IMPLEMENTACIN REPOSITORIO PARA LA GESTIN DE

DOCUMENTOS EN SHAREPOINT 2010

OMAR EDINSON GARCI VILLAQUIRA

CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL COLOMBINANA

TEINCO
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA DE SISTEMAS
BOGOT D.C.
2015

IMPLEMENTACIN REPOSITORIO PARA LA GESTIN DE

DOCUMENTOS EN SHAREPOINT 2010

Presentado por:

OMAR EDINSON GARCIA V

Docente:

TRABAJO PROYECTO DE GRADO

PLAN DE MEJORAMIENTO EMPRESARIAL

CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL COLOMBINANA

TEINCO
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA DE SISTEMAS
BOGOT D.C.
2015

TABLA DE CONTENIDO
1.
INTRODUCCIN
2
1.1
JUSTIFICACION
.3
1.2
ALCANCE
..3
1.3 PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA.4
2.
OBJETIVOS
..4
2.1 OBJETIVO GENERAL..
...4
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS..
..4
2.3 DESARROLLO METODOLOGICO..
..4
3. ESTADO DEL ARTE..
...5
3.1 SHAREPOINT.
..5
3.2 ARQUITECTURA DE SHAREPOINT
SERVICES..6
3.3 REFERENCIA DE ARQUITECTURA DE
ALMACENAMIENTO..6
4. DISEO E
IMPLEMENTACIN
.7
4.1
Arquitectura
..12
4.2 Resumen del Diseo
Fsico
..16
4.3 Resumen de Estrategia de
Seguridad..17
4.4 Componentes Clave para la
Solucin..17
5. Cuentas de
Servicio
.18
1

5.1 Permisos de
Usuario
19
5.2 Niveles de
permisos
.23
5.3 Grupos de
SharePoint
25
6. RECOMENDACIONES..
..26
7. CONCLUSIONES.
...26
8.
ANEXOS
27
9.
REFERENCIAS
..28

1. INTRODUCCION
Microsoft SharePoint 2010 (1) es un software de colaboracin y una tecnologa verstil que las
unidades de negocio de todos los tamaos y las organizaciones pueden utilizar para aumentar
la eficacia de los procesos empresariales y mejorar la productividad del equipo. Proporciona
funcionalidades a nivel de empresa para satisfacer sus necesidades crticas, como la
administracin de contenido y procesos de negocio, la simplificacin del modo en que se busca
y se comparte informacin entre fronteras y la posibilidad de tomar decisiones fundamentadas.
Al usar las caractersticas de colaboracin combinadas de SharePoint 2010, que incluye
Microsoft SharePoint Foundation 2010 y Microsoft SharePoint Server 2010, y las
2

funcionalidades de diseo y personalizacin de Microsoft SharePoint Designer 2010, las

organizaciones pueden permitir a los usuarios crear y administrar fcilmente sitios de
SharePoint que sean reconocibles en toda la organizacin.
Esta herramienta administradora de contenidos permite compartir informacin dentro de una
organizacin creando pginas web de una forma muy rpida; realizar la gestin de la
informacin almacenada de forma sencilla, facilitar la bsqueda de informacin, evitando al
usuario conocer donde esta almacenada, adems mantiene el rastro de las actualizaciones y
cambios realizados por los usuarios.
Entre sus caractersticas SharePoint provee una plataforma para que la informacin sea
compartida entre grupos de usuarios tales como equipos de proyectos, departamentos, reas o
inclusive entre toda la organizacin. Esta caracterstica entre otras, son necesarias para
la implementacin de sistemas de gestin documental en las empresas, donde la informacin
es compartida entre usuarios.
La gestin de documentos es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas en una
organizacin para administrar el flujo de documentos y la capacidad de un usuario para
interactuar con estos documentos ya sea en forma individual o en grupos de documentos,
permitir la recuperacin de informacin, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los
documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.(2)
De acuerdo a las caractersticas de la administracin de documentos en SharePoint Server
2010 que estn diseadas para admitir los nuevos roles del usuario y una amplia gama de
escenarios de administracin de documentos. Por ello surge la necesidad del uso de esta
herramienta para la implementacin del sistema de gestin documental, el cual permite
estructurar y organizar toda la informacin de manera simple y de fcil acceso, creando
secciones, links a las aplicaciones, manuales de procedimiento, todo esto mediante un
repositorio de documentos. Estas son algunas de las razones que exigen buscar una solucin
que cubran estas necesidades.
1

SharePoint 2010 por Microsoft Corporation https://msdn.microsoft.com/eses/library/office/dd776256(v=office.12).aspx

Administracin de documentos https://msdn.microsoft.com/eses/library/office/ee556829(v=office.14).aspx

1.1 JUSTIFICACIN
El propsito de este documento es definir el mbito de accin del proyecto web de
implementacin de un repositorio para la gestin documental en SharePoint 2010 que sea
funcional para las empresas debido a la necesidad de que se tiene por parte de estas de tener
almacenado, organizado y estructurado en un solo sitio toda la informacin documental y que
sea de fcil acceso a la misma por parte de todos los usuarios de las compaas.

1.2 ALCANCE
Este proyecto describe las actividades necesarias para la instalacin y puesta en marcha la
solucin de Gestin documental.
Una vez instalada la solucin en la granja de SharePoint, esta deber contar con los siguientes
componentes:

Taxonoma de Pases, Direcciones, reas, Tipos de documentos, Componentes

Estndares y Centros Productivos.
Coleccin de Sitios para el almacenamiento y centralizacin de los tipos de
contenido
Coleccin de Sitios para Corporativo
Coleccin de Sitios para Colombia
Servicio de bsqueda configurado con los diccionarios, scopes y reglas
establecidas por
Centro de bsqueda para todos los sitios y para Colombia

Este documento contempla:

La instalacin de Office Web Access

La instalacin de FAST Server
Creacin y configuracin de los servicios de SharePoint

o Servicio de Metadatos Administrados

o Servicio de bsqueda
Creacin del servicio de perfiles de usuario y su sincronizacin con el Directorio Activo
Modificacin o configuracin personalizada de los componentes instalados.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El volumen de informacin y el flujo documental generada en una empresa actualmente es muy

grande y extremadamente complicado para el acceso a los usuarios a un gran laberinto de
directorios y carpetas en un servidor.
Esto afecta a todas las reas de la empresa en la demora en los tiempos de respuesta entre las
reas que componen la empresa.

2.0 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar un repositorio que permita la gestin documental en un entorno colaborativo real de
produccin y facilite el acceso a toda la informacin empresarial que los usuarios requieran
desde cualquier PC con la herramienta Microsoft SharePoint 2010.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mantener la comunicacin entre los colaboradores a travs de la herramienta que permita
mantener en lnea el estado de los documentos para aprobacin.
Controlar los accesos a los diferentes repositorios de informacin entre los diferentes
tipos de usuarios que acceden a la aplicacin.
Garantizar la entrega oportuna y confiable de los documentos manejados a travs del entorno
colaborativo.
Asegurar un medio de acceso
utilizando
SharePoint 2010.

fcil, amigable, interactivo y en ambiente de colaboracin

2.3 DESARROLLO METDOLOGICO

En la seccin 3 se presenta un resumen de los conceptos y las tecnologas usadas en el
proyecto. En la seccin 4 se describe la solucin desarrollada, detallando las
funcionalidades principales y las decisiones tomadas que llevaron a la solucin final. En la
seccin 5 se presenta el diseo e implementacin de la solucin, describiendo a grandes
rasgos la arquitectura del sistema, tambin se realiza una estrategia de dimensionamiento
enfocada en requerimientos tecnolgicos de hardware, capacidad de la plataforma y las
caractersticas recomendadas para la granja de servidores. La seccin 6 se realiza algunas
recomendaciones para la administracin y monitoreo del sistema desarrollado.

3. ESTADO DEL ARTE

En esta seccin se presenta un resumen del estado actual de las tecnologas con las que se
trabaj e investig, a lo largo del proyecto.
3.1 SHAREPOINT
Windows SharePoint Services (WSS) es una herramienta que permite a los grupos de trabajo
crear sitios Web para compartir y administrar informacin de documentos (ambiente
colaborativo). Lo cual supone un gran beneficio que aumenta la productividad individual y
colectiva.
WSS es un componente que forma parte de la infraestructura Windows Server. Est compuesto
por un conjunto de servicios Windows que hacen posible la gestin de los sitios
colaborativos. Es el componente base del paradigma SharePoint.
Adems, es un producto que sirve para el desarrollo de aplicaciones. Incluye recursos de TI
(Tecnologas de la informacin) como son portales, reas de trabajo en equipo, correo
electrnico, soporte para control de presencia y conferencia basada en Web. WSS
permite a los usuarios localizar rpidamente informacin distribuida, as como la conexin con
otros usuarios.
WSS, es la versin libre del producto de Microsoft, existe versiones licenciadas como la
Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS2007) y MOSS2010.
SharePoint est basado en ASP.Net, sin embargo provee un modelo de objetos que permite
realizar las interacciones entre los diferentes tipos de recursos existentes en la plataforma; tales
como, listas, bibliotecas de documentos, entre otros.
En la Figura 1 se presenta la vista que tiene el usuario que accede a SharePoint (WSS)
desde su PC.

Figura 1 Vista de SharePoint Desde un PC

3.2 ARQUITECTURA DE SHAREPOINT SERVICES
En esta seccin se describen los principales componentes de Windows SharePoint Services,
cmo se relacionan los componentes y cmo apoya las caractersticas adicionales que
implementa Office SharePoint Server.
La estructura de Windows SharePoint Server est construida sobre la tecnologa en
Windows SharePoint Services, para proporcionar los siguientes servicios de aplicacin. Ver
Figura 2.

Portal
Bsqueda
Administracin de contenido empresarial
Procesos de negocio
Inteligencia de negocios

La siguiente figura ilustra la arquitectura de Windows SharePoint Services

3.3 REFERENCIA DE ARQUITECTURA DE ALMACENAMIENTO.

Una de las caractersticas de la plataforma de SharePoint 2010 es poder guardar objetos
binarios grande comnmente llamados BLOB por su sigla en ingls, estos objetos se refieren a
cualquier tipo de archivo como documentos de Microsoft Office, PDF, entre otros; estos datos
tambin son conocidos como datos no estructurados.
En cualquier proyecto de centro de documentacin se generan algunas dudas acerca de dnde y
cmo se deben guardar los documentos y su informacin, presentndose tres alternativas
posibles de acuerdo a la plataforma actual, SharePoint 2010 Enterprise:

BLOB: Los documentos y su informacin se guardan directamente en las bases de datos de

contenido en SQL Server, por medio de los campos BLOB.
RBS: Los documentos se guardan en un sistema de archivos y son referenciados desde la
base de datos por medio de un campo apuntador de BLOB.
CLOUD: Los documentos se guardan en la nube.

Despus de discutir algunos pros y contras de las alternativas, se consider que la alternativa
CLOUD no es apropiada para guardar documentos de un centro de documentacin, ya que los
documentos deben siempre estar en los sistemas internos de la compaa, adems de la
confidencialidad misma que puede tener los documentos.
Se decide estudiar y analizar los otros dos sistemas de acuerdo a las siguientes condiciones:

Actualmente la mayora de empresas cuenta con ms 100Gb de informacin que se deben

subir a los centros de documentos de SharePoint.
Se estima que el crecimiento a 1 ao es de 1Tb de informacin
Se estima que el crecimiento a 3 aos es de 4Tb de informacin

Las anteriores condiciones se definen como mnimas y deben ser consideradas en el proyecto
especfico.

A. BLOB
Introduccin
Los datos de objeto binario grande (BLOB por sus siglas en ingls) son datos no estructurados
de tamao grande como documentos o imgenes. Es importante considerar si este tipo de
objetos se almacenar en conjunto con los dems datos que SharePoint 2010 utiliza como los
perfiles de los usuarios y las diferentes listas entre otras cosas. En esta seccin se hablar de
este caso, en donde estos objetos comparten la misma base de datos que SharePoint 2010
utiliza.
Consideraciones para usar BLOB
Las consideraciones para mantener la informacin conjunta en un solo servidor de Bases de
Datos son las siguientes:

Mantener los objetos BLOB en el mismo servidor permite una mejor bsqueda e indexacin
de estos dando un mejor rendimiento.
Si no hay intermediarios la latencia y los tiempos de respuesta son menores.
Despus de la liberacin del Service Pack 1 (SP1) para SharePoint 2010 soporta tamaos en
la base de datos de hasta 4 TB siguiendo requerimientos especficos. Para mas informacin
ver el siguiente artculo: SharePoint Server 2010 boundaries and limits: Content database
limits

Requerimientos
Se recomienda mnimo un servidor de SQL Server 2008 Enterprise dedicado, despus de 5 TB
se debe agregar uno ms.
En cualquier servidor que hospede SQL Server, es muy importante que el servidor logre la
respuesta ms rpida posible del subsistema de E/S. Una mayor cantidad de matrices o discos
ms rpidos proporcionan suficientes operaciones de entrada y salida por segundo (IOPS) y a la
vez se mantiene una baja latencia y puesta en cola en todos los discos.
Se recomienda 2 IOPS por GB, as que para 1 TB se debe tener 2000 IOPS. Para ms
informacin consulte: SharePoint Server 2010 boundaries and limits: Content database limits
La recomendacin mnima para 1 TB de informacin en memoria RAM es de 32 GB.
Se debe contar cada ncleo del procesador como un procesador, estos deben ser compatibles
con la tecnologa Hyper-Threading, por lo tanto se recomienda 8 procesadores (o ncleos) de 2
GHz mnimo.
Arquitectura bsica
Arquitectura de almacenamiento: SAN (Storage Area Network)
Topologa de red:

Todos los servidores de la granja de servidores deben tener el ancho de banda de LAN y la
latencia para el servidor que ejecuta SQL Server. La latencia no debe ser superior a 1 ms.
No se recomienda una topologa de red de rea extensa (WAN) en la que un servidor que
ejecuta SQL Server se implementa remotamente desde otros componentes de la granja de
servidores a travs de una red que tiene una latencia mayor que 1 ms. Segn el artculo
Storage and SQL Server capacity planning and configuration (SharePoint Server 2010) esta
topologa no se ha probado.
Se recomienda que los servidores web y los servidores de aplicaciones tengan dos
adaptadores de red: un adaptador de red para controlar el trfico de usuario final y el otro
para controlar la comunicacin con los servidores que ejecutan SQL Server.

Ventajas y desventajas
Ventajas

Backup y Restore nativo de SQL Server

Permite el manejo de Mirror, Snapshot y failover de SQL Server
Es la arquitectura ms comn encontrada en las compaas, no requiere tiempo de
implementacin
Es de funcionamiento nativo de SharePoint

Desventajas

No permite el manejo de flujos de trabajo, Tareas y permisos por documento cuando la base
de datos de contenido supera 1TB, sin embargo se calcula que para llegar a este lmite se
deben subir diario 2 GB de informacin durante un ao.

B. RBS

Introduccin
En algunas ocasiones las bases de datos que contienen datos de tipo BLOB, pueden ser muy
grandes debido al crecimiento de estos datos, consumiendo espacio y recursos que estn
optimizados para datos estructurados y no para BLOB, siendo til mover estos datos BLOB fuera
de la base de datos de SQL Server, disminuyendo la capacidad de la base de datos
RBS es una tcnica de almacenamiento en bases de datos, donde los datos BLOB son
almacenados fuera de esta, sus siglas traducen Almacenamiento Remoto de BLOBs y para su
implementacin es necesaria la utilizacin de estos componentes:

Cliente RBS
Proveedor de RBS, para SharePoint SQL FILESTREAM
Almacn BLOB

Para mayor informacin de RBS por favor revisar el artculo: Overview of RBS (SharePoint
Foundation 2010)
Consideraciones para usar RBS
Existen ciertas condiciones para considerar cuando utilizar RBS para almacenamiento de
documentos, que a continuacin se enumeran:

La aplicacin de SharePoint est altamente enfocada a la utilizacin de Bibliotecas de

documentos.
El 70% de los archivos a guardar deben superan 1Mb de informacin por archivo, para
archivos menores a este tamao no debe ser considerado utilizar este mtodo.
El acceso de lectura para todos los archivos es importante
Se cuenta con una persona experta en administracin de SQL, Windows, Administracin de
RBS y solucin de problemas relacionados
La capacidad de almacenamiento en el sistema de archivos no tiene importancia, RBS no
soporta compresin de los BLOBs
No es necesaria la encriptacin de los BLOBs, RBS no soporta encriptacin
El tamao de la base de datos de contenido no debe superar los 200GB, RBS no extiende
las limitaciones propias de SharePoint. Se puede extender hasta 4TB si se renen las
condiciones para esto. Para mayor informacin ver el articulo: SharePoint Server 2010:
Software boundaries and limits

Para mayor informacin por favor revisar los siguientes artculos:

Plan for RBS (SharePoint Server 2010)

Maintaining Remote BLOB Store

Requerimientos
La implementacin de RBS se puede hacer en dos formas, Local y Remoto:
Scenario

Local SQL SKU

Remote
SKU

FILESTREAM
Provider,
BLOB stored on local SQL Server file
system
FILESTREAM
Provider,
BLOB stored on Remote SQL Server file
system

Any SQL SKU

N/A

SQL
2008
Enterprise

R2

SQL

SQL
2008
R2
Standard or above

Configuracin con almacenamiento local

Una configuracin de RBS Local, se entiende que en el mismo servidor de SQL Server se
encuentra el sistema de archivos.
La arquitectura de almacenamiento que se utiliza para este caso es SAN, aunque RBS soporta
DAS, el proveedor de FILESTREAM para SharePoint no soporta esta configuracin
Los requerimientos son:

SQL 2008 R2 Enterprise

Cliente RBS
Proveedor de RBS, para SharePoint SQL FILESTREAM
Sistema de Archivos

Configuracin con almacenamiento remoto

Una configuracin de RBS remota, se entiende que existen dos servidores de SQL en el mismo
servidor de SQL Server, donde se encuentra el sistema de archivos.
La arquitectura de almacenamiento que se utiliza para este caso es SAN en el servidor que
contiene el sistema de archivos.
Los requerimientos para el servidor que contiene los datos son:

SQL 2008 R2 Enterprise

Maintainer RBS
Proveedor de RBS

Los requerimientos para el servidor que contiene el sistema de archivos son:

SQL 2008 R2 Standard

Proveedor de RBS
Sistema de Archivos

Arquitectura bsica
A continuacin se presenta la arquitectura lgica que se maneja en RBS

Ventajas y desventajas
Ventajas

Reduccin fsica de la base de datos.

Rendimiento en las operaciones de consultas del SQL Server
Transparencia en las operaciones con bibliotecas de SharePoint

Desventajas

Implementacin compleja y de mayor tiempo

Mayor utilizacin de I/O y recursos para archivos menores de 1MB
Mantenimiento adicional para SQL Server y para el sistema de archivos
Complejidad en el backup y restore de los datos
No permite el backup ni el restore con System Center Data Protection Manager
No soporta Mirror SQL Server
No soporta snapshot en base de datos
No soporta DAS para SharePoint 2010
Se mantiene el lmite de 1TB para el manejo de WF, tareas y permisos por documento.
Se mantiene el lmite de tamao de SharePoint establecido en 4TB como la suma de la base
de datos de contenido y el sistema de archivos.

4. DISEO E IMPLEMENTACIN
La solucin de Gestin Documental es un desarrollo realizado bajo la plataforma de SharePoint y
otros componentes como Office Web Access y FAST for SharePoint 2010.
Es necesario para el correcto despliegue de la solucin que las siguientes funcionalidades estn
activas.

Granja de SharePoint Server Enterprise sin errores de ambiente

Servidor de FAST for SharePoint 2010 configurado y conectado con SharePoint
Servicio de Metadatos administrados
Servicios de Office Web Applications (Opcional)
Servicio de perfiles de usuario sincronizado con el Directorio Activo.

Fase 2: Sitio GC

Fase 3: Sitio Corporativo y

Sitio Pais

Fase 4: Consideraciones
Generales

CU 013 Sitio GC
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU
CU

014 Sitio GC - Biblioteca Pblica

016 Sitio GC - Biblioteca Privada
017 Sitio GC - Tipos de Contenido
018 Sitio GC - Metadata (Campos Bsicos)
019 Sitio GC - Metadata (Campos Ficha)
020 Sitio GC Flujo de Aprobacin
021 Sitio GC - Documentos Gestin del Conocimiento
022 Sitio Pas
023 Sitio Pas: Nuestras reas
024 Sitio Pas: Sitio Direccin
025 Sitio Pas: Sitio rea y Subrea
026 Sitio Pas: Sitio Subrea
027 Sitio Corporativo
028 Sitio Corporativo: Nuestras reas Corporativas
029 Sitio Corporativo: Sitio Direccin Corporativa
030 Sitio Corporativo: Sitio reas Corporativas
031 Sitio Corporativo: Sitio Subrea
032 Consideraciones Generales
033 Modelo de rea Requerimientos
034 Arquitectura del Sitio
035 Reportes

4.1 Arquitectura
Describir la arquitectura de la solucin lgica con diagrama. Un ejemplo se muestra a
continuacin utilizando aproximacin por capas.
WEB

APPLICATION

Ambiente

Tipo de Servidor
(Fsico o Virtual)

Virtual en Host 1

Virtual en Host 1

Host Fisico

Sistema Operativo

Win 2008 R2 Enterprise x64

Win 2008 R2 Enterprise x64

Win 2008 R

Procesador

64-bit, four cores

64-bit, four cores

64-bit, four

Disco C: System

40 Gb

40 Gb

40 Gb

Disco D:Datos

40 Gb

80 Gb

300 Gb

Memoria RAM

16 Gb

16 Gb

16 Gb

Balanceo de Carga

No

No

No

Software Instalado

SharePoint Server 2010 (complete)

Language Template Pack Espaol

Language Template Pack Portugus (Brasil)

Web Server with Query Components

Central Administration

Search Administration Component

Crawl Component
ULS Viewer (herramienta gratuita
para monitoreo): Esta no requiere
instalacin, pues solo basta con
copiar el archivo ejecutable
ulsviewer.exe.

IP

Componentes de
SharePoint

Arquitectura lgica para la solucin de SharePoint es una combinacin de aplicacin rica de

Internet y la aplicacin Web. Para ms detalles, vase el anlisis de aplicaciones tipo en la
documentacin de MSDN en http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee658107 (v = PandP.10).
Aspx.

SQL Server
Installation)

Todas las ba

Componentes
Describen en un alto nivel de cmo los componentes principales de la arquitectura de la solucin
trabajar juntos para satisfacer los requisitos de la solucin.

Granjas de Servidores:

Las aplicaciones de servicio:

Una sola granja con dos servidores

SharePoint Server 2010 (complete)

Language Template Pack Espaol
Language Template Pack Portugus (Brasil)

Componentes de SharePoint
Central Administration
Search Administration Component
Crawl Component
ULS Viewer (herramienta gratuita para monitoreo): Esta no requiere instalacin, pues
solo basta con copiar el archivo ejecutable ulsviewer.exe.

Los grupos de aplicaciones:

Aplicaciones Web:

Zonas:

Poltica para una aplicacin Web:

Las aplicaciones web tienen los permisos por default se anexaron grupos de dir activos
para permisos especficos los permisos se deben manejar con grupos en el dir activo
Bases de datos de contenido:

Las colecciones de sitios:

Sitios:

nombre de host colecciones de sitios:

Mis sitios:

Buscar: N/A
Integracin con sistemas de legado: N/A
Experiencia del usuario: No hay definido temas corp.

4.2 Resumen del Diseo Fsico

Proporcionar un resumen de los contenidos del documento de diseo fsico. Esto debe incluir
una exposicin sucinta de los contenidos de cada una de las secciones principales del
documento (solicitud, Infraestructura y as sucesivamente).
Para ms detalles, ver el SharePoint Server 2010 Plataforma de Servicios de Referencia Gua de
arquitectura en esta oferta.

Physical Architecture
Farm
Provide a physical design architecture diagram similar to the one below depicting the three-tier
layers in a SharePoint 2010 farm (Web servers, application servers, and database servers). In
the case of a large farm, describe how grouping of services or databases with similar
performance characteristics meets the scaling out requirement.
Search
If complex search capability is required, describe how a flexible and large-scale search
architecture including query and crawl components meet the requirement. An example is shown
below.

4.3 Resumen de Estrategia de Seguridad

Use esta seccin para describir la estrategia de soluciones de seguridad que influir en el
diseo. Las siguientes preguntas les ayudarn en el desarrollo de esta estrategia:

Todo est filtrado por Firewall

Cules son los principales objetivos para proveer un ambiente seguro?

Asegurar que la informacin contenida en lo sitios tenga el uso adecuado.

Qu compromisos en materia de seguridad son necesarias para la comodidad del

usuario, la usabilidad y el rendimiento?

Qu herramientas especficas y tecnologas de seguridad se llevar a cabo dentro de la

solucin?
Tener en cuenta La plataforma perimetral (checkpoint).
El documento de diseo fsico contiene los detalles especficos de seguridad en un formato perfeature/per-component. Esta seccin de estrategia debe ser una breve sinopsis de una
estrategia de seguridad uniforme, junto con referencias al Plan de Seguridad.

4.4 Componentes Clave para la Solucin

La solucin se compone de los principales componentes de la solucin de los servidores y
clientes de fuera de la caja de despliegue, as como personalizaciones y extensiones. Esta
seccin contiene una breve descripcin de algunos de estos componentes.
Layer

Component

Client Side

Internet Explorer 8 y 9 , Chrome

Microsoft Silverlight
Microsoft Office 2007 Applications, Office 2010 Applications
Windows 7,Windows XP

Server Side

Microsoft ASP.NET and Microsoft .NET Framework

SharePoint Server 2010 Enterprise
Virus Protection McAfee
Microsoft SQL Server 2008 R2
Windows Server 2008 R2
Active Directory Domain services 2008 R2

5. Cuentas de Servicio
Para la instalacin y correcto funcionamiento de la plataforma SharePoint 2010, es necesario
disponer de algunos usuarios especiales en el directorio activo, los cuales se denominan
cuentas administrativas y de servicio, estas cuentan disponen de permisos especficos que
permiten el acceso y la ejecucin de servicios en la granja de SharePoint; tambin estas cuentas
deben tener permisos especficos tanto en el directorio activo como en el servidor de SQL,
dependiendo de la funcin a realizar
Tras la instalacin de la plataforma, estas cuentas deben permanecer para modificar y mantener
la plataforma.
A continuacin se enumeran las cuentas que son necesarias para la plataforma, el nombre
comn y una breve descripcin del propsito de cuenta.
Cuenta
SQL Server
Service

Nombre Comn
SqlInstance

Propsito
SQL Server le pide confirmacin para esta cuenta
durante la instalacin de SQL Server.
Esta cuenta se usa como cuenta de servicio para
los siguientes servicios de SQL Server:

Setup Admin

spInstall

Se utiliza para realizar la instalacin de binarios

de la plataforma, ejecuta los siguiente en cada
servidor de la granja:

Farm Admin

spFarm

spAdminService

El programa de instalacin en cada

equipo del servidor
Asistente para configuracin de
Productos de SharePoint
Comandos Psconfig
Comandos Stsadm

Se utiliza para el acceso al servidor de SQL.

Tiene las siguientes funciones:

Services
SharePoint Admin

MSSQLSERVER
SQLSERVERAGENT

Cuenta de identidad del grupo de

aplicaciones para la Administracin
central de SharePoint.
Ejecuta el servicio de temporizador
de Windows SharePoint Services.

Se utiliza como cuenta de identidad para el grupo

de aplicaciones de servicios, iniciando los
siguientes servicios:

Secure Store Service

Word Automation services
Usage and Health Data Collection
Service

Cuenta
Services
SharePoint

Nombre Comn
spService

Propsito
Se utiliza como cuenta de identidad para el grupo
de aplicaciones de servicios especficas, iniciando
los siguientes servicios:

Search Crawl

spSearch

Search Service

spSearchService

Cache User

spCacheUser

Cache Reader

spCacheReader

User Profile
Synchronization
Service

spUserProfile

Synchronization
Connection

spSyncUserProfile

Application pool
identity

spPortalAppPool

My Site App Pool

spMySiteAppPool

Excel Services
Managed Metadata Service
PerformacePoint Service

Se utiliza para realizar el rastreo de los contenidos

para el servicio de bsqueda.
Esta cuenta debe tener permisos en todos los
sitios que se van a rastrear
Se utiliza para iniciar el servicio de Windows de
bsqueda ( SharePoint Search Service)
Realiza el cache de los elementos de las
aplicaciones web, este permite mejorar el
rendimiento y tiempo de respuesta
Lee el cache de los elementos de las aplicaciones
web para mejorar el rendimiento y tiempo de
respuesta
Se utiliza para iniciar el servicio de Windows de
bsqueda (User Profile Synchronization Service)
Realiza la sincronizacin de las porpiedades de los
usuarios con el servicio remoto del directorio de
personas.
Se debe crear una cuenta por cada conexin de
sincronizacin que se configure.
Se utiliza para acceder a la base de datos de
contenido de la aplicacin web, se puede utilizar
una por grupo de aplicaciones o una para todos
los grupos de aplicaciones.
Se utiliza para acceder a la base de datos de
contenido de la aplicacin web de My Sites que se
encuentra en el grupo de aplicaciones.
This account is used to access content databases
that are associated with the web applications the
My Sites that reside in the application pool.

5.1 Permisos de Usuario

SharePoint nos provee de una serie de permisos que nos permite definir el acceso y lo que
puede hacer un usuario en una aplicacin web.
Estos permisos de usuario se usan para establecer los cinco niveles de permisos
predeterminados por SharePoint que se vern ms adelante.
Los permisos estn clasificados de acuerdo al entorno donde se utilizan que son:

Permisos de Sitio: Utilizados para definir lo que puede hacer el usuario dentro de un
sitio particular
Permisos de Lista: Utilizados para definir lo que puede hacer un usuario en una lista o
biblioteca en particular
Permisos Personales: Utilizados para definir lo que puede hacer un usuario con sus
elementos personales

Permisos de Sitio
Permiso
Administrar permisos

Descripcin
Permite crear y modificar los
niveles de permisos en el sitio web
y conceder permisos a usuarios y
grupos.

Ver datos de uso

Permite ver informes sobre el uso

de sitios web.
Permite crear subsitios como sitios
de grupo, sitios de reas de
reuniones y sitios de rea de
documentos.
Permite realizar todas las tareas de
administracin en el sitio web y
administrar el contenido.

Crear subsitios

Administracin del sitio

web

Agregar y personalizar
pginas

Aplicar temas y bordes

Aplicar hojas de estilos
Crear grupos

Permite agregar, cambiar o eliminar

pginas de elementos web o HTML
y editar el sitio web mediante un
editor compatible con Windows
SharePoint Services.
Permite aplicar un tema o bordes al
sitio web entero.
Permite aplicar una hoja de estilos
(archivo .CSS) al sitio web.
Permite crear un grupo de usuarios
que puedan usarse en cualquier
lugar de la coleccin de sitios.

Permisos dependientes
Ver elementos, Abrir elementos,
Ver versiones, Examinar
directorios, Ver pginas, Enumerar
permisos, Examinar informacin de
usuario, Abrir
Ver pginas, Abrir
Ver pginas, Examinar informacin
de usuario, Abrir

Ver elementos, Agregar y

personalizar pginas, Examinar
directorios, Ver pginas, Enumerar
permisos, Examinar informacin de
usuario, Abrir
Ver elementos, Examinar
directorios, Ver pginas, Abrir

Ver pginas, Abrir

Ver pginas, Abrir
Ver pginas, Examinar informacin
de usuario, Abrir

Permiso
Examinar directorios

Usar la creacin de
sitios sin intervencin
del administrador (SSC)
Ver pginas
Enumerar permisos

Examinar informacin
de usuario
Administrar alertas
Usar interfaces remotas

Usar caractersticas de
integracin de clientes

Abrir

Editar informacin
personal de usuario

Descripcin
Permite enumerar los archivos y
carpetas en un sitio web mediante
el uso de Microsoft SharePoint
Designer 2010 y las interfaces Web
DAV.
Permite crear un sitio web
mediante la creacin de sitios sin
intervencin del administrador
(SCC).
Permite ver las pginas de un sitio
web.
Permite enumerar los permisos del
sitio web, lista, carpeta, documento
o elemento de lista.
Permite ver informacin sobre los
usuarios del sitio web.
Permite administrar alertas para
todos los usuarios del sitio web.
Permite usar interfaces de SOAP,
Web DAV o SharePoint Designer
2010 para el acceso al sitio web.
Permite usar caractersticas que
inician aplicaciones cliente. Sin
este permiso, los usuarios deben
trabajar en los documentos
localmente y, despus, cargar los
cambios.
Permite abrir un sitio web, lista o
carpeta para acceder a los
elementos de ese contenedor.
Los usuarios pueden cambiar su
propia informacin de usuario, por
ejemplo agregar una imagen.

Permisos dependientes
Ver pginas, Abrir

Descripcin
Permite crear y eliminar listas,
agregar o quitar columnas de una
lista y agregar o quitar vistas
pblicas de una lista.
Permite descartar o proteger un
documento que otro usuario tiene
desprotegido sin guardar los
cambios actuales.
Permite agregar elementos a listas
y documentos a bibliotecas de
documentos.
Permite editar elementos de listas y

Permisos dependientes
Ver elementos, Ver pginas, Abrir,
Administrar vistas personales

Ver pginas, Examinar informacin

de usuario, Abrir

Abrir
Examinar directorios, Ver pginas,
Examinar informacin de usuario,
Abrir
Abrir
Ver elementos, Ver pginas, Abrir
Abrir

Usar interfaces remotas, Abrir

Ninguno

Examinar informacin de usuario,

Abrir

Permisos de Lista
Permiso
Administrar listas

Invalidar desproteccin

Agregar elementos

Editar elementos

Ver elementos, Ver pginas, Abrir

Ver elementos, Ver pginas, Abrir

Ver elementos, Ver pginas, Abrir

Eliminar elementos

Ver elementos

Aprobar elementos

Abrir elementos

Ver versiones
Eliminar versiones

Crear alertas
Ver pginas de
aplicaciones

documentos de bibliotecas de
documentos, y personalizar
pginas de elementos web de
bibliotecas de documentos.
Permite eliminar elementos de una
lista y documentos de una
biblioteca de documentos.
Permite ver elementos de listas y
documentos de bibliotecas de
documentos.
Permite aprobar versiones
secundarias de un documento o
elemento de lista.
Permite ver el origen de los
documentos con controladores de
archivos del servidor.
Permite ver versiones pasadas de
un documento o elemento de lista.
Permite eliminar versiones pasadas
de un documento o elemento de
lista.
Permite crear alertas de correo
electrnico.
Permite ver formularios, vistas y
pginas de aplicaciones; enumerar
listas.

Ver elementos, Ver pginas, Abrir

Ver pginas, Abrir

Editar elementos, Ver elementos,

Ver pginas, Abrir
Ver elementos, Ver pginas, Abrir

Ver elementos, Abrir elementos,

Ver pginas, Abrir
Ver elementos, Ver versiones, Ver
pginas, Abrir
Ver elementos, Ver pginas, Abrir
Abrir

Permisos personales
Permiso
Administrar vistas
personales
Agregar o quitar
elementos web
personales
Actualizar elementos
web personales

Descripcin
Permite crear, cambiar y eliminar
vistas personales de las listas.
Permite agregar o quitar elementos
web personales de una pgina de
elementos web.
Permite actualizar elementos web
para que muestren informacin
personalizada.

Permisos dependientes
Ver elementos, Ver pginas, Abrir
Ver elementos, Ver pginas, Abrir

Ver elementos, Ver pginas, Abrir

5.2 Niveles de permisos

Los niveles de permiso son conjuntos de permisos que permiten a los usuarios realizar un
conjunto de tareas relacionadas. SharePoint 2010 incluye cinco niveles de permisos de forma
predeterminada, que se pueden personalizar de acuerdo a los permisos disponibles en cada
nivel de permisos. Sin embargo existen dos niveles de permisos que no se pueden modificar ya
que son propios de la plataforma, esto son: acceso limitado y control total.
Tambin se pueden crear niveles de permiso personalizados que contengan solo los permisos
necesarios para que un usuario realice una tarea determinada. Estos niveles de permisos, solo
estarn disponibles en los sitios de la aplicacin web donde se crearon, no son disponibles en
otras aplicaciones web.
A continuacin se mencionan los cinco niveles de permisos predeterminados de SharePoint
2010.
Nivel de
permisos
Acceso limitado

Leer

Descripcin
Permite el acceso a recursos compartidos en
el sitio web, de modo que los usuarios
pueden acceder a un elemento del sitio.
Est diseado para combinarse con la
personalizacin avanzada de permisos para
dar acceso a los usuarios a una lista,
biblioteca de documentos, carpeta, elemento
de lista o documento especficos sin
concederles acceso al sitio completo.
No se puede personalizar ni eliminar.
Permite ver pginas, elementos de lista y
descargar documentos.

Permisos incluidos

Ver pginas de
aplicaciones
Examinar informacin
de usuario
Usar interfaces
remotas
Usar caractersticas de
integracin de clientes
Abrir
Ver elementos
Abrir elementos
Ver versiones
Crear alertas
Usar la creacin de
sitios sin intervencin
del administrador
(SSC)
Ver pginas

Nivel de
permisos
Colaborar

Descripcin
Permite ver, agregar, actualizar y eliminar los
elementos de las listas y bibliotecas de
documentos existentes.

Permisos incluidos

Diseo

Permite ver, agregar, actualizar, eliminar,

aprobar y personalizar los elementos o
pginas del sitio web.

Control total

Permite el control total del mbito.

Los permisos de Leer

Agregar elementos
Editar elementos
Eliminar elementos
Eliminar versiones
Examinar directorios
Editar informacin
personal de usuario
Administrar vistas
personales
Agregar o quitar
elementos web
personales
Actualizar elementos
web personales
Los permisos de
Colaborar
Anular comprobacin
Aprobar elementos
Administrar listas
Agregar y personalizar
pginas
Aplicar temas y bordes
Aplicar hojas de estilos

Todos los permisos

Cuando se activan caractersticas especiales a nivel de coleccin de sitios o cuando se crea un

sitio con otra plantilla, es posible que encontremos otros niveles de permisos para algunas tareas
especficas, a continuacin se relacionan los niveles de permisos cuando se crea un sitio de
publicacin o se activa la caracterstica de publicacin.
Nivel de
permisos
Lectura
restringida

Descripcin

Aprobacin

Crear sitios, editar pginas, elementos de

lista y documentos. Slo para sitios de
publicacin.

Ver pginas y documentos.

Slo para sitios de publicacin.

Permisos incluidos

Ver elementos
Abrir elementos
Ver pginas
Abrir
Conceder permisos,
adems:
Anular comprobacin
Aprobar elementos

Nivel de
permisos
Administrar la
jerarqua

Descripcin
Crear sitios, editar pginas, elementos de
lista y documentos. Slo para sitios de
publicacin.

Permisos incluidos

Disear permisos
excepto los permisos
para aprobar
elementos, aplicar
temas y bordes y
aplicar hojas de estilos,
adems:
Administrar permisos
Ver datos de Web
Analytics
Crear subsitios
Administrar alertas
Enumerar permisos
Administracin del sitio
web

5.3 Grupos de SharePoint

Los grupos de SharePoint permiten administrar un conjunto de usuarios que tienen similares
caractersticas, en vez de administrar usuarios individuales. Los grupos de SharePoint pueden
estar compuestos por varios usuarios individuales del directorio, as como grupos del mismo
directorio o pueden ser una combinacin de estos dos.
Los grupos de SharePoint no ofrecen permisos especficos para el sitio o los elementos
contenidos en este, solo es una forma de agrupar varios usuarios en un solo nombre. Para que
los usuarios de un grupo de SharePoint, tenga permisos, se debe asociar un nivel de permiso al
grupo para que sus permisos sean asignados.
De igual forma que los niveles de permisos, SharePoint 2010 crea unos grupos predeterminados
de acuerdo a los niveles de permisos, como ayuda en la clasificacin y asignacin de permisos a
los usuarios, sin embargo esto debe ser la base para una correcta administracin de usuarios.
A continuacin se enumeran los grupos predeterminados.
Nombre del grupo

Nivel de permisos predeterminado

Visitantes de <nombre de sitio>

Miembros de <nombre de sitio>
Propietarios de <nombre del sitio>

Leer
Colaborar
Control total

De igual forma que los niveles de permisos, tambin al utilizar una plantilla o activar na
caracterstica especifica de la coleccin de sitios, se pueden crear otros grupos, a continuacin
se listan los grupos creados por la caracterstica de publicacin.
Nombre del grupo

Nivel de permisos predeterminado

Aprobadores
Diseadores
Lectores restringidos

Aprobar
Diseo
Lectura restringida

6. RECOMENDACIONES
Una parte fundamental del correcto funcionamiento del sistema de gestin documental y
sus correspondientes sub-sitios es la correcta asignacin de permisos tanto a nivel de
usuario, como a nivel grupo y de sitio, ya que estos garantizan que los usuarios dispongan
de los privilegios necesarios segn el rol que cumplan en cada uno de los sitios donde
interacten.
Se recomienda monitorear el consumo del espacio de almacenamiento en los servidores
de base de datos, realizar planes de backups automticos que se ejecuten diariamente
con SQL Server Management Studio, verificar el crecimiento de los logs de transacciones
de las bases de datos, debido al volumen de transacciones que se ejecutan en el sistema
de gestin documental.
Se recomienda seguir las indicaciones plasmadas en la seccin de estrategia de
dimensionamiento para la granja de servidores que hacen parte de la infraestructura de la
plataforma del sistema.

7. CONCLUSIONES
Al inicio de esta propuesta se plante como objetivo principal, la implementacin de
una solucin que permitiera agilizar los tiempos de respuesta en la entrega y envi de
informacin en la organizacin. Esta aplicacin permite ser escalable y aumentar sus
capacidades y
caractersticas
La implementacin da una solucin en Microsoft SharePoint 2010 que proporciona a las
empresas una gestin documental de una forma sencilla, un acceso instantneo a toda la
documentacin necesaria para el desarrollo de su actividad, reduciendo el tiempo de
consultas y ahorro de espacio fsico y que resuelva los problemas de localizacin de
documentos.
Adems proporciona a los empleados del centro una herramienta que les permita introducir
documentacin al repositorio de una forma fcil, organizada que mantenga un formato de
calidad adecuado.
Por las razones mencionadas podemos estructurar el proyecto en un sitio vinculado a la
intranet de la compaa la cual mostrar informacin y que a su vez pueden acoger otros
sitios o links por reas de la empresa. Esta estructuracin es ventajosa ya que podemos
considerarlos como sub-sitios y desplegarlos e integrarlos segn marquen nuestras
necesidades.

8. ANEXOS.

2
9

3
0

MATRIZ DE MARCO LGICO - REPOSITORIO PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS

Resumen Narrativo
Fin
Implementacin de un
repositorio para la gestin
documental en SharePoint
2010 que sea funcional para las
empresas

Indicadores
El volumen de
informacin y el flujo
documental generada
en las empresa

Medios de Verificacin
Supuestos
La cantidad de papel
El 80% de los
desperdiciado y la prdida documentos son
de tiempo
fsicos

Nivel de afectacin en la Los tiempos de respuesta

Propsito
reas de las empresas
entre las reas que
Asegurar un medio de acceso
componen la empresa
fcil, amigable, interactivo y en
ambiente
de
colaboracin
utilizando SharePoint 2010

Los usuarios no
tienen acceso a toda
la informacin
documentada.

Actividades
Almacenamiento digital de todo
tipo de documentos.

Compatibilidad con cualquier

fuente de origen.
Facilitar almacenamiento y
accesibilidad a los documentos
en funcin de los privilegios de
usuarios.
Motor de bsqueda integrado
por campo indexado o
contenido.

Porcentajes de
almacenamiento en los
discos duros de los
servidores.
100% de compatibilidad
con cualquier tipo de
formato.

Estadisticas de cuotas de
almacenamiento.

Existe una gran

capacidad de
almacenamiento.

Validaciones de
compatibilidad de los
documentos
Tiempos de respuesta en
cuanto a busqueda de los
documentos

Se puede compartir
cualquier tipo de
documento.
La informacion esta
accesible a todos los
usuarios.

Indicadores de
oportunidad y
efectividad de la
informacion
almacenada.
100% de efectividad en Cantidad de documentos
busqueda de documetos Buacados Vs Cantidad de
y tiempos de respuesta. documentos encontrados

Indicadores de cantidad
Repositorio centralizado para el
de documentos
almacenamiento digital de
almacenados por area
documentos.
en un mes.
Creacin de secciones
Auditora de los niveles
restringidas a servicios que lo
de seguridad de la
requieran.
informacin
almacenada.

Se pede encontrar
cualquier tipo de
documento
almacenado y
compartido.
Reporte de la clasificacin La documentacion
de los documentos.
esta organizada de
acuerdo a cada area
de las empresas
Informes de estados de
La documentacion
seguridad de la
cuenta con niveles
informacin,Niveles de
de seguridad.
seguridad.

3
1

9. REFERENCIAS
[1] SharePoint
http://blog.pucp.edu.pe/item/7686/que-es-sharepoint

[2] Windows SharePoint Services

http://office.microsoft.com/es-es/sharepointtechnology/default.aspx
http://office.microsoft.com/es-es/sharepointtechnology/default.aspx

[3] Modelo de objetos de SharePoint.

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms473633.aspx

[4] SharePoint Designer

http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SharePoint_Designer
http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=16573

[5] Windows Workflow Foundation

http://justindeveloper.wordpress.com/

3
2