De la comprensin

del directivo
empresarial y su
relacin con la
informacin, al
desarrollo de
colecciones.
Quines son y cmo
apoyar a estos usuarios?
Kenya Y. Olivera

Resumen
El perfil tan especfico de un directivo que labora en una empresa clasificada como
grande, el contexto en el que ste se desarrolla, sus necesidades informativas para la
toma de decisiones y su comportamiento de bsqueda de la informacin, son una
innegable realidad que da vida a un fenmeno que se repite diariamente en Mxico y el
mundo: el hacer del directivo para conseguir la informacin que requiere. Este
fenmeno abre una ventana de oportunidades para el especialista de la informacin,
donde la ms obvia no es la ms simple: cmo podra el profesional de la informacin
trabajar en los planos corporativos para apoyar al cuerpo directivo a recuperar la
informacin que necesita dando sustento a la toma de decisiones?

Resulta difcil pensar que no se haya realizado un anlisis sobre este fenmeno desde
el punto de vista del profesional de la informacin.

El objetivo del presente trabajo es aportar una visin inicial de este fenmeno para que
sea comprendido desde la ptica del profesional de la informacin y, entendiendo sus
necesidades informativas, definir las caractersticas de las fuentes primarias y
secundarias que pudieran conformar una coleccin destinada a satisfacer dichas
necesidades para este tipo de usuario.

Con este objetivo, se hizo un anlisis del contexto en el que se desempea este
usuario, es decir, la empresa. Se determinaron las caractersticas generales del
usuario, el tipo de decisiones que debe tomar y su comportamiento de bsqueda de la
informacin que sustente sus decisiones. Con el anlisis de estos elementos se logra
comprender la necesidad informativa del usuario y se logran determinar las
caractersticas que deben cumplir los recursos de informacin primarios y secundarios
destinados a conformar una coleccin que satisfaga sus necesidades informativas.

Palabras clave
Toma de decisiones, uso de las fuentes de informacin, necesidad de informacin,
comportamiento de bsqueda, desarrollo de colecciones.

Introduccin
El uso de la informacin es un tema que se ha estudiado desde mediados del siglo XX;
pero el enfoque hacia el usuario de la informacin como el sujeto medular de la
investigacin y la determinacin de sus necesidades informativas, se dio en el ltimo
tercio de ese siglo. Podemos decir, de forma ms especfica, que el estudio de los
gerentes y directivos como usuarios de la informacin se realiz en la dcada de los 70,
en donde el objetivo era poder determinar las necesidades y usos de la informacin que
este tipo de usuarios tena (Salazar, P.H. 2015). Lo que tenemos que resaltar, es que
fue en esta poca en donde se comienza a considerar un elemento indispensable para
todo estudio de usuarios: el contexto.

Para los fines de este trabajo, se entender el contexto comprendiendo a la empresa; y

el usuario de la informacin se referir al directivo (o cuerpo directivo) que labora en la
misma. La premisa es que dependiendo del tipo de decisin que el directivo deba tomar
se modifica su comportamiento de bsqueda; cambiando tambin las caractersticas de
las fuentes de informacin primarias y secundarias que la coleccin debe contener.

La aproximacin al concepto informacin que se hace en el presente trabajo es desde

el paradigma de la complejidad; y por ende, se presentarn las propiedades de los
elementos del sistema (entendido aqu como la empresa) y, se describirn las
relaciones que emergen de la interrelacin de los elementos permitiendo la aplicacin
de la informacin para la toma de decisiones. Tambin se subraya que se debe tomar
en cuenta que el trmino informacin y el trmino conocimiento estn ntimamente
ligados durante todo el proceso de la toma de decisiones.

EL CONTEXTO
Qu entenderemos por empresa? La gran Enciclopedia de Economa nos define
empresa como:
Conjunto de factores de produccin coordinados, cuya funcin es
producir y cuya finalidad viene determinada por el sistema de
organizacin econmica en el que la empresa se halle inmersa. En el
sistema capitalista o de economa de mercado, el fin de la empresa ha
2

consistido tradicionalmente en la obtencin del mximo beneficio o lucro,

mientras que en las economas colectivistas con direccin centralizada el
fin de la empresa ha consistido en cumplir los objetivos asignados en un
plan ms general, de mbito nacional, regional o local1.
En esta definicin, la empresa tiene como esencia un conjunto de factores, que como
caracterstica estn coordinados, significando que se comunican entre s, se alinean
y funcionan como un sistema que trabaja de forma planeada. Su objetivo es producir
algo para obtener un lucro o bien para cumplir con un objetivo asignado dentro de un
plan general.

Otra definicin la encontramos con Antonio Argandoa, quien citando a Prez Lpez
(1993) dice que una empresa es un conjunto de personas que coordinan sus acciones
para conseguir unos objetivos que a todos interesan, aunque ese inters puede
deberse a motivos muy diferentes

Aqu, la empresa tiene como esencia ser un conjunto de personas, cuya caracterstica
es (nuevamente) que estn coordinadas (comunicadas, estructuradas, organizadas), y
su fin es buscar un objetivo que a todos les interesa.

Una tercera definicin ser la proporcionada por la Real Academia de la Lengua

Espaola. Esta entidad nos entrega cinco definiciones para la palabra empresa:
1) Accin o tarea que entraa dificultad y cuya ejecucin requiere
decisin y esfuerzo. 2) Unidad de organizacin dedicada a actividades
industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos.
3) Lugar en que se realizan estas actividades. 4) Intento o designio de
hacer algo. 5) Smbolo o figura que alude a lo que se intenta conseguir o
denota alguna prenda de la que se hace alarde, acompaada
frecuentemente de una palabra o mote.

La Gran Enciclopedia de Economa. www.Economia48.com. Recuperable en

http://www.economia48.com/spa/d/empresa/empresa.htm (Consultada el 03.05.2015)

La segunda definicin de la Real Academia de la Lengua Espaola tambin toma como

esencia de la definicin de empresa el ser una unidad que tiene como caracterstica el
estar organizada (coordinada, nuevamente aparece la idea de sistema) para realizar un
tipo de actividades cuyo fin puede o no ser el lucro.

Por tanto, se concluye que empresa es un conjunto de sujetos y factores que estn
comunicados, organizados, coordinados y estructurados para realizar una actividad
determinada que a todos interesa y que puede o no tener fines de lucro.

De forma especfica, para este trabajo, el contexto abarca empresas con actividades
que tienen como fin el lucro. Y dentro de este conjunto de empresas, las que
tomaremos en cuenta sern las que estn clasificadas como AAA y se encuentran
dentro de la Repblica Mexicana.
Qu es esta clasificacin triple A? Es una clasificacin a base de letras, en donde
AAA es la mxima calificacin. Las calificaciones son asignadas por organizaciones
como Standard & Poor's (siendo esta la autoridad dentro de su gremio), a las que
comnmente se les denomina agencias calificadoras, las cuales se especializan en la
evaluacin del riesgo crediticio. Implica, segn la propia definicin de Standard and
Poors, que el pas o empresa tienen una capacidad extremadamente fuerte para
cumplir con sus obligaciones. En el otro extremo, la calificacin mnima es D, y
corresponde al incumplimiento de pagos.
Las calificaciones crediticias en la escala nacional para Mxico CaVal de Standard &
Poors constituyen una opinin sobre la calidad crediticia de las entidades (emisor,
empresa, institucin financiera o calificacin de crdito de contraparte) o sobre su
capacidad en general para cumplir con obligaciones financieras especficas (calificacin
crediticia de emisin), en relacin con otros emisores y emisiones en el mercado
mexicano.

Este tipo de empresas AAA tambin tienen un elemento que las identifica de las
dems; el nmero de empleados. Dentro de este grupo se encuentran empresas que
tienen ms de 500 empleados y, se les denomina empresas grandes.

Otro elemento que identifica a estas empresas grandes es su volumen de ventas, estas
empresas tienen un promedio de volumen de ventas de 24 millones de dlares anuales.
Este tipo de organizaciones forman parte de grandes consorcios econmicos que
monopolizan o participan en forma mayoritaria de la produccin o comercializacin de
determinados productos y/o servicios. Esto obliga a las empresas a prestar mayor
atencin a los cambios que surgen en los mercados, en los competidores, y en las
innovaciones existentes dentro de todas las reas que conforman sus campos de
trabajo.
Lo que hace que esta atencin sea diferente a la que prestan empresas AA hacia
abajo, es la agilidad con que se debe mantener la actualizacin de estos cambios.

Tomando en cuenta esto ltimo, podemos entender la importancia que los directivos de
las diferentes reas que conforman a las empresas grandes AAA le dan a la
informacin, a su exactitud y a su temporalidad.
Las empresas AAA dominan al mercado con amplitud, algunas veces slo el interno y
otras participan tambin en el mercado internacional. Sin embargo, pese a que las
empresas pueden tener ejecutivos en cualquier parte del mundo, para efectos de la
elaboracin de este trabajo nicamente nos enfocaremos a los ejecutivos de nivel
directivo que residen en Mxico. Independientemente de que sean nativos de otra
latitud.

Para estas empresas, su actualizacin en tecnologa, mecanizacin y automatizacin

de sus procesos productivos es una de las tareas primordiales; y cuentan con grandes
recursos de capital que les permite estar a la vanguardia. As mismo, llevan una
administracin cuasi cientfica, en cuanto a que la auditan y observan de manera
sistemtica a travs de profesionales internos y externos.
5

Peter Drucker (1995), acota que estas empresas, organizaciones o corporativos

(tomados estos sustantivos aqu como sinnimos) AAA, pueden verse como:

1. Un generador de recursos, es decir, como una organizacin que puede convertir

los costes empresariales en los rendimientos;
2. Un eslabn de una cadena econmica, que los administradores necesitan
comprender en su conjunto con el fin de gestionar sus costes;
3. Un rgano de la sociedad para la creacin de riqueza; y
4. La criatura, pero, tambin como la creadora de un entorno material, y es
justamente este entorno en donde las oportunidades y los resultados se
encuentran, pero, tambin donde se originan las amenazas para el xito y la
supervivencia de todos los negocios.

Para cada tipo de ptica que presenta Drucker la empresa requiere de un perfil de
ejecutivo que sea capaz de desempear la labor objeto final de la organizacin de la
mejor manera. Y el uso que se le d a la informacin, tambin se modificar
dependiendo de la ptica bajo la cual trabaje la empresa; ya que las necesidades de
informacin que sta tendr son aquellos conjuntos de datos que necesita poseer para
cubrir un objetivo determinado2.

PERDIL DEL USUARIO, DEL DIRECTIVO

Entenderemos como perfil del usuario a: el conjunto de rasgos distintivos que
caracterizan al usuario (Salazar, P.H. 1993. p. 18).
Cmo se podran describir el perfil de los directivos de empresas AAA en Mxico?
Utilizaremos los descriptores propuestos por la doctora Hernndez para la descripcin
del perfil de usuarios.

Disciplina de inters: Estos ejecutivos estn interesados por temas de alta direccin:
ejecucin, mercado, economa, finanzas, liderazgo, negociaciones, administracin y
management.
2

Salazar, P. H. 1993. El Perfil del usuario de la informacin. p. 17.

Nivel de Escolaridad: Con base en las responsabilidades diarias que deben realizar, la
comunidad de estos ejecutivos est conformada por miembros que son en su totalidad
profesionales. La mayora con el grado de maestra y doctorado.

Jerarqua en la organizacin: Estos ejecutivos son la alta direccin de la empresa. Esto

hace que el conocimiento que manejan est estrechamente ligado a la organizacin y
tiene un alto valor pues muchas veces este conocimiento es difcil de ser verbalizado o
transferible. Trabajan en las fronteras entre la organizacin y el mundo exterior a ella, y
es a travs de sus acciones que la empresa alcanza sus metas. Combinan su
conocimiento sobre las competencias de la organizacin y las exigencias del ambiente
para descubrir caminos y direcciones que los aproximen a sus metas.

Mtodos para localizar la informacin: Como ejecutivos que forman parte de la planilla
de lderes de la organizacin, estn muy conectados con muchas fuentes de
informacin exteriores a la empresa (congresos, seminarios, conferencias, exposiciones
y ferias; revistas especializadas, peridicos especializados, medios de comunicacin
enfocados a su gremio, noticieros financieros, econmicos y comerciales), y son
expertos en desechar la informacin que consideran paja para slo quedarse con
aquella que refine sus modelos mentales y la unificacin del propsito organizacional.
En cuanto a la informacin interna a la empresa, acuden a los reportes y resultados de
evaluaciones internas o herramientas de seguimiento y avance de proyectos y taras.

Comportamiento en la bsqueda de informacin: Estos directivos hacen uso de la

bsqueda personal y la bsqueda delegada; dejando a esta ltima bajo la
responsabilidad de su asistente.

Caractersticas econmicas y estatus social: Estos ejecutivos laboran en empresas que

son econmicamente estables y poseen la capacidad para cumplir con sus obligaciones
crediticias y mayor facilidad para negociar sus adeudos existentes. Son empresas
lderes en su campo y los sueldos que proporcionan a su personal son igualmente
competitivos. Por tanto, la capacidad econmica de estos ejecutivos es alta.

Valores y tica: Estos ejecutivos se desempean profesionalmente en empresas de

gran actividad mercantil y comercial y deben tratar con todas las responsabilidades que
esto implica defendiendo los intereses y filosofa corporativa de las empresas para las
que trabajan. As, sus valores y tica deben ser slidos para evitar caer en corrupciones
o malos manejos administrativos.
Lenguaje: Estas empresas, por lo general, tienen sucursales en diferentes partes del
mundo, por tanto los ejecutivos estn obligados a tratar con sus homlogos en
diferentes latitudes. Esta situacin les exige hablen y lean de forma fluida su idioma
natal (en este caso el espaol) y el ingls, idioma predominante en el mundo de
negocios.

Cultura: As mismo su nivel cultural debe ser elevado para que sean capaces de
comprender el impacto que las actualizaciones y cambios existentes en el mercado,
competidores e innovaciones pueden tener en el desempeo de la organizacin y, de
forma colateral, en su propio desempeo. Deben ser capaces de prever diferentes
escenarios dentro y fuera de su pas, comprender diferentes tipos de mercados y
diferentes costumbres de manejo de negocios en otras latitudes.

Espacio Geogrfico y Visin del Mundo: En este trabajo nos abocamos a los ejecutivos
que se encuentran en la Repblica Mexicana, aunque gran parte de su tiempo estn
fuera del pas. Esta situacin va reconfigurando su visin del mundo; pues estn en
constante comunin con culturas diferentes, alimentndolos constantemente de nuevas
y ricas experiencias.

Ideolgicos: Para estos ejecutivos su ideologa es prctica; las nicas teoras que les
importan son las financieras, las de negociacin y, por supuesto, las que les permitan
ser llevadas a la accin. Son ejecutivos con acostumbrados a tener metas claras,
determinar objetivos realistas, identificar los medios para lograr los objetivos y ser
capaz de desarrollar la mejor estrategia de negociacin y ruta de accin para alcanzar
las metas. Para esta comunidad todo problema tiene una solucin y hay que actuar

rpidamente para alcanzarla; pero es necesario contar con la informacin necesaria y

tener creatividad e inteligencia.

Deberes y derechos: Este elemento es muy importante dentro de los ejecutivos. Todos
ellos se desempean dentro de la ley y reglamentos mercantiles de la Repblica
Mexicana; sin embargo, tambin deben tener conocimiento de las leyes mercantiles de
los pases con los que realizan negocios, o donde tienen diferentes tipos y niveles de
relacionamiento comercial. El desconocimiento de leyes, deberes y derechos puede
llevarlos a problemas tanto institucionales como personales.

Poltico: Este elemento de identidad es en cuanto al relacionamiento del gremio

empresarial con las diferentes asociaciones, cmaras e instituciones (pblicas y
privadas) inmersas en el quehacer de la empresa. Sin embargo, quien ejecuta este
relacionamiento con los servidores pblicos o bien del mbito privado son los ejecutivos
que estn en la jerarqua ya descrita arriba de la alta direccin.

Hasta aqu se ha definido tanto al contexto como al perfil del usuario. Ahora, cul es la
necesidad de informacin de este tipo de usuarios, entendiendo al usuario no como la
empresa; sino como el sujeto que debe desempear su quehacer diario?

LA NECESIDAD DE INFORMACIN
Todos los seres humanos tenemos necesidades de informacin, ciertamente el directivo
de una empresa AAA no es la excepcin. En este documento, tomaremos el trabajo
realizado por Richard L. Derr en 1993, para determinar si los directivos tienen o no las
condiciones necesarias y suficientes como para decir que, efectivamente, tienen una
necesidad de informacin. En este estudio se acepta totalmente la declaracin
expresada por Derr en su artculo Un Anlisis conceptual de la necesidad de
informacin que estipula que la posesin de la informacin no elimina la necesidad
que se tiene de ella. Ciertamente, el directivo cuenta con informacin dentro y fuera de
la empresa, la informacin que se tiene dentro se tiene en posesin; es decir, el
directivo puede tomarla sin problema alguno. Sin embargo, el que esa informacin est
en posesin de la empresa no significa que el directivo no tenga necesidad de ella. Por
9

la otra mano, el hecho de que exista informacin fuera de la empresa y sta no est en
posesin de ella, tampoco es suficiente como para decir que, efectivamente, existe una
necesidad. Pero, cuando existe un propsito para el uso de la informacin podemos
concluir que existe una necesidad. Y el propsito para el uso de la informacin en un
directivo, es sustentar y facilitar su toma de decisiones minimizando los riesgos
posibles.

Subrayemos, pues, que existen diferentes condiciones que llevan a un directivo a

buscar informacin; pero, esta bsqueda tiene como fin ltimo el cumplir con un
propsito especfico. Este propsito es, justamente, la toma de decisiones. Esto, en
acuerdo con lo expresado por Derr, le da al directivo la legitimizacin de la existencia de
una necesidad de informacin. Sin embargo, se debe precisar que el verdadero
problema est en que el directivo, al igual que la gran mayora de los usuarios, no tiene
la habilidad de expresar con exactitud su necesidad de informacin. Es decir, sabe que
debe tomar una decisin para dar solucin o avance a determinado problema o
proceso; sin embargo, no logra determinar con exactitud qu es lo que requiere ni
dnde puede ubicar la fuente que le proporcione dicha informacin. Lo que s es un
hecho, es que este directivo est perfectamente consciente de que: a) necesita
informacin y, b) el objetivo de uso que dar a esa informacin. Estos aspectos son
para l una realidad casi tangible.

Existe, pues, una necesidad de informacin. Como definicin de necesidad de

informacin se tomar la proporcionada por Wilson y citada por la doctora Hernndez
(2007) una necesidad es una experiencia subjetiva que ocurre nicamente en la mente
de la persona. Tomar la definicin de Wilson no es casual, es porque este terico
sustenta que el contexto siempre influenciar el surgimiento de una necesidad; aspecto
que va de la mano con el paradigma de la complejidad.

Siendo que el propsito de la informacin para el directivo es sustentar la toma de

decisiones, ser necesario entender el proceso de la toma de decisiones, el tipo de
decisiones a los que diariamente se enfrenta un directivo dentro de su organizacin y, el
ambiente en que stas pueden darse.
10

PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones responsabilidad mayor para estos usuarios tiene un proceso
ya estudiado y explicado; del cual se derivan necesidades de informacin relevantes
para esta comunidad. Esto se analizar bajo la siguiente perspectiva:

Fuente: Skyrius R. Satisfying Complex End of User Information Needs: User Experiences. The Business
Review, Cambridge, 6(2), December 2006,132-138 (2006).

El proceso de la toma de decisiones es cclico, parte de que el sujeto posee en su saber

experiencia acumulada que le permite utilizar los conocimientos previamente adquiridos
y guardados en su bagaje de conocimientos. Esto hace que el directivo pueda analizar
y entender la situacin a la que se est enfrentando. Con la informacin que adquiera,
podr hacer un anlisis mucho ms profundo y alcanzar una comprensin ms clara de
lo que est sucediendo, podr ponderar diferentes escenarios y llegar a tomar una
decisin adecuada.

Para cumplir con su responsabilidad de monitorear el medio ambiente de negocios en el

cual se encuentra cada miembro de esta comunidad, necesitar informacin simple, y
comn.

Con el fin de proyectar situaciones crticas o de oportunidad, el directivo debe reconocer

los datos, dentro de la informacin, que puedan llevarlo a inferir dichas situaciones. Y
para reconocerlas de manera total, necesitar informacin ms especializada.

11

Posteriormente, el directivo deber analizar a mayor profundidad la informacin

obtenida, esto lo apoyar para tener los elementos necesarios y los argumentos
suficientes para tomar la mejor decisin. Y para realizar esto se requiere de informacin
ms compleja que le permita entender a profundidad la situacin.

Ciertamente, la toma de decisin no se basa nicamente en la informacin nueva y

recuperada, tambin se basa en la informacin y experiencia adquirida en el pasado
que, gracias a su implementacin y anlisis de los resultados de la misma, se han
convertido en un conocimiento tanto para el directivo como para la organizacin en
general. Todo este bagaje es utilizado durante el proceso de la toma de decisiones. En
este campo encontramos una transformacin del estado de la informacin, la
informacin que alguna vez fue para satisfacer una necesidad especial, se transforma
por su uso y tiempo en informacin comn. A est informacin ya comn, se le ir
agregando nueva informacin, con nuevos resultados obtenidos por el anlisis de su
implementacin; esto hace de esa informacin, informacin ms compleja.

Finalmente, en la figura podemos notar que al utilizar la nueva experiencia junto con la
informacin y experiencia acumulada, el proceso de la toma de decisiones regresa a la
fase uno, haciendo de ste algo cclico; en donde informacin y conocimiento van de la
mano.

EL TIPO DE DECISIONES
Para poder comprender los tipos de decisiones que se realizan diariamente en una
empresa, se comenzar por comprender de forma explicativa y para los fines nicos
de este trabajo los tipos de empresas que existen y las reas ms importantes que las
conforman.

Las empresas, en la teora clsica de la administracin, segn la actividad a la que se

dediquen, se dividen en industriales, comerciales y de servicios.

Las empresas industriales transforman la materia prima en productos terminados; a

este tipo de empresa se les llama manufactureras. Tambin existen empresas
12

industriales que se dedican a la explotacin de los recursos naturales, a este tipo de

empresa se les llama extractivas. Las empresas comerciales son las que adquieren
bienes o mercancas para su venta posterior. Finalmente, las empresas de servicios
son las que brindan servicios profesionales o de cualquier tipo.

Independientemente de su actividad, toda empresa posee reas funcionales y reas

consideradas como estratgicas. Las reas funcionales le permiten a la empresa
ejecutar sus tareas; estn engranadas de tal manera que un a rea depende del actuar
de la otra. Esto nos enfatiza la importancia en la toma de decisiones; pues el impacto
de una decisin no se refleja en una sola rea, se reflejar en todas ellas. Por su parte,
las reas consideradas como estratgicas definen la direccin y los objetivos de toda la
organizacin, analizan y monitorean los resultados y avances de la misma, y reorientar
el rumbo si fuera necesario. En estas reas se disean planes de estrategias tanto
financieras como comerciales y operativas. Nuevamente, una decisin en estas reas
afecta a toda la empresa en su conjunto3.

Con la llegada del pensamiento de Peter Drucker en el campo empresarial (1957), las
empresas (corporativos u organizaciones) comprenden la necesidad de una direccin
articulada; es decir, entienden que en esta sociedad post-industrial, o llamada sociedad
de la informacin o, en otras latitudes, sociedad del conocimiento, es imprescindible
contar con un cuerpo directivo que posea conocimientos, y que se actualice
constantemente por medio del mismo trabajo y de estudios de manera sistemticas.

Drucker habla de entender a la empresa como un sistema en donde sus procesos estn
ntimamente conectados y que viven, bsicamente, los siguientes fenmenos
cualitativos: cambio e innovacin, riesgo y decisin, crecimiento y declive, dedicacin,
visin, recompensa y motivacin4. Los sujetos que trabajan en la empresa, y
principalmente su cuerpo directivo, debe esforzarse para que sta sea una organizacin
que genere conocimiento, entendiendo a este conocimiento como decisiones de valor
que afectan al individuo y a la sociedad5.
3

Stoner, J. A. F., Freeman, R. E., Gilbert, D. R., & Sacristn, P. M. (1996). Administracin. Pearson Educacin.
Stein Guido. Peter Drucker (II) Sobre Empresa y Sociedad.
5
Idem
4

13

El cuerpo directivo de la nueva organizacin del conocimiento, debe saber que dirigir a
individuos que, en muchas ocasiones, sabrn ms que l mismo en sus campos de
especializacin. Por tanto, deber ser capaz de tomar esa sapiencia individual y
transformarla en sapiencia colectiva a travs de las decisiones organizativas que
deber tomar diariamente.

Para Drucker las decisiones se hacen en tres aspectos de la organizacin: En cuanto a

los objetivos de la organizacin, en cuanto a la direccin que se le dar a la empresa y,
finalmente, en cuanto a la ejecucin a travs de la cual se llegar a los objetivos
preestablecidos.

Dentro del aspecto de objetivos, Drucker asegura que las decisiones crticas no estn
en lo que se tiene que hacer; sino justamente en lo que se tiene que dejar de hacer
para concentrar todos los recursos en lo que s se tiene que hacer. En cuanto al
aspecto de la direccin, las decisiones deben ser juicios bien fundamentados porque
expresan los aspectos a los que la empresa dar preferencia.

Finalmente, tenemos las decisiones en el aspecto de la ejecucin; aqu se busca la

presentacin de alternativas sustentadas y, de ser posible, comprobadas (metodologas
conocidas como las mejores prcticas) para el buen desempeo de la organizacin.

El ambiente en el que se toman las decisiones tambin es un aspecto bsico porque

determina el lapso de tiempo en el que se deben tomar las decisiones. Una decisin
programada es aquella que se realiza dentro de un periodo de tiempo previamente
preestablecido. Una decisin no programada es aquella que se toma en situaciones
extraordinarias dentro de la organizacin. Generalmente, este ltimo tipo de ambiente
para la toma de decisin produce que sta se realizarse bajo presin estas decisiones
pueden ser financieras, comerciales u operativas , y el tiempo con el que se cuenta
para realizarlas es muy corto.

14

Con base en esto, se infiere que el directivo debe tener la capacidad de convertir los
datos en informacin necesaria para entender los riesgos y oportunidades de la
decisin que tome, y as tener el conocimiento que se requiere para tomar una decisin
que minimice al mximo los posibles peligros.

En los prrafos anteriores, se ha plasmado ya que existe una legtima necesidad de

informacin en la comunidad de directivos para que puedan tomar decisiones. Se han
presentado, con fines ilustrativos para este trabajo, los tipos de decisiones que el
directivo debe tomar; as como los ambientes en que estas decisiones deben ser
tomadas. A continuacin, se presenta el comportamiento que tiene el directivo durante
el proceso de bsqueda de la informacin requerida para poder tomar una decisin.

ANLISIS DEL COMPORTAMIENTO DE BSQUEDA

El comportamiento de bsqueda que experimenta un directivo, ser analizado bajo la
ptica de Wilson. Para este efecto, se grafica su modelo:
El contexto es la empresa misma y la
situacin de la decisin; es decir, si la
decisin es o no programada.
El mecanismo de activacin es la
relacin entre el directivo y el tipo de
decisin [si la decisin es programada o
no

programada].

Si

la

decisin

es

programada el directivo encontrar en el

ambiente

que

lo

rodea

(colegas,

subalternos, reportes y fuentes externas a

Fuente: Wilson, Tom D. Human information behavior. Informing Science

la empresa) colaboracin; minimizando as la tensin. En las decisiones programadas,

el directivo tendr la posibilidad de asumir un comportamiento relajado que le permita
realizar toda la tarea intelectual necesaria para buscar una solucin a la necesidad de
informacin. Si la decisin es no programada, el directivo tendr que enfrentarse a una
situacin de estrs que lo tensionar, pues se sentir inseguro y, algunas veces, sobre
15

pasado para dominar la situacin. Esto da como consecuencia un alto riesgo de tomar
una decisin errnea. Sin embargo, en ambos tipos de decisiones el directivo se ver
forzado a buscar informacin, pues su bienestar laboral siempre est en riesgo.

Las variables que intervienen son principalmente psicolgicas y de roles sociales; no

podemos olvidar que su trabajo y prestigio estn en riesgo. En un segundo nivel,
encontramos las variables ambientales pues el factor tiempo y la situacin de estrs
en que puede o no estar el ambiente para la toma de decisin es determinante en el
desempeo , y las variables referentes a las caractersticas de la fuente. Esta variable,
en particular, est en mayor control del profesional de la informacin que forme parte
del equipo ejecutivo. Las fuentes deben ser de fcil acceso, de alta calidad y totalmente
actualizadas.

Los mecanismos de activacin en la comunidad directiva se rigen principalmente bajo

la teora riesgo/recompensa. Algunas veces el directivo buscar la informacin que
requiere en el conocimiento acumulado o aprendido, pero siempre intentar sustentar
su decisin en ciertas fuentes de informacin que le provean de actualizacin. Sin
embargo, en decisiones programadas para reas estratgicas, el directivo siempre
buscar fuentes de informacin (interna o externa a la empresa) para la toma de
decisiones. Muy pocas veces, en las decisiones estratgicas o de direccin se caer en
la autoeficacia; sin embargo, en las decisiones de ejecucin esta ser la tendencia.

El comportamiento en la bsqueda de informacin se da en esta comunidad de

varias formas. Ciertamente en una organizacin existen muchas y muy variadas
maneras de obtener informacin: en los pasillos, en los elevadores, en las juntas de
acuerdos El directivo puede hacerse de informacin sin buscarla de manera
intencional.

Tambin puede hacerse de informacin a travs de la bsqueda pasiva, esta se da en

juntas de seguimiento, en conferencias, seminarios, reuniones sociales del gremio, etc.,
en donde el directivo acude por una razn definida, y obtiene informacin relevante a
sus responsabilidades.
16

Por supuesto que la bsqueda activa es una tarea diaria en los hbitos del directivo,
siempre buscar revistas especializadas, peridicos o medios auditivos especializados
en su ramo.

Finalmente, el directivo tambin obtiene informacin sobre la marcha, es decir, en el da

a da al estar desempeando su rol y responsabilidad laboral.
El directivo es un sujeto que siempre pondr en validacin la informacin obtenida en
su bsqueda activa. Es decir, siempre tratar de comprobar que dicha informacin es o
no funcional en su quehacer diario. Una vez validada, esta informacin se establecer
en su cuadro bsico de conocimientos.

El procesamiento y uso de la informacin quedar en evidencia justo en la toma de

decisin. Y la manera en que en una empresa se mide si el uso y procesamiento de la
informacin ha sido el adecuado es a travs de los resultados que la decisin genere.

Con base en todo esto, queda por inferir y nombrar las caractersticas de las fuentes
primarias y secundarias con las que el especialista de la informacin debe proveer al
directivo para apoyarlo en su toma de decisiones.

PROPUESTA DE LAS CARACTERSTICAS DE LAS FUENTES PRIMARIAS Y

SECUNDARIAS
Tmese la siguiente lista como enunciativa ms no limitativa.

Tipo de mensaje:

Texto

Audio-visual

Cuando la decisin a tomar es programada, esta comunidad gusta de buscar

informacin en fuentes cuyo contenido sea explicativo y descriptivo; con profundidad en
el tema.
17

La cobertura temporal debe ser lo ms actualizada posible. Esta caracterstica puede

amortiguarse con informacin proporcionada por reconocidas autoridades en la materia
correspondiente.

Cuando la decisin no es programada el directivo preferir la informacin digital,

informativa, clara y totalmente contundente. Le interesar encontrar los datos de forma
rpida y dar ms peso a la actualizacin que tengan los datos que a la autoridad que
los emita (pero siempre dar importancia a la autoridad).

Independientemente de que si la decisin es programada o no, la disponibilidad de la

fuente es otra caracterstica de gran importancia para la comunidad de directivos; para
ellos no hay tiempo y pudiera ser que busquen informacin en horarios habituales o en
horarios fuera de lo comn.

El tiempo para recuperar la informacin tambin es una caracterstica a considerar.

Estos usuarios no esperaran mucho para obtener la informacin, y menos si la decisin
no es programada. Podr jugarse un poco con el tiempo para las decisiones
programadas; ya que el mismo directivo dar sus plazos de tiempo.

Tipo de soporte:

Papel

Digital

Para los soportes digitales, el profesional de la informacin deber preferir los que
tengan una interface amigable (sin descuidar la calidad de la informacin, la cual
siempre ser ms importante).

Si el profesional de la informacin acompaar al directivo en el proceso de bsqueda

en fuentes digitales, las fuentes podrn tener la capacidad para la realizacin de
bsquedas avanzadas; pero, si no es as, se preferir por optar por fuentes con
bsqueda bsica.

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Es importante tomar en cuenta los puntos de acceso para recuperar la informacin. La

comunidad de directivos utilizar de manera general los puntos de acceso comunes a
los usuarios: tema y autor.

Esta comunidad podr adquirir informacin tanto en ingls como en espaol,

principalmente. Aunque no se debe descartar la posibilidad de fuentes en francs,
italiano y alemn.

Tipo de Contenido:

Sobre Finanzas

Sobre Planeacin de Negocios

Sobre Ejecucin de planes estratgicos

Sobre Econmica

Sobre Poltica

Sobre Mercados

Sobre Metodologas para la medicin de resultados

Sobre Administracin

Sobre Seguimiento a la ejecucin

Sobre la competencia

Tipo de origen:

Primarias:

Diario Oficial

Internet --- buscadores como google, bing

Peridicos especializados [El Financiero, El Economista)

Revistas especializadas en la materia de su inters [Alto Nivel, Expansin,

Harvard Business Review, Management Today, Poder y Negocios, Mundo
Digital]

Reportes financieros de mercados y competencia

Reportes ejecutivos

Reportes de resultados

Conferencias
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Folletos

Secundarias

Bases de datos Finanzas

Bases de datos Economa

Bases de datos de Industrias

Bibliografas

Resmenes

Reseas

El profesional de la informacin deber tomar en cuenta, siempre, el acceso que se

tenga a la fuente, buscando que ste sea rpido y sencillo.

Ser necesario comenzar a medir, desde el inicio, la frecuencia de uso que el cuerpo
directivo de a las fuentes para tener siempre presente cules son de mayor significancia
para su comunidad de usuarios.

Conclusiones
El estudio del contexto es una herramienta til para conocer las caractersticas de los
usuarios y, con ellas, inferir sus necesidades informativas y su comportamiento de
bsqueda. El contexto que enmarque la situacin bajo la cual el directivo deber tomar
una decisin, es un factor determinante para el comportamiento de bsqueda que
ejecuta el directivo; y ciertamente este factor modifica las caractersticas de las fuentes
de informacin primarias y secundarias que la coleccin deba contener. La
determinacin de estos aspectos puede guiar a todo profesional de la informacin al
diseo de colecciones y adquisicin de recursos de informacin con gran valor tanto
para la empresa como para su comunidad de usuarios.

Este trabajo es una pequea rea dentro del vasto campo de oportunidades que las
empresas, corporativos, e instituciones abren a todo profesional de la informacin.

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