Acta de Constitucin Quiosco De Prensa "El Zipizape"

Acta de Constitucin
del Proyecto
Sistema de Gestin de Ventas y Control de
Stock
El Zipizape
Fecha: 08/07/2015

Integrante:

Castro Tenorio Ricardo

Docente:
Ing. Abel Alarcon

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Acta de Constitucin Quiosco De Prensa "El Zipizape"

Tabla de contenido
Informacin del Proyecto.........................................................................................................4
Datos de Proyecto....................................................................................................................4
Datos de Cliente.......................................................................................................................4
Historial de Revisiones.............................................................................................................4
Antecedentes...........................................................................................................................5
Problema..................................................................................................................................5
Solucin....................................................................................................................................5
Misin.......................................................................................................................................5
Visin........................................................................................................................................5
Propsito y Justificacin del Proyecto.....................................................................................7
Descripcin del Proyecto y Entregables..................................................................................7
Requerimientos de Alto Nivel...................................................Error! Marcador no definido.
Requerimientos del Producto...............................................Error! Marcador no definido.
Requerimientos del Proyecto.............................................................................................10
Objetivos..................................................................................................................................6
Objetivos Generales.............................................................................................................6
Objetivos Especficos...........................................................................................................6
Alcance....................................................................................Error! Marcador no definido.
Cronograma.............................................................................Error! Marcador no definido.
Riesgos del proyecto..............................................................................................................13
(Evento o condicin incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los
objetivos del proyecto)...........................................................................................................13
Plan de Contingencia.............................................................................................................13
Programa de Hitos.................................................................................................................14

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(Un evento significativo para el proyecto, usualmente cuando se aprueba por una autoridad
un entregable importante, incluir la fecha comprometida).....................................................14
Presupuesto Estimado...........................................................................................................14
Interesados del Proyecto.......................................................................................................15
Requisitos de Aprobacin del Proyecto...................................Error! Marcador no definido.
Asignacin del Gerente de Proyecto.....................................................................................15
Gerente de Proyecto...........................................................................................................15
Recursos Pre-asignados..........................................................................................................9
Aprobaciones.........................................................................................................................16

VERSIN: 1.2

FECHA DE REVISIN: 28 - JUNIO - 2015

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La aprobacin de la presente acta de constitucin del proyecto indica el entendimiento del propsito y contenido
descrito en el presente documento, sus referencias y anexos. La firma de este documento, implica la conformidad de
cada individuo con el mismo.

Informacin del Proyecto.

Datos de Proyecto
Empresa / Organizacin
Proyecto

Quiosco de Prensa El Zipizape

Sistema de Gestin de Ventas y Control de Stock
El Zipizape
08/07/2015
15/11/2015
Sra. Zara Gata
Ricardo Castro

Fecha Inicio
Fecha Fin
Patrocinador Principal
Gerente de Proyecto
Datos de Cliente
Cliente
Director de la Organizacin
Direccin
Telfono
E-Mail
Historial de Revisiones

Sra. Zara Gata

Ing. Abel Alarcn
Vctor Manuel Rendn y Baquerizo Moreno.
Grupo S8K Gestin de Proyecto.
abel.alarcons@ug.edu.ec

Fecha

Versin

Modificado/Creado
por

Descripcin de la modificacin

07/07/2015
08/07/2015
14/05/2015
15/05/2015

1.0
1.1
1.2
1.3

Ricardo Castro
Ricardo Castro
Ricardo Castro
Ricardo Castro

Elaboracin del modelo de Acta de Constitucin

Redaccin de principales puntos del A. C.
Correccin del Acta de Constitucin
Aprobacin del Acta de Constitucin

Antecedentes

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El Quiosco de Prensa ZipiZape es una empresa que se dedica a la compra y venta de

publicaciones y revistas, fue creado en el ao 2013, lo cual lleva un control
permanente de sus compras y ventas, en los ltimos aos ha crecido su economa,
llegando a ser reconocidas sus empresas a nivel nacional. Es visitada diariamente por
una cantidad considerable de personas. Por lo tanto se lo puede realizar mediante sus
pginas de sitios web.
Se lo realiza con el fin de mantener a la comunidad, comunicada de sus promociones,
ya que ltimamente existen mayores ventas a diarios.
Problemtica
El QUIOSKO ZipiZape actualmente no cuentan con un sistema de control en los
diversas reas que se lo requiere, es decir que los procesos que se realizan se los
hacen de forma manual; ya que contratan al personal que tiene conocimiento sobre la
funcin que le sea otorgado, razones por las cuales se listan
las actividades que realizan:
1. Las ventas que realizan a diario se lo hace en papel, y el cliente no tiene idea de
detalle de las compras. Por ende por cada compra realizada no existe un comprobante
que muestre: la cantidad de compras realizadas, nombre del producto, precio,
descuentos, total de la compra, y mucho menos el valor del IVA a descontar.
Generando una inconformidad al comprador por desconocimiento de lo adquirido.
2. El cierre de caja se lo realiza sin ningn comprobante que valide si la cantidad de
dinero es exacta de la que est en caja, generando conflictos del dueo y empleados.
Y por ende no se lo puede verificar al instante ya que no hay control del valor que
ingresa y es devuelto, y por lo tanto pueden surgir desbalances a la hora de realizar los
procedimientos para verificar la ganancia del total invertido. La informacin que es
generada a diario, como las ventas que se realizan se desconoce el cajero que ha
realizado mayor ventas.
3. Cuenta con un sistema que no abastece las necesidades que el dueo requiere, ya
que esta pgina web consiste en administrar las promociones de las mercancas;
desconociendo el nmero de clientes que visitan el sitio web (Clientes concurrentes),y
por ende surge el desconocimiento de las ventas sobre los productos que se han
publicado.
4. Los controles de los productos que ingresan a bodega no los hay, cada semana
llegan los distribuidores a la empresa para hacer entrega; pero esto se realiza de
manera que tanto el distribuidor como la duea cuentan con una llave para entrar a
dejar la mercadera pedida; existe muchas veces inconformidad al realizar la
devolucin de la mercanca, este procedimiento se lo realiza dentro de los 15 das
laborables;
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Solucin
Para dar una orientacin global al Plan de Gestin del Alcance del Proyecto informtico
de Control de inventario y ventas El Zipizape", se defini un modelo de referencia, que
se basa en el enfoque integrado de Arquitectura de Venta de su Quiosco con
Tecnologa de Informacin y que permite identificar los principales procesos del mismo.
Misin
La misin de nuestra empresa es utilizar sistemas de gestin comercial, que permitan
llevar el control de las actividades del Quiosco de prensa Zipizape, para ofrecer a
nuestros clientes una atencin eficiente y eficaz, de alta calidad a bajo costo, exceder
sus expectativas y motivar a nuestros empleados para ofrecer un servicio de calidad.
Visin
Nos proyectamos a ser el principal proveedor de prensa para empresas y particulares,
ofreciendo un sistema de gestin integral, que satisfaga las necesidades de nuestros
clientes. Convirtindonos en el punto de referencia y primera opcin en todo el territorio
nacional.
Objetivos
Objetivos Generales
Implementar un sistema de Gestin de Compra-Ventas y Control Automatizando toda la
gestin del proceso, para obtener resultados eficientemente y bien administrados,
garantizando un sistema de calidad.
Objetivos Especficos
Controlar el ingreso de las publicaciones que llegan al bal de los
distribuidores/proveedor registrando todos los datos referenciados en las
guas
de
remisin
(albaranes)
que
se
emitirn
a
los
distribuidores/proveedores.
Proporcionar un control de los guas de remisin (albaranes) que se les emite
a los distribuidores/proveedores para controlar y verificar si se ha cumplido
con las recepciones de los pedidos correspondientes.
Realizar devoluciones
de pedido; dependiendo de los paquetes
correspondientes a cada distribuidor proveedor.
Emitir reportes de las facturas que le envan los distribuidores por los
pedidos de las mercancas (publicaciones) que llegan semanalmente
Emitir facturas por las ventas/devoluciones de las publicaciones hechas a los
clientes controlando que se emita una nota de crdito que autorice el cambio
o cobro respectivo de dinero.
Producir, Automatizar y controlar los cierres de venta generando reportes de

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las ventas realizadas en el da.

Estar en capacidad de generar reportes de las facturaciones tanto de ventas
normales como de las ventas por reservaciones, para as llevar un mejor
control de las ventas reales versus las reservas de los clientes.
Generar el flujo de caja efectivo realizando comparacin y diferencia entre
todos los gastos producidos por el pago de las facturas a los
distribuidores/proveedores versus los ingresos por las ventas diarias
generadas en el da

Propsito y Justificacin del Proyecto

Satisfacer las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador y dems

interesados. Se presenta el alcance que tendr el proyecto, los supuestos sobre los
que se desarrollar, las restricciones al proyecto y los hitos y entregables, el
presupuesto que se requiere para el desarrollo del proyecto, quienes participaran del
proyecto y por ltimo la aprobacin del acta de constitucin del proyecto.
Se realizara de forma automatizada las actividades que se presentan. Teniendo en
cuenta el grado de satisfaccin del cliente y que cumpla con las actividades requeridas
para cada empleado que generan los procesos de facturacin, entre ellas tenemos;
Se implementara un sistema por caja hacia el mismo que les permitir crear un detalle
exhaustivo de lo que se est facturando, Si la venta se da por xito se imprimir un
recibo para que este sea entregado al cliente como comprobante de la compra o en
caso de devoluciones para poder implementarla con mayor eficiencia. Tambin se
detallara en el comprobante; la mercanca que adquiri, el precio por cada producto,
subtotal, la cantidad, etc.
Esta implementacin con el fin de que al generar cierre de caja el sistema realizara los
respectivos balances y se regir a las normas impuestas por el dueo. Se promueve
con el fin de darle a conocer los ingresos de caja al finalizar la jornada haciendo uso de
la tecnologa mvil. As como tambin tendr conocimiento sobre las ventas
producidas por los productos que se han publicado en la web; con el propsito tener
conocimiento que nmero de personas cuentan el local y as mismo mejorar los
productos lanzados a la web.
El espacio fsico donde est ubicado la bodega se lo va a realizar implementando un
sistema de control de mercaderas ingresadas y devueltas, todo este proceso se lo
realizar para llevar control y
evitar prdidas de mercanca e incluso
desconformidades. Esto ser notificado al dueo para tomar las respectivas medidas

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usando tambin la parte de tecnologa mvil.

Todos estos procesos Sera desarrollado con el fin de que sean viables en el QUIOSKO
para un mayor control y seguridad; ya que se est llevando dinero de por medio.

Descripcin del Proyecto

Consiste en llevar la administracin de un negocio de prensa, que los procesos

planteados cumplan con las especificaciones requeridas para obtener resultados
eficientemente y bien administrados, garantizando un sistema de calidad.
Tiempo de Duracin
El proyecto tiene previsto un tiempo de duracin de 4 meses, contados a partir de la
firma del acta de constitucin. La fecha tentativa de inicio es el 08 de Julio del 2015 y se
estima culminar el mismo el 15 de Julio del 2015.
Alcance
Objetivo
Indicador de xito
Para la implementacin de un Sistema de Gestin de Venta se requieren:
Estrategias metodolgicas

Disear un sistema en el cual lleve el

control sistematizado para que tenga un mejor
rendimiento en las actividades en el rea.

Entregar un comprobante de recibo de

compra a los clientes, esto ayudara a tener un
registro de las ventas realizadas al finalizar la
jornada laboral.

Respaldar, la informacin en una base

de datos de todas las transacciones realizadas
durante toda la jornada laboral con el fin de lograr
un control de las ventas realizadas.

Sistematizar, calcular todos los

impuestos de la transaccin de las ventas
realizadas todo el proceso de la contabilidad para
estar al da con nuestras obligaciones tributarias.

Controlar el total de ventas sobre

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Objetivo

Indicador de xito
catlogos presentados va WEB para verificar as
constatar la ganancia en el mercado.

Generar un nmero de secuencia por

cliente visitante en la pgina WEB esto permitir
poder permitir que el usuario se registre para
enviar previas promociones y generar ms
productividad.

Informar mediante dispositivos mviles

el proceso de cierre de caja para mantenerse al
tanto de los ingresos del total de ventas por cada
caja.

Implementar un sistema de seguridad

de ingreso en bodega evitando la perdida de la
llave de ingreso a la bodega para llevar el control
de los distribuidores que ingresan al lugar.

Detallar la cantidad de mercadera

vendida o devuelta se podr verificar si el
producto es ptimo para la venta o si omitimos su
distribucin
para
as
evitando
perdidas
innecesarias de dinero.

Entregables
Entregable
Acta de Constitucin del
Proyecto

Descripcin
Documento que resume el desarrollo del proyecto. El
documento firmado constituye la existencia del
mismo.

Informe del Proyecto

Documento entregado quincenalmente que resume el

desarrollo, cumplimiento y avance del proyecto.

Informe de Gastos

Resumen quincenal de compras, adquisiciones y

gastos generados durante el desarrollo del proyecto.

Instalacin de Servidores

Informe que detalla el resultado posterior a la

instalacin del hardware.

Instalacin de Software y BD

Informe que detalla el resultado posterior a la

instalacin de la base de datos, sistema Moodle

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Parametrizacin y Pruebas

Informe del resultado de la Parametrizacin y pruebas

preliminares.

Pre-Entrega del Sistema de

Gestin de Ventas para el
Quisco ZipiZape

Informe de pre-entrega del sistema.

Recursos Pre-asignados
Recurso Humanos
Equipos multidisciplinario y
especializado en reas acadmicas
Jefe Tcnico Computacional
Desarrolladores WEB
Gerente del proyecto
Recursos Tecnolgicos Requeridos para el Proyecto
Recurso Requerido

Responsabilidad

Registro del Dominio Web

Servicio de Hosting
Servidores compartidos o dedicados

Jefe Tcnico
Jefe Tcnico
Jefe Tcnico

Banda de Transferencia

Jefe Tcnico

Sistema de Pagos electrnicos

Jefe Tcnico

Matriz de Responsabilidades

Hito Principal

Acta de Constitucin de Proyecto Aprobada

Gerente

Director
del
Proyect
o
E

Equipo
Tcnico

Jefe
Tcnico
(Sponsor)

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Adquisicin de Dominio

Adquisicin de Hosting

Instalacin de Servidores

Pago por Servicios Adquiridos

Pre-Entrega del Software de Aulas Virtuales

para la Universidad de Guayaquil

Aprobacin final del software de Aulas

Virtuales para la Universidad de Guayaquil

Parametrizacin y Pruebas

Firma del Acta de Finalizacin del proyecto

Leyenda
E = Responsable de ejecutar (puede ser compartida)
A = Autoridad de aprobacin final
C = Debe ser consultado
I = Debe ser informado

Control y Polticas del Proyecto

Reuniones:
Se realizarn reuniones diariamente presenciales: de Lunes a Viernes de 15:00 a
16:00 en un lugar escogido y designado por el lder del grupo de trabajo.

Reunin de Seguimiento del proyecto:

La reunin de seguimiento de del proyecto se realizarn los Viernes de 16:30 a
17:00, en el sitio que se acord previamente con el monitor. La asistencia a dicha
reunin es de carcter obligatorio, por lo que en caso de No asistir alguno de los
integrantes que de la reunin se aplicarn las reglas definidas para la reunin
semanal del grupo.
Comunicacin:
La comunicacin oficial se realizar a travs del correo institucional, cada correo que
se enve se deber enviar con copia a todos los miembros del grupo.
Puntualidad:

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Ser puntuales a las reuniones, si algn integrante del grupo llega con ms de 10
minutos de atraso a cualquier reunin ya sea presencial o virtual sin previo aviso,
dicho retraso ser considerado como una falta y tendr una tarifa de multa de $0,50
centavos de dlar por cada minuto que haya llegado tarde. El dinero ser
recolectado por el lder del grupo y se consignarn los minutos tardes as como la
tarifa pagada en el acta de la reunin. El dinero que ser recolectado ser utilizado al
final del proyecto para realizar un evento de integracin del grupo de trabajo. Si
alguno de los integrantes No asiste a una reunin deber pagar una tarifa de $50
dlares.
Mecanismo de toma de decisiones:
Ciertas decisiones se toman entre todos los integrantes del grupo, mediante
acuerdo del grupo. Si un integrante no se encuentra en alguna reunin donde se
llegue un acuerdo con el grupo, se aprobara la decisin tomada, y deber acatar las
decisiones que hayan sido tomadas. En caso de que se deba tomar una decisin
que dependa en gran medida del integrante del grupo que se encuentre ausente, el
lder del grupo de trabajo tendr la autoridad para poder aplazar la decisin para la
siguiente reunin si el as lo considera.
Asignacin de tareas:
Cada integrante del grupo tendr la misma carga de trabajo y cada quien elegir que
quiere hacer, esto debido a que unos integrantes tienen ms experiencia y
habilidades en ciertos temas y en otros no. Si existen tareas que no son tomadas por
ningn integrante del grupo se las realizar por acuerdo del grupo.
Reporte de tareas:
Los integrantes del grupo tienen el compromiso de tener el avance de tareas todos
los lunes antes de la reunin. El lder del proyecto har el seguimiento respectivo en
la reunin. Luego de culminar la tarea asignada, cada integrante deber subir su
tarea al repositorio del grupo y enviar la notificacin al lder de planeacin, para que
realice el registro de cumplimiento y el informar al lder de calidad para que realice
el control de calidad y de su visto bueno.
Si algn integrante del grupo no enva la tarea terminada y con el visto bueno de
calidad, se considerar que no cumpli con la tarea asignada. Por lo tanto se deber
llevar un registro de incumplimiento en las asignaciones medido en horas/das segn
corresponda. Para todos los entregables se definir fecha y hora de entrega. Si se
incumple con la hora de entrega el integrante que incumpla se le multara con la
suma de $20 dlares por hora de retraso.
Calidad de Documentos:

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Todos los documentos que se generen debern ser aprobados por el lder de calidad
y posteriormente revisados por el lder del grupo antes de ser entregados o
publicados.
Resolucin de Conflictos:
Si el grupo de trabajo se encuentra frente un conflicto entre dos o ms personas
dicho conflicto podra escalar hasta el lder del grupo para que lo solucione l
personalmente, o podr ponerlo como un punto de la agenda de la reunin.

Garanta del Proyecto

Los trminos de la garanta deben ser aceptadas en ambas partes para

establecer los alcances total del trabajo y a esto el valor estimado total del
desarrollo del proyecto con los plazos definidos en el cronograma para la
terminacin del proyecto.
Entrevista.- el cliente o responsable del proyecto se compromete
con el profesional responsable de elaborar el proyecto a reuniones
coordinadas de ambas partes para establecer los puntos, mtodos y
herramientas que se va a utilizar en la elaboracin del proyecto para
esto el contestar un cuestionario de preguntas el cual sirva para ambas
partes y establecer los alcances del proyecto.
Anticipo.- Una vez que el cliente acepta las propuestas del cmo
se va a realizar el proyecto realiza el pago del depsito en garanta el
cual permanecer en alguna institucin bancaria hasta que finalice el
proyecto, una vez que se entregue el proyecto al cliente o a la persona
asignada como responsable del proyecto el pago se liberara al
profesional responsable de la elaboracin del proyecto.

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Riesgos del proyecto

(Evento o condicin incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO

(RIESGOS NEGATIVOS).
El proyecto no est completo en la fecha de entrega

PROBABILIDAD

IMPACTO

Alta

Alto

Bajo

Alto

Altercados no menores en el equipo de desarrollo.

Medio

Medio

El cliente no cumple con dar entrevistas, que sern

imprescindible para el desarrollo del Software y la
aceptacin del cliente
El cliente no est conforme con el proyecto

Medio

Alto

Baja

Alto

Los archivos de desarrollo se pierden.

Plan de Contingencia

PRINCIPALES SOLUCIONES A LAS AMENAZAS

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Hacer una planificacin desde un comienzo para no tener sorpresas en la

finalizacin del proyecto.
Realizar un respaldo diario de los procesos que se vayan desarrollando en el
transcurso del proyecto.
Que cada Programador lleve una documentacin detallada de los procesos o
programas que desarrolle.
Antes de que comience el desarrollo del proyecto debera realizarse citas ya
predefinidas con tiempo al cliente para que no lo tome de sorpresa si se
necesita tocar un tema con esa persona.
Siempre se debe de realizar un acta donde se detalle los requisitos del cliente

para de esa manera no tener problemas futuros.

Programa de Hitos
(Un evento significativo para el proyecto, usualmente cuando se aprueba por una autoridad un entregable importante, incluir la fecha
comprometida)

Hito

Fecha Tope

Aprobado

Acta de Constitucin de Proyecto Aprobada

20/05/2015

Ing. Abel Alarcn

Adquisicin de Dominio Web

23/05/2015

Adquisicin de Hosting

25/05/2015

Instalacin de Servidores

30/05/2015

Pago por Servicios Adquiridos

Pre-Entrega del Software de Aulas Virtuales para la
Universidad de Guayaquil
Aprobacin final del software de Aulas Virtuales para la
Universidad de Guayaquil
Parametrizacin y Pruebas

10/06/2015

Firma del Acta de Finalizacin del proyecto

15/10/2015

25/07/2015
15/09/2015
20/09/2015

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Presupuesto Estimado
PRESUPUESTO TECNOLOGICO.
CONCEPTO

MONTO
$85.00
$4200.00

Hosting y Dominio
Computadora de escritorio: (6 equipos). $700 c/u
Marca Dell, modelo DimensionTM XPS 710.
Procesador Core 2 Extreme QX6700. 8MB L2
Cache,2.66GHz,1066 FSB.
Incluye 2 Gb de memoria, 320 Gb en disco duro,
Monitor de panel plano 20" ultrasharp,
Tarjeta de video dual 256 mb nVidia geforce 7900
DVDROM / DVDRW.
Proyector digital multimedia 3M modelo X70
Escritorio para PC (6 unidades) $50 c/u
Software bsico-Windows 7-Microsof Office 365-Eset Smart
Security
TOTAL S/:

$700.00
$300.00
$640.00
$5925.00

Interesados del Proyecto

Cargo

Nombre

Departament
o / Divisin

Telfono

Email

Director / Auditor

Ing. Abel Alarcn

Universidad de
Guayaquil

09-8090909

abel.alarcons@ug.edu.ec

Director de Proyecto

Juan M. Bohrquez

S8K

09-98095542

juan.bohorquezc@ug.edu.ec

Auditor del Proyecto

Coordinador de
Proyecto
Jefe de Desarrollo
Desarrollador de
Diseo Web

Richard Asencio

S8K

09-86786400

richard.asenciov@gmail.com

Daniel Mendoza

S8K

09-93882653

daniel.mendoza@gmail.com

Ricardo Castro

S8K

09-86532292

ricajav777@gmail.com

Cinthia Alvarado

S8K

09-81755773

haditacintia@gmail.com

Calidad
Durante el desarrollo e implantacin del proyecto se realizar seguimiento y
monitoreo a todos los requerimientos y entregables previamente acordados; de igual
forma a los entregables.
Una vez culminado el proyecto se prestar soporte en sitio durante 30 das en
horarios de las 09h00 a 16h00.
Desde el da 31 hasta el da 180 posterior a la culminacin del proyecto se dar
asistencia remota en horarios de las 09h00 a 16h00.
Asignacin del Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto

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Nombre

Cargo

Departamento /
Divisin

Grupo S8K Gestin de Proyecto

Gerente

Auditoria de Sistemas

Aprobaciones
Aceptado por: Juan M. Bohrquez C.

Aprobado por: Ing. Abel Alarcn.

.
Gerente del Proyecto: Grupo S8K Gestin de

Patrocinador:

Proyecto

FECHA: __/__/15

FECHA: __/__/15

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