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INFORME DE DIAGNSTICO
Mayo / 2008
Asuncin Paraguay
CONTENIDO
N DE HOJA
A) ANTECEDENTES
B) RESUMEN EJECUTIVO
C) DIAGNSTICO DOCUMENTAL
D) DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
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E) DIAGNSTICO DE GESTIN
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F) MODELO ORGANIZACIONAL
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G) MODELO DE GESTIN
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A) ANTECEDENTES
Introduccin
Por Resolucin N 1.322, de la Corte Suprema de Justicia del 30 de Octubre de
2007, se acepta la cooperacin de la Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional (USAID), a travs del Programa Desempeo Judicial,
Transparencia y Acceso a la Informacin, el cual tiene como objetivo fortalecer
el desempeo judicial, estableciendo mecanismos de transparencia, as como
el desarrollo y la implementacin de un sistema que facilite el acceso a la
informacin por parte de los usuarios de los servicios de la Corte Suprema de
Justicia.
Para el efecto el programa mencionado trabajar en varios componentes,
Independencia Judicial, Sistema de Justicia y Anticorrupcin, respectivamente.
En el marco del componente de Administracin de Justicia, se pretende
establecer un modelo de gestin enfocado a optimizar el tiempo y el esfuerzo
de la C.S.J., con la delegacin apropiada de la autoridad administrativa al
personal tcnico. Las Direcciones de Planificacin, Recursos Humanos y
Administrativo Financieras estarn encargadas de llevar adelante el modelo. Se
espera que a partir del desarrollo de modelos de administracin que permita
establecer con claridad la divisin entre las funciones administrativas y
jurisdiccionales, el sistema judicial en general, se ver beneficiado y en
consecuencia se reducirn las oportunidades de corrupcin.
Las actividades debern incluir el diseo e implementacin de Modelos de
Gestin para la Corte Suprema de Justicia, para lo cual el programa establece
la asistencia tcnica destinada al anlisis, desarrollo de propuestas y
elaboracin de organigramas, manuales de procedimientos, y capacitacin
adecuada a las necesidades, particularmente con el propsito de orientar los
modelos de liderazgo y potenciar las destrezas en la gestin, con la finalidad de
mejorar los procesos de planificacin y toma de decisiones de la Corte
Suprema de Justicia.
En este sentido se concibe como una accin prioritaria, para los fines y
objetivos del componente, fortalecer la Direccin de Recursos Humanos,
mediante la implementacin de propuestas organizativas, metodolgicas y
procedimentales, que le permitan adecuarse a las nuevas exigencias del
sistema judicial.
As como proveer el apoyo tcnico y capacitacin necesaria, para que dicha
rea pueda liderar los procesos de identificacin, anlisis, descripcin y
valoracin de los cargos del rea jurisdiccional de la CSJ., como condicin
mnima para evaluar el desempeo de la misma.
B) RESUMEN EJECUTIVO
El Diagnstico tiene en cuenta un Diagnstico Documental, sobre todos los
documentos elaborados a fin de atender el fortalecimiento de la Direccin; un
Diagnstico Organizacional respecto a la estructura organizacional actual y un
Diagnstico de Gestin que atiende al alcance de los trabajos de la Direccin,
en el contexto institucional.
- Diagnstico Documental: se han relevado 11 documentos tcnicos
elaborados entre los aos 2002 al 2007, que tiene que ver sobre todo con
diseos de estructuras, manuales de organizacin y funciones, procedimientos
y otros. Del total solo tres documentos fueron puestos en vigencia oficialmente
y se refieren especficamente a (4) procedimientos del proceso de admisin:
Llamado a Concurso Pblico, Nombramiento y Movimiento y Contratacin de
Funcionarios. El otro documento considerado es la Tabla de Categoras,
denominaciones de Cargos y Remuneraciones (aprobado por Decreto). Por lo
Los dems documentos nunca entraron en vigencia y actualmente se
encuentran desactualizados
Esto demuestra que si bien existen deseos de los Directores y responsables de
rea de lograr el fortalecimiento, a travs de la formalizacin por escrito, de la
gestin de la Direccin, no se logra canalizar por los conductos
correspondientes, la aprobacin y vigencia de los documentos elaborados.
- Diagnstico Organizacional: La Direccin no cuenta actualmente con un
Organigrama aprobado oficialmente. La estructura responde a los procesos
llevados a cabo por la Direccin, sin atender ningn principio de organizacin y
lgica de construccin funcional.
Las reas fueron creadas a fuerza de las necesidades emergentes de los
trabajos y atendiendo a veces a las personas que fueron imponiendo su
modelo de trabajo en base a sus conocimientos y experiencias en el rea.
A ms de analizar la estructura organizacional en este punto hemos tenido en
cuenta otros factores que hacen a la organizacin como ser:
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
PLANEA OPERATIVOS
PLANES DE ACCIN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
TABLEROS DE CONTROL
EVALUACIN DE GESTIN
Organizacin
Planificacin
Ejecucin
Control
C) DIAGNSTICO DOCUMENTAL
C.1. Consideraciones Generales
En la primera parte del trabajo hemos relevados todos los documentos
elaborados desde ao 2002, para el fortalecimiento institucional de la Direccin
de Recursos Humanos, cuyo detalle se establecen en un Inventario
Documental y una Matriz Documental.
De todos los documentos elaborados solo tres documentos fueron puestos en
vigencia oficialmente y se refieren especficamente a (4) procedimientos del
proceso de admisin: Llamado a Concurso Pblico, Nombramiento y
Movimiento y Contratacin de Funcionarios. El otro documento considerado es
la Tabla de Categoras, denominaciones de Cargos y Remuneraciones
(aprobado por Decreto).
Los dems documentos referentes a estructuras organizacionales y manuales
de procedimientos nunca entraron en vigencia y actualmente se encuentran
desactualizados
C.2. Inventario Documental
Ao 2002
Dentro del proyecto PAR/97/017 de la Naciones Unidas PNUD, se han
diseado los Manuales de Organizacin y Funciones y de Procedimientos,
como propuesta.
El Manual de Organizacin y Funciones contiene una propuesta de Estructura
Organizacional y el detalle de las principales funciones generales y especficas
de los Cargos correspondientes al Organigrama recomendado.
El Manual de procedimientos contiene los fluxogramas y cuadros descriptivos
de los pasos a seguir, que tienen que ver con los procesos de: Movimiento de
Personal, Controles, Sanciones, Permisos, Vacaciones, Beneficios Sociales,
Capacitacin, Ascensos, Control de personal, Contrataciones, Nombramientos,
Sanciones y Registros en General.
Todos estos Manuales nunca entraron en vigencia, ni fueron implementados y
actualmente se encuentran totalmente desactualizados.
Ao 2005
En el ao 2005 dentro del mismo proyecto se oficializaron algunos
procedimientos, entresacados de los manuales anteriores y actualizados por
equipos de trabajo de Consultores contratados por el PNUD y funcionarios
contraparte de la Direccin de Recursos Humanos. Estos Documentos son: a)
Procedimientos de Nombramiento, Movimiento y Contratacin de Funcionarios
de la CSJ, aprobado por Resolucin N 313/05 Vigencia desde el 22/02/05; b)
Instrumentos de Llamado a Concurso Pblico, aprobado por Resolucin N
377/05 Vigencia desde 10/05/2005
Estos procedimientos son utilizados actualmente por algunas reas de la
Direccin de Recursos Humanos.
Asimismo fue diseado por funcionarios de la Coordinacin Ejecutiva de la
Direccin de RRHH un Manual como proyecto de optimizacin de Estructura
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10
ORIGEN
FORMATO
VIGENCIA
UTILIDAD
SITUACION ACTUAL
Programa/ Proyecto
Ttulo
Tipo
Objetivo
Hecho por
Fecha
Diseo
Aprobado por
Fecha
Grado de Difusin
Grado de Implementacin
10
11
12
13
14
15
Manual
Ao 2007
Word
Dpto. de Presupuesto
Nombramiento
Direccin de Recursos
Humanos
Ascenso
Reglamento de Reconocimiento
Medtodologas de Ev.desempeo
Marco Legal
INECIP - CSJ
Decreto N 10.643/07
Presidencia de la
Repblica
23/07/2007
Dpto. de Presupuesto
Tabla 6 - SINARH
Informe
abr-07
Word
Informe
Dic./2006
Word
C.S.J.
22/02/2005
Algunas Areas de la
Direccin de RR.HH.
C.S.J.
10/05/2005
Nombramiento y
Ascenso
Procedimientos de Nombramiento,
Movimiento y Contratacin de
Funcionarios de la C.SJ.
Resolucin N 313/05
Word
Descripcin de Procedimientos
Fluxogramas
Direccin de Planificacin y
Desarrollo de la C.S.J.
Proyecto de Optimizacin de la
Estructura de la Direccin de Recursos
Humanos
Resolucin N 377/05
Manual
Estructurar la Direccin de
Recursos Humanos
Informe
Validar la Estructura de la
Direccin de RR.HH.
Jun/Jul/2005
01/08/2005
Algunas Areas de la
Direccin de RR.HH.
Word
Word
Unidad de Evaluacin
Tcnica de la Direccin
de RR.HH.
Unidad de Evaluacin
Tcnica de la Direccin
de RR.HH.
Manual
Otorgar a la Direccin de
RR.HH. de instrumentos para
nombramientos del personal
Ao 2002
Word - Flow
10
Manual
Otorgar a la Direccin de
RR.HH. de herramientas para
su funcionamiento
Ao 2002
Word
Otorgar a la Direccin de
RR.HH. de herramientas para
11
Manual
Ao 1998/99
Word - Flow
11
D) DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
D.1. Consideraciones Generales
Actualmente la estructura organizacional, no aprobada oficialmente, de la
Direccin de Recursos Humanos responde a los procesos llevados a cabo por
la Direccin, sin atender ningn principio de organizacin y lgica de
construccin funcional.
Las reas fueron creadas a fuerza de las necesidades emergentes de los
trabajos y atendiendo a veces a las personas que fueron imponiendo su
modelo de trabajo en base a sus conocimientos y experiencias en el rea.
A ms de analizar la estructura organizacional en este punto hemos tenido en
cuenta otros factores que hacen a la organizacin como ser:
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DIRECCION DE RECURSOS
HUMANOS
COORDINACIN EJECUTIVA
SECRETARIA
OFICINA DE INFORMACIN
Y ORIENTACIN JUDICIAL
BASICA
OFICINA TECNICA DE
EVALUACIN
SECCIN CONTRATOS
OFICINA DE APOYO
JURISDICCIONAL Y
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO OCUPACIONAL
DEPARTAMENTO DE
CAPACITACIN
DEPARTAMENTO DE
ASISTENCIA LABORAL
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E) DIAGNSTICO DE GESTIN
En general se puede decir que la gestin de la Direccin de Recursos
Humanos atiende actualmente como en forma discoordinada algunas acciones
que tienen que ver con la Administracin de Personal, como ser trmites de
nombramientos, ascensos, comisiones, permisos, bonificaciones y algunas
acciones que tienen que ver con el Desarrollo de Recursos Humanos como por
ejemplo las Capacitaciones y la Asistencia laboral.
Como se sabe la Direccin de Control de Personal fue un desprendimiento de
la Direccin de Recursos Humanos, con lo que bsicamente quedaron algunos
procesos de la administracin del personal con la Direccin de Recursos
Humanos.
Lo que se concibe es que la Direccin de Recursos Humanos naci como una
Direccin que se encargaba esencialmente de lo que se llama la
Administracin de Personal, siendo las lneas principales de su gestin los
procesos de Admisin (nombramientos) y los procesos de control de asistencia
(base de las liquidaciones). La Direccin nunca fue fortalecida para atender
todo lo que se relaciona con el Desarrollo del personal, con lo que con la
divisin de la Direccin de Recursos Humanos, se dividieron tambin estas
lneas de gestin. Con esta divisin posiblemente hubo un debilitamiento de
ambas Direcciones, con lo que no se logr imponer como pieza fundamental en
el rea jurisdiccional ms que como atender los nombramientos, proceso por
dems sensible, institucionalmente.
Lo ideal sera posicionar a una Direccin de Recursos Humanos como una
Direccin capaz de atender integral, institucional y objetivamente todo lo que
atae a los recursos Humanos de la Corte Suprema de Justicia, en todas sus
etapas de admisin (reclutamiento, seleccin, induccin), desarrollo
(capacitacin, motivacin, cargos y salarios, evaluacin), bienestar (asistencia
social) y todo el trmite de documentacin, registro y control (nombramiento,
contratacin, vacancias, movimiento, asistencia, permisos etc.)
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F) MODELO ORGANIZACIONAL
El Modelo Organizacional sugerido tiene que ver con tres alternativas de
estructuras que son:
Alternativa I
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS HUMANOS
COORDINACIN EJECUTIVA
SECRETARIA
COORDINACIN DE CIRCUNSCRIPCIONES
DIRECCION DE DESARROLLO DE
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
ADMISIN
DIRECCION DE ADMINISTRACIN
DE PERSONAL
SECRETARA
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO
SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE
ASISTENCIA
DEPARTAMENTO DE
LEGAJO
DEPARTAMENTO DE
CONTROL Y MOVIMIENTO
DIVISIN DE LICENCIAS
DIVISIN DE CONTROL
INFORMTICO DE
MARCACIN
DIVISIN DE
RECLUTAMIENTO Y
SELECCIN
DIVISIN DE EVALUACIN
DE DESEMPEO
DIVISIN ASISTENCIA
SOCIAL
DIVISIN DE INDUCCIN
DIVISIN DE CARGOS Y
SALARIOS
DIVISIN DE EVENTOS
DIVISIN DE
NOTIFICACIONES
DIVISIN DE CAPACITACIN
Y MOTIVACIN
DIVISIN DE ASUNTOS
GREMIALES
DIVISIN DE INSPECTORIAS
DEPARTAMENTO DE
NOMBRAMIENTOS Y
CONTRATOS
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COORDINACIN
REA
SECRETARA
DIRECCIN
STAFF
AREA
SECRETARA
DEPARTAMENTO
DIVISIN
c) Principios de organizacin
-
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Alternativa II
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
DIRECCION DE RECURSOS
HUMANOS
SECRETARA
COORDINACIN EJECUTIVA
DEPARTAMENTO DE
ADMISIN
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO
COORDINACIN DE CIRCUNSCRIPCIONES
DEPARTAMENTO DE
ASISTENCIA
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIN DE
PERSONAL
DIVISIN DE
RECLUTAMIENTO Y
SELECCIN
DIVISIN DE EVALUACIN
DIVISIN ASISTENCIA
SOCIAL
DIVISIN LEGAJOS
DIVISIN DE INDUCCIN
DIVISIN DE CARGOS Y
SALARIOS
DIVISIN DE EVENTOS
DIVISIN CONTROL
DIVISIN DE CAPACITACIN
Y MOTIVACIN
DIVISIN DE ASUNTOS
GREMIALES
DIVISIN DE
NOMBRAMIENTOS Y
CONTRATOS
DIRECCIN
STAFF
COORDINACIN
REA
SECRETARA
DEPARTAMENTO
DIVISIN
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Alternativa III
DIRECCION DE DESARROLLO DE
RECURSOS HUMANOS
SECRETARA
COORDINACIN EJECUTIVA
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO OCUPACIONAL
DEPARTAMENTO DE
CAPACITACIN
DEPARTAMENTO DE
ASISTENCIA LABORAL
DEPARTAMENTO TECNICO
COORDINACIN
REA
SECRETARA
DEPARTAMENTO
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G) MODELO DE GESTIN
El Modelo de Gestin recomendado tiene que ver con una gestin integral
institucionalmente, atendiendo a los siguientes factores:
De Organizacin:
-
De Planeamiento:
-
De Ejecucin:
- Concebir que la gestin principal de una Direccin de Recursos
Humanos, es la de lograr proveer, a todos los estamentos de la
organizacin, Recursos Humanos aptos, con un buen nivel de potencial
y mantenerlos capacitados y motivados.
O sea que la gestin principal tiene que ver con: Sistema de Admisin,
Sistema de Desarrollo y Sistema de Asistencia. Todos estos sistemas
con sus correspondientes: Polticas, Procedimientos y Herramientas
Tcnicas de Aplicacin
-
Contar con todas las herramientas tcnicas que faciliten los trabajos
comprometidos y de responsabilidad de cada rea de trabajo. Esto es
herramientas de Evaluacin del desempeo, Valoracin de Cargos,
Planes Salariales, Plan de Capacitacin, Plan de Motivacin, Clima
Organizacional, Manual de Cargos, Perfil de Cargos
De Control
- Contar con un sistema de monitoreo y evaluacin constante, a fin de
dinamizar todos los manuales en cuanto a su implementacin, hacer el
seguimiento de la aplicacin de las herramientas tcnicas y medir los
logros de metas y resultados, planeados y comprometidos por cada rea
de trabajo.
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