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Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la
informacin de una organizacin. Estos manuales tienen como objetivos:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerrquicos.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes.

Manual de Organizacin y Funciones

El Manual de Organizacin y Funciones, es un instrumento de gestin tcnico


normativo de forma institucional que describe las funciones especficas a nivel de cargo
o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones
generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en
base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de
Personal, como tambin formula los requisitos esenciales exigibles y establece las
relaciones internas del cargo. Su importancia radica en que:
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o
orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados,
as como aplicar programas de capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su
dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

Elementos que integran el MOF

Introduccin
Objetivo del manual
Antecedentes histricos
Marco jurdico
Atribuciones

Misin y visin
Estructura orgnica
Organigrama
Objetivo y funciones
Glosario de trminos

Errores Comunes en el Dise del MOF.


Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
Que sea un documento desconocido por el personal en general.
Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste
con el plan de capacitacin.
Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no
puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

Manual de Procedimientos y Operaciones


Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes reas de una empresa. En los manuales de procedimientos son
consignados, metdicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse
para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede
hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lgico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son
una sucesin cronolgica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que
constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal, la
determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales, tecnolgicos y
financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz
desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Contenido
Introduccin.

Recopilacin de informacin.

Objetivos.

Estudio preliminar de las reas.

reas de aplicacin.

Elaboracin de inventario de
procedimientos.

Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.

Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de
accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para
la simplificacin de los procedimientos.