ZELAI óptica

Propuesta plan de implantación

Empresa: ZELAI ÓPTICA

Preparado para: Dña. Pilar Montero

Presentado por:Gabriel Gómez González

28 de febrero de 2010

ZELAI OPTICA Calle Barlovento 1 local 286 Madrid

 ZELAI óptica

Índice

Resumen Ejecutivo pág. 1

Herramientas instrumentales pág. 3

Desarrollo Herramienta instrumental pág. 4

Herramientas relacionales pág. 5

Contenido Programa CareU pág. 6

Justificación del Programa CareU pág. 7

Conclusiones pág. 10

ZELAI OPTICA Calle Barlovento 1 local 286 Madrid

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Resumen ejecutivo
Introducción
La empresa seleccionada es una óptica con sede en Madrid capital y que tiene 4 sucursales alrededor de la
comunidad. El número de empleados es de 4 fijos por tienda que son turnados a lo largo de la semana para
cubrir los turnos de apertura. El equipo de cada tienda está formado por un dependiente y 3 ópticos. El total de
los empleados contando el personal de administración es de 20 personas.

Objetivo
La pretensión con esta propuesta es asentar en la empresa un plan de comunicación con los empleados.

Objetivos
Dado que no existía un plan de comunicación coherente y consistente, la pretensión será afianzar la imagen
que se da al exterior de nuestra empresa a los propios empleados.

๏Pretendemos con este nuevo plan de comunicación difundir y consolidar los valores de la marca y de
la empresa

๏Fortalecer la Identidad Corporativa

๏Identificar a los empleados con la marca motivándoles con la realización de actividades recreativas

๏Encontrar la motivación de los empleados de manera que se sientan parte importante de la empresa
contribuyendo con la capacitación y el desarrollo profesional

๏Dado que la empresa ha estado expandiéndose con éxito, pretendemos implicar aún más a los
empleados de forma que sean copartícipes de la expansión de la marca desarrollando medios de
comunicaciones internos para transmitir los mensajes de forma correcta y oportuna, evitando rumores
y ruidos que se puedan generar

Solución
Una vez analizados todos los objetivos desde el departamento realizamos como propuesta principal el
Programa CareU.

Procederemos a realizar un plan comunicacional utilizando como punto central la U como eje central de la
comunicación:

Medios instrumentales
La empresa emitirá toda la información sobre la misma y comunicará a los empleados las características de sus
productos y servicios.

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๏Reconfiguración de la papelería corporativa

๏Creación de tablones de anuncios tanto físicos como virtuales
๏Presentación de memorias anuales para los accionistas y socios
๏Publicación de una revista corporativa online
๏Rediseño de los catálogos y folletos sobre nuestra empresa

Medios relacionales
Son los elementos sobre los que nos vamos a centrar más profundamente, de esta manera intentaremos
conseguir mayor implicación de los empleados

๏ Se generarán programas de bienvenida a los empleados recién integrados en la estructura de la empresa

๏ Se realizarán entrevistas por parte de los responsables de los departamentos informando sobre objetivos
a alcanzar y posibles reconocimientos
๏ Desarrollo de programa de mejora y perfeccionamiento de la empresa
๏ Realización de encuestas de clima
๏ Círculos de calidad con los empleados
๏ Desarrollo del programa tUopinión cuenta para seguir siendo líderes.

Medios situacionales
๏ Informaremos a los empleados sobre el lanzamiento de nuevas líneas de producto
๏ Realización de un ranking de venta y promoción de los mejores empleados por departamento
๏ Cada 6 meses se realizará la entrega de premios y reconocimiento junto con los familiares de los mismos

Propuesta implantación Manual Comunicación Interna 2

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Herramientas instrumentales
Creación de Carnet de empleado. Se generará un nuevo carnet de
empleado acorde con la imagen del programa de comunicación interna.
Este carnet permitirá a los empleados y sus familiares directos disfrutar
de descuentos en compras en las tiendas, de esta manera la marca y la
moda de transmitirá al exterior.

Se realizará material de oficina con la imagen de la empresa. Tanto

bolígrafos, cuadernos, carpetas, sobres, etiquetas, bolsas, gamuzas para
la limpieza de gafas, así como tarjetas de empleado para poder realizar pedidos.

Gamuzas Limpiagafas Bolsas

Tarjetas

Libreta de empleado Uniformidad

Propuesta implantación Manual Comunicación Interna 3

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Desarrollo Herramienta instrumental

La revista interna proporcionará información
de interés, fortalecerá la identificación de
los empleados con la empresa y reforzará la
integración de estos con la marca.

La revista será de fácil elaboración y se

adaptará al presupuesto asignado por la
dirección de la empresa para ello.

La revista será distribuida a todos los

empleados de las distintas ópticas.

En cuanto a la periodicidad de la revista

será mensual, tiempo suficiente para poder
recoger los artículos que sean de
interés . Es evidente que la publicación del
primer número llevará tiempo , es por esto
que desde la redacción de la revista se
almacenarán noticias para añadir a futuros
números.

Las revistas serán enviadas a las distintas

ópticas y en ellas serán informados posibles
concursos internos e incluso se podrán
añadir encuestas de satisfacción anónimas
para introducir en el buzón de sugerencias.

Página Índice
1 Índice
2 Editorial
3 Tedencias
4 publicidad
5 Moda

6 Moda en gafas de graduado

7 Moda en gafas de Sol
8 Tema central (variará cada mes)
9 publicidad
10 Responsabilidad social en la óptica
11 cupones descuento
12 Carta al director

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Herramientas relacionales
Programa CareU

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Contenido Programa CareU

Desde Zelai optica queremos destacar la importancia de los empleados, es por esto que utilizaremos la letra U
que es el sonido de la lectura del pronombre “YOU” y su traducción del inglés corresponde a” Tu” y “Vosotros”.
Por que cuidamos de los clientes queremos cuidar de los empleados con el desarrollo de este programa.

fUerza corporativa DesayUnos

disfrUtar Un canal interno

Mediante el Programa CareU desarrollaremos todas las acciones y actividades en el terreno de la motivación de
las comunicaciones internas. Bajo nuestras manos conseguiremos desarrollar las actividades.

Dado que la empresa está dividida en distintos departamentos, la pretensión que tenemos es la de crear un
espíritu similar al de las hormigas, trabajar por un fin común. Lo desarrollaremos mediante la siguiente
estructura gráfica:
Calidad
Com. Externa Trabajo en equipo

Competencia

Espíritu de equipo
Com. Interna Equipo campeón

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Justificación del Programa CareU

Dado que la empresa que se está gestionando es una óptica y cuidamos de los clientes y de su forma de ver la
vida, hemos pretendido reunir en el Programa CareU transmitir esos cuidados que nuestros empleados dan a
los clientes.

Por todo esto crearemos los siguientes puntos:

fUerza corporativa
Zelai optica es una empresa líder en el sector de las pequeñas cadenas de
optometría. En ella facilitamos un trato cercano que es lo que nos diferencia
del resto de ópticas así como de las últimas tendencias en un complemento
necesario para el 48% de la población Española. Por otro lado indicar que no
sólo Zelai cubre las necesidades básicas de la visión sino que también incluye
un amplio catálogo de gafas de Sol y deportivas.

disfrUtar
El ocio es algo muy importante para poder aportar a
nuestros empleados un momento entretenido y distendido
junto con sus compañeros. Dado que Zelai optica dispone
distintos acuerdos con laboratorios y fabricantes que
premian la fidelidad de nuestra empresa con eventos de
ocio, se realizarán estas sin afectar al normal
funcionamiento de los comercios.

Varilux: Viajes alrededor del mundo durante una semana

Luxocttica: Acceso a preestrenos cinematográficos

Alain Mikli: Viaje a París para poder visitar las instalaciones

desayUnos
Dado que el horario de apertura comienza a las 10:30 de Lunes a Sábados, la hora
de entrada se realizará a las 10:15 para realizar desayUnos sobre la planificación de
ventas. En esta reunión el responsable de la tienda realizará un planning sobre los
objetivos de venta diarios establecidos previamente por la dirección de la empresa.
•En estas reuniones se realizará un estudio sobre lo realizado por el equipo de tienda
•Se marcarán objetivos que deban cumplirse durante la semana

Propuesta implantación Manual Comunicación Interna 7

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•Se comentarán posibles incidencias producidas por el normal funcionamiento del negocio
•Se recogerán las aportaciones que los propios empleados realicen
Cada semana se nombrará un responsable, de manera rotativa ,de la plantilla que apoye al encargado de
tienda y reunifique los principales puntos comentados durante la semana.

encUesta de opinión (tUopinión)

Con las encUestas realizadas se pretende que se opere según resultados. De esta manera conseguiremos
mayor compromiso con la plantilla. La encuesta no pretende segmentar en exceso y pretende buscar la
garantía de sinceridad en las respuestas. Se han reducido las preguntas abiertas y se ha pretendido aportar a la
encuesta sencillez en el proceso. Las encuestas estarán apoyadas con el Plan de Comunicación.

Adicionalmente al apoyo realizado por el empleado seleccionado y por el encargado de la tienda se le facilitará
a los empleados una tabla en la que se evaluarán determinados atributos:

Tien- Total Valoración de cada empleado

Atributos
da Ptos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Auto-organización
1 El equipo se auto-organiza. Las instrucciones detalladas 0,0 0,0
no las recibe de superiores jerárquicos
Autonomía para tomar decisiones
2 El equipo tiene la suficiente autonomía para analizar, eva- 0,0 0,0
luar y tomar decisiones sobre el proyecto.
Conocen al cliente
3 Los miembros del equipo comprenden la visión y los obje- 0,0 0,0
tivos del proyecto semanal

Compromiso
4 El equipo está comprometido para alcanzar el éxito como 0,0 0,0
equipo, no a nivel de individuos.
Confianza
5 Los miembros del equipo confían en ellos para ayudarse 0,0 0,0
a superarse, actúan sin miedo, agresividad ni intimidación.
Toma de decisiones
Todo el equipo participa respetuosa y flexiblemente en la
6 toma de decisiones, sin caer en autoritarismo ni cesiones
0,0 0,0
injustificadas.

Consenso
Las decisiones se toman por consenso, no por liderazgo.
7 Los miembros participan y comparten sus decisiones li-
0,0 0,0
bremente y participan en la decisión final

Capacidad de contraste
El equipo contrasta, valora y negocia las alternativas dife-
8 rentes y sus repercusiones para tomar las decisiones más
0,0 0,0
apropiadas

Total 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Leyenda: 1 - Totalmente en desacuerdo; 3 - Término medio; 5 - Totalmente de acuerdo

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Mensualmente se realizará un estudio de situación basándose en las tablas distribuidas

durante los desayUnos de los viernes, de esta manera se podrá evaluar la calidad y la
confianza que los empleados tienen en la empresa y sus compañeros.

Un canal interno
La red interna es una herramienta muy importante para la comunicación entre los empleados y las distintas
tiendas. Se utiliza para consultar la base de datos de producto así como para consultar los objetivos
estipulados por la dirección de la empresa.

La red interna facilita el ahorro en la empresa y reafirma la eficacia organizativa y funcional.

En la red interna los empleados podrán consultar la revista interna CareU así como el manual de bienvenida que
estará colgado en la intranet.

Desde el departamento de Recursos Humanos se evaluarán todas las herramientas utilizadas y se remitirá el
correspondiente informe a la dirección de la empresa, de esta forma conocerán el grado de satisfacción de sus
empleados y podrán evaluar la consecución de objetivos establecidos.

Desde el departamento y la dirección comprendemos que la implantación de unas técnicas de comunicación

interna pueden resultar pesadas durante los primeros meses. Para evitar esta situación se intentará incentivar la
libertad personal, el respeto a los compañeros, el aprendizaje continuo en el terreno de la optometría,etc.

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Conclusiones
En el día a día es muy complicado fijarse en posibles problemas internos, descuidar la comunicación entre los
equipos de trabajo.

En el análisis previo realizado en la empresa, se pudo detectar un bloqueo en la comunicación inter-personal y

la falta de implicación de los empleados con la empresa.

Por otro lado se pudo detectar que este descuido en parte también se debió por el descuido desde la dirección
de la organización en favor de las relaciones públicas y los mensajes enviados al exterior (ya sean en aspectos
de marketing, ventas, imagen corporativa).

Tratando al empleado como un nuevo cliente hemos realizado el plan de comunicación, se ha premiado la
implicación dentro del proyecto realizado así como se ha tenido en cuenta opiniones sobre la situación actual
de la empresa como futuros proyectos.

Lo fundamental es que el empleado compre los valores que Zelai óptica ha intentado implantar en su red de
empresas y en su personal. Desde la dirección de la empresa y del departamento de Recursos Humanos se
pretende que el empleado se sienta respaldado por la empresa, de esta manera la empresa podrá recibir
impulsos de sus propios miembros así como ser más competitiva en un mercado muy saturado y con excesiva
competencia.

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