Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
NDICE
Contenido
INTRODUCCIN.............................................................................................................................. 3
CAPTULO I: ANTECEDENTES Y SITUACIN ACTUAL........................................................................... 4
1.1Antecedentes de la empresa................................................................................................... 4
1.2 Planteamiento del problema.................................................................................................. 4
1.3 Justificacin de la investigacin.............................................................................................. 5
CAPTULO II: MARCO TERICO ........................................................................................................ 6
2.1 Diagnstico Administrativo ................................................................................................... 6
2.2 Anlisis del Diagnstico Administrativo .................................................................................. 6
2.3 Etapas que integran el Diagnstico Administrativo .................................................................. 6
2.3.1 Recopilacin de informacin:.......................................................................................... 6
2.3.2 Anlisis Organizacional o Administrativa: ......................................................................... 7
2.3.3 Obtencin de las Conclusiones: ....................................................................................... 7
2.3.4 Propuesta Y Plan de Accin: ............................................................................................ 7
2.4 Control Administrativo .......................................................................................................... 7
2.5 Actividades importantes de control ........................................................................................ 7
2.6 El proceso bsico de control .................................................................................................. 7
2.6.1 Establecimiento De Normas............................................................................................. 8
2.6.2 Medicin Del Desempeo ............................................................................................... 8
2.6.3 Correccin De Desviaciones ............................................................................................. 8
2.7 Plan de mejora...................................................................................................................... 8
2.7.1 Pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras ..................................................... 9
2.7.2 Determinar el rea de mejora.......................................................................................... 9
2.7.3 Identificar Las Principales Causas Del Problema ................................................................ 9
2.7.4 Formular el objetivo........................................................................................................ 9
2.7.5 Establecer Las Acciones De Mejora .................................................................................. 9
2.7.6 Realizar una planificacin ................................................................................................ 9
2.7.7 Llevar a cabo un seguimiento del plan de mejoras .......................................................... 10
CAPTULO III: INVESTIGACIN DE CAMPO ...................................................................................... 11
i
iii
NDICE DE TABLAS
Tabla 1: Empleados de diferentes departamentos de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 2 anlisis FODA de la empresa JEP, S.A. de C.V.
Tabla 3 Matriz de estrategias FODA de la empresa JEP, S.A. de C.V.
Tabla 4: Plan de capacitacin de Ventas para empleados de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 5: Plan de capacitaciones de Crditos y Cobros para empleados de JEP, S.A.
DE C.V
Tabla 6: Presupuesto Anual de capacitaciones para empleados de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 7: Cronograma anual de capacitaciones para empleados de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 8: Manual de induccin para el personal de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 9: Manual de puesto para el Gerente Ge neral de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 10: Manual de puestos para jefe de tienda de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 11: Manual de puestos para secretaria de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 12: Manual de puestos para Auditor externo de JEP, S.A. DE C.V
Tabla 13: Manual de puestos para Contador de JEP, S.A. DE C.V
Tabla 14: Manual de puestos para Encargado de Crditos y cobros de JEP, S.A. DE
C.V
Tabla 15: Manual de puestos para Cajero de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 16: Manual de puestos para Encargado de bodega de JEP, S.A. DE C.V
Tabla 17: Manual de puestos para Vendedor de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 18: Manual de puestos para Encargado de Crditos y Cobros de JEP, S.A. DE
C.V.
Tabla 19: Manual de puestos para Motorista de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 20: Manual de puestos para cobrador de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 21: Valores personales a implementar en JEP, S.A. DE C.V.
i
ii
INTRODUCCIN
Los controles administrativos dentro de una empresa ya sea de cualquier registro, giro,
tamao o sector, siempre ser un aspecto fundamental para el cumplimiento de los
objetivos de la organizacin. Si se quiere que la empresa funcione correctamente tiene
que existir un diagnstico administrativo actualizado ya que con esto se determinan las
deficiencias en las que se incurren en este momento.
Entonces, los controles administrativos son elementos imprescindibles y por lo tanto, un
proceso digno de estudiarse para analizar si se est llevando a cabo de forma eficaz o si
de lo contrario, no est desarrollndose de la manera adecuada y posteriormente, de
esa manera llegar a detectar problemas para plantear soluciones.
Es por ello, que este trabajo busca identificar a travs de un diagnstico en los elementos
de los controles administrativos; corroborar que en ella se hagan efectivas las polticas de
otorgamiento de crditos, cuentas por cobrar y controles de inventarios, llegar a
conclusiones que puedan ser premisa para desarrollar posibles soluciones que ataquen
de raz los problemas que afecten la empresa.
Por ello, la investigacin pretende identificar los controles administrativos de la empresa,
y as desarrollar un diagnstico administrativo que ayude a determinar el grado de
implementacin de los mismos en JEP, S. A. de C.V
de
www.gestiopolis.com/canales8/ger/diagnostico
de
www.gestiopolis.com/canales8/ger/diagnostico
http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml
7
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_A NECA/plan_mejoras_pei.pdf
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_A NECA/plan_mejoras_pei.pdf
9
del plan de mejoras. Es, por lo tanto, imprescindible conocer el conjunto de restricciones
que condicionan su viabilidad .6
2.7.7 Llevar a cabo un seguimiento del plan de mejoras
El paso a seguir es la elaboracin de un cronograma para el seguimiento e implantacin
de las acciones de mejora. En dicho cronograma, se dispondrn de manera ordenada las
prioridades con los plazos establecidos para el desarrollo de las mismas
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_A NECA/plan_mejoras_pei.pdf
10
11
Donde
N= Poblacin Total
Z= Porcentaje de Probabilidad
i= margen de error
Desarrollo:
Con un z=95%=1.96
Error i=10%
Probabilidad de que ocurra p=0.50%
Probabilidad de que no ocurra q=0.50%
n= (1.96) (305) (0.50) (0.50)
(0.10)2(305-1)+(1.96)2 (0.50)(0.50)
n= (3.8416) 76.25
4.0104
n= (3.8416) (19.013066)
n= 73.04
Las encuestas y entrevistas se pasaran a 73 personas de una poblacin total de 305.
3.8 Informacin obtenida a travs de la entrevista para gerentes de JEP S.A. DE
C.V.
Pregunta 1: Datos generales, sexo del entrevistado(a)
Objetivo: Presentar el porcentaje de personas entrevistadas segn sexo, para determinar
la equidad de gnero, tomada en cuenta al realizar la entrevista.
Anlisis: El resultado de esta pregunta es que el 69% de las personas encuestadas son
ms del sexo masculino y el resto es para el sexo femenino con un 31%.
Pregunta 2: Cul es su cargo dentro de la empresa?
13
Objetivo: Conocer el cargo a desempear por las personas encuestadas para determinar
la estructura que existe dentro de la empresa
Anlisis: La estructura gerencial de la sociedad esta compuesta por un Gerente General,
y dos jefes de tienda.
Pregunta 3: Cul es su nivel de estudio?
Objetivo: Conocer qu tipo de preparacin acadmica se requiere para el puesto de
trabajo
Anlisis: Para dichos puestos gerenciales se observa que se requiere una preparacin
acadmica acorde al puesto, en el caso del gerente general es Licenciado en
Administracin de Empresas al igual que el encargado de la casa matriz, mientras que el
encargado de sucursal en Licenciado en Mercadotecnia.
Pregunta 4: Cules son las reas o departamentos con las que cuenta esta empresa?
Objetivo: Identificar si hay reas o departamentos especializados y definidos dentro de la
empresa.
Anlisis: La entrevista refleja que si existe una departamentalizacin en JEP, S.A de C.V,
ya que cuenta claramente con un rea Gerencial, de ventas, una de crditos y cobros y
un departamento administrativo, sin embargo no existe un Manual de puestos de trabajo.
Pregunta 5: Brinda capacitaciones a sus empleados? Con que frecuencia? En que
temas los ha capacitado?
Objetivo: Saber si hay una planificacin de capacitaciones para los empleados.
Anlisis: se determin que si se efectan capacitaciones para los empleados pero estas
de hacen una vez al ao a cada rea dentro de la empresa, y en algunos aos no se
realiza ninguna, la seleccin de las capacitaciones se hacen segn los dueos y gerencia
estimen conveniente y de ser necesario para cada rea.
Pregunta 6: Cmo controla usted el trabajo de sus empleados? De que manera lo
hace?
Objetivo: Conocer si hay un mtodo de control sobre las actividades que realizan los
empleados.
Anlisis: La entrevista refleja que segn el gerente y jefes de sucursales ya se tiene
determinado los pasos a seguir para llevar el control de sus empleados, a travs de una
supervisin y revisin constante en el trabajo efectuado, adems por medio de hojas de
asignaciones.
14
dicho trmite amerita ya que solamente solicitan DUI, NIT, Certificado del
algunas referencias comerciales y personales.
ISSS y
16
3.9 Informacin obtenida a travs del cuestionario dirigido al personal de JEP, S.A
de C.V.
Pregunta 1. Datos generales, sexo del entrevistado(a)
Objetivo: determinar el porcentaje de hombres y mujeres que trabajan en estas reas
especficas.
Anlisis: El resultado de esta pregunta es que encontramos un 69% del sexo masculino
trabajando en la empresa y un menor porcentaje del 31% es del sexo femenino
Pregunta 2. Edad del entrevistado(a)
Objetivo: Determinar cul es el promedio de edad de los empleados
Anlisis: El 31% de las personas que laboran en JEP, S.A. de C.V. tienen mas de 47
aos, mientras que el 19% las personas tienen de 28 a 37 aos y el restante porcentaje
estn en el rango de 18 a 27 aos y 38 a 47 aos con un 25% cada uno, lo que nos
indica que el personal esta balanceado la experiencia laboral de los empleados sea
diferente.
17
Anlisis: Muestra una baja estabilidad laborar de los empleados de ms de cinco aos y
un incremento en el nmero de nuevos empleados de menos de 2 aos.
18
Pregunta 5. Al momento de contratarlo le dieron por escrito las funciones que debe
realizar?
Objetivo: Identificar si los empleados recibieron algn tipo de induccin cuando
ingresaron a la empresa.
Pregunta 7: Conoce usted los productos disponibles con los que cuenta la empresa
para la venta?
Objetivo: Identificar el nivel de conocimiento de nuestros empleados con respecto a los
artculos disponibles, para que estos estn aptos para identificar oportunidades de
negocio.
Anlisis: El 94% de los encuestados manifest tener conocimiento sobre los artculos
disponibles para la venta, el 6% restante admiti no tener dominio sobre todos los
artculos a la venta.
Pregunta 8: Ha dejado de vender en algn momento productos por falta de existencia?
Objetivo: conocer si existen herramientas de controles de inventario
20
21
Anlisis: EL 100% de los entrevistados manifiesto conocer los pasos para otorgamiento
de crditos a los clientes.
Pregunta 12: Cmo considera el tiempo de respuesta de la empresa, para aprobar o
denegar un crdito?
Objetivo. Conocer la fluidez de respuesta hacia los clientes con respecto a los crditos
22
Pregunta 13: Sabe usted como se maneja la situacin cuando un cliente no paga o cae
en mora?
Objetivo: Identificar si se conocen los pasos ante el hecho de caer en mora
Anlisis: El 81% dice conocer el procedimiento cuando un cliente cae en mora, el 19%
dice que no lo conoce.
23
Anlisis: El resultado de esta pregunta es que la mayor cantidad de clientes son del sexo
masculino con un 51% mientras que el 49% son del sexo femenino.
Pregunta 2. Edad del entrevistado(a)
Objetivo: Identificar la edad promedio de los clientes actuales de JEP, S.A de C.V
Anlisis: Los clientes actuales de JEP, S.A de C.V. son en un 49% personas entre los 28
a 37 aos, mientras que el 36% son los clientes ms jvenes entre una edad de 18 a 27
aos, restando un 7% para los rangos de 38 a 47 aos y de 47 aos a ms 8%.
24
Anlisis: El 40% de los clientes realizan compras por primera ves dentro de JEP, S.A.
de C.V., mientras que el 60% restante son clientes que realizan compras de manera
frecuente.
Pregunta 4: Qu producto adquiri?
Objetivo: Conocer la preferencia de los clientes con los diferentes productos que
ofrece JEP, S.A. de C.V entre Muebles y Electrodomsticos.
25
Anlisis: Del 100% de las personas encuestadas, el 67 % nos manifest que si han
encontrado el producto que siempre han buscado, mientras que el 33% restante
opinaron lo contrario.
Pregunta 6: Cundo usted compro su producto, ste fue entregado a tiempo?
Objetivos: Determinar el nivel logstico que cuenta JEP en la entrega de sus
productos.
Anlisis: Del 100% de las personas encuestadas, el 81% nos manifiesta que conoce
la fecha de pago de su crdito, pero el 19% restante dicen desconocer dicha fecha.
Pregunta 8: Conoce la fecha del vencimiento de su crdito?
Objetivo: Identificar si los clientes conocen su vencimiento, en el compromiso de su
crdito.
27
3.11 Conclusiones
Aunque no existe una alta rotacin de los empleados el plan de capacitaciones para
ellos no se imparte todos los aos y cuando se hace a lo mucho es uno el que se
realiza. El Personal no retroalimenta sus conocimientos en reas como, por ejemplo
atencin al cliente lo que afecta la entrega eficiente del producto vendido.
Si se contrata a empleados nuevos a la empresa no siempre reciben la adecuada
induccin, ni tienen establecido bien su rol dentro de esta; se les dan instrucciones a
groso modo lo cual repercute en la eficiencia del desempeo de las diferentes
actividades en la empresa.
La supervisin de los empleados se hace a travs de hojas de control de asignacin,
por ejemplo: la limpieza dentro del almacn, el registro de datos, las actividades
administrativas, sin embargo a nadie se le ha asignado elaborar el reporte de
garantas de los productos defectuosos, lo que repercute en la atencin al cliente.
Las reas que se ven ms afectadas dentro de la empresa son las de Crditos y
Cuentas por Cobrar ya que no existe un manual de procedimientos por escrito de
ninguna de las dos reas que explique claramente lo que se tiene que hacer para
proceder de una manera eficiente, slo se conocen polticas verbales que en
ocasiones dan lugar a confusin y ello conlleva a crditos mal dados, y a un alto
ndice de cuentas en mora.
Una buena cantidad de clientes desconoce la fecha de vencimiento de su crdito, por
lo que se dan atrasos en los pagos porque no existe una comunicacin eficiente que
haga que el cliente sepa su obligacin.
Los requisitos para otorgar un crdito son muy pocos, por lo que se otorgan crditos
con un gran riesgo de perder la inversin.
Las cuentas por cobrar son registradas en computadora en Excel, y de forma manual
a travs de hojas de control de pago, por lo existe riesgo de confundir la informacin
de los saldos pendientes por cobrar.
El inventario de mercadera se hace una vez al ao lo cual es mucho tiempo para
detectar anomalas, adems el registro de inventario que se realiza a travs de una
computadora en hojas de Excel, da como resultado errores de dedo, y esto dificulta
saber si la mercadera se tiene disponible y a veces se deja de vender, por falta de
informacin que se requiere de inmediato.
28
3.13 Recomendaciones
Capacitar al personal en su rea de especializacin por lo menos dos veces al ao
para que las tareas que desempeen las realicen de forma eficiente.
Los clientes de la empresa que vuelven a adquirir otro artculo son muchos por lo que
se debera tomar opinin de que otros productos le gustara que la tienda tenga
disponibles para satisfacer sus necesidades.
Crear un manual de induccin para nuevos empleados para que conozcan la
empresa que conozcan sus bases para que puedan adaptarse a esta.
Revisar el plan de asignaciones de los empleados, para luego crear un manual de
puestos de trabajo adonde se explique detalladamente su rol a desempear,
tomando en cuenta las diferentes actividades que se llevan a cabo.
Elaborar un manual de polticas de crdito y de cuentas de cobrar, para que se tenga
claro y por escrito cuales son las formas de proceder en ambos rubros.
Disear una tarjeta de identificacin de crdito para los clientes, para que tengan en
claro cul es la fecha de pago mensual, cuando termina su contrato, y cul es el
monto a de la cuota mensual.
Para apoyar la decisin de otorgar un crdito se puede adquirir el sistema de bur de
crdito que existe en pas llamado Dicom ya que en este programa se puede verificar
la situacin crediticia del solicitante, adems solicitar un recibo de agua ,luz o
telfono, y elaborar un croquis con la direccin adonde se llevar la mercadera.
Elaborar el inventario fsico de mercadera al menos dos veces al ao para detectar
anomalas.
Adquirir un Software empresarial de computadora, adnde se conecten el inventario,
para que a travs de la compra de mercadera se carguen los diferentes productos y
con la facturacin se descarguen para tener informacin inmediata de la mercadera
con la que se cuenta para la venta, adems que se lleve el registro de las cuentas
por cobrar para que los saldos puedan ser supervisados de forma efectiva.
29
OPORTUNIDADES
30
5.
Amplio
Caractersticas
venta.
conocimiento
de
las 5. Productos de marcas recocidas a nivel
de la mercadera para la mundial.
AMENAZAS
nacional
internacional
31
FORTALEZAS-F
DEBILIDADES-D
1. No se tiene una Manual
Escrito de Polticas de
Crditos y Cobros
.
2. No se le da mucha
importancia
a la capacitacin del
personal.
para
sin
diferentes
ESTRATEGIAS- FO
ESTRATEGIAS- D0
1. Capacitar al personal en
temas como atencin al
cliente, buscar un mejor
apoyo con los proveedores
para dar un buen servicio
de
garantas,
de
los
productos.(D4,O2, O5)
3.
Actualizacin
de
conocimientos de nuevas
tecnologa por parte de
proveedores.
4. apoyo de proveedores en
aniversarios y temporadas.
5. apoyo de garanta para
productos defectuosos.
6. Productos de marcas
recocidas
a nivel mundial.
AMENAZAS-A
1.
Ventas
callejeras
informales
afuera
del
negocio.
ESTRATEGIAS- FA
1. Maximizar los conocimientos
de mercado de los gerentes
para hacerle frente a la difcil
situacin econmica actual del
pas.(F2,F3, F6, A4,A5)
ESTRATEGIAS- DA
33
16 HORAS
FEPADE
34
OBJETIVO :
DIRIGIDO A :
DEPTO
DURACION :
32 HORAS
CREDITOS
Y
COBROS
100%
IMPARTIDO POR BAC PROPEMI
PATROCINADO :
1.Breve repaso de conceptos
INVERSION :
4.6 El tiempo
5.Tcnicas de cobros
5.1 Cobranza telefnica
5.2 Notas de Cobro
5.3 Visitas Personalizada.
5.4 Gestin Judicial
5.5 Gestin Extrajudicial
6. Diferentes tipos de clientes
6.1 Cliente tigre
6.2 Cliente cotorra
6.3 Cliente conejo
6.4 Cliente Burro
6.5 Cliente zorro
7.Tcticas de Cobro
7.1 Gestin de cobro directo
7.2 Negociacin de plan de pagos
Beneficios
Tabla 5: Plan de capacitaciones de Crditos y Cobros para empleados de JEP, S.A. DE C.V
36
CLIMA ORGANIZACIONAL
IDENTIFICAR LA IMPORTANCIA Y EL IMPACTO Y QUE
TIENE POSEER UN BUEN CLIMA ORGANIZACIONAL
QUE EL EMPLEADO SE IDENTIFIQUE CON LA
ORGANIZACIN Y UN AMBIENTE DE TRABAJO
AGRADABLE.
JEFE DE TIENDA
DURACION:
16 HORAS
PATROCINADO
IMPARTIDO
FEPADE
100%
POR:
Conceptos Bsicos
1.1enfoque estratgico del Clima organizacional
1.2 Clima y Cultura Organizacional
1.3 Clima Laboral
Mtodos de Diagnostico
El proceso del Diagnostico
Definicin de estrategias
El plan de accin de seguimiento
Beneficios
37
COSTO
DE
COSTO
EMPRESA INSTITUCION PARTICIPACION SUBSIDIO REAL
FEPADE
INSAFORP
$250.00
75.00%
$
62.50
BAC
PROPEMI
$0.00
100.00%
$
-
FEPADE
INSAFORP
$ 0.00
100.00%
$ --
$
62.50
TOTAL
Tabla 6: Presupuesto Anual de capacitaciones para empleados de JEP, S.A. DE C.V.
ago-10
sep-10
oct-10
nov-10
dic-10
DIRECION EFECTIVA DE
LAS VENTAS
RECUPERE
EFECTIVAMENTE
SUS
CUENTAS POR COBRAR.
GESTION
DEL
CLIMA
ORGANIZACIONAL.
Tabla 7: Cronograma anual de capacitaciones para empleados de JEP, S.A. DE C.V
38
Manual de Induccin
PORTADA
INDICE
39
Bienvenida:
Estimado/a, compaero/a de trabajo te damos la bienvenida a
nuestra organizacin JEP, S.A. DE C.V.
Queremos compartir contigo algunos procedimientos de nuestra empresa que
facilitara su integracin a la misma.
Antes de empezar tu labor, es necesario conocer la forma de trabajo, las
obligaciones y responsabilidades y en general todo lo que constituye el fin ltimo
de nuestra organizacin.
Al pertenecer a esta gran familia que conformamos, creemos que trabajaras con
alegra y entusiasmo en las labores que te han encomendado, para que as como
equipo de trabajo hagamos de JEP, S.A. DE C.V. Una empresa cada da mejor.
F.
__________________________________
Gerente General
Quines Somos?
MISIN
Servir y satisfacer las necesidades
de nuestros clientes a travs de
electrodomsticos y muebles con
alta
calidad
y
garanta,
comprometidos siempre a mantener
la variedad de nuestros productos.
VISION
Llegar a ser un referente de calidad
en la venta de electrodomsticos y
servicios al cliente con nuestra
variedad de productos. Crecer de
manera significativa, siempre de la
mano de nuestros empleados,
proveedores y clientes que son la base fundamental de nuestra empresa.
40
Antecedentes de la Empresa
La empresa Distribuidora Payco comenz a operar en el ao 1985 dedicndose
a la compra y venta de Muebles, electrodomsticos y enseres para el hogar, fue
fundada por el Sr. Jos Eduardo Padilla quien inicio operaciones en la ciudad de
Sonsonate ubicndose en el centro de la ciudad sobre la Avenida Morazn. Las
empresas dedicadas a la comercializacin de estos productos eran pocas, las mas
conocida era LA CURACAO, La
empresa comenz a funcionar bajo la
administracin de su propietario y su esposa y dos empleados mas, con el pasar
de los aos la empresa fue creciendo y se abri una sucursal en el Centro
comercial Modelo, ms adelante se apertura otro negocio en una zona de mayor
movimiento comercial en la calle Obispo Marroqun. La administracin de las
sucursales eran supervisadas por el propietario y se designaban encargados de
tienda a una persona de confianza que haba aprendido la forma de operar en la
casa Matriz. En el ao 2005 la empresa de convirti en una sociedad familiar
llamada JEP, S.A. de C.V con el mismo nombre comercial y a la fecha opera con
dos sucursales y veinte empleados.
Prestaciones al Personal
Seguro Social
AFPS
Vacaciones anules
Aguinaldo
Da de descanso
Da de asueto
41
VALORES
Respecto: Tratamos a los dems
como nos gustara que nos trataran
Excelencia:
no
estamos
satisfechos
si no hacemos lo
mejor en cada una de las cosas
que hacemos. Nuestra mayor
alegra ser para todos nosotros
descubrir lo buenos que podemos
llegar a ser.
Lealtad: Estamos comprometidos a
crear un vinculo de lealtad entre
empleados, clientes, proveedores.
Trabajo en Equipo: Generamos la
confianza necesaria para realizar un trabajo eficaz de forma coordinada y
compartida.
Directorio
Direccin Casa Matriz
Barrio el centro, Calle Obispo Marroqun 6-4 Sonsonate.
Telfono :24502814
Direccin Sucursal: Centro Comercial El Modelo locales 9-10-11 Sonsonate
Telfono :24513861
42
INDICE
CONTENIDO
El modelo y diseo de manual de perfiles
de puestos que se detalla a continuacin,
servir como gua para los requisitos,
funciones y responsabilidades que cada
empleado debe de realizar en los negocios
43
}
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
44
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo del
Jefe de Tienda
Puesto
Ubicacin (Direccin,
departamento,
Sala de Ventas
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Encargado de la administracin de la tienda, responsable de supervisar al personal y
de brindar una excelente atencin al cliente.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
46
ACTIVIDADES DIARIAS
Supervisar que las instalaciones estn en buen estado..
Elaborar un reporte al gerente general sobre los ingresos percibidos
Dirigir y coordinar el funcionamiento del negocio.
Supervisar a los empleados y controlar el trabajo que realizan
Dar un seguimiento al otorgamiento de crdito.
Dar seguimiento al manual de cobros.
Manejo de caja fuerte para chequeras en blancos, remesas no efectuadas, ttulos
valores
ACTIVIDADES SEMANALES
Ejecutar el plan de compras de productos para la venta que el gerente genera l
autoriza.
ACTIVIDADES MENSUALES
Ejecucin del proceso de pago a los empleados.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
Realizar en forma peridica la evaluacin del desempeo.
ACTIVIDADES EVENTUALES
Dar seguimiento a los programas administrativos, de operacin, de inversin y
presupuestales.
Proponer incentivos para los empleados que tengan mejor desempeo en su puesto
laboral.
Elaborar manuales de organizacin y contratacin de personal.
Efectuar recuperacin de cuentas incobrables.
Subcontratar a especialistas de promocin, publicidad, publicity y mercadeo para
realizar actividades en los establecimientos cuando sea necesario.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Secretaria
Fuerza de ventas.
Ttulo del puesto:
Encargado de cobros.
Encargado de Bodega
Cajero.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Lic. En Administracin de Empresas o
Formacin bsica:
una carrera afn.
47
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
de
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Secretaria
del Puesto
Puesto superior
Jefe de tienda
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Sala de Ventas
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Apoyar al jefe en las actividades administrativas y en las operaciones diarias de la
empresa.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
ACTIVIDADES DIARIAS
48
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Habilidades especiales:
Confiabilidad.
Discrecin.
Facilidad de palabra.
Honestidad.
Orden.
Orientada a resultados.
Responsabilidad.
Trabajo bajo presin.
Paciencia.
Experiencia previa:
2 aos
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Auditor Externo
del Puesto
Puesto superior
Junta Directiva
inmediato
Ubicacin
Externo
50
(Direccin,
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Brindar a la Junta directiva un informe anual sobre el comportamiento de los Estados
Financieros durante el ejercicio contable en una forma independiente.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
ACTIVIDADES DIARIAS
No se realizan
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Revisar y supervisar las declaraciones de IVA
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
Asistir a las juntas.
ACTIVIDADES ANUALES
Validar los Estados Financieros
Revisar las retenciones de impuesto sobre la renta.
Realizar un plan de auditora anual.
ACTIVIDADES EVENTUALES
Brindar apoyo a los empresarios en la toma de decisiones.
Velar por la sanidad de las finanzas e inversiones.
Asesoramiento a los empresarios en cualquier accin relacionada con el giro de la
empresa.
Revisar los ttulos valores de las empresas y comprobantes.
Realizar cruces de informacin.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Qu otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
Conocimientos de Excel.
Conocimiento de normas de control
interno
Comit
of
sponsoring
organizations (COSO).
Conocimientos de leyes nacionales.
Leyes laborales.
Leyes mercantiles.
Leyes tributarias.
Manejo de sistemas de inventarios.
Buen comunicador.
Capacidad de organizacin.
Dotes de mando.
tico.
Facilidad de anlisis.
Independencia mental.
Negociador.
Orientacin al cliente.
Responsable.
Trabajo en equipo.
Entre 5 y 7 aos
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Contador
del Puesto
Puesto superior
Gerente General
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Externo
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Proporcionar informacin contable y financiera en forma oportuna y confiable, as
como cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
52
ACTIVIDADES DIARIAS
Revisar los registros y corregir la informacin contable.
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Elaborar y revisar las declaraciones fiscales anuales y peridicas.
Elaborar los Estados Financieros
Explicar las notas de los Estados Financieros.
Cumplir con las obligaciones fiscales.
Realizar el cierre mensual de manera oportuna.
Mantener una comunicacin directa y continua con la empresa.
Revisar el movimiento de caja chica.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
Realizar un anlisis de los Estados Financieros.
Presentar Estados Financieros a la Junta Directiva o al Gerente General
ACTIVIDADES EVENUALES
Realizar conciliaciones bancarias
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Encargado de Cobros y Crditos
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Sala de Ventas
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Velar por el adecuado otorgamiento de crditos y gestionar los cobros y
recuperacin de cuentas incobrables.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
ACTIVIDADES DIARIAS
Investigar en instituciones como DICOM, Superintendencia del Sistema Financiero
el historial de endeudamiento y su situacin actual.
Efectuar la gestin de cobros a los clientes en las fechas sealadas.
Dirigir y controlar a los cobradores
Velar por que se cumplan las polticas de crditos y cobros.
ACTIVIDADES SEMANALES
Evaluar las solicitudes de crdito, efectuar estudios sobre condiciones econmicas
de los clientes, monitoreando su capacidad de pago.
Establecer rutas de cobros.
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
54
ACTIVIDADES EVENTUALES
Realizar llamadas de recordatorios a los clientes que se atrasan eventualmente.
Proponer la empresa en outsourcing que realizar la gestin de cobros para
clientes con endeudamiento superior a 60 das.
Controlar la recuperacin de las cuentas incobrables (embargos) con el gestor
ejecutor.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Cobrado
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
Tcnico.
Conocimiento
en
Polticas
Crediticias.
Conocimientos
bsicos
de
computacin.
Conocimientos de negociacin.
Amplios
conocimientos
de
contabilidad (crditos y cobros),
imprescindible.
Conocimiento de planes de pago.
Analtico.
Asertivo.
Confiable.
Discrecin.
Honestidad.
Responsabilidad.
Trabajo bajo presin.
Paciencia.
Capacidad de anlisis.
Trabajo en equipo.
Orientacin a resultados.
Servicio al Cliente.
2 aos
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Cajero
del Puesto
Puesto
superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicacin
Sala de ventas
(Direccin,
55
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Responsable de la caja y de los movimientos, entradas o salidas de dinero del
negocio.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
ACTIVIDADES DIARIAS
Realizar facturas y Crditos Fiscales
Elaborar el reporte diario de caja
Documentar ingresos y egresos de la empresa.
Realizar las remesas al banco
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Preparar las planillas de pago a los empleados
Reportes del ISSS, IVA, INSAFORP, Retenciones de Renta, pago de sueldos,
descuentos, etc.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Entrega de quedan
Pago a proveedores.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Conocimientos especficos indispensables:
Bachillerato Comercial.
Conocimientos
bsicos
contabilidad.
Cierre de caja.
de
56
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Encargado de bodega
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Bodega
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Responsable de existencias, entradas y salidas de productos.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
ACTIVIDADES DIARIAS
Recibir los productos en bodega y evaluar que posean la calidad deseada, de igual
manera velar por el mantenimiento de los mismos.
Velar por el orden y la limpieza del rea de trabajo.
ACTIVIDADES SEMANALES
Controlar las existencias de productos y chequear su disponibilidad.
Formular la requisicin de los productos para las rdenes de compra.
Darle seguimiento a los pedidos efectuados.
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
57
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Organizar los productos de manera que no daen a otros y de forma accesible.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Conocimientos especficos indispensables:
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
Bachillerato.
Realizacin de rdenes de compra.
Conocimiento de los mtodos PEPS,
UEPS.
Compromiso.
Honestidad.
Puntualidad.
Respeto.
Responsabilidad.
Numrica.
Pro actividad.
1 ao
1. IDENTIFICAC IN
Nombre / Ttulo
Vendedor
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Sala de ventas
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Ofrecer un buen servicio al cliente y ejercer la venta de los productos.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
58
ACTIVIDADES DIARIAS
Mostrar y vender los productos por medio de tcnicas de ventas.
Brindar atencin a los clientes.
Atencin de reclamos.
Buena ubicacin de los artculos en la sala de venta.
Cuidar por la limpieza de los productos que venden.
Etiquetar los productos con los precios establecidos.
Revisar que el producto que va a vender est en buenas condiciones.
ACTIVIDADES SEMANALES
Seguimiento y servicio Post-venta
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Realizar cotizaciones.
Velar por las promociones en temporadas.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
9 Grado
Tcnicas de venta.
Servicio al cliente.
Realizacin de contratos de venta.
Conocimientos de precios y tasad de
inters.
Manejo de los diferentes plazos de
pagos de acuerdo a la poltica de
crdito.
Prospeccin de clientes.
Estrategias de acuerdo a la clase de
clientes.
59
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
Pro actividad.
Amabilidad.
Respeto.
Responsabilidad.
Manejo de conflictos.
Facilidad de palabra.
Capacidad de persuasin.
1 ao y medio.
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Motorista
del Puesto
Puesto superior
Fuerza de ventas
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Externo.
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Trasladar los productos de la sala de ventas a la ubicacin que el cliente desee.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
ACTIVIDADES DIARIAS
Trasladar los productos al lugar que desean los clientes.
Revisar las condiciones de los productos en el punto de entrega.
Mantener las condiciones originales de los productos durante el viaje y entrega.
Establecer la mejor ruta, para agilizar tiempos de entrega.
Realizar limpieza en las instalaciones del negocio.
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Mantener al vehculo en condiciones adecuadas.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
60
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Ayudar a descargar la mercadera para ubicarlas en el lugar adecuado.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Habilidades especiales:
Experiencia previa:
9 Grado
Manejo de vehculo.
Conocimiento de nomenclatura de
calles en El Salvador.
Conocimiento
acerca
del
mantenimiento de carros.
Trabajo en equipo.
Amabilidad.
Honestidad,
Habilidad de buena comunicacin.
Orientacin.
Paciencia.
Discrecin.
3 aos.
1. IDENTIFICACIN
Nombre / Ttulo
Cobrador
del Puesto
Puesto superior
Encargado de Cobros y Crditos.
inmediato
Ubicacin
(Direccin,
Externo.
departamento,
seccin, etc.)
2. MISIN DEL PUESTO (Objetivo)
Recopilar y recaudar el dinero que los clientes le deben a la empresa.
3. FUNCIONES / ACTIVIDADES BSICAS DE ACUERDO AL TIEMPO DE
EJECUCIN DIARIA, SEMANAL, MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL
61
ACTIVIDADES DIARIAS
Realizar y programar la ruta de cobranza.
Entregar la cobranza recolectada y contra recibos a la cajera.
Informar a la empresa sobre el total de cobranza realizada as como de facturas
que no pudieron ser cobradas y la cauda del no pago.
Verificar que el producto se encuentre en condiciones adecuadas de uso.
ACTIVIDADES SEMANALES
Solicitar el mantenimiento preventivo y correctivo de los productos.
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
Asistir a los cursos de capacitacin que la empresa le indique.
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Realizar depsitos en los bancos.
Reportar los cambios detectados en los clientes tales como: domicilio, telfo no, etc.
para su actualizacin inmediata.
Reportar en forma inmediata cualquier desperfecto o falla detectada en el producto
vencido.
Acompaar al gestor de recuperacin de cuentas incobrables para mostrarle la
direccin de los clientes.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organizacin dependen del cargo)
Ttulo del puesto:
Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIN
Formacin bsica:
Conocimientos especficos indispensables:
Habilidades especiales:
Bachillerato.
Conocimiento de nomenclatura de
calles.
Atencin al cliente.
Conocimiento de planes de pago.
Analtico.
Asertivo.
Negociador.
Orientacin.
Confiable.
Discrecin.
Facilidad de palabra.
62
Honestidad.
Orden.
Orientado a resultados.
Responsabilidad.
Trabajo bajo presin.
Paciencia.
2 aos.
Experiencia previa:
CUALIDAD
SIGNIFICADO
Honestidad
verdad:
Respeto
persona:
Humildad:
Prudencia:
Pertenencia:
63
INDICE
OBJETIVO:
Establecer lineamientos de accin,
controles, cumplimiento de polticas,
otorgacin de crditos que servirn
como insumo para anlisis y toma de
decisiones.
64
65
Plazo:
La empresa otorga crditos para un tiempo
establecidos de 3 meses, 6 meses, 12 meses,
18 meses, 24 meses, 36 mes es dependiendo
del tipo de producto y la capacidad de pago del
cliente.
Formas de pago:
La forma de pago que puede realizar dentro de
la empresa es quincenal, mensual o cualquier
otra forma de pago que se pacte en el contrato
de acuerdo al otorgamiento de crdito.
Tasa de inters:
Se estipular de acuerdo al precio del producto
que puede oscilar entre 1.5% y 3% y el plazo
de pagos.
Garantas:
Se brinda de acuerdo al productos adquirido por el cliente y se escribir el tiempo de garant a en la
factura que se le emita al cliente, dicha garant a oscila entre 3 meses a 1 ao.
POLTICAS DE CRDITOS
Cuando se brinda un crdito no se podrn
realiza descuent os al o los precios de los
productos ya que tienen definidas las tasa de
inters.
Se pueden realizar descuentos de un 5% y
10% siempre y cuando el cliente haya
cancelado su crdito antes del tiempo o
fecha estipulada de vencimient o.
Dependiendo del tipo de cliente, se puede
brindar el mismo precio de cont ado para 3
meses, es decir, que no tendr recargo de
inters.
..
66
OBJETIVO:
Establecer lineamientos de accin,
controles, cumplimiento de polticas,
para el rea de cobros que servirn
para obtener una posicin financiera
satisfactoria.
POLTICAS DE COBROS
Efectuar una revisin semanal del
listado de clientes para detectar
nuevos crditos vencidos o que
poseen una cuota vencida o
ms.
Hacer una llamada o enviar una
carta de recordatorio cuando se
identifica que el cliente no pago
en la fecha o manifiesta que se
le olvida la fecha de pago.
Cuando la cuota de un crdito se
ha vencido se puede dar dos
das de gracia sin cobrar
intereses, tomando en cuenta los pequeos atrasos que han tenido los
clientes pero que tienen la voluntad de efectuar el pago correspondiente a
ese perodo.
67
POLTICAS DE CRDITOS
Cuando se brinda un crdito no se podrn realiza descuentos al o los precios de los
productos ya que tienen definidas las tasa de inters.
Se pueden realizar descuentos de un 5% y 10% siempre y cuando el cliente haya
cancelado su crdito antes del tiempo o fecha estipulada de vencimiento .
Dependiendo del tipo de cliente, se puede brindar el mismo precio de contado para 3
meses, es decir, que no tendr recargo de inters.
Para gestionar un crdito es necesario que el vendedor que es responsable de la
vente llene el Contrato de Crdito, la tarjeta de estado de cuenta, donde se
estipular: la fecha de compra. Caractersticas de producto comprado, precio del
producto, prima cancelada, saldo y datos generales y firma del cliente, as tambin el
deber firmar los pagares o letras de acuerdo al p lazo de crdito adquirido.
Se podr dar un descuento de los productos a empleados del negocio que oscila
entre 5% y 20% de acuerdo al tipo de producto y el monto que quiere solicitar, los
cuales se pueden descontar en la planilla de pagos.
Brindar formas de pagos especiales a los clientes que lo soliciten al momento de
firmar el mutuo documento proveniente de otros ingresos provenientes de su salario.
No se otorgarn crditos a clientes que no pueden comprobar la fuente de sus
ingresos.
Se solicitar un codeudor cuando el cliente tenga menos de un ao laboral en la
empresa actual.
Verificar los datos y documentos que presente el cliente antes de concederle el
crdito.
NOMBRE DE LA EMPRESA:
NDICE:
OBJETIVO: Establecer lineamientos de accin, controles, cumplimiento de polticas,
para el rea de cobros que servirn para obtener una posicin financiera
satisfactoria.
POLTICAS DE COBROS
Efectuar una revisin semanal del listado de clientes para detectar nuevos crditos
vencidos o que poseen una cuota vencida o ms.
Hacer una llamada o enviar una carta de recordatorio cuando se identifica que el
cliente no pago en la fecha o manifiesta que se le olvida la fecha de pago.
Cuando la cuota de un crdito se ha vencido se puede dar dos das de gracia sin
cobrar intereses, tomando en cuenta los pequeos atrasos que han tenido los
clientes pero que tienen la voluntad de efectuar el pago correspondiente a ese
perodo.
Se considerar un crdito en mora despus de haber transcurrido un mes de
vencimiento de su fecha de pago.
Realizar llamadas telefnicas de recordatorio de pago a su cliente, cuando menciona
que no le ha llegado el estado de cuenta o argumenta que s ele ha olvidado hacer el
pago respectivo.
Si se observa que el cliente que cancela sus cuotas en el almacn pasa dos
perodos consecutivos con retardos en su fecha de pago la empresa optar por
69
TEL. 24502814
70
$250 + IVA
$175 + IVA CADA UNA
$125 + IVA CADA UNA
Se sugiere implementar la segunda opcin el cual costa de dos licencias una para
cada sucursal las tendran un costo de $395.50
4.13 Cronograma de actividades
ACTIVIDADES
jul.- ago sep oct. nov. dic. ene- feb. mar abr. may jun- jul10 -10 -10 -10 -10 -10 11
-11 -11 -11 -11 11 11
Plan operativo
Implementacin
manual
de
induccin
Implementacin
de manual de
puestos
Implementacin
de manual de
polticas
de
crditos
y
cobros
Capacitaciones
sistema Dicom
software
empresarial
Evaluacin del
desempeo
Correccin de
desviaciones
Tabla 26: Cronograma de actividades anuales de JEP, S.A. DE C.V.
72
Propuesta
Cantidad
Costo
20
$ 70
$ 22
20
120
Capacitaciones
10
625
Manual de Induccin
$ 62.5
Software empresarial
Implementacin
Dicom
Total
Costo
Unitario
$ 3.5
del
$ 175 ms 2
IVA
sistema $ 120 al 12
mes
$ 395.50
$ 1440
$ 2672
73
BIBLIOGRAFA
Harold Koontz, Heinz Weihrich (2004) "Administracin una perspectiva global,
MacGraw Hill.
Thomas S.Batema n , Scott A. Snell(2004) "Administracin una ventaja
competitiva",MacGraw Hill.
Tesis de graduacin para optar la grado de licenciatura en Administracin de
Empresa de la Universidad Dr. Jos Matas Delgado Facultad de Economa
Empresa y Negocios febrero 2009 Titulada :Propuesta de solucin para
mejorar la gestin administrativa de las pequeas empresas del sector
comercio Venta de Electrodomsticos y Muebles
http://html.rincondelvago.com/control-administrativo_1.html
http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_ANECA/p
lan_mejoras_pei.pdf
74
GLOSARIO
A
75
Diagnstico: Son los medios que sirven para analizar, evaluar y planear la
accin que se requiere para mejorar los procesos y resultados de la
organizacin.
76
F
FODA: Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; representa un
esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de la
empresa y el entorno en el cual se desarrolla.
G
Gestin Administrativa: Conjunto de actividades de direccin y administracin de
una empresa; capacidad de la institucin para definir, alcanzar y evaluar sus
propsitos con el adecuado uso de los recursos disponibles
I
L
Lnea Blanca: Se refiere a los principales electrodomsticos vinculados a la
cocina y limpieza del hogar.
77
Muebles: Son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades
habituales en casas, oficinas y otros tipos de locales. Normalmente el
termino alude a los objetos que facilitan las actividades humanas comunes,
tales como dormir, comer, cocinar, descansar, tales como mesas sillas,
camas, estanteras, muebles de cocina entre otros.
O
Organigrama: Grafico de la estructura formal de una organizacin, seala los
diferentes cargos, departamentos, jerarqua
y relaciones de apoyo y
78
P
Plan de trabajo: es un instrumento de planificacin. en la descripcin de las
actividades que se implementarn para la realizacin de sus funciones.
R
Retroalimentacin: Comunicacin entre el instructor o el sistema y el aprendiz,
como resultado de una accin o proceso.
S
Sector comercio: Es el sector de la economa que desarrolla un intercambio de
bienes de calidad con el propsito de satisfacer necesidades del consumidor y
beneficiar la situacin socio-econmica del pas por medio de la creacin de
empleo para el sostenimiento del servicio pblico.
V
79
ANEXOS
80
ANEXO 1
Introduccin
Mdulos
Requerimientos
Nuevas
que
comprende
para
su
MONI CA
computador
de
MONI CA
Introduccin
MONICA Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios,
tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas
corrientes, y la contabilidad bsica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier pas del
habla castellana.
MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercializacin de productos de
cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretera, una farmacia, venta de ropa, etc.
entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas, todo lo que necesita es un
computador personal ( una red de computadores) y listo!.
MONICA es fcil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un
manual completamente en castellano, no es una traduccin de algn programa en ingls. Ha
sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en m ente al
empresario latino que desea resultados rpidos e instrucciones sencillas.
Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy
fcil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo hara
con papel y lpiz, on una mquina de escribir. Los mdulos que componen MONICA son
independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejemplo Ud. no
necesita manejar los otros mdulos o tener que "predefinir" parmetros adicionales (y
muchas veces trminos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer
una factura.
Mdulos que comprende MONICA
FACTURAS
Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios
nros. de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor,
etc.). As mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el
inventario apenas son creadas.
Tambin puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar
al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto).
Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.
81
INVENTARIOS
Controla los productos en el almacn: crea, modifica elimina productos (el cdigo del
producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios -costo,
para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede
almacenar ms de 10 millones de items en sus archivos. Asi mismo puede enviar
cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en ingls) y luego convertirlos
en ordenes de compra (est enlazado con el mdulos de cuentas por pagar). Otro aspecto
importante es el krdex que puede llevar de su inventario, es fcil de actualizar y manejar.
Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imgenes (fotos o diagramas)
de sus productos.
Por ejemplo Ud. puede tener un catlogo de todos sus productos en su computador.
CUENTAS POR COBRAR
Cuando Ud. vende al crdito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas,
abiertas, pagos parciales, etc.
Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las
prximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier
momento.
CUENTAS POR PAGAR
Si su empresa quiere llevar un registo de compras de sus proveedores, entonces este
mdulo es para Ud. ya que le permite saber a qu proveedores le debe, cundo se vencen
las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada
proveedor.
CUENTAS CORRIENTES
Su empresa ahora puede llevar una 1,000 cuentas corrientes. Es muy fcil crear un
nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depsitos, consultar los
saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera,
solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliacin con el estado
detecta. de su banco.
Requerimientos para su computador
Para usar MONICA en la versin de Windows:
o
o
o
o
ANEXO 2
Se solicito una cotizacin para indagar el costo real de este:
San salvador, 15 DE MAYO de 2010
A QUIEN INTERESE
COTIZACIN PROGRAMA MONICA 8.5
INFORSYS S.A. DE C.V. le saluda desendole que pase un excelente da en sus
labores.
A continuacin se le presenta la siguiente cotizacin del programa integral
MONICA8.5, el cual comprende los siguientes mdulos:
FACTURACION
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS POR PAGAR
BANCOS
Cada uno de los mdulos anteriores emite una serie de reportes que son de utilidad
para la administracin y control de las operaciones de su empresa.
El precio de las licencias se desglosa de la siguiente manera:
1 Licencia
$250 + IVA
2-3 Licencias
$175 + IVA CADA UNA
4 o mas Licencias
$125 + IVA CADA UNA
El programa le incluye:
REGISTRO DE LICENCIA
CD DE INSTALACIN
INSTALACIN DEL PROGRAMA
2 HORAS DE CAPACITACION
CONFIGURACION FORMATO FACTURA Y CREDITO FISCAL
CONFIGURACION EN SISTEMA DE RED
El programa MONICA8.5, le permite confiabilidad, seguridad y fcil manejo en la
informacin y documentacin que maneja la empresa. Adems usted cuenta con el
respaldo y garanta que le ofrece INFORSYS S.A. DE C.V.
Esperamos poder demostrarle las ventajas de nuestro programa y constituirnos en
un apoyo al crecimiento y xito en su empresa, para lo cual con gusto y sin
compromiso atenderemos cualquier consulta sobre la presente.
Expresndole un atento saludo, aprovecho la oportunidad para desearle mucho xito
en sus actividades empresariales.
Atentamente:
Lic. Jos Salvador Salazar
e-mail: gerencia.inforsys@gmail.com
83
ANEXO 3
GUIA DE ENTREVISTA PARA GERENTE
Somos egresados de la universidad Dr., Jos Matas Delgado y estamos realizando
una tesina de graduacin sobre el tema Diagnostico y plan de mejora de controles
administrativos para una empresa comercializadora de electrodomsticos y muebles
Caso prctico JEP, S.A DE C.V para ellos necesitamos unos minutos de su tiempo e
informacin
1234567-
84
ANEXO 4
1.- Gnero?
Objetivo: Conocer el nmero de hombres y mujeres que trabajan en la empresa
RESPUESTA
FEMENINO
MASCULINO
TOTAL
RESULTADO
PORCENTAJE
RESPUESTAS
MENOS DE UN AO
DE UNO A DOS AOS
DE DOS A CINCO AOS
DE CINCO A DIEZ AOS
MAS DE DIEZ AOS
TOTAL
RESULTADO
PORCENTAJE
3.- Sabe usted si la empresa tiene establecido los puestos de trabajo y las
persona adecuadas en dicho puesto?
Objetivo: Saber si las personas son las idneas en el puesto que se encuentran
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
RESULTADO
PORCENTAJE
85
RESULTADO
PORCENTAJE
5.- Conoce usted los productos disponibles con los que cuenta la empresa para la
venta?
Objetivo: saber si los empleados tienen el conocimiento sobre la mercadera que se
vende.
RESPUESTA
SI
NO
TOTAL
RESULTADO
PORCENTAJE
RESULTADO
PORCENTAJE
86