Bogot , 22 de Agosto de 2.

015

CONTABILIDAD

Presentado por:

1. Requisitos del Rgimen Simplificado y Rgimen Comn:

Obligaciones del Rgimen Simplificado:

Al Rgimen Simplificado pertenecen las personas naturales comerciantes y los
artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos,
que realicen operaciones gravadas, as como quienes presten servicios
gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes
condiciones:
a. Que en el ao anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales
provenientes de las actividades inferiores a 4.000 UVT. Que tengan mximo
un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde
ejercen su actividad.
b. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se
desarrollen actividades bajo franquicia, concesin, regala, autorizacin o
cualquier otro sistema que implique la explotacin de intangibles.
c. Que no sean usuarios aduaneros.
Que no hayan celebrado en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en
curso contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por
valor individual y superior a 3.300 UVT.
d. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depsitos o inversiones
financieras durante el ao anterior o durante el respectivo ao no supere la
suma de 4.500 UVT.

Obligaciones del Rgimen Comn

Los contribuyentes del Rgimen Comn son las personas naturales que no
cumplen con los requisitos para pertenecer al Rgimen Simplificado y, sin
excepcin, todas las personas jurdicas.
a. Inscribirse, dentro de los dos meses siguientes, al Registro de Informacin
Tributaria (RIT).
b. Actualizar el Registro de Informacin Tributaria (RIT) con las novedades,
cese de actividades, etc. dentro de los dos meses siguientes al hecho.
c. Declarar y pagar el Impuesto de ICA, bimestralmente.

d. Declarar y pagar en el formulario especfico, las retenciones de ICA

practicadas.
e. Llevar libros de contabilidad, conforme a los principios de contabilidad
aceptados.
f. Expedir factura con el lleno de los requisitos.
g. Informar el NIT en correspondencia y documentos.
h. Conservar informacin y pruebas.

2. Qu son inventarios?
Inventarios son bienes tangibles que se tiene para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
todas las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.

a. Sistemas de Inventario
Sistema de Inventario perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro
continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo
tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son
tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final
y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener
que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de
control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados.

Sistema de Inventario Peridico

En el sistema de inventario peridico el negocio no mantiene un registro
continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del periodo, el negocio
hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica los costos unitarios
para determinar el costo del inventario final. sta es la cifra de inventario
que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para calcular el
costo de las mercancas vendidas. El sistema peridico es generalmente
utilizado para contabilizar los artculos del inventario que tienen un costo
unitario bajo.

b. Qu son sistemas de valuacin?

La valuacin de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica

una base especfica para valuar los inventarios en trminos monetarios. Los
4 mtodos de valuacin de inventarios que comnmente se utilizan en las
empresas son:

Identificacin especfica: cada artculo vendido y cada unidad que queda en

el inventario estn individualmente identificadas
Primeras entradas primeras salidas
artculos en entrar al inventario son
ventas) o consumidos (costo de
formado por los ltimos artculos
inventarios.

(PEPS) (en ingls FIFO): los primeros

los primeros en ser vendidos (costo de
produccin). El inventario final est
que entraron a formar parte de los

ltimas entradas primeras salidas (UEPS) (en ingls LIFO): El mtodo

UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del mtodo PEPS.
Los ltimos artculos que entraron a formar parte del inventario son los
primeros en venderse o consumirse. En este mtodo no debe costearse un
material a un precio diferente sino hasta que la partida ms reciente de
artculos se haya agotado y as sucesivamente. Si se recibe en almacn
una nueva partida, automticamente el costo de esa partida se vuelve el
que se utiliza en las nuevas salidas.

Costo Promedio: Este es el mtodo ms utilizado por las empresas y

consiste en calcular el costo promedio unitario de los artculos.

c. Inventarios por el sistema ABC

El mtodo ABC establece que, al revisar el inventario, una empresa debera
**clasificar los artculos de la A a la C**, basando su clasificacin en las
siguientes reglas:

Los artculos A son bienes cuyo valor de consumo anual es **el ms

elevado**. El principal 70-80 % del valor de consumo anual de la
empresa generalmente representa solo entre el 10 y el 20 % de los
artculos de inventario totales.

Los artculos C son, al contrario, artculos con el menor valor de

consumo. El 5 % ms bajo del valor de consumo anual generalmente
representa el 50 % de los artculos de inventario totales.

Los artculos B son artculos de una clase intermedia, con un valor de

consumo medio. Ese 15-25 % de valor de consumo anual
generalmente representa el 30 % de los artculos de inventario totales.

3. Qu son los soportes de contabilidad o documentos contables?

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa. Todas las
operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser registradas
en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos
pertinentes para cada una de ellas.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin

general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre,
nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al
cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito
de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente
es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el
soporte es la factura.
Recibo de consignacin bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y
una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora,
sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan
Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al
depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos
opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos
locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y
exigencia del cliente.

Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los
datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los
artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeracin en orden
consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del
vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o
razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin.
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Pre
impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Cheque
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena
a un banco llamado girado que pague una determinada suma de dinero a
la orden de un tercero llamado beneficiarios.

Comprobante de pago
Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte
de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora
por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad
y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya
que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben
asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa

Letra de cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de
pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para
que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en
una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en
compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus
clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a
sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza
para respaldar los crditos bancarios.
Nota Dbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de
sus obligaciones.

Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados
en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales
de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante
llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias;
el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo,
por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor.

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y
cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.

b. Qu son los documentos no contables:

Estos se llaman documentos informativos, y son de carcter solamente de
soporte. Estos documentos son los utilizados en los procesos contables y
son registrados por su rea respectiva.

Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
correccin, ajustes y cierre.
Cotizacin
Informa las condiciones de compra y venta de un producto o servicio para
facilitar al clientela toma de decisin a cerca de la mejor opcin.
Comprobante de diario
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin.
Orden de Pedido
Es el documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor
manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta.
Informe de Saldos Bancarios
El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y
precisa las transacciones realizadas cada da en una empresa como son:
ingresos, cheques girados, compras al crdito y otros.

Conciliacin Bancaria
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la
empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los
valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Pagar
Es un documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra
una suma de dinero en un plazo determinado.
Cheque
Es un ttulo valor medio del cual una persona llamada girador ordena a un
banco llamado girado que pague una determinada suma de dinero a la
orden de un tercero llamado beneficiario
Letra de cambio
La letra de cambio es un documento por el que una persona fsica o
jurdica (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de
un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo

valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado
una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura
contiene la identificacin de las partes, la clase y cantidad de la mercanca
vendida o servicio prestado, el nmero y fecha de emisin, el precio unitario
y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al
comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este
sujeta la respectiva operacin econmica. Este documento suele llamarse
factura de compraventa.
El Cdigo de comercio colombiano, en el artculo 772 define la factura
como: Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio
podr librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio..

c.requisitos de la factura

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo
valor, debe contener como mnimo los siguientes requisitos:
Cdigo de comercio, Art. 774.

Requisitos de la factura. La factura deber reunir, adems de los

requisitos sealados en los artculos 621 del presente Cdigo, y 617 del
Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o
sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 673.
En ausencia de mencin expresa en la factura de la fecha de vencimiento,
se entender que debe ser pagada dentro de los treinta das calendario
siguientes a la emisin.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicacin del nombre, o
identificacin o firma de quien sea el encargado de recibirla segn lo
establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deber dejar constancia en
el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneracin y las
condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligacin estn sujetos
los terceros a quienes se haya transferido la factura.
No tendr el carcter de ttulo valor la factura que no cumpla con la totalidad
de los requisitos legales sealados en el presente artculo. Sin embargo, la

omisin de cualquiera de estos requisitos, no afectar la validez del negocio

jurdico que dio origen a la factura.
En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a
exigir del vendedor o prestador del servicio la formacin y entrega de una
factura que corresponda al negocio causal con indicacin del precio y de su
pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.
La omisin de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las
sealadas en el presente artculo, no afectar la calidad de ttulo valor de
las facturas.
Para efectos tributarios, la factura debe contener mnimo los
requisitos contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedicin

de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de
la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado.
d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedicin.
f. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados.

g. Valor total de la operacin.

h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. <Literal inexequible>
Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a),
b), d) y h), debern estar previamente impresos a travs de medios
litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o
mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se
entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de
facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern
proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora.
Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte
no ser obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, ser
suficiente entregar copia de la misma.
Pargrafo. Para el caso de facturacin por mquinas registradoras ser
admisible la utilizacin de numeracin diaria o peridica, siempre y cuando
corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir
de manera inequvoca cada operacin facturada, ya sea mediante prefijos
numricos, alfabticos o alfanumricos o mecanismos similares.
Lo contemplado en el artculo 617, son los requisitos que debe cumplir
quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la
factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con
que la factura contenga como mnimos los siguientes requisitos:
Estatuto tributario, Art. 771-2. Procedencia de costos, deducciones
e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en
el impuesto sobre la renta, as como de los impuestos descontables en el

impuesto sobre las ventas, se requerir de facturas con el cumplimiento de

los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los
artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratndose de documentos equivalentes se debern cumplir los requisitos
contenidos en los literales b), d), e) y g) del artculo 617 del Estatuto
Tributario.
Cuando no exista la obligacin de expedir factura o documento equivalente,
el documento que pruebe la respectiva transaccin que da lugar a costos,
deducciones o impuestos descontables, deber cumplir los requisitos
mnimos que el Gobierno Nacional establezca.

Pargrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el

literal d) del artculo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de
costos, deducciones y de impuestos descontables, bastar que la factura o
documento equivalente contenga la correspondiente numeracin.
Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolucin de
autorizacin de la numeracin respectiva expedida por la Dian, autorizacin
que debe estar impresa en la factura.