FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

Para la teora neoclsica, las funciones del administrador corresponden a los elementos
de la administracin de Fayol son: planeacin, organizacin, direccin y control. Dentro de
la lnea propuesta por Fayol, los autores clsicos y neoclsicos adoptan el proceso
administrativo como ncleo de su teora eminentemente eclctica y utilitarista. 1

Cuando son consideradas aisladamente, la planeacin, organizacin, direccin y control

son funciones administrativas; cuando son consideradas en su enfoque global para
alcanzar objetivos, forman el proceso administrativo. 1
Proceso administrativo

I.

PLANEACIN

Las organizaciones no trabajan con base en la improvisacin. Casi todo lo que hacen
es planeado con anticipacin. Esta funcin sienta las bases para las dems, define los
objetivos por alcanzar y qu se debe hacer para llegar a ellos.
a) Establecimiento de objetivos
Es un proceso que comienza por los objetivos y define los planes para alcanzarlos.
Es decir saber a dnde se pretende llegar para saber exactamente cmo llegar
ah.
b) Desglose de objetivos
Se pueden considerar como una jerarqua es decir que va desde los objetivos
globales o generales de la organizacin (en la punta de la jerarqua) hasta los
objetivos operativos, los cuales implican simples instrucciones para la rutina
cotidiana

c) Amplitud de la planeacin
Adems de la jerarqua de objetivos, tambin existe una jerarqua de la
planeacin y est conformada por tres niveles: el estratgico, el tctico, y el
operacional.
I.1 Planeacin estratgica: Es la ms amplia y abarca a toda la
organizacin
I.2 Planeacin tctica: Es la planeacin que abarca cada
departamento o unidad de la organizacin
I.3 Planeacin operacional: Es la planeacin que abarca cada tarea o
actividad especfica.
d) Tipos de planes
El plan es el producto de la planeacin y constituye el elemento de
intermediacin entre los procesos de elaboracin y de implementacin de la
propia planeacin. Este es un curso de accin especifico establecido de
antemano que representa una respuesta anticipada que tiene por objeto
lograr un objetivo formulado.

II.

ORGANIZACIN

TIPOS DE ORGANIZACIN (Cmo dar forma a la empresa).

ORGANIZACIN FORMAL
La organizacin formal es la determinacin de los estndares de
interrelaciones entre los rganos los cargos, definidos lgicamente a
travs de normas, directrices y reglamentos de la organizacin, para el
logro de sus objetivos.
Se compone de un cierto nmero de niveles jerrquicos o funcionales
establecidos por el organigrama y con nfasis en las funciones y tareas.
Caractersticas bsicas de la organizacin formal.

Divisin de trabajo

El objetivo inmediato y fundamental de cualquier organizacin es

producir algo: es la produccin. Para ser eficiente, la produccin
se debe basar en la divisin de trabajo, que es la manera por la
cual un proceso complejo puede descomponerse en pequeas
tareas. Este comenz a ser practicado intensamente con la llegada
de la Revolucin Industrial.
-Ventajas:

Estandarizacin y simplificacin de actividades de los

operarios.
Mayor especializacin y parcelacin de las tareas.
Mayor aprovechamiento del trabajo especializado.
-Consecuencias a corto plazo:

Mayor productividad y mayor rendimiento del personal

involucrado
Mayor eficiencia de la organizacin
Reduccin de los costos de produccin, principalmente de
mano de obra y de materiales directos.

Especializacin
Como consecuencia de la divisin del trabajo, cada rgano o cargo
pasa a tener funciones especficas y especializadas. La
especializacin de trabajo propuesta por la administracin
cientfica constituye una manera de incrementar la eficiencia en
disminuir los costos de produccin. Simplificando las tareas,
asignando a cada puesto de trabajo tareas simples y repetitivas:
Se reducen los periodos de aprendizaje.
Se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros.
Permite mejoras en los mtodos de incentivacin del trabajo.
Aumenta el rendimiento de la produccin.

Jerarqua

Una de la consecuencias de la principio de la divisin del trabajo

es la intensa diversificacin funcional dentro de la organizacin.
Como consecuencia de las funciones especializadas surge
inevitablemente una funcin de mando, cuya misin es dirigir y
controlar todas las actividades para cumplan sus misiones. Por lo
tanto una organizacin necesita una estructura jerrquica, cuya
misin es dirigir las operaciones de los niveles que le estn
subordinados.
LA PIRAMIDE JERRQUICA. A medida que se sube la escala jerrquica,
aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo.
Nive
l
deci
sori
al
Nivel
intermedio
Nivel operacional

Cuanto mayor sea el tamao de la organizacin, mayor tiende a

ser el nmero de niveles jerrquicos de la estructura.
1.
Director
presidente

LA CADENA
ESCALAR
2.
Director
de
rea
REPRESENTANDO LA
JERARQUIA
LA
3.EN Gerente
del
ORGANIZACIN
departamento
FORMAL
Jefe
de
4.
seccin

5.
Encargado
del
sector

5. 1, Encargado
Nivel decisorial:
2, 3
del
sector

Niveles intermedios: 4,
6.
Capataz
5, 6
Nivel operacional:
7. 7 Operarios

Distribucin de la responsabilidad

La jerarqua de la organizacin formal representa la distribucin

de la autoridad y de la responsabilidad entre los niveles de la
estructura. Para los clsicos, autoridad es el poder de dirigir a
otros, para que ejecuten o dejen de ejecutar algo de la manera
considerada por el poseedor de esa autoridad como adecuada
para la realizacin de los objetivos de la empresa o del rgano. La
autoridad es el fundamento de la responsabilidad.
Director presidente
Director de rea
Gerente de
departam ento
departamento
Jefe de seccin
Encargad
o Cde
a
sector
p
at
a
z

REA DE
AUTORIDAD

Como condicin bsica para la tarea administrativa, la autoridad

concede al administrador el derecho reconocido de dirigir a sus
subordinados para que desempeen actividades encaminadas a l
logro de los objetivos de la empresa. La autoridad formal es un
poder, una facultad, concedidos por la organizacin al individuo
que en ella ocupe una posicin determinada en relacin a los
otros.
Para los clsicos, la responsabilidad proviene de la relacin
superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad
para exigir determinadas tareas a otras personas. Es la relacin
contractual, por la cual el subordinado est de acuerdo a ejecutar
ciertos servicios a cambio de una compensacin monetaria o de
otras formas de retribucin.
La autoridad emana del superior al subordinado cuando se hace
una designacin de deberes, mientras que la responsabilidad es la
obligacin simultneamente exigida al subordinado para que
realice tales deberes.
La esencia de la responsabilidad es la obligacinla obligacin
de usar la autoridad para exigir que sean ejecutadas la tareas.

Racionalismo de la organizacin formal

La caracterstica ms importante de la organizacin formal es el
racionalismo. Una organizacin es un conjunto de cargos
funcionales y jerrquicos a cuyas prescripciones y normas de
conducta deben someterse todos sus miembros. El principio bsico
de esa forma de concebir la organizacin afirma que, dentro de
lmites tolerables, sus miembros se comportarn racionalmente, es
decir, de acuerdo con las normas lgicas de conducta prescrita
para cada una de ellas.
La organizacin no es un fin, sino un medio para permitir a la
empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos.

ORGANIZACIN LINEAL
La organizacin de tipo lineal constituye la forma estructural ms simple
y antigua (tiene origen en la organizacin de los ejrcitos y organizacin
eclesistica de los tiempos medievales). Las formas ms antiguas de
organizacin poseen en comn el principio de autoridad lineal
(Mooney), que establece la jerarqua de la autoridad.

Empresa
industrial

Produccin

Ventas

Finanzas

Caractersticas de la organizacin lineal

La organizacin lineal presenta las siguientes caractersticas:
a) Autoridad lineal o tcnica. La principal caracterstica de la
organizacin lineal es la autoridad nica y absoluta del superior
sobre sus subordinados, esta deriva del principio de la unidad
de mando (tpica de las organizaciones militares). Cada

subordinado se reporta nica y exclusivamente a su superior,

recibe rdenes slo de l y se reporta nicamente a l.
b) Lneas formales de comunicacin. Las comunicaciones entre los
rganos o cargos de la organizacin se hace solamente a travs
de las lneas existentes en el organigrama. Todo rgano o cargo
que no se encuentre situado en la cima o en la parte inferior de
organigrama, poseen dos terminales de comunicacin: una
orientada hacia arriba (exclusivamente al rgano o cargo
superior) y otra orientada hacia abajo (rganos o cargos
directamente subordinados).
c) Centralizacin de las decisiones. De la lnea de comunicacin
que une a cada rgano o carga a su superior hasta la cpula de
la organizacin, la autoridad lineal que comanda toda la
organizacin se centraliza en la cima del organigrama y los
canales de responsabilidad son conducidos por medio de los
niveles jerrquicos.
Existe una autoridad mxima que centraliza todas las
decisiones y el control de la organizacin.
d) Aspecto piramidal. A medida que se sube en la escala
jerrquica, se reduce la cantidad de cargas u rganos. El
resultado es que, a medida que aumenta el nivel jerrquico, es
mayor la generalizacin y la centralizacin, ya medida que
disminuye el nivel, es mayor la especializacin y la delimitacin
de responsabilidades.
ORGANIZACIN FUNCIONAL
La organizacin funcional es el tipo de estructura organizacional que
aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las
funciones para cada tarea. El principio funcional separa, distingue y
especializa: es el germen del staff.
El tipo de estructura funcional fue consagrado por Frederick W. Taylor,
sustituy la supervisin lineal por una supervisin funcional.
Analizando los dos tipos de supervisin, supongamos cualquier problema
(reparacin de la mquina, por ej.).

Caractersticas de la organizacin funcional.

La organizacin funcional presenta las siguientes caractersticas:

Autoridad funcional o dividida. En la organizacin funcional existe

la autoridad funcional o dividida que es relativa y basada en la
especializacin. Es una autoridad de conocimiento y se extiende
por todo la organizacin. Cada subordinado se reporta a muchos
superiores, sin embargo se reporta a cada uno de ellos solamente
en los asuntos de especialidad de cada uno.

Lneas directas de comunicacin. Las comunicaciones entre los

rganos o cargos existentes en la organizacin son efectuadas
directamente, sin necesidad de intermediarios.

Descentralizacin de las decisiones. Las decisiones son delegadas

a los rganos o cargos especializados que posean el conocimiento
necesario para implementarlas mejor. No es jerarqua, sino la
especialidad la que promueve las decisiones.

nfasis en la especializacin. La organizacin funcional se basa en

la prioridad de la especializacin de todos los rganos o cargos, en
todos los niveles de la organizacin. Cada rgano o cargo
contribuye con su especialidad para la organizacin. Las
responsabilidades son delimitadas de acuerdo con las
especializaciones.

ORGANIZACIN LINEA-STAFF
El tipo de organizacin lnea-staff es el resultado de la combinacin de
los de organizacin lineal y organizacin funcional. Busca implementar
las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas.
Algunos autores la denominan organizacin de tipo jerrquicoconsultivo.
En la organizacin lnea-staff existen rganos de lnea (rganos de
ejecucin) y de asesora (rganos de apoyo y consultora) manteniendo
relaciones entre s.
En los rganos de staff, a medida que se sube en la escala jerrquica,
aumenta la proporcin de las funciones de consultora, asesora, ayuda y
recomendacin; y disminuye la proporcin de la funciones de prestacin
de servicios especializados.
Caractersticas de la organizacin lnea-staff.
Entre las principales caractersticas de la organizacin
lnea-staff:
a) Funcin de la estructura lineal con la estructura funcional. La
principal caracterstica de la organizacin lnea-staff es la de
poseer caractersticas lineales y funcionales simultneamente.
Cada rgano reporta a un slo y nico rgano superior (principio
de la autoridad nica). Sin embargo, cada rgano recibe tambin
asesora y servicios especializados de diversos rganos de staff.

b) Coexistencia entre las lneas formales de comunicacin con las

lneas directas de comunicacin. La compleja red de
comunicaciones de la organizacin lnea-staff la constituyen
lneas formales de autoridad y responsabilidad lineal; y lneas
directas de asesora y prestacin de servicios de staff.
c) Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos) y rganos de
apoyo (asesores). Los miembros del staff se dedican a los trabajos
que requieren estudio e investigacin y concentran su atencin en
asuntos de planeamiento y problemas del negocio o de la
organizacin. Los jefes de lnea quedan, de esta forma, ms libres
para prestar su atencin a la ejecucin de reglamentos y
prescripciones.
d) Jerarqua versus especializacin. Hay predominio de los aspectos
lineales en la organizacin lnea-staff, est se caracteriza por el
mantenimiento del principio de la jerarqua.

Referencias

1. Introduccin a la teora de la administracin, Idalberto Chiavenato.

8a edicin.