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GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir
productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. La organizacin puede
ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de control de
cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidos por miembros
autorizados del equipo del proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye el control de cualquier contrato emitido por
una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo entregables del proyecto a la organizacin
ejecutora (el vendedor), as como la administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo
del proyecto en virtud del contrato.
El Grfico 12-1 presenta una descripcin general de los procesos de Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto, que incluyen:
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2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin
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12.2 Efectuar
las Adquisiciones
12.3 Controlar
las Adquisiciones
.1 Entradas
.1 Plan para la direccin
del proyecto
.2 Documentacin de requisitos
.3 Registro de riesgos
.4 Recursos requeridos para
las actividades
.5 Cronograma del proyecto
.6 Estimacin de costos de
las actividades
.7 Registro de interesados
.8 Factores ambientales
de la empresa
.9 Activos de los procesos
de la organizacin
.1 Entradas
.1 Plan de gestin de las
adquisiciones
.2 Documentos de las
adquisiciones
.3 Criterios de seleccin
de proveedores
.4 Propuestas de los vendedores
.5 Documentos del proyecto
.6 Decisiones de hacer o comprar
.7 Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
.8 Activos de los procesos
de la organizacin
.1 Entradas
.1 Plan para la direccin
del proyecto
.2 Documentos de las adquisiciones
.3 Acuerdos
.4 Solicitudes de cambio aprobadas
.5 Informes de desempeo
del trabajo
.6 Datos de desempeo del trabajo
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de hacer o comprar
.2 Juicio de expertos
.3 Investigacin de mercado
.4 Reuniones
.3 Salidas
.1 Plan de gestin de las
adquisiciones
.2 Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
.3 Documentos de las adquisiciones
.4 Criterios de seleccin
de proveedores
.5 Decisiones de hacer o comprar
.6 Solicitudes de cambio
.7 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Conferencia de oferentes
.2 Tcnicas de evaluacin
de propuestas
.3 Estimaciones independientes
.4 Juicio de expertos
.5 Publicidad
.6 Tcnicas analticas
.7 Negociacin de adquisiciones
.3 Salidas
.1 Vendedores seleccionados
.2 Acuerdos
.3 Calendarios de recursos
.4 Solicitudes de cambio
.5 Actualizaciones al plan para
la direccin del proyecto
.6 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Sistema de control de cambios
del contrato
.2 Revisiones del desempeo
de las adquisiciones
.3 Inspecciones y auditoras
.4 Informar el desempeo
.5 Sistemas de pago
.6 Administracin de reclamaciones
.7 Sistema de gestin de registros
.3 Salidas
.1 Informacin de desempeo
del trabajo
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al plan para
la direccin del proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
.5 Actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organizacin
12.4 Cerrar
las Adquisiciones
.1 Entradas
.1 Plan para la direccin
del proyecto
.2 Documentos de las adquisiciones
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Auditoras de la adquisicin
.2 Negociacin de adquisiciones
.3 Sistema de gestin de registros
.3 Salidas
.1 Adquisiciones cerradas
.2 Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin
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2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin
Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto involucran acuerdos, incluidos los contratos,
que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un
acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proporcionar algn valor (p.ej.,
productos, servicios o resultados especificados) y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
compensacin de valor. Un acuerdo puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad
de los entregables o del esfuerzo requerido.
Un contrato de adquisicin incluye trminos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados
por el comprador respecto a lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo
de direccin del proyecto garantizar que todas las adquisiciones satisfagan las necesidades especficas del
proyecto y que a la vez se respeten las polticas de la organizacin en materia de adquisiciones. Segn el rea
de aplicacin, los contratos tambin pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos u rdenes de
compra. La mayora de las organizaciones cuentan con polticas y procedimientos documentados que definen
especficamente las reglas de adquisicin, as como quin est autorizado a firmar y administrar dichos
acuerdos en nombre de la organizacin.
Si bien todos los documentos del proyecto pueden estar sujetos a algn tipo de revisin y aprobacin, el
carcter jurdicamente vinculante de un contrato o acuerdo por lo general significa que estar sujeto a un
proceso de aprobacin ms exhaustivo. En todos los casos, el objetivo fundamental del proceso de revisin
y aprobacin es asegurar que el lenguaje del contrato describa los productos, servicios o resultados que
satisfarn la necesidad identificada del proyecto.
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En las fases iniciales, el equipo de direccin del proyecto puede buscar el respaldo de especialistas en
contratacin, adquisiciones, derecho y disciplinas tcnicas. Dicha participacin puede ser impuesta por la
poltica de una organizacin.
Las diferentes actividades involucradas en los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
conforman el ciclo de vida de un acuerdo. Mediante la gestin activa del ciclo de vida del acuerdo y la redaccin
cuidadosa de los trminos y condiciones de una adquisicin, algunos de los riesgos identificables del proyecto
se pueden compartir o transferir a un vendedor. Establecer un acuerdo sobre productos o servicios es un
mtodo para asignar la responsabilidad de gestionar o compartir riesgos potenciales.
Un proyecto complejo puede implicar la gestin simultnea o secuencial de mltiples contratos o
subcontratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo
de vida del proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto se aborda desde la perspectiva de la relacin
entre el comprador y el vendedor. La relacin comprador-vendedor puede existir a muchos niveles en cualquier
proyecto, y entre organizaciones internas y externas a la organizacin compradora.
Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede identificarse como contratista, subcontratista,
proveedor, proveedor de servicios o distribuidor. Dependiendo de la posicin del comprador en el ciclo de
adquisicin del proyecto, ste puede denominarse cliente, contratista principal, contratista, organizacin
compradora, solicitante de servicios o simplemente comprador. Durante el ciclo de vida del contrato, el vendedor
puede ser considerado en primer lugar como licitador, luego como la fuente seleccionada y finalmente como
el proveedor o vendedor contratado.
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Por lo general, el vendedor dirigir el trabajo como un proyecto siempre que la adquisicin no se limite a
materiales listos para la venta, a bienes o a productos comunes. En dichos casos:
E l comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado clave del proyecto para el
vendedor.
E l equipo de direccin del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos los procesos de la direccin
de proyectos y no exclusivamente de los de esta rea de Conocimiento.
L os trminos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave de muchos de los procesos
de direccin del vendedor. El contrato puede efectivamente contener las entradas (p.ej. principales
entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto (p.ej., en
proyectos de diseo, se requiere a menudo que el comprador apruebe las decisiones relacionadas
con los recursos humanos).
En esta seccin se supone que el comprador de un elemento para el proyecto est asignado al equipo del
proyecto, mientras que el vendedor es externo al equipo del proyecto desde el punto de vista de la organizacin.
Tambin se supone que entre el comprador y el vendedor se desarrollar y existir una relacin contractual
formal. Sin embargo, la mayor parte del contenido de esta seccin se puede aplicar tambin a trabajo no
contractual desarrollado con otras unidades de la organizacin del equipo del proyecto.
Herramientas y Tcnicas
.1
.2
.3
.4
Salidas
.1 Plan de gestin de las
adquisiciones
.2 Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
.3 Documentos de las
adquisiciones
.4 Criterios de seleccin
de proveedores
.5 Decisiones de hacer
o comprar
.6 Solicitudes de cambio
.7 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Grfico 12-2. Planificar la Gestin de las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas
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4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin
del Proyecto
5.2
Recopilar
Requisitos
11.2
Identificar
los Riesgos
Documentacin de requisitos
Recursos requeridos
para las actividades
12.1
Planificar la
Gestin de las
Adquisiciones
6.4
Estimar los
Recursos de
las Actividades
6.6
Desarrollar
el Cronograma
Cronograma del proyecto
7.2
Estimar
los Costos
Estimacin de costos
de las actividades
13.1
Identificar a
los Interesados
Registro de interesados
Empresa/
Organizacin
Documentos
del Proyecto
Registro de riesgos
Decisiones de hacer
o comprar
Plan de gestin de las
adquisiciones
Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
Criterios de seleccin
de proveedores
12.2
Efectuar las
Adquisiciones
Actualizaciones
a los documentos
del proyecto
Solicitudes
de cambio
Documentos de las
Adquisiciones
12.3
Controlar las
Adquisiciones
4.5
Realizar el Control
Integrado
de Cambios
13.1
Identificar
a los Interesados
11.2
Identificar
los Riesgos
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12.4
Cerrar las
Adquisiciones
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El proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones tambin incluye la evaluacin de posibles vendedores,
especialmente si el comprador desea ejercer algn grado de influencia o control sobre las decisiones de
compra. Tambin se deber prever quin ser el responsable de obtener o ser titular de permisos y licencias
profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislacin, alguna regulacin o poltica de la
organizacin para ejecutar el proyecto.
Los requisitos del cronograma del proyecto pueden influir considerablemente en la estrategia durante el
proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones. Las decisiones tomadas durante el desarrollo del plan de
gestin de las adquisiciones tambin pueden influir en el cronograma del proyecto y estn integradas con los
procesos Desarrollar el Cronograma, Estimar los Recursos de las Actividades y con los anlisis de hacer o comprar.
El proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones incluye la evaluacin de los riesgos derivados de cada
anlisis de hacer o comprar. Tambin incluye la revisin del tipo de contrato que se prev utilizar para evitar o
mitigar los riesgos, que en ocasiones consiste en transferir el riesgo al vendedor.
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Descritos en la Seccin 6.4.3.1. Los recursos requeridos para las actividades contienen informacin sobre
necesidades especficas relacionadas, por ejemplo, con personas, equipos o ubicacin.
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C
ontratos de Precio Fijo Cerrado (FFP). El tipo de contrato de uso ms comn es el FFP. Es el
preferido por la mayora de las organizaciones compradoras dado que el precio de los bienes
se fija al comienzo y no est sujeto a cambios, salvo que se modifique el alcance del trabajo.
Cualquier aumento de costos por causa de un desempeo adverso es responsabilidad del
vendedor, quien est obligado a completar el esfuerzo. En el marco de un contrato FFP, el
comprador debe especificar con precisin el producto o servicios a adquirir, y cualquier
cambio a las especificaciones de la adquisicin puede derivar en un aumento de costos
para el comprador.
C
ontratos de Precio Fijo ms Honorarios con Incentivos (FPIF). Este acuerdo de precio fijo
confiere cierta flexibilidad al comprador y al vendedor, ya que permite desviaciones en el
desempeo, con incentivos financieros ligados al cumplimiento de las mtricas acordadas.
Por lo general, estos incentivos financieros estn relacionados con los costos, el cronograma
o el desempeo tcnico del vendedor. Los objetivos de desempeo se establecen al principio,
y el precio final del contrato se determina tras completar todo el trabajo sobre la base del
desempeo del vendedor. En los contratos FPIF se fija un precio tope y todos los costos que
superen dicho precio tope son asumidos por el vendedor, quien est obligado a completar
el trabajo.
C
ontratos de Precio Fijo con Ajuste Econmico de Precio (FP-EPA). Este tipo de contrato
se utiliza cuando el perodo de desempeo del vendedor abarca un periodo considerable
de aos, tal como se desea en muchas relaciones a largo plazo. Se trata de un contrato
de precio fijo, pero con una disposicin especial que permite ajustes finales predefinidos
sobre el precio del contrato debido a cambios en las condiciones, tales como cambios
inflacionarios o aumentos (o disminuciones) del costo de productos especficos. La clusula
EPA ha de tomar como referencia algn ndice financiero fiable, que se utilizar para ajustar
con precisin el precio final. El contrato FP-EPA procura proteger tanto al comprador como
al vendedor de factores externos que estn fuera de su control.
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Contratos de costos reembolsables. Esta categora de contrato implica efectuar pagos (reembolsos
de costos) al vendedor por todos los costos legtimos y reales en que pudiera incurrir para completar
el trabajo, ms los honorarios que representan la ganancia del vendedor. Los contratos de costos
reembolsables tambin pueden incluir clusulas de incentivos financieros para los casos en que
el vendedor supere o no cumpla determinados objetivos definidos, tales como los relativos a los
costos, al cronograma o a los objetivos de desempeo tcnico. Tres de los tipos de contratos de
costos reembolsables ms utilizados son los contratos de Costo Ms Honorarios Fijos (CPFF), los
contratos de Costo Ms Honorarios con Incentivos (CPIF) y los contratos de Costo Ms Honorarios
por Cumplimiento de Objetivos (CPAF).Un contrato de costos reembolsables brinda al proyecto la
flexibilidad para reorientar a un vendedor si el alcance del trabajo no se puede definir con precisin
al inicio y requiere modificaciones, o cuando el esfuerzo puede implicar riesgos elevados.
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C
ontrato de Costo Ms Honorarios Fijos (CPFF). Al vendedor se le reembolsan todos los
costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, a la vez que recibe el pago de sus
honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos del proyecto estimados al
inicio. Los honorarios se pagan exclusivamente por el trabajo completado y no varan en
funcin del desempeo del vendedor. El monto de los honorarios no cambia, a menos que
se modifique el alcance del proyecto.
C
ontrato de Costo Ms Honorarios con Incentivos (CPIF). Al vendedor se le reembolsan
todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, y recibe honorarios con
incentivos predeterminados, basados en el logro de objetivos especficos de desempeo
establecidos en el contrato. En los contratos CPIF, si los costos finales son inferiores o
superiores a los costos originales estimados, el comprador y el vendedor comparten las
desviaciones de costos segn una frmula previamente negociada; por ejemplo, un reparto
de 80/20 por encima o por debajo de los costos objetivo sobre la base del desempeo real
del vendedor.
C
ontrato de Costo Ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF). Al vendedor se le
reembolsan todos los costos legtimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida
basndose slo en la satisfaccin de cierto criterio subjetivo general de desempeo definido
e incorporado dentro del contrato. Los honorarios se establecen exclusivamente sobre la
base de la determinacin subjetiva del desempeo del vendedor por parte del comprador y,
por lo general, no es sujeto de apelacin.
C
ontrato por Tiempo y Materiales (T&M). Los contratos por tiempo y materiales son un tipo hbrido
de acuerdo contractual que recoge aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como
de los contratos de precio fijo. A menudo, se utilizan para el aumento de personal, la adquisicin de
expertos y cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado
preciso del trabajo. Estos tipos de contratos se asemejan a los contratos de costos reembolsables en
que son abiertos y pueden estar sujetos a un aumento de costos para el comprador. El valor total del
acuerdo y la cantidad exacta de elementos a entregar pueden no estar definidos por el comprador
en el momento de la adjudicacin del contrato. Por lo tanto, los contratos T&M pueden aumentar en
trminos de su valor contractual, como si se tratara de contratos de costos reembolsables. Muchas
organizaciones exigen que se establezcan valores mximos y plazos lmite en todos los contratos
T&M para evitar el aumento desmedido de costos. Por otro lado, los contratos T&M tambin pueden
asemejarse a los acuerdos de precio unitario fijo, cuando se especifican determinados parmetros
en el contrato. Las tarifas por unidad de mano de obra o de materiales pueden establecerse por
anticipado por el comprador y el vendedor, incluidas las ganancias del vendedor, cuando ambas
partes acuerdan los valores para categoras especficas de recursos, tales como tarifas por hora
especficas para ingenieros expertos o categoras de materiales con tarifas especficas por unidad.
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12.1.2.4 Reuniones
La investigacin por s sola puede no proporcionar la informacin especfica para formular una estrategia
de adquisicin sin recurrir a reuniones de intercambio de informacin con oferentes potenciales. Al colaborar
con oferentes potenciales, la organizacin que compra el material o servicio se puede beneficiar, a la vez que
el proveedor puede ejercer su influencia para lograr un enfoque o producto beneficioso para ambas partes.
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L a determinacin de las fechas programadas en cada contrato para los entregables del mismo y la
coordinacin con los procesos de desarrollo y control del cronograma;
L a identificacin de requisitos para obtener garantas de cumplimiento o contratos de seguros a fin
de mitigar algunas formas de riesgo del proyecto;
E l establecimiento de instrucciones que se proporcionarn a los vendedores para desarrollar y
mantener una estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS);
L a determinacin de la forma y el formato que se usarn para los enunciados del trabajo del contrato/
relativo a la adquisicin;
La identificacin de vendedores precalificados, si los hubiese, que se utilizarn; y
Las mtricas de adquisiciones que se emplearn para gestionar contratos y evaluar vendedores.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, un plan de gestin de las adquisiciones puede ser formal o
informal, muy detallado o formulado de manera general.
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El SOW relativo a adquisiciones se redacta de forma clara, completa y concisa. Incluye una descripcin de
los servicios adicionales requeridos, tales como informar el desempeo o el soporte operativo para el artculo
adquirido despus de finalizado el proyecto. En algunas reas de aplicacin, existen requisitos especficos
de contenido y formato para un SOW relativo a adquisiciones. Cada artculo individual que se vaya a adquirir
requiere un enunciado del trabajo; sin embargo, varios productos o servicios pueden agruparse como un nico
artculo a adquirir dentro de un solo SOW.
El SOW relativo a adquisiciones puede ser revisado y refinado segn sea necesario, a medida que avanza a
travs del proceso de adquisicin hasta que se incorpora a un contrato firmado.
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omprensin de la necesidad. En qu medida la propuesta del vendedor responde al enunciado
del trabajo relativo a la adquisicin?
Costo total o del ciclo de vida. El vendedor seleccionado producir el menor costo total de
propiedad (costo de compra ms costo de operacin)?
Capacidad tcnica. El vendedor cuenta con las habilidades y conocimientos tcnicos necesarios o
se puede esperar razonablemente que los adquiera?
Riesgo. Qu nivel de riesgo conlleva el enunciado del trabajo, qu proporcin de ese riesgo ser
asignado al vendedor seleccionado y de qu modo el vendedor mitigar el riesgo?
Enfoque de gestin. El vendedor cuenta con los procesos y procedimientos de gestin necesarios
para asegurar el xito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los desarrolle?
Enfoque tcnico. Las metodologas, tcnicas, soluciones y servicios tcnicos propuestos por el
vendedor cumplen con los requisitos de los documentos de las adquisiciones, o es probable que
proporcionen ms o menos que los resultados esperados?
Garanta. Qu propone el vendedor para garantizar el producto final y durante qu perodo de
tiempo?
Capacidad financiera. El vendedor cuenta con los recursos financieros necesarios, o puede
esperarse razonablemente que los obtenga?
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Capacidad de produccin e inters. El vendedor tiene la capacidad y el inters para cumplir con
los posibles requisitos futuros?
Tamao y tipo de negocio. Se encuadra la empresa del vendedor dentro de una categora especfica
de negocio, tal como una pequea empresa (escasos recursos, programas especficos, etc.) segn
la definicin de la organizacin o lo establecido por una agencia gubernamental y estipulado como
condicin para la adjudicacin del contrato?
Desempeo pasado de los vendedores. Cul ha sido en el pasado la experiencia con los
vendedores seleccionados?
Referencias. El vendedor puede proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la
experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del vendedor?
Derechos de propiedad intelectual. El vendedor reivindica los derechos de propiedad intelectual
en los procesos de trabajo o servicios que utilizar o en los productos que generar para el proyecto?
Derechos de propiedad exclusiva. El vendedor reivindica los derechos de propiedad exclusiva en
los procesos de trabajo o servicios que utilizar o en los productos que generar para el proyecto?
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2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin
Herramientas y Tcnicas
.1 Conferencia de oferentes
.2 Tcnicas de evaluacin
de propuestas
.3 Estimaciones
independientes
.4 Juicio de expertos
.5 Publicidad
.6 Tcnicas analticas
.7 Negociacin de
adquisiciones
Salidas
.1
.2
.3
.4
.5
Vendedores seleccionados
Acuerdos
Calendarios de recursos
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto
.6 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
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Documentos
del Proyecto
Empresa/
Organizacin
Actualizaciones
a los documentos
del proyecto
12.2
Efectuar las
Adquisiciones
Propuestas de los
vendedores
Vendedores
Actualizaciones
al plan para la
direccin del
proyecto
Calendarios
de Recursos
Solicitudes
de cambio
Acuerdos
Vendedores seleccionados
12.3
Controlar las
Adquisiciones
Documentos
del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin
del Proyecto
6.4
Estimar los
Recursos de
las Actividades
6.5
Estimar la
Duracin de
las Actividades
6.6
Desarrollar
el Cronograma
7.3
Determinar
el Presupuesto
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitucin
del Proyecto
9.3
Desarrollar el
Equipo del Proyecto
4.5
Realizar el
Control Integrado
de Cambios
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12.2.2.5 Publicidad
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo se pueden ampliar mediante la colocacin de
anuncios en publicaciones de amplia difusin, tales como peridicos selectos o publicaciones profesionales
especializadas. Algunas organizaciones utilizan recursos en lnea para comunicar sus solicitudes a la
comunidad de proveedores. Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren la difusin pblica de ciertos
tipos de artculos para adquirir, y la mayora de ellas exige la publicidad o publicacin en lnea de los contratos
gubernamentales pendientes.
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12.2.3.2 Acuerdos
Un acuerdo de adquisicin incluye trminos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados
por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del
equipo de direccin del proyecto el asegurar que todos los acuerdos satisfagan las necesidades especficas
del proyecto y que a la vez respeten las polticas de la organizacin en materia de adquisiciones. Segn el
rea de aplicacin, los acuerdos tambin pueden denominarse convenios, contratos, subcontratos u rdenes
de compra. Independientemente de la complejidad del documento, un contrato es un acuerdo legal vinculante
para las partes, que obliga al vendedor a proporcionar los productos, servicios o resultados especificados, y al
comprador a retribuir al vendedor. Un contrato establece una relacin legal sujeta a resolucin en los tribunales.
Los principales componentes del documento de un acuerdo varan, pero en general incluyen, entre otros:
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El registro de interesados.
Herramientas y Tcnicas
Salidas
.1 Sistema de control de
cambios del contrato
.2 Revisiones del desempeo
de las adquisiciones
.3 Inspecciones y auditoras
.4 Informar el desempeo
.5 Sistemas de pago
.6 Administracin de
reclamaciones
.7 Sistema de gestin de
registros
.1 Informacin de
desempeo del trabajo
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
.5 Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organizacin
2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin
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4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin
del Proyecto
4.3
Dirigir y Gestionar
el Trabajo
del Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado
de Cambios
12.1
Planificar la
Gestin de
las Adquisiciones
Documentos de las adquisiciones
Actualizaciones al
plan para la direccin
del proyecto
12.2
Efectuar las
Adquisiciones
Plan para la
direccin del
proyecto
Datos de desempeo
del trabajo
Solicitudes de cambio
aprobadas
Documentos
del Proyecto
Acuerdos
12.3
Controlar las
Adquisiciones
Informes
de desempeo
del trabajo
4.4
Monitorear
y Controlar el
Trabajo del Proyecto
Actualizaciones
a los documentos
del proyecto
Solicitudes de cambio
4.5
Realizar el Control
Integrado
de Cambios
Empresa/
Organizacin
Informacin de desempeo
del trabajo
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El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la aplicacin de los procesos adecuados de la direccin de
proyectos a la relacin o las relaciones contractuales, y la integracin de las salidas de dichos procesos con
la direccin general del proyecto. A menudo esta integracin se da en mltiples niveles cuando intervienen
mltiples vendedores y mltiples productos, servicios o resultados. Los procesos de la direccin de proyectos
que se aplican incluyen, entre otros:
D
irigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. Para autorizar el trabajo del vendedor en el momento
oportuno.
Controlar la Calidad. Para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del vendedor.
R
ealizar el Control Integrado de Cambios. Para asegurar que los cambios sean aprobados
correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos cambios
efectivamente lo estn.
Controlar los Riesgos. Para asegurar que los riesgos sean mitigados.
Controlar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin financiera que implica el monitoreo
de los pagos efectuados al vendedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en
el contrato y que la compensacin del vendedor se corresponda con su avance, segn lo establecido en el
contrato. Una de las principales consideraciones a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es
que exista una estrecha relacin entre los pagos efectuados y el trabajo realizado.
12
El proceso Controlar las Adquisiciones revisa y documenta el desempeo actual y anterior de un vendedor de
acuerdo con el contrato y establece acciones correctivas segn las necesidades. Esta revisin del desempeo
puede utilizarse para medir la competencia del vendedor para llevar adelante trabajos similares en futuros
proyectos. Tambin se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se necesita confirmar que un vendedor
no est cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones
correctivas. El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la recopilacin de los detalles necesarios para
gestionar una posible finalizacin anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento)
de conformidad con la clusula de rescisin del contrato. Estos detalles se utilizan en el proceso Cerrar las
Adquisiciones para concluir el acuerdo.
Los acuerdos pueden ser modificados por mutuo consentimiento en cualquier momento con anterioridad
al cierre del contrato, segn los trminos del acuerdo relativos al control de cambios. Por regla general estas
modificaciones se reflejan por escrito.
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12.3.1.3 Acuerdos
Descritos en la Seccin 12.2.3.2. Los acuerdos son convenios entre partes, que incluyen el convenio de los
deberes de cada una de las partes.
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L nea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que afecten el desempeo
general del proyecto, puede ser necesario actualizar la lnea base del cronograma para reflejar las
expectativas actuales.
L nea base de costos. En el caso de que se produzcan cambios que afecten los costos globales
del proyecto, puede ser necesario actualizar la lnea base de costos para reflejar las expectativas
actuales.
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C
orrespondencia. Los trminos y condiciones del contrato a menudo requieren la documentacin
por escrito de ciertos aspectos de las comunicaciones entre el comprador y el vendedor, tales como
la necesidad de advertencias en caso de desempeo poco satisfactorio y las solicitudes de cambio
o de aclaraciones del contrato. Esto puede incluir los resultados informados de las auditoras e
inspecciones realizadas por el comprador que indican las debilidades que el vendedor debe corregir.
Adems de los requisitos especficos del contrato relativos a la documentacin, ambas partes
mantienen un registro por escrito completo y exacto de todas las comunicaciones contractuales
escritas y orales, as como de las medidas y decisiones adoptadas.
C
ronogramas y solicitudes de pago. Todos los pagos deben efectuarse de conformidad con los
trminos y condiciones del contrato de adquisicin.
D
ocumentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor. La documentacin sobre la
evaluacin del desempeo del vendedor es elaborada por el comprador. Dichas evaluaciones del
desempeo documentan la capacidad del vendedor para seguir realizando el trabajo del contrato
actual, indican si el vendedor puede ser autorizado a realizar trabajos en proyectos futuros o califican
el desempeo del vendedor en el trabajo del proyecto. Estos documentos pueden constituir la base
para la finalizacin anticipada del contrato del vendedor o para determinar cmo se administran las
sanciones, honorarios o incentivos del contrato. Los resultados de estas evaluaciones del desempeo
tambin se pueden incluir en las correspondientes listas de vendedores calificados.
Herramientas y Tcnicas
.1 Auditoras de la
adquisicin
.2 Negociacin de
adquisiciones
.3 Sistema de gestin
de registros
Salidas
.1 Adquisiciones cerradas
.2 Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organizacin
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4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin
del Proyecto
Plan para la
direccin del
proyecto
12.4
Cerrar las
Adquisiciones
Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin
Empresa/
Organizacin
Adquisiciones
Cerradas
12
El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar
reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin
para su uso en el futuro. El proceso Cerrar las Adquisiciones aborda cada uno de los contratos aplicables al
proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples, puede suceder que el plazo de vigencia
de un contrato sea aplicable nicamente a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso
Cerrar las Adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto. Las reclamaciones
no resueltas pueden estar sujetas a litigio tras del cierre. Los trminos y condiciones del contrato pueden
prescribir procedimientos especficos para el cierre del acuerdo. El proceso Cerrar las Adquisiciones brinda
apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase (Seccin 4.6) al asegurar que los acuerdos contractuales sean
completados o terminados.
La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que puede
deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia
del comprador, siempre que el contrato as lo prevea. Los derechos y responsabilidades de las partes en
caso de finalizacin anticipada estn incluidos en la clusula de rescisin del contrato. Segn los trminos y
condiciones de la adquisicin, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato
o una parte del mismo, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo
con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor
por los preparativos de este ltimo, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del
contrato rescindida.
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A
rchivo de la adquisicin. Se prepara un juego indexado completo de la documentacin del
contrato, incluido el contrato cerrado, para su incorporacin a los archivos finales del proyecto.
A
ceptacin de los entregables. Puede exigirse que la documentacin de aceptacin formal de
los entregables proporcionados por el vendedor sea retenida por la organizacin. El proceso Cerrar
las Adquisiciones asegura el cumplimiento de este requisito de documentacin. Por lo general, los
requisitos de aceptacin formal de los entregables y el tratamiento de los entregables no conformes
se definen en el acuerdo.
D
ocumentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y
las recomendaciones para la mejora del proceso se deben elaborar para incluirlas en los archivos del
proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.
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