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Protocolo de procedimiento en la gestin documental del Archivo de Casa de Graduados

Universidad Tcnica Federico Santa Mara, sede Avenida Espaa.

El siguiente protocolo tiene por finalidad desplegar todo el procedimiento de gestin de los
expedientes de alumnado de postgrado de esta casa de estudio. Que va desde la seleccin de
material a procesar -este caso fichas de alumnos-, gastos de inversin y operacionales,
tratamiento de las fichas, procedimiento y repositorio para ser subido en lnea, entro otros.

I)

Lugar fsico y digital del Archivo

El lugar fsico para desplegar la documentacin es en el zcalo de la casa de graduados, el


cual cuenta con estanteras full space. En cuanto a su almacenamiento digital, este ser en el
repositorio DSpace, especficamente en su seccin de Repositorio institucional.

II)

Seleccin de material a procesar

La nica documentacin con la que se trabajar sern las fichas de los alumnos de
postgrado de la casa de estudio.

III)

Digitalizacin del material

Se proceder a digitalizar solo las fichas de los alumnos egresados de los programas de
magister y doctorado. Para esta tarea se necesitar un scanner, el cual es facilitado por la misma
casa de egresados. En cuanto al software para este procedimiento se necesitar el editor de pdf
Foxit PhantomPDF. En el caso que sea necesario reparar una ficha en muy mal estado, se puede
ocupar Photoshop.

IV)

Inventario

Se crear un inventario con el registro de los programas existentes, su ao y su estado de


procesamiento. Tambin existir un inventario con los estudiantes que no cuenten con su ficha de
antecedentes fsica.

V)

Despliegue de las fichas en el espacio fsico

Estas sern ordenadas jerrquicamente por Magister o Doctorado, programa, ao y orden


alfabtico del nombre. Cada ficha ir en una carpeta flotante, las cuales sern juntadas y puestas
en cajas Euro Box System N 22.

VI)

Clasificacin

En las fichas ir un visor con el nombre del estudiante, programa y ao de ingreso.


ej: Prez O., Juan
MBA 2011.
En las cajas Euro Box ir la clasificacin local. El cual contendr el programa, el ao y orden
alfabtico correlativo en relacin a cuantas Euro Box hay de ese programa.
ej: MEE 2010
A-C

VII)

Repositorio

Dentro del Repositorio institucional de la USM se dispondr de una seccin para los
antecedentes de los alumnos egresados de postgrado. El acceso al documento ser restringido y
deber ser autorizado por Direccin de Postgrado mediante procedimiento previamente
establecido.

VIII)

Bsqueda y acceso del material presencial

Para acceder a un documento solicitado se podr hacer directamente en el Archivo


buscando entre las estanteras y usando como gua las indicaciones dispuestas en ellas. Existir
sealtica colocada estratgicamente en las estanteras indicando los programas y sus aos.

IX)

Bsqueda y acceso del material en lnea

Para bsqueda de alguna documentacin, tanto el usuario como el facilitador del material
podrn hacerlo mediante el portal dispuesto por el repositorio. El documento podr ser buscado
tanto por su nombre, programa, ao o RUT.