QU ES UN ARCHIVO?

Denominamos archivo al conjunto orgnico de

documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas de cualquier poca y en
cualquier soporte, incluidos los informticos
Pero la expresin archivo hace referencia a otros conceptos, as por archivo
se entiende el espacio fsico donde se conservan los documentos y la oficina
en donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la
propia institucin.
Los archivos estn formados por documentos, pero qu se entiende por
documento? se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural
o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informticos.
un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas y jurdicas,
pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material o
formal
Organizacin de Archivos
Hay una idea que debe predominar por encima de todo, y es que los
archivos se deben organizar pensando no slo en el presente sino tambin
en el futuro. Esto quiere decir que el sistema que diseemos deber servir
para cubrir las necesidades futuras de la oficina.
Conseguir esto slo ser posible elaborando un buen plan de trabajo y
adquiriendo unos conocimientos de archivo.
REUNIN DE TRABAJO Se comenzar con una reunin de los responsables
de la oficina. Si en el Ayuntamiento existe un archivero asistir a la reunin
y dirigir los trabajos. De esta reunin se obtendr: * Un anlisis del
problema * Una fijacin de objetivos * Un consenso Anlisis del problema Se
estudiarn cules son los problemas que presenta el archivo de la oficina.
Estos problemas pueden ser de muy diversa ndole pero los ms comunes
son: * Acumulacin de documentos, en un breve perodo de tiempo, por el
incremento de los asuntos gestionados. * Cambios de personal. * Traslado
de dependencias. * Indefinicin de tareas encomendadas a cada puesto de
trabajo. * Diferentes criterios de archivo entre el personal de la oficina.
* Inexistencia de un Archivo General o falta de personal cualificado en el
mismo, lo que impide una transferencia de documentos sistematizada. *
Mobiliario y material incorrecto para archivar los documentos. * Mala
utilizacin de los instrumentos informticos en relacin con los documentos
en soporte papel. * Falta de normalizacin de los impresos. Para analizar
estos problemas ser de gran ayuda la utilizacin de un cuestionario en el
que se refleje la situacin actual del archivo.

La utilizacin de un cuestionario es de gran utilidad para reflexionar no slo,

sobre la situacin de los documentos sino tambin sobre las funciones y
actividades de las oficinas. Tan importante como analizar los problemas es
el marcar los objetivos que se pretenden conseguir
La gestin y el control de la informacin debe ser el objetivo ltimo en una
oficina. Pero este control slo se consigue con la suma de tres factores: *
Una buena organizacin de los documentos * Una perfecta organizacin y
coordinacin * Unos programas de ordenador adaptados a la realidad de
cada oficina.
Necesidad de consenso
Es evidente que para organizar los documentos de una oficina todas las
partes implicadas tienen que estar convencidas de esa necesidad. Un
problema puede ser el que no todo el mundo acepte que el sistema
existente no es el adecuado, cuando no ha sabido responder a todas las
necesidades de la oficina en el actual momento de la gestin municipal, a
pesar de que fuera perfectamente vlido en pocas anteriores.
Cuando comenzar la organizacin en el segundo semestre del ao.
En cuanto al material auxiliar necesario para la organizacin ser el
siguiente: * Lpiz y papel * Carpetillas o guardas * Etiquetas adhesivas
mviles de diferentes colores * Bandejas clasificadoras * Cajas de archivo *
Carpetas clasificadoras * Fichas de cartulina.
Una vez organizados los documentos de apoyo y la documentacin
informativa auxiliar se debe proceder a organizar los documentos
administrativos de la oficina. Con estos documentos se formarn tres
grupos: * Documentos sin vigencia administrativa * Documentos tramitados
de consulta frecuente * Documentos en trmite y con vigencia
administrativa.
Porque los documentos independientemente de las caractersticas ya
enumeradas tienen un valor que puede venir dado por su informacin o
como sustentador de derechos.
Valor Administrativo * Valor Legal/Fiscal * Valor Histrico.
Valor Administrativo, es el que tiene el documento en cuanto es de utilidad
en la propia oficina para la gestin de sus asuntos.
Valor Legal o fiscal es el que viene marcado por las leyes y que indica que
el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia
administracin y para los ciudadanos.
El valor histrico, viene marcado por la informacin que contiene el
documento y que puede servir para conocer mejor la historia de una
institucin o de una comunidad. El valor histrico de los documentos es muy
importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en la organizacin de los

documentos de una institucin, por eso es corriente or hablar de palabras

tales como archivo activo, semiactivo y pasivo, o de manera ms
simplista archivos vivos y archivos muertos.
Este sistema de archivo que podemos definir como el conjunto de
rganos en donde se ubican los documentos en razn de su utilidad para la
gestin administrativa, los ciudadanos y los investigadores, y que estn
atendidos por personal preparado y responsable, constituye el cauce por el
que discurre el flujo documental de un Ayuntamiento. Este cauce debe estar
debidamente canalizado y permitir la eliminacin de los documentos que
obstaculicen su marcha.

Se define cuatro tipos de archivos: * Archivo de Oficina * Archivo Central *

Archivo Intermedio * Archivo Histrico

Gestin de Documentos Dicho de manera ms clara es el conjunto de

tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa
en la explotacin de los documentos por parte de las Administraciones.
CICLO DE VIDA de los documentos, que en su versin ms radical
consiste en que la informacin registrada tiene una vida similar a la de un
organismo vivo, en el sentido que nace (fase de creacin), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de conservacin histrica o
eliminacin
PROGRAMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS que podramos definir como
una actuacin sobre los documentos destinada a asegurar la economa y la
eficiencia en su gestin y que permita su identificacin, su conservacin y la
utilizacin de los archivos de forma sistemtica
fases representativas del ciclo de vida de los documentos: Fase de creacin
de documentos: Se estudiar el diseo de los formularios, la preparacin y
la gestin de la correspondencia, el desarrollo de sistemas de gestin de la
informacin y la aplicacin de las modernas tecnologas a estos procesos.
Fase de mantenimiento y uso de los documentos: En esta fase se
desarrollar un completo sistema de archivos y recuperacin de los
documentos, gestin de archivos de oficina, desarrollo y mantenimiento de
programas de documentos esenciales y de planificacin contra desastres,
creacin de archivos intermedios y aplicacin de sistemas de anlisis,
automatizacin y reprografa a estos procesos. Fase de disposicin de los
documentos (conservacin o eliminacin): incluye la identificacin y
descripcin de las series, desarrollo de cuadros de valoracin con el fin de
eliminar o transferir los documentos al Archivo Histrico.

Estos grandes grupos seran: * Correspondencia * Expedientes

Documentos de Enlace * Documentos de Notificacin * Documentos de
apoyo a la gestin * Documentacin informativa auxiliar

Transferencias documentales
El primer paso ser su separacin fsica del resto de los documentos de la
oficina.
El segundo ser la eliminacin del material de oficina inservible. Carpetas
clasificadores, legajos y cajas en mal estado se destruirn. El material de
oficina que pueda ser reutilizado se conservar para su empleo en la
creacin del sistema de archivo.
En tercer lugar se retirarn los clips, post-it y gomas elsticas. Los
documentos nunca se deben archivar con clips. La funcin de estos
elementos es unir documentos de forma provisional, pero nunca de forma
definitiva. Los clips tienden a engancharse unos con otros alterando el orden
de los documentos e inclusos separndolos. otra caracterstica de los clips
metlicos es que tienden a oxidarse manchando el documento. En cuento a
las gomas elsticas podemos decir que causan ms dao que los clips, ya
que tienden a descomponerse y adherirse al papel en contacto con ellas.
El siguiente paso es la eliminacin de notas manuscritas, borradores y
copias. Es frecuente archivar los expedientes con el manuscrito y la copia
mecanografiada cuando la primera es innecesaria. La documentacin de
carcter personal de los funcionarios queda traspapelada entre los
documentos administrativos con ms frecuencia de lo que sera deseable,
por ello, no es extrao encontrar entre los expedientes tarjetas postales,
facturas y documentos menos intrascendentes. Toda esta documentacin ha
de ser retirada. El quinto paso ser la ordenacin e instalacin de los
documentos. Los documentos se instalarn en cajas de cartn de archivo
definitivo del tamao folio prolongado. Las cajas deben llenarse pero nunca
tanto como para impedir su cierre. Los documentos se instalarn en las
cajas por aos respetando el orden original que tuvieran en la oficina.

A continuacin se proceder a la numeracin de las cajas. Por ltimo los

documentos sern transferidos al Archivo Central mediante un formulario
que servir de control y garanta de la transferencia, tanto para la oficina
como para el Archivo Central. Este formulario recibe el nombre de Hoja de
Remisin o Relacin de Entrega20. Los datos que refleja son los siguientes: *
Identificacin de la oficina remitente. * Descripcin de las unidades
documentales. * Ao o aos de los documentos * Firmas de los
responsables. * Fecha del envo. * Y datos tcnicos sobre las caractersticas
de los documentos, que suele cumplimentar el Archivo.

Sistema documental
IDENTIFICACIN DE LAS SERIES DOCUMENTALES Una buena organizacin de
un archivo slo es posible si se identifican correctamente las series
documentales, o lo que es lo mismo, los sistemas de archivo que se
implanten en la Administracin estarn abocados al fracaso sin un buen
conocimiento de lo que es una serie documental.
Qu es una serie documental? De las varias definiciones existentes hemos
elegido la establecida en el Diccionario de Terminologa Archivstica que dice
lo siguiente: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el
desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma
norma jurdica y/o de procedimiento. Hay que destacar las palabras
misma competencia y misma norma de procedimiento ya que aqu est el
quid de la cuestin.

Ley de acceso a la informacin publica

promueva la participacin ciudadana,
la eficiencia de la administracin pblica,
la lucha contra la corrupcin
y la generacin de una cultura de transparencia.
Art. 1.- La presente ley tiene como objeto garantizar el derecho de acceso de toda
persona a la
informacin pblica, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de
las instituciones del Estado.
Art 4 principios siguientes:
a. Mxima publicidad: la informacin en poder de los entes obligados es pblica y
su difusin
irrestricta, salvo las excepciones expresamente establecidas por la ley.
b. Disponibilidad: la informacin pblica debe estar al alcance de los particulares.
c. Prontitud: la informacin pblica debe ser suministrada con presteza.
d. Integridad: la informacin pblica debe ser completa, fidedigna y veraz.
e. Igualdad: la informacin pblica debe ser brindada sin discriminacin alguna.
f. Sencillez: los procedimientos para la entrega de la informacin deben ser simples
y
expeditos.
g. Gratuidad: el acceso a la informacin debe ser gratuito.
h. Rendicin de cuentas. Quienes desempean responsabilidades en el Estado o
administran

bienes pblicos estn obligados a rendir cuentas ante el pblico y autoridad

competente, por el uso y la administracin de los bienes pblicos a su cargo y sobre
su gestin, de
acuerdo a la ley.
Divulgacin de Informacin
Art. 10.- Los entes obligados, de manera oficiosa, pondrn a disposicin del
pblico, divulgarn
y actualizarn, en los trminos de los lineamientos que expida el Instituto, la
informacin siguiente:
Lineamientos para la Administracin de Archivos
Art. 40.- Corresponder al Instituto elaborar y actualizar los lineamientos tcnicos
para la
administracin, catalogacin, conservacin y proteccin de informacin pblica en
poder de los entes obligados, salvo que existan leyes especiales que regulen la
administracin de archivos de los entes obligados.
Los lineamientos tomarn en cuenta las normas, estndares y prcticas
internacionales en la
materia.
Los lineamientos sern orientaciones generales para la administracin ms eficaz y
eficiente de
los archivos.
Contenido de los Lineamientos
Art. 41.- Los lineamientos que el Instituto emita para la creacin o generacin de
datos y archivos,
as como para la conservacin de los mismos, contendrn los siguientes aspectos:
a. Criterios sobre la identificacin y seguimiento a los datos y documentos desde el
momento
en que sean creados o recibidos.
b. Mecanismos que permitan la adecuada administracin, catalogacin,
conservacin y
proteccin de la informacin de acuerdo con su naturaleza.
c. Mecanismos para la conservacin y mantenimiento de la informacin que
obedezca a
estndares mnimos en materia de archivologa.
d. La capacitacin a funcionarios en tcnicas de archivologa.
e. La organizacin de la informacin, de manera que facilite la consulta directa de
los
particulares.
f. El uso de tecnologas que permitan el resguardo eficiente y eficaz de la
informacin
pblica.
Los lineamientos debern tener en cuenta las capacidades materiales y de recurso
humano de
las instituciones a las que se dirijan.
Funcionamiento de Archivos
Art. 42.-Los entes obligados, de conformidad con las disposiciones aplicables,
debern asegurar
el adecuado funcionamiento de los archivos, con tal fin:
a. Crearn un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los
datos
que genere, procese o reciba con motivo del desempeo de su funcin, el cual
deber
mantenerse actualizado.
b. Establecern programas de automatizacin de la consulta de archivos por medios
electrnicos.
c. Se guiarn por los lineamientos y observaciones que sobre el particular emita el
Instituto.

Responsable de Archivos
Art. 43.- Los titulares de los entes obligados designarn a un funcionario
responsable de los
archivos en cada entidad, quien ser el encargado de la organizacin, catalogacin,
conservacin y administracin de los documentos de la entidad; adems, elaborar
y pondr a disposicin del pblico una gua de la organizacin del archivo y de los
sistemas de clasificacin y catalogacin.
Caractersticas de los Archivos
Art. 44.-La informacin en poder de las instituciones pblicas deber estar
disponible en los
archivos correspondientes, los que debern satisfacer las siguientes caractersticas:
a. Cuando se trate de informacin correspondiente al ao que est en curso,
impresos en
papel, digitalizados o en cualquier medio de soporte electrnico.
b. La informacin oficiosa del ao inmediato anterior al que se encuentre en curso
deber
estar disponible de manera electrnica para su consulta y organizada de acuerdo
con los
principios archivolgicos.
c. Los archivos debern estar clasificados por perodos, reas o rubros.
Gratuidad
Art. 61.-La obtencin y consulta de la informacin pblica se regir por el principio
de gratuidad,
en virtud del cual se permitir el acceso directo a la informacin libre de costos.
Entrega de Informacin
Art. 62.- Los entes obligados debern entregar nicamente informacin que se
encuentre en su
poder. La obligacin de acceso a la informacin pblica se dar por cumplida
cuando se pongan a
disposicin del solicitante para consulta directa los documentos que la contengan
en el sitio donde se
encuentren; o bien, mediante la expedicin de copias simples, certificadas o por
cualquier otro medio
tecnolgico conocido o por conocerse.
Consulta Directa
Art. 63.- El solicitante tendr derecho a efectuar la consulta directa de informacin
pblica dentro
de los horarios de atencin general del ente obligado correspondiente.
Validez de la Informacin
Art. 64. Los documentos emitidos por los rganos de la Administracin Pblica
utilizando
tecnologas de la informacin y comunicaciones gozarn de la validez de un
documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservacin, y el cumplimiento de requisitos y garantas que disponga la
legislacin pertinente.
Resolucin Motivada
Art. 65.-Todas las decisiones de los entes obligados debern entregarse por escrito
al solicitante
y sern motivadas, con mencin breve pero suficiente de sus fundamentos,
precisndose las razones den hecho y de Derecho que determinaron e indujeron a
la entidad a adoptar su decisin. Dichas decisiones debern ser notificadas por el
medio que haya sido indicado por el solicitante.
Plazos de Respuesta

Art. 71.- La respuesta a la solicitud deber ser notificada al interesado en el menor

tiempo posible,
que no podr ser mayor de diez das hbiles, contados desde la presentacin de
aqulla, siempre que la
informacin requerida no exceda de cinco aos de haber sido generada. Si la
informacin requerida excede
de los cinco aos de haberse generado, el plazo podr ampliarse por diez das
hbiles ms.
Excepciones a la Obligacin de dar Trmite a Solicitudes de Informacin
Art. 74.-Los Oficiales de Informacin no darn trmite a solicitudes de informacin:
a. Cuando stas sean ofensivas o indecorosas.
b. Cuando la informacin se encuentre disponible pblicamente. En este caso,
debern indicar
al solicitante el lugar donde se encuentra la informacin.
c. Cuando la solicitud sea manifiestamente irrazonable.
Efectos de la Falta de Respuesta
Art. 75.- La falta de respuesta a una solicitud de informacin en el plazo
establecido habilitar
al solicitante para acudir ante el Instituto, dentro de los quince das hbiles
siguientes, para que ste
determine si la informacin solicitada es o no reservada o confidencial en un plazo
de diez das hbiles.
Si la informacin es de acceso pblico, el Instituto ordenar conceder el acceso de
la misma al interesado.
De cerciorarse que hay indicios de una conducta infractora, iniciar el proceso
correspondiente.
Infracciones
Art. 76.- Las infracciones a la presente ley se clasifican en muy graves, graves y
leves.
Son infracciones muy graves:
a. Sustraer, destruir, ocultar, inutilizar o alterar, total o parcialmente, informacin
que se
encuentre bajo su custodia o a la que tengan acceso o conocimiento con motivo de
su
empleo, cargo o comisin.
b. Entregar o difundir informacin reservada o confidencial.
c. No proporcionar la informacin cuya entrega haya sido ordenada por el Instituto.
d. El incumplimiento por parte del funcionario competente de nombrar a los
Oficiales de
Informacin.
e. Negarse a entregar la informacin solicitada, sin la debida justificacin.
f. Tener la informacin bajo su custodia de manera desactualizada, desordenada, en
violacin ostensible a las medidas archivsticas establecidas en esta ley y por el
Instituto.
Son infracciones graves:
a. Actuar con negligencia en la sustanciacin de las solicitudes de acceso a la
informacin
o en la difusin de la informacin a que estn obligados conforme a esta ley.
b. Denegar informacin no clasificada como reservada o que no sea confidencial.
c. No proporcionar la informacin cuya entrega haya sido ordenada por un Oficial de
Informacin.
d. Proporcionar parcialmente o de manera ininteligible la informacin cuya entrega
haya sido
ordenada por el Instituto.
e. Invocar como reservada informacin que no cumple con las caractersticas
sealadas en
esta ley. La responsabilidad solo existir cuando haya una resolucin previa
respecto del

criterio de clasificacin de esa informacin.

Son infracciones leves:
a. Pedir justificacin para la entrega de informacin.
b. Elevar los costos de reproduccin de la informacin sin justificacin alguna.
c. No proporcionar la informacin en el plazo fijado por esta ley.