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PROCEDIMIENTO

SGC-PR-4.2.3

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Versin N 2

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Fecha:

REVISADO POR:

Fecha:

APROBADO POR:

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CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5. RESPONSABLES
6. PROCEDIMIENTO
7. REGISTROS/DOCUMENTOS
8. CONTROL DE CAMBIOS
9. ANEXOS

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos necesarios para realizar el control de los documentos del Sistema de
Gestin de la Calidad (SGC) del BI.
2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los documentos del SGC a partir de las etapas de elaboracin,
codificacin, revisin, aprobacin antes de su emisin, identificacin de cambios, estado de
versin, distribucin en los puntos de uso, previniendo el uso de obsoletos y asegurando el control
y distribucin de documentos externos, incluye el control de los siguientes documentos:

Manual de la calidad

Documentos y Registros del Sistema de Gestin de la Calidad (procedimientos, Instructivos,

Planes, Programas, Especificaciones, formatos)

Documentos de origen externo:

Convenios

Leyes, Decretos Supremos, Decretos Supremos Reglamentarios

Reglamentos Generales, Reglamentos Tcnicos

Normas Nacionales

Normas Internacionales

Otros necesarios y especficos de los servicios, originados por el Sistema de Gestin de la

Calidad

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento para la Codificacin y Elaboracin de Documentos SGC-PR-4.2.1

Norma NB ISO 9001: 2008, Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos (4.2.3. Control de
los Documentos)

Norma NB ISO 9000: 2005, Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y Vocabulario

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versin.

DOCUMENTO EXTERNO: Documento que se origina en instancias externas a la

Organizacin.aplicable en el SGC que son utilizados en los procesos del BI

DOCUMENTO CONTROLADO: Documento del SGC cuya versin est vigente, contiene el
sello de COPIA CONTROLADA y cuenta con su respectivo Registro de Distribucin

DOCUMENTO ANULADO: Documento que no tiene vigencia y no ser reemplazado por una
nueva versin.

COPIA NO CONTROLADA: Documento que no forma parte del control de documentos.

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DOCUMENTOS DEL SGC: Documentos que forman parte de la estructura documental del
SGC del BI

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Conjunto de la estructura organizativa, de

responsabilidad, de procesos, de procedimientos y de recursos necesarios para llevar a cabo
la Gestin de la Calidad.

CC : Copia controlada de un documento.

CNC: Copia no controlada de un documento.

SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.

BI: Bur de Informacin

5. RESPONSABLES

Todo el personal de las reas involucradas en el SGC del BI: son responsables de la
aplicacin del presente procedimiento, asumiendo la responsabilidad sobre el Control de los
Documentos en su dependencia.

Representante de la Direccin: Genera este procedimiento obligatorio del SGC, seguimiento

y verificacin de la correcta aplicacin de este procedimiento.
As mismo, esta encargado(a) de las siguientes funciones:

Mantener los archivos fsicos de la documentacin del SGC.

Identificar el requerimiento de copias controladas de la documentacin del SGC.

Distribuir copias controladas y retirar documentos obsoletos y anulados.

Difundir la Lista Maestra de Documentos actualizada.

Mantener registros actualizados en forma trimestral sobre:

-

Documentos del SGC vigentes

Documentos obsoletos

Lista de copias controladas (Registro o de Distribucin de Documentos del Sistema

de Gestin de la Calidad)

Lista de copias obsoletas utilizadas identificadas en el registro de distribucin, por

algn motivo justificado.

Gerente de Operaciones y Finanzas: Encargado de la revisin de este procedimiento.

Gerente General: Como mxima autoridad es el que aprueba este procedimiento que se
encuentra dentro de los documentados obligatorios del SGC

6. PROCEDIMIENTO
6.1.

Elaboracin de documentos

El personal del BI involucrado en los procesos del SGC, define la necesidad de establecer un
documento de acuerdo a Sistemas Normativos y sobre la base del Procedimiento para la
Codificacin y Elaboracin de Documentos SGC-PR-4.2.1 punto 6.3. La elaboracin de un

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documento puede ser realizada por el personal, quien pone a consideracin del Representante de
la Direccin dicho documento.
Las instancias de revisin (Representante de la Direccin o Dueos del Proceso), deben
presentar sus observaciones por escrito, con bolgrafo en el documento o adjuntando una nota
referente o documento electrnico con control de cambios, insertando adems la fecha
correspondiente. Si en un plazo mximo de diez das, no se recibe respuesta de las instancias de
revisin, supone que no existen observaciones al primer borrador por lo cual asume su
conformidad.
El personal encargado de la Elaboracin del Documento considera todas las observaciones y
sugerencias y modifica el documento Borrador final. Es potestad del funcionario enviar el
documento a una segunda o tercera revisin de las instancias de revisin.
6.2.

Codificacin y Aprobacin de los Documentos

El Representante de la Direccin, coordina con el encargado de la Elaboracin del Documento

para codificar el borrador final del documento, basado en el Procedimiento para la Codificacin
y Elaboracin de Documentos SGC-PR-4.2.1 punto 6.3.
El Representante de la Direccin, imprime el documento final, para la firma en seal de
conformidad. Una vez aprobado el documento por el Representante de la Direccin el documento
firmado es enviado al Gerente General para su aprobacin (para documentos del SGC).
Durante la etapa de elaboracin y revisin, el documento debe contener la inscripcin de
documento no oficial con sello o marca de agua
6.3.

Revisin de los Documentos

Instancia de Control y de Revisin: Espacio para las firmas y fecha de conformidad de los
responsables de control y revisin.
i.

Para fines de los Documentos Obligatorios del SGC (Manual de la calidad,

procedimientos e instructivos documentados) el responsable de Control y Revisin, es el
Gerente de Operaciones y Finanzas.

ii.

Para fines de los Documentos Necesarios del SGC y Especficos de BI, (Manuales,
procedimientos e instructivos de los procesos de los servicios del BI., involucrados en el
SGC). La Revisin y Control estar rubricada por el o los Dueos/Encargados del
Proceso de cada Servicio. (Ejemplos: Encargado de validacin, verificacin y carga de
Informacin, adquisiciones, RRHH y otros.)

iii.

Para fines de los Documentos Estratgicos, en los cuales es necesaria la participacin

del directorio, la revisin y control ser realizada por las Gerencias de Operaciones y
Finanzas o Gerencia General cuando corresponda.

La revisin de los documentos se realiza para: corregir deficiencias, actualizar operaciones y

procesos, implementar mejoras. La revisin de un documento puede generar una nueva versin o
su anulacin.
Una revisin se origina debido a necesidades de modificacin, actualizacin o anulacin del
documento, cambios en la estructura organizacional, modificacin de operaciones y/o procesos,
incremento o disminucin de actividades, eliminacin de no conformidades, cambios en la
normativa interna y legal externa. Otro motivo de revisin de un documento se origina cuando se
tienen revisiones planificadas de la Direccin.

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El personal involucrado en el SGC del BI., puede revisar un documento y sugerir modificaciones a
su inmediato superior, quien verifica la sugerencia y si la encuentra pertinente, remite la sugerencia
al Representante de la Direccin, quien evala la propuesta de modificacin e instruye la emisin
de una nueva versin.
La nueva versin del documento, en el punto 8, debe contener el CONTROL DE CAMBIOS, en el
cual se describen literalmente los cambios efectuados y al acpite que corresponde y se cambia la
versin y se pone la fecha del cambio.
La nueva versin aprobada es la versin vigente y debe ser distribuida en cada punto de
uso y controlada por el Representante de la Direccin que ser el encargado de la documentacin.
La versin anterior toma el carcter de documento obsoleto, el mismo es retirado de su uso, si es
fsicamente, se inserta el sello de OBSOLETO. Si se trata de un archivo digital entra en la
carpeta de obsoletos y se sube el archivo vigente a la intranet.
El Encargado de la Documentacin del SGC, debe mantener los documentos en fsico y
magntico.
De forma general todos los documentos se encuentran en formato PDF o MS Word, para
evitar cualquier modificacin involuntaria de los mismos mediante el Microsoft Rights Manager
Services.
El Representante de la Direccin, en coordinacin con los dueos de los procesos, realizar una
revisin de todos los documentos en el alcance del SGC al menos una vez al ao o cuando se
requiera, revisando y validando el contenido del documento, los indicadores, los registros, la
legibilidad o claridad en la descripcin descrita y la fcil identificacin de los documentos y la
generacin de evidencia. Esto se registra en el formulario de Revisin de Documentos SGC-PR4.2.3/R01.
6.4.

Instancias de Aprobacin de los Documentos

Las instancias de aprobacin de documentos son las siguientes:

i.

Los documentos normativos (Obligatorios, Necesarios y Especficos) del SGC (Manual

de la Calidad, Poltica de la Calidad, Objetivos, Plan del SGC, Documentos Obligatorios,
Necesarios y Especficos): El documento luego de la revisin realizada, tiene un espacio
para la rbrica del Gerente General, como mxima autoridad del BI., para la aprobacin
documentos del SGC.

ii.

Los documentos Estratgicos del BI, as como documentos de inters del Directorio, son
Aprobados por el Directorio del BI por medio de Acta.

iii.

La fecha en la cual el documento fue aprobado es distribuido en el punto de uso como

copia controlada; a partir de esta fecha el documento es aplicable y se registra en la Lista
Maestra de Documentos SGC-PR-4.2.3/LI02.

6.5.

Distribucin de Copias Controladas

El Representante de la Direccin, distribuye y controla la documentacin, asegurndose que las

versiones sean las vigentes, fcilmente identificables, disponibles y legibles en los puntos de uso; y
diferenciando en los dos tipos de soporte (magntico y fsico) cumpliendo lo siguiente:

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i.

La documentacin original debe mantenerse fsicamente y en back up en la gaveta de

resguardo del Representante de la Direccin, en lugar protegido y seguro, su reproduccin
debe ser fcil y su acceso debe estar restringido.

ii.

El Representante de la Direccin, debe mantener en la plataforma virtual intranet (una

carpeta general para el almacenamiento de todos los documentos aplicados del SGC) y
fsicamente en un archivo de copias controladas, dispuestas en archivadores, para su
identificacin del resto de la documentacin.

iii.

Toda copia controlada distribuida fsicamente como las subidas en cada computadora,
deben registrarse en el formulario de Distribucin de Documentos del Sistema de
Gestin de la Calidad SGC-PR-4.2.3/R03

iv.

Toda copia controlada fsica, debe llevar el sello COPIA CONTROLADA en la cartula
del documento. En medio magntico la copia controlada est registrada en el formulario de
Distribucin de Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad SGC-PR-4.2.3/R03.

v.

Cuando se distribuye una nueva versin de un documento, las copias controladas de la

versin que est siendo sustituida es retirada por el encargado de la Documentacin y se
destruye, conservndose nicamente una copia sellada como obsoleto.

vi.

El Representante de la Direccin del SGC mantiene un registro actualizado de los

Formularios de Distribucin de Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad
SGC-PR-4.2.3/R03.

6.6.

Distribucin de Copias No Controladas

Cuando sea necesaria la distribucin de algn documento del SGC considerado como Copia No
Controlada en medio fsico o magntico, el encargado (a) de la Documentacin del SGC, previa
revisin de la responsabilidad del personal y si le compete tener el documento, le proporciona
dicho documento, estos documentos no contienen ningn sello, ya que no se prev el control de
los cambios.
6.7.

Mantenimiento y Salvaguarda de la Documentacin

El mantenimiento y salvaguarda de la documentacin, asegura que los documentos vigentes y

obsoletos del SGC permanezcan controlados, en el archivo de medio magntico, por medio de
Back Up (este proceso puede tener la metodologa de resguardo como: guardar en disco duro para
back up, pen drive, CD, DVD u otro tipo de dispositivo, en al menos un mecanismo, para tener la
seguridad que en cualquier momento se pueda recuperar la informacin pasada, y que mediante
una frecuencia mnima anual se deber verificar esta recuperacin). El encargado de la
Documentacin del SGC mantiene los documentos vigentes y obsoletos del SGC en un archivo
fsico (la versin vigente original en copia controlada la versin anterior como obsoleta) y Back Up
(La versin vigente original y la versin anterior). Las condiciones de almacenamiento del Back Up
y papel, garantizan su fcil acceso, integridad, legibilidad y reproducibilidad. Se garantiza que la
documentacin no se deteriore debido a factores ambientales, climticos u otro tipo de elementos.

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6.8.

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Control de Normas o Documentos de Origen Externo

El control de los documentos externos (normas, o documentos emitidos por organismos externos)
considerados necesarios para la planificacin y la operacin del SGC, se Identifican, Actualizan y
se controla su distribucin, mediante el registro Lista Maestra de Documentos Externos SGCPR-4.2.3/LI04
6.9.

Indicadores

INDICADO
R

UNIDA
D

FORMA DE
CALCULO

META

FRECUENCI
A DE
MEDICION

REGISTRO

RESPONSABL
E

ndice de
cumplimiento

(Procedimientos
controlados/ total de
procedimientos)x100

98%

Mensual

Lista maestra
de
documentos

Representante de
la direccin

7. REGISTROS/DOCUMENTOS

Registro de Revisin de Documentos SGC-PR-4.2.3/R01

Lista Maestra de Documentos SGC-PR-4.2.3/LI02

Formulario de Distribucin de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad SGC-PR4.2.3/R03

Lista Maestra de Documentos Externos SGC-PR-4.2.3/LI04

8. CONTROL DE CAMBIOS
Versin

Fecha

15-08-14

Acpite

Descripcin de la modificacin

6.3

Se aadi el registro de Revisin de Documentos

SGC-PR-4.2.3/R01. por parte del Representante de la
Direccin a realizarse al menos una vez al ao o
cuando se requiera

9. ANEXOS
ANEXO N 1: FORMATO DE REVISIN DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/R01
ANEXO N 2: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/LI02
ANEXO N 3: FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA
DE GESTIN DE LA CALIDAD SGC-PR-4.2.3/R03
ANEXO N 4: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS SGC-PR4.2.3/LI04

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ANEXO N 1: FORMATO DE REGISTRO REVISIN DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/R01

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ANEXO N 2: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/LI02

ANEXO N 2: FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA

DE GESTIN DE LA CALIDAD SGC-PR-4.2.3/R03

ANEXO N 3:

FORMATO DE LISTA