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Correos sin asunto, con asuntos repetidos o de una palabra general, no permiten
evaluar el contenido, priorizarlos o hacerles seguimiento cuando se est tratando un
tema con una secuencia de correos.
LISTAS DE CORREO
Una lista de correo es un conjunto de direcciones de correo electrnico asociadas a
una nica direccin de correo. De forma que cuando mandamos un mensaje a esta
direccin de correo es distribuida a todas las dems.
Las siguientes son algunas de las listas de correo existentes en la empresa:
soporte
soportecliente
soportesede
sedeadministrativa
mac
cafs
general
unidadhospitalario
facturadores
enviosfacturacionglosas
productonoconforme
administradores
NORMAS
PARA
ELECTRNICO
EL
BUEN
USO
DEL
CORREO
No es agradable recibir un mail que diga solamente "el envo fue despachado ayer".
Es comn recibir varios mails de este tipo a la semana. Como no tienen ni
remitente ni destinatario, van a parar a la basura ya que no se sabe de quin
vienen ni a quin deben entregarse.
2.
Privacidad
El mail no es tan privado como parece. Debemos tener cuidado con lo que
escribimos. Otras personas pueden leerlo. Existe una gran variedad de formas en
que personas diferentes a los destinatarios pueden acceder a la informacin
contenida en un correo electrnico, es por eso que debemos ser muy cuidados en
qu se escribe y cmo se escribe un mensaje.
3.
Del
otro
lado
hay
seres
humanos
Cadenas
Alertas
de
virus
Mensajes
publicitarios
no
solicitados
(spam)
Subject
Asunto
De
qu
ests
hablando?
No
incluir
todo
el
mensaje
original
en
la
respuesta
Reenviar
mensajes
Si recibe un mail y quiere reenviarlo asegrese de borrar todas las direcciones que
aparecen en el mensaje. Al igual que en el caso anterior, esta recomendacin tiene
ms aplicacin cuando se trata de correo personal, no el usado en la empresa.
Igualmente la numeracin de los asuntos cada vez que se reenva el mensaje hace
ms fcil su seguimiento.
11.
No
utilizar
MAYUSCULAS
Las
firmas
no
deben
sobrepasar
las
lneas
de
longitud
Cuatro lneas son ms que suficientes para ingresar la firma y datos del remitente,
ms lneas son aburridoras, y de seguro contendrn ms informacin de la debida.
2. NEGACIN
Fingir no haber recibido un correo de alguien. Cuanto menos respondemos, ms
culpables nos sentimos. Los usuarios del correo normalmente se sienten culpables
en el trabajo por no haber respondido el correo, recurriendo a fingir no haber
recibido un correo cuando se les pidi contestacin.
3. SUPOSICIN
La mala costumbre de suponer que todo el mundo ley un correo urgente.
Demasiadas personas se limitan a enviar un correo (y a confiar en que fue recibido
y ledo) para comunicar informacin urgente. Correos urgentes deben ser
confirmados telefnicamente.
4. PALABRERA
La tendencia a extenderse ms de lo necesario. A los usuarios les molesta recibir
pginas de texto que requieren una bsqueda de la informacin que les afecta.
Como dijimos, un correo debe ser concreto, simple, con la informacin completa y
suficiente, esto lo hace ms efectivo y ahorra tiempo a quien lo recibe.
5. PARA TODOS
Mandar el mismo correo a todo el mundo, incluso a las personas a las que no
incumbe. Es comn recibir mensajes que no le incumben, conllevando a tener
bandeja de entrada llena de estos correos irrelevantes.
Es frecuente encontrar correos enviados al correo de general o sede administrativa
en donde se tratan temas puntuales que slo interesan a unas cuantas personas.
6. DEJADEZ
BUENAS PRCTICAS
ELECTRNICO
1.
CONFIRME
EN
LA
EL
USO
DEL
CORREO
RECEPCIN DEL
CORREO
Asegrese de contestar los correos antes de 24 horas, aunque sea tan slo para
decir que ahora est ocupado y que contestar ms adelante, esto da tranquilidad a
quien
enva
el
correo
y
mejora
la
comunicacin.
2.
NO
REHUYA
EL
ASUNTO
NO
DE
NADA
POR
SENTADO,
LLAME
Si su correo es urgente, avise de su envo mediante una llamada para hablar del
tema, aclarar lo que se necesita hacer y fijar un plazo realista.
4.
VAYA
AL
GRANO
PREGNTESE A
QUINES
VA
DIRIGIDO
EL
COREO
Si tiene que enviar un correo a una lista de personas, incluya slo a aqullas a las
que afecte directamente el asunto. Para acelerar las respuestas, escriba
directamente
a
cada
individuo
afectado.
6.
EN
FORMALIDAD,
PEQUE
POR
EXCESO
Escribir un correo no debe ser excusa para saltarse la funcin "Revisin ortogrfica"
ni para usar un lenguaje taquigrfico o de la calle. Mantenga el respeto mutuo y
escriba sus correos como si escribiera una carta. Compruebe siempre los errores
antes de enviar el mensaje, habla bien de usted y no desva la atencin de quien
lee
el
mensaje.
7.
EVITE
LOS
JUICIOS
PRECIPITADOS
EVALUE
CUNDO
CONVIENE
ENVIAR
UN
CORREO
ELECTRNICO
Aunque tenga la intencin de usar el e-mail, no cuente con l cuando una llamada
de telfono o un encuentro sea ms apropiado. El e-mail es til y rpido, pero no
siempre es la mejor manera de comunicacin. Opte por la llamada telefnica o por
el encuentro cara a cara si se da alguna de las siguientes circunstancias:
* Su mensaje es extremadamente importante o confidencial, y no puede
arriesgarse cara a la indiscrecin. Si no quiere que sus palabras las lea un pblico al
que no le incumbe, no use el e-mail. Simplemente no es seguro.
* Necesita enviar noticias desagradables y no quiere parecer fro e indiferente.
Como norma, d las malas noticias por telfono o en persona. Esto le da la
oportunidad de acompaar su mensaje con expresiones faciales apropiadas,
lenguaje
corporal
e
inflexiones
de
la
voz.
*
Hay
posibilidades
de
que
su
mensaje
no
se
entienda.
TIPS
PARA
EFECTIVO
HACER
UN
CORREO
ELECTRNICO
No asuma que el correo fue recibido y ledo, verifquelo por otro medio.