NOVA POLTICA DE

REEMBOLSO DE DESPESAS

Premissas Bsicas
- O RDG a exceo das formas de pagamento
Organizao, no fazendo parte do fluxo financeiro normal da
Sendo assim deve ser devidamente documentado
posteriormente, avaliado e validado para o reembolso.
questionvel ou negocivel.

dentro da
organizao.
e descrito,
Isto no

- As despesas de viagem somente sero aceitas se obedecerem aos limites

estabelecidos.
- As despesas com bebidas alcolicas no so reembolsadas e, portanto,
no devem constar na nota fiscal da refeio. Caso tais despesas constem
na nota fiscal, estas no sero aceitas.

- No ser paga qualquer multa de transito que seja recebida pelo

Colaborador no exerccio de suas atividades estando em seu carro particular
ou em carro alugado. A conduo do automvel de responsabilidade do
Colaborador.
- Todos os comprovantes devem ter em seu verso: o motivo do gasto e
uma rubrica do Colaborador.
- Quaisquer despesas listadas podem ser questionadas pelo Conselho de
Gastos e requisitado especificaes do gasto, seja por e-mail ou telefone. O
no cumprimento das regras estabelecidas autoriza o Conselho de Gastos a
realizar ajustes nos valores mencionados ou devolver o relatrio para que
seja refeito.
- Todas as despesas presentes dentro do RDG devero pertencer ao mesmo
ms de competncia, tendo o seu prazo mximo de apresentao o ltimo
dia do ms seguinte.
- Todo RDG estritamente individual, no sero aceitas despesas de
mais de um colaborador dentro de um mesmo RDG. Caso ocorra a
necessidade de dois colaboradores viajarem juntos, cada um dever
confeccionar o seu prprio pedido de reembolso.

- Esta poltica entra em vigor em 15/08/2015.

Utilizao de Veculos / Taxis / Quilometragem

- Nas viagens realizadas com veculo prprio, as despesas de locomoo
so reembolsadas com base no quilometro rodado de R$ 0,70, includa as
despesas com o combustvel.
- O valor de R$ 0,70 fica arbitrado para reembolso de todos os
colaboradores e prestadores de servio.
- O mesmo ser aplicado quando a viagem for realizada por meio de locao
de carro.
- Todo colaborador que usa veculo at o local de trabalho dever apresentar
o trajeto feito, no sero reembolsadas quilometragens extras, salvo prvia
solicitao por e-mail ou situao de extrema necessidade devidamente
detalhada no campo Notas Explicativas no RDG.
- Para trajetos cadastrados o valor mximo de reembolso por
Quilometragem fica limitado ao clculo j estabelecido na tabela
personalizada contida no Novo Formulrio de RDG.
- Trajetos no cadastrados devero conter autorizao prvia ou motivo
detalhado, em caso de inobservncia de alguma condio, o reembolso ser
vetado.

- Viagens com gastos de pedgio e estacionamento

devidamente comprovados) sero reembolsados.

(desde

que

- A liberao da realizao da viagem por meio de locao de carro ou carro

prprio do Colaborador fica restrita a autorizao do Gestor de rea do
mesmo ou da direo da empresa.
- As despesas com txi s sero aceitas mediante apresentao de recibo
fornecido pelo taxista, preenchido completamente, com Placa do veculo,
Prefixo e o nome completo do taxista.
- Sero pagas despesas com deslocamento obedecendo aos seguintes
trechos:
Trecho entre Residncia e Aeroporto ou Rodoviria e vice-versa no
primeiro e ltimo dia de viagem.
Trecho entre o Aeroporto ou rodoviria e o Hotel e vice-versa no primeiro e
o ltimo dia de viagem.
Trecho entre o Hotel e o Cliente / Fornecedor / Instituio Governamental e
vice-versa por dia de viagem.
Os comprovantes de locomoo devem sempre conter a origem e o
destino, alm das informaes do Prestador de Servios conforme
explicado acima.
Ex.: No comprovante de taxi vem descrito em seu trecho: Aeroporto Galeo
x Glria, em seu verso o colaborador dever escrever: Aeroporto x Casa
ou Aeroporto x Hotel.

Comprovantes de Despesas
A prestao de contas deve estar suportada por:
Todos os comprovantes de despesas efetuados mesmo que em valor
diferente do reembolsvel;
Boarding Pass (se aplicvel).
- Todas as despesas devem ser suportadas por comprovantes que possuam
valor fiscal; no so aceitos aqueles sem Razo Social, CNPJ, etc. Excees
valem apenas para despesas com taxis que podem ser suportadas por
recibos, desde que devidamente preenchidos e salvo raras excees que
passaro pelo crivo do Conselho de Gastos.
- de responsabilidade dos participantes o lanamento com classificao
e data corretas. No se deve aglutinar as despesas de naturezas diferentes
numa
mesma
classificao,
Ex.:
Gasolina/Pedgio
ou
Estacionamento/Pedgio dever ser lanado Gasolina, Pedgio,

Estacionamento. Cada natureza de despesa ser lanada em

separado para fins de contabilizao.
- A especificao do gasto deve estar resumida no campo
Observaes dentro do modelo de preenchimento de RDG, no verso do
comprovante e caso necessite, dentro do campo Notas Explicativas.
- Os comprovantes devem ser individuais, no so aceitos comprovantes
que relacionem outros participantes como beneficirios.
- As despesas de Hotel devem ser abertas por item de descrio, tais como
diria, internet, refeio, taxa de quarto, ISS e lanadas de acordo com a
data da despesa, no sendo aceita a entrega da despesa de forma integral
no relatrio, independente de uma nota fiscal comprovar todas estas
despesas.
- O Conselho de Gastos pode criar limites para o uso de servios, peas e/ou
valor para cada tipo de despesa, sendo divulgada em seguida qualquer
criao ou alterao na listagem de tipos de despesas que tero seus
gastos cerceados.

Despesas No Reembolsveis
Seguem abaixo as principais despesas que no tem seus reembolsos
efetuados, ressaltando que a lista no exaustiva.
Shampoo, condicionador, remdios, higiene pessoal em geral;

Bebidas
alcolicas
confraternizaes;

em

nenhuma

hiptese,

inclusive

para

Almoo e/ou jantar com outros participantes que estejam na mesma

viagem;
Lacre para mala;
Excesso de bagagem (exceto quando o participante estiver levando algum
material pertinente ao motivo da viagem, este ser analisado pelo Conselho
de Gastos);
Despesas realizadas em supermercado sero analisadas pelo Conselho de
Gastos dentro dos limites estabelecidos nesta poltica;
Compra de combustvel Aditivado ou Comum, o reembolso do tipo de
combustvel fica restrito a R$ 0,70 por KM percorrido e somente para
trechos j estabelecidos, conforme j informado acima.

Prazo de Prestao de Contas

- Todas as despesas presentes dentro do RDG devero pertencer ao mesmo
ms de competncia, tendo o seu prazo mximo de apresentao o ltimo
dia do ms seguinte.
Ex.: Um RDG de competncia Junho/2015 deve ter todos os seus
comprovantes com datas de 01/06/2015 a 30/06/2015 e pode ser
apresentada at o dia 31/07/2015. Em hiptese alguma sero reembolsados
comprovantes que no sejam do ms de competncia da RDG.
- O no cumprimento do prazo gera bloqueio para o pagamento do RDG
enviado.
- Caso o Colaborador tenha recebido adiantamento de viagens e no
prestou contas no prazo de um ms aps o retorno da viagem, pode ter o
respectivo valor descontado de seu pagamento.

Prazo para conferncia e Liberao das Prestaes

de Contas
A prestao de contas ser concluda em dez dias teis, aps o recebimento
fsico do RDG devidamente preenchida e assinada. Este prazo divide-se em:
Dois dias teis para que Processo de Viagens realize a conferncia e
liberao dos relatrios de despesas.
Oito dias teis para processamento do Contas a Pagar.
- de responsabilidade do colaborador a entrega formal dos relatrios com
todas as assinaturas e autorizaes necessrias.
- A entrega do relatrio em desacordo com esta poltica autoriza o Conselho
de Gastos a fazer a devoluo do mesmo para correo, sendo que o prazo
para pagamento do relatrio inicia somente aps a entrega formal do
relatrio com todas as condies estabelecidas nesta poltica atendida, ou
seja, aps a entrega do relatrio com todas as correes solicitadas pelo
Conselho de Gastos. Qualquer entendimento ou consulta pode ser requerido
ao Conselho de Gastos por e-mail ou telefone, de interesse da empresa
que a poltica seja bem assimilada e compreendida por todos os
Colaboradores.

Rio de janeiro, 31 de julho de 2015.

Diretoria