UNIVERSIDAD GALILEO

CEI: San Lorenzo

Carrera: Licenciatura en Tecnologa y Administracin de Empresas
Curso: Automatizacin de Procesos Administrativos 1
Horario: Sbado de 4:00 a 5:00 PM
Tutor: Ing. Erick Morales Martnez

Tema:
Ejercicios 1 al 6 del libro

Alumno: David Diego, David Pedro

Carn: 1211431
Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo

EJERCICIO 1 CAPTULO 1- AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO

COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y
defina cules son los mandos altos, mandos medios y mandos bajos. Asimismo, determine
cules son las lneas de mando y comunicacin.

DIRECTO
R
GENERAL
Control
de
gestin

Responsa
ble de
calidad
Director
Tcnico

I+D

Oficina
tcnica

Encargad
os

Director
de
producci

Director
de
compras

Jefe de
mantenimie
nto

Logstica
y
almacen

Director
comercia
l
Administ
racin

Director de
Admn. y
Finanzas

RRHH

Finanzas

Mtodos
y
tiempos

En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto, los
Directores de cada departamento: Director tcnico, Director de produccin, Director de
compras, Director comercial, Director de Administracin y finanzas y Director de Recursos
humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo.
Responsable de calidad y Control de gestin son asesora interna.
Tambin podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros
directores y tienen comunicacin directa, a su vez los directores de cada departamento son
los jefes inmediatos de los que estn abajo y tambin tiene comunicacin directa, los de
mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el

director de departamento a la que pertenecen y este transmite la informacin al Director

General.

EJERCICIO 2 DEL CAPTULO 1 - AUTOMATIZACIN DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS
COMPETENCIA:
Visualizar la organizacin como un sistema.
Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organizacin.
Comprender la definicin de proceso administrativo.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a
continuacin se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma
grfica. Incluya adems, el subsistema de la organizacin en que est inmerso dicho
proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada.
1. Renovacin de una licencia de conducir.
2. Actualizacin de datos en la SAT para un pequeo contribuyente.
3. Atender un pedido de un cliente en una fbrica y distribuidora de tabletas de
chocolate.

RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR

DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA

NACIONAL CIVIL

BANCO INDISTRIAL:
Donde se realiza el

CLINICA OPTICA U
OFTALMOLOGO: Examen de

MAYCOM: Entidad
que emite licencia

DEPARTAMENTO DE
RECEPCION: Donde
recibe toda papelera
en orden
DEPARTAMENTO DE
EMISION: Done se

SISTEMAS:
Producto o salida esperada:

EMISION:
Licencia o permiso para manejar.

Entradas o insumos:

Toda la papelera, boleta de pagos y examen de la vista.

Recurso con que se cuenta:

Personal, computadora, cmara, lector de huellas, etc.

Proceso:

Verificacin de datos y multas.

ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEOS CONTRIBUYENTES

SAT

RRHH

LEGAL

ADMINIS
TRATIVO

SEDE
OFICINA

VENTANILLA: Donde
se entrega toda
papelera como:
cdula, boleto de
ornato, formulario

SISTEMAS:

EMISION:

Producto o salida esperada: Actualizacin de datos

Entrada o insumos:

Papelera completa y boleta de pagos

Recursos con que se cuenta: Personal, computadoras, formularios, etc.

Proceso:

Ingreso de datos

ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE

SWEET
CHOCOLATE
S.A

SUBSISTEMAS
PRODUCTIVO

SUBSISTEMA
ADMINISTRATIVO

SISTEMA
OPERACIONES

SISTEMA DE
VENTAS:

SISTEMAS:

VENTAS:

Producto o salida esperada:

Venta del producto pedido por el cliente

Entrada o insumos:

Productos a vender

Recurso con que se cuenta:

Productos a vender, vendedores, publicidad, etc.

Proceso:

Entrega del producto

SISTEMA
CONTABLE

SISTEMAS:

CONTABLE:

Producto o salida esperada:

Cobro y facturacin

Entrada o insumos:

Documentos y efectivo

Recurso con que se cuenta:

Proceso:

Personal, computadora, facturas, etc.

Emisin de facturas y registros de ventas

EJERCICIO 3 DEL CAPITULO - PRODUCTIVIDAD

COMPETENCIA:
Demostrar cmo la automatizacin de procesos incremente la productividad.
Reconocer la importancia de los diversos mtodos especficos de sistematizacin y
equipamiento para mejorar los procesos en una organizacin
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios
que implica la automatizacin del proceso administrativo para la solicitud y trmite de
vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la
siguiente grfica.

1.
Empleado
solicita
vacacione

5. Se le
comunica al
Empleado el
resultado

2. Recursos
Humanos
revisa das
disponibles

3. Jefe directo
aprueba
vacaciones
4.
Recursos
Humanos
descuent
a

1. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados.

2. Es fcil ver la disponibilidad de das.
3. Se ahorra tiempo, costo y energas al tener una base de datos de todos los
empleados.
4. Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrnicamente.
5. El empleado puede ver la respuesta a travs del sistema con un usuario.

EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 - PRODUCTIVIDAD

COMPETENCIA:
Demostrar cmo la automatizacin de procesos incrementa la productividad.
Reconocer la importancia de los diversos mtodos especficos de sistematizacin y
equipamiento para mejorar los procesos de una organizacin.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la
productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados
obtenidos.
1. Inversin de Q 300.00 de mano de obra y Q 700.00 de materiales y se producen 300
unidades o piezas.
300
=
300
= 0.3
300+700
1000
2. Inversin de Q 700.00 de mano de obra y Q 400.00 de materiales y se producen 150
unidades o piezas.
150
= 150 = 0.13
700+400
1100
3. Inversiones:
a. Mano de obra
Q 170,000
b. Costos Administrativos
Q 125,000
c. Materiales
Q 600,000
d. Servicios diversos
Q 30,000
e. Combustible
Q 10,000
TOTAL
Q 935,000
Unidades producidas en el perodo 200,000 unidades.
200,000 = 0.21
935,000
4. Inversiones:
a. Recurso humano
Q 300,000
b. Costos Administrativos
Q 225,000
c. Materiales de oficina
Q 300,000
d. Servicios diversos
Q 50,000
TOTAL
Q 875,000
Servicios vendidos en el perodo 870,000.
870,000 = 0.99
875,000

5. El nmero de llamadas recibidas mensualmente es de 200. Estas son llamadas que

deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados
en el sistema son los siguientes:
Papel y fotocopias Q 240.00 mensuales
Persona responsable del proceso Q 3,250.00 mensuales de sueldo (incluye
prestaciones)
Espacio (Q 100.00 el m2 mensual), se utilizan 4 m2 de archivo, el valor total por
espacio es de Q 400.00 mensuales
Llamadas telefnicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes
no hay ningn costo por este recurso. Tambin se realizan llamadas internas
para darle seguimiento a los problemas, pero stas tampoco tienen costo.
200 = 0.05
3890

EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 - INFORMACION Y COMUNICACIN

COMPETENCIA: Determinar la relacin entre concepto de informacin y el proceso de
comunicacin: Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la
organizacin.

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la

informacin para los proceso siguientes.
1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco
RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes
PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden
DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco
UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos
2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin
RECOPILACION: Recibe los documentos de la organizacin
PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha
DISTRIBUCION: Los reparte a travs de correo terrestre
UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos
3. Generacin de informes de inventario
RECOPILACION: Escanear cada artculo en la bodega e ingresarlo en el
sistema
PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artculos ya sea completo, faltante o
sobrante
DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario
UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia
en los artculos.
4. Facturacin para cursos matriculados en lnea
RECOPILACION: Adquirir datos que irn en la factura
PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos
DISTRIBUCION: Imprimir facturas en lnea o por correo electrnico
UTILIZACION: Servir de comprobante
5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera
RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos
flujo de efectivo
PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes
DISTRIBUCION: Enva por correo a gerencia financiera
UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos.
EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 - INFORMACION Y COMUNICACIN
COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una
mejor comunicacin.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cul es el propsito
de la comunicacin en la administracin. Explique por qu y cmo se logra un cambio
de la estructura organizacional para:

1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados.

Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados, hacer una
reunin con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que
deben seguir, tambin deben saber cmo estn las jerarquas dentro de la
empresa.
2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales
Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa, hacerle saber a
cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados,
que se sientan parte de la empresa a travs de la motivacin y capacitacin.
3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones
Se sabe que el que tiene la informacin tiene el poder. Hay que compartir datos
e informacin con personas de confianza para que puedan actuar si no est
presente el jefe. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario, es
posible que pueda haber prdida cuando solo una persona sepa de la
informacin si esta renuncia o hace falta.
4. Clarificar las responsabilidades de tareas
Informar a cada colaborador de su funcin dentro de la empresa. Cada quien
necesita saber cul es su funcin o que le toca hacer para que no termine
haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona.
5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el
desempeo.
Hacerles ver a travs de un organigrama de cmo est organizado la empresa,
la jerarqua y lneas de mando. Deben saber quin pertenece a cada
departamento y que hace cada quin o con quin hay que acudir para cualquier
duda, reclamo o solucin.