Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
ASIGNATUARA
ADMINISTRACION DE LA CALIDAD
SEPTIMO PERIODO ACADEMICO
INTRODUCCION GENERAL
OBJETIVO GENERAL
El Objetivo General de este material educativo es orientar el estudio de la
Administracin de la Calidad hacia los factores y teoras de mayor utilizacin y
desarrollo en el mundo actual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Bueno con estos elementos se puede comprobar, que aunque sencillo, el concepto
moderno de Calidad es la satisfaccin del cliente.
6. CONCIENCIA DE CALIDAD
De igual manera que la inmensa mayora de los humanos, por lo general buscamos la
satisfaccin de nuestras necesidades en los bienes y servicios que usamos. Por esta
razn creemos que efectivamente la quinta revolucin pacfica ha sido la Calidad, pues
ha generado una conciencia generalizada en los pueblos, alrededor de ella. Cada
producto nuevo en el mercado, despierta un inters hacia su calidad, tambin un nuevo
servicio hace que los posibles usuarios lo miren con los ojos de la calidad.
Si la calidad depende de la satisfaccin del cliente, pues es lgico que existan distintas
calidades, pues las satisfacciones humanas difcilmente pueden estandarizarse, por
esta razn es que cada da, a la comercializacin de productos y servicios, se le
concede mayor importancia en las empresas modernas, la cual se traduce en
sofisticados estudios de mercados, campaas publicitarias y formas de presentacin,
con el objeto de establecer un parmetro de calidad que satisfaga a la poblacin objeto
de la comercializacin.
Es altamente riesgoso hoy en da, emprender empresas sin estudiar cuidadosamente el
mercado y la calidad de los productos o servicios que se deseen comercializar, pues
por lo general estos factores son primordiales para aglutinar los esfuerzos de la gestin
empresarial. Si este precepto se acepta, entonces hay que entender que la conciencia
de Calidad debe estar inmersa en todos y cada uno de los integrantes de la empresa,
pues de lo contrario puede suceder que la falta de inters conduzca a errores en
detrimento de la Calidad.
Aunque los estmulos para garantizar la Calidad son un factor importante,
personalmente creemos que lo ms significativo de la conciencia de la Calidad, radica
en el convencimiento, de que por intermedio de ella, se da sentido al trabajo colectivo,
es decir se crea un sentido de pertenencia hacia el quehacer de la Empresa. Dicho de
otra manera, unas reglas del juego claras, hacen que las empresas logren con mayor
efectividad sus propsitos, y por lo tanto su ambiente laboral tiende a ser estable.
Pero tal vez, lo ms importante de la conciencia moderna sobre la Calidad es el hecho
de que ha derrumbado algunos mitos que hicieron mucho dao al mundo empresarial y
a la sociedad en general; entre otros se distinguen:
1. Creer que la Calidad era un lujo y no una necesidad.
2. Pensar que el fundamento bsico de la economa era la inversin y no el
aprovechamiento adecuado de la tecnologa.
3. Creer que la imposicin de barreras al comercio mundial beneficiaba a los
nacionales.
4. La tendencia a valorar el trabajo individual y descuidar el trabajo en grupo.
Para ello recurriremos nuevamente a las teoras de distintos tratadistas, no para hacer
una mezcla de ellas, sino privilegiando lo ms importante de cada uno de ellos, en la
mira de obtener una visin importante de los elementos que le permitirn, como futuro
Administrador de Empresas, demostrar su capacidad analtica y tcnica.
7.1 La economa de la Calidad como una filosofa de gestin
Segn el Profesor Deming la Calidad debe convertirse en la nueva religin. Por su
experiencia en el Japn sostiene que all se ha iniciado una nueva forma econmica de
confiabilidad y de operacin sin contratiempos. El gran logro se origin al formular
nuevos estndares. En el Japn se dieron cuenta que no podan darse el lujo de vivir
con errores, defectos, mala calidad, malos materiales, manejando daos, trabajadores
temerosos e ignorantes, entrenamiento deficiente o ninguno en absoluto, cambios
continuos de un empleo a otro por parte de los ejecutivos y un servicio desatento y
hosco.
La tesis del Profesor Deming es El costo de vida depende inversamente de los bienes
y servicios que determinada suma de dinero pueda comprar. Un servicio confiable
reduce los costos. Las demoras y los errores aumentan los costos.
Los problemas que surgen de los errores empresariales por lo general terminan
pagndolos los consumidores y esto hace que se reduzca su estndar de vida. Como
puede verse el profesor Deming tiene un gran sentido social y entiende que la calidad
debe favorecer a todos, como por ejemplo al favorecer el estndar de vida de la
sociedad en general.
Calidad consistente
Distribucin confiable
Alto desempeo de productos
Entregas rpidas
Oferta de precios bajos
Introduccin de nuevos productos o cambios de diseo rpidos
Oferta de una amplia lnea de productos
Anuncios y promocin efectiva
Amplia distribucin
Cambios rpidos de volumen
Servicio despus de ventas
creen estar haciendo las cosas bien, no vean con buenos ojos el que se adelante un
estudio sobre el costo de la baja Calidad, lo cual incluye como ya se ha dicho, tanto el
costo de las fallas internas como el de las fallas externas.
Los principales costos atribuibles a las fallas internas son:
Los Costos atribuibles a fallas externas, es decir las que se presentan despus de
haber enviado los productos o haber prestado el servicio, son:
Costos de Garanta. Son aquellos que se dan al ocurrir fallas antes de terminar el
periodo de garanta
Conciliacin de quejas. Son los costos en que se incurre por la investigacin y
conciliacin de quejas atribuibles a la Calidad.
Concesiones. Son los costos en que se incurre, cuando los clientes aceptan a un
menor precio los productos o servicios por efectos de fallas en la Calidad.
Tambin se hace necesario establecer los costos de la evaluacin en s, pues debe
determinarse el grado de logro o de conformidad con los requerimientos de Calidad.
Estos son:
Inspeccin y prueba de entrada. Se refiere a la vigilancia e inspeccin que debe
hacerse a las compras de insumos, materias primas y dems artculos requeridos
para la elaboracin de bienes o prestacin de servicios.
Inspeccin y prueba del proceso. Se refiere a los costos en que se incurre en el
diseo del control de la calidad.
Inspeccin y prueba final. Son los Costos en que se incurre para determinar los
requerimientos de la Calidad del producto o servicio, en el momento de la
evaluacin.
Mantenimiento de los equipos de prueba. Por lo general los equipos de Calidad
requieren de permanente vigilancia en lo que se refiere a exactitud y calibracin,
pues de estos depende el Control.
Tambin es importante estimar en dicha evaluacin, los costos preventivos, que los
constituyen todos aquellos en que se incurre, para mantener los costos de las fallas al
mnimo. Estos son:
Planeacin de la Calidad. Se refiere a los costos en que se incurre para garantizar
que el sistema de calidad opere y sea correctamente difundido.
Revisin de Nuevos Productos. Se refiere a los costos de investigacin para el
mejoramiento de los productos o servicios, o para la creacin de nuevos productos
o servicios en funcin de nuevos estndares de Calidad.
Control de procesos. Son los costos de inspeccin y prueba operativos del
sistema de Calidad.
Entrenamiento. Como se habrn podido dar cuenta, en la filosofa de la Calidad, el
entrenamiento es un elemento decisivo par el xito, pues se requiere de una amplia
difusin y entendimiento de todos los procesos, estndares, y compromisos con la
Calidad, para que el equipo empresarial en conjunto pueda asumir el compromiso
de lograr la Calidad.
Como pueden ver, estamos vinculando el inicio de un programa de Calidad, con las
particularidades especficas de la teora, pero estamos seguros, que cualquier
asesora empresarial seria, iniciara con una evaluacin del estado actual, que no es
otra cosa que construir la base de datos, que permita realizar la planeacin de las
actividades y fijar las condiciones de organizacin, direccin y control, que son los
principios bsicos de la Administracin Tcnica tradicional.
Recordemos que esta nueva era de la calidad tiene origen en la Gerencia japonesa,
sin embargo esta se ha basado en principios administrativos conocidos desde varias
dcadas anteriores. Algunas veces se ha querido insinuar que es un problema cultural,
y efectivamente lo es, pero no un problema de la cultura de un pas, sino de la cultura
de la empresa, que es un problema diferente. En Colombia somos muy dados a
echarle la culpa de nuestro atraso empresarial, a las formas culturales de nuestros
Gerentes y Administradores, pero realmente considero que se trata de una disculpa
trivial, pues en nuestras universidades se difunden las mismas teoras que en otras
latitudes, y se analizan los fenmenos del desarrollo y xito empresarial del mundo
entero, luego los estudiantes nacionales no estn en inferioridad de condiciones frente
a otros pases. Si una empresa colombiana implanta una real disciplina de trabajo en
equipo, desarrolla estudios tcnicos serios, y el equipo gerencial asume el liderazgo
que le corresponde, los hechos analizados en textos extranjeros, tambin podrn ser
obtenidos de empresas colombianas, como de hecho ya se pueden presentar.
El ciclo administrativo clsico expuesto por Fayol en 1920 consta como ustedes ya lo
saben de cinco funciones bsicas: planeacin, organizacin, direccin, coordinacin y
control. En cuanto a la planeacin de Calidad se refiere se cubren los siguientes
elementos:
Polticas de Calidad
Metas de Calidad
Organizacin de metas
Planes para cumplir las metas
Estructura organizacional
Recursos
Medicin de la retroalimentacin
Revisin del avance
Incentivos basados en el desempeo segn metas
Capacitacin
Con estos elementos los japoneses usan el enfoque llamado planeacin Hoshin, que
se construye alrededor del ciclo administrativo de planear, ejecutar y auditar. Todo ello
conduce, a que para los japoneses el nfasis en la planeacin, de deriva de la
necesidad de que todo el personal de la empresa conozca las metas, participe con su
iniciativa personal, haga parte de la autoauditora, sepa cual es la documentacin
pertinente y siempre haga parte del sistema de comunicacin.
En cuanto a la organizacin para la Calidad el enfoque ms usado segn Juran y
Gryna toma dos formas principales:
1. La coordinacin para el control se logra mediante la lnea normal y los
departamentos de personal de apoyo, en esencia, a travs del uso de
procedimientos formales y del ciclo de retroalimentacin. Los ciclos de
retroalimentacin toman la forma de auditoras de ejecucin comparadas con los
planes, muestreo para evaluar la Calidad de proceso y producto, grfica de control,
reportes de Calidad, etc.
2. La coordinacin para crear cambios se logra principalmente a travs del uso de
equipos de proyectos de calidad y otras formas organizacionales para crear los
cambios.
Siempre la organizacin moderna de la Calidad se basa en equipos, y su mayor
expresin, est en los denominados crculos de Calidad. Tambin es importante
sealar que, la teora que ms influye en la organizacin de la empresa, es la de
equipos autoadministrados, los cuales se definen como, grupos de personas que
trabajan juntas continuamente y que planean, ejecutan y controlan su trabajo para
lograr un resultado final definido. Sin lugar a dudas, la definicin contrasta con el
sistema tradicional de Taylor que propuso una divisin de una tarea global en
subtareas ms pequeas, especializadas, que un supervisor asigna a los individuos. El
supervisor despus coordina y controla la ejecucin; y as maneja la supervisin
general de los trabajadores.
Con respecto a la Direccin y coordinacin para la Calidad lo ms significativo es
desarrollar la cultura de la Calidad que se fundamenta bsicamente en una
apropiacin de la tecnologa para crear productos y procesos que cumplan con las
necesidades de los clientes, la utilizacin de las teoras de la motivacin, la evidencia
del liderazgo de la alta Administracin, la formulacin atractiva de la oportunidad de
superacin, la delegacin responsable, la participacin y proporcionar reconocimiento
y compensaciones.
Estos elementos deben integrarse con la metodologa y la estructura para la Calidad.
Para cambiar la cultura se requieren aos; para cambiar la calidad se requiere
confianza, no tcnica.
Con respecto del Control de la Calidad an cuando no es nuevo, lo ms significativo
es que todo se basa en las herramientas estadsticas para la Calidad. Se requiere todo
8. LECTURAS RECOMENDADAS
8.1 LECTURA RECOMENDADA 1 UNIDAD 1
Esta lectura recomendada es de suma importancia pues se aprovecha la descripcin
condensada del mtodo Deming, elaborada por Mary Walton escritora de planta de The
Philadelphia Inquirer Magazine, quien ha pasado mucho tiempo cerca del Dr. Deming,
lo ha entrevistado en varias ocasiones y recibi toda su colaboracin y apoyo para
escribir su libro, lo cual es una indudable ventaja, para garantizar la precisin y la
fidelidad de lo expuesto. Ha sido tomada del libro Cmo Administrar con el Mtodo
Deming
1.Innovacin
La innovacin no consiste en la Introduccin de algn producto nuevo y llamativo, por el
solo hecho de tener algo nuevo que vender. El producto o el servicio debe tener
un mercado, debe ayudarle a la gente a vivir mejor en algn sentido material.
Una compaa que se proponga permanecer en el negocio no puede tomar decisin
alguna sobre la innovacin sin un plan que responda satisfactoriamente las siguientes
preguntas:
Punto Dos:
Adoptar la nueva filosofa
La calidad debe convertirse en la nueva religin. El Japn ha introducido una nueva era
econmica de confiabilidad y de operacin sin contratiempos. Hay nuevos estndares.
Ya no podemos darnos el lujo de vivir con errores, defectos, mala calidad, malos
materiales, manejando daos, trabajadores temerosos e ignorantes, entrenamiento
deficiente o ninguno en absoluto, cambios continuos de un empleo a otro por parte de
los ejecutivos y un servicio desatento y hosco. Los defectos no son gratuitos.
El costo de vida depende inversamente de los bienes y servicios que determinada
suma de dinero pueda comprar, indica el Dr. Deming. Un servicio confiable reduce los
costos. Las demoras y los errores aumentan los costos.
Punto Tres:
No depender ms de la inspeccin masiva
La inspeccin que se hizo con el nimo de descubrir los productos malos y botarlos es
demasiado tarda, ineficaz y costosa, manifiesta el Dr. Deming. Por una parte, no se
puede encontrar a los malos, no a todos. Por otra parte, cuesta demasiado. El
resultado de tal inspeccin es desperdicio, degradacin y reproceso, lo cual resulta
costoso, es ineficaz y no mejora el proceso. La calidad no se produce por la inspeccin
sino por el mejoramiento del proceso.
La manera antigua: Eliminar la mala calidad mediante la Inspeccin. La manera
nueva: Incorporar la buena calidad.
Como cuestin prctica, siempre ser necesario ejercer cierto grado de inspeccin,
aunque sea para averiguar lo que se est haciendo, indica el Dr. Deming. En otras
palabras, No conduzca por la carretera sin las luces encendidas. Evidentemente, la
Inspeccin o revisin es necesaria, a fin de obtener datos para los grficos de
control. La inspeccin viene a ser una manera de averiguar lo que se est haciendo.
En algunos casos, podra ser necesaria una inspeccin del ciento por ciento, por
razones de seguridad o para evitar situaciones embarazosas, y algunas veces Incluso
para lograr un costo total mnimo. Agrega: Estas circunstancias existen donde la
conformidad absoluta o cero errores est fuera de la capacidad del hombre.
Es posible que un banco verifique adecuadamente todos los clculos de intereses y
multas; pero, advierte el Dr. Deming, la inspeccin debe llevarse a cabo de manera
profesional, no por medio de mtodos superficiales.
Sin embargo, en todos los dems casos, el objetivo de toda compaa debe ser abolir la
calidad por inspeccin.
Inclusive la inspeccin que se hace durante las diferentes etapas de produccin, en vez
de hacerse al final, no constituye respuesta. A nadie le gusta tener que repetir un
trabajo. Con mucha frecuencia sucede que la cantidad de piezas defectuosas crece
hasta tal punto que, por pura desesperacin, se usan tal como estn.
Ciertamente, la inspeccin ser necesaria durante el perodo en que se est mejorando
progresivamente la calidad, pero no ha llegado al punto en que una inspeccin se
Punto Cuatro:
Acabar con la prctica de adjudicar contratos de compra basndose
exclusivamente en el precio
Los departamentos de compras tienen la costumbre de actuar sobre pedidos en busca
del proveedor que ofrezca el precio ms bajo. Con frecuencia, esto conduce a
suministros de baja calidad. Deberan en cambio, buscar la mejor calidad y trabajar
para lograrla con un solo proveedor para cada uno de los artculos en una relacin a
largo plazo. (Nota, este punto est ms ampliado en el libro original, pero en la edicin
que se tom la lectura hay un error de empaste y se repite dos veces el punto nueve,
en vez de aparecer el cuatro y el nueve).
Punto Cinco:
Mejorar continuamente y por siempre el sistema de produccin y de
servicios
Punto Seis:
Instituir la capacitacin en el trabajo
Son muy frecuentes los casos de trabajadores que aprenden su oficio por medio de
otros trabajadores o que se ven obligados a depender de Instrucciones escritas en
forma ininteligible. A menudo es poca o ninguna la capacitacin que han recibido.
Tambin sucede con frecuencia que los trabajadores no saben si han hecho
correctamente su trabajo. Lo que puede ser aceptable un da, puede no serlo al da
siguiente porque, por ejemplo, un supervisor quiz tenga dificultades para cumplir su
cuota diaria.
Es muy difcil borrar una capacitacin inadecuada, anota el Dr. Deming. Esto solamente
es posible si el mtodo nuevo es totalmente diferente o si a la persona la estn
capacitando en una clase distinta de habilidades para un trabajo diferente.
La misma clase de grficos de control que se emplea para determinar si un proceso se
encuentra bajo control estadstico, se puede emplear para hacer un registro grfico del
desempeo de un trabajador. Cuando la produccin total ha alcanzado un nivel estable,
la capacitacin adicional no le servir de ayuda al trabajador. Esto constituye una
medida til para saber si un trabajador ha recibido suficiente capacitacin. Hay tambin
otras aplicaciones. Un fisioterapeuta puede representar en forma grfica el progreso
que realiza un paciente aprendiendo a caminar. Cuando llega al control estadstico (un
estado estable), significa que un progreso adicional ya no es posible y que es hora de
que el fisioterapeuta le dedique su atencin a otro paciente.
Por otra parte, el Dr. Deming pone nfasis en que la capacitacin no debe finalizar
mientras el desempeo no haya alcanzado el control estadstico y mientras haya una
posibilidad de progreso.
Todos los empleados tendrn que recibir alguna capacitacin en el significado de la
variacin, y es preciso que tengan un conocimiento rudimentario de los grficos de
control. Si se establecen nuevos equipos o procesos, tambin debe haber
reentrenamiento.
El Dr. Demlng cuenta:
Una mujer dijo que no habla podido descubrir en qu consista su trabajo. Yo le dije: Y
cmo lo averigu? Sus compaeros le ayudaron. Le ensearon lo que era correcto y lo
que era incorrecto. Qu otra cosa podan ensearle sino la forma en que ellos estaban
hacindolo, lo cual algunas veces era correcto y otras veces no? Ellos no lo saban; ella
no poda saberlo. Es exactamente como recibir clases de piano de alguien que nunca
ha recibido clases de piano. Aprendi a tocar por s mismo. Si recibe clases de esta
persona, aprender muchas cosas incorrectas; podra aprender algunas que son
correctas. Ni el alumno ni el profesor sabrn lo que es correcto y lo que es incorrecto.
Saba usted que cuando tal cosa sucede y est sucediendo todos los das a
nuestro alrededor la capacitacin se vuelve cada vez peor? Se asemeja a un juego
que todo el mundo conoce:
Algunas personas se sientan en circulo. Alguien le dice al odo a su vecino una historia
en voz baja; ste se la repite al siguiente, y as sucesivamente. Cuando han dado la
primera vuelta, puede estar tan distorsionada que es irreconocible. El significado va
circulando sin orden ni concierto. Eso es lo que se logra cuando un trabajador capacita
a otro.
Punto Siete:
Instituir el liderazgo
Ejercer el liderazgo es tarea de la gerencia. Es responsabilidad de la gerencia descubrir
las barreras que les impiden a los trabajadores enorgullecerse de lo que estn
haciendo. Los trabajadores saben exactamente cules son esas barreras: nfasis en la
cantidad, no en la calidad; fabricar el producto rpidamente, en lugar de
apropiadamente; odos sordos a sus sugerencias; demasiado tiempo dedicado a la
reposicin del trabajo; herramientas deficientes, problemas con los materiales que
entran.
En lugar de ayudarles a los trabajadores a hacer su trabajo en forma correcta, la mayor
Punto Ocho:
Desterrar el temor
La mayor parte de las personas que trabajan, dice el Dr. Deming, especialmente las
que ocupan posiciones gerenciales no entienden en qu consiste su trabajo. Ni lo que
est bien o mal. Adems, no saben cmo averiguarlo. Muchas temen hacer preguntas o
asumir una posicin.
La prdida econmica a causa del temor es aterradora.
La gente tiene miedo de sealar los problemas por temor de que se inicie una
discusin, o peor an, de que la culpen del problema. Adems, en tan raras ocasiones
se toman medidas para corregir los problemas, que no existe Incentivo alguno para
ponerlos al descubierto. Y la mayor parte de las veces ni siquiera existe un mecanismo
para solucionar los problemas. Sugerir ideas nuevas resulta demasiado arriesgado. La
gente teme perder su aumento de sueldo o su ascenso, o lo que es peor, su empleo.
Teme que le asignen trabajos punitivos o que le apliquen otras formas de discriminacin
y hostigamiento. Teme que sus superiores puedan sentirse amenazados y se desquiten
de algn modo si se muestra demasiado audaz o si hace demasiadas preguntas. Teme
por el futuro de su compaa y por la seguridad de su empleo. Teme admitir que
cometi un error, de modo que el error nunca se corrige. La mayor parte de los
empleados tiene la idea de que el nico camino seguro es preservar el statu quo.
Para lograr mejor calidad y productividad, dice el Dr. Deming, es preciso que la gente se
sienta segura. Observa que esta palabra procede del latn; se viene de sine, que quiere
decir, sin, y gura viene de cura, que significa temor o cuidado. Seguro significa sin
temor no tener miedo de expresar ideas, no tener miedo de hacer preguntas.
Los trabajadores no debieran tener miedo de Informar sobre un equipo daado, de
pedir instrucciones adicionales o de llamar la atencin sobre las condiciones que son
perjudiciales para la calidad.
El miedo, dice el Dr. Deming, desaparecer a medida que mejore la gerencia y a
medida que los empleados adquieran confianza en ella.
El Dr. Deming dice:
Por qu no se quejan ante el departamento de produccin acerca del material que
entra ya en estado defectuoso, difcil de manejar? No importa lo que hagan, no pueden
realizar un trabajo de calidad no dentro del tiempo permitido. Por qu no dicen algo
al respecto?
Miren: Qujense ante el supervisor al respecto, l no puede hacer nada. Es totalmente
impotente. Ustedes solamente logran ascender en su lista. Y si el supervisor tiene que
causar algunas bajas, comienza en la cima. Se deshace de los que arman problemas.
Hacer demasiadas preguntas que l no pueda contestar solamente lo pondr en una
situacin embarazosa. La gente no se queja. No se queja. Tiene empleo.
El miedo tiene un precio terriblemente alto. El miedo est en todas partes, despojando
a la gente de su orgullo, hirindola, privndola de una oportunidad de contribuir a la
compaa. Es increble lo que sucede cuando la gente se libera de las garras del
temor.
Punto Nueve:
Derribar las barreras que hay entre las reas de staff
Para ilustrar este punto, al Dr. Deming le gusta contar la parbola de los zapatos.
Parece que el personal tcnico de una fbrica de calzado dise un zapato que crean
Iba a tener un xito seguro. Fabricaron ocho prototipos para el equipo de ventas; en
efecto, el personal de ventas regres con pedidos de miles de pares. Una historia de
xito? No. Hubo tantos pedidos que la fbrica no pudo atenderlos. Los diseadores y el
equipo de ventas nunca haban consultado con el departamento de produccin.
El gerente de planta se mantuvo firme. La fuerza de ventas tuvo que informarles a los
vendedores al por mayor que no podan atender los pedidos.
Probablemente todas las compaas u organizaciones de los Estados Unidos pueden
contar historias que ilustran lo que sucede cuando los departamentos persiguen
objetivos diferentes y no trabajan en equipo para solucionar los problemas, para fijar las
polticas o para trazar nuevos rumbos.
Los departamentos de compras, por ejemplo, por lo general hacen pedidos que se
basan en especificaciones escritas. Los compradores no entienden cmo se usan los
materiales que adquieren, con el resultado de que cuando se presentan problemas o
hay defectos, no siempre se dan cuenta de ello, o, como sucede con frecuencia, puede
que se les atribuya la responsabilidad.
Los diseadores estn constantemente creando productos que les causan dolores de
cabeza a los ingenieros, y con mucha frecuencia los Ingenieros son personas no gratas
en la lnea de produccin.
La gente que es obligada a aplicar polticas en cuyo diseo no tuvo parte y con las
cuales puede estar en desacuerdo, hace su trabajo con indiferencia y sin uniformidad,
lo cual produce clientes irritados.
Aunque las personas trabajen sumamente bien en sus respectivos departamentos dice
el Dr. Deming, si sus metas estn en conflicto, pueden arruinar a la compaa. Es mejor
trabajar en equipo, trabajar para la compaa.
Habiendo sido perfeccionada en el Japn, la produccin justo a tiempo est gozando
de una ola de popularidad en los Estados Unidos. Con este sistema, los suministros
llegan a medida que se requieren, de modo que el dinero y el espacio de
Punto Diez:
Eliminar los slogans, las exhortaciones y
las metas numricas para la fuerza laboral
Los slogans, dice el Dr. Demlng con Insistencia, nunca le sirvieron a nadie para hacer
un buen trabajo. Generan frustraciones y resentimientos.
Los slogans de seguridad, tales como: No patine en una mancha de aceite un
ejemplo real visto en una fbrica de los Estados Unidos tienen tanto sentido como
las seales viales que advierten del peligro de Cada de rocas, como si hubiera forma
de evadir una lluvia de rocas en un automvil que va a 100 Km por hora. En el Japn,
anota el Dr. Deming, en las fbricas sencillamente no hay manchas de aceite.
Los slogans norteamericanos son imaginativos: Cero defectos. Hgalo bien la
primera vez. Tienen una intencin noble, dice el Dr. Demlng. Pero cmo podra un
hombre hacerlo bien la primera vez cuando el material que entra no se ajusta a las
Punto Once:
Eliminar las cuotas numricas
Las cuotas u otros estndares de trabajo tales como el trabajo diario calculado o las
tasas, sostiene el Dr. Deming, obstruyen la calidad quizs ms que cualquier otra
condicin de trabajo. Jams he visto un estndar de trabajo en que haya el menor
rastro de un sistema que le ayude a alguien a hacer mejor un trabajo, dice. En realidad,
tal como generalmente se estn usando, los estndares de trabajo garantizan la
ineficiencia y el alto costo. A menudo incluyen tolerancia para artculos defectuosos y
para desechos, lo cual es una garanta de que la gerencia los obtendr.
Considere una cuota que se fija para la produccin promedio de un grupo de
trabajadores. La mitad estar por encima de dicha cuota, y la mitad por debajo. La
presin de los compaeros, expresa el Dr. Deming, hace que la mitad superior cumpla
la tasa promedio, mientras que los que estn por debajo no pueden alcanzarla. El
resultado de lo anterior es la prdida, el caos, el descontento y el cambio de personal,
dice. En ocasiones, observa el Dr. Deming. la gerencia fija expresamente un estndar
de trabajo por lo alto, con el propsito de descartar a la gente que no puede cumplirlo.
Cuando las cuotas se fijan para los que pueden cumplirlas, la desmoralizacin es mayor
an.
Por otra parte, sostiene, una vez que los trabajadores han cumplido sus cuotas del da,
dejan de trabajar y andan por ah sin hacer mayor cosa hasta el final del turno.
Cita el ejemplo de la empleada de reservaciones de una aerolnea que tiene rdenes de
contestar veinticinco llamadas telefnicas por hora, y eso con amabilidad y sin apurar a
las personas que llaman. A veces el computador tarda en proporcionar la Informacin.
Otras veces no responde en absoluto, y la empleada debe recurrir a directorios y guas.
A pesar de eso no se le permite flexibilidad alguna con respecto a la orden de las veinti cinco llamadas. Cul es su trabajo? Tomar veinticinco llamadas o satisfacer al
cliente? No puede hacer ambas cosas.
Ms devastador an es el trabajo por unidad. A la gente se le paga por el nmero de
unidades que produce, bien sean defectuosas o no. El viejo refrn que dice: La
premura produce basura nunca fue Ignorado tan cabalmente. Incluye en la misma
categora los incentivos en dinero porque stos tambin estimulan a la gente para que
produzca cantidad en vez de calidad. Rara vez se Incluyen los costos del trabajo
rechazado, repetido o de menor calidad como elementos de la ecuacin.
En algunos casos, los trabajadores son objeto de deducciones salariales por razn de
las unidades defectuosas que producen. Pero, para comenzar, no seria ms
conveniente no producirlas? Y cmo pueden estar tan seguros los gerentes de que el
culpable sea el trabajador?
Un estndar de trabajo apropiado definira lo que es y lo que no es aceptable en cuanto
a calidad.
Lo mismo es vlido para las metas numricas que le fijan a la gerencia. Con mucha
frecuencia una compaa resuelve inventarse tales metas sin plan alguno. Una
reduccin del 10 por ciento en los costos de garanta para el siguiente ao, o un
aumento del 10 por ciento en las ventas o un incremento del 3 por ciento en la
productividad, son ejemplos de metas desatinadas. Al Dr. Deming le encanta citar a
Lloyd S. Nelson de la Nashua Corporation sobre este tema: Si lo pueden hacer el ao
prximo sin plan alguno, por qu no lo hicieron el ao pasado?
Narra la historia de siete hombres que descubrieron una forma de ahorrarle a su
compaa US$500 una suma minscula, pero estaban muy orgullosos de su plan. La
compaa tuvo el buen juicio de reconocer su logro. Los US$500 no eran importantes,
pero las cifras que no se podan medir los sentimientos acrecentados de lealtad
hacia su compaa y orgullo de pertenecer a ella por haber aceptado sus ideas al
final de cuentas tendran un valor muy superior. Un sistema que fomenta una atmsfera
Punto Doce:
Derribar las barreras que impiden el orgullo de hacer bien un trabajo
Cuando el Dr. Deming decide aceptar a un cliente corporativo, insiste en que se celebre
una reunin de trabajadores sin la presencia de los supervisores, la cual se graba para
que la gerencia pueda escucharla o mirarla en una fecha posterior. Con gran habilidad,
el Dr. Deming hace que los trabajadores inicien el dilogo. No tardan stos en expresar
sus frustraciones por no poder desempear el trabajo como ellos quisieran. Estas
reuniones dejan en claro que los trabajadores comprenden muy bien que a medida que
mejora la calidad, tambin mejora la productividad. Comprenden muy bien que su
empleo, ms que el de la gerencia, depende de la acogida que su producto o servicio
tenga en el mercado. A pesar de eso nada pueden hacer por cambiar las cosas. A
menudo los gerentes se conmocionan cuando se enteran de lo que anda mal.
Los trabajadores se quejan de que no saben de un da para otro lo que de ellos se
espera. Los estndares cambian con frecuencia. Los supervisores son arbitrarios. Rara
vez se les proporciona una retroalimentacin acerca de su trabajo hasta que se
conozcan las evaluaciones del desempeo o se hagan aumentos de sueldo, y entonces
ya ser demasiado tarde.
Mediante la Indagacin del Dr. Deming, los trabajadores revelan que en realidad nunca
han aprendido a hacer su trabajo. Quiz fueron capacitados por otro trabajador, o se les
dijo que leyeran las instrucciones.
Cuentan que el equipo no funciona correctamente y que sus solicitudes de ayuda son
atendidas tardamente, si es que son atendidas. El mantenimiento se hace a la ligera y
rara vez en forma permanente. Los suministros pueden ser defectuosos, pero nadie
quiere saber al respecto.
Otra fuente de descontento es la inspeccin que saca a la luz los desperfectos, pero no
incluye gua alguna respecto a cmo evitarlos. A veces ni los mismos inspectores estn
seguros de lo que es correcto, o de si su maquinaria produce mediciones exactas.
Por ltimo, los trabajadores se quejan de los supervisores, cuyo nico Inters es lograr
el producto sin Importarles la calidad del mismo.
En el curso de una huelga, un gerente descubri directamente lo que sus empleados
tenan que aguantar. Cuando los empleados asalariados se hicieron cargo del trabajo
de los trabajadores por hora que estaban en huelga, el gerente del departamento se
enter, por primera vez, de que haba mquinas que necesitaban mantenimiento,
reparacin o reemplazo. La produccin se duplic cuando el gerente corrigi el
funcionamiento de las mquinas. Decidi de inmediato iniciar un sistema mediante el
cual los empleados podan dar cuenta de las dificultades que hubiera con la maquinaria
y con los materiales, de un modo que se prestara pronta atencin. Cuntas compaas
pueden decir que cuentan con un sistema as?
Hoy en da, a la gente la consideran como si fuera una mercanca que se usa cuando
se necesita. Si no se necesita, se devuelve al mercado.
En su recorrido por las compaas de los Estados Unidos, el Dr. Deming ha observado
que los gerentes trabajan largas horas, y con buena voluntad les hacen frente a muchas
situaciones molestas, pero se alejan con temor de los problemas que tiene la gente que
trabaja para ellos. Para afrontar los problemas de la gente, suelen establecer
programas que comprometan la participacin de los empleados. Los Crculos de
Control de Calidad estn actualmente de moda. El Dr. Deming denomina tales soluciones aceleradas e Inadecuadas pudn Instantneo. Son, dice, una cortina de
humo, un medio al que recurre el gerente para aparentar que est haciendo algo
respecto de un problema. Tales programas muestran una notable tendencia a
desvanecerse porque la gerencia nunca les confiere autoridad alguna a los empleados
ni acta sobre sus decisiones o recomendaciones. Los empleados se decepcionan ms
an.
El Dr. Deming dice:
En una reunin a la que asistieron doscientos trabajadores de fbrica, un hombre me
dijo: Es cuestin de comunicacin. Oigo esa palabra una docena de veces al da
comunicacin. Yo le dije. Hbleme al respecto. Su mquina se haba descom puesto y
no produca ms que artculos defectuosos. Haba dado cuenta del desperfecto, pero el
personal de mantenimiento no poda ir durante mucho tiempo. Entretanto estaba l
mismo tratando de repararla. Apareci el supervisor, y le dijo que la pusiera a funcionar.
En otras palabras, me dijo que produjera artculos defectuosos.
Punto Trece
Instituir un programa vigoroso de educacin y reentrenamiento
El hecho de que usted tenga gente buena en su organizacin no es suficiente. Ella
debe estar adquiriendo continuamente los nuevos conocimientos y las nuevas
habilidades que se necesitan para manejar nuevos materiales y nuevos mtodos. La
educacin y el reentrenamiento que es una inversin en la gente son necesarios
para la planificacin a largo plazo.
A medida que mejora la productividad, se requerir menos gente en algunos casos.
Quiz se agreguen algunos puestos, pero otros pueden desaparecer. Existe la
posibilidad, por ejemplo, de que haya menos inspectores. Pero la calidad no debe sufrir
a causa de una reduccin de cargos. Una compaa, subraya el Dr. Deming, debe
poner en claro que nadie perder su empleo debido al aumento en la productividad.
La educacin y el entrenamiento deben preparar a la gente para asumir nuevos cargos
y responsabilidades. Habr necesidad de una mayor preparacin en estadstica, en
mantenimiento y en la forma de tratar con los proveedores. Los departamentos de com pras cambiarn de carcter y requerirn habilidades diferentes.
La preparacin en tcnicas estadsticas sencillas pero poderosas ser necesaria en
todos los niveles.
El Dr. Deming dice:
Cmo ayuda uno a los dems a mejorar? Qu entiende usted por mejorar? Si me
preguntan a m, dira que hay un temor generalizado hacia la instruccin. A la gente le
da miedo tomar un curso. Podra no ser el Indicado. Mi consejo es: TmeIo. Busque el
indicado ms tarde. Y cmo hace para saber que no es el indicado? Estudie, aprenda,
mejore. Muchas compaas gastan grandes sumas de dinero para ayudarle a su gente
en esta forma y en la otra: En aritmtica, en geologa, en geografa en aprender sobre
transmisiones.
Uno nunca sabe lo que puede emplearse, lo que puede necesitarse. El que cree que
tiene que ser prctico no va a estar aqu mucho tiempo. Quin puede saber lo que es
prctico?
Aydeles a los dems a mejorar. Quiero decir a todos.
Punto Catorce:
Tomar medidas para lograr la transformacin
La gerencia tendr que organizarse como equipo para poner en marcha los otros trece
puntos. Se necesitar un asesor estadstico. Todos los empleados de la compaa,
incluyendo los gerentes, deben tener una idea precisa de cmo mejorar continua mente
la calidad. La iniciativa debe venir de la gerencia.
Por dnde empezar? Siga el Ciclo Shewhart. En el Japn lo llaman Ciclo Deming,
porque fue el Dr. Deming quien lo hizo conocer. Algunos lo denominan el Ciclo PHVA,
por Planifique, Haga, Verifique. Acte. Hoy da constituye el elemento esencial del
proceso de planificacin. El Dr. Deming explica: El Ciclo Shewhart se explic en todas
las conferencias para alta gerencia que se dieron en el Japn a partir de 1950. Yo se lo
ense a los ingenieros a centenares de ellos en aquel verano caluroso. Continu
ensendolo el siguiente verano, seis meses mas tarde, y otros seis meses despus. Y
al ao siguiente, una y otra vez.
Paso 1: El primer paso es estudiar un proceso, decidir qu cambio podra mejorarlo.
Organice el equipo apropiado. Quizs la gente de compras, o el proveedor, o el
ingeniero de producto. Qu datos son necesarios? Ya dispone de los datos o es
necesario efectuar un cambio y observar? Es necesario hacer pruebas? No proceda
sin tener un plan.
Paso 2: Efecte las pruebas, o haga el cambio. Preferentemente en pequea escala.
Paso 3: Observe los efectos.
Paso 4: Qu aprendimos? Repita la prueba. si es necesario, tal vez en un ambiente
diferente. Est atento a posibles efectos secundarios.
EL CICLO SHEWHART
Adems del uso del Ciclo Shewhart, dice el Dr. Deming, para lograr la transformacin
es vital que todos empiecen a pensar que el trabajo de cada cual debe proporcionarle
satisfaccin a un cliente. Hay clientes tanto internos como externos. Pregntese usted
mismo quin es la persona que recibe su trabajo, y a quin debe satisfacer. Mucha
gente no puede identificar a sus clientes, y por tanto, no puede determinar con precisin
cul es su trabajo. Todo el mundo tiene un cliente y debe saber quin es.
Cuando se aplique su Punto Catorce, el Dr. Deming recomienda el siguiente plan de
accin, del cual le da el crdito como autora a Phyllis Sobo, una asesora de Filadelfia:
1. Los miembros de la alta gerencia han de luchar por lograr cada uno de los Trece
Puntos anteriormente presentados, y por eliminar las Enfermedades Mortales y los
Obstculos. Han de estar de acuerdo sobre su significado y sobre el rumbo que habrn
de tomar. Han de convenir en aplicar la nueva filosofa.
El Dr. Deming recalca el hecho de que no solamente se requiere constancia en el
propsito, sino tambin coherencia. Es importante, dice, que todos trabajen
conjuntamente y que todos entiendan los Trece Puntos anteriores y cmo ponerlos en
prctica. De lo contrario, todos partirn en diferentes direcciones, con buenas
intenciones pero mal encaminados, diluyendo sus esfuerzos y en ocasiones trabajando
en objetivos que estn en conflicto.
2. Los miembros de la alta gerencia deben sentirse apenados e insatisfechos por el
desempeo pasado y deben tener coraje para cambiar. Deben abandonar el camino
trillado y lanzarse a hacer nuevas cosas, incluso hasta el punto de ser marginados por
sus colegas. Debe existir un ardiente deseo de transformar su estilo de gerencia.
El Dr. Deming anota que ser necesario tener coraje para embarcarse en un rumbo
nuevo. A los gerentes les cuesta trabajo admitir que se equivocaron, despus de haber
recibido altos sueldos para que hicieran las cosas bien.
3. Mediante seminarios y otros medios, la alta gerencia deber explicarle a una masa
crtica* de la compaa, por qu es necesario el cambio y que en el cambio participarn
todos. Un nmero adecuado de personas de la compaa debe entender los Catorce
Puntos, las Enfermedades Mortales y los Obstculos. De no ser as, la alta gerencia
estara perdida.
* El Dr. Deming se vale de una metfora para perfeccionar su pensamiento: masa
crtica es la cantidad mnima de una substancia que puede sufrir una fusin nuclear
para que una reaccin en cadena pueda establecerse espontneamente y
mantenerse (N. del Ed.).
El Dr. Deming considera que es de vital importancia una masa crtica. As como los
trabajadores no pueden actuar solos, tampoco puede actuar sola la alta gerencia. Un
nmero suficiente de personas debe entender los Catorce Puntos para saber qu hacer
y cmo hacerlo. Tambin podra ser provechoso formar una masa crtica de compaas
en un rea determinada para que aprendan unas de otras y para conseguir la
participacin de otras compaas.
4. Toda actividad es un proceso y puede ser mejorado. Para trabajar en el Ciclo
Shewhart, todos deben pertenecer a un equipo, con objeto de tratar uno o ms asuntos
especficos; por ejemplo: la constancia de propsito, el continuo mejoramiento de
productos y servicios; los diseos para produccin y servicios futuros; la compra de
materiales; el mercadeo; la eliminacin de la evaluacin anual; la eliminacin de las
barreras que Impiden el sentimiento de orgullo de hacer bien un trabajo en la fbrica.
El uso del Ciclo Shewhart, dice el Dr. Deming, conducir a un continuo mejoramiento
de mtodos y procedimientos. Puede aplicarse a cualquier proceso y tambin puede
emplearse para encontrar las causas especiales detectadas por las seales
estadsticas.
norteamericanas que han sido pioneras en aplicar los CDC estn: Lockheed (donde los
llaman grupos de trabajo), Hughes Aircraft (donde los rebautizaron grupos de
Hughes para enfatizar su propia filosofa gerencial, algo caractersticamente japons),
Honeywell (donde los llaman simplemente equipos), y General Motors (donde se hizo
parte de un amplio programa estrella, que llaman calidad de la vida de trabajo).
Algunas de las cosas distintivas de los CDC son que: a) se aplican especialmente al
nivel de obreros, b) implican un entrenamiento en instrumentos para resolver un
problema, c) los obreros mismos deciden cules problemas les preocupan, d) los
obreros ofrecen las soluciones y la implementacin, e) son totalmente voluntarios. Pero
las aplicaciones de los CDC no se han limitado a la produccin industrial pues tambin
han tenido xito en una variedad de entidades, como hospitales (Singleton, 1.982) y
bancos (Zweig 1.981).
La gerencia participativa o democrtica ha tomado muchas formas, adems de diversos
nombres. Los CDC estn basados en motivaciones humanas que los estudiosos del
comportamiento organizacional han observado desde hace bastante tiempo como
constituyentes del xito empresarial. Los CDC pueden explicarse con las teoras de
Maslow, Mc.Gregor, Likert, Drucker, Herzberg, Argyrils. Las ideas, conceptos y prcticas
administrativas de los CDC no son rigurosamente nuevas, pero s implican un esfuerzo
para su puesta en prctica, la cual no es fcil ni gratis. En un estudio sobre los COC en
diversas partes del mundo Amsden y Amsden (1.980) concluyen que tienen
caractersticas universales, y llegan a afirmar que no requieren adaptacin a una cultura
en particular. Analicemos pues a continuacin la historia de los crculos de calidad, la
manera como ideas y tcnicas norteamericanas que no fueron aplicadas en Estados
Unidos s germinaron en el Japn, para despus adoptarse apresuradamente por los
mismos norteamericanos, y adaptarse con xito en muchos otros pases.
programas (Crosby, 1.980) en ese pas se crea que la calidad es gratis, que viene por
s sola. Un problema fue el hacer de la calidad una funcin de control, pues se perdi la
responsabilidad y el inters de la lnea por hacerlo. Pero lo peor, a mi juicio, fueron los
conceptos que desarrollaron alrededor de una sociedad de derroche consumerista; se
empez por definir calidad lo que pide el mercado, con su secuela de que no hay que
esforzarse por hacer un producto excelente si el consumidor no lo nota en el momento
de la compra. En la dcada de los aos sesenta, el escndalo que ocasion Ralph
Nader con su demostracin de que los carros de la General Motors eran inseguros a
cualquier velocidad, fue un caso clebre que ilustra este punto. Otro concepto que a mi
juicio fue desastroso para la industria norteamericana fue el de la obsolescencia
planeada: un producto se construye para que dure un nmero fijo de aos, de manera
que despus desaparezca y el consumidor tenga que disfrutar la compra de otro
nuevo; de esa manera la calidad de las partes debe tener una duracin uniforme, y no
hay esfuerzos por excelencia. Estas prcticas contrastaron marcadamente con las de
orgullo nacional e identificacin personal que el trabajador y el industrial japons tena
con su producto. Las consecuencias fueron evidentes una dcada mas tarde, cuando
Japn se consolida como una potencia industrial de primer rango y sobrepasa a los
Estados Unidos ( y a Europa).
El inters por los crculos de calidad japoneses es muy reciente, a pesar de que ya en
1.968 un grupo de la UJIC visita los pases occidentales para hablar de sus
experiencias. Pero no es hasta 1.973 que una gran empresa norteamericana
(Loockhead) decide seriamente enviar a una comisin para estudiar los CDC en el
Japn, para luego implantarlos en la empresa. Ellos se acogieron fielmente a lo que
hablan hecho los japoneses, hicieron el esfuerzo de mantenerlo idntico en lugar de
cambiarlo o adaptarlo, y tuvieron un gran xito. En 1.977 se funda en los Estados
Unidos la Asociacin Internacional de Crculos de Calidad, y en este ao ya hay 5
empresas practicando el mtodo japons. En una encuesta realizada a 1.500 empresas
norteamericanas que tenan programas de CDC en 1.982, se encontr que menos del
3% loa haban empezado antes de 1.979, y el 60% haban empezado en 1.981 (Seelye
1.982).
En el Japn los sindicatos son parte de un sistema profundamente corporativista, y de
un pas donde no hay grandes desigualdades sociales. La gerencia por consenso, las
prcticas de decisiones de abajo hacia arriba, el sentido de pertenencia y de familia
que tiene todo el personal por su empresa, y los beneficios salariales y bonificaciones
semestrales ligados a la productividad y resultados de la empresa, son algunos de los
factores que explican el apoyo de los sindicatos a Las actividades de los CDC. En los
Estados Unidos los gerentes han tenido una actitud cuidadosa para que los crculos
tengan el pleno apoyo del sindicato, y se han establecido claras polticas de excluir de
los crculos las discusiones sobre salarios etc., que son actividades prerrogativas del
sindicato o la negociacin colectiva. En ese pas los obreros pueden tener reacciones
escpticas a un nivel individual o de grupo, aunque aveces hay reacciones entusiastas
a la idea de comenzar los CDC, y los sindicatos generalmente participan. Pero la
situacin puede ser bien distinta en Europa o Amrica Latina, donde los movimientos
sindicales son bastante ms radicales que en Japn o en U.S.A.
A veces los problemas analizados pueden resolverse por los miembros del crculo
mismo, pero a veces envuelven procesos integrados de otras divisiones o grupos, o
sobrepasan la capacidad tcnica del crculo, o requieren el apoyo y la aprobacin de
niveles ms altos de la organizacin. Por ello es muy importante el apoyo de la gerencia
media, una pronta reaccin y colaboracin a los requerimientos de ayuda externa que
hacen los crculos, y el llevar expertos a un CDC cuando se empantana y necesita
ayuda con un problema que no puede resolver. Es obvio que la gerencia no est
obligada a aceptar todas las propuestas de los crculos, y una de las habilidades que
desarrollan loa trabajadores es la de hacer presentaciones para recomendar una accin
que resuelva un problema; se fortalezca as un dialogo en ambas direcciones, pero
especialmente de abajo hacia arriba.
Establecer un programa de crculos de calidad en una empresa requiere tiempo y
esfuerzo, pues se trata de que queden integrados de manera estable y permanente en
la organizacin. El primer paso es explorar el apoyo que pueda haber entre los distintos
niveles de la gerencia, del sindicato, y de los trabajadores. Una manera de hacerlo es
programar un curso introductorio sobre crculos de calidad como parte de los programas
de entrenamiento de la empresa, a travs del cual podr analizarse la receptividad que
tiene el tema, y puede hacerse una introduccin sobre los CDC a las personas que
pueden constituir despus el Comit Directivo, o ser facilitadores y lderes de los
grupos. Si las circunstancias no son propicias, lo mejor es dejar los CDC para despus,
ya que claramente este es un programa que se basa en el inters y participacin de
toda la organizacin. Alternativamente, se puede empezar con un plan piloto de un
grupo pequeo que tenga mstica y que no represente la amenaza, el ruido y la
interferencia de un programa en grande. Empezar en pequeo, y lentamente, puede ser
la mejor manera de Iniciar los CDC y de aprender acerca de su viabilidad en la
organizacin.
Se necesita una persona que haga la funcin de coordinador general del programa y
que no necesariamente tenga ese trabajo como nica responsabilidad de tiempo
completo en la organizacin. El siguiente paso es crear un Comit Directivo, que
represente los varios niveles y reas de la organizacin, el cual tendr la
responsabilidad de planear, obtener informacin sobre y para el programa, definir
objetivos y polticas, y hacer peridicas evaluaciones. El siguiente paso es nombrar un
facilitador (o varios, segn el tamao de la organizacin y la amplitud del programa), el
cual tiene que recibir un curso para trabajar despus (a tiempo completo o parcial)
como asesor de los crculos.
El paso siguiente es el establecimiento de polticas sobre los CDC; esto implica
decisiones sobre alternativas que deben estudiarse cuidadosamente en el Comit
Directivo. Gryna (1.981:47) sugiere algunos puntos que se deben tener en cuenta para
el establecimiento de esta poltica. La siguiente es una lista de preguntas que puede
servir como base de discusin para que el Comit Directivo decida una poltica sobre
los CDC en una empresa: a) Cules son los objetivos del programa?, b) Cmo se van a
reclutar los voluntarios? c) Qu limitaciones deben tener los CDC? (Por ejemplo:
salarios, conflictos personales, quejas, puntos de la negociacin colectiva, etc.) d)
Cmo seguirle la pista y hacer alguna supervisin de los crculos? e) Cmo escoger a
los miembros de los crculos? f) Cmo escoger a los lderes de cada circulo? (slo los
supervisores pueden lderes o tambin los obreros? Que cada grupo elija su propio
lder?) g) Cul es el criterio para organizar los grupos? (Tamao mnimo y mximo,
grupos primarios de trabajo o grupos ms amplios, etc.) h) Cul es el personal
necesario? i) Cul debe ser la frecuencia de las reuniones? j) Cundo deben ser las
reuniones? (En horas de trabajo? En horas extra pagadas?) k) Cmo sern los
cursos para preparar a los facilitadores, a los lderes, a los miembros? Cules sern
los materiales educativos, o cmo van a obtenerse y escogerse? l) Se permitir que un
crculo trabaje en la solucin de un problema que tiene su causa principal fuera del
grupo mismo? Cmo manejar las relaciones interdepartamentales que eso envuelve?
m) Qu hacer si la implementacin requiere trabajadores que no son miembros del
circulo? (a travs del supervisor?) n) Se debe remunerar en dinero a los crculos que
ahorraron dinero a la empresa? Se deben ligar sus actividades a los programas de
sugerencias? o) Deben establecerse estas polticas para toda la empresa, o se
permitirn ciertas desviaciones segn las condiciones de cada divisin o planta? p)
Cmo evaluar los CDC? Qu evaluar?
CONCLUSIONES
La pregunta no es si los crculos de calidad pueden funcionar fuera del Japn. Eso ya lo
sabemos. La pregunta tampoco es si los obreros estarn preparados sino si la
gerencia ser capaz. Mas que crculos de calidad, se trata crculos de participacin,
un movimiento hacia una gerencia democrtica. Como casi todo en la Administracin,
los CDC se basan en un concepto simple, pero cuya aplicacin no es tan simple. Hay
una gran variedad de alternativas en funcionamiento, objetivos, y resultados de los
crculos de calidad.
Los CDC no son la nica razn del xito industrial del Japn. Otros factores que
indudablemente han jugado un papel importante son la excelente educacin primaria y
secundaria que recibe toda la poblacin, una estructura social baste igualitaria, los
programas masivos de educacin continuada y entrenamiento a todos los niveles, el
carcter nacional o mentalidad del japons, el estilo gerencial, y una adecuada poltica
industrial. En el mismo orden de ideas, como lo demostrara Gasrvin (1984) el xito
industrial se debe a una gerencia de produccin integrada y completa, donde se
refuerzan mutuamente diversas prcticas administrativas sin que pueda apuntarse al
factor nico como causa central.
Los crculos de calidad no son tampoco una solucin inmediata ni garantizada a los
problemas de una empresa. Cole (1.980) calcula que en el mismo Japn solo una
tercera parte de los CDC existentes funcionan adecuadamente y hacen realmente una
contribucin; implican un esfuerzo continuo. Pero an evaluar sus resultados depende
de los objetivos que persigan; segn Gryna (1981:19) para la alta gerencia el objetivo
central est en la mejora de comunicaciones y actitudes, mientras la gerencia media
quiere medir los resultados en trminos de costo/beneficio. En Estados Unidos el mayor
problema est en envolver a la gerencia intermedia, la cual en Japn est ligada
consensualmente a la alta gerencia y tiene precisamente como objetivo central, el
desarrollo de la gente. Yost (1.979) examina las reacciones crticas a los CDC y
propone maneras de manejarlas dentro de una organizacin, pero recomienda que si
esto persiste lo mejor es que se posponga la implantacin. Tener unas objetivos claros,
y es pues indispensable para cualquier empresa que quiera usar los CDC.
En trminos sociales, polticos e ideolgicos, las cosas no son tampoco tan simples;
algunos sindicatos hacen una oposicin cerrada, pero tambin se mencion la posicin
de autores marxistas que consideran a los movimientos de autocontrol y participacin
de obreros un paso en la direccin correcta, lo mismo que dijera la encclica Papal de
1981.La oposicin ideolgica o sindical vendr de aquellos que Mandel (1.977) llama
puristas, la izquierda que se opone a una mejora de las condiciones de trabajo o hasta a un
alza de salarios; este autor seala que estar a favor de reformas no lo hace a uno reformista.