnea doble inmediatamente debajo de las
sumas de orgenes de recursos y de aplicaciones de recursos.
Estados de Ganancias y Prdidas
Es el que muestra los productos, rendimientos, ingresos, rentas, utilidades, ganancias, costos, gastos y
prdidas correspondientes a un periodo determinado, con objeto de computar la utilidad neta o la prdida
lquida obtenida durante dicho periodo. Documento contable que muestra el resultado de las operaciones
(utilidad, prdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Presenta la
situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parmetro los ingresos y
gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaa a la hoja del Balance
General. Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de
bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios,
prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado.
Estado de Patrimonio Neto
En contabilidad el Estado de Patrimonio Neto es el estado que suministra informacin acerca de la
cuanta del patrimonio neto de un ente y de cmo este vara a lo largo del ejercicio contable como
consecuencia de:
Transacciones con los propietarios (Aportes, retiros y dividendos con los accionistas y/o propietarios).
El resultado del perodo.
El resultado del perodo se denomina ganancia o supervit cuando aumenta el patrimonio y prdida o
dficit en el caso contrario.
El Estado de Evolucin de Patrimonio Neto es uno de los Estados Contables bsicos.
Estados de Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo est incluido en los estados financieros bsicos que deben preparar las
empresas para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de cada pas. Este provee
informacin importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de
determinar la salida de recursos en un momento determinado, como tambin un anlisis proyectivo para
sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales.
Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen, necesitan de informacin
financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo, el cual muestra los
flujos de efectivo del perodo, es decir, las entradas y salidas de efectivo por actividades de operacin,
inversin y financiamiento, lo que servir a la gerencia de las empresas para la toma de decisiones.
El estado de flujos de efectivo es el estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en
las actividades de operacin, inversin y financiacin. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo
financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una
empresa durante un perodo contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.
Estados de Flujos de Efectivo - General
Segn FASB-95, emitido en el ao 1995 el Estado de Flujos de Efectivo especifica el importe de efectivo
neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio por sus actividades:
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De Operacin
De Inversin
De Financiamiento
Este estado financiero nuevo indica el efecto neto de esos movimientos sobre el efectivo y las otras partidas
equivalentes al efectivo de la empresa. En este estado se incluye una conciliacin de los saldos al final del
ejercicio y sus equivalentes.
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo, de alta liquidez, que: son fcilmente cambiables
por sumas de efectivo ciertas, y estn tan cerca del vencimiento que es insignificante al riesgo de cambios en
su valor debido a cambios en las tasas de inters. A lo expuesto podemos agregar que la empresa debe
revelar la poltica que emplea para determinar cules partidas clasifican como equivalentes al efectivo.
Cualquier cambio de esta poltica se trata como un cambio de principio de contabilidad y se efecta
modificando retroactivamente los estados financieros de ejercicios anteriores que se presentan para la
comparacin.
Objetivos Del Estado De Flujo De Efectivo
Entre los objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo tenemos:
Proporcionar informacin apropiada a la gerencia, para que sta pueda medir sus polticas de
contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa.
Facilitar informacin financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus polticas de
operacin y financiamiento.
Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dar como resultado la
descapitalizacin de la empresa.
Mostrar la relacin que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de
efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa.
Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la prediccin de flujos de efectivo futuros.
La evaluacin de la manera en que la administracin genera y utiliza el efectivo
La determinacin de la capacidad que tiene una compaa para pagar intereses y dividendos y para
pagar sus deudas cuando stas vencen.
Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.
De lo expuesto se puede inferir que la finalidad del Estado de flujos de Efectivo es presentar en forma
comprensible informacin sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtencin y utilizacin por parte de la
entidad durante un perodo determinado y, como consecuencia, mostrar una sntesis de los cambios
ocurridos en la situacin financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar
la liquidez o solvencia de la entidad.
El Estado de Flujos de Efectivo se disea con el propsito de explicar los movimientos de efectivo
proveniente de la operacin normal del negocio, tales como la venta de activos no circulantes, obtencin de
prstamos y aportacin de los accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo
tales como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.
Quin es el responsable de administrar el flujo de efectivo?
La administracin es responsable del control interno es decir de la proteccin de todos los activos de la
empresa. El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno
adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso
personal
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La mayora de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de
la empresa. Consecuentemente, su administracin es tarea en la cual estn involucradas todas las personas
que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el
efectivo de la empresa. Por ejemplo:
- El fijar el precio de venta para los inventarios afectar el flujo de efectivo, ya que el precio influye sobre el
tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que se generar.
- Al definir y decidir a quin se le vender a crdito y en qu trminos y bajo qu condiciones,
determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crdito durar "almacenado" en cartera y su
monto.
- El dar motivo para que el cliente est insatisfecho, obtenga una queja en contra de nuestra empresa,
provocar que sus pagos se demoren hasta que su insatisfaccin haya sido eliminada.
Bibliografa
www.sunat.gob.pe
http://es.wikipedia.org
www.gestiopolis.com
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