Manual de

procedimientos
Seguros del bajo S.A de
C.V
Procesos y
procedimientos de
compras

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE COMPRAS

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NDICE DEL DOCUMENTO

I.
II.

INTRODUCCIN
ALCANCE

III.

MISION Y VISION.

IV.

OBJETIVOS

V.

POLTICAS

VI.

VII.
VIII.
IX.
X.
XI.

PLAZOS DE PAGOS

REQUISICIN Y ORDEN DE COMPRA

MONTOS DE AUTORIZACIN Y QUIEN AUTORIZA.
LLENADO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
AUTORIZACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
VALIDACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

XII.

SOLICITUD DE COTIZACIONES

XIII.

GLOSARIO

XIV.

DIAGRAMAS DE FLUJO

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I. INTRODUCCIN.
Las actividades diarias desempeadas en cada rea que conforman esta empresa que es
seguros del bajo S.A de C.V, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que
el mantener el funcionamiento con eficacia, eficacia y efectividad en busca de la mayor
calidad al brindar el servicio, est relacionado con la creacin e implantacin de mtodos,
formas o procesos que de forma responsable, y correspondida estn conformados, no
solo para mantener en funcionamiento ideal de cada rea, si no de esta misma forma
ofrecer de alternativas para obtener nuevas tcnicas de prevencin y previsin para lograr
un mejor manejo de recursos.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definicin y documentacin de los
Procedimientos que sustentan la operacin del Departamento de Compras, las Polticas
que norman a los mismos, as como tambin, sealar los puestos involucrados en la
ejecucin de las diversas funciones administrativas, a fin de establecer el control y
funcionamiento ms eficiente y transparente del departamento de compras y
departamentos que as lo soliciten.
Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta empresa seguros del
bajo S.A de C.V en cuanto al manejo de documentos para comprobar gastos que por
actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.
As mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos especficos, que se rigen por
Polticas o lineamientos que adems, describen la manera de lograr los objetivos
establecidos.

II. ALCANCE.
Aplica a todas las reas de la empresa seguros del bajo S.A de C.V.
Aplica a tofo el personal de nuevo ingreso o personal en capacitacin.
III. misin y valores.
VISIN:

Ser equipo lder.

Hablando De Innovacinsomos seguros.

MISIN:

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Exceder expectativas a travs de la innovacin, excelencia y el trato humano,

protegiendo el patrimonio de asegurados y socios, siendo la empresa ideal para
nuestros colaboradores y la aseguradora predilecta de nuestros distribuidores.

IV. OBJETIVO.
Informar, instruir, orientar, y capacitar de forma sencilla al personal del rea de
inversiones y todos los departamentos de la empresa que as lo soliciten con
respecto de las funciones, polticas y procedimientos que debern aplicarse en
todas las adquisiciones que realice nuestra empresa y as alcanzar los objetivos
de la misma.

V. POLTICAS
1. Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones, ya sea
en forma de bienes o dinero
2. Todas las compras de la empresa debern ser realizadas por este sector de
compras a excepciones de algunas autorizaciones.
3. Las compras debern realizarse siguiendo los procedimientos especificados en
este manual. Cualquier incongruencia en estos procedimientos deber ser
comunicada al Director ejecutivo de fianzas y administracin antes de hacer
alguna modificacin al procedimiento.
4. Para la confeccin de pedidos, se deber utilizar el inventario en sistema. Pero,
tambin se debern recorrer las estanteras del depsito y verificar cantidades de
los productos ms significativos (los ms caros y/o los de mayor rotacin) para
poder identificar desvos y/o errores
5. Todas las operaciones debern quedar documentadas debidamente para su
eventual revisin (orden de compra, facturas, notas de crdito, remitos, rdenes
de pago, etc.)
6. El departamento de compras no dar curso a ningn pedido que no se
encuentre debidamente autorizado por la autoridad especfica respecto al monto a
utilizar ver (anexo 1).
7. Todas las rdenes de Compra deben incluir las cantidades pedidas,
condiciones de compra pactadas, fecha de pedido y fecha estimada de entrega.
8. Las condiciones de compra nunca podrn ser diferentes que las ya
establecidas con dicho proveedor sin la previa autorizacin del director ejecutivo
de fianzas y administracin.
9. Todas las compras especiales y/o de temporada deben estar debidamente
autorizadas por escrito o va email por la gerencia
10. Se llevar registro preciso y actualizado de proveedores, contactos, y

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condiciones pactadas para su evaluacin

11. El rea de compras trabajar integralmente con el rea de recursos
financieros, recursos humanos, planeacin financiera y anlisis, sistemas, y el
director ejecutivo de fianzas y administracin. Ver (anexo 2).
12. El comprador deber verificar atrasos en la entrega de pedidos en forma
coordinada con el gerente de recursos financieros. En caso de demoras se
debern hacer los reclamos correspondientes al proveedor y dar aviso inmediato
al Director ejecutivo de fianzas y administracin. Ver (anexo 2)
13. En caso que el sector de compras le informe de modificaciones en las
condiciones de compra, el comprador responsable deber dar aviso a la gerencia
y hacer el reclamo correspondiente.

VI. PLAZOS DE PAGOS.

Los pagos de realizaran en un periodo de 180 das a excepcin de algunas
compras que as lo soliciten
VII. REQUISICIN Y ORDEN DE COMPRA

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Folio:
REQUISICIN DE COMPRA DE PRODUCTOS O
CONTRATACIN DE SERVICIOS
Fecha:
rea solicitante:
Subdireccin
Departamento
Coordinacin
Nombre del Responsable:
Extensin:

Producto

Descripcin (especificaciones)

Firma:

Unidad Cantidad

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o
Servicio

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de
Medida

Justificacin:
Se anexa
muestra:

Insertar imagen (en caso de no anexar muestra)

SI
NO
Revis

Nm. de pedido: _________ Nm. de Factura: _____________________

Proveedor:___________________________________
Nota: Antes de elaborar la requisicin de compra verifique existencias en almacn.

Autoriz

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ORDEN DE COMPRA
NO.
ORDEN:

NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA:
SUBDEPENDENCIA:

FECHA DE ENVO AL
PROVEEDOR:

PROYECTO:
PROVEEDOR:

(NOMBRE Y FIRMA) En su caso, la firma o aceptacin por parte del proveedor puede encontrarse
en otro documento.

FECHA ACORDADA
DE ENTREGA DE
LOS BIENES POR
PARTE DEL
PROVEEDOR:

REPRESENTANTE:
TELFONO:
No.

DESCRIPCIN DE LOS
BIENES O INSUMOS

CDIGO
PG. SPG.
PTDA.

CANTIDAD

UNIDAD

PRECIO
IMPORTE
UNITARIO

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SUB- $
TOTAL $
IVA
$
TOTAL
IMPORTE CON LETRA:
OBSERVACIONES:

DATOS DE FACTURACIN:

ENTREGAR EN:
FECHA DE
RECEPCIN:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBI EL

BIEN

NOMBRE Y FIRMA
RESPONSABLE DE BIENES Y
SUMINISTROS

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VIII. MONTOS DE AUTORIZACIN Y QUIEN AUTORIZA.

Rango de monto A
Rango de monto B
autoriza
$ 1,000.00
$ 5,000.00
Gerente de inversiones.
$ 5,001.00
$ 10,000.00
Subdirector de
operaciones financieras.
$ 10.001.00
$ 50,000.00
Director de operaciones
financieras.
$ 50,000.00
En adelante
Director ejecutivo de
fianzas y administracin.

IX. LLENADO DE UNA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

Las caractersticas que se deben tomar en cuenta al hacer el llenado de una solicitud de
requerimiento son las siguientes:
FECHA: La fecha de elaboracin.
DEPENDENCIA: Se escribir el nombre de la dependencia solicitante.
CANTIDAD: El nmero de piezas por artculo.
DESCRIPCIN: Descripcin del articulo solicitado.
OBSERVACIONES: Se debe especificar concreta y concisamente el motivo de la
solicitud, as como la fecha en que solicita se le entregue el bien o servicio.
LNEA FINAL: Se beber colocar una lnea punteada despus del ltimo artculo para
delimitar la solicitud, ello para evitar anomalas.
FIRMA: El responsable del rea solicitante deber firmar toda solicitud presentada,
siempre dirigida al departamento de compras.
Para una mayor comprensin de cmo llevar a cabo este proceso.

X. AUTORIZACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

La autorizacin de una solicitud de requerimiento se deber hacer por Director ejecutivo
de fianzas y administracin, Director de operaciones financieras, Subdirector de
operaciones financieras y Gerente de inversiones, quienes para constancia de dicha
autorizacin debern firmar el control presupuestal.

XI. VALIDACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

La validacin de las solicitudes de requerimiento se llevar a cabo en el momento de ser
decepcionadas en el rea de compras y del departamento encargado de compras, quien
validara el presupuesto y se encargara de dirigir la aprobacin a quien corresponda segn

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su grado de responsabilidad.

XII. SOLICITUD DE COTIZACIONES

La solicitud de cotizaciones deber hacerse por el departamento de compras para que
esta rea las realice y pueda complementar el archivo correspondiente.
Las cotizaciones se harn con los proveedores que estn debidamente registrados y
autorizados por el Director ejecutivo de fianzas y administracin , a excepcin de que
el material y/o servicio solicitado, no sea proporcionado por ninguno de los proveedores
registrados, en dicho caso se podr cotizar con cualquier proveedor, debiendo expresar la
razn que lo motiv.
Si el rea solicitante tiene alguna cotizacin deber presentarla para que sea tomada en
consideracin.

XIII. GLOSARIO

Procedimiento Administrativo: es un instrumento bsico de coordinacin mediante

el cual se ordenan y enlazan las diversas actividades de trabajo, de acuerdo a una
secuencia de las operaciones realizadas por las distintas personas que en l
intervienen.
Polticas: son lineamientos que norman las operaciones que conforman los
Procedimientos Administrativos para que stos se lleven a cabo de acuerdo a criterios
y controles establecidos, as como para facilitar el cumplimiento de las
responsabilidades.
Solicitud de requerimiento: son documentos, mediante los cuales se hace del
conocimiento del departamento de compras, acerca del material o servicio requerido
por alguna dependencia.

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Comprobante fiscal: es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o

por el uso temporal de un bien.
Orden de compra/servicio: documento expedido por el departamento de compras,
mismo que es dirigido al proveedor para que este proceda a surtir el bien o
proporcional el servicio.

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XIV. DIAGRAMA DE FLUJO

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COMPRAS DIRECTAS
Solicitud de rea

Solicitar cotizaciones

Ingresar datos
en base de
datos
SI

Imprimir control
presupuestal

Recibir factura y entregar contra

recibo a proveedor con fecha de
pago
Corregir control
presupuestal

SI

Suficiencia
presupuestal

Es satisfactorio
el B y/o S?

NO

SI

Parcialmente

100%
Anexar dems comprobacin
relacionar gasto y enviar a
finanzas para efectuar pago

Firma de operaciones y fianzas

Archivar en
rechazados

N
O

Archivar en
rechazados

N
O

Gasto
autorizado?

SI

Documentacin
correcta?

Firma director ejecutivo

100%

SI

N
O

Autorizado

SI

SI

Parcialmente
Observacin para opinin
de cuenta pblica

Firma de autorizado

Imprimir orden de compra

y/o servicio

Firma de director de rea

y encargado de compras

Entregar orden a
proveedor recibir bien o
servicio

Emitir cheque o pago

electrnico

N
O

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ANEXOS.
Anexo 1

Rango de monto A
$ 1,000.00
$ 5,001.00

Rango de monto B
$ 5,000.00
$ 10,000.00

$ 10.001.00

$ 50,000.00

$ 50,000.00

En adelante

autoriza
Gerente de inversiones.
Subdirector de
operaciones financieras.
Director de operaciones
financieras.
Director ejecutivo de
fianzas y administracin.

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Anexo 2.

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