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UNIVERSIDAD NACIONAL DE EL SALVADOR

FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL


DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICA

Fondo de Caja Chica


Asignatura: Contabilidad Financiera II
Catedrtico: Lic. Gilberto de Jess Coreas
Integrantes de Equipo:
Argueta Viera, Enmanuel Alexander
Fernndez Hernndez, Melanie Jazmn
Mendoza Reyes, Azucena Carolina
Palacios Marquina, Jacinta Johanna

San Miguel, 13 de octubre de 2014

Fabulous Shop S.A de C.V


Manual de fondos de caja chica de Fabulous Shop S.A de C.V
Captulo I: Disposiciones Generales
Justificacin
Art. 01 La Sociedad Fabulous Shop S.A de C.V, del municipio y departamento de
La Unin presidida por la Junta Directiva junto con el o los Funcionarios
responsables de la Direccin y Administracin, deben adoptar las medidas
necesarias para el buen funcionamiento de todas las transacciones que realice la
sociedad.
Art. 02 Se creara un fondo fijo de Caja Chica para hacer frente a desembolsos en
efectivo destinados a gatos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las
polticas establecidas por la sociedad.
Objetivo
Art. 03 El presente reglamento tiene por objetivo establecer el marco de operacin
y reglamentar los procedimientos internos que rigen las compras con Fondos de
Caja Chica que efectu la sociedad de Fabulous Shop S.A de C.V para desarrollar
las actividades en el mbito de su competencias, en el orden prescrito y de forma
segura, observando las normas tcnicas y procedimientos de control interno
establecidos por la Direccin General de la Repblica.
Base legal
Art.04 Este Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica tiene como
base legal las siguientes Leyes y Reglamentos aplicables en materia de
contrataciones pblicas:

Ley de Contrataciones del Estado

Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado

Ley del Impuesto Sobre la Renta

Uso y cumplimiento
Art.06 Este Reglamento es de cumplimiento y uso obligatorio para todos los
funcionarios y personal de la empresa.

Art.07 Estos fondos no podrn utilizarse para desembolsos que excedan los
lmites autorizados por la empresa, por lo que habr de establecerse un mono
mximo acorde a las necesidades, el que en ningn momento tanto su valor como
el de cada desembolso exceder del lmite que se determine en el presente
Reglamento emitido para tal efecto.
Art.08 Para fijar el limite se tendr en cuenta el valor mensual del movimiento de
gastos menores, los reembolsos se efectan a nombre del o la Responsable del
fondo y cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 75% de la cantidad
asignada. Dichos rembolsos debern estar soportados con la documentacin que
evidencien el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el
cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda Pagada, Fecha,
Nmero de Cheque y Banco.

Capitulo II: Procedimiento para Compras con Fondos de Caja Chica.


Monto Y Creacin Del Fondo De Caja Chica.
Art.09 Considerando que la empresa tiene que responder a la operatividad de
reas cuya gestin requiere de respuesta rpida y eficaz, se establece que el
fondo de Cja Chica deber de ser $100.00
Art.10 La junta Directiva mediante una Resolucin aprobara en forma escrita el
fondo de Caja Chica y su montn mximo ser de $100.00 reembolsables
peridicamente en dependencia de la disponibilidad de fondos de la empresa.
Dicha resolucin ser enviada a la Direccin Ejecutiva de la empresa para su
debido cumplimiento, y deber contener lo siguiente:
a) El nombre del Fondo de Caja Chica
b) El monto total en Dlares que integra el fondo
c) El lmite mximo permitido para cada compra o gasto
d) La unidad administrativa a la cual se asigna el fondo
e) El Responsable y Custodio del Fondo
Art.11 La sociedad emitir un cheque a nombre de la personas designada para su
manejo (el Responsable de Caja Chicas), quien deber firmar un pagare a favor
de la empresa y no podr delegar su manejo ni custodia, ni podr tener acceso a
los registros contables relacionados ni podr aprobar desembolsos de este fondo.

Modificaciones Y Cancelacin De Los Fondos De Caja Chica.


Art.12 La Junta Directiva podr modificar o anular los fondos autorizados en este
manual para Caja Chica de oficio o a solicitud de la Direccin Ejecutiva, teniendo
en cuenta siempre las necesidades e intereses de la sociedad.
Art.13 Modificacion Y Cancelacin De Oficio De Fondo De Caja Chica:
Para modificar o cancelar el fondo de Caja Chica de oficio, la Junta Directiva
solicitara un informe a la Direccin Ejecutiva y/o Administrador de la sociedad con
la finalidad de analizar y verificar el uso adecuado del mismo para suplir las
necesidades de la sociedad.
Art.14 Modificacion y cancelacin por solicitud:
La Direccin Ejecutiva podr requerir la modificacin o cancelacin de Fondos de
Caja Chica a la Junta Directiva por medio de una Carta de Solicitud indicando los
datos generales del Fondo, el montn a modificar o cancelar y las razones de su
solicitud. La Junta Directiva deber responder a esta solicitud en un periodo no
mayor de 10 dias habiles.
Para autorizar la modificacin o cancelacin del fondo, la Junta Directiva deber
emitir una Resolucin con su aprobacin, ordenando segn el caso la asignacin o
cancelacin de fondos y enviarla a la Direccin Ejecutiva para su debido
cumplimiento, indicando en dicha Resolucin lo siguiente:
a) El nombre del Fondo de Caja Chica
b) El monto total en Dlares que integra el fondo
c) El monto en Dlares de la modificacin o cancelacin del fondo

Manejo De Los Fondos De Caja Chica


Art.15 Autorizacion:
Todo pago de Caja Chica debe de estar debidamente autorizado por el Presidente
de la Junta Directiva de la sociedad, que deber de pasmar el Visto Bueno (Vo.
Bo.) Al documento que soporta y justifica el gasto efectuado, adems del
autorizado en los recibos de egresos de Caja Chica o en su efecto la persona que
designe la Junta Directiva.

Art.16 Lmite De Pago:


El lmite mximo que se pagara el efectivo ser hasta por el 10% del total del
fondo asignado, equivalente da 10 dlares netos ($10.0), del fondo de Caja Chica,
los valores que se excedan a este montn se tramitaran por medio de cheques
bancarios.se prohbe el fraccionamiento de pagos o anticipaos para obviar los
procedimientos legales para compras, contratacin y pago de bienes, obras y
servicios.
Art.17 Uso De Los Fondos De Caja Chica:
Los fondos de Caja Chica son para sufragar pagos en efectivo destinados a
gastos menores, regulares o corrientes que por su naturaleza o circunstancia,
necesitan atencin inmediata.
Art.18 Podrn pagarse con fondos de Caja Chica nicamente compras y servicios
menores que la sociedad requiera como tiles de oficina, accesorios de
reparacin, servicios de mantenimiento y reparacin, acarreos y envos, tiles de
limpieza, viticos y gastos de viaje imprevisto.
Art.19 Los pagos que se realicen con el fondo de Caja Chica debern estar
soportados con la documentacin pertinente y debidamente autorizada (facturas,
recibos, vales, solicitud de viticos, rendicin de cuentas de viticos).
Art.20 El o la Responsable del fondo fijo exigir se cumplan las disposiciones
referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarn luego de que los
comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte del Administrados o
Direccin Ejecutiva.
Art.21 Prohibicin De Uso De Los Fondos De Caja Chica:
No deber utilizarse los fondos de Caja Chica para:
a) Cambiar cheques
b) Efectuar adelantos de sueldos o prstamos a los funcionarios y empleados
c) Pagos y/o adelantos de vacaciones y horas extraordinarias
d) Pagos de beneficios sociales
e) Pagos de servicios bsicos y compras programadas mayores de diez
dlares netos combustibles y llantas
f) Pagos con comprobantes no autorizados.

Art.22 Al entregarse un monto para comprar y/o gastos sujetos a rendiciones de


cuentas, deber soportarse con un Vale Provisional de Caja Chica, siendo el plazo
mximo para la rendicin de cuentas un da (24 horas).

Custodia: Responsable Del Fondo Fijo.


Art.23 La Junta Directiva nombrara a un funcionario idneo para la administracin
de la Caja Chica, funcin que ser adicional a las que ya tenga en el Manual de
Funciones el empleado seleccionado.
Art.24 El o la Responsable del fondo fijo deber ser un empleado o empleada
independiente del cajero general y de otros empleados que efecten o participen
directa o indirectamente en labores de registros contables u otras funciones
financieras. La independencia de este empleado es necesaria para evitar
confusiones en la utilizacin del fondo. Los deberes y obligaciones del
Responsables del fondo debern estar claramente definidas por escrito y
agregadas a sus funciones normales.
Bajo ninguna circunstancia el Responsable del Fondo de Caja Chica podr
delegar la custodia del mismo a otra persona.
Art.25 Delegacin Temporal De Responsabilidad Del Fondo De Caja Chica:
En ausencia temporal no mayor a 15 dias del Responsable del Fondo de Caja
Chica, la Direccin Ejecutiva debe designar al funcionario que asumir
temporalmente la responsabilidad del mismo, previo arqueo y recepcin del
Fondo, que debe realizarse en presencia del Responsable de Contabilidad y/o
Administrador. De este traslado deber elaborarse acta donde se plasmara la
situacin y documentacin encontrada.
Art.26 Los Fondos de Caja Chica debern ser manejados solamente por
empleados que permanezcan fijos para que puedan cumplir con las normas del
control interno establecidas y dar as una respuesta oportuna a los solicitantes de
los fondos.
Art.27 Este fondo no debe ser manejado por las personas que autorizan los
egresos ni por funcionarios que autorizan el libramiento de cheques, ni por
funcionarios con cargos de responsabilidad y autoridad por ser incompatibles con
sus funciones.

Art.28 Entrega Del Fondo De Caja Chica Al Responsable:


La direccin Ejecutiva debe hacer entrega oficial de los fondos al Responsable del
Fondo de Caja Chica, junto con una copia de la Resolucin de la Junta Directiva
que crea el Fondo y una copia del presente Manual. El Responsable del Fondo de
Caja Chica debe firmar un recio oficial al recibir los fondos y documentos
mencionados por primera vez.
Art.29 Resguardo De Los Fondos De Caja Chica:
El dinero que integra el Fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan sus
operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de manera ordenada y
en un lugar seguro, a fin de evitar cualquier extravi o irregularidad. Diariamente el
Responsable del Fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su
saldo al final de cada da, sin perjuicio de los arqueos que de manera
independiente puedan realizar los funcionarios autorizados y la Direccin
Ejecutiva.
Registro Y Control Del Manejo De Los Fondos.
Art.30 Registro:
Se dispondr de un libro foliado (paginas numeradas) para evitar desprendimiento
y futuras correcciones que hagan dudosos los registros. Este libro deber en su
inicio contar con un acta de apertura con el sello y firma del Presidente de la Junta
Directiva, indicando cuantos folios tiene el libro en el uso del mismo, y sellada
cada pgina.
Art.31 Los Ingresos Y Egresos:
Se debern anotar en el Libro de Caja Chica conforme a los datos que en l se
pidan, operando cada vez las columnas de salida/saldo y los ingresos
entrada/saldo.
Art.32 El Libro de Caja Chica deber de tener los siguientes encabezados o
columnas:
Fecha: Fecha dela factura o recibo o ingreso del fondo.
Detalle: Se anotara nmero de factura o recibo, o nmero de cheque cuando es
ingreso.
Beneficiario: Aqu se registrara el nombre de la persona o proveedor que
recepcionara los fondos pagados por la sociedad.

Cdigos contables: Este espacio se reservara para el registro del cdigo contable
o rea a la cual pertenece el gasto.
Conceptos: Se deber describir el concepto del pago en forma breve y concisa.
Entrada: En esta columna se anotara los ingresos que reciba la Caja Chica, las
devoluciones de dinero pertenecientes al mismo fondo no representaran ingresos
ya que estas no modifican el total asignado a la caja. Por eso se recomienda
utilizar vales provisionales, cuando las compras o montos se desconozcan, el
algunos casos en que se incurra la reversin de una operacin se anotara como
ingreso, especificando en el concepto el porqu de dicha operacin.
Salida: Se anotaran todas las salidas o pagos que efectu la Caja Chica.
Saldo: Se deber de operar el saldo anterior menos la salida inmediata para
establecer cada nuevo saldo.
Art.33 El trabajo de todas estas operaciones deber de efectuarse a tinta de color
negro y sin borrones o manchas.
Art.34 Pasos Para El Manejo De Caja Chica.
1. Apertura de la Caja Chica con fondos de la sociedad para gastos
operativos.
2. Nombramiento del Responsable de caja Chica: Decisin y comunicacin
escrita de La Junta Directiva de la sociedad.
3. Solicitud de fondos para la apertura de Caja Chica: Solicitud presentada por
el Administrador y/o la Direccin Ejecutiva al Presidente de la Junta
Directiva.
4. Recepcion y pago de materiales y/o servicios (detalle) cuyo ingreso a la
sociedad est debidamente soportado: La Direccin Ejecutiva y/o
Administrador autoriza el pago. El Responsable del Fondo de Caja Chica
efecta el pago y hace el registro correspondiente.

5. Pago de facturas y/o recibos: Autoriza la Direccin Ejecutiva y/o


Administrador y efecta la emisin el Responsable del Fondo de Caja
Chica.
6. Elaboracion del resumen de comprobantes de gastos de Caja Chica y
solicitud de emisin de Cheque de reembolso: Lo elabora el Responsable
del Fondo de Caja Chica, lo revisa la Direccin Ejecutiva y/o Administrador
y lo autoriza el Presidente de la Junta Directiva
7. Elaboracin del comprobante de egreso de Caja Chica: Es el
documento que se emite acompaando facturas o recibos. Autoriza la
Direccin Ejecutiva y/o administrador, lo elabora el Responsable del Fondo
de Caja Chica.
8. El Recibo de Caja Chica, se utiliza nicamente cuando no existe
posibilidad de obtener factura membretada o comercial (nombre y apellidos,
firma N DUI y direccin) Autoriza la Direccin Ejecutiva y/o administrador,
lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica.
9. Elaboracin del vale provisional de caja chica. Autoriza la direccin
ejecutiva y admistrador, lo elabora el responsable de caja chica quien da el
seguimiento debido para que se le rinda cuenta a mas tardar 24 horas. No
se emitir nuevo vale provisional de caja chica a quien tenga pendiente una
rendicin de cuentas anterior.
10. Arqueo de Caja Chica. Rutinaria y sorpresivamente lo hace la direccin
ejecutiva y administrador, eventualmente puede arquear cualquier miembro
de la junta directiva tambin pueden hacer arqueos sorpresivos el auditor o
los auditores externos que autorice la junta directiva con la finalidad de
verificar la integridad de los fondos, su correcto manejo y el cumplimiento
del presente manual, firmando la hoja de arqueo el funcionario que lo haya
realizado y el o la responsable de caja chica. De este documento debe
elaborarse dos copias, las cuales deben distribuirse de la siguiente forma:

Original. Para el o la funcionario que realice el arqueo


1ra. Copia. Para el responsable del fondo de caja chica
2da. Copia. Para el contador
11. Confirmacin del saldo de caja chica. Que es un balance mensual
elaborado por el responsable de caja chica, revisado por la direccin
ejecutiva y administrador y aprobado por el presidente de la junta directiva.
12. Todas las entradas y salidas se registraran en el libro diario de caja chica,
anotndose los procesos administrativos, cuantitativa y cualitativamente,
resaltando el objetivo de cada proceso. El libro diario deber ser registrado
sin borrones, ni enmendaduras, siendo absolutamente prohibido el uso de
corrector liquido para sustituir algn posible error. Los errores que no se
puedan enmendar en caso necesario debern ser anulados pasando una
raya horizontal sobre el error que denote claramente lo corregido lo cual
deber de ser debidamente razonado por el responsable del fondo y
autorizado por la direccin ejecutiva y administrador

ANTICIPO A VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA


Art. 35 vale provisional. Todo desembolso sujeto a rendicin de cuenta debe
soportarse con un Vale provisional de caja chica, el cual deber de ser aprobado
por la direccin ejecutiva y el administrador o por quien delegue la junta directiva.
El vale provisional solo puede emitirse a funcionarios de la sociedad. Se solicitara
y autorizara la emisin del vale solo cuando se desconozca con exactitud el monto
del gasto a realizar o cuando se trate de anticipo sujeto a rendicin de cuenta
posterior, que no obliga o vincula a la sociedad a un compromiso actual o posterior
de efectuar cualquier retencin fiscal al proveedor del bien o servicio.
Art. 36 La rendicin de cuentas de estos vales provisionales debe efectuarse
diariamente, salvo en casos especiales que por fuerza mayor no se puedan
realizar el mismo dia, se realizaran a mas tardar en un periodo no mayor de un dia
(24 horas) no se deben aceptar rendiciones parciales.
Art. 37 Procedimiento para adelantos, para comprar gastos menores cuyo
monto no pueda determinarse previamente (emisin de vales). La emisin de
vales de adelantos para compras o gastos menores cuyo monto no pueda
determinarse previamente deber realizarse siguiendo los siguientes pasos.

Paso
1

Unidad\Funcionario
Solicitante

Responsable del fondo

Solicitante

Responsable del
fondo

Solicitante

Responsable del fondo

Responsable del fondo

Responsable del fondo

Responsable del fondo

Descripcin\ Accin
Presentar al responsable del fondo el
requerimiento de dinero, explicando el uso que
se le dar
Preparara un vale provisional de caja chica por
la suma solicitada y lo entregara a la persona
solicitante para el trmite de la firma autorizada
Tramitara la firma autorizada ante la direccin
ejecutiva o administrador y presentara el vale
autorizado al encargado del fondo
Entregar el dinero y obtendr la firma de recibo
del solicitante, reteniendo el vale en archivo
temporal.
Realiza las compras o gastos y presentara
rendicin de cuenta por anticipo recibido a la
encargada del fondo. Para ello preparar un
detalle que contenga una relacin entre la suma
recibida y las compras y gastos efectuados,
soportado con facturas, recibos, etc., y entregar
a la encargada del fondo.
Recibir y revisara el detalle de gastos y los
soportes entregados por el solicitante. En caso
de que los gastos efectuados sean menores a la
suma previamente entregada, la encargada del
fondo solicitara la diferencia (vuelto)
Preparara un Comprobante de pago de caja
chica (original y copia) por el total de la compra
o gasto, adjuntando los documentos soportes
Solicitar firma de conformidad del solicitante en
el comprobante de pago de caja chica y le
devolver el vale provisional de caja chica.
Sella la documentacin soporte y el
comprobante de pago de caja chica con la
leyenda PAGADO. En el comprobante de caja
chica deber especificarse las cuentas a afectar.
Cumplido lo anterior, archivara temporalmente el
original del comprobante de caja chica y sus
soportes, mientras solicita el reembolso del
fondo gastado, para lo cual se sigue el
procedimiento de solicitud de cheque.
Mantendr un archivo sucesivo de las copias del
comprobante de caja chica.

Art. 38 Procedimiento de la rendicin de cuenta. Para la rendicin de cuenta


sobre un adelanto recibido en efectivo mediante un Vale provisional deber
seguirse el siguiente procedimiento.
1- Aceptacin de la rendicin de cuenta. El responsable del fondo de caja
chica solo puede aceptar la rendicin de cuentas, si previa revisin y
confrontacin del monto y concepto del vale provisional con el monto y
concepto de los recibos originales que respaldan, se verifica que estos son
vlidos y coincidentes.
2- Solo si dichos montos son vlidos y coincidentes entonces podr emitir el
correspondiente comprobante de pago de caja chica, requerir que lo afirme
el solicitante que recibi el anticipo lo autorice la direccin ejecutiva o el
administrador para cancelar y devolver al solicitante el vale provisional de
caja chica con el sello Cancelado y registrar el desembolso efectuado.
3- Vencimiento del plazo para rendicin de cuenta. Si el solicitante que
recibo fondos mediante vale provisional no hace la rendicin de cuentas
dentro de un dia (24 horas) hbiles siguientes a su recepcin, el
responsable del fondo de caja chica informara a la direccin ejecutiva y
administrador de aquellos adelantos que no han sido rendidos en el plazo
establecidos, quien deber cargrselo a la persona respectiva lo recibido
mediante vale provisional
4- Razones de fuerza mayor. Cuando por razones de fuerza mayor se haga
imposible la rendicin de cuenta en el tiempo establecido, la direccin
ejecutiva y administrador que autorizo el vale provisional no cancelado,
podr autorizar la ampliacin de dicho plazo por el mismo termino. Si
vencido el nuevo plazo no se hace la rendicin de cuenta, deber solicitar el
responsable de caja chica a la direccin ejecutiva y administrador que se
cargue a la persona la suma recibida.

Art. 39 No debe entregarse fondos con vales provisionales cuando el solicitante


tenga otro pendiente de cancelar. Los vales provisionales debern de ser
regresados al solicitante cuando este rinda cuentas del mismo
Art 40. Los vales provisionales no deben tener borrones ni enmendaduras, deben
de ser claros, especificar fecha, valores en nmeros y letras, concepto del gasto,
nombre y firma de quienes reciban

REEMBOLSOS DE GASTOS
Art 41. Para el reembolso de gastos se seguirn los siguientes pasos.

Paso
N*
1
2
3
4

Unidad\ Funcionario

Descripcin\ Accin

Interesado

Presenta a la direccin ejecutiva y administrador


las facturas y recibos objeto de reembolso
Direccin Ejecutiva
Autoriza las facturas objeto de reembolso firmado
Interesado
Se presenta ante el responsable del fondo y
entrega las facturas autorizadas
Responsable del
Recibe facturas con la firma de autorizado y
fondo
prepara comprobante de caja chica y entrega al
solicitante la suma de dinero a reembolsar,
obteniendo la firma de recibido en el comprobante
de pago.
Responsable del
Sellara con PAGADO el comprobante y sus
fondo
soportes y obtendr la firma de la direccin
ejecutiva y administrador autorizando en el
comprobante
GASTOS O DESEMBOLSOS DEFINITIVOS

Art 42. Todo desembolso definitivo (gasto) deber ampararse con un comprobante
de pago de caja chica pre numerado el que a su vez estar respaldado por los
documentos que evidencien al pago efectuado tales como facturas y recibos,
adems del nombre y la firma de la personal que autoriza el gasto.
Art 43. Los documentos que respaldan el comprobante de pago de caja chica
deben cumplir con los siguientes requisitos.
1- Fecha de erogacin
2- Ser claros, legible en nombre y concepto, especificar su valor en nmero y
letras y no tener borrones, enmendaduras ni alteraciones.
3- Estar a nombre de la sociedad. Las facturas deben ser membretadas y pre
enumeradas en caso que el lugar donde se efectu la compra no tenga
facturas membretadas se deber eleaborar un recibo que plasme el valor
con la descripcin del gasto efectuado, el nombre y los apellidos de la
persona que recibi el pago y Documento nico de Identidad de igual
manera de la factura comercial.
4- El responsable del fondo debe verificar las operaciones aritmticas de la
factura y recibo que esta cancelado son correctas e imprimirle el sello de
cancelado al liquidar o pagar.

5- El comprobante de egreso de caja chica debe ser elaborado en original y


una copia, mantener una secuencia aritmtica y redactado en forma clara,
al anularse alguno de ellos deber marcarse con el sello de anulado y
archivarse el juego completo para cualquier arqueo de caja o revisin de
auditoria.

CONDICIONES Y RESTRICCIONES
Art 44. Los recibos de caja chica deben ser pre numerados, al anularse alguno de
ellos debern de marcarse con un sello de anulado y archivarse el juego completo
que fue anulado.
Art 45. Las facturas o recibos soporte de los gastos debern ser recepcionados
por el responsable de caja sin alteraciones, borrones o enmendaduras que haga
dudoso su origen o validez.
Art 46. Cuando las erogaciones no tengan un destino fijo (compras menores
sujetas a rendicin de cuenta, pago de viticos etc.) se har un vale provisional.
Para respaldar este documento deber guardarse igual como si fuera dinero en
efectivo (se anula a la recepcin de documento que liquiden dicho valor).
Art 47. Solo se podr cancelar facturas o recibos por compras o servicios, viticos
y otros que estn debidamente autorizados por el presidente de la junta directiva,
la direccin ejecutiva o por el administrador de la sociedad.
Art 48. Se entender por gastos menores toda compra o pago hasta por el monto
de $10.00 (Diez Dlares Netos). Los gastos mayores de $100.00 se cancelaran
invariablemente por medio de cheques.

ARQUEO

Art 49. Todos los fondos de la sociedad estarn sujetos a comprobaciones fsicas
por medio de arqueos peridicos y sorpresivos.
Art 50. Se efectuaran arqueos semanales para el control de los fondos y
determinar si se estn utilizando correctamente, sin detrimento de los arqueos
diarios sorpresivos que facultativamente podrn realizar por los funcionarios
autorizados para ello.

Art 51. Los sobrantes de los arqueos sern incorporados mediante autorizacin
escrita de la direccin ejecutiva y del administrador, quien emitir un recibo oficial
de caja.
Art 52. Los faltantes debern ser cancelados por el responsable de caja chica,
justificando por escrito a la direccin ejecutiva y el administrador la posible causa
del faltante para la aplicacin de medidad correctivas.
Art 53. Como norma fundamental no es aceptable ni los sobrantes ni los faltantes
ya que esto es indicio de que el manejo de los fondos no se est haciendo
adecuadamente.
Art 54. Se efectuara arqueos mensuales para hacer cortes correspondiente a
cada periodo mensual, pero tambin se harn arqueos de caja en cualquier
momento que la direccin ejecutiva y el administrador o la junta directiva de la
sociedad lo considere conveniente.

REEMBOLSO DEL FONDO


Art 55. El responsable del fondo deber solicitar el reembolso de caja chica
cuando los fondos hayan sido gastados hasta por el 75% del monto inicial,
debiendo procurar que por ningn motivo se agoten los fondos y con esto se
paralicen las operaciones normales de la sociedad. El restante 25% de los fondos
de caja chica servir para cubrir gastos durante el periodo de trmite de la
elaboracin del nuevo desembolso.
Art 56. Al final de cada mes se reembolsaran los gastos que se hayan realizado
en esa fecha, para que dichos gastos desembolsados se contabilicen en el mes
que se efectuaron. Se tramitara un mximo de tres reembolsos de fondo por mes
calendario.
Art 57. Procedimiento interno de reembolso al fondo de caja chica. Las
solicitudes de reembolsos al fondo de caja chica se deben realizar mediante el
siguiente procedimiento interno de reembolso al fondo de caja chica.
1- Solicitud de reembolso al fondo de caja chica. El responsable del fondo
de caja chica, debe verificar diario el monto del fondo original asignado para
evitar la escases innecesaria y cuando el monto se agote en un setenta y
cinco (75%) debe completar el formato Solicitud de reembolso y
presentarlo para su revisin ante el responsable de contabilidad.

2- Revisin de la solicitud de reembolso. La solicitud de reembolso debe


ser revisada y confrontad
Por el responsable de contabilidad, con el detalle de desembolso y la
documentacin original que evidencie el pago correspondiente. Y
posteriormente deber ser remitida a la direccin ejecutiva o al
administrador, quien al aprobarla plasmara su Visto bueno.
3- Una vez aprobada por la direccin ejecutiva o por el administrador, la
rendicin de cuentas y la solicitud de reembolso, deben ser enviadas para
su trmite de pago al presidente de la junta directiva de la sociedad
4- Emisin del cheque de reembolso. El cheque de reembolso de fondos de
caja chica debe ser emitido contra recepcin de todos los documentos
soportes, a favor del responsable del fondo de caja chica y a quien
nicamente debe entregarse, quien lo debe recibir y hacer efectivo.
5- Al emitirse el cheque de reembolso, toda la documentacin de respaldo
debe ser marcada, mediante un sello que contenga la leyenda. Pagado,
fecha, numero de cheque y banco para impedir una nueva presentacin
para su cobro.

PAPELERIA

Art.58 Para la administracin, control y manejo de los fondos de Caja Chica se


utilizaran la papelera consistente en los formatos siguientes que se presentan
anexos a este reglamento y que sern parte integral del mismo:
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA Formato No. C.CH 01
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA Formato No. C.CH02
CONFIRMACION DE SALDO DE CAJA CHICA Formato No. C.CH 03
RECIBO ESPECIAL PARA COMPROBAR GASTOS (nicamente cuando
no existe la posibilidad de obtener factura legal) Formato: C.CH.04
5. Formato de ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA C.CH. 05
6. Formato ANEXO ARQUEO DE CAJA CHICA Formato: C. CH. 06
1.
2.
3.
4.

ACUERDO DE LA JUNTA DIRECTIVA


Art. 59. La Junta Directiva en uso de las facultades que le confieren los Estatutos:
ACUERDA:
1. Aprobar el presente Manual para el Manejo del Fondo Fijo de Caja Chica de la
sociedad Fabulous Shop S.A de C.V
2. Este Manual es de validez indefinida.
3. Los preceptos del Presente Manual ser revisados al trmino de 6 meses a
partir de su aprobacin para que mediante Acuerdo de la Junta Directiva se
apruebe su contenido definitivo.
4. Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de la
sociedad y para todos los proveedores de bienes y servicios que estn
contemplados a ser pagados en el presente Manual.
5. El presente Manual pasa a ser parte integral del Manual de Normas y
Procedimientos de Control Interno de la sociedad.
Dado en el despacho de la Junta Directiva de Fabulous Shop S.A de C.V a los 28
das del mes de agosto del ao dos mil catorce.

_______________________
Lic. Azucena Mendoza
Presidenta Junta Directiva
Fabulous Shop S.A de C.V

Fabulous Shop S.A de C.V

SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA No.:________


DEL ____________ AL __________ de ____________ de 20_____
Seora: _______________________________________________
Presidenta Junta Directiva
Por este medio le solicito autorizar el reembolso de fondos de Caja Chica hasta
por un monto de
$:________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
(_____________),

Fecha

Comprobante
No.

Factura
No.

Subtotales

Concepto
del gasto

Valor Bruto

Valor Neto

Fabulous Shop S.A de C.V

VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA


Fecha: ___________________ No._______
$_______________
YO,
__________________________________________________________________
_____________
POR ESTE MEDIO HAGO CONSTAR QUE ESTOY RECIBIENDO LA SUMA DE
__________________________________________________________________
______________
EN CONCEPTO DE
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________
SUJETO A RENDICION DE CUENTAS (a ms tardar un da)

Autorizado por:
conforme Director Ejecutivo
DUI.

Recib

CONFIRMACION DE SALDOS DE CAJA CHICA


(BALANCE PARA CADA MES)
FONDOS RECIBIDOS

VALORES EN DOLARES US

GASTOS EFECTUADOS
SALDO AL ____________________
VALOR EN LETRAS:
ESTRUCTURA DEL SALDO
EFECTIVO
DOCUMENTOS
VALES:
SALDO AL ______________
VALOR EN LETRAS:

VALORES EN DOLARES US

____________________________
_______________________
RESPONSABLE DEL FONDO
FIRMA
Formato C.CH No. 03

Fecha

RECIBO ESPECIAL PARA COMPROBAR GASTOS


(nicamente cuando no existe la posibilidad de obtener factura legal)

Recibo de Fabulous Shop S.A de C.V


La cantidad de
$:________________________________________________________________
_
Valor en letras
(_________________________________________________________________)
En concepto de:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________

________________________
______________________
Recib conforme

Formato C. CH No.0

Fecha

ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA No.:__


FECHA: _____________________, HORA: _____________________

A- EFECTIVO EN DOLARES US
Valor Nominal
Billetes
100
50
20
10
5
1

Cantidad

Monedas
1
0.25
0.10
0.05
0.01
TOTAL

Valor

ANEXO ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA No.__


FECHA: ___________________, HORA: ___________________

B- COMPROBANTES DE EGRESOS DE CAJA CHICA $


__________________

Fecha

COMPROBANTE
No.

FACTURA
No.

CONCEPTO
DEL
GASTO

VALOR
BRUTO

VALOR
NETO

Total

Entregue conforme:
__________________________

Recib conforme
__________________________

_____
Responsable del Arqueo

Responsable de Caja Chica

C- VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA


Fecha

Vale N

Beneficiario

Concepto

Valor Bruto

Total

VALOR DEL ARQUEO (A+B+C) $___________________________


VALOR DEL FONDO ASIGNADO $__________________________
DIFERENCIA $____________________________________
RECIBOS SIN UTILIZAR DEL No. _________________ AL
No.________________________
Declaro que los fondos y valores arriba detallados por el monto de
$______________________
(_________________________________________________________________
_____________)
Representan la totalidad de los valores en mi poder y que son propiedad de
Fabulous Shop S.A de C.V, los cuales fueron contados en mi presencia y devuelvo
a mi entera satisfaccin.
Entregue conforme:
______________________________
Responsable del Arqueo.

Recib conforme:
______________________________
Responsable de Caja Chica.

Formato C. CH No.05

TRANSACCIONES RELATIVAS AL USO DE CAJA CHICA


A. Apertura de fondo de Caja Chica:
1. El 1 de octubre se apertura el fondo de Caja Chica por valor de $100.00 a
cargo de la seora Melanie Fernndez, para lo cual se emite un cheque del
banco Agrcola S.A.
B. Transacciones con contribuyentes:
2. El 5 de octubre se compra 5 resmas de papel bond a Librera La Princesa
por valor de $3.00 c/u.
3. El 7 de octubre se compran 3 escobas a Ferretera El Baratillo por valor
de $1.50 c/u y 2 trapeadores por $1.00 c/u.
4. El 19 de octubre se cancela servicio de reparacin de equipo de oficina al
Sr. Flix El Reparador por valor de $15.00, segn CCF. N A-00213.
5. El 21 de octubre se compra una caja de bolgrafos a Librera La Princesa
para la oficina por valor de $2.50.
6. El 21 de octubre se compran 3 garrafones de agua a Agua Las Perlitas
por valor de $2.00 c/u.
C. Transacciones con no contribuyentes:
7. El 23 de octubre se cancela al seor German Martnez por el servicio de
podar el csped del parqueo por valor de $15.00
8. El 25 de octubre se paga al empleado de la empresa Rodrigo lvarez en
concepto de transporte para viajar a San Salvador por valor de $12.00.
9. El 27 de octubre se paga al seor Francisco Flores (fontanero) la
reparacin del servicio sanitario de la oficina por valor de $20.00
D. Reintegro de Fondo de Caja Chica.
10. El 31 de octubre la Seorita Melanie Fernndez elabora el reporte de los
vales efectuados durante el mes con el fondo de caja chica y tramita su
reposicin o reintegro. El reporte es autorizado, emitindose un cheque del
banco Agrcola, S.A.

CHEQUE EMITIDO POR CREACIN DE FONDO DE CAJA CHICA


-

Transaccin 1:

BANCO AGRICOLA, S.A. DE C.V.


Cuenta N: 123-456-1234567890
Cheque N: A-000261
FECHA: 1 de octubre de 2014

Por valor de: US$ 100.00

PGUESE A LA ORDEN DE: Melanie Fernndez


LA SUMA DE: Cien Dlares 00/100
FIRMA:___________
EL SALVADOR, C.A.

DOCUMENTOS QUE CONSTANTAN EROGACIONES DE FONDO DE CAJA


CHICA
-

Transaccin 2:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7

LIBRERA LA PRINCESA
Librera La Princesa, S.A. de C.V.
Venta de materiales didcticos
1 calle oriente, Barrio El Centro
Contiguo a Alcalda Municipal La Unin
Tel: 2604-1581

Cant.
5

Descripcin
Resmas de papel bond

Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________

Precio
Unitario
$3.00

Cantidad: Quince dlares 00/100


Sumas

Ventas
Exentas

Ventas
Afectas

Total
$15.00

Subtotal

$15.00

Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total

$15.00

Cancelado:

PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 05/10/14

Transaccin 3:

FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7

FERRETERA EL BARATILLO
Venta de materiales de construccin

3 calle oriente, Barrio El Centro


Contiguo a Delegacin PNC
Tel: 2604-3212

Cant.
3
2

Descripcin
Escobas
Trapeadores

Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________

Precio
Unitario
$1.50
$1.00

Cantidad: Seis dlares 50/100


Sumas

Ventas
Exentas

Ventas
Afectas

Total
$4.50
$2.00

Subtotal

$6.50

Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total

$6.50

Cancelado:

PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 07/10/14

Transaccin 4:
Comprobante de Crdito Fiscal
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7

Puedo Repararlo, S.A.


Sr. Flix El Reparador
Servicios tcnicos de reparacin
De aparatos electrnicos
2 calle oriente, Barrio El Centro
Contiguo a Centro de Gobierno
Tel: 2604-1020

Cant.
1

Descripcin
Servicio de reparacin de PC

Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________

Precio
Unitario
$15.00

Cantidad: Veinticinco dlares 00/100


Sumas

Ventas
Exentas

Ventas
Afectas

Total
$15.00

Subtotal

$13.27

13% IVA

$1.73

Venta
exenta
Total

$15.00

Cancelado:

PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 19/10/14

Transaccin 5:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7

LIBRERA LA PRINCESA
Librera La Princesa, S.A. de C.V.
Venta de materiales didcticos
1 calle oriente, Barrio El Centro
Contiguo a Alcalda Municipal La Unin
Tel: 2604-1581

Cant.
1

Descripcin
Caja de bolgrafos

Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________

Precio
Unitario
$2.50

Cantidad: Dos dlares 50/100


Sumas

Ventas
Exentas

Ventas
Afectas

Total
$2.50

Subtotal

$2.50

Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total

$2.50

Cancelado:

PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 21/10/14

Transaccin 6:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7

AGUA LAS PERLITAS


Venta de agua envasada
1 calle oriente, Barrio El Centro
Contiguo a Alcalda Municipal La Unin
Tel: 2604-1581

Cant.
3

Descripcin
Garrafones de agua

Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________

Precio
Unitario
$2.00

Cantidad: Seis dlares 00/100


Sumas

Ventas
Exentas

Ventas
Afectas

Total
$6.00

Subtotal

$6.00

Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total

$6.00

Cancelado:

PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 21/10/14

Transaccin 7:
VALE DE CAJA CHICA
N: 001
Fecha: 23 de octubre de 2014
Por valor de: $15.00
En Concepto de: Pago al sr. German Martnez por podar el csped del parqueo

Nombre del solicitante: Anglica Guevara


_______________
Autorizado
( Melanie Fernndez )

__________________
Recibido
( Anglica Guevara )

Transaccin 8:
VALE DE CAJA CHICA
N: 002
Fecha: 25 de octubre de 2014
Por valor de: $10.00
En Concepto de: Pago al empleado Rodrigo lvarez de transporte para viajar a S.S.

Nombre del solicitante: Rodrigo lvarez


_______________
Autorizado
(Melanie Fernndez)

__________________
Recibido
(Rodrigo lvarez)

Transaccin 9:
VALE DE CAJA CHICA
N: 003
Fecha: 27 de octubre de 2014
Por valor de: $20.00
En Concepto de: Pago al Sr. Francisco Flores por reparar servicio sanitario

Nombre del solicitante: Marina Acosta


_______________
Autorizado
(Melanie Fernndez)

__________________
Recibido
(Marina Acosta)

SOLICITU DE REPOSICIN DE FONDO DE CAJA CHICA


Estimada Johanna Palacios, Gerente General de Fabulous Shop S.A., por este
medio le saludo cordialmente y, al mismo tiempo le informo que el fondo de caja
chica que fue autorizado y aprobado el primero de octubre del corriente ao de
cien dlares 00/100, est prximo a agotarse, por lo cual le solicito la autorizacin
para el reintegro del mismo.
A continuacin le brindo un informe detallado de todas las transacciones
realizadas con este fondo, al igual que el dato del valor a reponer:
DETALLE DE TRANSACCIONES CON FONDO DE CAJA CHICA
FECHA DE PRESENTACIN: 31 de octubre de 2014
Vale

Factura
0023
00124
00234
00543

001
002
003

Concepto
Compra de papel bond
Compra de escobas y trapeadores
Reparacin de PC
Compra de caja de bolgrafos
Compra de garrafones de agua
Pago por podar csped
Transporte para viaje
Reparacin de servicio sanitario

Proveedor
Importe
La Princesa, S.A
$13.27
El Baratillo
$5.75
Flix El Reparador $13.27
La Princesa
$2.21
Las Perlitas
$5.31
German Martnez $15.00
Rodrigo lvarez
$10.00
Francisco Flores
$20.00

Total partida
$15.00
$6.50
$15.00
$2.50
$6.00
$15.00
$10.00
$20.00

Total a reponer:
Autoriz

$90.00

Aprob

___________________
Johanna Palacios

_____________________
Azucena Mendoza
Responsable de Fondo de Caja Chica
___________________________
Melanie Fernndez

CHEQUE POR REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA

BANCO AGRICOLA, S.A. DE C.V.


Cuenta N: 123-456-1234567890
Cheque N: A-000271
FECHA: 31 de octubre de 2014
PGUESE A LA ORDEN DE: Melanie Fernndez
LA SUMA DE: Noventa Dlares 00/100
FIRMA:___________
EL SALVADOR, C.A.

Por valor de: US$ 90.00

REGISTRO CONTABLE DE OPERACIONES CON FONDO DE CAJA CHICA


Fecha
01/10/14

Descripcin
Partida N 1
Efectivo y Equivalentes
Efectivo en caja
Caja chica
Efectivo y Equivalentes
Efectivo en bancos
Banco Agrcola
Por apertura de fondo de caja chica
Partida N 2
Impuestos por recuperar
Crdito Fiscal IVA
Pagos por Anticipado
Papelera y tiles
Gastos de Administracin
Escobas y trapeadores
Agua embotellada
Mantenimiento
Otros gastos
Efectivo y Equivalentes
Efectivo en bancos
Por reintegro al fondo de caja chica
correspondiente al mes de octubre

Parcial

Debe

Haber

$100.00

$100.00

$5.18
$15.48
$69.34
$5.75
$5.31
$13.27
$45.00
$90.00