Agrupar tabla dinmica por

meses
Cuando hemos creado una tabla dinmica en Excel con datos que incluyen fechas, es muy
comn vernos en la necesidad de agrupar la tabla dinmica por meses de manera que
podamos mostrar adecuadamente el conjunto de datos que necesitamos analizar.
Para muchos usuarios que comienzan a utilizar las tablas dinmicas, este tipo de
agrupacin no es tan intuitivo, as que en esta ocasin te mostrar lo fcil que es hacer
este tipo de agrupacin en Excel. Para nuestro ejemplo utilizaremos los datos histricos de
rdenes de compra de una compaa que comenz a realizar ventas en el mes de
septiembre del 2010 y que ha registrado las ventas mes por mes hasta octubre del ao
2014.

Al momento de crear la tabla dinmica colocar el campo Fecha como Etiqueta de fila, el
campo Total en la seccin Valores y finalmente el campo Vendedor como un Filtro de
informe. De esta manera la tabla dinmica quedar de la siguiente manera:

Cmo agrupar tabla dinmica por meses

Para agrupar las fechas de la tabla dinmica por meses comenzamos haciendo clic
derecho sobre cualquiera de las fechas y seleccionamos la opcin Agrupar.

Esta misma accin tambin la podemos lograr con el comando Agrupar campos que se
encuentra en Herramientas de tabla dinmica > Opciones > Agrupar. Cualquiera de las dos
opciones antes mencionadas abrir el cuadro de dilogo Agrupar:

Este cuadro de dilogo mostrar tanto la fecha inicial como la fecha final de nuestro campo
de fechas, as que lo nico que tendremos que hacer ser seleccionar la opcin Meses y
pulsar el botn Aceptar. Como resultado obtendremos la siguiente tabla dinmica:

Lo que debes saber es que este tipo de agrupacin ha colocado los meses de todos los
aos dentro de la misma fila es decir, los meses de octubre del ao 2010, 2011, 2012,
2013 y 2014 estn agrupados dentro de la fila etiquetada como oct.
Si ste es el tipo de agrupacin por meses que necesitas en tu tabla dinmica entonces
habremos terminado, pero si quieres distinguir entre los diferentes meses de cada ao,
entonces necesitamos modificar un poco la agrupacin de datos que acabamos de realizar.

Tabla dinmica agrupada por meses y aos

Para poder distinguir los meses y aos dentro de la agrupacin de la tabla dinmica
volvemos a abrir el cuadro de dilogo Agrupar haciendo clic derecho sobre cualquier
etiqueta de mes pero ahora nos aseguraremos de seleccionar la opcin Meses y Aos de
la siguiente manera:

Al seleccionar tanto los meses como los aos, la tabla dinmica ser agrupada de tal
manera que podrs distinguir el total de cada mes para cada uno de los aos.

Cmo desagrupar la tabla dinmica

Si despus de realizar el anlisis de los datos deseas desagrupar los meses de la tabla
dinmica puedes hacerlo seleccionando cualquier celda de la columna de fechas y pulsar
el botn Desagrupar que se encuentra en la ficha Herramientas de tabla dinmica >
Opciones > Agrupar.

Tambin puedes hacer clic derecho sobre cualquiera de los meses o aos en la tabla
dinmica y seleccionar la opcin Desagrupar.
Ahora ya conoces dos alternativas que podrs utilizar la prxima vez que
necesites agrupar una tabla dinmica por meses. Si quieres practicar este tipo de
agrupacin de una tabla dinmica descarga el archivo de trabajo que utilic en la
elaboracin de este artculo.

Filtrar tabla dinmica

segn valor de celda
Cuando tienes varias tablas dinmicas y necesitas aplicar un filtro a todas ellas al mismo
tiempo en base al valor de una celda te das cuenta que no existe una manera fcil de
hacerlo en Excel. Hoy analizaremos una alternativa para filtrar una tabla dinmica segn
el valor de una celda.
Antes de continuar, debo aclarar que los filtros de informe son la opcin ms sencilla para
filtrar una tabla dinmica ya que podemos elegir los datos que deseamos visualizar. Sin
embargo, hay ocasiones en las que una frmula de Excel inserta un valor en una celda por
el cual queremos filtrar una tabla dinmica o simplemente porque el usuario desea ingresar
el texto manualmente. Cualquiera que sea el caso, ser necesario utilizar cdigo VBA para
filtrar la tabla dinmica en base al valor de dicha celda.
Como primer ejemplo utilizaremos una tabla dinmica que muestra la lista de estados con
sus respectivos montos de ventas de los ltimos dos aos. Cada estado pertenece a una
regin (Norte, Sur, Este, Oeste) que est presente como el filtro de informe de la tabla
dinmica, pero no utilizaremos dicho filtro de informe sino que aplicaremos el filtro a la
tabla dinmica en base al valor de la celda F1.

Filtrar tabla dinmica segn valor de celda

El cdigo que utilizaremos detecta cualquier cambio en la celda F1 y posteriormente se
realiza la actualizacin de los datos de la tabla dinmica.

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Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

If Not Intersect(Target, Range("F1")) Is Nothing Then
'En base al campo Region de la Tabla dinmica1:
With PivotTables("Tabla dinmica1").PivotFields("Region")
'Limpiar todos los filtros
.ClearAllFilters
'Filtrar por el valor de la celda F1
On Error Resume Next
.CurrentPage = Range("F1").Value
End With
End If
End Sub

La coleccin PivotTables nos permite acceder a los campos de una tabla dinmica. En
nuestro ejemplo nos interesa el campo Region para el cual se limpia cualquier filtro antes
de aplicar uno nuevo basado en el valor de la celda F1. El resultado de esta macro es el
siguiente:

Al ingresar el valor Norte en la celda F1 la macro aplicar el filtro a la tabla

dinmica y puedes notar que el filtro de informe tambin cambia automticamente
al valor Norte.
En cuanto a los posibles errores que se pudieran presentar, nuestra macro
considera aquellos casos en los que ingresamos una Region no vlida en la celda
F1, o si simplemente dejamos la celda en blanco, ya que con la lnea de cdigo On
Error Resume Next se captura el error y se limpia el filtro.

Macro para filtrar todas las tablas dinmicas

Como segundo ejemplo crear una tabla dinmica diferente en otra hoja y
modificar la macro anterior para filtrar todas las tablas dinmicas del libro de
acuerdo al valor de la celda F1. El cdigo de la macro es el siguiente:
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Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

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If Not Intersect(Target, Range("F1")) Is Nothing Then

Dim hoja As Worksheet
Dim td As PivotTable
'Recorrer todas las hojas del libro
For Each hoja In ThisWorkbook.Worksheets
'Recorrer las tablas dinmicas de la hoja
For Each td In hoja.PivotTables
'En base al campo Region de la tabla dinmica:
With td.PivotFields("Region")
'Limpiar todos los filtros
.ClearAllFilters
'Filtrar por el valor de la celda F1
On Error Resume Next
.CurrentPage = Range("F1").Value
End With
Next td
Next
End If
End Sub

A
diferencia
del
primer
ejemplo,
en
esta
macro
utilizamos
la
coleccin ThisWorkbook.Worksheets para recorrer todas las hojas del libro y de esa
manera acceder a todas las tablas dinmicas. Al ingresar un valor en la celda F1 se
aplicar el filtro correspondiente a la tabla dinmica de la hoja actual:

Adems, si cambiamos a la hoja del primer ejemplo, notars que tambin se ha aplicado el
mismo filtro a la tabla dinmica:

Observa que el filtro de informe muestra el valor Sur aunque la celda F1 est vaca, pero
eso no importa porque el filtro se ha aplicado considerando la celda F1 de la otra hoja. Lo
nico que es necesario para que esta macro funcione correctamente es que todas las
tablas dinmicas deben incluir el campo por el cual se est filtrando, que en nuestro
ejemplo es el campo Region.
Las macros que hemos creado te ayudarn a filtrar una tabla dinmica por el valor de
una celda e inclusive podrs aplicar dicho filtro a todas las tablas dinmicas de un libro si
as lo requieres. Descarga el libro de trabajo utilizado en este artculo y contina probando
los filtros.
Por ltimo debo decir que, si en lugar de utilizar el valor de una celda, deseas filtrar varias
tablas dinmicas con un solo filtro de informe, te recomiendo leer el artculo Cmo vincular
tablas dinmicas por un filtro de informe donde encontrars otra alternativa de solucin.

Encontrar el valor ms
frecuente en Excel
Cuando tenemos una lista de valores y necesitamos encontrar el valor ms
frecuente podemos recurrir a la funcin MODA.UNO que hace precisamente eso, nos
ayuda a encontrar el valor que ms se repite dentro de un rango de celdas.

La funcin MODA.UNO
La funcin MODA.UNO fue introducida en Excel 2010, pero puedes utilizar la funcin
MODA para versiones anteriores. Esta funcin recibe como argumentos una lista de
valores numricos de los cuales se obtendr el valor ms frecuente. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que la funcin MODA.UNO devuelve el valor 1, el cual
se repite cuatro veces dentro del rango A1:A10.

Esta funcin siempre devolver un solo valor y debemos tener en consideracin los
siguientes puntos al momento de utilizarla:

Los argumentos pueden ser referencias a otras celdas o nombres de rango, pero
las celdas debern contener valores numricos.

Si alguna celda tienen un valor en texto o contiene un error, entonces la funcin

devolver el error #N/A.

Si dentro de la lista no existen valores duplicados, entonces la funcin devolver el

error #N/A.

Como ya lo he mencionado antes, la funcin MODA.UNO siempre devuelve un solo valor

pero Qu sucede si tenemos dos valores numricos que se repiten la misma cantidad de
veces?

En el ejemplo anterior, tanto el nmero 2 como el nmero 3 se repiten 4 veces cada uno,
sin embargo la funcin MODA.UNO solo nos puede devolver el nmero 2. Precisamente
para resolver esta situacin se cre la funcin MODA.VARIOS.
La funcin MODA.VARIOS
La funcin MODA.VARIOS es una funcin que nos devolver mltiples valores por lo que
debemos utilizarla como una frmula matricial, es decir pulsando la combinacin de teclas
Ctrl + Mays + Entrar al final de la frmula. Pero antes de ingresarla debemos seleccionar
el rango de celdas donde deseamos obtener los resultados. Para nuestro ejemplo
seleccionar el rango C1:C2:

Posteriormente en la barra de frmulas introducir la frmula sin pulsar entrar:

=MODA.VARIOS(A1:A10)

Finalmente pulsar la combinacin de teclas Ctrl + Mays + Entrar. Es importante

mencionar que la tecla Mays es tambin conocida por su nombre en ingls como la
tecla Shift. Una vez ingresada la frmula matricial, Excel desplegar los resultados en el
rango previamente seleccionado:

A diferencia de la funcin MODA.UNO, la funcin MODA.VARIOS devuelve como resultado

los valores que ms se repiten dentro del rango indicado, que en este caso son los
nmeros 2 y 3. En este ejemplo hice una seleccin previa del rango C1:C2 pero en
realidad eso no tiene relevancia, ya que si hubiera seleccionado una mayor cantidad de
celdas, pero la frmula no devuelve tantos resultados, entonces dichas celdas mostraran
el error #N/A sin afectar el resultado de la funcin:

Recuerda que la funcin MODA.VARIOS est disponible solamente a partir de Excel 2010
y lamentablemente no existe equivalencia para versiones anteriores. Solo la funcin MODA
es equivalente a la funcin MODA.UNO.

Encontrar el valor ms frecuente en texto

Una desventaja de las funciones mencionadas anteriormente es que solamente nos
permiten trabajar con valores numricos, pero en ms de una ocasin nos veremos en la
necesidad de encontrar el valor ms frecuente en Excel pero utilizando valores de texto.
Para resolver este problema debemos recurrir en primer lugar a la funcin COINCIDIR la
cual hace la comparacin de un valor con una matriz y nos devuelve la posicin donde se
ha encontrado dicho valor. En la siguiente frmula hago un uso especial de esta funcin:
=COINCIDIR(A1:A10, A1:A10, 0)

Usualmente el primer argumento de la funcin COINCIDIR es el valor que estamos

buscando, pero en esta frmula estoy indicando un rango de celdas. Lo que obtendremos
como resultado ser una matriz con una serie de valores que nos indicarn la posicin en
la que encuentra cada uno de los valores del rango A1:A10. Para entender mejor esta
frmula, seleccionar el rango de celdas C1:C10, copiar la frmula a la barra de frmulas
y pulsar la combinacin de teclas Ctrl + Mays + Entrar.

Al utilizar de esta manera la funcin COINCIDIR obtenemos un arreglo de valores

numricos como el siguiente: {1,2,2,4,4,1,4,1,4,2}. Este arreglo de nmeros es justamente
lo que necesitamos para preguntar a la funcin MODA.UNO el valor que ms se repite. De
esta manera podemos armar la siguiente frmula:
=MODA.UNO(COINCIDIR(A1:A10, A1:A10, 0))

En este caso ya no es necesario introducir la frmula como si fuera matricial ya que la

funcin MODA.UNO se encarga de decirnos el valor ms frecuente entre los resultados de
la funcin COINCIDIR. Observa el resultado de esta frmula:

Con esta frmula sabemos que el valor que ms se repite es la posicin 4 y que
corresponde a Hugo. Para obtener dicho valor debemos complementar nuestra frmula
utilizando la funcin INDICE de la siguiente manera:
=INDICE(A1:A10, MODA.UNO(COINCIDIR(A1:A10, A1:A10, 0)))

Recuerda que si tienes Excel 2007, o una versin anterior, debers utilizar la funcin
MODA en lugar de MODA.UNO. Al ingresar esta frmula obtendremos el texto ms
frecuente dentro del rango especificado:

De esta manera hemos encontrado el valor ms frecuente en Excel sin importar si los
valores son numricos o de texto. Descarga el libro de trabajo y utiliza las frmulas
propuestas en este artculo para encontrar los valores que ms se repiten en tus datos.

Cmo ocultar y mostrar un

grfico de Excel con un clic
Este es un buen truco que puede ayudarte al momento de crear algn reporte en Excel
donde tienes una tabla de datos y justo debajo de ella una caja de seleccin para ocultar o
mostrar un grfico de Excel asociado a los datos.
A continuacin puedes ver el resultado que obtendremos al seguir cada uno de los pasos
mencionados en este artculo:

El primer paso para lograr este efecto con un grfico de Excel ser agregar una casilla de
verificacin.
Casilla de verificacin para ocultar o mostrar grfico
En la ficha Programador, haz clic en el botn Insertar y selecciona la opcin Casilla de
verificacin de los Controles de formulario.

Despus de colocar la Casilla de verificacin en un lugar adecuado debemos asociarle una

celda. Para hacerlo debes hacer clic derecho sobre el control y seleccionar la
opcin Formato de control y se mostrar un cuadro de dilogo.

En el cuadro de texto Vincular con la celda colocaremos la celda que mostrar en todo
momento el estado actual de la casilla de verificacin. En este ejemplo he colocado la
celda C1 la cual mostrar VERDADERO en caso de que marquemos la casilla, o FALSO
en caso contrario.

Crear el grfico a mostrar

El siguiente paso es crear el grfico a mostrar, pero lo colocaremos en una hoja diferente a
donde se encuentran los datos. Yo lo colocar en la Hoja2 y lo ajustar para que las orillas
del grfico coincidan con las lneas de cuadrcula. No debe ser una coincidencia exacta,
solamente tratando de que abarque el 100% de un rango de celdas.
A continuacin crearemos un Nombre que abarcar el mismo rango de celdas que nuestro
grfico. En el ejemplo, puedes observar que el grfico abarca el rango A1:E12 y por lo
tanto crear un Nombre con la misma referencia. Recuerda que para crear un nombre
debes ir a la ficha Frmulas y pulsar el botn Asignar nombre.

Al hacer clic en el botn Aceptar habr creado el nombre de rango grafico. A continuacin
crear otro nombre de rango, pero en esta ocasin haciendo referencia a una celda vaca
dentro de la misma Hoja2. En la siguiente imagen puedes ver que he creado el rango
vacio que hace referencia a la celda G1.

Hasta el momento he creado dos nombres de rango: grafico y vacio. El nombre grafico
hace referencia al rango de celdas que ocupa mi grfico y el rango vacio hace referencia
a una celda vaca. Si abro el Administrador de nombres podr observar ambos rangos
creados:

Como un consejo adicional y para tener una mejor visibilidad del grfico, ocultar las lneas
de cuadrcula de la Hoja2. Eso lo puedes hacer desde la ficha Vista dentro del grupo
Mostrar.
Crear una imagen vinculada
El siguiente paso para ocultar y mostrar un grfico de Excel con un clic ser crear
una Imagen vinculada. Este es un truco muy especial de Excel, as que pon atencin.
Regresaremos a trabajar a la hoja donde estn nuestros datos. Comienzo haciendo clic
sobre cualquier celda que est vaca, por ejemplo la celda J1, y pulsar la combinacin de
teclas CTRL + C para copiar dicha celda. A continuacin ir a la celda D1 y pulsar el
men desplegable del botn Pegar para seleccionar la opcin Imagen vinculada:

Como resultado obtendremos una imagen incrustada en la celda D1 que ser el reflejo de
la celda vaca que habamos copiado previamente.

Es importante que incrustemos dicha Imagen vinculada en la celda donde aparecer la

esquina superior izquierda de nuestro grfico. Como tal vez lo puedes imaginar,
utilizaremos dicha Imagen vinculada para mostrar nuestro grfico, pero antes debemos
hacer una configuracin adicional muy importante.
Vincular el grfico y la casilla de verificacin
Nuestro siguiente paso ser crear un nuevo nombre de rango que estar definido por una
frmula. Ve a la ficha Frmulas y pulsa el botn Asignar nombre. Establecer el nombre
como MiGrafico y en la caja de texto de referencia colocar la siguiente frmula:
=SI(Hoja1!$C$1,grafico,vacio)

Esta frmula evaluar la celda donde se encuentra el resultado de la casilla de verificacin

y en caso de ser verdadero devolver el rango grfico y en caso de ser falso devolver el
rango vacio.

Ahora debemos seleccionar la Imagen vinculada y cambiar su referencia hacia el nombre

del rango que acabamos de crear. En nuestro ejemplo la imagen vinculada haca
referencia a $J$1 pero la modificar para hacer referencia al nombre MiGrafico:

En cuanto se realice esta modificacin, y si la casilla de verificacin est

seleccionada, se mostrar el grfico inmediatamente.

Al momento de marcar o desmarcar la casilla de verificacin se mostrar o se ocultar el

grfico de Excel. Una ltima mejora que puedes hacer es ocultar el texto de la celda C1
eligiendo el color blanco como el color de la fuente.
Puedes descargar el libro de trabajo para experimentar con el ejemplo terminado y ver lo
fcil que es ocultar y mostrar un grfico de Excel con un clic.
Artculos relacionados
Ocultar datos en Excel con formato condicional

Cmo agrupar datos en

tablas dinmicas de Excel
Las tablas dinmicas en Excel son de gran ayuda para obtener reportes rpidos y efectivos
de nuestra informacin y en esta ocasin te mostrar cmo agrupar los datos de una tabla
dinmica para mejorar nuestro anlisis.
Agrupar elementos numricos de una tabla dinmica
En el siguiente ejemplo vers una tabla dinmica que tiene la informacin de varios
pedidos de compra que se han hecho a una empresa.

Lo que deseamos hacer es analizar la informacin en grupos de 10. Para hacer este tipo
de agrupacin debo hacer clic derecho sobre cualquiera de los elementos de la columna
que contiene los nmeros de pedido y seleccionar la opcin Agrupar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Agrupar el cual me permitir indicar el nmero inicial y

final as como el tamao de la agrupacin que deseo. El pulsar el botn Aceptar podremos
observar la informacin agrupada de acuerdo a la especificacin hecha:

Agrupar elementos seleccionados de una tabla dinmica

Es posible agrupar solamente algunos elementos de nuestra tabla dinmica de acuerdo a
alguna seleccin que realicemos. Para ello debemos seleccionar los elementos mientras
mantenemos pulsada la tecla CTRL.

Posteriormente en la ficha Opciones dentro del grupo Agrupar pulsamos el botn Agrupar
seleccin y obtendremos el siguiente resultado:

En esta paso sucedieron dos cosas. La primera es que todos los elementos seleccionados
se agruparon dentro de un solo grupo llamado Grupo1. La segunda cosa que sucedi es
que se cre un nuevo campo llamado Vendedor2 que puedes observar en la lista de
campos. En la siguiente imagen puedes observar que he hecho otra seleccin y
agrupacin para tener un grupo de mujeres y otro de hombres en la tabla dinmica.

Agrupar por fechas en una tabla dinmica

Cuando tienes un dato de tipo fecha en una tabla dinmica es posible agrupar la
informacin por cualquiera de las siguientes unidades de tiempo: Aos, trimestres, meses,
das, horas, minutos y segundos. Supongamos la siguiente tabla dinmica donde tenemos
la fecha y monto de las facturas que hemos cobrado durante un ao.

Necesito agrupar la informacin por mes, as que debo hacer clic derecho sobre cualquier
celda con una fecha y seleccin la opcin Agrupar. Se mostrar el cuadro de dilogo
Agrupar permitindome seleccionar la opcin deseada:

Al pulsar el botn Aceptar obtendremos el resultado deseado:

Es importante que consideres que para este ejemplo he supuesto que todos los datos son
del mismo ao. En caso de que tu tabla dinmica tuviera informacin de diversos aos,
sera necesario incluir tambin el ao para que Excel haga la diferencia los meses de los
diferentes aos. Para ver un ejemplo especfico con datos de diferentes aos consulta el
artculo Agrupar por fechas una tabla dinmica.
Desagrupar elementos agrupados de una tabla dinmica

Para desagrupar los elementos que tengamos agrupados en nuestra tabla dinmica
debemos seleccionar dicho grupo e ir a la ficha Opciones y dentro del grupo Agrupar pulsar
el botn Desagrupar.
Artculos
Agrupar una tabla dinmica por semanas

relacionados

Agrupar por fechas una tabla

dinmica
Podemos agrupar por fechas una tabla dinmica con tan solo seguir algunos pasos
sencillos. Supongamos que tengo una tabla de datos que contiene las ventas de diciembre
del 2011 y de enero del 2012 de la siguiente manera:

Despus de crear una tabla dinmica basada en este rango de datos obtenemos el
siguiente resultado:

Los datos en la tabla dinmica se ven exactamente igual que el rango de datos origen
porque no hemos agrupado por fechas.
Agrupar por fechas una tabla dinmica
Para agrupar por fechas una tabla dinmica debemos hacer clic derecho en cualquier
celda de la columna de fechas y seleccionar la opcin de men Agrupar. Se mostrar el
cuadro de dilogo Agrupar.

En este cuadro de dilogo debes seleccionar las opciones Meses y Aos de manera que la
tabla dinmica haga una clara distincin entre los meses de 2011 y 2012. Al pulsar el botn
Aceptar tendremos los datos agrupados por fecha.

Para desagrupar los datos debemos hacer clic derecho sobre una celda de la columna de
fechas y seleccionar la opcin Desagrupar.

Cmo agregar lneas

horizontales a un grfico de
Excel
Cuando hablamos de agregar lneas horizontales a un grfico de Excel nos podramos
estar refiriendo a las lneas de divisin de un grfico o tambin a colocar lneas adicionales
que nos ayuden a marcar un lmite dentro del grfico. En esta ocasin te mostrar como
agregar ambas.
Agregar lneas de divisin horizontales secundarias
De
manera
predeterminada
Excel
muestra
en
horizontales conocidas como Lneas de divisin principales.

un

grfico

unas lneas

Sin embargo, podemos agregar algunas lneas horizontales adicionales de manera que
podamos distinguir con mayor claridad los valores que intersectan a la lnea del grfico.
Para agregar lneas de divisin secundarias debemos ir a la ficha Presentacin y dentro del
comando Lneas de cuadrcula seleccionar la opcin Lneas horizontales de la cuadrcula
primarias y finalmente seleccionar la opcin Lneas de divisin primarias y secundarias. El
resultado ser el siguiente:

De esta manera podemos agregar a nuestro grfico de Excel varias lneas de divisin
horizontales que ayudarn a interpretar correctamente los datos.
Crear lmites horizontales en un grfico de Excel
Adems de las lneas de divisin primaria y secundaria que nos provee Excel para un
grfico podemos agregarlneas horizontales para identificar algn lmite que deseamos
mostrar en nuestro grfico. Observa el siguiente ejemplo:

El truco para agregar esta lneas horizontales es crear un grfico combinado en Excel,
as que debemos iniciar creando una pequea tabla con los datos que sern utilizados
para crear ambas lneas.

Trazaremos una lnea horizontal justamente en el valor 1,800 y otra lnea en 2,250 y ya
que para poder trazar una lnea necesitamos dos puntos he colocado el mismo valor
repetido tanto para la columna Mnimo como para la columna Mximo. Para agregar esta
informacin a nuestro grfico selecciono el rango D1:F3 y lo copio al portapapeles.
Posteriormente selecciono el grfico y desde el botn Pegar selecciono la opcin Pegado
especial lo cual mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Asegrate de tener las mismas opciones marcadas y pulsa el botn Aceptar. Eso agregar
dos nuevas series de datos a nuestro grfico:

El siguiente paso es cambiar el tipo de grfico de cada una de las lneas recin agregadas
por un Grfico XY de dispersin, para ello debes hacer clic derecho sobre la lnea y
seleccionar la opcin Cambiar tipo de grfico de series.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico y seleccionamos la opcin

Dispersin con lneas suavizadas

Hacemos lo mismo para la otra serie y al terminar tendremos un grfico como el siguiente:

Como puedes observar, las lneas horizontales no llegan hasta el extremo derecho de
nuestro grfico, as que tenemos que cambiar la escala de su eje horizontal. Para ello
hacemos clic derecho sobre el eje horizontal superior y seleccionamos la opcin Dar
formato al eje lo cual mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Para la opcin Mxima debemos establecer el valor Fijo igual a uno. De esta manera al
aceptar los cambios tendremos ambas lneas ocupando todo el ancho del grfico.

Lo nico que nos resta es eliminar ambos ejes secundarios tanto el eje secundario
horizontal (superior) como el eje secundario vertical (derecha). Al eliminarlos las escalas se
ajustarn y tendremos el grfico que deseamos con las lneas horizontales en los valores
adecuados.

Una alternativa a la funcin

BUSCARV en Excel
Como seguramente sabes, la funcin BUSCARV es una de las funciones ms utilizadas en
Excel y es de gran ayuda para buscar valores dentro de una lista. Sin embargo esta
funcin tiene una restriccin que puede ponerte en aprietos.
Condicin para utilizar la funcin BUSCARV
La condicin que tenemos para utilizar la funcin BUSCARV es que el valor que estamos
buscando debe estar en la primera columna del rango de datos y esta condicin se debe
de cumplir siempre.
En la siguiente imagen puedes observar cmo
BUSCARV para encontrar el total de la factura 8975:

utilizo

fcilmente

la funcin

Sin embargo, si deseo encontrar el valor de la factura por el nombre de cliente no ser
posible utilizar la funcin BUSCARV ya que la columna Cliente no es la primera columna
de la tabla. Por supuesto, una opcin sera modificar la tabla de datos y mover la columna
C como la primera columna, pero en ocasiones no podemos hacer dicho movimiento.
En esta ocasin te mostrar una alternativa que podemos aplicar haciendo uso de
la funcin INDICE y de lafuncin COINCIDIR para obtener el resultado deseado.
Funcin INDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARV
La funcin COINCIDIR nos devolver la posicin que tiene el valor que estamos
buscando. Observa cmo utilizo dicha funcin para encontrar la posicin del cliente
Apple:

La funcin COINCIDIR me devuelve correctamente la posicin 3 para el cliente que estoy

buscando. Solamente resta utilizar la funcin INDICE para obtener el valor de la columna
Total que le corresponde.
La funcin INDICE nos devuelve el valor de una celda con tan solo especificar el nmero
de fila y de columna. Ya con la funcin COINCIDIR obtuvimos el nmero de fila que
buscamos, as que solo debemos indicar la columna que necesitamos:

Como primer argumento de la funcin INDICE he colocado el mismo rango que utilic con
la funcin BUSCARV. El segundo argumento es el resultado de la funcin COINCIDIR que
me devolver la fila 3 y en el ltimo argumento he indicado que deseo la columna 4 del
rango especificado.
Con esta solucin hemos creado un comportamiento similar a la funcin BUSCARV pero
sin la restriccin de tener que utilizar siempre la primera columna de la tabla.

Cmo limitar el rea de

trabajo en Excel
En ocasiones necesitamos limitar el rea de trabajo en Excel para no permitir que los
usuarios visualicen las celdas de nuestra hoja que contienen frmulas y clculos
indispensables.
Aunque es posible proteger las celdas de un libro de Excel para que no sean modificadas
con el comandoProteger hoja de la ficha Revisar, las celdas quedarn visibles al usuario.

Con el mtodo que mostrar a continuacin podremos limitar el rea de trabajo en

Excel al rango A1:E15 de manera que las columnas y filas sobrantes sean invisibles y el
rea de desplazamiento de la hoja est limitada.

Ocultar columnas y filas excedentes

El primer paso es ocultar las columnas y filas que no deseamos que sean vistas por los
usuarios. Para ocultar todas las columnas selecciono la primera de ellas haciendo clic en el
encabezado de columna:

Una vez que ha sido seleccionada la columna pulsa la combinacin de teclas CTRL +
Mayus + Flecha derecha para seleccionar todas las columnas y finalmente haz clic
derecho sobre cualquier encabezado de columna y selecciona la opcin Ocultar:

Para ocultar las filas seguiremos un procedimiento similar. Hago clic sobre el encabezado
de la fila 17:

Despus pulsamos la combinacin de teclas CTRL + Mayus + Flecha abajo para

seleccionar todas las filas restantes y de igual manera hacemos clic derecho sobre
cualquier encabezado de fila para seleccionar la opcin Ocultar. Como resultado
tendremos ocultas todas las columnas y filas excedentes a nuestro rango:

Limitar el rea de desplazamiento de la hoja

El siguiente paso es limitar el rea de desplazamiento de la hoja y para ello debemos ir a
la ficha Programador y pulsar el botn Propiedades:

En la ventana de Propiedades debemos especificar el rango $A$1:$E$15 que es el rea

que deseamos que permanezca desplazable dentro de la hoja. Debes asegurarte que las
propiedades que ests observando sean de la hoja que contiene la informacin (en el
ejemplo la Hoja1). Al cerrar la ventana de Propiedades observars que no ser posible
utilizar las barras de desplazamiento para moverse fuera del rea de trabajo que hemos
establecido.
Ahora que ya sabes cmo limitar el rea de trabajo en Excel puedes combinar este
mtodo con la proteccin de celdas para dejar la informacin completamente segura.

Guardar grficos de Excel

como imagen
Excel no provee de un mtodo directo para guardar grficos como imagen sino que
tenemos que utilizar mtodos alternos para obtener un archivo GIF, JPG o PNG. En esta
ocasin presentar 3 mtodos paraguardar los grficos de Excel como imgenes.
Mtodo 1: Utilizar un programa de edicin de imgenes
Este mtodo requiere el uso de algn programa de edicin de imgenes como puede ser
Microsoft Paint. Lo primero que debemos hacer es seleccionar el grfico de Excel y
copiarlo (CTRL + C), posteriormente creamos un nuevo archivo de Paint y pegamos (CTRL
+ V) el grfico de Excel.

Finalmente debemos guardar el archivo de Paint en el formato de imagen que necesitemos

y en la ubicacin deseada. Una desventaja de este mtodo es que si tenemos que
convertir varios grficos de Excel tendremos que hacerlo uno por uno.

Mtodo 2: Guardar como Pgina web

Si tienes un libro de Excel con varios grficos que deseas convertir en imgenes, una
opcin es guardar el libro como Pgina web. Al momento de guardar el libro asegrate de
seleccionar la opcin Pgina web dentro de la lista Tipo.

Supongamos que has guardado el libro con el nombre Graficas01. Ahora debes ir a la
carpeta donde se encuentra el archivo y podrs observar que Excel ha creado una carpeta
llamada Graficas01_archivos. Dentro de esa nueva carpeta podrs encontrar las
imgenes de todos los grficos de tu libro de Excel.
Mtodo 3: Utilizar una macro
El ltimo mtodo que te mostrar es un poco ms avanzado ya que utiliza una macro para
guardar todas las grficas de la hoja activa como un archivo GIF. La macro es la siguiente:

Una vez creada la macro en el Editor de Visual Basic debes moverte a la hoja de Excel que
contiene los grficos y presionar ALT + F8 para desplegar el cuadro de dilogo Macro
donde podremos elegir la macro recin creada.
La macro guardar cada grfico como un archivo GIF y lo colocar en la misma carpeta de
nuestro libro de Excel. Puedes descargar el libro de Excel que contiene esta macro para
realizar las pruebas necesarias.

Grfico de velocmetro en
Excel
En algunas ocasiones necesitamos ilustrar de manera grfica el progreso de una tarea o
de un proyecto y una alternativa es hacerlo a travs de un grfico de velocmetro, el nico
problema es que Excel no incluye este tipo de grfico.
Sin embargo, aunque no tenemos una manera directa para crear un grfico de
velocmetro en Excel, podemos emplear algunas tcnicas especiales para llegar a un
resultado como el siguiente:

Existen diversas tcnicas para crear este tipo de grficos en Excel, pero en esta ocasin
mostrar la tcnica que considero la ms sencilla de todas.
Creacin de los datos a graficar
El primer paso para crear el grfico de velocmetro es tener los datos que nos servirn
como base para crear el grfico. En este ejemplo graficaremos el objetivo de tener 100
nuevos clientes dentro de los prximos 10 das.
De esta manera puedes observar en la imagen superior que en la celda B1 he colocado la
cantidad objetivo (100) y en el rango B4:B13 se encuentra la informacin de los clientes
que he ido ganando da con da y el cual me dar el porcentaje alcanzado hasta el

momento. Dicho porcentaje alcanzado lo puedes ver en la celda E3 que contiene la

siguiente frmula:
=SUMA(B4:B13) /B1

En la celda E4 tengo el porcentaje faltante para alcanzar el 100%, el cual podra ser una
simple resta, pero he decidido colocar la siguiente frmula:
=SI(E3<=100%, 100%-E3, 0%)

La frmula indica que mientras la celda E3 sea menor al 100% el porcentaje restante a
alcanzar ser la resta 100% E3, pero si el porcentaje alcanzado es superior al 100%
entonces el porcentaje restante por alcanzar ser de 0%. Esto nos ayudar a evitar una
deformacin del grfico de velocmetro en caso de sobrepasar el objetivo. Finalmente la
celda E5 es la suma de los porcentajes anteriores para verificar que tengo el 100%.

Datos para el grfico de velocmetro

La parte ms importante de los datos se encuentra en la columna F la cual explicar a
continuacin, pero antes debemos tener muy claro que el grfico de velocmetro que
vamos a crear es realmente la parte superior de un grfico circular. Con esto en mente
sabemos que tenemos que obtener los datos que darn forma a la mitad superior del
grfico circular.
La celda F3 indica el porcentaje alcanzado dentro del grfico de velocmetro y tiene la
siguiente frmula:
=MIN(E3/2, 50%)

Esta frmula nos asegura que el mximo valor posible para el porcentaje alcanzado es el
50% lo cual equivale a tener el medio circulo superior totalmente cubierto. Por otro lado, la
celda F4 tiene la siguiente frmula:
=E4/2

Con esta frmula obtengo la equivalencia del porcentaje restante que debo colocar en la
parte superior del grfico circular. Y finalmente la celda F5 comprueba que los porcentajes
anteriores suman el 50%.
Crear el grfico de velocmetro en Excel

Solo resta crear el grfico de velocmetro y para ello selecciono el rango de celdas F3:F5 e
inserto un grfico circular. Inmediatamente despus borro la leyenda del grfico y hago clic
derecho sobre el grfico para seleccionar la opcin Dar formato a serie de datos y dentro
de la seccin Opciones de serie establecer un ngulo de giro de 270.

De esta manera tengo un grfico circular con la seccin de 50% justo por debajo del
crculo. Ahora solo debo remover el color de relleno de la seccin inferior y as mismo
asignar los colores adecuados a las secciones superiores.

Finalmente agregamos las etiquetas necesarias para dar la vista final al grfico de
velocmetro y adicionalmente podemos vincular un texto con la celda del porcentaje
alcanzado de manera que veamos automticamente reflejada la informacin. Observa
cmo al ingresar nuevos datos, el grfico de velocmetro se actualiza automticamente:

Mostrar el mximo y mnimo

en un grfico
En esta ocasin har una variacin del artculo Formato condicional en grficos de
columna de manera que podamos mostrar los valores mximo y mnimo en un grfico
de lneas. Nuestra intencin es tener marcadores dinmicos para dichos valores.
Suponiendo que los valores originales de las ventas del ao pasado se encuentran en la
columna B, he creado un par de series de datos auxiliares las cuales me dirn el valor
mximo y mnimo de la lista.

La funcin de la columna Mximo es la siguiente:

=SI(B4=MAX($B$2:$B$13), B4, NOD())

La funcin de la columna Mnimo ser similar y solo cambia por el uso de la funcin MIN:
=SI(B11=MIN($B$2:$B$13), B11, NOD())

Crear el grfico de lneas

El siguiente paso es crear el grfico de lneas utilizando todas las columnas. Es importante
decir que a primera vista no observars los puntos mximo y mnimo:

Crear los marcadores de mximo y mnimo

Para poder mostrar los puntos mximo y mnimo necesitamos seleccionar cada serie para
modificar sus propiedades. La manera ms sencilla es ir a la ficha Presentacin, que se
encuentra dentro de la ficha contextual Herramientas de grficos. Dentro del
grupo Seleccin actual debemos elegir de la lista la opcinSerie Mximo.

Inmediatamente despus debemos pulsar el botn Aplicar formato a la seleccin lo cual

abrir el cuadro de dilogo Formato de serie de datos.

En las Opciones de marcador selecciona la opcin Integrado y elige un Tipo de marcador,

as como un tamao apropiado. Al pulsar el botn cerrar observars el marcador de
Mximo en el grfico.

Realiza este mismo procedimiento para la Serie Mnimo y obtendrs un grfico de lneas
como el siguiente:

De esta manera hemos creado marcadores para mostrar el mximo y mnimo en un

grfico de lneas en Excel. Si los datos del grfico cambian, los marcadores tambin se
actualizarn automticamente.

Grficos combinados en
Excel
Un grfico combinado en Excel se refiere a combinar dos tipos diferentes de grfico para
hacer uno solo. Una combinacin muy popular es la de un grfico de columnas y otro
grafico de lnea como el siguiente:

Crear un grfico combinado en Excel

Hacer un grfico combinado es muy sencillo y en este ocasin te mostrar cmo hacerlo.
Para este ejemplo utilizar la siguiente informacin:

Selecciona toda la informacin e inserta un grfico de columna:

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en
este caso es la serie Ganancia:

Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de

dilogo Cambiar tipo de grfico

Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico
combinado aparecer en pantalla:

Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el

comando Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha
Presentacin: