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Manual del

Participante

CURSO DE EXCEL
INTERMEDIOAVANZADO
Excel es una herramienta de Microsoft Office que permite a los usuarios
llevar a cabo el anlisis, transformacin, proyeccin, control y
presentacin de la informacin para mejorar su desempeo en el
trabajo, realizando tareas complejas con mayor volumen de informacin
en menor tiempo

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO________________________________________________6
Tipos de datos en Excel______________________________________________________________6
Valores numricos en Excel__________________________________________________________6
Las fechas en Excel son nmeros___________________________________________________7
Precisin de los valores numricos__________________________________________________7
Texto en Excel_________________________________________________________________________8
Formulas en Excel____________________________________________________________________8
Referencias absolutas y relativas___________________________________________________8
Asignar nombres a celdas o rangos_________________________________________________9

Frmulas y funciones de Excel_______________________________________________12


Frmulas de Excel___________________________________________________________________13
Precedencia de operadores aritmticos___________________________________________15
Comparar valores en Excel_________________________________________________________16
Ingresar frmulas en Excel_________________________________________________________18
Insertar nombres de rango en frmulas___________________________________________19
Editar frmulas en Excel____________________________________________________________20
Insertar funciones___________________________________________________________________20
Trucos para la Autosuma en Excel_________________________________________________21
Funciones de tiempo en Excel______________________________________________________23
La funcin EXTRAE o MED en Excel________________________________________________24
La funcin CONCATENAR en Excel__________________________________________________25
La funcin CARACTER en Excel_____________________________________________________27
La funcin ENCONTRAR en Excel___________________________________________________28
La funcin DIAS.LAB en Excel______________________________________________________30
La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel________________________________________________32
La funcin DIASEM en Excel________________________________________________________33
La funcin REDONDEAR en Excel___________________________________________________35
La funcin SUMAR.SI en Excel______________________________________________________37
La funcin RESIDUO en Excel_______________________________________________________39
La funcin COMBINAT en Excel_____________________________________________________40
La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel____________________________________________40
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La funcin SI en Excel_______________________________________________________________41
La funcin O en Excel_______________________________________________________________43
La funcin Y en Excel_______________________________________________________________45
La funcin ESBLANCO en Excel_____________________________________________________46
La funcin ESNOD en Excel_________________________________________________________47
La funcin ESERROR en Excel______________________________________________________49
La funcin ESERR en Excel__________________________________________________________49
La funcin ESERR en Excel__________________________________________________________50
La funcin COINCIDIR en Excel_____________________________________________________51
La funcin BUSCARV en Excel______________________________________________________53
La funcin BUSCAR en Excel________________________________________________________56

Introduccin al uso de tablas en Excel_______________________________________58


Qu es una tabla de Excel?________________________________________________________58
Entendiendo las tablas de Excel___________________________________________________59
Diferencias entre rangos y tablas de Excel________________________________________59
Creacin de una tabla_______________________________________________________________60
Cambiar el estilo de una tabla_____________________________________________________60
Resaltar filas alternas de una tabla________________________________________________61
Filtros y opciones de ordenamiento_______________________________________________61
Referencias estructuradas de una tabla___________________________________________61
Crear columnas calculadas fcilmente_____________________________________________61
Fila de totales de una tabla________________________________________________________61
Imprimir una tabla__________________________________________________________________62
Cmo crear una tabla en Excel_____________________________________________________63
Aplicar estilos a una tabla de Excel________________________________________________69
Filtrar registros de una tabla_______________________________________________________72
Filtrar nmeros en Excel____________________________________________________________74
Filtrar datos por fecha______________________________________________________________75
Filtrar datos de tabla por color_____________________________________________________77
Utilizar frmulas en tablas de Excel_______________________________________________78
Referencias estructuradas_________________________________________________________80
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Tablas dinmicas en Excel____________________________________________________82
Qu es una tabla dinmica?_______________________________________________________82
Reportes flexibles___________________________________________________________________82
El verdadero problema de las tablas dinmicas__________________________________82
Funcionamiento de las tablas dinmicas__________________________________________83
Cmo crear una tabla dinmica____________________________________________________85
Partes de una tabla dinmica______________________________________________________88
Dar formato a una tabla dinmica_________________________________________________89
Formato de valores en una tabla dinmica________________________________________90
Filtrar una tabla dinmica__________________________________________________________92
Segmentacin de datos en tablas dinmicas_____________________________________94
Modificar campos de una tabla dinmica__________________________________________95
Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica_______________________________97
Crear un grfico dinmico__________________________________________________________98
Mover un grfico dinmico________________________________________________________100
Cambiar origen de datos de una tabla dinmica________________________________101

Grficos y presentacin de datos___________________________________________101


Cmo crear un grfico en Excel___________________________________________________102
Crear un grfico en Excel__________________________________________________________102
Partes de un grfico de Excel_____________________________________________________103
Tipos de grficos en Excel_________________________________________________________104
Modificar el tipo de grfico________________________________________________________106
Agregar un ttulo al grfico_______________________________________________________107
Agregar etiquetas de datos a un grfico_________________________________________109
Dar formato a un elemento de grfico___________________________________________110
Cambiar la escala de un eje_______________________________________________________112
Agregar lneas verticales a un grfico____________________________________________115
Esquinas redondeadas en grficos_______________________________________________116
Alinear grficos____________________________________________________________________118
Cmo imprimir un grfico_________________________________________________________120
Plantillas de grficos______________________________________________________________121
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Grfico de mximos y mnimos___________________________________________________124
Grficos combinados en Excel____________________________________________________127

Formato condicional en Excel_______________________________________________130


Fundamentos de formato condicional____________________________________________130
Razn para utilizar el formato condicional_______________________________________130
Ejemplos de formato condicional_________________________________________________130
Cmo se aplica el formato condicional?_________________________________________131
Resaltar celdas con formato condicional_________________________________________132
Reglas de formato condicional____________________________________________________132
Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos____________133
Formato condicional a valores nicos____________________________________________135
Reglas superiores e inferiores para analizar datos_____________________________138
Resaltar fines de semana con formato condicional______________________________139
Resaltar filas alternas_____________________________________________________________142
Buscar valores usando formato condicional_____________________________________145
Borrar reglas de formato condicional____________________________________________148

Grupos de botones de opcin en Excel_____________________________________149


Grupos de botones de opcin_____________________________________________________149
Agrupar botones de opcin ActiveX______________________________________________151

Control Calendario en Excel 2010___________________________________________152


Paso 1. Registrar el Control Calendario en Windows____________________________152
Paso 2. Cambiar el nivel de notificaciones de usuario__________________________153
Paso 3. Registrar el Control Calendario en Excel 2010__________________________154
Ejemplo de uso del Control Calendario___________________________________________156

Introduccin a las macros___________________________________________________157


Qu es una macro de Excel?_____________________________________________________157
Un lenguaje de programacin_____________________________________________________157
Para qu sirve una macro en Excel_______________________________________________157
Automatizacin de tareas_________________________________________________________157
Cmo se ve una macro en Excel?________________________________________________158
Creacin de una macro____________________________________________________________158
|

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Mostrar la ficha Programador_____________________________________________________158
La grabadora de macros___________________________________________________________160
Crear una macro___________________________________________________________________161
El cdigo de la Grabadora de macros____________________________________________163
Establecer seguridad de macros__________________________________________________165

Bibliografa___________________________________________________________________166

EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecarios.
Es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en
Excel.

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de
hoja de clculo que es, puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras
formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese
dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero en una celda, Excel podr
sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato con
ningn otro.

Tipos de datos en Excel


Todos los libros de Excel estn formados por hojas, cada una de las hojas contiene ms de 17 mil
millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta
razn es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas
de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de
datos:
Valores numricos
Texto
Frmulas
En esta leccin hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las
frmulas para una leccin posterior.

Valores numricos en Excel


El primer tipo de dato que analizaremos sern los valores numricos los cuales representan
cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numrico en una celda el
contenido ser alineado a la derecha:

Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor
numrico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las
columnas B y C tienen los mismos valores numricos que la columna A pero son desplegados de
una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el
ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de

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manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su
valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de
formatos que se encuentra en la pestaa Inicio, dentro del grupo Nmero.

Las fechas en Excel son nmeros


Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de
diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede
aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el
mismo valor. Una manera de conocer el valor numrico de una fecha es cambiando el formato de la
celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en
la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numrico
41275. La manera en que Excel calcula dicho nmero es obteniendo la cantidad de das
transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeracin
comienza con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y posteriormente cambiar su
formato a Fecha y Excel desplegar el valor 01/01/1900 dentro de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los clculos entre fechas se
facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la
diferencia en das porque en realidad estar haciendo una simple resta de valores numricos. Es
por esta razn que las fechas en s mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que
pertenecen al grupo de datos numricos de la herramienta.

Precisin de los valores numricos


En cuanto a los valores numricos en Excel 2013 tenemos una precisin de hasta 15 dgitos, es
decir, como mximo podemos tener un nmero de 15 dgitos. Por ejemplo, si ingresamos el
nmeros 123456789012345 en una celda, Excel lo guardar con la precisin indicada ya que el
nmero consta exactamente de 15 dgitos pero si agregamos un 6 al final del nmero anterior para

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tener el valor numrico 1234567890123456 entonces Excel guardar dicho nmero con el valor
1234567890123450.
Aunque este tema podra parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel
tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numricos que
requieran ms de 15 dgitos.

Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de
Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numricos de
nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por caracteres alfanumricos y/o
smbolos especiales. Una manera de identificar fcilmente una celda con un valor de texto es
porque dicho valor se alinear de manera automtica a la izquierda. Inclusive, un valor que
comience por un nmero seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estar
alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuacin puedes observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto:

Formulas en Excel
A parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede contener una frmula que no
es ms que un conjunto de instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos
devolvern un resultado.
Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por
ahora solo debes recordar que una frmula hace uso de los valores numricos y el texto para hacer
algn clculo u operacin y devolvernos un resultado que a su vez ser un valor numrico o un
texto.

Referencias absolutas y relativas


Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le
hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula. Pero Cul
es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas en Excel


Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para
ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la
siguiente:

=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de
manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

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En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4


y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel


Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel
no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las
referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen
utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna
A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la
referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna
como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea
absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera:

=$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia
$C$1. Es decir, aun cuando se haya copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la
frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de
referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.

Asignar nombres a celdas o rangos


Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un
rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente
adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas


Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la misma
posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda
o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el
extremo izquierdo de la barra de frmulas:

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Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar
nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de
dilogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn
Aceptar.

Utilizar un nombre en una frmula


Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para que
observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de
frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus
frmulas para facilitar tu trabajo.

Referencias a celdas y rangos


Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft
Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las
referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien
utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de
otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan
vnculos.

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Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al
65536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos de fila y de columna. Para hacer referencia a
una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace
referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila 2.
PARA HACER REFERENCIA A

UTILICE

La celda de la columna A y la fila 10

A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

B15:E15

Todas las celdas de la fila 5

5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

5:10

Todas las celdas de la columna H

H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J

H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

A10:E20

Referencia a otra hoja de clculo


En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo
PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing
del mismo libro.

Vnculo a otra hoja de clculo en el mismo libro


Observe que el nombre de la hoja de clculo y un signo de exclamacin (!) preceden a la referencia
de rango.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una
fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,
etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda
que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece
invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta
automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia
mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

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Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de
clculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de
celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de
clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de
clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas
mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA,
MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
Cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas
de clculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan
hojas de clculo que estn incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la frmula
=SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar
; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las
extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluir en los clculos todos los valores en las celdas de
la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar
del clculo.

Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar los valores

Mover
Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del
rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.
Calcular un punto final
Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro,
Excel ajustar el clculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final
Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustar para que integre el
nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia L1C1


Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las
columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia L1C1 es til para calcular las posiciones de
fila y columna en macros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "L"
seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna.
REFERENC
IA

SIGNIFICADO

L[-2]C

Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.

L[2]C[2]

Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la
derecha.

L2C2

Referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda columna.

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L[-1]

Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por
ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar una
frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del estilo
L1C1 y no del estilo A1.
Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1
Elija Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha General.
En Configuracin, active o desactive la casilla de verificacin Estilo de referencia L1C1.

Frmulas y funciones de Excel


Microsoft Excel es una de las aplicaciones ms utilizadas en el mundo y parte de su xito se lo debe
a la facilidad con que podemos crear frmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados
que necesitamos de nuestra informacin.
Las frmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos
tener frmulas que utilicen ms de una funcin para lograr su objetivo.

Frmulas de Excel
Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las
frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador
de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y
obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Qu son las frmulas de Excel?


Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza
algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se
adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear,
todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas
deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada
en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la
celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel
tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1
al no especificar el signo igual al inicio del texto:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que
la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel


Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser
utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como
Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos


utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir
en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que
conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un
ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una
frmula.

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Constantes y referencias de celda
Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos
introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado.
En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:

Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre
regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de
las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de
celda dentro de la ecuacin.

Referencias de celda en frmulas


Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras frmulas.
Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crear la


siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de la operacin:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una frmula
con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las
celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos
actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda B2 y en
segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.

Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son
siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro
de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula.

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Precedencia de operadores aritmticos
Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea realizar en
una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores,
Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo
igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en
que son calculadas las operaciones es el siguiente:
Porcentaje [%]
Exponenciacin [^]
Multiplicacin [*] y divisin [/]
Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula: =5+3*4-

6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-

3 . El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2.


Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el
resultado que obtenemos en Excel:

Uso de parntesis con operadores aritmticos


Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en
la precedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre los
operadores. Considera la siguiente frmula: =(5+3)*4-6/2
Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la suma
(5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado: =8*4-

6/2 . Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las
multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 y finalmente har la resta para
obtener el resultado final de 29.
Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes tomarlo


muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado
obtenido.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Comparar valores en Excel
Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparacin. A
travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el
cual lo estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un
valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin.
Operador Igual a (=)
Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=).
Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A y la


columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados
son diferentes.
En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la comparacin de manera que
podamos diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la frmula.
Sin embargo podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar correctamente.

Operador Mayor que (>)


El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cmo funciona
este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una
comparacin mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa
la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

Operador Menor que (<)


El operador menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresin sea menor que el
valor de la derecha.

17

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una
comparacin menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

Operador No igual a (<>)


El ltimo operador de comparacin es el operador de desigualdad (<>). Este operador nos ayuda
a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO como es el
caso de la celda C4 del ejemplo.
Es importante familiarizarse con los operadores de comparacin porque sern de gran utilidad al
momento de trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar frmulas en Excel


Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de
manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto. Excel nos
da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.

Ingresar una frmula manualmente


La manera ms simple de introducir una frmula es capturando todo el texto que la compone
directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar
las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con el teclado.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ingresar frmulas con el ratn
Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y
menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que
forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que necesitamos
introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla
con el teclado.

Ingresar frmulas con flechas


Este mtodo es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratn para
seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la
celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin


Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la
funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir una funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las
referencias de las celdas dentro de la funcin.

Insertar nombres de rango en frmulas


En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el
nombre Ventas y el rango C2:B7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras
frmulas de la siguiente manera:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles.
Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para
desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

Editar frmulas en Excel


Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna
modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:
Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas.
Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Insertar funciones
El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en
nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y
nos da informacin sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer
prcticamente todo con el puntero del ratn.

Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin


Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre el
botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en
la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El tercer mtodo es seleccionar la opcin de
men Ms funciones que se muestra al pulsar el botn Autosuma.

20

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Seleccionar la categora de la funcin de Excel


De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones Usadas recientemente. Esto
permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para saber si la funcin que buscas se
encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para poder
encontrarla rpidamente.
Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opcin
Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel y podrs buscar
entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una funcin para introducir el
nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre dicha
funcin.

Seleccionar la funcin
Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botn
Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el
cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ingresar los argumentos de la funcin


Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que contienen cada uno de
los argumentos de la funcin. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos debers
pulsar el botn Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de Excel.
Una ventaja del cuadro de dilogo Argumentos de funcin es que provee una descripcin de
ayuda para cada uno de los argumentos de la funcin utilizada de manera que si has olvidado
alguno de ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

Trucos para la Autosuma en Excel


En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y rpidamente en tus hojas de
Excel. El primero de los trucos es el siguiente.

Obtener la suma de una columna


Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar correctamente los valores
numricos de la columna:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Sumar todas las columnas y filas


Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extrao de Excel. Tomar la
misma tabla de datos de ejemplo y comenzar a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en
donde Excel realmente no sabr qu hacer:

Observa cmo despus de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la
columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostrar ayuda a resolver la confusin de Excel
y a sumar rpidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las
celdas de valores numricos e incluir una fila y una columna adicionales donde se colocar los
resultados:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma o el atajo de teclado que acabamos de
revisar ALT + = y Excel sumar automticamente tanto columnas como filas y colocar los
resultados en las celdas vacas:

Funciones de tiempo en Excel


Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de tiempo. Estas
funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de hora, minuto y segundo de
una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora con tan solo
especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la
celda A 1 tiene la siguiente informacin:

La funcin HORA en Excel


Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de
24-horas.

La funcin MINUTO en Excel


Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La funcin SEGUNDO en Excel
Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer uso de
las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior.

La funcin EXTRAE o MED en Excel


La funcin EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de
texto. Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de caracteres que deseamos extraer y su
punto de inicio dentro de la cadena de texto.

Sintaxis de la funcin EXTRAE


La funcin EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
Posicin_inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer carcter que
deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre la posicin nmero 1.
Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a extraer del Texto a partir
de la posicin inicial.

Ejemplo de la funcin EXTRAE


Para probar la funcin EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo
en el cual extraer la palabra Archivo 5 del contenido de la celda A1.

En la celda B1 comenzamos introduciendo la frmula:


=EXTRAE(

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic sobre la celda A1 para
obtener la referencia de celda:
=EXTRAE(A1,
El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra Archivo 5 dentro de la
cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la nmero 4.
=EXTRAE(A1,4
El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante
considerar el espacio en blanco como un carcter y de esta manera tengo la frmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:

La funcin EXTRAE y las fechas


Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo fecha con la
intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin embargo estos intentos siempre
resultarn en un error ya que las fechas en Excel son un nmero el cual tiene formato de celda
especial para mostrarse como texto. La solucin para extraer las partes de una fecha es utilizar las
funciones DIA, MES y AO.

La funcin CONCATENAR en Excel


La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una misma
celda lo cual es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos
hacer una concatenacin.

Sintaxis de la funcin CONCATENAR


La funcin CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento ser un texto que
se ir uniendo al resultado final. El mximo de argumentos que podemos especificar en la funcin
es de 255 y el nico obligatorio es el primer argumento.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final.


Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a
partir del segundo argumento.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplo de la funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin est distribuida en
varias columnas y deseamos integrar la informacin en una sola. Por ejemplo, tengo informacin de
los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los
siguientes pasos.
En la celda D2 comenzar a escribir la funcin CONCATENAR especificando el primer argumento:

=CONCATENAR(A2,
Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera que el Nombre y el
Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:

=CONCATENAR(A2," ",
Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido paterno con su
respectivo espacio:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",


Y como ltimo paso en el quinto argumento ir el Apellido materno:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)


La funcin CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin de los dems
nombres.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La funcin CARACTER en Excel
La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido
proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un nmero
entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar como argumento.

Sintaxis de la funcin CARACTER


La sintaxis de la funcin CARACTER solamente admite un argumento:

Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el carcter que deseamos
obtener.

Ejemplos de la funcin CARACTER


La funcin CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o smbolos dentro de
alguna celda como pueden ser los saltos de lnea o encontrar alguna letra del alfabeto.

Agregar un salto de lnea


Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de lnea entre ellas
podemos utilizar la funcin CARACTER (10), que representa precisamente el salto de lnea. Observa
cmo la celda C2 hace la unin de las cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto
de lnea entre ambas.

Para ver reflejado el salto de lnea debemos ir al cuadro de dilogo Formato de celdas (CTRL + 1) y
seleccionar la opcin Ajustar texto que se encuentra en la pestaa Alineacin.

Encontrar una letra del alfabeto


Si queremos saber rpidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la funcin
CARACTER que nos dar el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra.
Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayscula) tiene asociado el cdigo 65
y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo mismo que 64 +1, la
segunda letra del alfabeto ser 64 +2, la tercera 64 + 3 y as sucesivamente. Si necesitamos
conocer la dcima letra del alfabeto utilizaremos la frmula CARACTER(64 + 10) :

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

La suma 64 + 10 que coloqu dentro de la funcin no es necesaria. Solamente lo he hecho para


ilustrar de una mejor manera que estoy buscando la dcima letra del alfabeto pero obtendramos el
mismo resultado con solo especificar la frmula CARACTER(74) .
Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su posicin. En la
siguiente hoja de Excel tengo las posiciones de las letras en la columna C y en la columna D
mostrar la letra correspondiente con tan solo hacer la suma del nmero 64 y la posicin deseada:

La funcin ENCONTRAR en Excel


La funcin ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posicin inicial de una cadena de texto, o de un
carcter, dentro de otra cadena de texto. La funcin ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas
y minsculas.

Sintaxis de la funcin ENCONTRAR


La funcin ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carcter que se desea encontrar.

Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la bsqueda.

Nm_inicial (opcional): Indica la posicin de la cadena Dentro_del_texto donde se


comenzar la bsqueda. El primer carcter siempre es el nmero 1. Si se omite este argumento
se supone que se realizar una bsqueda desde la primera posicin.

Si el Texto_buscado es encontrado, entonces la funcin ENCONTRAR regresa un nmero que


indicar la posicin donde se encontr. Si no se encuentra ninguna coincidencia la funcin
ENCONTRAR regresar el error #VALOR!

Ejemplo de la funcin ENCONTRAR


A continuacin podrs observar una serie de ejemplos de la funcin ENCONTRAR que nos ayudarn
a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscar un carcter especfico dentro del texto de
la columna A. Observa los resultados:

El primer ejemplo nos muestra la siguiente frmula:

=ENCONTRAR("T", A2)
Esta frmula encontrar la primera ocurrencia de la letra T (mayscula) que se encuentra en la
primera posicin y por lo tanto el resultado es 1. Como haba mencionado anteriormente, la funcin
ENCONTRAR es sensible a maysculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:

=ENCONTRAR("t", A3)
Al buscar la letra t (minscula), obtenemos como resultado la posicin 4 aun cuando se ha
iniciado la bsqueda desde el primer carcter lo cual no indica que la bsqueda hace diferencia
entre maysculas y minsculas.
El tercer ejemplo hace una bsqueda de la letra i:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
=ENCONTRAR("i", A4)
Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras i, pero la funcin
ENCONTRAR regresa la posicin de la primera, que es la posicin nmero 9. Sin embargo, en el
ltimo ejemplo utilizamos el tercer argumento de la funcin ENCONTRAR:

=ENCONTRAR("i", A5, 10)


Con el tercer argumento estoy indicando a la funcin ENCONTRAR que inicie la bsqueda a partir de
la posicin 10, que es la letra g, y por lo tanto me regresa la posicin de la segunda letra i.

Errores comunes con la funcin ENCONTRAR


Si la funcin ENCONTRAR regresa el error #VALOR! es probable que tengas alguno de los
siguientes problemas:

Si olvidamos que la funcin ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas y minsculas


podemos obtener el error #VALOR! porque la funcin no encontrar coincidencias.

Al utilizar el tercer argumento de la funcin, que indica la posicin inicial de la bsqueda,


debemos tener cuidado de no especificar un nmero que sea mayor a la longitud de la cadena
o de la contrario obtendremos el error #VALOR!

La funcin DIAS.LAB en Excel


La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables entre dos
fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de das de
vacaciones que sern excluidos de los das laborables contabilizados.

Sintaxis de la funcin DIAS.LAB


A continuacin una descripcin de los argumentos de la funcin DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarn a contar los das


laborables.

Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilizacin de das laborables.

Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern excluidas del calendario
de das laborables.

La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye los fines de semana
(sbado y domingo).

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplos de la funcin DIAS.LAB
En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen entre el 1 de
enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.

Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los domingos. Ahora
incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:

Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado Vacaciones. En
seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que considere los das de vacaciones.

La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado
en el resultado final.
Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha de un sbado o de
un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la funcin DIAS.LAB no contabiliza esos
das. Observa en el siguiente ejemplo cmo he agregado a la lista de das de vacaciones un par de
fechas que corresponden a un sbado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el
resultado de la funcin DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la
funcin sino que coloqu explcitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto nos confirma que
podemos utilizar ambos mtodos al momento de especificar la lista de das de vacaciones.

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel


La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versin 2010 y nos permite contar los das
laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los das de la semana que
necesitamos considerar como fines de semana adems de los das de vacaciones.

La sintaxis de la funcin DIAS.LAB.INTL


La funcin DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente
la manera en como deseamos contar los das laborables.

Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los das laborables.

Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de das laborables.

Fin_de_semana (opcional): Nmero que especifica el da o das que sern considerados como
el fin de semana.

Das_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los das no
laborables.

Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la funcin DIAS.LAB.INTL har el clculo de das


laborables suponiendo un fin de semana de sbado y domingo.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Establecer un fin de semana personalizado
El tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los das de la semana que
sern considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar que el fin de semana
est formado slo por el da domingo debo escribir la funcin de la siguiente manera:

=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)
El nmero 11 en el tercer argumento de la funcin har que se consideren slo los domingos como
el fin de semana. Observa el resultado de la funcin recin escrita.

A continuacin muestro la lista completa de nmeros vlidos para el tercer argumento de la funcin
DIAS.LAB.INTL:

Considerar das no laborables


Para agregar una lista de das no laborables a la funcin DIAS.LAB.INTL podemos crear un rango
con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo especificar un
fin de semana de viernes y sbado y adems agregar tres fechas como das no laborables en el
rango B3:B5:

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel es una funcin muy flexible que seguramente se adaptar
adecuadamente a la manera en cmo necesites realizar el clculo de los das laborables.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

La funcin DIASEM en Excel


La funcin DIASEM en Excel nos devuelve el nmero que identifica a un da de la semana, es decir,
nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana corresponde a una fecha
determinada.

Sintaxis de la funcin DIASEM


La funcin DIASEM tiene dos argumentos

Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el da de la semana.

Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de la semana.

El segundo parmetro de la funcin es opcional pero nos permite configurar la manera en que la
funcin identifica los das de la semana. Por ejemplo, si especificamos el nmero 2 para este
argumento, la funcin DIASEM devolver el nmero 1 en caso de que la fecha especificada sea
lunes.
En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de los das. A
continuacin la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:

En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y regresar el nmero 1 al
encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da sbado. Para las versiones anteriores a Excel
2010 solamente estn disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo.

Ejemplos de la funcin DIASEM


Para conocer el da de la semana que corresponde a la fecha 14/02/2012 podemos utilizar la
funcin DIASEM de la siguiente manera:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la funcin, Excel asume que el nmero 1
es para el da domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes tendr asignado el
nmero 3. Si ahora utilizo el segundo argumento de la funcin para que asigne el nmero 1 al da
lunes entonces la respuesta de la funcin deber cambiar. Observa el resultado:

De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2 estoy
indicando a la funcin que el lunes tendr asignado el nmero 1 y por lo tanto ahora la funcin
DIASEM nos da como resultado un 2 bajo esta nueva configuracin que corresponde al da martes.

Mostrar el nombre del da


Si ests utilizando el comportamiento predeterminado de la funcin DIASEM (Domingo = 1, sbado
= 7) entonces puedes mostrar el nombre del da en lugar de un nmero. Para hacerlo debes asignar
el formato personalizado dddd a la celda que contiene la frmula:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La funcin DIASEM nos ayudar a conocer fcilmente el da de la semana que corresponde a
cualquier fecha especificada.

La funcin REDONDEAR en Excel


La funcin REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de decimales
especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un nmero positivo, negativo o
cero.

Sintaxis de la funcin REDONDEAR


La funcin REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado.

Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.

Ejemplos de la funcin REDONDEAR


En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizar la funcin REDONDEAR con diferentes valores para
el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la funcin REDONDEAR es mayor a cero entonces el nmero se


redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento,
entonces se redondear hacia el nmero entero ms prximo. Por el contrario, si especificamos un
nmero negativo, entonces la funcin REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del
separador decimal.
Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del
nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:

REDONDEAR(4.845,2)

4.85

REDONDEAR(4.844,2) = 4.84

La funcin SUMAR.SI en Excel


La funcin SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un
determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la
operacin.

Sintaxis de la funcin SUMAR.SI


La funcin SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado.

Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern incluidas en la
suma.

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se
sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin. Si es un nmero
har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho nmero. Si el criterio es una
expresin podremos especificar alguna condicin de mayor o menor que.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condicin en cierta
columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores
numricos. Todos estos casos quedarn ms claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la funcin SUMAR.SI


El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las
celdas que contienen el nmero 5.

Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el nmero 5,
de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el
nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin establecida se hace
la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado.
Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean menores a 3.
Observa el resultado de esta nueva frmula.

Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la funcin SUMAR.SI el cual nos
deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente
ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor
especfico.
Para obtener el resultado colocar el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la
celda F1. El tercer argumento de la funcin contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que
deseo sumar.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

La celda F2 que contiene la funcin SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan
y excluye el resto de celdas. Podra modificar un poco esta frmula para obtener las ventas de un
mes especfico. Observa el resultado de esta adecuacin en la celda F5:

La funcin RESIDUO en Excel


El residuo es el sobrante de una divisin inexacta. La funcin RESIDUO en Excel nos ayuda a
obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la divisin de dos nmeros.

Sintaxis de la funcin RESIDUO


La sintaxis de la funcin RESIDUO es la siguiente:

Nmero (obligatorio): Nmero que ser dividido. Tambin conocido como dividendo.

Nm_divisor (obligatorio): Nmero por el cual se sea hacer la divisin.

Si la divisin entre Nmero y Nm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a cero.

40

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplos de la funcin RESIDUO
RESIDUO(21, 5) = 1
RESIDUO(23, 5) = 3
RESIDUO(25, 5) = 0
Si el resultado de la funcin RESIDUO es cero ser un indicador de que tenemos una divisin exacta
y por lo tanto tenemos un nmero que es divisible.

Comprobar la divisibilidad de un nmero


En el siguiente ejemplo tenemos una columna de nmeros y otra columna de divisores. Podemos
conocer fcilmente las parejas de nmeros que son divisibles utilizando la funcin RESIDUO y
observando aquellos que tienen un residuo igual a cero.

La funcin COMBINAT en Excel


La funcin COMBINAT en Excel nos ayuda a obtener la cantidad de combinaciones posibles para un
nmero determinado de elementos. Una combinacin es un subconjunto de elementos sin importar
su orden interno.

Sintaxis de la funcin COMBINAT


La sintaxis de la funcin COMBINAT es la siguiente.

Nmero (obligatorio): El nmero total de elementos

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Tamao (obligatorio): El nmero de elementos en cada combinacin

Algunas consideraciones importantes sobre la funcin COMBINAT son las siguientes:


1.

Los argumentos deben ser nmeros enteros, en caso contrario, Excel truncar los nmeros.

2.

Si cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Nmero < Tamao, entonces


la funcin COMBINAT regresar el error #NUM!

3.

Cualquier argumento que no sea


COMBINAT devuelva el error #VALOR!

un

valor

numrico

ocasionar

que

la funcin

Ejemplos de la funcin COMBINAT


Para entender mejor la funcin COMBINAT hagamos un ejemplo muy sencillo. Tengo tres cajas
etiquetadas como A, B y C. Cuntas posibles combinaciones de 2 cajas puedo hacer? La respuesta
nos la da la funcin COMBINAT:

COMBINAT(3, 2) = 3
Esta respuesta la podemos validar fcilmente porque efectivamente con las tres cajas puedo hacer
las siguientes combinaciones: [A, B], [A, C] y [B, C]. Si agrego una cuarta caja etiquetada como D el
nmero de posibles combinaciones aumenta a seis.

COMBINAT(4, 2) = 6
Las combinaciones posibles son las siguientes: [A, B], [A, C], [A, D], [B, C], [B, D] y [C, D].

La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel


La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un nmero aleatorio que se encontrar entre el
lmite inferior y el lmite superior especificados. La funcin ALEATORIO.ENTRE siempre devolver un
nmero entero.

Sintaxis de la funcin ALEATORIO.ENTRE


La funcin ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos:

Inferior (obligatorio): Lmite inferior del nmero aleatorio generado.

Superior (obligatorio): Lmite superior del nmero aleatorio generado.

La funcin ALEATORIO.ENTRE regresar un nuevo nmero aleatorio cada vez que se recalcule la
hoja de clculo.

42

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplo de la funcin ALEATORIO.ENTRE
Para generar un nmero aleatorio entre 1 y 100 escribe la siguiente frmula en cualquier celda de
la hoja.

=ALEATORIO.ENTRE(1, 100)
Para obtener un nmero aleatorio diferente solamente debes presionar la tecla F9 y tendremos un
nuevo nmero aleatorio entre 1 y 100.

Nmeros aleatorios negativos


La funcin ALEATORIO.ENTRE tambin puede generar nmeros aleatorios negativos. Por ejemplo, si
deseo tener un nmero aleatorio que se encuentre entre -50 y 50 puedo escribir la siguiente
frmula:

=ALEATORIO.ENTRE(-50, 50)
Solo recuerda colocar siempre en el primer argumento el lmite inferior, que para este ejemplo es el
nmero negativo, ya que si inviertes los argumentos la funcin ALEATORIO.ENTRE devolver el
error #NUM!

La funcin SI en Excel
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin
para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en
base al resultado obtenido en la prueba lgica.

Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar valores a
devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el resultado
es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el resultado de


la Prueba_lgica sea VERDADERO.

43

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es FALSO.

La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede
ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros,
referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado
de la Prueba_lgica.

Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje de
APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la
calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica


Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la funcin
SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de
este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el
valor VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero desplegar la
leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un nmero, de lo
contrario se mostrar la leyenda NO.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")


Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

44

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Utilizar una funcin como valor de regreso


Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor de
regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la
columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la celda D1. La funcin
que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")


Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en caso de que
la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera
podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba
lgica fuera falso.

La funcin O en Excel
La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra funcin lgica
solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las expresiones
lgicas que se hayan colocado como argumentos.

Sintaxis de la funcin O
La funcin O en Excel nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la funcin es
VERDADERO.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin.


Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lgicas a evaluar
con opcionales hasta un mximo de 255.

La nica manera en que la funcin O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lgicas
sean falsas. Si al menos una expresin es verdadera entonces el resultado de la funcin O ser
VERDADERO.

Ejemplos de la funcin O
Para comprobar el comportamiento de la funcin O haremos un ejemplo sencillo con la siguiente
frmula:

=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)


Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones vers que todas son falsas y por lo
tanto la funcin O devolver el valor FALSO. Observa el resultado:

Como mencion anteriormente, la funcin O devolver un valor VERDADERO si al menos una de las
expresiones lgicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificar solamente la primera expresin
para que sea 1=1 de manera que tenga la siguiente frmula:

=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)


Esto deber ser suficiente para que la funcin O devuelva un valor VERDADERO:

Funciones como argumento de la funcin O


Podemos utilizar funciones como argumentos de la funcin O siempre y cuando devuelvan
VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y
ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ya que la celda B1 es un nmero la funcin ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado
la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la funcin ESTEXTO devuelve el
valor VERDADERO. En consecuencia la funcin O tambin regresa el valor VERDADERO. Ahora
intercambiar los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la funcin ESNUMERO como la
funcin ESTEXTO devuelvan FALSO.

No olvides que la funcin O en Excel siempre devolver VERDADERO excepto cuando TODAS las
expresiones lgicas evaluadas sean falsas.

La funcin Y en Excel
La funcin Y en Excel es una funcin lgica que nos permitir evaluar varias expresiones lgicas y
saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa
para que el resultado de la funcin tambin sea FALSO.

Sintaxis de la funcin Y
Los argumentos de la funcin Y en Excel son los siguientes:

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin.

Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un mximo de 255.

La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones lgicas evaluadas
son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa para que la funcin Y tenga un
resultado FALSO.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplos de la funcin Y
Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:
=Y(5=5, 1<3, 8>6)
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el valor VERDADERO.

Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser suficiente para
que la funcin Y devuelva el valor FALSO:

Argumentos de la funcin Y
Cada uno de los argumentos de la funcin Y puede ser una expresin lgica como en los ejemplos
anteriores pero tambin puede ser una funcin de Excel que devuelva un valor FALSO o
VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresin lgica con la funcin ES.PAR y la
funcin ES.IMPAR las cuales evalan un nmero para indicarnos si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresin lgica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la
funcin Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento
de la funcin ES.IMPAR con el nmero 6 (en lugar de 5), causar que la funcin Y nos devuelva el
valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lgicas sean
verdaderas, la funcin Y en Excel ser una excelente opcin para hacerlo.

La funcin ESBLANCO en Excel


La funcin ESBLANCO en Excel es una funcin que comprueba el valor de una celda y devuelve el
valor lgico VERDADERO en caso de que sea una celda vaca, de lo contrario regresar el valor
FALSO.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESBLANCO
La funcin ESBLANCO solamente tiene un argumento.

Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.

Ejemplos de la funcin ESBLANCO


En la siguiente imagen puedes observar cmo la funcin ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor
FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.

Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la funcin ESBLANCO para evaluar el contenido de la


celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 est vaca.

La funcin ESBLANCO regresar el valor FALSO cuando la celda que est siendo evaluada contiene
un error. Observa el siguiente ejemplo.

La funcin ESNOD en Excel


La funcin ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este tipo de error
indica que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un valor No Disponible
(N/A = Not Available).

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESNOD

Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error
#N/A.

Ejemplos de la funcin ESNOD


En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La celda
A1 contiene un texto, la celda A2 un nmero, la celda A3 es una celda vaca.

Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene el tipo
de error #N/A. Ahora en la columna B utilizar la funcin ESNOD para evaluar los valores de la
columna A. Observa el resultado a continuacin:

De esta manera comprobamos que la funcin ESNOD regresar el valor VERDADERO solo en caso
de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy prctico de la funcin ESNOD es para saber si el
resultado de otra funcin es especficamente el error #N/A. Observa la siguiente frmula:

=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4))


En este ejemplo estoy utilizando la funcin ESNOD para saber si la funcin BUSCARV regresa un
error del tipo #N/A.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

La funcin ESERROR en Excel


La funcin ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos devuelve el valor
VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una frmula cuyo resultado ser
evaluado.

Sintaxis de la funcin ESERROR

Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

Ejemplos de la funcin ESERROR


La funcin ESERROR evala el valor de una celda para saber si contiene alguno de los errores de
Excel. Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el
resultado de la funcin ESERROR.

Slo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la funcin ESERROR devolver el valor
VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto
la funcin ESERROR devuelve el valor FALSO.

La funcin ESERR en Excel


La funcin ESERR en Excel es una de las funciones de Informacin que nos permiten saber si el
valor de una celda o el resultado de una frmula es alguno de los errores de Excel.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESERR

Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La funcin ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en
cuyo caso devolver el valor FALSO.

Ejemplos de la funcin ESERR


A continuacin podrs observar que en la columna A tengo todos los errores que son generados por
Excel. En la columna B he utilizado la funcin ESERR para evaluar el contenido de cada una de las
celdas.

Es importante que observes cmo la funcin ESERR comprueba adecuadamente todos los errores
devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO.
Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la funcin ESERR al momento de utilizarla en la
validacin de errores en tu hoja de clculo de Excel.

La funcin ESERR en Excel


La funcin ESERR en Excel es una de las funciones de Informacin que nos permiten saber si el
valor de una celda o el resultado de una frmula es alguno de los errores de Excel.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESERR

Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La funcin ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en
cuyo caso devolver el valor FALSO.

Ejemplos de la funcin ESERR


A continuacin podrs observar que en la columna A tengo todos los errores que son generados por
Excel. En la columna B he utilizado la funcin ESERR para evaluar el contenido de cada una de las
celdas.

Es importante que observes cmo la funcin ESERR comprueba adecuadamente todos los errores
devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO.
Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la funcin ESERR al momento de utilizarla en la
validacin de errores en tu hoja de clculo de Excel.

La funcin COINCIDIR en Excel


La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y
nos devuelve su posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos ayuda a obtener el nmero
de fila que ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la funcin COINCIDIR


La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda.

Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en la


bsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se hace la


bsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la funcin
COINCIDIR:

1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor
buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.

0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de bsqueda puede estar en cualquier orden.

-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el
valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera


predeterminada el valor 1.

Ejemplos de la funcin COINCIDIR


Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo una
lista de valores en la columna A y utilizar la siguiente frmula:

=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la frmula:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5 que es precisamente la posicin que ocupa el valor
buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente frmula:

=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor JOX no est dentro de la lista as que no habra una
coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la funcin estoy indicando que deseo
hacer una bsqueda aproximada. Observa el resultado:

La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9 porque es el elemento que contiene al menos una de
las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.

Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR


Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes:

La funcin COINCIDIR no hace diferencia entre maysculas y minsculas.


Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el tipo de error
#N/A.

La funcin BUSCARV o CONSULTAV en Excel


La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir,
nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un
ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la bsqueda dentro de un
directorio telefnico.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio telefnico
de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habr que
buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces obtener el nmero correcto.

Crear una tabla de bsqueda


Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros
datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical con los valores
por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de
manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que
buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos
debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a
cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave
porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la
misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a
la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista
podemos utilizar la funcin BUSCARV.

Sintaxis de la funcin BUSCARV


La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la


tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una
celda que contenga el valor buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se
tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una


coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que indiquemos en
este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo
la primera columna de la tabla la columna nmero 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda
exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este
argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera
columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los
mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV


Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene informacin
de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1.

En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.

2.

En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:


=BUSCARV(

3.

Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para
concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,

4.

Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la
matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,

5.

Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me
devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la columna
nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6.

Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer una
bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la funcin recin descrita:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor
para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado
automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin
BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla


obtendremos un error de tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un error de


tipo #VALOR!

Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no encuentra
el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.

La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que dediques
tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho de esta
funcin.

La funcin BUSCAR en Excel


La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como
resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos.
La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Forma vectorial de la funcin BUSCAR
Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar
un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para
realizar la bsqueda es la siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado por una sola
columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda.

Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados


que deseamos obtener.

El Vector_de_comparacin debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la funcin


devolver resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deber ser del mismo
tamao que Vector_de_comparacin.

Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial


Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los
cuales deseo encontrar la calificacin de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocar el nombre del alumno y en la celda F2 la funcin BUSCAR la cual me


ayudar a obtener su calificacin. Desarrollemos la frmula paso a paso:
1.

Introducir la funcin BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.

=BUSCAR(F1,
2.

Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizar la bsqueda:

=BUSCAR(F1, A2:A6,
|

59

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
3.

El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este
ejemplo son las calificaciones en C2:C6:

=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)


Observa cmo la funcin BUSCAR regresa la calificacin que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer
argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

Forma matricial de la funcin BUSCAR


La funcin BUSCAR tambin puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por los
valores de bsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la bsqueda de manera
matricial es la siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.


Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de bsqueda y de
resultados.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial
Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma matricial.
Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {A,E,I,O,U} y por otro
lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde. Para ello puedo
utilizar la siguiente frmula:

=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el
resultado:

Introduccin al uso de tablas en Excel


Tu informacin en Excel es muy til si sabes cmo analizarla adecuadamente. Si tienes un
conocimiento bsico de las tablas en Excel podrs organizar la informacin de una manera fcil de
entender.

Qu es una tabla de Excel?


Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de
encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva funcionalidad de tablas fue
introducida en Excel 2007.
Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementacin de las tablas nos
permite realizar ciertas tareas comunes de una manera ms fcil. Adems, ayuda a eliminar
algunos errores comunes que se cometan con anterioridad.

Entendiendo las tablas de Excel


Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros
datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede
contener informacin de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila har referencia a un
empleado diferente.

Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la informacin
contenida en cada columna. As por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados
ID (de empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Esta misma tabla se puede crear con cualquier versin de Excel, sin embargo los beneficios los
veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla oficial. Para crear una tabla de
Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botn Tabla. Esto convertir el
rango de celdas en una tabla de Excel.

Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podr responder de una
manera ms inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un
grfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva informacin el grfico ser
actualizado automticamente con las nuevas filas de la tabla.

Diferencias entre rangos y tablas de Excel


A continuacin enlistar algunas caractersticas de las tablas de Excel que las hacen diferentes a
los rangos de celdas:

Al activar cualquier celda de la tabla se habilitar la ficha contextual llamada Herramientas


de tabla la cual contendr comandos adicionales para trabajar con la tabla.
Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galera de estilos.

Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para
ordenar o filtrar los datos de la tabla.

Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de
hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza
automticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla.

Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar
referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.

La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequea flecha que nos permite agregar
fcilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina
hacia abajo o hacia la derecha.

Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros datos as
que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de uso en Excel.

Creacin de una tabla


Para crear una tabla en Excel todo lo que se debe hacer es seleccionar el rango de celdas que
contiene los datos y encabezados de columna y oprimir el botn Tabla que se encuentra dentro de
la ficha Insertar.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

A continuacin mencionar algunos beneficios de utilizar las tablas de Excel.

Cambiar el estilo de una tabla


Excel 2010 contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrs elegir alguno para
aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla
y cambia su estilo seleccionado la opcin adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se
encuentra dentro de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opcin Nuevo estilo de
tabla para crear un nuevo estilo.

Resaltar filas alternas de una tabla


Cuando creas una nueva tabla Excel aplica un fondo especial a las filas impares. Si por alguna
razn no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opcin Filas con
bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Filtros y opciones de ordenamiento


Cada tabla que creas en Excel ya trae consigo filtros para cada columna as como opciones de
ordenamiento para cada columna.

Referencias estructuradas de una tabla


Una de las ventajas ms importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar
las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las
cuales hacen uso del nombre de la tabla as como de los nombres de las columnas para hacer
referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan
automticamente al insertar nuevos datos en la tabla o removerlos.

Crear columnas calculadas fcilmente


Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras ser muy sencillo crear columnas calculadas
utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

Fila de totales de una tabla


Se puede agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de seleccin Fila de totales:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operacin que deseamos
aplicar.

Imprimir una tabla


Para imprimir una tabla selecciona cualquiera de sus celdas y oprime la combinacin de teclas
CTRL + P y posteriormente en la seccin de Configuracin selecciona la opcin Imprimir la tabla
seleccionada.

Estas son solo algunas de las caractersticas y beneficios de las tablas en Excel que demuestran
que son intuitivas, fciles de usar y que adems nos proveen de mucha funcionalidad sin mucha
complejidad. La prxima vez que organices tus datos en Excel considera utilizar una tabla.

Cmo crear una tabla en Excel


El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la informacin de una manera consistente para que
sea ms fcil darle formato, ordenarla y filtrarla. T puedes crear una tabla en Excel que te ayude a
analizar mejor la informacin.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Cmo crear una tabla en Excel
Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los ttulos de columna. As
que haz clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los ttulos de
columna como pueden ser: No. de empleado, Departamento, Nombre, Apellido, etc. Los ttulos de
columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacas entre ellos.

Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los ttulos de columna que acabas
de crear:

Ahora asegrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz
clic en el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar.

Excel detectar el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocar un borde punteado sobre
los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de dilogo Crear tabla, el cual automticamente
mostrar el rango de celdas donde se encuentra la informacin. Si por alguna razn el rango de
celdas desplegado es incorrecto, utiliza el botn de seleccin para elegir el rango de celdas
adecuado.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Tabla con encabezados
Antes de hacer clic en el botn Aceptar asegrate de tener seleccionada la opcin La tabla tiene
encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dar formato a la tabla e insertar filtros para
cada una de las columnas.

Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se
encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un
inicio el estilo que prefieres dar a la tabla.

Agregar filas a una tabla de Excel


Despus de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios mtodos para agregar nuevas
filas a una tabla de Excel. La forma ms directa de agregar una nueva fila es seleccionando la
ltima celda de la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador.
Al hacer esto, Excel aadir una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la informacin
apropiada para el nuevo registro:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Observa cmo Excel coloca un borde slido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la
tabla.

Agregar filas a una tabla por Formulario


Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de
datos. El comando Formulario no est incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones
por lo que ser necesario agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al
extremo derecho de la barra de acceso rpido y selecciona la opcin Ms comandos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la


opcin Todos los comandos y dentro de la lista encuentra el comando Formulario.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Haz clic en el botn Agregar y finalmente en el botn Aceptar para que el botn se muestre en la
barra de acceso rpido.

Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botn Formulario. Aparecer un
cuadro de dilogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores
para cada fila en los cuadros de texto junto a ellos.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botn Nuevo.

Introduce la informacin del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botn Cerrar y Excel
colocar el nuevo registro al final de la tabla.

Editar registros de una tabla de Excel


En el apartado Agregar filas a una tabla de Excel analizamos la alternativa de agregar registros a
travs del comando Formulario. En esta ocasin analizaremos con mayor detenimiento las opciones
que presenta dicho cuadro de dilogo para editar registros de una tabla de Excel.

Crear, eliminar o restaurar un registro de la tabla


El botn Nuevo te permitir agregar un nuevo registro a la tabla y lo colocar al final de la
misma. El botn Eliminar borrar el registro que ests visualizando en ese momento en la pantalla.
Solo que antes de hacerlo te mostrar un cuadro de dilogo de confirmacin y slo hasta que hagas
clic en Aceptar se eliminar permanentemente el registro.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Cuando editas alguno de los valores del registro en pantalla se activa de inmediato la opcin
Restaurar. Esta opcin te permite regresar los valores originales del registro actual en caso de que
decidas no hacer cambio alguno.

Avanzar entre los registros de una tabla


El botn Buscar siguiente y Buscar anterior nos permiten avanzar o retroceder entre los registros de
la tabla. Esta misma funcionalidad la obtienes al mover la barra lateral.

En todo momento puedes observar el nmero de registro en el que te encuentras por arriba del
botn Nuevo.

Buscar un registro utilizando criterios


El botn Criterios te permite buscar registros que cumplen con ciertas condiciones (criterios). Al
hacer clic sobre el botn Criterios se limpian todos los cuadros de texto y entonces se pueden
utilizar caracteres comodn para facilitar la bsqueda. Por ejemplo, el comodn ? puede reemplazar

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
un solo caracter y el comodn * es para mltiples caracteres. En este ejemplo buscar todos los
registros que tienen un Departamento que comience con las letras Fin sin importar lo que est
escrito despus:

Despus de colocar el criterio debes hacer clic en el botn Buscar siguiente para que Excel muestre
los resultados que concuerdan con la condicin recin especificada. Para los campos que son
numricos puedes colocar criterios de mayor que menor que. Por ejemplo, para encontrar
todos los registros que tengan un nmero de empleado menor que 400311 utilizo el siguiente
criterio:

Cuando termines de utilizar los criterios debes borrarlos y oprimir el botn Formulario para regresar
al modo inicial de edicin. Finalmente el botn Cerrar cierra el cuadro de dilogo y nos permite
regresar a la hoja de Excel.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Aplicar estilos a una tabla de Excel
En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como tabla muestra
una amplia galera de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro,
medio y oscuro.

Dar formato como tabla


Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de celdas que contienen
los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra
dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio y se mostrar la galera de formatos disponibles:

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrar el cuadro de dilogo Dar
formato como tabla

Estilos de tabla en Excel


Una vez creada la tabla puedes cambiar fcilmente su estilo, solamente haz clic sobre cualquier
celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas de tabla que contiene el
grupo Estilos de tabla.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptar la nueva configuracin. Para ver ms
estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso o
hacer clic en el botn Ms para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en la
opcin Nuevo estilo de tabla.

Eso mostrar el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botn Aceptar, se
crear un nuevo estilo que se mostrar en la seccin Personalizada:

Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

Filtrar registros de una tabla


Existe una caracterstica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los registros de
una tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla slo
estamos mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos una mejor visibilidad de
los mismos para realizar un buen anlisis.

Filtrar datos en Excel


El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que no
cumplen con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla sigue los
siguientes pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando Ordenar y Filtrar que se
encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y dentro de las opciones mostradas selecciona
Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada columna. Si ya


habas dado formato a los datos como tabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya
estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que deseas filtrar y Excel
desplegar una lista que incluye cada uno de los valores nicos de la columna.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la opcin (Seleccionar todo).
Esto limpiar todas las cajas de seleccin permitindote seleccionar solamente las opciones que
ests interesado ver:

Filtrar por varios criterios o columnas


Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios criterios. Al hacer clic en el
botn Aceptar Excel desplegar solamente los datos que cumplen son la seleccin realizada.
Tambin puedes aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos que
acabamos de revisar para cualquier otra columna.
Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el cono de flecha de filtrado es
reemplazado por un cono de filtro.

Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cono de filtro de la columna deseada y seleccionar
la opcin Borrar filtro

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo puedes
hacer clic en el comando Ordenar y filtrar y seleccionar la opcin Borrar

Filtrar nmeros en Excel


Excel provee mltiples opciones para filtrar datos numricos como filtrar los valores superiores o
inferiores, filtrar los valores que son mayores o menores a un nmero especfico, etc. Ya hemos
visto cmo filtrar registros de una tabla y cmo Excel coloca automticamente flechas de filtrado
para cada columna.

Filtros de nmero en Excel


Pero existe una opcin de men especial para las columnas que son numricas y que revisaremos a
continuacin. Haz clic sobre el icono de filtrado de una columna de datos numricos y selecciona la
opcin de men Filtros de nmero. Observa las opciones disponibles:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Primero probaremos la opcin Diez mejores. Esta opcin muestra el cuadro de dilogo Autofiltro de
las diez mejores

En la primera lista de seleccin podrs decidir si deseas obtener los valores superiores o inferiores.
En la segunda opcin puedes especificar el nmero de elementos que deseas observar (desde 1
hasta 500). En la ltima lista de seleccin eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar por su
porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podra ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje
de ventas. Una vez que has especificado los valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel
desplegar los registros que cumplen con el criterio especificado.
Otra de las opciones de Filtros de nmero es filtrar por Superior del promedio o Inferior del
promedio. Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicar el filtro
automticamente. Por ltimo podrs observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a
travs del cuadro de dilogo Autofiltro personalizado

A travs de este cuadro de dilogo podrs hacer comparaciones como: Igual a, mayor que, menor
que, entre, etc. Solamente debes especificar la condicin que necesitas y podrs filtrar nmeros en
Excel.

Filtrar datos por fecha


Si los datos de tu tabla incluyen fechas, puedes realizar un filtro en base a esas columnas de
manera que puedas analizar slo el conjunto de informacin que te interesa. Haz clic sobre la flecha
de filtrado de la columna que contiene las fechas:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Filtros de fecha en Excel


Selecciona la opcin de men Filtros de fecha y podrs ver toda la gama de opciones que tienes
disponibles para filtrar la informacin. Dentro de la lista encontrars dos clases de filtros, aquellos
que necesitan de un argumento para poder filtrar (filtros comunes) y aquellos que estn basados
en una fecha de comparacin que generalmente es el da actual (filtros dinmicos).
Por ejemplo, al hacer clic en la opcin Entre, se mostrar el cuadro de dilogo Autofiltro
personalizado que permitir capturar los argumentos necesarios para aplicar el filtro.

Si por el contrario eliges un filtro dinmico como la opcin de men Hoy, Excel aplicar de
inmediato el filtro utilizando la fecha actual del sistema como referencia. Lo mismo sucede con los
filtros Ayer, Prxima semana, Mes pasado, Este ao, etc.
Recuerda que para quitar los filtros aplicados a una columna puedes hacer clic en el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Filtrar datos de tabla por color


Si has aplicado color a las fuentes o celdas de una tabla, entonces puedes filtrar por color los datos
de manera que obtengas solamente el subconjunto de datos de tu inters. Aquellas filas que no
cumplan con el criterio de color se ocultarn temporalmente.
El color de las celdas puedes aplicarlo manualmente o lo puedes aplicar utilizando formato
condicional. En este ejemplo supondremos que ese formato ya ha sido aplicado previamente a los
datos.

Filtrar por color en Excel


Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opcin Filtrar por color, la cual
mostrar las opciones de colores que tiene la columna que est siendo analizada en ese momento:

Dentro del submen de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado
y veas los resultados de manera inmediata.

Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar
que se encuentra dentro del comando Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Utilizar frmulas en tablas de Excel


Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero es inevitable
utilizar frmulas para obtener informacin adicional sobre dicha informacin. Por ello en esta
ocasin revisaremos algunos mtodos para utilizar frmulas en tablas de Excel.
En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando Tabla que se
encuentra en la ficha insertar.

Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna accin adicional, Excel ha nombrado a este
rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el Administrador de nombres que
se encuentra en la ficha Frmulas dentro del grupo Nombres definidos.

Utilizar la fila de totales


Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera tenemos que
utilizar una frmula sino que solamente debemos insertar la fila de totales de la tabla. Para ellos
debemos seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a la ficha contextual Herramientas de tabla.

Debers marcar la opcin Filas de totales y Excel insertar una nueva fila a la tabla. La fila de
totales nos permite elegir entre varias frmulas que pueden ser aplicadas. Al seleccionar alguna
celda de la fila de totales se mostrar la lista de funciones disponibles.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la columna
Proyectado e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el tipo de frmula que Excel
muestra en la barra de frmulas para la celda de la fila de totales que acabo de modificar:

Sorprendentemente Excel no utiliza la funcin SUMA sino que utiliza la funcin SUBTOTALES la cual
en su primer argumento nos permite utilizar un nmero el cual identificar a la funcin a utilizar y
en este caso el nmero 109 equivale a la funcin SUMA.
El segundo argumento de la funcin SUBTOTALES es el nombre de la columna de la tabla, que para
este ejemplo es la columna Proyectado.
Si para esta misma columna realizo el cambio de funcin a Promedio podrs observar que en lugar
de utilizar el nmero 109 se utilizar ahora el nmero 101 en la funcin SUBTOTALES:

Utilizando frmulas dentro de una tabla


Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas para hacer
clculos con la informacin de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es conocida como referencia
estructurada.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para hacer un ejemplo de una frmula con referencias estructuradas agregaremos una nueva
columna a nuestra tabla llamada Diferencia la cual tendr la resta entre la columna Proyectado y la
columna Real y para ello utilizaremos la frmula [@Proyectado]-[@Real].

Si despus de introducir el smbolo = en la celda D2 nos movemos con las flechas del teclado
hacia la celda B2, Excel introducir automticamente el nombre [@Proyectado]. Despus
ingresamos el smbolo - para realizar la resta y finalmente nos movemos hacia la celda C2 y se
insertar automticamente el nombre [@Real].
Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagar automticamente la frmula por toda la
columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos ahorrar algunas
acciones adicionales al ingresar nuestras frmulas.

Referencias estructuradas
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros clculos, pero
si tienes una tabla puedes referirte a los datos a travs de un estilo de referencia conocido
como referencia estructurada.
Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece ms intuitivo que
simplemente especificar la direccin de una celda o de un rango. Para poder utilizar las referencias
estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un nombre a la tabla de datos, lo cual se hace
directamente en el cuadro nombre de la tabla que se encuentra en la ficha Diseo dentro de la
seccin de fichas Herramientas de tabla.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Si quisiramos obtener el total de la columna Ventas podramos utilizar la funcin SUMA de la


siguiente manera:

SUMA(D2:D10)
Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se observa:

Al comenzar a especificar el nombre de la tabla recin creada Excel detecta su existencia y la


muestra como una opcin para la frmula. As que solamente acepta la sugerencia para poder
continuar.
Despus de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que es especificar la
columna Ventas. Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete [ el cual
nos dar acceso a los miembros de la tabla. Observa cmo inmediatamente despus de introducir
el corchete Excel muestra las posibles opciones dentro de las cuales aparecen las columnas de la
tabla.

Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete as como el parntesis de la funcin
suma para obtener el resultado deseado.

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La frmula funcionar correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una nueva columna a
la tabla de datos.

Tablas dinmicas en Excel


Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial
revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las tablas dinmicas para poder realizar un
anlisis exitoso de la informacin.

Qu es una tabla dinmica?


Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las
caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te
ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin
con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.

Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los
nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero
lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinmicas


Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas
a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el
problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo
libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo
intimidar desde un principio.

Funcionamiento de las tablas dinmicas


Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes
para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento
bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la
compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As
que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada
producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla
dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una

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comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la
siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla
dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en
la tabla dinmica:

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As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin
obtendrs el total de ventas. Las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de
una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.

Cmo crear una tabla dinmica


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la
informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos
un ejemplo claro de cmo crearlas.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010


Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinmica.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de
datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla
dinmica.

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Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos
de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo
el ejemplo propuesto del apartado anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila
al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que
resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de
utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que
permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

Partes de una tabla dinmica


En los apartados anteriores hemos visto cmo funcionan las tablas dinmicas y cmo crearlas en
Excel. Ahora analizaremos con un poco ms de detalle cada una de las partes que las conforman.

Partes de una tabla dinmica en Excel


Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de
campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas
denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de
la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que
sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes
tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros
son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

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Dar formato a una tabla dinmica


Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si
fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una
tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que
se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as
como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la
seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir,
si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que

tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla
dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos
disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla
dinmica.

92

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Formato de valores en una tabla dinmica


En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla
dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los
siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro
del rea Valores.

93

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de
celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

94

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo
formato a todos los valores de la tabla dinmica:

Filtrar una tabla dinmica


Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla dinmica utilizando los
filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y
Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente
mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

95

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese
campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de
filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz
clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o
la opcin Ordenar de Z a A.

96

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Segmentacin de datos en tablas dinmicas
La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel 2010 que
permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar
fcilmente la informacin por ms de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la
ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar
Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica
y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las
opciones del filtro.

97

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para
mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra
en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te
permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Modificar campos de una tabla dinmica
Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los
campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo
arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinmica


Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinmica que se encuentra en la
parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la
tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el
comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmica


Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero del ratn
se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra manera de eliminar
el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar campo.

99

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Mover un campo de una tabla dinmica


Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un rea a
otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que permiten mover el
campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de
fila, Mover a rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinmica


Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el rea
deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a
alguna de las reas predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa
fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus
necesidades.

100

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica
De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y
subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar
alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de
valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo


es de tipo texto (en lugar de la Suma).

Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.

Mx. Obtiene el valor numrico ms alto.

Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo.

Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de
texto ser ignorado.

Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico.

Desvest. Obtiene la desviacin estndar.

Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin.

Var. Calcula la varianza de una muestra.

Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

101

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Crear un grfico dinmico
Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se
ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico
podrs ayudar en la compresin de los datos de una tabla dinmica.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel


Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que
servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que
se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que
deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa
cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:

102

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro
del grfico dinmico:

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Mover un grfico dinmico
Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel para poder
trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.

Mover un grfico dinmico a otra hoja


Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar
comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

el

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde ser
colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico


Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin original puedes
modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del
grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico
dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar
los estilos de forma del grfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinmica


Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y ahora
tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos
para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra
en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

104

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te permitir
ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado.

Grficos y presentacin de datos


Los grficos en Excel te ayudarn a mostrar los datos de una forma ms significativa de manera
que las personas puedan comprender fcilmente grandes cantidades de informacin de una
manera visual.
Un grfico tambin ayuda al anlisis de datos de manera que se puedan encontrar tendencias
importantes que ayudarn en la toma de decisiones.

Cmo crear un grfico en Excel


Lo primero que debes hacer para crear un grfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar.
Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la
informacin y crear el grfico.
Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que
trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:

105

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de grficos en Excel de manera
que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.

Crear un grfico en Excel


El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del
grupo Grficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido
crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y seleccionar la primera de las
opciones:

Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos
a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.

Partes de un grfico de Excel


Un grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las series
de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra las partes de un
grfico de Excel que necesitas conocer:

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico y que
incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.

Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que representa
un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un grfico. Cada
serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o ms series de datos a
excepcin de los grficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.

Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el
eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin como el eje horizontal
y suele contener las categoras del grfico.

rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera
que faciliten su lectura e interpretacin.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje correspondiente.

Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

Tipos de grficos en Excel


Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin adecuadamente es
de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as
que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos.

Tipos de grficos ms utilizados


Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los datos a
travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los valores en el eje
vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos de barra, donde la
diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje vertical.

Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un
perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos de lnea
hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades de cambio
como lo hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel. Estos
grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de
las partes respecto al total.

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en un


perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del tiempo.
Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas est relleno,
el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer
un grfico de lnea.

Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre
diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en lugar
de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los
analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de
grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.

Modificar el tipo de grfico


Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de opciones
y una de ellas es la Ficha Diseo. Los comandos de esta ficha los puedes utilizar para modificar el
tipo de grfico y tambin su diseo.
En esta ocasin hablaremos un poco sobre el grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de
la Ficha Diseo:

Cambiar el tipo de grfico


Si haces clic sobre el botn Cambiar tipo de grfico se mostrar un cuadro de dilogo que te
permitir elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el cono del nuevo tipo y acepta los
cambios.

109

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio entre el
mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un grfico de
columna agrupada 3D o a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender
que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya que siempre podrs
regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.
El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando permite
guardar las configuraciones de los grficos de manera que puedas utilizarlas posteriormente. Es
una caracterstica de Excel muy til cuando tu trabajo es generar muchos reportes que utilizan los
mismos tipos de grficos una y otra vez.

Agregar un ttulo al grfico


En ocasiones Excel no agrega un ttulo al grfico al momento de crearlo, sin embargo podemos
insertar un ttulo en el grfico an despus de su creacin, solo sigue los siguientes pasos.

Ttulo de un grfico de Excel


Haz clic en cualquier lugar del rea del grfico que vas a modificar y selecciona el comando Ttulo
del grfico que se encuentra dentro de la ficha Presentacin:

Se muestra la siguiente lista de opciones:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ninguno. Esta opcin significa que no deseas mostrar ningn ttulo. Tambin puedes utilizar
esta opcin para remover el ttulo existente.

Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el tamao actual.

Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el grfico pero hace un espacio en la parte superior
para insertar el ttulo modificando el tamao del grfico.

Una vez que ha seleccionado la opcin adecuada, Excel insertar una caja de texto con las palabras
Ttulo del grfico.

Haz doble clic sobre la caja de texto y cmbialo al ttulo adecuado. De manera opcional puedes
aplicar un formato al ttulo. Haz clic en la opcin de men Ms opciones del ttulo y Excel mostrar
el cuadro de dilogo Formato del ttulo del grfico:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Haz clic sobre cualquier seccin y elige las opciones de formato que mejor apliquen al ttulo. Una
vez que has terminado debers hacer clic sobre el botn Cerrar.

Agregar etiquetas de datos a un grfico


Puedes agregar etiquetas de datos a un grfico de Excel para ayudar a identificar los valores
mostradas en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la
colocacin y formato de las etiquetas.

Etiquetas en grficos de Excel


Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu grfico. Haz clic sobre cualquier
lugar del rea del grfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentacin y el
comando Etiquetas de datos:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

El men se muestra con las siguientes opciones:

Ninguna. sta es la opcin predeterminada y significa que no habr etiquetas de datos en el


grfico.

Centro. Coloca las etiquetas de datos en el centro de cada punto de datos.

Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los puntos.

Base interior. Las etiquetas se mostrarn en el extremo interior inferior.

Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opcin del men y Excel colocar las etiquetas de inmediato. Para personalizar
an ms las etiquetas haz clic en la opcin de men Ms opciones de la etiqueta de datos y se
mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

113

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la
etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hayas hecho los cambios
apropiados haz clic en el botn Cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo seleccionar la
opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.

Dar formato a un elemento de grfico


Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran
cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del grfico. Para poder
aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del grfico que deseas modificar.

Seleccionar un elemento de grfico


Mi recomendacin es utilizar la lista desplegable de elementos de grfico que se encuentra en la
ficha Formato dentro del grupo Seleccin actual:

114

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu grfico. Al
hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarn unos controladores de
seleccin alrededor del elemento para indicar que ha sido seleccionado.

Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos, tambin puedes seleccionar
cualquier parte de un grfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocar los
mismos controladores de seleccin que acabas de observar.

Dar formato a un elemento de grfico de Excel


Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de formato a travs
de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al elemento recin seleccionado.
Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos de forma predeterminados:

Al ejecutar el comando Excel aplicar de inmediato el formato correspondiente al elemento de


grfico seleccionado:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y algunos efectos de
formas. Solamente asegrate de tener seleccionado el elemento adecuado antes de aplicar el
formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos cambios porque al seleccionar un elemento
de grfico lo puedes eliminar fcilmente con tan solo oprimir la tecla Suprimir.

Cambiar la escala de un eje


Cuando has creado un grfico en Excel la escala del eje vertical no siempre es lo que esperabas. Si
no ests conforme con el formato colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fcilmente.

Modificar escala del eje vertical


Selecciona el grfico que vas a modificar y haz clic en la opcin Eje Vertical de la lista de Elementos
de grfico.

De inmediato el eje vertical ser seleccionado en el grfico.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ahora haz clic sobre el botn Aplicar formato a la seleccin que se encuentra dentro del
grupo Seleccin actual de la ficha Formato:

Se mostrar el cuadro de dilogo Dar formato a eje.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Observa cmo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mnima y Mxima. Con esos
valores controlas la escala completa del eje vertical. Para este ejemplo colocar 3,000 como valor
mnimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala del eje vertical. Ahora el eje ya no
comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Agregar lneas verticales a un grfico
En ocasiones los datos de nuestros grficos se interpretan y visualizan mucho ms fcilmente si
agregamos lneas verticales a la cuadrcula de un grfico. Para agregar este tipo de lneas sigue los
siguientes pasos.
Haz clic sobre el grfico y selecciona el comando Lneas de cuadrcula que se encuentra en la ficha
Presentacin. En las opciones que se muestran selecciona Lneas verticales de la cuadrcula
primarias y observars las siguientes opciones:

Al seleccionar la opcin Lneas de divisin principales se mostrarn las lneas verticales


correspondientes:

Si seleccionas la opcin Lneas de divisin secundarias obtendrs el siguiente resultado:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Si observas con cuidado notars que existe una lnea secundara en el mismo lugar donde se
trazara una lnea de divisin principal. Si seleccionas la opcin Lneas de divisin principales y
secundarias no se agregarn lneas adicionales a las lneas secundarias si no que se trazarn las
lneas primarias sobre las secundarias y notars una diferencia de color entre ambas. Las lneas
principales son de un color ms oscuro que las lneas secundarias.

Esquinas redondeadas en grficos


Al momento de crear un grfico en Excel se mostrar un borde alrededor del mismo con las
esquinas en ngulo recto. En esta ocasin mostrar cmo hacer para redondear las esquinas de un
grfico de Excel.
Un grfico recin creado tiene un borde y esquinas como las siguientes.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Para cambiar las esquinas rectas por unas esquinas redondeadas sigue estos pasos. Haz clic
derecho sobre la grfica y selecciona la opcin Formato del rea del grfico:

Redondear las esquinas de un grfico de Excel


De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Formato del rea del grfico. Asegrate de ir a la
seccin Estilos de borde y marca la caja de seleccin Esquinas redondeadas:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Posteriormente cierra el cuadro de dilogo y podrs observar las esquinas redondeadas del grfico:

Alinear grficos
Cuando tienes mltiples grficos en una hoja de Excel podra ser importante alinearlos para tener
una mejor visualizacin. Si intentas mover cada grfico de manera individual podras no tener los
resultados esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente accin.

Alinear grficos de Excel


Selecciona todos los grficos que deseas alinear. Puedes oprimir la tecla CTRL e ir haciendo clic
sobre cada grfico para tener una seleccin mltiple:

122

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Una vez seleccionados los grficos debemos ir al comando Alinear que puedes encontrar en dos
lugares:

En la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Organizar.

En la ficha contextual Formato, dentro del grupo Organizar.

Al hacer clic sobre este comando observars todas las opciones de alineacin posibles para tus
grficos:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para este ejemplo seleccionar Alinear a la derecha y el resultado ser el siguiente:

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los grficos horizontal o verticalmente.

Cmo imprimir un grfico


Imprimir un grfico en Excel es muy sencillo, pero el mtodo que vayas a elegir depender de
acuerdo a lo que necesites. Puedes imprimir un grfico junto con los datos de la hoja de Excel o sin
ellos.

Cmo imprimir un grfico en Excel 2010


Para imprimir un grfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes que hacer nada
ms que imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opcin Imprimir de la vista
Backstage (Ficha Archivo) y enviar a imprimir el documento.

124

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Sin embargo, si quieres imprimir solamente el grfico sin los datos de la hoja de Excel, entonces
primero debes hacer clic sobre el grfico que vas a imprimir y una vez que est seleccionado
puedes ir de nuevo a la opcin Imprimir en la vista Backstage.

Observa como ahora la opcin de Configuracin indica Imprimir el grfico seleccionado. Si envas a
imprimir con esta opcin obtendrs una impresin que contendr solamente el grfico
seleccionado.

Plantillas de grficos
Una caracterstica poco utilizada al graficar en Excel son las plantillas. Una plantilla de grficos te
permite guardar rpidamente las configuraciones de un grfico y volverlas a aplicar cuando lo creas
conveniente.

125

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Plantillas de grficos en Excel
Las plantillas de grficos en Excel son archivos .crtx los cuales guardan informacin sobre la
configuracin de los ejes, las propiedades de relleno de los elementos, su posicin dentro de la
grfica, etc. Las plantillas no guardan datos del usuario, solamente guardan informacin sobre el
formato y el diseo. Supongamos que despus de pensar en el diseo de tu grfico finalmente
llegas a un resultado como el siguiente:

Para guardar este grfico como plantilla debes seleccionarlo e ir a la ficha Diseo que se encontrar
bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic sobre el
comando Guardar como plantilla.

De inmediato aparecer el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grficos y debers especificar un


nombre para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Utilizar una plantilla de grficos en Excel
Para poder utilizar la plantilla de grficos en Excel debes seleccionar los datos sobre los cuales se
basar el nuevo grfico.

En seguida debes hacer clic sobre la ficha Insertar y abrir el cuadro de dilogo Insertar grfico. Para
abrir este cuadro de dilogo debes hacer clic sobre el cono que se encuentra en la parte inferior
derecha del grupo Grficos.

En el cuadro de dilogo Insertar grfico debes seleccionar la carpeta Plantillas y elegir la plantilla
que acabamos de crear. Finalmente debes hacer clic en Aceptar para crear el nuevo grfico basado
en tu plantilla.

De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el grfico
creado previamente.

127

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque recuerda
que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico que se utiliz
como base.
Cuando tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides tomar
ventaja de las plantillas de grficos en Excel. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar
grficos con un formato y diseo consistentes en todos tus reportes.

Grfico de mximos y mnimos


Es muy fcil crear un grfico de mximos y mnimos en Excel. La creacin se basa en un grfico de
rea con algunas modificaciones para dejar en claro la banda de mximos y mnimos dentro del
grfico. En primer lugar debes preparar tus datos de la siguiente manera:

Mximos y mnimos con grfico de rea


Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una lnea
que los distinga. Selecciona la tabla con los datos listos e inserta un grfico de rea:

El nuevo grfico se ver como el siguiente:

128

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar datos de la ficha
Diseo:

Se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos:

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del grfico y
tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ocultar la serie Mnimo
Ahora haremos que el color de relleno de la serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer clic
derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de datos. Eso
mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin Relleno selecciona la
opcin Relleno slido y el color blanco.

En este momento tendrs un grfico como el siguiente:

El grfico de mximos y mnimos


Para tener nuestro grfico de mximos y mnimos iguala los colores de relleno de las
series Mximo y Promedio, pero toma una consideracin especial con esta ltima, para la serie
Promedio agrega un borde de lnea slida.

130

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Finalmente el grfico de mximos y mnimos se ver de la siguiente manera:

Grficos combinados en Excel


Un grfico combinado en Excel se refiere a combinar dos tipos diferentes de grfico para hacer uno
solo. Una combinacin muy popular es la de un grfico de columnas y otro grafico de lnea como el
siguiente:

131

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Crear un grfico combinado en Excel


Hacer un grfico combinado es muy sencillo y en esta ocasin te mostrar cmo hacerlo. Para este
ejemplo utilizar la siguiente informacin:

Selecciona toda la informacin e inserta un grfico de columna:

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en este caso
es la serie Ganancia:

132

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar
tipo de grfico

Selecciona el tipo de grfico Lnea


combinado aparecer en pantalla:

con

marcadores y

haz

clic

en

Aceptar.

El grfico

133

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando Ttulo del
grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:

Formato condicional en Excel


El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el
anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de
otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente para
aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.

Fundamentos de formato condicional


El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato
especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede
utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razn para utilizar el formato condicional


Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen
con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si
tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato
condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el formato de la celda que
cumple con ciertos criterios.

134

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Cmo se aplica el formato condicional?


Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic en
el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se
aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato condicional en

135

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas. Las
reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la


celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms
compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas
ser muy intuitivo de utilizar.

Resaltar celdas con formato condicional


En el apartado fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y
en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato
condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando los
argumentos necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicional


La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

136

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato
especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con
el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre muestra un cuadro de
dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se
adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de
formato
condicional pueda
encontrar
valores
coincidentes.
Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos o los valores
duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de formato
condicional adecuada.

137

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos


En esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas en
nuestra lista de datos o por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se
repiten.

Formato condicional a valores duplicados


En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato condicional:

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y
posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.

138

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Se mostrar el cuadro de dilogo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el da
Sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Formato condicional a valores nicos


Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores
nicos de nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da Sbado quedar
con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el
grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en Administrar reglas.

140

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla
para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de
dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la
opcin nico dentro de la lista desplegable.

141

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla sobre
los datos dejando solamente al da Sbado con un formato especial por ser el nico valor que no se
repite.

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a
presentar adecuadamente los datos.

142

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Reglas superiores e inferiores para analizar datos
Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora
analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional
especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la
opcin Reglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicional


La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10
valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el
siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10
superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de
manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional
se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de
dilogo es el siguiente:

143

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si especificas un 20% para un


rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10% de valores
inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor
promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a
todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no tener
ningn argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio.

Resaltar fines de semana con formato condicional


Cuando ests creando un calendario de proyecto o un reporte a veces es de utilidad resaltar los
das que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fcilmente y rpido aplicando una regla de
formato condicional. En primer lugar debers tener listos los datos:

144

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre Formato condicional y
selecciona la opcin Nueva regla:

Regla de formato condicional para fines de semana


Esto mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato y debers seleccionar la opcin Utilice
una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

145

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

En el cuadro de frmula debers colocar la siguiente frmula:

=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botn
Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los fines de
semana:

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

146

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarn con
el color previamente definido:

Resaltar filas alternas


Muy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la
informacin que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el

147

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda distinguirse la informacin
entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento
implcito de las tablas, pero si quieres probar una opcin diferente contina leyendo.

Crear la regla de formato condicional


En primer lugar debers seleccionar los datos a los que dars formato.

Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opcin Nueva regla lo cual
mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.

Frmula para resaltar filas alternas


IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa su nombre a
RESIDUO.
Selecciona la opcin Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato y en el
cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera coloca la siguiente funcin:

148

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
=RESTO(FILA(),2)=0

Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato diferente.
En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la
funcin deber ser:

=RESTO(FILA(),2)=1
Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente funcin:

=RESTO(COLUMNA(),2)=0
Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente
frmula:

=RESTO(FILA(),3)=0
Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn Formato y se
mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno
diferente.

149

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo Editar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados recibirn el formato de
acuerdo a la regla recin creada.

Buscar valores usando formato condicional


Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el
catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran
cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional


En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de
Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

150

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de
bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo encontrar en los datos.
Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar
las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opcin Nueva regla:

Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

151

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Frmula para encontrar valores


Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja
de
texto
coloca
la
siguiente
frmula,
que
explicar
en
un
instante: =Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2),

MINUSC(B4)))

Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas que
cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las celdas
que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que compara
ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin MINUSC que los
convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la bsqueda no sea
sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el
formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.

152

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la
celda de bsqueda:

Borrar reglas de formato condicional


Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que
desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas


Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato
que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opcin Borrar reglas y
posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

153

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas


El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar
seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn
todos y cada uno de ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional


El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opcin Administrar
reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn Aceptar.
Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo
aplicadas sobre los datos.

154

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Grupos de botones de opcin en Excel
Los botones de opcin permiten a un usuario de Excel hacer una seleccin dentro de una lista de
posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostrar cmo
crear grupos de botones de opcin en Excel independientes a pesar de encontrarse en la
misma hoja.

Grupos de botones de opcin


Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opcin donde queremos que el usuario
seleccione su gnero as como su color favorito. Si pusiramos todos los botones de opcin en la
misma hoja Excel solo podramos elegir una sola opcin tanto para el gnero como para el color:

De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opcin entre todos los botones de opcin
ubicados en la misma hoja. La solucin para crear dos grupos de botones de opcin es agregar
el control llamado Cuadro de grupo:

Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opcin que deseamos
crear por lo que para nuestro ejemplo agregar dos controles de este tipo. Es muy importante que
al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el rea completa de los botones de
opcin que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado
tendremos dos grupos de botones de opcin totalmente independientes:

155

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si queremos conocer la opcin seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho
sobre cualquier botn de opcin y seleccionar la opcin Formato de control. En la seccin Control
debemos colocar la direccin de la celda de nuestra hoja que mostrar la opcin seleccionada.

A partir de ese momento la celda B10 mostrar la opcin seleccionada dentro del primer grupo:

Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de opcin estn
vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opcin de color
seleccionada:

156

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Agrupar botones de opcin ActiveX


Los botones de opcin ActiveX funcionan de manera diferente a los controles de formulario que
acabamos de utilizar. Si revisas el botn Insertar de la ficha Programador te dars cuenta de que no
existe un control para agrupar controles.
La manera de agrupar los botones de opcin ActiveX es a travs de una de sus propiedades. Una
vez que hemos agregado los controles necesarios a la hoja debes hacer clic derecho sobre cada
uno de ellos (en modo Diseo) y seleccionar la opcin Propiedades. Se mostrar una ventana con
las propiedades del control y debemos utilizar la propiedad GroupName:

Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del botn de opcin
Femenino y estoy asignando el nombre de grupo Genero. Debo hacer lo mismo con el botn de
opcin Masculino, y una vez hecho, los dos botones de opcin tendrn el mismo valor en su
propiedad GroupName. De esta manera tendremos dos grupos de botones de opcin ActiveX
que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja:

157

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Para saber si un botn de opcin est seleccionado debemos consultar su propiedad Value y si tiene
el valor True quiere decir que dicho botn de opcin est seleccionado. Por ejemplo, agregar un
botn de comando a la hoja de Excel que tendr el siguiente cdigo:

Private Sub CommandButton1_Click()


If OptionButton1.Value = True Then
Range("B10").Value = "Femenino"
Else
Range("B10").Value = "Masculino"
End If
End Sub
Al seleccionar una opcin del grupo Genero y pulsar el botn de comando, la celda B10 mostrar el
valor Femenino o Masculino de acuerdo a la seleccin realizada.

De esta manera hemos aprendido a crear grupos de botones de opcin en Excel, ya sea con
controles de formulario o controles ActiveX, de manera que se comporten de manera independiente
a pesar de estar ubicados en la misma hoja.

Control Calendario en Excel 2010


Por muchos aos los usuarios de Excel tuvimos acceso al Control Calendario que es un control
ActiveX que nos permite mostrar una interfaz amigable al usuario para elegir una fecha. A pesar de
ser un control ampliamente utilizado por millones de usuarios de Excel, Microsoft decidi removerlo
de Office 2010.
En realidad este control era parte de Access y fue incluido desde la versin 2.0 que fue la primera
versin de Access que agreg el soporte para controles ActiveX. Sin embargo, al ser un control muy
verstil, muchos usuarios de Excel llegamos a utilizar el control MSCAL.OCX para incluirlo en
nuestros propios formularios.

158

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
El problema con el que nos enfrentamos hoy en da es que existen varias aplicaciones VBA
desarrolladas con versiones anteriores de Excel que hacen uso de este control y al intentar
utilizarlas en Excel 2010 obtenemos un error. O tal vez queremos volver a utilizar este control en
nuestros desarrollos VBA pero nos encontramos con la noticia de que este control ya no est
incluido. En esta ocasin te mostrar en tres pasos cmo puedes seguir utilizando el Control
Calendario en Excel 2010.
NOTA IMPORTANTE: Este procedimiento funciona solamente si tienes Office 2010 de 32 bits sin
importar si est corriendo sobre Windows de 32 o 64 bits. Pero si tienes Office 2010 de 64 bits,
entonces no podrs utilizar ms este control y debers buscar otras alternativas.

Paso 1. Registrar el Control Calendario en Windows


Ya que este control fue completamente removido de Office 2010, es necesario descargar el
archivo MSCAL.OCX para poder registrarlo en tu equipo.. Para registrar el control calendario en
Windows de 32 bits debes colocar el archivo MSCAL.OCX en la siguiente ubicacin:
C:WindowsSystem32.

Si tienes Windows de 64 bits, entonces la ubicacin del archivo MSCAL.OCX debe ser:
C:WindowsSysWow64. Ahora que tenemos el archivo en la ubicacin correcta debemos avisarle a
Windows sobre la existencia del control y para eso debemos registrarlo. Haz clic en el botn inicio
de Windows y en la caja de ejecucin coloca el siguiente comando (pero no pulses Entrar):

regsvr32 C:\Windows\System32\MSCAL.OCX

Si tienes Windows de 64 bits el comando a utilizar es el siguiente:

regsvr32 C:\Windows\SysWow64\MSCAL.OCX
Si tienes Windows Vista o Windows 7, al terminar de introducir el comando pulsa la combinacin de
teclas Ctrl + Mays + Entrar. Esta combinacin de teclas es para indicar a Windows que deseas

159

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
ejecutar este comando como el Administrador del equipo y se mostrar una ventana de
advertencia pidiendo tu autorizacin para realizar cambios al equipo. Si por el contrario tienes
Windows XP ser suficiente con pulsar la tecla Entrar. Una vez ejecutado el comando anterior se
mostrar una ventana de confirmacin:

Paso 2. Cambiar el nivel de notificaciones de usuario


Si tienes Windows XP no es necesario que realices este paso y puedes ir directamente al registro
del control en Excel descrito en el paso 3. Pero si tienes Windows Vista o Windows 7 debes cambiar
el nivel de notificaciones de usuario de Windows y para ello debes ir al Panel de control > Cuentas
de usuario y proteccin infantil > Cuentas de usuario > Cambiar configuracin de Control de
cuentas de usuario. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Desplaza el selector de nivel hasta la opcin No notificarme nunca y haz clic en Aceptar. Windows
te pedir que reinicies el equipo y una vez que lo hagas estaremos listos para registrar el Control
Calendario en Excel 2010.

Paso 3. Registrar el Control Calendario en Excel 2010


El primer paso para realizar el registro del Control Calendario es ir a la ficha Programador y hacer
clic sobre el botn Insertar y seleccionar el comando Ms controles que se encuentra en la seccin
Controles ActiveX:

160

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Se mostrar el cuadro de dilogo Ms controles y debers pulsar el botn Registrar personalizado:

Al pulsar el botn se abrir un nuevo cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar el archivo
MSCAL.OCX que fue registrado en Windows en el primer paso y que puede estar en
C:WindowsSystem32 o en C:WindowsSysWow64 si tienes Windows de 64 bits. As que ve a la
ubicacin donde colocamos el archivo, seleccinalo y pulsa el botn Abrir. Como resultado se
mostrar el cuadro de dilogo Ms controles con el Control Calendario seleccionado:

161

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al pulsar el botn Aceptar podrs insertar el Control Calendario en la hoja de Excel tal como
insertamos cualquier otro control ActiveX:

Ejemplo de uso del Control Calendario


Si nunca has utilizado el Control Calendario, es un buen momento para hacer un ejemplo sencillo
de manera que puedas aprender a utilizarlo. Ya con los pasos anteriores tenemos una hoja de Excel
que contiene este control. Ahora debemos insertar un botn de comando ActiveX:

Haz doble clic sobre el botn para insertar el siguiente cdigo:

Private Sub CommandButton1_Click()


Range("E10").Value = Calendar1.Value
End Sub

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Este cdigo modificar el valor de la celda E10 para mostrar la fecha seleccionada en el calendario.
Una vez guardados los cambios podemos probar el funcionamiento de este cdigo seleccionando
una fecha del calendario y pulsando el botn de comando de la siguiente manera:

Recuerda que este tutorial ha sido escrito especialmente para instalar y usar el Control
Calendario en Excel 2010 de 32 bits. Si haces uso de este control y deseas compartirlo con
alguien que tiene una versin inferior de Excel no habr problema, pero si la otra persona tambin
tiene Excel 2010 ser indispensable que realice la instalacin del control MSCAL.OCX en su propio
equipo tal como lo hemos descrito en este apartado.
Por ltimo, no olvides regresar el nivel de notificacin de usuario que hicimos en el Paso 2 al nivel
predeterminado de manera que mantengas el nivel de seguridad adecuado en tu equipo.

Introduccin a las macros


Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera
que podamos ser ms eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es ms que una serie de
comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar
cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

Qu es una macro de Excel?


Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasin te hayas encontrado ejecutando
una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podran
automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las maanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el
mismo formato a los textos, se podra crear una macro para que lo haga automticamente por ti.
Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas
tareas que realizas una y otra vez.

163

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Un lenguaje de programacin
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic
for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prcticamente todas las funcionalidades de
Excel y con ello tambin ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del
lenguaje de programacin. Aunque si aceptas el desafo y te introduces en el mundo de la
programacin VBA pronto te convertirs en un Ninja de Excel.
Vers que crear una macro en Excel no es tan complicado y ser una manera fcil y rpida de
eliminar esas tareas repetitivas que todos los das te quitan minutos preciados de tu tiempo.

Para qu sirve una macro en Excel


Para qu sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que
hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un
archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

Automatizacin de tareas
Seguramente ests familiarizado con procesos de automatizacin en el mbito industrial. Un
ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automviles donde existen robots que han
sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatizacin trajo beneficios como
mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del
personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo
cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el anlisis de los datos y en la toma de
decisiones.

Cmo se ve una macro en Excel?


Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en
ingls (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos
aprender a utilizar los comandos que nos ayudarn a indicar a Excel lo que deseamos hacer con
nuestros datos.

164

M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fcilmente. Lo que toma un
poco ms de tiempo es pulir nuestras habilidades de programacin. Lo que quiero decir con esto es
que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver mltiples
problemas en donde puedas llevar al lmite el lenguaje VBA.

Creacin de una macro


Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitir introducir el cdigo con las
instrucciones que sern ejecutadas por la macro.
Existe otro mtodo que es utilizar la Grabadora de macros la cual ir grabando todas las acciones
que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabacin. Una vez grabada la macro podremos
reproducir de nuevo las acciones con tan solo un clic.

Mostrar la ficha Programador


Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces
debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue
los siguientes pasos.

Mostrar la ficha Programador en Excel 2010


Haz clic en la ficha Archivo y elige la seccin Opciones. Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones
de Excel donde debers seleccionar la opcin Personalizar cinta de opciones.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

En el panel de la derecha debers asegurarte de seleccionar la ficha Programador.

Acepta los cambios y la ficha se mostrar en la cinta de opciones.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Grupos de la ficha Programador
El grupo Cdigo tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se
puede escribir directamente cdigo VBA. Tambin nos permitir ver la lista de macros disponibles
para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podramos olvidar mencionar que en este grupo se
encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber
sobre programacin en VBA.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel
como los controles de formulario que son botones, casillas de verificacin, botones de opcin entre
otros ms que sern de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
El grupo XML permite importar datos de un archivo XML as como opciones tiles para codificar
archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos.
Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso del tiempo
te irs familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.

La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero el mtodo ms sencillo
es utilizar la grabadora de macros que guardar todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.

La grabadora de macros en Excel 2010


La grabadora de macros almacena cada accin que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelacin los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabacin. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha
Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogo Grabar macro.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
En el cuadro de texto Nombre de la macro debers colocar el nombre que identificar de manera
nica a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un mtodo abreviado
de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicacin donde se almacenar la
macro.

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel.

Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento
sin importar el libro de Excel que se est utilizando.

Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas debers pulsar el botn Detener grabacin para completar la macro.

Crear una macro


En esta ocasin mostrar cmo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La
macro ser un ejemplo muy sencillo pero permitir ilustrar el proceso bsico de creacin.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y
posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabacin debes ir al
comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrar el siguiente
cuadro de dilogo.

Observa cmo he colocado un nombre a la macro y adems he especificado el mtodo abreviado


CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botn Aceptar se iniciar la
grabacin. Observa con detenimiento los pasos.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabacin y la macro habr quedado guardada.
Para ejecutar la macro recin guardada seleccionar una nueva hoja de Excel y seleccionar el
comando Macros.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al pulsar el comando Macros se mostrar la lista de todas las macros existentes y de las cuales
podrs elegir la ms conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarn todas las
acciones almacenadas en la macro y obtendrs el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas
el mtodo abreviado de teclado de la macro entonces se omitir este ltimo cuadro de dilogo.

El cdigo de la Grabadora de macros


Una manera muy interesante de descubrir y aprender ms sobre cdigo VBA es analizar el cdigo
generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que
solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.
Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo cual
mostrar el cuadro de dilogo donde asignar un nombre a la macro que estoy por crear.

Pulsa el botn Aceptar y se comenzarn a grabar todas las acciones, as que debes actuar con
cuidado porque se grabar absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo har lo
siguiente: ir a la ficha Inicio y pulsar el comando Color de fuente y seleccionar el color rojo para
la celda activa.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Una vez hecho esto debo detener la grabacin de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar
el icono que se muestra en la barra de estado.

Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botn Macros que se encuentra en el
grupo Cdigo de la ficha Programador. Se mostrar el cuadro de dilogo Macro que enlista todas
las macros que hemos creado.

Selecciona la macro recin creada y pulsa el botn Modificar. Esto abrir el Editor de Visual Basic y
mostrar el cdigo generado para la macro.

Observando este cdigo podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto
Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o
rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es
precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.

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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E

Establecer seguridad de macros


La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algn archivo que
contenga una macro maliciosa puedes causar algn tipo de dao al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automticamente.
Sin embargo, si ests creando tus propias macros y deseas remover esta proteccin porque sabes
que no existe cdigo malicioso, entonces puedes modificar la configuracin para habilitar todas las
macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos: Haz clic en la ficha Archivo y
posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de dilogo mostrado selecciona la opcin Centro de
confianza y posteriormente pulsa el botn Configuracin del centro de confianza. Se mostrar el
cuadro de dilogo Centro de confianza.

Dentro de la seccin Configuracin de macros selecciona alguna de las opciones disponibles.

Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Deshabilita las macros y permite
ejecutar solamente aquellas que estn almacenadas en un lugar confiable. Los lugares
confiables se configuran en la seccin Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de dilogo.

Deshabilitar todas las macros con notificacin. Muestra una alerta de seguridad
advirtiendo sobre la intencin de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se
desea ejecutar. Esta es la opcin predeterminada de Excel.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se


podrn ejecutar las macros que estn firmadas digitalmente.

Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna
notificacin al usuario. Esta opcin es til si se ejecutan mltiples macros totalmente
confiables. Esta opcin es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente
desconocida.

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Una vez seleccionada la opcin deseada se debe pulsar el botn Aceptar para hacer los cambios
permanentes.

Bibliografa
Microsoft. (2013). Microsoft Office. Recuperado el Julio de 2013, de
http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/referencias-a-celdas-y-rangosHP005198323.aspx
Ruz, M. (2010). Excel Total. Recuperado el Julio de 2013, de http://www.exceltotal.com

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