Existe um Nmero de Opinies

Para Definir Quando Realmente

um Projeto Inicia
White Paper

TenStep 2007

Existe um Nmero de Opinies Para Definir Quando

Realmente um Projeto Inicia
Uma das caractersticas de um projeto que em um projeto, h datas definidas
para o inicio e para fim. Isto parece simples, at que voc comea a tentar
definir exatamente os significados das datas. No tem padro universal
recomendado para as datas. Em muitos casos, Isto depende da organizao e de
algumas implicaes na escolha de uma alternativa para outra. Segue abaixo
algumas opes para identificar a data de inicio.

A Gerao de Idia
Isso marca a data do inicio bem antes do projeto ser atualmente formalizado e
superficialmente no ter sentido. Mas, lembre-se que a definio voc escolhe e
pode depender de implicaes, por exemplo, voc pode escolher esta definio se
a sua empresa estiver focando em reduzir o tempo requerido para a gerao de
idias e realizar as mesmas. Neste caso, a empresa se preocupa com o excesso
de tempo entre a gerao de idias e a implantao das mesmas.

O Oramento Aprovado
Esta definio um pouco mais concreta do que a primeira. Nesta definio uma
idia foi gerada e uma avaliao dos custos / benefcios foi feita. O projeto
tambm passa pelo processo de priorizao e tem um oramento aprovado.
Tenha em mente, que o oramento poder ter sido aprovado durante o processo
de planejamento do negcio anterior e o trabalho atual poder ter inicio somente
no prximo ano. Por esse motivo, para muitas empresas essa definio poder
no ser adequada.

O Gerente do Projeto Designado

Essa situao a mais comum. Pode ser difcil para voc declarar que um projeto
comeou antes de ter um gerente de projeto designado. Quando o gerente do
projeto designado, comea o planejamento e a definio do projeto. Esta a
definio utilizada pela metodologia TenStep.

A Definio do Projeto Aprovada pelo Cliente

Em algumas organizaes o projeto comea oficialmente quando o cliente aprova
o documento de definio do projeto. Algumas empresas requerem uma
Definio do Projeto, um Plano de trabalho (Workplan) e um Oramento
aprovado antes da equipe ser designada. Normalmente eles fazem isto para
assegurar que o acordo seja aprovado antes do trabalho do projeto comear.

A Reunio do Incio do Projeto (kickoff) Realizada

Usando esta definio, o planejamento e a definio do trabalho so
considerados trabalhos de pr-projeto. Todos os projetos comeam com a
realizao de uma reunio de inicio do projeto (kickoff) com o cliente e com a

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equipe do projeto. Quando esta reunio realizada, o planejamento j foi

completado, o cliente j aprovou o comeo do trabalho e a equipe do projeto j
foi designada. A reunio o momento para comunicar a todos, que o projeto
est pronto para comear.

Porque a Data do Incio Importante?

Voc poder pensar que isto no uma substancia real quando o projeto
comea. No ter uma data de inicio definida, no significa que o trabalho no
seja um projeto. Isto obvio que o projeto comeou em algum ponto. Todo
projeto tem um ponto em que o trabalho no est em progresso e um ponto
quando o trabalho entra em progresso. Assim, em algum ponto de fato o projeto
Comea.
importante saber a data do inicio porque, poder haver conseqncias e
incentivos baseados ao longo do tempo para completar o projeto. Os exemplos
dessas conseqncias e de incentivos so as seguintes:

A Responsabilidade da Equipe do Projeto

difcil considerar que as pessoas sejam responsveis por coisas que elas no
tem sobre controle. Por esta razo, faz sentido que o gerente do projeto seja
considerado responsvel pelo projeto a partir do momento em que ele for
designado, e no antes. Se o cronmetro comear antes do gerente do projeto
ser designado, possvel que algumas decises foram tomadas e alguns
recursos foram gastos antes dele comear, e por essa razo ele no ter o
controle total do projeto. Do mesmo modo, se os membros das equipes forem
considerados responsveis para completar o projeto dentro do oramento e do
cronograma, fica difcil de considerar-los responsveis pelo trabalho e pelas
decises tomadas antes deles serem designados. Por essa razo, talvez o projeto
deva comear oficialmente somente quando os documentos de Definio do
Projeto, do Plano de Trabalho (Workplan) e o Oramento forem aprovados, ou
depois da reunio do inicio do projeto (kickoff) ser realizada.

Melhorias dos Processos

Muitas empresas mantm informao sobre o tempo de durao total dos
projetos e fazem tentativas para encurtar em media este tempo. importante
que todas as pessoas dentro da empresa usem um ponto de inicio e um ponto
comum para o final de todos os projetos, ou os nmeros referentes a durao
dos projetos no tero significado.

Financiamento / Contabilidade
Muitos projetos so considerados despesas capitais. Esta definio, quando o
projeto comea, tem conseqncias em termos das atividades que podem ser
capitalizadas e as atividades que necessitam ser despesas.

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Comparaes com Outras Empresas

Se voc comparar o tempo que a sua empresa leva para entregar os projetos vs.
outras empresas, voc procurar assegurar-se de que voc tenha uma definio
em comum entre as empresas sobre a data de inicio e a data final dos projetos.
Se a sua empresa considera que os projetos comeam quando o gerente de
projetos designado e as outras empresas consideram que os projetos
comeam somente quando a reunio de inicio (Kick-off) dos projetos realizada,
isto aparentar que a sua empresa levar mais tempo para entregar os projetos.

SUMARIO
A questo, quando um projeto comea e finaliza uma questo que muitas
pessoas tomam por certo. Mas, no h uma resposta fcil para todas as
organizaes. H provavelmente uma ou duas respostas que fazem mais sentido
com a prospectiva de gerenciamento de projetos, mas podem ter fatos culturais
ou financeiros que foram a sua organizao para definir os diferentes limites do
projeto. Se voc tentar comparar os projetos dentro de sua empresa, ou se voc
comparar a sua empresa com outras empresas, isto vital que todas as
empresas usam os mesmos eventos, como, as datas de comeo e concluso dos
projetos. muito importante, ter um acordo de definio das datas do comeo e
da concluso do projeto para voc declarar vitria com seu projeto, sem este
acordo outras pessoas podem pensar que voc tem mais trabalho para fazer.

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Sobre a TenStep
O grupo TenStep se especializa no desenvolvimento de metodologias e
consultorias e, treinamentos associados. O grupo TenStep sediado em Atlanta,
Gergia (EUA), e conta com mais de 17 filiais em todo mundo. A metodologia
TenStep - Processo de Gerenciamento de Projetos o principal produto do
grupo e j foi licenciada por milhares de empresas e indivduos. Alm disso, a
TenStep fornece treinamento, consultoria e produtos relacionados as metodologias
de negcios que cobrem; os Escritrios de Gerenciamento de Projetos (PMO), o
Gerenciamento de um Portfolio de Projetos, o Ciclo de Vida de um Projeto e o
suporte de aplicao TI.
A TenStep presta servios para atender s necessidades de negcios locais
atravs de uma rede de operaes nos EUA, no Brasil e no mundo inteiro.
Nossos produtos e servios preenchem uma lacuna importante que existe na
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poder investir meses para criar os componentes de uma metodologia a partir do
nada, ou voc poder utilizar os nossos produtos como uma base, e personalizlos para atender especificamente as suas necessidades. Ns podemos ajudar em
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