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Supervisin
CPNAA
PRESENTACIN
Como parte de los procesos que integran el Sistema de Gestin de Calidad se encuentran el de
contratacin, fundamental para el funcionamiento de las entidades estatales, y contemplados en la
ISO 9001:2008 denominado Adquisicin de Bienes y Servicios.
El proceso de contratacin en Colombia se encuentra regulado por la Ley 80 de 1993 y 1150 de
2007 y dems normas que las modifiquen, adicionen o deroguen, y en las materias no reguladas en
dichas Leyes, a las disposiciones civiles y comerciales, y est sujeto a constantes modificaciones,
que deben ser tenidas en cuenta por los operadores en el curso de los procesos contractuales,
con el fin de evitar inconvenientes que puedan viciar los mismos.
Como quiera que el xito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los
pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinacin entre las diferentes dependencias
o instancias que participan en el mismo, se presenta este Manual de Contratacin, que servir
de gua de gestin y orientacin en el desarrollo de la actividad, buscando garantizar que la
adquisicin de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la CPNAA, se realice con los
ms altos niveles de eficiencia y efectividad y que la supervisin de los contratos se realice conforme
a las normas legales, buscando el cumplimiento de los fines estatales.
De conformidad con el artculo 160 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, el presente manual
contiene las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por
virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, las que se derivan de la vigilancia y
control de la ejecucin contractual, constituyndose en una herramienta de trabajo para los
trabajadores y contratistas de la CPNAA, y de manera especial para aquellos encargados de
adelantar los trmites que da a da demandan ambos procesos.
Esperamos que este instrumento se constituya en un insumo de consulta permanente que
minimice la ocurrencia de errores en materia contractual y haga ms efectivo el proceso de
adquisicin de bienes y servicios y de control de la ejecucin contractual en el CPNAA.
INTRODUCCIN
El Manual de Contratacin y Supervisin del CPNAA, integra elementos como la caracterizacin, el
procedimiento y la documentacin soporte que permite la estandarizacin de los procesos, bajo el
marco normativo de la Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 y dems
normas que las modifiquen, adicionen o deroguen, y en las materias no reguladas en dichas Leyes, a
las disposiciones civiles y comerciales. A su vez el captulo de supervisin contiene los aspectos
legales y procedimentales a tener en cuenta en desarrollo de la ejecucin del contrato.
Este documento est conformado por cinco captulos, en los que se sealan los pasos para
adelantar el proceso de contratacin de acuerdo con la normatividad vigente, as como los actores
que intervienen en el desarrollo del mismo.
El primer captulo presenta el objetivo de esta herramienta de gestin, la normatividad aplicable,
haciendo alusin a las principales normas que regulan el proceso contractual, la competencia para
la celebracin de contratos en el CPNAA y la planeacin de la contratacin; el segundo contiene
el proceso con sus subprocesos: precontractual, contractual y pos contractual, el tercero incluye
el procedimiento para cada una de las modalidades de seleccin de contratistas y los pasos a seguir
en cada caso y el cuarto incluye el procedimiento de Supervisin. El ltimo captulo integra un
glosario con los trminos de comn utilizacin en los procesos contractuales
Este Manual se constituir en una herramienta para que la seleccin de los contratistas y la
celebracin de los respectivos contratos por parte del CPNAA, sean el resultado de un diligente y
coordinado proceso de planeacin y de ejecucin de todas las actividades, estudios, proyecciones
y anlisis necesarios para tal efecto, enmarcado en los principios constitucionales de la funcin
administrativa y de los principios que informan la actividad contractual del Estado.
Finalmente, se resalta la necesidad de tener en cuenta los formatos propios del desarrollo del
proceso contractual y que forman parte integral del Sistema de Gestin de Calidad , contenidos
en el Software ISOlucin Estndar V.3, herramienta integral para la administracin, gestin y
mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad del CPNAA.
CAPTULO 1
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO
Dar claridad en los procedimientos internos a seguir para la obtencin de bienes y servicios y todos
los asuntos propios de la contratacin, desde su planeacin, pasando por los subprocesos de
seleccin, ejecucin, vigilancia y control. Su aplicacin no releva al usuario de la observancia de
las normas vigentes y sus modificaciones.
1.2
NORMATIVIDAD APLICABLE
De conformidad con los artculos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre el
CPNAA, se rigen por lo dispuesto en La Constitucin Poltica de Colombia, el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica, las leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011, los decretos
019 de 2012 y 1510 de 2013 y las dems disposiciones que lo reglamenten, complementen,
adicionen o modifiquen.
De igual forma, segn lo establece el artculo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratacin estatal
le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas
por la misma. La contratacin que lleve a cabo el CPNAA, deber sujetarse tambin a las
disposiciones del Manual de Presupuesto.
1.3.
RGIMEN LEGAL DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y
CONFLICTO DE INTERESES.
1.3.1.
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:
PROHIBICIONES:
Los trabajadores y contratistas del CPNAA, en desarrollo de los procesos de contratacin, debern
abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitucin, la ley y en
especial las consagradas en la Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico).
1.3.3.
CONFLICTO DE INTERESES:
En general todo trabajador del CPNAA y quienes presten sus servicios al mismo, se deben
abstener de participar por s o por interpuesta persona, en inters personal o de terceros, en
actividades de contratacin que puedan constituir un posible conflicto de inters, entendido ste
como toda situacin de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del
CPNAA y el de los trabajadores o contratistas. Se considera que tambin existe conflicto de inters
cuando el asunto afecte o se relacione con su cnyuge, compaero o compaera permanente, o
algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
1.4. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIN:
En los procesos de contratacin que adelante e l CPNAA, se tendrn en cuenta los principios
consagrados en la Constitucin Poltica, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin
Pblica, el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y especialmente
los de buena fe, debido proceso, primaca del derecho sustancial sobre lo material, planeacin,
igualdad, anualidad, responsabilidad, economa, celeridad, oportunidad, publicidad, seleccin objetiva y
transparencia, que se definen a continuacin:.
1.4.1 Buena fe:
Las actuaciones en la contratacin debern ceirse a los postulados de la buena fe, la cual se
presumir en todas las gestiones que adelanten los trabajadores y contratistas del CPNAA y quienes
contraten con sta Entidad.
1.4.2. Calidad:
Es deber de los trabajadores y contratistas que intervengan en la contratacin, controlar y asegurar la
calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estndares a los Contratistas y
desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y
externos del CPNAA.
1.4.3. Celeridad:
Las normas establecidas en este Manual, debern ser utilizadas por los trabajadores y contratistas de
la Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trmites de la contratacin
se cumplan con eficiencia y eficacia. Los trabajadores y contratistas del CPNAA impulsarn los
procesos de contratacin encaminados a lograr que una vez iniciados, stos puedan adjudicarse,
celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.
1.4.4. Economa:
Los procesos de contratacin se adelantarn de tal manera que la Entidad pueda seleccionar la
propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor
inversin en recursos tcnicos, econmicos y humanos; los recursos destinados para la contratacin,
deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.
Este principio adems busca que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se
obtengan al menor costo.
Las normas de seleccin y los pliegos de condiciones fijarn procedimientos estrictamente necesarios
para asegurar la seleccin objetiva, sealarn trminos precisos y se dar impulso oficioso a las
actuaciones.
Los trmites se adelantarn con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirn las demoras en
la ejecucin del contrato.
Se adoptarn procedimientos que garanticen la pronta solucin de diferencias y controversias.
La iniciacin de los procesos contractuales y la suscripcin de contratos slo proceden cuando existan
las partidas y la disponibilidad presupuestal.
La conveniencia del objeto y las aprobaciones para proceder se analizarn e impartirn antes del inicio
del proceso contractual.
Con la debida anticipacin a la iniciacin del proceso de seleccin o a la firma del contrato, debern
elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos y el pliego de condiciones.
1.4.5. Planeacin
Es la etapa de concepcin del contrato o de definicin de los requerimientos de una contratacin. Todo
trmite contractual deber corresponder a una cuidadosa planeacin, para contribuir en forma eficiente
al logro de los objetivos Institucionales, establecindose previamente las necesidades de la Entidad
para el cumplimiento del servicio pblico que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos
suficientes para respaldar la contratacin, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que
implementar para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados.
1.4.6. Responsabilidad
Los trabajadores y / o contratistas que intervengan en la planeacin, trmite, celebracin, ejecucin y
liquidacin de un contrato, estn obligados a proteger los derechos del CPNAA, del Contratista y de
terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos trabajadores y / o contratistas
debern responder por sus actuaciones y omisiones antijurdicas e indemnizar los daos que se causen
por razn de ellas.
De igual manera, los Contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios
contratados, y responder por ello.
Las personas naturales que actan en representacin de las dos partes, lo mismo que los
supervisores, interventores, consultores, asesores, etc., que intervengan en la contratacin del
CPNAA, responden de diversas maneras en el proceso contractual.
Por las actuaciones, hechos, omisiones o abstenciones que les sean imputables y que causen perjuicio
a los contratistas, responden civilmente, tanto por la disminucin patrimonial que causen como por la
ganancia o beneficio dejado de percibir por ellos.
En el evento en que la administracin sea condenada a reparar daos econmicos como consecuencia
en los procesos de seleccin, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan
la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole y aseguren la escogencia objetiva del
contratista.
El C P N A A , dispondr lo necesario para que en los procesos de contratacin se deje evidencia
documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.
1.5. COMPETENCIA
Segn el artculo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebracin de
licitaciones y para escoger contratistas ser del jefe o representante de la entidad, segn el caso.
De conformidad con el artculo 12 de la ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de
las entidades estatales podrn delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos
y desconcentrar la realizacin de licitaciones en los trabajadores que desempeen cargos del nivel
directivo o en sus equivalentes.
En consonancia con lo anterior, el Acuerdo 01 de 2012, en su artculo 3, numeral 2) establece que la
Direccin Ejecutiva del Consejo ejercer la gerencia administrativa de la entidad y para el efecto
desempear, entre otras, Servir como ordenador del gasto de la entidad sin lmite de cuanta
en cumplimiento de su misin institucional y conforme al presupuesto y los planes aprobados por
la Sala de Deliberacin y Decisin.
Por su parte el numeral 3 del artculo 4 del Acuerdo No. 1 de 2012 expedido por la Sala de Deliberacin
y Decisin del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y sus Profesiones Auxiliares, le asigna a la
Subdireccin Jurdica la funcin de adelantar el proceso de adquisicin de bienes y servicios
necesarios para el normal funcionamiento de la entidad.
1.6. PLAN DE CONTRATACIN
En cumplimiento del principio de planeacin, el objetivo del plan de contratacin es proyectar las
necesidades de bienes y servicios del CPNAA, que se requieren para lograr la misin
institucional en trminos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del Estado.
El Plan de Contratacin contendr, previa construccin del objeto del bien o servicio a adquirir y la
estimacin del presupuesto que se destinar para dichos fines, la modalidad de seleccin por
medio de la cual se llevar a cabo la escogencia del contratista. Todos los bienes, servicios u obras
a contratar deben ser concordantes con la definicin de los respectivos rubros que integran el
presupuesto de la entidad, de acuerdo con la naturaleza y el objeto contractual.
En la primera semana del mes de enero de cada ao, y de conformidad con lo dispuesto en el
artculo 74 de la Ley 1474 de 2011, las dependencias del CPNAA remitirn sus requerimientos en
materia de contratacin a la D i r e c c i n E j e c u t i v a para la consolidacin del Plan de Contratacin
y su posterior publicacin a mas tardar el 31 de enero en su pgina Web.
En este Plan no se registrar lo relativo a Caja Menor, Nmina y Servicios Pblicos.
En el Plan de Contratacin se incluirn las fechas mximas en que las dependencias solicitantes
remitirn a la Subdireccin Jurdica los estudios previos necesarios para iniciar cualquier proceso
de seleccin, lo anterior de acuerdo con los trminos establecidos para cada modalidad de
seleccin. Las solicitudes de contratacin debern radicarse en la S u b d i r e c c i n J u r d i c a con
mnimo u n m e s (1) de antelacin a la fecha de inicio prevista en el Plan de Contratacin, a
fin de cumplir con el cronograma y satisfacer oportunamente la necesidad requerida por el CPNAA.
Las reas en las que surge la necesidad realizarn el seguimiento al cumplimiento de los
cronogramas pactados dentro del plan de contratacin.
Toda necesidad presentada o solicitada a la S u b d i r e c c i n J u r d i c a , deber estar
inscrita en el Plan de Contratacin, el cual podr ser modificado de acuerdo con las necesidades
del servicio, previa justificacin de las dependencias solicitantes.
CAPTULO 2
DEL PROCESO CONTRACTUAL
GRUPO TCNICO
Subdirector de Fomento
GRUPO FINANCIERO
Profesional Universitario 00 de
la Direccin Ejecutiva o quien
haga sus veces
Como miembros del Comit Asesor y Evaluador del CPNAA adems podrn ser designados por la
Direccin Ejecutiva los trabajadores que a su juicio informen, expliquen o den claridad jurdica o tcnica a
los temas a tratar en la reunin respectiva.
El Comit Asesor y Evaluador se reunir las veces que convoque su Coordinador y de sus reuniones se
dejar constancia en actas que se firmarn por todos los integrantes. Estas actas se debern aprobar
en la reunin siguiente; su numeracin ser ascendente y con interrupcin anual. Su elaboracin y
custodia ser responsabilidad del Secretario del Comit.
Pargrafo Primero. El Secretario del Comit realizar esta convocatoria mediante comunicacin
escrita dirigida a cada uno de los integrantes, indicando el lugar, fecha y hora de su realizacin, con
mnimo un (1) da hbil de antelacin a la celebracin de la misma.
Pargrafo Segundo. Cuando por causa justificada, algn integrante del Comit no pueda asistir a la
reunin deber dar aviso por escrito al Secretario del mismo, con antelacin a la fecha de la reunin.
1.3.
El Comit Asesor y Evaluador deliberar con la asistencia de los tres (3) integrantes, y decidir
vlidamente con el voto favorable de la mayora de sus asistentes, determinaciones que tendrn el
carcter de recomendacin para el Ordenador del Gasto.
2. REA O DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SERVICIO
La dependencia que requiere la contratacin del servicio, es la encargada de elaborar los estudios
previos, con el apoyo de la Subdireccin Jurdica, para el inicio del proceso contractual y tiene la
obligacin de entregar completos todos los documentos, en medio fsico y magntico, para la
elaboracin del contrato por la Subdireccin Jurdica. Los estudios previos debern ser
cuidadosamente elaborados por el rea que requiere la contratacin, de manera que no existan
errores en la forma y el fondo que puedan prestarse a equvocos en la seleccin objetiva del
contratista. En caso de que se presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio
por la Subdireccin Jurdica, la documentacin ser devuelta al rea respectiva, para la correspondiente
modificacin o adecuacin, en un plazo no superior a ocho das hbiles.
2.1 ETAPA PRECONTRACTUAL:
Esta etapa tiene como objetivo la planeacin y preparacin del proceso contractual y comprende entre
otros aspectos, la elaboracin del plan de contratacin definido y descrito en el numeral 1.6 del
Captulo 1 de este manual, la realizacin de estudios previos, el anlisis de los precios del mercado,
las autorizaciones y /o licencias, en el evento de ser necesaria la elaboracin de pliegos de
condiciones y el subproceso de seleccin de contratistas.
De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en el artculo 2 de la Ley 1150 de
2007 y el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, se determinar la modalidad de seleccin que deba
realizarse: Licitacin pblica; concurso de mritos; seleccin abreviada, mnima cuanta o
contratacin directa.
Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de planear la
contratacin de sus necesidades. En los estudios previos debern definir
las
especificaciones
tcnicas, el objeto a contratar, indicar el rubro presupuestal a afectar con la contratacin, indicar
si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre
Comercio vigente para el Estado Colombiano, de conformidad con el artculo 2 0 del Decreto
1510 del 17 de julio de 2013, elaborar los estudios de costos, y en general establecer todos los
aspectos a tener en cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales sern de mayor o menor
complejidad segn la naturaleza y caractersticas del objeto contractual.
2.1.1 Estudios previos:
La contratacin debe estar precedida de un estudio en el cual se describa la necesidad del
bien o servicio a contratar.
La elaboracin de los estudios previos, estar a cargo del rea en la cual surge la necesidad o
dependencia solicitante, que ser la responsable de presentar los documentos
necesarios
para adelantar la contratacin. En los estudios deber sealarse el trabajador al que le
corresponder realizar la supervisin del contrato.
De acuerdo con la modalidad de seleccin aplicable, el rea en la cual surge la necesidad debe
realizar la solicitud de contratacin y diligenciar el formato de Estudios Previos que forman
parte integral del SGC, contenidos en el Software ISOlucin Estndar V.3, herramienta integral
para la administracin, gestin y mantenimiento del SGC, el cual contiene los aspectos mnimos
requeridos por el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los dems aspectos que
Se tendrn en cuenta los valores de fletes, (Cuando a ello haya lugar) segur os y dems gastos en
que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, as como las condiciones
de pago, volmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio.
Para la realizacin de procesos contractuales del presupuesto de funcionamiento, los estudios de
mercado sern efectuados por la Direccin Ejecutiva de la entidad o el profesional a quien esta delegue.
2.1.3. Disponibilidad Presupuestal: La solicitud de expedicin del CDP, se debe tramitar y
emitirse por el responsable de acuerdo con el valor solicitado en los estudios previos, respetando el
plan de contratacin mencionado y la normatividad presupuestal vigente.
En el evento en que un contrato sea adicionado en valor, se r e q u i e r e l a expedicin de un
certificado de disponibilidad presupuestal.
Estn facultados para requerir contratos y solicitar disponibilidades presupuestales, las siguientes
dependencias y reas:
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin de Fomento
Autorizaciones y/o licencias o permisos: como parte de los estudios previos, la dependencia del
CPNAA que requiera el bien o servicio a contratar deber efectuar los anlisis necesarios para
determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o
permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias correspondientes.
Inicio del proceso contractual:
De conformidad con la normatividad vigente, la cuanta y el tipo de contrato a celebrar, la Subdireccin
Jurdica, dar inicio al proceso de contratacin y/o elaboracin del contrato, previa verificacin de la
existencia de mnimo los siguientes requisitos:
NOTA: La Subdireccin Jurdica devolver las solicitudes de contratacin, que previa verificacin, les
falte la documentacin necesaria para la elaboracin o firma del contrato, o que no sean claras
en su objeto y obligaciones, o presenten deficiencias en la parte tcnica.
2.1.4.
Seleccin de contratistas:
Licitacin pblica
Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el CPNAA efectuar la seleccin de los
contratistas, por regla general, a travs de licitacin pblica, con excepcin de los casos que se
enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las dems modalidades de seleccin,
de acuerdo con lo sealado en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.
La licitacin pblica consiste en la convocatoria pblica que hace e l CPNAA para que, en
igualdad de oportunidades participen todas las personas naturales, jurdicas, nacionales o
extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Esta modalidad de seleccin est consagrada en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993, el artculo 2
de la Ley 1150 de 2007, as como lo sealado en el captulo I del Ttulo I del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013.
2.1.7.2.
Seleccin abreviada
2.1.7.3.
comn utilizacin por parte de las entidades. En este evento, deber hacerse uso de uno
de los siguientes procedimientos siempre y cuando el p r e s e n t e reglamento as lo seale:
subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisicin a travs de bolsas de
productos.
Contratacin de menor cuanta. (Segn tabla de cuantas del CPNAA, que se actualizar
anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado).
Celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
La contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto.
La enajenacin de bienes del Estado. (Literal d, numeral 2, artculo 2 de la ley 1150 de
2007).
Concurso de mritos
Esta modalidad de seleccin est consagrada en el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993,
en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artculos 66 al 72 del Decreto 1510 del 17 de julio de
2013, cuando se requiera contratar los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del
artculo 32 de la Ley 80 de 1993, as como aquellos de arquitectura y que corresponden a aquellos
que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de
proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
Son tambin contratos de consultora los que tiene por objeto la interventora, asesoras,
gerencia de obra o de proyectos, direccin programacin y la ejecucin de diseos, planos,
anteproyectos y proyectos.
En la seleccin de consultores e l CPNAA podr utilizar el sistema de concurso abierto o
concurso con precalificacin.
Concurso abierto: procede cuando e l CPNAA defina en los requerimientos tcnicos la
metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas de trabajo para
la misma, caso en el cual se exigir la presentacin de una propuesta tcnica simplificada (PTS). En
estos casos se prescinde de los procedimientos de precalificacin.
Concurso por el sistema de precalificacin con lista corta: procede cuando los servicios de
consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos
puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. (PTD)
2.1.7.4.
Contratacin directa
El CPNAA a travs del ordenador del gasto, justificar mediante un acto administrativo el uso de
la modalidad de seleccin de contratacin directa. Este acto administrativo contendr el
sealamiento de la causal que se invoca, la determinacin del objeto a contratar, presupuesto para
la contratacin y las condiciones que se exigirn al contratista, indicacin del lugar donde se
podrn consultar los estudios y documentos previos.
Este acto administrativo no es necesario en los siguientes casos, de conformidad con lo previsto
en el artculo 73 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, as:
2.1.7.5.
Mnima Cuanta
Adiciones y prrrogas
Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor
deben contar con la correspondiente apropiacin presupuestal, y atendiendo lo establecido en el
pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrn adicionarse en ms del
cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado ste en salarios mnimos legales
mensuales. El supervisor y/o interventor deber presentar la solicitud de adicin y/o prrroga con su
respectiva justificacin, con quince (15) das de antelacin al vencimiento del plazo de ejecucin
estipulado en el contrato.
2.2.2.2.
Otras Modificaciones
del mismo.
En la solicitud de suspensin, debe indicarse el trmino exacto de suspensin, al reiniciarse la
ejecucin del contrato, supervisor o interventor deber exigir al contratista que ajuste la vigencia de
la garanta.
2.2.4. Cesin del Contrato
Los contratos del CPNAA, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3 del articulo 41 de la Ley 80 de
1993, son intuito persone, por tal razn como norma general no son susceptibles de cederse, salvo
que exista aprobacin previa y escrita del CPNAA. En consecuencia el contratista tampoco podr en
ningn caso, subcontratar total ni parcialmente la ejecucin del contrato.
2.2.5. Terminacin anticipada por mutuo acuerdo de las partes.
El contrato puede darse por terminado por las partes, cuando las partes as lo acuerden,
atendiendo la autonoma de la voluntad de las partes, que se constituye en vinculante para las partes
del contrato.
2.3. ETAPA POSCONTRACTUAL: LIQUIDACIN
Esta etapa hace referencia al subproceso de liquidacin del contrato. Vencido el plazo de
ejecucin de las obligaciones contractuales, e l CPNAA proceder a la liquidacin del contrato,
conforme a lo dispuesto en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 11 de la Ley 1150 de
2007. De conformidad con el artculo 217 del Decreto 019 de 2012, la liquidacin no ser
obligatoria en los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.
En consonancia con las disposiciones mencionadas, e l CPNAA efectuar la liquidacin de los
contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin y cumplimiento se prolongue en el tiempo o
que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten.
En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato quien en
representacin del CPNAA efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
En las actas de liquidacin de los contratos, podrn incluirse los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder
declararse a paz y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto de
disposicin que implique compromisos presupuestales adicionales, deber ser sometido a estudio y
aprobacin del Comit de Conciliacin y Defensa Judicial de la Entidad.
2.3.1. Liquidacin por mutuo acuerdo y unilateral:
De conformidad con el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, para los contratos en que proceda la
liquidacin, la Entidad convocar al contratista para la suscripcin del acta de liquidacin; si
efectuado el requerimiento no se logra la liquidacin bilateral, e l CPNAA, podr liquidar en
forma unilateral dentro de los dos meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en las normas
vigentes.
En este caso, el supervisor o interventor del contrato enviar a la Subdireccin Jurdica un informe
explicando la situacin y anexando los soportes correspondientes, tales como actas,
requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que se proyecte el acto administrativo de
liquidacin unilateral y se realicen los trmites pertinentes para su firma.
CAPTULO 3
PROCEDIMIENTOS PARA CADA UNA DE LAS MODALIDADES DE SELECCIN
3.1 LICITACIN PBLICA
En el cuadro siguiente se describe el procedimiento de licitacin pblica, el cual constituye la regla
general para seleccionar a los contratistas, (numeral 1, artculo 2, de la ley 1150 de 2007). Las
excepciones para contratar el bien, servicio u obra a travs de un mecanismo diferente, se
encuentran contempladas en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007,
Plan Nacional de Desarrollo y el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.
Ver el numeral 2.1.7.1. Licitacin pblica.
PROCEDIMIENTO DE LICITACION PBLICA CPNAA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente
2
3
6
7
8
9
10
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
informacin:
CPNAA
Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Indicar si la contratacin se encuentra
cobijada por un Acuerdo Internacional o
un Tratado de Libre Comercio
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos (Requisitos del
artculo 4.1.2 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013) o convocatoria
limitada a Mi pymes (Requisitos del
artculo 4.1.3 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013)
11
Subdireccin Jurdica
Publicar:
Aviso de Convocatoria Pblica
Proyecto de pliego de condiciones
Estudios previos
12
Subdireccin Jurdica
13
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Subdireccin Jurdica
16
Subdireccin Jurdica
17
Subdireccin Jurdica
14
15
18
19
20
21
y
y
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
seleccin).
Evaluador
Director Ejecutivo
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
y
Evaluador
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
34
35
36
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
37
38
Supervisor y Contratista
39
Supervisor
40
Supervisor
41
42
43
44
45
Subdireccin Jurdica
Supervisor
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente
informacin:
2
3
6
7
8
9
10
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos (Requisitos del
artculo 52 del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013) o convocatoria limitada
a Mi pymes
11
Subdireccin Jurdica
Publicar :
Aviso de Convocatoria Pblica con las
exigencias del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013
Proyecto de pliego de condiciones
Estudios
previos
y
dems
documentos precontractuales
12
Subdireccin Jurdica
13
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin
Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
y
y
Subdireccin Jurdica
Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Los
proponentes
interesados por tres (3)
das hbiles
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
29
30
31
32
33
34
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
35
36
Supervisor y Contratista
37
Supervisor
38
Supervisor
39
40
41
42
43
Subdireccin Jurdica
Supervisor
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
El CPNAA realizar la subasta inversa de manera presencial hasta tanto cuente con la
infraestructura tecnolgica para realizarla electrnicamente.
PROCEDIMIENTO DE SELEECION ABREVIADA CPNAA
Subasta Inversa
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente
informacin:
2
3
6
7
8
9
10
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos (Requisitos del
artculo 152 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013) o convocatoria
limitada a Mi pymes (Requisitos del
artculo 152 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013)
11
Subdireccin Jurdica
Publicar :
Aviso de Convocatoria Pblica con las
exigencias del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Subdireccin Jurdica
y
y
Subdireccin Jurdica
Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Director Ejecutivo con
apoyo
del
Comit
Asesor y Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Comit
Asesor
Evaluador
y
y
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
27
28
29
30
31
32
33
34
35
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
36
37
Supervisor y Contratista
38
Supervisor
39
Supervisor
40
41
42
43
44
Subdireccin Jurdica
Supervisor
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar de la respectiva Invitacin Pblica (En
la misa se deben tener en cuenta los requisitos
mencionados en el literal a) del artculo 94 de la
Ley 1474 de 2011)
Publicar la Invitacin Pblica a contratar y los
estudios previos efectuados por el rea o
dependencia que requiere la contratacin por
un trmino no inferior a un (1) das hbil.
Recibir observaciones a los trminos de la
Invitacin Pblica y remitirlas al Comit Asesor
y Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes.
2
3
5
6
10
11
12
13
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin de la invitacin de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
14
15
16
17
18
19
20
21
Evaluador
establecidos el cronograma
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Proponentes
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato
Una vez aprobada la garanta y
se registre presupuestalmente el
contrato
22
23
Subdireccin Jurdica
24
Supervisor y Contratista
25
Supervisor
26
Supervisor
27
28
29
30
Se suscribir despus de la
fecha de adjudicacin de
conformidad con los plazos
publicados en el cronograma
Supervisor
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
31
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
*Garanta: El CPNAA, no exigir garanta en los contratos que no superen el 10% de la mnima
cuanta de la entidad. No obstante si del anlisis previo se desprende la necesidad, el CPNAA podr
exigirla, caso en el cual, la dependencia que requiere la contratacin analizar la pertinencia o no de
su exigencia y dejar constancia escrita en el documento de estudios previos explicando las razones
que conducen a esta decisin.
Nota: No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta an
cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
3.2.5 Enajenacin de bienes del Estado:
En los procesos de enajenacin de bienes del Estado, se podrn utilizar mecanismos de subasta
y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado.
3.3 CONCURSO DE MRITOS
A continuacin se describe el procedimiento a seguir cuando el CPNAA adelante un concurso de
mritos de acuerdo con el numeral 2 del artculo 32 de la ley 80 de 1993, numeral 3 artculo 2 de la
ley 1150 de 2007 y los artculos 66 al 72 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.
Para determinar el procedimiento de seleccin, se tendr en cuenta el objeto contractual de
acuerdo con lo siguiente:
En la seleccin de consultores e l CPNAA podr utilizar el sistema de concurso abierto o el
sistema de concurso con precalificacin. En este ltimo caso ser posible surtir la precalificacin
mediante la conformacin de una lista corta (la que se hace para un slo proceso de concurso) o
mediante el uso de una lista multiusos (la que se realice para varios concursos determinados o
determinables). En la seleccin de proyectos de arquitectura siempre se utilizar el sistema de
concurso abierto por medio de jurados.
El proceso de precalificacin es anterior e independiente de los procesos de concurso de mritos
para los que se aplique. En ningn caso se tendr el precio como factor de escogencia o seleccin.
En el pliego de condiciones se definir el tipo de propuesta tcnica que se le solicitar a los
posibles proponentes as:
PROPUESTA TCNICA SIMPLIFICADA (PTS): Cuando la entidad suministre en los
requerimientos tcnicos la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el
plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la seleccin por el sistema de
concurso abierto, o mediante el de precalificacin con lista corta o lista multiusos.
PROPUESTA TCNICA DETALLADA (PTD): Cuando los servicios de consultora sealados en los
requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan desarrollarse con diferentes
enfoques o metodologas, se exigir la presentacin de una propuesta tcnica detallada. En estos
casos slo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta.
Los pasos sealados con el asterisco*, no aplicarn para el concurso abierto, en consecuencia se
omitirn cuando se adelante un concurso por este sistema.
PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MERITOS CPNAA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos. El
pliego de condiciones para el concurso de
mritos deber contener los requerimientos
tcnicos de los servicios de consultora que se
vana contratar. En los mismos se sealar
cuando menos lo siguiente:
2
3
5
6
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos.
10
11
12
13
14*
15*
16*
17*
24*
25
26
Subdireccin Jurdica
Publicar :
Aviso de Convocatoria Pblica con las
exigencias del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013
Proyecto de pliego de condiciones
Estudios
previos
y
dems
documentos precontractuales
Recibir observaciones al proyecto de pliego de
condiciones y remitirlas al Comit Asesor y
Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
y
y
Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
27
28
30
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
33
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
34
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
35
36
37
Notificar
personalmente
al
proponente
favorecido
Publicar acto de adjudicacin o declaratoria
desierta
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
31
32
38
39
40
41
42
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
43
44
Supervisor y Contratista
45
Supervisor
46
Supervisor
Subdireccin Jurdica
47
48
49
50
51
Supervisor
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Urgencia manifiesta
Contratos interadministrativos, excepto el de seguros
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo o para la ejecucin de trabajos
artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
Para el arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
Arrendamiento y adquisicin de inmuebles
1*
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
2*
5*
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar de la respectiva carta de invitacin a
presentar propuesta
Recibir la oferta presentada por el interesado.
Verificar cumplimiento de requisitos: ajustar en
lo pertinente y requerir al rea solicitante para
hacer los ajustes necesarios a los estudios y
documentos previos.
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Recibir contrato suscrito por el ordenador del
gasto y enviar a la entidad para la firma del
representante legal o delegado
Una vez suscrito por las partes, solicitar el
Registro Presupuestal cuando sea del caso
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal
3*
4
6*
*7
8
9
10
11
12
13*
14*
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
16
17*
Supervisor y Contratista
18
Supervisor
19
Supervisor
20
21
Subdireccin Jurdica
15**
documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.
Supervisor
Subdireccin Jurdica
22
23
24
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
OPORTUNIDAD
Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Solicitar documentos a potencial contratista,
verificar el cumplimiento de requisitos y enviar a
Direccin Ejecutiva para la emisin de la
constancia de carencia de personal.
Verificar el cumplimiento de requisitos de
experiencia e idoneidad y expedir la
correspondiente certificacin, as c omo sealar
la ausencia de personal de planta suficiente al
interior de la entidad.
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Verificar cumplimiento de requisitos: ajustar en
lo pertinente y requerir al rea solicitante para
hacer los ajustes necesarios a los estudios y
documentos previos.
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Recibir contrato suscrito por el ordenador del
gasto y enviar a la entidad para la firma del
representante legal o delegado
Una vez suscrito por las partes, solicitar el
Registro Presupuestal cuando sea del caso
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal
4
5
10
11
12
13
14
FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
15
Supervisor y Contratista
16
Supervisor
17
Supervisor
18
19
20
21
22
Supervisor
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
El acta de iniciacin del contrato procede en los contratos en que se haya consagrado expresamente
tal requisito para dar inicio a la ejecucin, la cual se suscribir una vez se constituyan y
aprueben las plizas y se hayan pagado los impuestos a que haya lugar por parte del contratista,
es decir, cuando el contrato se encuentre legalizado y de esta situacin se haya informado al
supervisor, pro escrito, por la Subdireccin Jurdica.
Ser obligacin del interventor o supervisor que en el acta consten el nmero del contrato, la fecha,
el objeto, el nombre y el NIT o cedula del contratista, y que se suscriba por el contratista y el
supervisor.
En todo caso, el supervisor o interventor no podr impartir rdenes al contratista con el fin de dar
inicio a la ejecucin, sin que se haya verificado que el contrato se encuentra perfeccionado y
legalizado.
Seguimiento del anticipo
Para los contratos de obra, concesin, salud o los que se realicen por licitacin pblica deber
estarse a lo establecido en el artculo 91 Ley 1474 de 2011.
El supervisor ser responsable de velar por la correcta inversin del anticipo, solicitando el
respectivo plan de inversin al contratista, as como los informes que considere necesarios, a fin de
garantizar la correcta ejecucin de los recursos pblicos.
Ser deber del supervisor o interventor del contrato requerir en los casos en que sea necesario, el
programa de inversin del anticipo para su revisin, aprobacin y seguimiento.
El supervisor deber solicitar al contratista, representante legal, segn se trate, informes
mensuales sobe el manejo del anticipo, los cuales se archivarn en la carpeta del contrato y
verificar que se realice la amortizacin del mismo en las cuentas o facturas que presente el
contratista para pago.
4.4.2. DESARROLLO DEL CONTRATO
Facturas o documentos equivalentes
El supervisor o interventor verificar que las facturas o documentos equivalentes presentadas por el
contratista, respecto de su valor correspondan a la ejecucin y a la forma de pago establecida en el
contrato. Si se encuentran errores o inconsistencias se solicitar al contratista el cambio de la
factura o documento equivalente, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
Una vez recibida por el supervisor la factura o cuenta de cobro y si se aprecian errores o
inconsistencias de fondo, este deber devolverla al contratista dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a su recepcin indicndole los errores que contiene, para que sea corregida por el
contratista.
En la misma comunicacin de envo, el supervisor deber fijar un trmino perentorio para que el
contratista remita nuevamente la factura o cuenta de cobro debidamente corregida. En todo caso el
trmino que fije el supervisor no podr ser superior a cinco (5) das hbiles.
Recibida nuevamente la factura o documento que haga sus veces, el supervisor o interventor, deber
continuar con el trmite respectivo antes de iniciar el trmite de pago. A partir de este momento se
contabilizar el trmino para efectuar el pago.
Para el trmite de facturas, el supervisor deber verificar que el contratista se encuentra al da
en el pago de aportes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales.
Labores o actividades extras o adicionales, relacionadas con el objeto del contrato.
Si durante el plazo de ejecucin se hace necesario realizar labores o actividades extras y/o
adicionales, la aprobacin para su realizacin estar a cargo del ordenador del gasto y su
formalizacin requerir una modificacin, adicin o prrroga del contrato de acuerdo con lo previsto en
la ley 80 de 1993, sin que esto implique cambio del objeto del contrato.
En ningn caso el supervisor o interventor del contrato podr bajo su propio criterio, autorizar
la realizacin de obras adicionales o el suministro de mayores cantidades, sin la aprobacin previa
y expresa del ordenador del gasto.
El supervisor o interventor del contrato tramitar ante la D irec c i n Ej ec u t i v a de la entidad, la
solicitud de adicin, modificacin o prrroga, la cual deber estar debidamente soportada y
justificada para aprobacin del ordenador del gasto.
El supervisor o interventor deber tener en cuenta que la adicin en valor del contrato, no
podr superar el cincuenta (50%) del valor inicial expresado en salarios mnimos.
En caso de prrroga, la solicitud deber remitirse a la Subdireccin Jurdica para su trmite, mnimo con
cinco (5) das hbiles anteriores a la fecha de terminacin del plazo de ejecucin del contrato y con
el visto bueno del ordenador del gasto para su respectiva formalizacin. Una vez vencido el plazo del
contrato, no podr bajo ninguna circunstancia continuarse su ejecucin o tramitar adiciones en valor o
prrrogas de tiempo.
Suspensin temporal
Podr suspenderse temporalmente el plazo de ejecucin del contrato, cuando se presenten
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que obliguen a ello. La suspensin se har por el
tiempo que se estime necesario para superar los hechos que dieron lugar a la misma y constar en un
acta suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor; en la cual consten los motivos
que dieron lugar a la suspensin, as como el concepto tcnico del supervisor o interventor.
Suscrita el acta de suspensin del contrato, deber remitirse copia a la carpeta del contrato e igualmente
a la compaa aseguradora que expidi la garanta nica de cumplimiento a efectos de que conozcan de
dicha novedad.
Reiniciacin de las labores
Suscribir el acta de iniciacin cuando a ello haya lugar, dentro del trmino estipulado en el
contrato.
Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalizacin,
incluyendo la etapa de liquidacin.
Verificar que se hayan cumplido todos los requisitos para el perfeccionamiento y ejecucin del
contrato.
Remitir a la dependencia correspondiente, el original del acta de iniciacin.
Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecucin y de inversin
del anticipo, en los casos que sea procedente.
Controlar la vigencia de las garantas.
Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro
de la ejecucin del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo
positivo.
Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma.
Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecucin del
contrato o convenio.
Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del trmino
estipulado.
Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las
reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.
Exigir certificacin, debidamente soportada, al contratista de que su personal se encuentra
afiliado al rgimen de seguridad social y se efecten por parte del contratista los pagos
correspondientes al sistema de aportes parafiscales.
Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones tcnicas y econmicas
pactadas en el contrato y en las condiciones mnimas o trminos de referencia del respectivo
proceso de seleccin.
Informar a la Subdireccin Jurdica, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales
por parte del contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes.
Abstenerse de permitir la ejecucin de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido
firmado por el ordenador del Gasto y el contratista.
Rendir informes peridicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecucin del contrato.
Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relacin con las
ampliaciones de plazo, cuanta y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas a la
Subdireccin Jurdica, con su concepto tcnico y viabilidad.
Realizar los trmites para la expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal o
o
o
o
o
o
Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo con Ia ejecucin del contrato, para lo
cual deber expedir la respectiva certificacin de cumplimiento de las obligaciones
contractuales.
Registrar cronolgicamente los pagos y deducciones del contrato.
Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.
Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos suministrados para
el objeto del contrato.
Supervisar la ejecucin presupuestal de acuerdo con los parmetros previamente definidos en el
contrato y proponer los correctivos necesarios a las posibles desviaciones que se puedan
presentar.
Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato
cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para aprobacin del ordenador del gasto.
Anterior al cierre de la vigencia fiscal de cada ao, informar a la Direccin Ej ec ut i v a , el
estado de ejecucin del contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas
por pagar cuando a ello haya Iugar.
sobre su designacin.
La actuacin del supervisor o interventor debe ceirse al estatuto de contratacin administrativa,
Ley 80 de 1993, y a las leyes 190 de 1995 y 1474 de 2011 y las dems que las modifiquen. Sin
perjuicio de esa responsabilidad, responder por su conducta cuando su accin u omisin haya
generado perjuicio a la entidad, para lo cual podr esta adelantar las investigaciones internas
que estime pertinentes.
El supervisor o interventor deber estarse a lo dispuesto en el artculo 84 de la Ley 1474 de 2011 a fin
de conocer el alcance de su responsabilidad.
4.7. TRAMITE EN CASO DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
En caso de que se presente incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales, el
supervisor o interventor requerir oportunamente por escrito al contratista, con el fin de hacer
cumplir las obligaciones adquiridas.
En caso de que la respuesta al requerimiento no sea satisfactoria, el supervisor o interventor remitir
de forma inmediata los antecedentes a la Subdireccin Jurdica o quien haga sus veces, quien
analizar la situacin planteada, reiterar el requerimiento en caso de ser pertinente y
proceder a adelantar las acciones legales pertinentes.
Para emitir su concepto respecto a un posible incumplimiento del contratista, el supervisor o
interventor deber realizar un anlisis objetivo, claro y preciso del objeto contractual en general,
teniendo en cuenta que su concepto ser determinante a la hora de definir las acciones legales a
seguir por parte de la administracin. Tal manifestacin deber estar lo suficientemente soportada,
teniendo en cuenta que la responsabilidad por un eventual detrimento del patrimonio del Estado a
causa de una sentencia judicial, involucra a todos los trabajadores que intervienen en la actividad
contractual.
4.8.
b.
c.
d.
Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecucin del
contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y
ejecucin, que permiten la iniciacin formal de actividades.
Adenda: son los documentos mediante los cuales la entidad con posterioridad a la apertura
de un proceso, aclara o modifica las condiciones de la contratacin del pliego de
condiciones. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones. De
acuerdo con el artculo 220 del decreto 019 de 2012, dentro del plazo de la licitacin
cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante
responder mediante comunicacin escrita, la cual remitir al interesado y publicar en el
SECOP para conocimiento pblico.
Adicin: modificacin del valor de los contratos que se encuentran en ejecucin con el fin de
incrementar el valor originalmente pactado, la cual no podr ser superior al 50% del valor
inicialmente pactado expresado en SMMLV. Debe constar en un documento firmado por las
partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato. Supone
la modificacin de la Pliza, si hubo lugar a ella.
Anticipo: valor pactado en los contratos, y que el CPNAA entrega al contratista en calidad de
prstamo, para ser amortizado en cada pago. El anticipo no podr exceder del cincuenta por
ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
Ejecutiva del CPNAA o quien haga sus veces mediante el cual se afecta de manera preliminar
un rubro presupuestal y que garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible,
libre de afectacin y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con la
contratacin.
Clusula penal: Es una estipulacin propia del derecho comn que se puede pactar bien sea
como una estimacin total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasin del
incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios
que se causan en razn al incumplimiento del contrato.
Contratista: persona(s) natural o jurdica que se obliga (n) a cumplir una determinada
prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una
contraprestacin.
Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta
para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de
todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En
consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la
propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.
Consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a
los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico,
prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras
tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que
tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin,
programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.
Das corrientes o calendario: es cualquier da del calendario, sin tener en cuenta si se trata
o no de un da hbil.
Das hbiles: son los das comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana,
excluyendo de estos los fines de semana y los das feriados determinados en la Ley.
Ejecucin: es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta
de inicio, previa aprobacin de la garanta nica y de la acreditacin por parte del contratista
Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para la
elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como la asignacin de los
riesgos que la entidad propone.
Ficha tcnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la
entidad, cuando se adelanten procesos de seleccin abreviada para la contratacin de bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, siempre y cuando los
mismos sean adquiridos utilizando el mtodo de subasta inversa. La entidad elaborar una
ficha tcnica, la cual, debe incluir las caractersticas y especificaciones, en trminos de
desempeo y calidad, de los elementos sealados en el objeto de la contratacin. La ficha
tcnica debe contener como mnimo: la denominacin de bien o servicio, la denominacin
tcnica del bien o servicio, la unidad de medida y la descripcin general.
Licitacin: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula
pblicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la ms favorable.
Pago Anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razn
por la cual ste dispone totalmente de la administracin y manejo de los mismos.
Plazo de ejecucin: es el perodo dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas
por las partes en el contrato.
Proponente: es la persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, que bajo cualquier
modalidad de asociacin permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un
proceso de seleccin de contratistas.
Propuesta: se entiende por tal la oferta de negocio jurdico presentada por un proponente
dentro de un proceso de seleccin, siempre que rena los requisitos.
Propuesta tcnica detallada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando los
servicios de consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso
de mritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. En estos casos
solo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta.
Subasta inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinmica mediante la cual los
oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables
susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor
costo evaluado, represente la mejor relacin costo beneficio para la entidad, de acuerdo con
lo sealado en el pliego de condiciones.
Unin temporal: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma
propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo
solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las
sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato
se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de
la unin temporal.
Vigencia del Contrato: Es el ciclo jurdico del contrato, que se extiende hasta la liquidacin del
contrato, diferente al plazo que es el ciclo material definido en el contrato para que el contratista
cumpla con las obligaciones a su cargo.