Unidad 5

SISTEMATIZACIN

A) Introduccion a la Sistematizacion

La palabra sistematizacin proviene de la idea de sistema, de orden o

clasificacinde diferentes elementos bajo una regla o parmetro similar.
La sistematizacin es, entonces, elestablecimiento de un sistema u orden que
tiene por objetivo permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin
que se tenga que alcanzar. La sistematizacin se puede aplicar en los mbitos
cientficos y academicos.
La sistematizacion de la informacion es el ordenamiento y la clasificacion bajo
determinados criterios, ralaciones y categorias de todo tipo de datos. Por Ejemplo
La Creacion de una Base de datos.
Donald A. Schn nace en 1930 y muere en 1997, estudio en Harvard con una
Tesis Doctoral sobre John Dewey. De John Dewey retom la idea rectora
de aprender haciendo y en base a dicho axioma construy su propuesta. Es
considerado como un pensador influyente en el desarrollo de la teora y prctica
del aprendizaje del profesional reflexivo.
Para sistematizar, Donald Schon propone los siguientes pasos metodolgicos
1. Identificacin de la situacin problemtica.
2. Explorar y decidir qu le da el carcter de problemtica.
3. Postular las causas del problema definido.
4. Especificar, que se quiere y se puede cambiar en la situacin.
5. Postular qu acciones podran modificarse
Fuente:
Moreno, C. La propuesta de Donald Schn: El conocimiento est en la accin.
(2011). Recuperado de. https://upnmonclova.wordpress.com/2011/12/10/lapropuesta-de-donald-schon-el-conocimiento-esta-en-la-accion/.

B) Barreras contra la Sistematizacion

Actualmente es de suma importancia que desde el ejecutivo hasta el operario
de una organizacin conozcan los principios fundamentales de la sistematizacin
de la informacin, puesto que esto lo har competitivo en su actividad diaria, no
olvidemos que estamos en la era de la informacin y el conocimiento que al igual
que el desconocimiento nos convierte en analfabetos de este milenio.
Es por esto que aunque todas las tecnologas requieren alguna medicin del
aprendizaje organizacional para ser adoptadas, la Sistematizacin no escapa de
ello, ya que est sujeta a las barreras del conocimiento, la dificultad de adquirir el
conocimiento requerido, la resistencia al cambio y la comunicacin, establece
barreras para desplegar la difusin e implementacin de la misma. As como
tambin se considera una barrera los altos costos en los cuales tienen que incurrir
la organizacin entre estos costos de desarrollo, costos de implantacin, costos de
mantenimiento, y costos para difundirla a travs de la capacitacin a todos los
involucrados en ella
.C) Principios contables y conceptos de sistematizacin.
Los Principios de contabilidad generalmente aceptados son emitidos por
cuerpos colegiados de la profesin contable, y tiene carcter de obligatoriedad
para la emisin de los estados financieros, teniendo en cuenta lo siguiente:
La pertinencia: exige que la informacin contable tenga que referirse o estar
tilmente asociada a las decisiones que tiene como propsito facilitar a los
resultados que desea producir. En consecuencia es necesario concretar el tipo
especfico de informacin requerido en los procesos de toma de decisiones por
parte de los usuarios de los estados financieros. En funcin a los intereses
especficos de dichos usuarios y a la actividad econmica de la identidad.

Unidad de medida: el dinero es el comn denominador de la actividad

econmica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medicin
y el anlisis. Todas las transacciones son cuantificadas en trminos de dinero para
poder ser registradas en los libros y por ser bien comn de medida al cual pueden
ser convertidos los activos, pasivos y el patrimonio de una entidad.
Valor histrico: establece las cuentas que debe ser tomada a los efectos de
asignar un valor monetario a las transacciones que se contabilizan en los libros.
La sistematizacin: Es la interpretacin crtica de una o varias experiencias
que, a partir de su ordenamiento y reconstruccin, descubre o explicita la lgica
del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cmo se
han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo.
Fuente:
F. Catacora (1998). Contabilidad. P 70
O. Jara (1998). sistematizacin de experiencias. P 13
D) Fases del trabajo de Sistematizacin
La sistematizacin no consiste en una sucesin de procedimientos sino en
lineamientos orientadores del proceso de reflexin crtica sobre la experiencia.
Paso 1: Definicin del objetivo
Para qu sistematizar?, Qu producto queremos obtener?, Qu utilidad
tendr para nosotros y para las instituciones?, Para quin ms podra ser
til?.
Paso 2: el objeto de anlisis:
Qu experiencia se va a sistematizar?, Se sistematizara toda la experiencia,
o slo un aspecto o parte de la misma?, Se abarcara slo un perodo o una
etapa determinada?, Con cules criterios seleccionaremos la experiencia y
qu ponderacin se le dar a cada uno de stos?.

Paso 3: El eje de sistematizacin

Por qu se quiere sistematizar esta experiencia y no otra?, Cul ser el
enfoque central, el hilo conductor que atraviese el anlisis de toda la
experiencia?, Qu aspectos centrales de esa experiencia nos interesa
sistematizar?
En este paso se establecen fases para desarrollar el cuerpo de la
sistematizacion
Fase 1: Actores directos e indirectos del proceso de desarrollo, Fase 2: La
situacin inicial y sus elementos de contexto, Fase 3: El proceso de
intervencin y sus elementos de contexto, Fase 4: La situacin final y sus
elementos

de

contexto,

Fase

5:

Las

lecciones

aprendidas

de

la

sistematizacin.
Paso 4: la estrategia de comunicacin (a quin queremos comunicar?)
A los actores directamente involucrados?,
proyectos?,

A los financiadores de

A las contrapartes nacionales o privadas?, A otros entes

interesados?
Fuente:
Acosta, Luis. (2005). Gua prctica para la sistematizacin de proyectos y
programas de cooperacin tcnica. 2015, de oficina regional de la FAO para
amrica latina y el caribe. sitio web: http://www.fao.org/3/a-ah474s.pdf

E) Sistematizacin de archivos
Archivar es aquella parte del manejo de documentos que se relaciona con la
clasificacin, arreglo y conservacin de documentacin comercial para que pueda
ser localizada cuando se necesite. La sistematizacin del archivo nace con el fin
de facilitar la recuperacin de los archivos.

En trmino informtico un archivo es el conjunto de todas las presencias de un

registro diseado. Tpicamente, en los sistemas de informacin pueden
encontrarse varios tipos de archivos, entre ellos se incluyen:
1. Los

archivos

maestros:

Estos

contienen

registros

relativamente

permanentes.
2. Los archivos de transacciones: Contienen registros que describen los
sucesos de la empresa. Los datos que describen estos sucesos tienen,
normalmente una vida media til limitada.
3. Los archivos de datos no activos, contienen registros antiguos de los
archivos maestros y de transacciones.
4. Los archivos de trabajo o temporales, archivos especiales que contienen
rplicas, subconjuntos temporales alternativas de ordenacin de un archivo
maestro o de transacciones.
5. Los archivos de movimientos, son registros especiales de actualizaciones
de otros archivos. Se utilizan conjuntamente con los archivos de datos no
activos para recuperar datos perdidos.
Fuente:
Khan G. Yerian T. Stewart J. (1993) Sistemas de Archivo y Manejo de
Documentos. Mxico: Mc Graw-Hill Latinoamericana C.A. (Pp. 5;8).
Whitten J. Bentley L. Barlow V (2003) Anlisis y Diseo de Sistemas de
Informacin. Mxico: Mc Graw-Hill Interamericana, S.A. (Pp.612, 613).
F) Clasificacin de los documentos segn su importancia
Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre
cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las
instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades.
Las clasificaciones que se suelen hacer tienen que ver con los elementos
que se pueden diferenciar en el documento o en su utilizacin:

 Segn el soporte material hablaramos de documentos de papel (libros,

revistas, folletos, etc.), material qumico (pelculas), etc.
Segn el mensaje informativo: o por la forma de expresin del contenido
hablaramos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no
textuales (grficos como mapas), etc.
Segn la posibilidad o forma de transmisin o difusin, desde el punto de
vista social hablaramos de documentos pblicos, reservados e inditos.
En este tipo de clasificaciones tradicionales, no encontramos por ninguna
parte trminos como documento electrnico o digital. Ser necesario, pues,
ampliar, por ello debemos tener en cuenta:

Nuevos

materiales

(documento

electrnico/documento

impreso):

un

documento electrnico difiere de un documento impreso en el material que lo

conforma.
Nueva codificacin de la informacin (documento digital/documento
analgico): a menudo se identifica un documento electrnico con un
documento digital, sin embargo, si hablamos con propiedad, no son la misma
cosa.
Nuevos tipos de documentos (documento virtual/documento real): Los
documentos digitales pueden ser estticos y persistentes o pueden ser
generados dinmicamente y ser virtuales.
Fuente:
Araya J. (1988). Tcnicas de organizacin y mtodos. Costa Rica: UNED. p84
G) Los Mtodos Bsicos para Archivar
Los mtodos bsicos para archivar se clasifican de la siguiente manera:
Mtodo Alfabtico: En este mtodo se ordenan los documentos siguiendo
el orden continuo del alfabeto. Es aconsejable su aplicacin en archivos

pequeos ya que ofrece algunas ventajas como la simplicidad y el

adiestramiento mnimo que requiere el personal por la familiaridad con la
unidad y orden.
Este sistema, a pesar de su sencillez, plantea una serie de inconvenientes
en cuanto a la aplicacin de reglas de indizacin alfabtica, debido a la
disimilitud de criterios existentes que usualmente crean la necesidad de
consultar referencias para encontrar el documento requerido.
Mtodo Numrico: En este mtodo se ordenan los documentos bajo la
unidad de orden numeral, su aplicacin se recomienda en fondos
documentales muy grandes, en las empresas donde los papeles se agrupan
alrededor de casos definidos, como oficinas de abogados, mdicos, dentistas,
etc. y en las operaciones de negocios donde, como referencia se prefieren los
nmeros en vez de los nombres, por ejemplo en los departamentos de
contabilidad, las cuentas bancarias, los contratos, las plizas de seguro,etc.
Mtodo Geogrfico: Es considerado como una variacin del archivo
alfabtico. En este sistema, la clasificacin y codificacin de los documentos se
hace de acuerdo con la zona, el lugar geogrfico o las localidades donde
aparecen los documentos. En principio, es idntico al sistema alfabtico ya que
los nombres geogrficos, se ordenan alfabticamente y la clasificacin final se
hace tambin orden alfabtico, teniendo en cuenta el nombre del individuo, la
firma comercial, la institucin o el asunto.
Fuente:
Alvarado, M. (2007). Administracin de la Informacin (Libro en lnea).Editorial
Universidad Nacional a Distancia. Disponible en: https://books.google.cov
e/books?id=ey1cZqQ_b8cC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_ge_sum
mary_r&cad=0#v=onepage&q&f. (Pp.54-62). (Consulta: 2015, abril 8).

H) Procedimiento para Archivar

Los procedimientos para archivar se clasifican en 5 etapas, las cuales son:
Inspeccin: Es cerciorase de que un documento est listo para ser
archivado, es decir, de que tiene la fecha de recibo y las iniciales de archivo. El
material que no cumpla con este requisito debe ser devuelto al lugar de donde
se recogi, para que la persona que proceso el documento autorice su
colocacin en la carpeta de archivo.
Clasificacin: Es el proceso mediante el cual se decide cual ser el ttulo,
nombre, asunto o numero bajo el cual se archivara un documento. Esta
decisin depende de si el sistema de archivo adoptado por la empresa es
alfabtico, por asunto, geogrfico o numrico.
Codificacin: Es indicar el nombre, nmero o asunto decidido en la
clasificacin. Para codificar este nombre se subraya con lpiz de color; cuando
el nombre de la clasificacin no aparece en el documento, se debe escribir con
tinta o lpiz de color en el extremo superior derecho y despus se subraya
Distribucin: Cumplidos los pasos anteriores, los documentos se
coleccionan en grupos: los que refieren a un mismo asunto y a un mismo lugar,
o los que tienen subrayados nombres que empiezan con la misma letra. Esta
distribucin de los documentos es un paso previo a su colocacin en las
gavetas y permite agilizar el trabajo del archivista.
Guardar: Es Colocar los documentos en las carpetas correspondientes
dentro de las gavetas.
Fuente:
Alvarado, M. (2007). Administracin de la Informacin (Libro en lnea).Editorial
Universidad Nacional a Distancia. Disponible en: https://books.google.cov
e/books?id=ey1cZqQ_b8cC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_ge_sum
mary_r&cad=0#v=onepage&q&f. (Pp.63-64). (Consulta: 2015, abril 8).

I) METODOS PARA CARGAR Y TRANSFERIR ARCHIVOS

Metodos para Cargar Archivos
Un mtodo alternativo cada vez ms popular en el proceso de las entradas
importantes es el conocido como entrada en lnea.
La entrada en lnea es la captura de los datos en el lugar de la empresa
donde se originan y su introduccin directa en el ordenador, preferiblemente tan
pronto como sea posible. En la actualidad, la mayora de los sistemas, si no
todos, utilizan o estn empezando a utilizar todos de entrada de datos en lnea.
El soporte ms comn de entrada de datos en lnea no debera clasificarse
en realidad como un soporte; es el terminal de pantalla o el monitor de un
microprocesador.

El sistema on-line incluye una pantalla de monitor y un

teclado conectados directamente al sistema informtico. El usuario del sistema

introduce directamente los datos cuando se originen los datos.
Soporte Metodos y Formatos de Salida
Supongamos que le lector esta ya familiarizado con los diferentes
dispositivos de salida como son las impresoras, los plotters, los microfilmes y
los terminales de pantalla TRC. En la mayora de los cursos de introduccin a
los sistemas de informacin existen apartados estndar dedicados a ellos.

En

este capitulo concentraremos nuestra atencin mas en la salida real que en el

dispositivo.
Un buen analista de sistema considerara todas las acciones posibles para la
implementacin de la salida y el formato de la misma.
Fuente:
Manual Secretarial y Ejecutivo, Carmen Avendao de Guedez 1978