COSTES DE APROVISIONAMIENTO

El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones relacionadas con el

abastecimiento de materiales en lugar y momento oportunos para
garantizar el normal desarrollo de la actividad productiva. Comprende, por
tanto, las operaciones de compra, recepcin e inspeccin de los
materiales, almacenamiento y entrega a fabricacin. Estas operaciones
generan costes de personal, energa, material de oficina, amortizaciones,
financieros, etc., que suelen ser indirectos tanto a los diferentes productos
fabricados por la empresa, como a los propios materiales objeto de las
mismas. Para asignarlos a estos ltimos, y, a travs de ellos, a los primeros,
se hace preciso elegir algn criterio de reparto que resulte adecuado, como,
por ejemplo:
- Para los costes de compra, recepcin e inspeccin de los materiales: el
nmero de pedidos recibidos, las unidades fsicas o el valor de los
materiales comprados, etc.
- Para los costes de almacenamiento: la ocupacin media de superficie o
volumen, el stock medio de materiales (en unidades fabricadas o en
unidades de material), la cantidad o el valor de los materiales suministrados
a fabricacin, etc.
Si se pretendiera realizar una asignacin rigurosa de los costes de
aprovisionamiento, habra que considerar cada partida de material como un
objetivo de coste independiente, e ir controlando los costes que la misma
ocasiona en cada una de las operaciones mencionadas. Sin embargo,
cuando esas operaciones se producen con cierta regularidad en los distintos
periodos, es posible simplificar la asignacin y el control de los costes de
aprovisionamiento, por ejemplo:
a) Imputando a los costes indirectos de las operaciones de compra,
recepcin e inspeccin a los materiales recibidos en cada periodo, y los de
almacenamiento a los materiales consumidos en el mismo, cuando existen
desfases importantes entre las 2 fases del proceso de aprovisionamiento. 1
b) Imputando todos los costes indirectos de aprovisionamiento de cada
periodo, englobados en un nico suplemento, a los materiales consumidos
en el mismo, cuando todo el proceso de aprovisionamiento se produce de
una forma equilibrada en el tiempo.
Los materiales de una empresa son susceptibles de ser almacenados, as
que podemos valorar los costes que suponen su entrada en almacn, su
almacenamiento y su salida del almacn. En este caso vamos a valorar las
entradas de existencias en almacn, para lo cual debemos distinguir entre:

Materiales fabricados por la propia empresa: se valoran por el coste

de su produccin, es decir, debemos sumar al precio de las materias

1 Mara Jos Escudero Serrano, Gestin de aprovisionamiento: administracin

primas, los costes directos y una parte de los costes indirectos.

Imagina que estamos hablando de una fbrica de pizzas congeladas
que produce su propia masa, en lugar de adquirirla en el exterior.
Esta masa se guarda en el almacn hasta su utilizacin, por lo que
hay que valorar su coste de entrada, que como acabamos de decir, se
basa en su coste de produccin. Para ello debemos tener en cuenta,
entre otras cosas, las materias primas que intervienen de forma
directa (la harina, la sal, la levadura, etc.), la mano de obra directa
(los operarios que se dedican a elaborar esa masa) y parte de los
costes indirectos (parte del alquiler de la nave, de los gastos de
electricidad, etc.).

Materiales adquiridos en el exterior: se valoran por su precio de

adquisicin. Supongamos que la fbrica de pizzas tiene que comprar
algunos ingredientes a una empresa externa, como la salsa de
tomate y el queso, ya que ella no los fabrica. Estos ingredientes se
valoran por el precio de adquisicin.

Por otra parte, el coste de entrada en almacn de materias primas viene

determinado por dos magnitudes:

el precio de compra: el que figura en la factura. Por ejemplo, el precio

al que compramos la harina, la sal, etc.

el coste de adquisicin: cuando compramos materias primas, no slo

debemos tener en cuenta su precio; tambin debemos pensar en el
coste que lleva asociada su adquisicin. Este coste se puede dividir
en:
o

coste de aprovisionamiento: se trata de los costes asociados a

la recepcin y control de las materias primas, como por
ejemplo los operarios que llevan las mercancas desde los
camiones hasta el almacn.

gastos de compra: como los gastos de transporte, de aduana,

etctera.

Hay que tener en cuenta que en el momento de la compra se conoce el

precio de compra (el que figura en la factura) y tambin los gastos de
compra que suelen ser habituales (los gastos de transporte, aduana, etc.),
pero se desconocen los costes de aprovisionamiento. Para resolver este
problema se puede tomar una de estas soluciones: hacer estimacin previa,
o bien, se puede esperar a conocer esos costes y repartirlos entre los
distintos pedidos. Esta ltima solucin, adems de ser poco veraz, retrasara
el clculo de los costes.

Finalmente, a la hora de estudiar los costes de entrada en el almacn de

materias primas, hay que tener en cuenta dos conceptos relacionados con
la contabilidad:

los descuentos por pronto pago: nunca deben incluirse como un coste
de entrada en almacn. Se consideran como un ingreso financiero y
deben contabilizarse as.

los rappels sobre compras: los rappels sobre compras son descuentos
de los que goza el comprador por adquirir una determinada cantidad
de producto en un tiempo determinado. Por ejemplo, un descuento
del 10% por cada tonelada de queso que compre. Estos rappels sobre
compras deben considerarse como un menor importe de compra, en
el caso de que se conozcan. Si no se conocen en el momento de la
compra, entonces deben contabilizarse en una cuenta de ingresos.

COSTES DE INVENTARIO (ORDENAMIENTO, ALMACENAMIENTO).

DEFINICIN Y FRMULA.
Los costes de inventario son los costes relacionados con el almacenamiento
y el mantenimiento del inventario durante un determinado perodo de
tiempo. Generalmente, los costes de inventario se describen como un
porcentaje del valor de inventario (inventario promedio anual; es decir, para
un minorista, el promedio de bienes comprados a sus proveedores durante
un ao) en base anualizada. Estos costes varan significativamente segn el
sector comercial, pero son siempre bastante altos. Normalmente, se acepta
que los costes de almacenamiento por s solos representen el 25 % del valor
de inventario disponible.
Dicho esto, no resulta sencillo establecer una definicin clara. El coste de
inventario, el coste de inventario total (TIC), el coste total de la propiedad
del inventario, etc., la nomenclatura que rodea a los trminos costes de
inventario puede ser en s misma bastante engaosa, y lo que abarca tiende
a variar de acuerdo con las fuentes y el sector comercial en cuestin. En
este artculo, nos concentramos en la visin de los costes de un
inventario esttico, en lugar de en los costes generados por movimientos de
inventario. Para ser ms precisos, dejamos de lado los aspectos
relacionados con el flujo de bienes para concentrarnos nicamente en los
costes de tener una determinada cantidad de inventario. Adems,
adoptamos una perspectiva sobre el tema que es la que mejor se ajusta al
comercio.
Para los minoristas y los mayoristas, as como para los propietarios de
eCommerce, el inventario es generalmente el mayor activo, as como el
mayor generador de gastos. La evaluacin de los costes de inventario es,
por lo tanto, esencial, y tiene repercusiones en las finanzas de la compaa,
as como en su gestin. Ayuda a las compaas a determinar cunto
beneficio pueden obtener del inventario, de qu modo pueden reducir los

costes, dnde se pueden realizar cambios, qu proveedores o qu artculos

se deben elegir, cmo se debe asignar el capital, etc.
Dificultades para evaluar correctamente los costes de inventario
Constantemente observamos que muchas compaas no saben con
exactitud cules son los costes totales vinculados con su inventario. Lo que
es peor, muchas compaas se apoyan en la falsa premisa de que una
contabilidad regular les da una estima razonable de los costes de su
inventario.
En primer lugar, la medicin del coste de inventario es, en s misma, un
problema complicado. Existen varios sistemas alternativos de contabilidad
de costes que pueden resultar vlidos para algunos fines, al tiempo que
resultan inadecuados o peligrosos para otros 2. Adems, no siempre es ni
posible ni econmico hacer un seguimiento de todos los costes, o dividirlos
y asignarlos en forma adecuada. Para comenzar a evaluar los costes de
inventario, es preciso entender que los nmeros relevantes no siempre
aparecen en los registros de contabilidad convencionales, y que, cuando
parece que s lo hacen, an es preciso ser cuidadoso con el conjunto de
reglas y las suposiciones que se utilizan para elaborar esos nmeros. Por
ejemplo, al momento de combinar los diferentes costes, es necesario
asegurarse de que los elementos estn expresados en modo coherente
como cifras antes de impuestos o cifras despus de impuestos, pero no
como una mezcla de ambas.
En segundo lugar, el verdadero coste de inventario simplemente
implica muchos elementos y va ms all del coste de bienes
vendidos o de materias primas. Enseguida vienen a la mente los gastos
de gestin y de mantenimiento, pero no se termina all. Hay que agregar a
eso los seguros, los intereses, la merma, etc. La lista es bastante larga. En
este artculo, intentamos elaborar una clasificacin clara de estos costes
para ayudar a los encargados a entender mejor dnde es que deberan
empezar a buscar para determinar los costes de sus inventarios.
Si bien intentaremos dar algunas estimas generales de algunos de estos, el
lector deber recordar que cada uno de estos costes directamente del
sector comercial especfico y de las polticas y las decisiones de gestin
(ej.: la decisin de utilizar proveedores de servicios terceros o de aplicar una
poltica de inventario justo a tiempo, etc.).

Categorizacin de costes de inventario

2 Edward A. Silver, David F. Pyke, Rein Peterson, Inventory Management and

Production Planning and Scheduling(Gestin de inventario y planificacin de
produccin), 3.a edicin, John Wiley & Sons, 1998.

Una vez ms, si bien en la literatura pueden hallarse muchos puntos

comunes, las categoras y subcategoras de inventario fluctan y se
superponen, o se designan con nombres diferentes. No pretendemos
exponer a continuacin la clasificacin correcta, sino simplemente una que,
con suerte, pueda tener sentido (nuevamente, concentrndonos en el
comercio) y pueda ser til para que los encargados tengan una idea
acabada de los costes del inventario.
Los costes de inventario se dividen en 3 categoras principales:

Costes de ordenamiento (tambin llamados costes de

preparacin);

Costes de almacenamiento (tambin llamados costes de tenencia);

Costes de faltas de existencias (tambin llamados costes de

escasez).

Definimos brevemente estos conceptos pero, entre esas tres categoras, los
costes de almacenamiento se ganan casi toda nuestra atencin.
Mary Lu Harding adopta una perspectiva diferente, con categoras como
coste de no entrega, coste de no calidad, costes relacionados con el uso,
etc., adecuadas principalmente para el procesamiento comercial de
materias primas, y tiles para determinar cmo seleccionar a los
proveedores de materias primas.3

Costes de ordenamiento
El coste de ordenamiento (tambin llamado coste de preparacin, en el
sector de los fabricantes), o el coste de reabastecimiento de inventario,
cubre la friccin creada por las rdenes mismas, es decir, los costes en que
se incurre cada vez que se realiza una orden. Estos costes se pueden dividir
en dos partes:

El coste del proceso de ordenamiento en s mismo: puede

considerarse un coste fijo, independiente de la cantidad de unidades
ordenada. Generalmente incluye las tarifas de la realizacin de la
orden y los costes administrativos relacionados con la facturacin, la
contabilidad o la comunicacin. Para actividades comerciales
grandes, en especial para los minoristas, esto puede reducirse al
coste amortizado del sistema EDI (intercambio electrnico de datos),
que permite reducir significativamente los costes del proceso de
ordenamiento (a veces, de varias rdenes de magnitud).

3 Mary Lu Harding, C.P.M., CPIM, CIRM, Calculating the total cost of ownership for
items which are inventoried (Clculo del coste total de propiedad para artculos
inventariados), NPMA, volumen 14, edicin 2, 2002.

Los costes de logstica entrante, relacionados con el transporte y

la recepcin (descarga e inspeccin). Esos costes son variables.
Luego, el coste de envo del proveedor depende del volumen total
ordenado, lo que a veces produce variaciones importantes en el coste
por unidad de la orden.

No es fcil elaborar siquiera una estima aproximada del coste de

ordenamiento, ya que incluye elementos que son especficos del sector
comercial e incluso especficos del producto: los proveedores pueden ser
locales o extranjeros, pueden tener reglas de entrega solo por pal en lugar
de por unidad, o solo cuando se ordena una determinada cantidad de
productos, y, adems, pueden ofrecer descuentos por volumen, etc.
Existen formas de minimizar estos costes; ms precisamente, de determinar
la relacin adecuada entre costes de almacenamiento y descuentos por
volumen, equilibrando de este modo el coste de ordenar demasiado con el
coste de ordenar demasiado poco (bsicamente, un inventario ms pequeo
en general lleva a ms rdenes, lo que se traduce en mayores costes de
ordenamiento, pero tambin implica menos costes de almacenamiento).
Esto generalmente se logra mediante el clculo de la cantidad econmica
de la orden (EOQ). Sin entrar en detalles, agreguemos simplemente el
siguiente recordatorio: si bien en la literatura aparece generalmente un
modo clsico para calcular la EOQ con la frmula Wilson, esta frmula en
particular que data de 1913 es una solucin poco eficaz para los
minoristas, principalmente porque supone que el coste de ordenamiento es
plano. No obstante, es posible determinar cantidades de orden ptimas
elaborando una funcin de coste que tenga en cuenta descuentos por
volumen, como se explica en nuestro artculo.

Costes de almacenamiento
Los costes de almacenamiento son esenciales para un punto de
vista esttico del inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de tener
ms o menos inventario, independientemente del flujo de inventario.
Una vez ms, la clasificacin vara en la literatura; la categorizacin que
proponemos es la siguiente:

Costes de capital (o cargos financieros)

Costes de espacio de almacenamiento

Costes de servicios de inventario

Costes de riesgo de inventario

Costes de capital
Es el componente ms grande entre los costes de almacenamiento de
inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversin, los intereses sobre
el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el
inventario (en lugar de en ttulos del tesoro, fondos de inversin, etc.).
Determinar los costes de capital puede ser ms o menos complicado segn
la actividad comercial. Es posible, no obstante, dar algunas reglas bsicas:
es importante entender cul es la parte financiada externamente y cul la
parte financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de importante
evaluar el riesgo de inventario en la propia actividad.
Un modo clsico de determinar los costes de capital es utilizando
un WACC (coste medio ponderado del capital), es decir, la tasa que se
espera que una compaa pague en promedio a todos los titulares de
garanta para financiar su activo. Vea el artculo de Wikipedia, que incluye la
frmula. Stephen G. Timme y Christine Williams-Timme tambin proponen
expresar el WACC como el coste de capital propio y el coste de la deuda
despus de impuestos.
Generalmente, se tiende a subestimar ampliamente los costes de
capital. El error ms comn es el de reducirlos a tasas de prstamo a corto
plazo. De acuerdo con S. G. Timme y C. Williams-Timme, entre otros, para
la gran mayora de las compaas, los costes de capital alcanzan el
15 %, mientras que muchas compaas tienden simplemente a
aplicar una tasa del 5 %.
Lo que las compaas tambin se olvidan de medir y tener en cuenta es el
riesgo vinculado a su inventario, que a veces puede ser bastante alto
(los productos frescos pueden perder todo su valor en cuestin de das si no
se venden; los productos electrnicos de consumo tienen un alto riesgo de
obsolescencia, etc.). Si la compaa ha decidido poner su dinero en
inversiones igualmente arriesgadas en lugar de en el inventario, cul
hubiera sido el rendimiento de la inversin?
Costes de espacio de almacenamiento
Incluyen el coste del mantenimiento del establecimiento y los servicios (luz,
aire acondicionado, calefaccin, etc.), el coste de la compra, la depreciacin,
o el alquiler y los impuestos de la propiedad.
Claramente, estos costes dependen en forma significativa del tipo de
almacenamiento elegido; por ejemplo, si los depsitos son de propiedad de
la compaa o alquilados. Para actividades ms pequeas, cuando el mismo
edificio se utiliza para diferentes propsitos, es preciso determinar la parte
del edificio que se asocia a la recepcin y al almacenamiento de inventario.
En esta categora, deberamos sealar tambin un fenmeno problemtico:
la saturacin del espacio de almacenamiento. Esta saturacin puede causar
el aumento de costes en un modo absolutamente no lineal creando toda
clase de costes adicionales. Por ejemplo, cuando un depsito alcanza el

punto de saturacin, el movimiento dentro de este se vuelve casi imposible;

los flujos se detienen, a veces por completo, y resulta difcil remediar esta
situacin rpidamente encontrando capacidad de almacenamiento adicional
de emergencia. Para las compaas que padecen este tipo de problemas, el
tiempo y el dinero necesarios para ordenar el desorden y reiniciar los flujos
es considerable. Hemos observado que en algunos casos, la repeticin de
este tipo de situaciones 3 o 4 veces por ao bast para ocupar, a lo largo de
un ao, ms de la mitad del tiempo de los equipos de cadena de
suministro.

Costes de servicios de inventario

Incluyen seguro, hardware de TI y aplicaciones (para algunas actividades,
equipos RFID y otros), pero tambin el manejo fsico con los
correspondientes recursos humanos, gestin, etc. Tambin podemos poner
en esta categora los gastos relacionados con el control de inventario y el
recuento de ciclos. Por ltimo, si bien son una especie de categora en s
mismos, es posible incluir los impuestos en esta categora.
Al utilizar proveedores logsticos terceros (3PL), esos costes podran
presentarse como un solo junto con los costes de espacio de
almacenamiento, y se pueden determinar de un modo bastante claro.

Costes de riesgo de inventario

Cubren esencialmente el riesgo de que los artculos puedan sufrir
desvalorizaciones a lo largo del perodo de almacenamiento. Esto es
especialmente relevante en la industria minorista y con los productos
perecederos.
Los riesgos incluyen, en primer lugar, la merma del inventario, que es
bsicamente la prdida de productos entre la compra a los proveedores (es
decir, el inventario registrado) y el punto de venta (es decir, el inventario
real), causada por errores administrativos (errores en el envo, productos
extraviados, etc.), robo, hurto o fraude por parte del comerciante (incluido
el robo por parte de empleados), daos en trnsito o durante el perodo de
almacenamiento (debido a almacenamiento incorrecto, daos debidos al
agua o la calefaccin, etc.).
En el sector minorista, la causa de la merma generalmente se encuentra en
el nivel del punto de venta. Es posible hallar las siguientes estimas:

En Estados Unidos, la Universidad de Florida realiza cada ao una

Encuesta nacional de seguridad en el sector minorista entre 100
minoristas. Segn este estudio, en 2009, la merma en Estados Unidos
represent el 1.44 % de las ventas minoristas, un 43 % debido al robo
por parte de empleados.

Segn el mismo estudio, en 2011 (encuesta publicada en 2012), la

merma represent el 1.41 %.

Otro estudio realizado por el Centre for Retail Research, que publica
su Barmetro Mundial del Hurto en la Distribucin (Global Retail Theft
Barometer) un estudio que se realiza en 43 pases, la coloca en
el 1.45% de las ventas minoristas para 2011.

Las mayores tasas se encuentran en la carne fresca y el queso para las

tiendas de comestibles; en los productos de afeitar y los perfumes para el
sector de salud y belleza; y en los accesorios y ropa de abrigo para el sector
de indumentaria.
Los costes de riesgo de inventario tambin tienen en cuenta
la obsolescencia, es decir, los costes generados por productos que se
vencen, o por artculos que se vuelven obsoletos (especialmente en el caso
de los productos electrnicos de consumo, pero tambin en los artculos que
se destacan por un nuevo envoltorio o presentacin, etc.).
Determinar el valor de los costes del riesgo de inventario no siempre es tan
directo como podra parecer. Por ejemplo, debemos considerar el valor de
las prdidas a lo largo de un determinado perodo de tiempo (dividido por el
inventario medio durante ese mismo perodo). Sin embargo, las prdidas no
siempre se tienen en cuenta del modo adecuado, los recuentos de ciclos no
siempre son regulares, etc. En algunas compaas, los artculos que
deberan liquidarse continan siendo almacenados por aos.
Por ltimo, debera advertirse que lo que hemos elegido incluir aqu bajo las
etiquetas costes de espacio de almacenamiento y costes de riesgo de
inventario a veces se agrupan y se denominan simplemente costes de
almacenamiento no capitalizables, lo que destaca el hecho de que los
costes de capital representan verdaderamente el mayor de los costes de
inventario. Mientras que solo los costes de capital se pueden evaluar en
aproximadamente el 15 %, todos los dems costes juntos alcanzan ms o
menos este mismo porcentaje (10 % segn S.G. Timme y C. Williams-Timme;
19 % segn el State of Logistics Report anual por Robert V. Delaney de Cass
Information Systems). El factor clave de la fluctuacin de este valor es el
riesgo de obsolescencia.

Una primera aproximacin a los costes de almacenamiento: clculos y

frmula rpidos
Si bien hemos hecho hincapi en la dificultad de evaluar con precisin los
costes de almacenamiento con todos sus mltiples componentes y el hecho
de que estos costes son siempre especficos de la actividad comercial, se
pueden dar no obstante algunas estimas aproximadas.
La mayora de las compaas tiende a subestimar los costes de
almacenamiento totales (o el coste total de tenencia de inventario). Para la

mara de los actividades minoristas y de fabricacin, las evaluaciones

expertas del coste del almacenamiento de inventario van de un 18 % a un
75 % anual (o4, entre el 25 % y el 55 %). Como ya se ha mencionado, el
factor determinante en este porcentaje son los costes de capital (incluida la
inversin en el inventario) y el tipo de productos (intuitivamente, cuanto
ms perecederos sean los productos, mayores sern los costes).
La regla general estndar coloca a los costes de almacenamiento en un 25
% del valor de inventario disponible5. Cualquier mtodo rpido de clculo
del costo del almacenamiento de inventario consiste en sumar un
20 % al tipo de inters preferencial de prstamo de dinero. Por
ejemplo, si el tipo de inters preferencial es del 10 %, los costes de
almacenamiento seran 10+20=30 %.
Por las razones anteriormente mencionadas, es difcil dar estimas ms
precisas. Digamos simplemente que para las categoras mencionadas ms
arriba, se pueden hallar en la literatura las siguientes estimas:

Costes de capital: 15 %

Costes de espacio de almacenamiento: 2 %

Costes de servicio de inventario: 2 %

Costes de riesgos de inventario: 6 %

Una referencia destacada es el estudio de Helen Richardson

(Referencias nro. 3) de 1995. Segn H. Richardson, los costes totales de
inventario podran ubicarse entre el 25 % y el 55 % con la siguiente
distribucin:

Coste del dinero 6 % - 12 %

Impuestos 2 % - 6 %

Seguro 1 % - 3 %

Gastos de depsito 2 % - 5 %

4 Helen Richardson, Control your costs then cut them (Controle sus costes y luego
recrtelos), Transportation & Distribution (Transporte y distribucin), diciembre de
1995, 94-96.

5 James R. Stock y Douglas M. Lambert, Strategic Logistics

Management (Gestin estratgica de la logstica), 2.da edicin, Irwin
Professional Publishing, 1987).

Manejo fsico 2 % - 5 %

Control administrativo y de inventario 3 % - 6 %

Obsolescencia 6 % - 12 %

Deterioro y hurto 3 % - 6 %

Esto significa que, en promedio, en un ao, en el caso ms favorable

(25 %), un distribuidor gasta $250 cada $1000 almacenados en
inventario.
Ejemplo prctico:
Consideremos una empresa con un valor de inventario promedio de $10M.
Para calcular los costes de almacenamiento, primero necesitamos sumar
todos los costes no capitalizables. Supongamos que fuera as:

Costes de espacio de almacenamiento: 200k

Costes de servicio de inventario: 800k

- Manejo fsico: 200k
- Seguro: 100k
- Cargos administrativos, gastos de equipo y control: 300k
- Impuestos: 200k

Costes de riesgo de inventario: 900k

- Merma (incluido hurto, etc.): 300k
- Obsolescencia: 600k

Esto representa un total de USD 1.9M.

Para obtener un porcentaje, dividimos este total por el valor de inventario
promedio: 1.9M USD / 10M USD = 19 %.
Por ltimo, sumamos los costes de capital. Supongamos que son un 10 % en
este caso, es decir, USD 1M.
En nuestro ejemplo, los costes de almacenamiento de inventario totales
alcanzan los USD 2.9M para un valor de inventario promedio de USD 10M.
La tasa de almacenamiento de inventario equivale a 19 %+10 %= 29 %.

Costes de faltas de existencias

Por ltimo, para tener un panorama completo de los costes de inventario,
deberamos agregar tambin los costes de faltas de existencias (o costes de
escasez), es decir, los costes en los que se incurre cuando tienen lugar
situaciones de faltas de existencias. Para los minoristas, estos pueden
incluir los costes de envos de emergencia, el cambio de proveedores con
entregas ms rpidas, la sustitucin por artculos menos rentables, etc.
Mientras que este tipo de costes puede determinarse con bastante

precisin, otros no son tan fciles de identificar, como el coste en trminos

de prdida de fidelidad del cliente o la reputacin general de la compaa.
La modelizacin del coste de faltas de existencias en s misma es un tema
amplio que excede los objetivos de este artculo. Simplemente
mencionemos que, bsicamente, el coste de inventario se equilibra con el
coste de oportunidad de las faltas de existencias. El equilibrio del coste de
inventario con el coste de las faltas de existencias obtiene generalmente
mediante la calibracin de los niveles de servicio.

Beneficios directos de la reduccin del inventario

Como se prueba ms arriba, los costes que rodean al inventario son
significativos. Por lo tanto, resultan muy valiosas las iniciativas dirigidas a
reducir el inventario, ya que no solo tienen un impacto inmediatamente
medible en el inventario mismo, sino que reducen los costes de capital, los
costes de almacenamiento, los de riesgo, etc.
Un error comn que las compaas cometen, segn S. G. Timme y C.
Williams-Timme al evaluar los beneficios de las iniciativas en la cadena de
suministro es precisamente el de subestimar su impacto en los costes de
inventario:
Al evaluar las iniciativas en la cadena de suministro, muchas compaas a
menudo menosprecian o incluso omiten los beneficios de reducir los costes
de almacenamiento de inventario no capitalizables porque no cuentan con
clculos fiables de estos costes. La mayora est de acuerdo en que existen
beneficios. Pero sin esas estimas fiables, los beneficios generalmente se
excluyen del anlisis. Esta prctica es entendible. No obstante, si el impacto
de estos costes no puede ser medido razonablemente, el verdadero valor
de muchas iniciativas de cadena de suministro ser subestimado" 6
Dicho esto, se puede discutir que no todos los gastos pueden reducirse tan
fcilmente. Pero si bien es verdad que algunos gastos (que tienen que ver
con el almacenamiento o el equipo, por ejemplo) no pueden reducirse
fcilmente sin cambios significativos en la organizacin, la mayora de ellos
est directamente relacionado con el valor de inventario, y puede ser
cuantificado fcilmente como un porcentaje del valor promedio del
inventario (impuestos o seguro, u obsolescencia). Por lo tanto, cualquier
reduccin del valor del inventario aporta, de hecho, importantes beneficios.
Los beneficios aportados por cualquier mejora que tenga que ver con la
gestin del inventario son la razn por la que Lokad se especializa en la
6
Stephen G. Timme y Christine Williams-Timme, The Real Cost of Holding Inventory
(El coste real del almacenamiento de inventario), Supply Chain Management
Review (Revisin de la gestin de la cadena de suministro), 7/1/2003.

optimizacin del inventario. Lokad ofrece varias aplicaciones web para este
propsito, en especial, nuestra aplicacin web de pronstico de inventario,
dedicada al pronstico de demanda, que tiene como objetivo entregar
pronsticos de ventas y puntos de reorden optimizados para mantener la
cantidad adecuada de inventario.

COSTOS DEL TRANSPORTE Y LA DISTRIBUCIN

Los costos de distribucin han sido definidos
de dos formas comprende todos los costos incurridos desde el momento en
que se fabrican el producto y se entregue en el almacn hasta que sea
convertido en efectivo.
Los costos de distribucin tambin se le conocen como gastos de
ventas y mercado.
Estos costos de distribucin comprenden:
1.-GASTOS DE EMPAQUE Y DE EMBARQUE
Que comprenden, material de empaque, mano de obra de empaque,
proporcin de gastos del edificio, gastos de equipo de entrega y gastos del
personal de oficina.7
2.- GASTOS DE VENTAS:
Que comprenden sueldos de los vendedores, gastos de viajes de los
vendedores, comisiones, publicidad, franqueos, gastos de cobranza, parte
de los cargos, alquiler, impuestos, seguros, depreciacin y gastos de oficina.
3.- GASTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS:
Aplicables a la conversin enefe3ctivo de los productos fabricados.
Los costos de distribucin pueden ser agrupados en dos categoras
principales:

7
Mikel Maulen Torres Logstica y costos. Editorial Diaz de Santos

1.- costos de obtencin de pedidos: que comprenden todos los costos

involucrados en las funciones para obtener un pedido. Se incluyen los costos
delos vendedores, las comisiones y la publicidad
2.- los costos de servicio a domicilio, comprende los costos de llevar la
mercanca hasta los clientes y cobrarles, incluyen las funciones de empaque
y embarque, facturacin y gastos de cobranza.
La informacin de costos debe acumularse en cuentas que se agrupen
por funciones de tal forma que la persona a cargo de funcin conozca el
costo en que se haya incurrido para alcanzar el objetivo funcional del costo.

CLASIFICACION DE LOS COSTOS DE DISTRIBUCION

Los costos de distribucin deben ser clasificados como directos e indirectos
para establecer distincin entre los que pueden ser asignados directamente
a un producto, a la venta, al territorio o aun mtodo de distribucin y los
que deben ser distribuidos. Hay que hacer un anlisis adicional de los costos
de distribucin, para clasificarlos en los que son fijos y en los que son
variables. Los costos de distribucin deben ser analizados y agrupados con
cuidado para convertirse en parte de los clculos del margen de
contribucin. El control efectivo del costo de distribucin requiere que se
compare como peridicamente, los costos reales con estndares
predeterminados; por lo tanto hay que establecer estndares. Un
presupuesto flexible que muestre los costos de distribucin, fijos y variables
para diversos volmenes de venta, permite una rpida comparacin con los
reales para determinar las causas de las variaciones de los porcentajes de
los costos de distribucin predeterminados o estndares. El concepto de los
costos de distribucin son las siguientes:

1.- la acumulacin y el registro de los costos a distribuir el producto.

2.- el anlisis de los costos de distribucin de acuerdo con alguna
base aceptable y
3. El control de la e interpretacin de los costos de distribucin, mediante el
empleo
de
estndares
predeterminado
y
presupuestos.Los costos de distribucin pueden ser agrupados en las siguie
ntes funciones importantes y despus volver a divididos de acuerdo con los
sueldos, sumisitos, rentas y gastos del grupo.
Costos por la obtencin de pedidos:
1.- costos directos de ventas.
2.- publicidad y promociones de ventas.
Costos por servicio a domicilio.
1.- transportacin y entrega.
2.- gastos de almacenamiento y depsitos.

3.- gastos de crditos y cobranzas.

ANALISIS DE LOS COSTOS DE DISTRIBUCION
El propsito del anlisis del costo de distribucin es permitir a
la administracin determinar las respuestas a varias de las siguientes
preguntas:
Qu cuentas de clientes de clientes producen utilidades?
Qu producto resulta ms redituable vender?
En qu zona se hacen las ventas que producen ms utilidades?
Cules son los mtodos ms redituables?
Qu vendedores estn realizando las ventas que producen mayores
utilidades?
Nuestro estudio se basara sobre la suposicin de que el anlisis del costo de
distribucin es parte del sistema contable. Los costos de distribucin
pueden ser clasificados para facilitar los siguientes anlisis:
1.- El costo de distribucin de cada producto.
2.- El costo de distribucin dentro de cada zona.
3.- El costo de distribucin por clases de clientes, lo que puede ser dividido
adicionalmente en la forma siguiente:
a) De acuerdo con la importancia de la venta
b) De acuerdo con la clasificacin territorial urbana o rural
c) De acuerdo con el tipo de organizacin de los clientes: cadenas
de tiendas, de ventas por correspondencia e independientes.
d) De acuerdo con el tipo de tiendas: farmacias, tiendas por departamentos,
miscelneas, etc.

El costo de distribucin para cada mtodo de venta, que puede ser dividido
en:
a) Sucursales
b) Vendedores
c) Por correo
d) No solicitadas O como clasificacin alternativa en:
a) ventas de contacto
b) ventas a crdito
c) ventas a plazo en la actualidad se emiten las facturas con la
adecuada codificacin de productos,
zonas, clientes, vendedores que tomaron el pedido y otrasclasificaciones
convenientes.

METODO DEL ANALISIS DEL COSTO DE DISTRIBUCION POR

PRODUCTO
Este mtodo podra ser utilizados por quienes venden pocos productos,
cada uno de los cuales se fabrican y se venden grandes volmenes y cada
uno tienen caractersticas diferentes que evitan se puedan hacer un anlisis
uniforme de los costos de distribucin. Las compaas que venden muchos
productos pueden agruparlos por lneas de productos. El mtodo de anlisis
del costo de distribucin por producto se presta ms fcilmente para los
registros y estados contables continuos:
1.- costos directos de ventas
2.- publicidad y promocin de ventas
3.- transportacin
4.- almacenamiento y depsitos
5.- crditos y cobranzas
6.- gastos generales de administracin
7.- todos los dems costos de distribucin