PLAN DE GESTIN DE PROYECTOS

PROYECTO

1 Introduccin

Uno de los elementos clave a la hora de asegurar el xito en el proyecto, medido en

trminos de

cumplimiento de plazos, costes, alcance funcional y calidad final de la solucin, es la Gestin de

Riesgos. Implantar una Gestin de Riesgos adecuada ser

un elemento decisivo a la hora de

asegurar el Proyecto, mediante la identificacin y el

anlisis por adelantado de los riesgos

potenciales que puedan afectar al Proyecto, y la

elaboracin

contingencia adecuadas para evitar su aparicin o para

de

minimizar

las
el

acciones
impacto

en

de
el

Proyecto, en caso de que finalmente el riesgo se verifique.

2 Propsito
Este documento presenta el anlisis de los riesgos identificados durante la fase de Inicio del
proyecto DISEO Y CONSTRUCCION DE EDIFICIO DE FUERZA E IMPLEMENTACION DE
BARRAS MT 22.9 kV. TIPO INTERIOR EN SET PUEBLO NUEVO PARA LIBERAR
SOBRECARGA, Y ATENCION DE NUEVOS CLIENTES IMPORTANTES EN LA ZONA. Para cada
riesgo observado se valorarn sus efectos y contexto de aparicin para el caso en que se convierta
en un hecho. Adems, se definirn estrategias para reducir la probabilidad del riesgo o para
controlar sus posibles efectos.

3 Alcance
El mbito del anlisis de riesgos cubre toda la extensin del proyecto observado desde su fase
inicial. Ser necesario durante el desarrollo del proyecto revisar y actualizar los contenidos del
anlisis de riesgos en caso de que se detecten nuevos riegos no visibles en este momento.
Este documento ser aplicable a todas las fases del Proyecto.

Las etapas principales dentro de la metodologa que sern desarrolladas dentro

de este plan y sobre el cual la Gestin de Riesgos ser realizada entre el
CLIENTE y el PROVEEDOR son:
1. Identificar los riesgos al inicio y durante la vida del Proyecto
2. Realizar anlisis cuantitativo y cualitativo de los riesgos
3. Crear Planes de Respuesta a los riesgos identificados para mitigar el impacto
de los mismos
4. Controlar y Monitorear los riesgos
La aplicacin del Plan de Gestin de Riesgos debe ser un proceso iterativo, el
cual es revisado y ajustado fase a fase de acuerdo con la evolucin del
proyecto y los Planes de Respuesta implementados.
Este procedimiento de Gestin de Riesgos incluye nicamente los riesgos
identificados de comn acuerdo entre CLIENTE y PROVEEDOR como de impacto
en los objetivos del Proyecto DISEO Y CONSTRUCCION DE EDIFICIO DE

FUERZA E IMPLEMENTACION DE BARRAS MT 22.9 kV. TIPO INTERIOR EN SET

PUEBLO NUEVO PARA LIBERAR SOBRECARGA, Y ATENCION DE NUEVOS
CLIENTES IMPORTANTES EN LA ZONA.
PROVEEDOR podr utilizar este procedimiento para el anlisis de riesgos
interno en los diferentes frentes en los cuales no tenga participacin CLIENTE,
y para los riesgos que estn fuera del alcance de CLIENTE, ste no tendr
ninguna responsabilidad de su gestin.

4 Referencias y lineamientos
-

PMBOK Fifth Edition (PMI)

Metodologa XXXX de la compaa
Sistema de gestin de calidad XXX

5 Descripcin de las polticas para la gestin de los

riesgos
1. Todos los integrantes del equipo de proyecto son responsables de participar
en la gestin de riesgos.
2. nicamente los roles designados en este documento podrn enviar formatos
de riesgos identificados. Su responsabilidad consiste en recolectar los riesgos
desde los frentes 1 a 10 del proyecto y presentarlos al comit de riesgos
3. Todos los formatos del presente documento son de uso obligatorio, y todos
los campos deben ser diligenciados, a menos que se requiera alguna aclaracin
o complemento, el cual debe quedar claro como un tema por resolver en el
proceso.
4. Existir un Administrador de Riesgos durante la totalidad de la ejecucin del
proyecto, y su funcin es mantener el proceso bajo control segn los
requerimientos de este plan
5. Se deber establecer un Comit de Riesgos con una periodicidad no mayor a
15 das, del cual debe quedar un acta en la que conste cuales riesgos se
incluirn en el informe de estado del proyecto, as como cuales harn parte del
proceso de monitoreo y control.
6. Los responsables del seguimiento a los planes de respuesta debern
asegurar que han evaluado el estado del riesgo como resultado de las acciones
tomadas

7. Los planes de respuesta que requieran aprobaciones superiores por

cualquiera de los actores debern ser gestionados por cada una de las partes
con

la

diligencia

requerida.

Los

planes

de

respuesta

que

requieran

aprobaciones en Comit de Gobernancia o Comit Directivo debern ser

llevados por el Comit de Riesgos para su resolucin.

6 Descripcin del procedimiento para la gestin de los

riesgos
El procedimiento para la gestin de riesgos es usado para documentar y
administrar los riesgos que pueden ocurrir durante el Proyecto. La Gestin de
Riesgos puede ser dividida en 5 actividades principales:
1. Planeacin de la Gestin de Riesgos: Consiste en determinar un enfoque
para la administracin de riesgos del Proyecto, la cual est presente en este
documento
2. Identificacin de riesgos: Consiste en identificar los riesgos a todos los
niveles del Proyecto.
3. Evaluacin de riesgos: Consiste en realizar el diagnstico de la probabilidad
que un riesgo identificado ocurra y su posible impacto en el Proyecto.
4. Desarrollo de Planes de Respuesta: Consiste en el desarrollo de estrategias y
acciones para administrar o mitigar el riesgo.
5. Control y monitoreo de riesgos: Consiste en realizar el seguimiento de los
riesgos

actuales,

la identificacin

de

nuevos

riesgos,

as

como

la

actualizacin del estado de los riesgos monitoreados, con el fin de evaluar la

efectividad de los planes de respuesta.
A continuacin se presenta el lineamiento del proceso de gestin de riesgos,
indicando las responsabilidades de cada uno de los involucrados en el modelo.

7 RBS del proyecto

Para el proyecto se ha definido la siguiente RBS, acorde con las opiniones de
los expertos y la necesidad de controlar a dicho nivel los riesgos.

DISEO Y CONSTRUCCION DE EDIFICIO

DE FUERZA E IMPLEMENTACION DE
BARRAS MT 22.9 kV. TIPO INTERIOR EN
SET PUEBLO NUEVO PARA LIBERAR
SOBRECARGA, Y ATENCION DE NUEVOS
CLIENTES IMPORTANTES EN LA ZONA
1. Tcnicos

2. Externos

3. Organizacionales

4. Gerencia del
proyecto

1.1
Requerimientos

2.1
Subcontratistas y
proveedores

3.1 Dependencias
del proyecto

4.1 Estimaciones

1.2 Tecnologa

2.2 Regulaciones

3.2 Recursos

4.2 Planeacin

1.3 Complejidad e
interfases

2.3 Mercado

3.3 Fondos

4.3 Control

1.4 Desempeo y
confiabilidad

2.4 Cliente

3.4 Priorizacin

4.4 Comunicacin

1.5 Calidad

2.5 Clima

CATEGORIZACIN DE LOS RIESGOS

DEL ENTORNO

SEGURIDAD

Categora

Sub
categor
a

Descripcin

Impacto

Prioridad
por su
importanci
a
M

calidad para la Unidad Ejecutora

debido

ser

una

zona

alta

SEGURIDAD

producir
grupos

SUBCONTRATISTAS
Y PROVEEDORES

delincuencia,
puede
La
intervencin
de

de

delincuenciales que quieran atentar

construccin a causa del retraso en

contra

la

integridad

de

los

trabajadores.
Escases
la

de

entrega

materiales
debido

de

que

el

proveedor cuenta con tan solo un

equipo para trasladar el material.

Es posible que la modificacin de los

planos de detalle del canalizado se

CLIENTE

RIESGOS DEL PROYECTO

RECURSOS
(RR.HH)

La dificultad de reclutar personal de

Probabilidad
de que
sucedan

retrasen (el encargado a entregarlo

es

el

cliente

debido

sus

necesidades). Electrodunas

CLIMA

Las ltimas temporadas de lluvia en

la

zona

han

sido

desmedidas

pueden retrasar la ejecucin del

proyecto ms de lo planificado ya

8 Identificacin de riesgos
Los diferentes miembros del Proyecto participarn en la identificacin de los
riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos propuestos tanto al inicio
como durante la vigencia del Proyecto.

La documentacin de los riesgos identificados se realizar formalmente por

medio del Formato:
Formato de Registro y Control de Riesgos en el Anexo 1 de este documento,
el cual incluye la informacin sobre el estado actual del riesgo; la probabilidad
e impacto asociados al riesgo; las opciones de mitigacin; y los planes de
respuesta requeridos por el mismo.
Para esta el proceso de identificacin, se deber diligenciar la parte 1 del
formato, en la cual se documenta el riesgo en su totalidad, y se identifican
causas e impactos potenciales. Cada riesgo identificado deber revisarse,
analizarse y validarse por el actor que identifica el riesgo, y una vez realizado
este anlisis y diligenciado el formato en medio electrnico se debe guardar
con

la

siguiente

nomenclatura:

Riesgo

PROYECTO

XXX

Actor

xxxx

yyyy/mm/dd, y enviarse a la direccin de e-mail del Administrador de Riesgos,

con copia a cada Gerente de Proyecto.

8.1 Tcnicas para el levantamiento de riesgos

Para identificar los riesgos, los interesados utilizarn la RBS incluida en este
procedimiento, generarn espacios para discusin con los lderes, se revisarn
los cronogramas del Proyecto, se podrn programar sesiones de presentacin y
discusin de ideas, Anlisis DOFA, lluvia de ideas, entre otros. Este proceso
debe llevarse a cabo con los expertos, y

8.2 Datos mnimos que debe contener la lista de riesgos

identificada:
Nmero nico para cada riesgo, para su posterior seguimiento (este nmero
ser asignado automticamente por el Administrador de Riesgos en el
momento del recibo del riesgo identificado).
Organizacin que identifica el riesgo
Comit en el que se identifica el riesgo
Estado del riesgo
Fecha del reporte
Categora del riesgo
Gerente de proyecto responsable del riesgo (CLIENTE, PROVEEDOR, Otra
organizacin)
Identificado por

 Responsable del riesgo

Ttulo del Riesgo
Fecha de identificacin del riesgo
Hitos del proyecto que afecta o entregables
Fechas impactadas

9 Evaluacin de los riesgos

Posterior a la identificacin se debe llevar a cabo su evaluacin. La evaluacin
de riesgos contempla principalmente la estimacin o determinacin de la
probabilidad e impacto asociados al o los riesgos identificados. La evaluacin
de los riesgos identificados, incluyendo la definicin de la probabilidad y el
impacto se har en primera instancia por la Organizacin que identifica
(PROVEEDOR, CLIENTE, otra Organizacin) y posteriormente se validar en el
Comit de Riesgos, buscando retroalimentacin de los impactos por todas las
partes involucradas. Una vez evaluados por el Comit de Riesgos, se obtendr
la categorizacin final y la definicin de las prioridades, as como la
cuantificacin de la Probabilidad y el impacto.

9.1 Tcnicas para la evaluacin de los riesgos Anlisis

cualitativo
Para realizar el anlisis cualitativo de los riesgos se establece una modelo de
impacto y probabilidad con las siguientes escalas:

A partir de la evaluacin, haciendo uso del juicio de expertos y de acuerdo con

la

prioridad

identificada

urgencia

de

atencin

de

los

riesgos,

se

complementar el formato con la informacin resultante de este anlisis.

9.2 Datos resultantes del anlisis cualitativo

El formato incluir los datos relativos a probabilidad e impacto calificados en la
escala cualitativa.
Esta escala ser utilizada para cada objetivo de proyecto evaluado con
potencial de ser impactado por el riesgo identificado.

9.3 Tcnicas para la evaluacin de los riesgos Anlisis

cuantitativo
Para realizar el anlisis cuantitativo de los riesgos se establece como estndar
el clculo de Valor Monetario Esperado, tanto para costos como para tiempo.
El valor obtenido del anlisis de cada riesgo respecto a la probabilidad de
ocurrencia y el impacto en tiempo o costo, ser el riesgo total del proyecto y
determinar el monto de reserva de contingencia en cada objetivo del
proyecto.
Conforme se haga uso de la contingencia, en se debe llevar el registro
controlando el nivel de exposicin al riesgo y el remanente de contingencia, y
ste deber ser reportado en el informe peridico de estado y progreso del
proyecto.

10 Elaboracin de los planes de respuesta a los riesgos

Una vez evaluados los riesgos que pueden generar un mayor impacto y que
tienen una mayor probabilidad de ocurrencia, se procedern a analizar los
planes de respuesta posibles para enfrentar el riesgo identificado. Este plan de
respuesta ser validado y acordado posteriormente en el Comit de Riesgos.

10.1 Tipos de planes de respuesta

En general se consideran cuatro planes bsicos de respuesta al riesgo:
Plan para evitar el riesgo: Implica cambiar el alcance o modificar el plan del
Proyecto con el fin de eliminar los factores de riesgo identificados. Cambios
al alcance, adicin o cambio de recursos, utilizacin de metodologas
probadas, o contratacin de proveedores experimentados son ejemplos de
esta tipo de respuesta al riesgo.
Plan para transferir el riesgo: Consiste en transferir la administracin y
responsabilidad del riesgo identificado a un tercero. La subcontratacin
(outsource) y la adquisicin de plizas de seguros y cumplimiento son
ejemplos de esta opcin.
Plan para mitigar el riesgo: En esta alternativa se decide mitigar el riesgo,
definiendo y ejecutando acciones que permitan reducir la probabilidad y/o el
impacto de los riesgos identificados. Dentro de las opciones disponibles se
utilizan frecuentemente la implementacin de controles y la definicin de
alternativas o contingencias.
Plan para aceptar el riesgo: En esta opcin se asume el impacto generado si
el riesgo llegara a materializarse o despus del anlisis de alternativas no se
logra identificar una respuesta diferente para el riesgo.

10.2 Datos e informacin a diligenciar en el formato de

registro de riesgos respecto a los planes de respuesta
El formato de Registro y Control de Riesgos ser complementado con la
siguiente informacin resultado de esta etapa:
Plan de Respuesta al riesgo seleccionada
Plan con las acciones, responsables y fechas establecidas para inicio y final
de cada accin
Costo del plan de respuesta
Plan de Contingencia, con las acciones, responsables y determinacin de los
trigger o disparadores del inicio de cada una de las acciones
Costo de la contingencia
Los Planes de Respuesta definidos sern llevados a cabo por los responsables
del mismo. Cada
Plan de Respuesta definido debe ser incorporado en los cronogramas de
trabajo del proyecto, y ser el insumo al seguimiento y control de riesgos.
Plan para mitigar el riesgo: En esta alternativa se decide mitigar el riesgo,
definiendo y ejecutando acciones que permitan reducir la probabilidad y/o el
impacto de los riesgos identificados. Dentro de las opciones disponibles se
utilizan frecuentemente la implementacin de controles y la definicin de
alternativas o contingencias.
Plan para aceptar el riesgo: En esta opcin se asume el impacto generado si
el riesgo llegara a materializarse o despus del anlisis de alternativas no se
logra identificar una respuesta diferente para el riesgo.

10.2 Datos e informacin a diligenciar en el formato de

registro de riesgos respecto a los planes de respuesta
El formato de Registro y Control de Riesgos ser complementado con la
siguiente informacin resultado de esta etapa:
Plan de Respuesta al riesgo seleccionada
Plan con las acciones, responsables y fechas establecidas para inicio y final
de cada accin
Costo del plan de respuesta
Plan de Contingencia, con las acciones, responsables y determinacin de los
trigger o disparadores del inicio de cada una de las acciones

 Costo de la contingencia
Los Planes de Respuesta definidos sern llevados a cabo por los responsables
del mismo. Cada Plan de Respuesta definido debe ser incorporado en los
cronogramas de trabajo del proyecto, y ser el insumo al seguimiento y control
de riesgos.
Hitos del proyecto (entregables) y fechas impactados
Fase o Etapa en la cual el riesgo es activo
Probabilidad del Riesgo
Impacto cualitativo
Impacto financiero
Bases de estimacin del impacto financiero
Plan de mitigacin
Costo de la mitigacin
Para cada accin de mitigacin o contingencia detallar: Accin, Responsable,
Fecha de inicio, Fecha de finalizacin
Impacto cualitativo x Probabilidad
Impacto en costos x Probabilidad
Impacto en semanas
Costo de la contingencia
Estado actual del riesgo a la fecha del reporte
Conclusiones sobre el estado y verificacin del cumplimiento de los planes
de accin
Costo real (Riesgo Closed)
Para el seguimiento y revaluacin de cada riesgo, el responsable del riesgo
puede apoyarse en el Gerente de Proyecto.
El reporte de seguimiento y avance de cada riesgo debe remitirse al respectivo
gerente de proyecto, para que este a su vez lo remita al Administrador de
Riesgos para el seguimiento y control consolidado de los riesgos.

12 Bitcora de riesgos
Todos los Gerentes de Proyecto, apoyados por el Administrador de Riesgos,
tendrn la responsabilidad de la administracin de riesgos, la cual requiere el
seguimiento peridico de los riesgos identificados, evaluados y de los planes

de respuesta definidos, al igual que la incorporacin de los reportes enviados

por los responsables de riesgos a travs de sus gerentes de proyecto.
Para dicho seguimiento se utilizar la versin vigente del formato Bitcora de
Riesgos Proyecto
XXX, la cual contiene el resumen de los riesgos identificados, la valoracin y el
estado de los mismos en cada una de las fechas de seguimiento.
Dentro del proceso de seguimiento y control se debe actualizar peridicamente
la probabilidad y el impacto de acuerdo con el estado de implementacin de
los Planes de Respuesta. Este formato ser el principal insumo para el Comit
de Gobernancia, en el cual se presentarn los indicadores de gestin de los
riesgos.

13 Comit de Riesgos
El comit de riesgos estar conformado por:
El gerente de proyecto
El administrador de riesgos
Cada responsable de riesgo asignado
El lder tcnico
El lder social
El lder de sostenibilidad
La principal herramienta del comit ser la bitcora de riesgos.
La frecuencia de reunin para la Fase I y II ser semana, y conforme avance el
proyecto a la Fase III y siguientes podr determinarse su realizacin quincenal.
Este comit determinar la informacin con la cual se generar el reporte de
desempeo de los riesgos.

14 Reporte de desempeo de la gestin de riesgos

El gerente de proyecto y el equipo informarn el desempeo de la gestin
como mnimo con las siguientes mtricas, como grficas de estado y con
complemento de histogramas:
Nmero de riesgos abiertos, cerrados, materializados, con anlisis de
tendencias
Monto de la contingencia remanente VS Nivel de exposicin al riesgo, con
anlisis de tendencia
Nivel de exposicin al riesgo por periodo de reporte

 Edades de los riesgos

Riesgos por criticidad
Anlisis causal de los riesgos
De acuerdo con los resultados de la gestin, el gerente del proyecto, con el
involucramiento de los stakeholders de acuerdo con el rol y el anlisis de los
mismos, determinar y acordar otras mtricas o reportes, con el fin de lograr
los objetivos del proyecto.