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Presentacin
Objetivos especficos
El alumno identificar los elementos ms importantes de la estructura y funcionamiento de Excel.
El alumno describir el uso de las aplicaciones disponibles en Excel.
El alumno aplicar el uso de los diferentes componentes de Excel en la vida
prctica.
237
Tema y subtemas
I. Hojas de clculo (Microsoft Excel)
VI
VI.4
Grficos e imgenes
VI.5
VI.6
Tablas dinmicas
VI.7
Otras funciones
238
Imagen 1
, que
Imagen 2
Para insertar un grfico por este mtodo, ser necesario tener datos registrados en las celdas. Para convertirlos se deben seguir estos pasos:
Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar.
Pulsar el icono Tipo de grfico de la barra de Grfico.
Seleccionar el tipo de grfico.
En la imagen 3 se observan las celdas seleccionadas, la barra de Grficos y el
grfico creado despus de ejecutar los pasos descritos.
Imagen 3
Utilizando el Asistente
para crear grficos
Imagen 4
3. En todos los pasos del asistente, dispone de cuatro botones para dirigir
la creacin del grfico:
Cancelar: para no realizar el grfico.
Atrs: para ir al paso anterior del asistente.
Siguiente: para ir al paso siguiente del asistente (en este caso aparecer el segundo paso del asistente Datos de origen).
Finalizar: para salir del asistente, creando el grfico con las opciones
que tiene por defecto.
En este paso (imagen 5) se definen los datos que aparecern en el grfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie. En el recuadro Rango de datos aparece el rango de celdas seleccionado antes de entrar en el asistente. Si ste ltimo
se realiz correctamente, no ser necesario modificarlo pero, en caso contrario,
al hacer clic sobre el botn el Asistente se convierte en una barra ms pequea
y se podr rectificar el rango haciendo una nueva seleccin. Para regresar al asistente se debe pulsar el botn .
240
Imagen 5
Imagen 6
6. El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle un nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco, utilizar los valores por defecto, es decir, 1, 2, 3.
7. Para asignar un nombre se pueden utilizar las celdas de la hoja de clculo
mediante el botn , o bien escribiendo directamente los valores en el
recuadro y separando cada uno de ellos por punto y coma (;). Esta opcin puede variar dependiendo del tipo de grfico.
Paso 3. Opciones
de grfico
Imagen 7
Imagen 8
Caractersticas
de la pestaa Ttulos
241
Caractersticas
de la pestaa Eje
2. Pestaa Eje (imagen 9). Esta opcin permite visualizar los datos de los
ejes X y Y.
Imagen 9
Caractersticas
de la pestaa Lneas
de divisin
242
Imagen 10
Caractersticas
de la pestaa Leyenda
4. Pestaa Leyenda (imagen 11). sta se utiliza para nombrar los datos mostrados en el eje. Es posible establecer alguna de las siguientes opciones:
Mostrar leyenda (en caso contrario, se debe desactivar la casilla).
Elegir la Ubicacin (se debe marcar la opcin deseada).
Imagen 11
5. Pestaa Rtulos de datos (imagen 12). Se pueden asignar varios marcadores a los datos de nuestro grfico, ubicndolo en la parte superior de
cada barra representada. Para definir los rtulos se debe:
Seleccionar el tipo de rtulo deseado.
Activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca el color de la
serie representada junto con el rtulo.
Caractersticas
de la pestaa Rtulos
de datos
Imagen 12
Caractersticas de la
pestaa Tabla de datos
243
Imagen 13
Paso 4: Ubicacin
del grfico
Imagen 14
244
Para modificar las caractersticas del grfico es necesario que est seleccionado.
Al hacerlo aparecer remarcado con un cuadro, y con unos indicadores en cada
esquina y un punto medio de cada borde.
1. Cambiar la posicin de un grfico. Para cambiar de posicin un grfico
dentro de una hoja de clculo:
Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre l para que el
puntero del ratn se convierta en una flecha blanca apuntando hacia
la izquierda.
Arrastra el grfico mientras mantienes pulsado el botn derecho del
ratn.
2. Cambiar el tamao de un grfico.
Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre cualquiera de
los indicadores alrededor del cuadro del grfico (como si quisiera
cambiar el tamao de una ventana). El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.
Arrastra el indicador mientras mantienes pulsado el botn derecho
del ratn hasta que el grfico tenga el tamao deseado y seltalo.
Para mantener la relacin de proporcin de longitud y altura, se debe
mantener pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras se arrastra.
3. Modificar las caractersticas de un grfico. Si deseas rectificar las caractersticas del cuadro y hacer modificaciones, contina con el siguiente procedimiento:
Selecciona el grfico a rectificar.
Ejecuta men Grfico > Modificar y elige alguna de las siguientes
opciones:
a. Tipo de grfico
b. Datos de origen
c. Opciones de grfico
d. Ubicacin
4. Aadir una serie de datos. Para realizar esta accin se puede ejecutar
alguno de los siguientes mtodos:
Primer mtodo: selecciona los datos a aadir y arrstralos hasta el
grfico. Al soltar el botn del ratn stos aparecern directamente
en el grfico.
Segundo mtodo: seleccion el grfico y ejecuta Grfico > Agregar
datos. Dando clic en el botn del recuadro Rango, el men se
reducir para que puedas seleccionar los datos a aadir. Pulsar INTRO para volver al men y Aceptar.
5. Eliminar una serie de datos. Selecciona una de las representaciones de
la serie en el grfico y pulsar la tecla SUPR.
6. Aadir texto al grfico. Para ello se debe escribir directamente el texto
a aadir y pulsar INTRO. A partir de ese momento el texto es un objeto
del grfico y aparecer sobre el grfico en cualquier posicin.
7. Cambiar la posicin de los textos del grfico. Selecciona el texto deseado y arrstralo a la nueva posicin.
8. Eliminar un objeto. Selecciona el objeto y pulsa la tecla SUPR.
9. Cambiar el tamao de un objeto. Selecciona el objeto y arrstralo hasta alguno de los indicadores con el tamao deseado.
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Agregando
imgenes al grfico
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Para lograrlo tenemos dos alternativas:
1. Introducir los datos en un libro de trabajo de forma manual.
2. Usar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos, como:
El portapapeles de Windows, copia los datos de la aplicacin externa
y los pega en una hoja de Excel.
Importar los datos de un archivo Excel o de alguna otra aplicacin.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene la desventaja de ser ms laboriosa. La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar, algunos de stos
pueden ser:
Algunas de las frmulas no se ajustan correctamente.
El formato no se ajusta al original.
No copia las frmulas y funciones que no entiende.
246
Existen archivos de texto con formato como los que se generan en Word (.doc y
.rtf). Algunos otros como ASCII o .txt son archivos de texto sin formato que
se importan de manera distinta a Excel. Sin embargo, para importar archivos de
texto con el asistente se puede hacer de dos formas distintas:
Ejecutar Datos > Obtener datos externos > Importar datos...
Ejecutar Archivo > Abrir > Tipo de datos > Todos los archivos.
Paso 1: Asistente
para importar Texto
Imagen 15
Imagen 16
Paso 2: Asistente
para importar texto
247
Imagen 17
248
Imagen 18
Tambin se pueden importar datos mediante la barra del men Ver > Barras de herramientas > Datos externos.
puede hacer que los datos queden vinculados, es decir, que si se hacen
cambios en el documento de Word automticamente se reflejen en la
hoja de Excel. Para realizar este proceso se debe hacer lo siguiente:
Seleccionar la informacin a copiar de la hoja de Excel y copiar los
datos pulsando CTRL+C, o bien desde el men Edicin > Copiar.
Ir al documento de Word y pulsar las teclas CTRL+V, o bien ejecutar Edicin > Pegar.
Despus de pegar los datos en Word aparecer un icono de pegado
con distintas opciones. Por defecto se conservar el mismo formato que tena en la hoja de Excel.
Si se quiere insertar en una tabla de Word, se debe seleccionar la opcin Hacer coincidir estilo de tabla de destino.
Si se quieren vincular los datos de Excel para que se actualicen automticamente en Word, se debe seleccionar la opcin Conservar
formato de origen y vincular a Excel.
Definicin
de tabla dinmica
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Imagen 19
Para entrar al asistente para tablas dinmicas se debe ejecutar Datos > Informe de tablas y grficos dinmicos. Aparecer la primera pantalla de tres
para la configuracin de tablas dinmicas.
El Asistente
de tablas dinmicas
Paso 1
Paso 1. Indicar que la seleccin ser una Lista de Excel y que se crear
una Tabla dinmica (imagen 20). Pulsar Siguiente.
Imagen 20
Paso 2
Paso 2. Seleccionar las celdas (incluyendo las cabeceras) dnde se ubicarn los datos a utilizar (imagen 21).
Imagen 21
250
Paso 3
Paso 3. Indicar el lugar dnde se situar el resultado de la tabla dinmica (imagen 22).
Imagen 22
Imagen 23
Imagen 24
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Se puede observar que la estructura corresponde a la definida anteriormente: en el campo Fila tenemos las referencias, en el campo Columna estn los meses, y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una
vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja la barra de herramientas Tabla dinmica (imagen 25). En esta barra se encuentran diversos
botones como el de Formato predifinido .
Imagen 25
Operaciones
1. Aplicar filtros a una tabla dinmica. Las tablas dinmicas permiten filtrar los resultados y ver slo lo seleccionado. En la imagen 24 se observa
que los campos principales estn acompaados, en su parte derecha, de
una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes de la imagen
24, aparecer una lista con los distintos meses disponibles en la tabla y
una casilla de verificacin al lado para indicar si los queremos ver o no,
ms una opcin para marcar todas las opciones (imagen 26).
Diferentes operaciones
en tablas dinmicas
Imagen 26
Imagen 27
3. Grficos con tablas. Para crear una grfica en una tabla dinmica, se
debe seleccionar una celda y ejecutar Grfico dinmico del men contextual. Por defecto se generar un grfico de barras en una nueva hoja.
Tambin se puede utilizar el icono de la barra Tabla dinmica.
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas a incluir en la lista.
Ejecutar men Datos > Lista > Crear lista.
Aceptar.
Imagen 28
Imagen 29
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Macros
Macros en Excel
Si creamos un libro personalizado que ha sido definido con una serie de caractersticas especficas como tipo de letra, color de ciertas celdas, formatos de clculos y otras caractersticas, se perdera mucho tiempo en formatear todo el libro
si es de muchas hojas. Las macros sirven para automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola. Por ejemplo, se puede aadir un botn en el libro para que, al
pulsarlo, realice todas esas tareas.
Para crear macros se usa el grabador de macros de Excel que permite guardar
las acciones deseadas que posteriormente se traducen en instrucciones.
Para grabar una macro se debe ejecutar Herramientas > Macro > Grabar
nueva macro. El men Macro tiene otras opciones, entre ellas:
Imagen 30
Se puede asignar un Mtodo abreviado mediante la combinacin de las teclas CTRL+una tecla del teclado siempre y cuando sta no est asignada por el
programa.
En Guardar macro en se puede seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal, o en otro libro.
En Descripcin se puede describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para la grabacin de la macro se pulsa el botn Aceptar y a continuacin
aparecer la barra Macro (imagen 31).
Imagen 31
Una vez concluidas las acciones a grabar se puede detener la grabacin pulsando el icono de la barra Macro.
Caractersticas avanzadas
1. Formato condicional. Permite aplicar un formato especial a una celda.
Puede utilizarse para resaltar errores, valores que cumplan una determinada condicin, resaltar las celdas segn el valor contenido en ella,
entre otras funciones. Para aplicar un formato condicional a una celda
se debe:
Seleccionar la celda a la que se aplicar el formato condicional.
Ejecutar Formato > Formato condicional... para deplegar el cuadro de dilogo en el que se indica la condicin y el formato que debern tener los valores que cumplan esa condicin. Se puede seleccionar entre una condicin basada en el Valor de la celda o basada en
una Frmula(imagen 32).
Imagen 32
Formato condicional
de un libro Excel
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Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el parntesis de la derecha la letra de la opcin correcta.
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Icono
Icono
Icono :
Icono
Icono
Icono
(
(
(
(
(
(
) Pegado
) Formato
) Crear grfico
) Celda tabla
) Campo tabla dinmica
) Detener macro
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5. Las tablas dinmicas son un tipo de tabla que se puede crear en Excel.
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Lecturas complementarias
Un buen recurso de consulta para el usuario de Windows XP es la propia utilidad de men Ayuda que trae el sistema operativo.
Tambin se puede acceder a la gran variedad de artculos tcnicos sobre
Windows XP en el sitio en espaol de Microsoft con la siguiente direccin:
http://www.microsoft.com/spain/technet/productos/windowsxp/default.mspx
Glosario
ASCII: Es un set de 95 caracteres, basado en el alfabeto latino que se utiliza en
Europa-Oeste y en el ingls moderno. Su mayor aplicacin se concentra
en la operacin de equipos computarizados y de comunicacin para representar caracteres de texto o identificar dispositivos que trabajan exclusivamente con texto y no tienen capacidad de procesamiento de imgenes.
Rango de celdas: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de
una hoja de clculo. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina
mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta.
Serie: Es lo que permite la funcin de autocompletar, poniendo el inicio de esa
serie o secuencia y el incremento.
Fuentes de informacin
Minasi, Mark (2002). Windows XP Professional. Madrid: Anaya Multimedia.
Microsoft Corporation (2007). Microsoft Windows XP. Consultado en
mayo 8, 2007 en:
http://www.microsoft.com/spain/technet/productos/windowsxp/
default.mspx
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Panel de verificacin
Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el parntesis de la derecha la letra de la opcin correcta.
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Icono
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Icono
Icono
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) Pegado
) Formato
) Crear grfico
) Celda tabla
) Campo tabla dinmica
) Detener macro
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5. Las tablas dinmicas son un tipo de tabla que se puede crear en Excel.
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