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O Processo Administrativo
Se prestamos ateno a como se desenvolve a vida social de
cada organismo, e especialmente daqueles que, como a
empresa, forma o homem livremente, podemos distinguir
duas fases ou estgios principais. A comparao com o que
acontece na vida de organismos fsicos pode esclarecer estas
duas fases.
A primeira fase . Refere-se estrutura ou construo do
organismo. Aqui, a partir de uma clula, vo se diferenciando
e definindo os tecidos e rgos, at chegar a formar o ser em
toda sua plenitude funcional e apto para o desenvolvimento
normal das atividades ou funes prprias ou especficas.
A segunda etapa . Uma vez que o corpo est totalmente
estruturado, desenvolve as funes em toda a plenitude, as
operaes ou atividades inerentes em toda sua variada mas
coordenada complexidade, que tende a realizar a vida desse
organismo.
O mesmo se aplica em um organismo social: na sua primeira
fase, com base na iniciativa de uma ou poucas pessoas, tudo
visa estruturao do organismo social; quando est
devidamente estruturado, existe uma segunda fase, que
consiste na sua operao ou seu funcionamento normal para
alcanar os seus objetivos.
Para ter uma melhor compreenso deste tema so definidos a
seguir alguns critrios de diversos autores sobre as etapas do
processo administrativo:
Henry Fayol. Etapas : Antecipao, organizao, comando,
coordenao e controle.
Koontz & O'Donnell . Etapas : planejamento, organizao,
integrao, direo e controle.
G. R. Terry. Etapas : planejamento, organizao, execuo e
controle.
Agustin Reyes Ponce. Etapas: antecipao, planejamento,
organizao, integrao, direo e controle.
Planejamento
O que entendemos por planejamento?
O Planejamento o processo pelo qual obtida uma viso do
futuro, onde possvel determinar e alcanar os objetivos,
escolhendo um curso de ao.
Qual a importncia do planejamento?
Promove o desenvolvimento da empresa.
Minimiza os riscos ao mnimo.
Maximiza a utilizao dos recursos e do tempo.
O autor Jos Antonio Fernandez Arena afirmava que " O
planejamento uma funo do administrador, embora a
natureza e extenso do planejamento variam de acordo com a
sua autoridade e natureza das polticas e planos delineados
pelo seu superior hierrquico ".
O reconhecimento da influncia do planejamento contribui
muito para esclarecer as tentativas de alguns pesquisadores
da administrao de distinguir entre a formulao de polticas
(definir orientaes para pensar na tomada de decises) e a
administrao, ou entre o diretor e o administrador ou o
supervisor.
Os Organogramas
Uma das ferramentas mais importantes para definir a
estrutura orgnica da empresa o organograma, mas,
infelizmente, uma preocupao pela tcnica de sua confeco
pode fazer com que se percam de vista os objetivos bsicos
da sua concepo.
Os organogramas:
1) Estabelecem a compreenso dos problemas de
comunicao;
2) Orientam aos novos trabalhadores para os relacionamentos
e complexidades estruturais;
3) Fornecem uma imagem grfica da empresa a outros.
Os organogramas, na sua forma mais simples, apenas
mostram as unidades e relaes funcionais. Em um estado
mais complexo, podem se adicionar o titular do posto de
trabalho ou do escritrio, as responsabilidades principais,
comisses e at mesmo relaes de comunicao. No entanto,
so to grandes e complexos que nestes organogramas
apenas podem ser vistas as posies-chave ou segmentos da
organizao.
O que um organograma?
Um organograma uma representao grfica da estrutura
orgnica de uma empresa ou de suas reas ou unidades
administrativas, nas quais se que mostra as relaes que
mantm entre si os rgos constituintes.
Qual o objetivo dos organogramas?
So o melhor instrumento para mostrar e transmitir grfica e
objetivamente a composio de uma organizao.
Qual a utilidade do organograma?
- Fornecem uma imagem formal da organizao.
Os Manuais Administrativos
Cultura Organizacional
A Cultura pode ser definida como o padro de comportamento
geral, crenas e valores compartilhados por membros de uma
comunidade.
Se prestarmos ateno, porm, a cultura evidencia-se em
todas as reas do desenvolvimento humano. A cultura
organizacional pode ser definida como os padres de
comportamento e crenas que encontramos dentro de uma
empresa.
A cultura organizacional, em primeiro lugar, dada pelos
dirigentes de nvel superior da empresa. So as suas crenas
e maneiras de perceber as situaes que se tornam normas.
Um elemento muito importante imerso na cultura
organizacional o termo valor, o qual se torna uma crena
A Motivao.
O que a motivao?
A motivao vem da palavra latina "motus", que significa
movido, e motio que significa movimento.
Segundo Harold Koontz, a motivao um termo genrico
aplicado a uma srie de impulsos, desejos, necessidades, e
foras similares. Ento, dizemos que os administradores
motivam a seus subordinados; ou seja, fazem coisas com as
quais eles esperam poder satisfazer esses anseios e desejos e
induzir os subordinados a agir de determinada maneira.
Como seres humanos, nossas motivaes podem ser
extremamente complexas e at contraditrias. Algumas
pessoas podem estar motivadas pelo desejo de adquirir bens
e/ou servios tais como veculos, casas, roupas, viagens, etc.
Liderana
O que liderana?
A palavra liderana vem do Ingls "to lead", que significa
guiar.
Para Harold Koontz a arte ou processo de influenciar as
pessoas a esforar-se de forma voluntria e
entusiasticamente para atingir as metas do grupo.
Para Agustn Reyes Ponce, lder a pessoa que, possuindo
certas qualidades pessoais, as utiliza para exercer no grupo
de seus seguidores uma influncia excepcional que os inspira
a segui-lo de forma constante.
Qual a importncia da liderana?
O lder ajuda a dirigir e projetar a viso de uma empresa.
Alm disso, promove os valores e as atitudes necessrias da
cultura organizacional.
Funes ou papis do lder.
Dentro de uma empresa, os papis de lderes diferem
acentuadamente do papel tradicional de tomador de decises.
Os lderes so:
A Comunicao
Pode se tratar de um distrito escolar, de um banco, de um
sistema de transporte ou de uma fbrica. Em todos os casos,
uma comunicao eficaz essencial.
O que comunicao?
A comunicao pode ser definida como a transferncia de
informao e compreenso entre as pessoas atravs de
smbolos com significados.
A comunicao, em todas as circunstncias de nossas vidas,
fundamental para poder expressar os nossos objetivos,
necessidades, emoes, etc. Da mesma forma, torna-se
imperativa dentro das empresas, de modo que podemos citar
alguns dos seus benefcios:
Estabelecer e divulgar os propsitos e metas da empresa.
Desenvolver planos para atingir esses propsitos.
Organizar os recursos humanos de forma eficaz.
Selecionar, desenvolver e avaliar os membros desta
empresa.
Originar um ambiente de ampla participao.
Controlar o desempenho dos seus membros.
Influenciar na motivao dos nossos trabalhadores.
O processo de comunicao.
Para realizar uma comunicao eficaz, necessrio que no
fluxo de transmisso de idias, participem vrios elementos,
que so descritos abaixo:
1. Emissor (codificador) : fonte de informao e iniciador do
processo de comunicao. Sua responsabilidade escolher o
tipo de mensagem e o canal mais eficiente, e depois codifica a
mensagem. Em uma empresa, a pessoa que tem uma
informao, necessidades ou desejos e a inteno de
comunic-la a uma ou mais pessoas.
A Codificao a traduo de informao em uma srie de
smbolos para a comunicao. Isso necessrio porque a
Barreiras na comunicao.
So as condies ou fatores que interferem na transmisso
eficaz de uma mensagem, por exemplo:
Barreiras Interpessoais.
A interpretao feita pelo receptor da mensagem.
Defeitos fisiolgicos do emissor ou receptor.
Sentimentos e emoes do emissor ou receptor.
As condies meio ambientais em que se d a mensagem.
O uso da semntica, tais como as diferenas de lngua, as
palavras no adequadas, informao insuficiente, etc.
Barreiras Organizacionais.
Quando uma empresa cresce, a sua estrutura orgnica se
torna mais ampla, causando problemas de comunicao, pelo
qual so geradas situaes em que adicionada, modificada,
suprimida, ou alterada completamente uma mensagem,
especialmente se a mensagem foi transmitida na forma oral.
Outra barreira encontra-se refletida na autoridade
administrativa, onde devemos lembrar que a autoridade
uma caracterstica de cada empresa, de modo que essa
superviso cria uma barreira. Finalmente, a especializao
outra barreira que afeta a eficincia da comunicao.
O Processo de Controle
As tcnicas e sistemas de controle so essencialmente as
mesmas, seja dinheiro, procedimentos de rotina de escritrio,
qualidade do produto ou qualquer outra ao dentro da
empresa. Portanto, temos que esclarecer que, para garantir o
processo de controle em uma organizao e
independentemente do que vai ser controlado, existem trs
aspetos fundamentais:
1) estabelecimento de normas, parmetros e mtodos;
2) avaliao do desempenho ou resultado alcanado, e
3) implementao de aes corretivas.
1) Estabelecer normas , parmetros e mtodos: Aqui esto
includas todas as normas ou unidades de medio
estabelecidas no Planejamento e, portanto, tambm o nmero
de unidades a serem produzidas, o nmero de unidades a
serem vendidas, os requisitos de qualidade etc. No entanto,
como os planos variam em termos de grau de detalhamento e
complexidade, e porque os administradores geralmente no
podem acompanhar tudo, so necessrias regras especiais.
Por definio, as normas so simplesmente critrios de
Tcnicas de Controle
Os administradores dispem de um grupo de recursos para
controlar as operaes de uma empresa; dentro deles
podemos mencionar:
As tcnicas oramentais
Os planos, programas e objetivos esto estabelecidos em
termos quantitativos, mesurveis, o qual facilita em grande
medida poder comparar o realizado com o planejado.
Exemplos de este tipo de oramento so: os oramentos de
rendas, oramentos de sadas, oramentos de insumos e
materiais, oramento de mo-de-obra, etc.
As tcnicas no oramentais
So recursos adicionais de controle que so utilizados
freqentemente em qualquer empresa. Algumas destas
tcnicas so os dados estatsticos, as analises especiais,
observao direta, programas de auditorias, o ponto de
equilbrio, etc.
Tcnicas modernas de controle
Aqui podemos encontrar a Tcnica de Reviso e Avaliao de
Programas (PERT pelas siglas em ingls), o Grfico de Gantt
ou Cronograma de Atividades, Custe Direto e Investigao de
Operaes, entre outras.
O Ponto de Equilbrio
chamada assim situao na qual, as vendas totais de uma
empresa igualam os custos totais da mesma. Ou seja, a
situao na qual a empresa nem ganha nem perde. Esta
anlise permite que os administradores tenham dados
precisos relacionado ao total de custos fixos e variveis mais
convenientes para a organizao, para maximizar as
utilidades atravs das vendas planejadas.
O ponto de equilbrio se estabelece atravs de um grfico que
mostra a relao dos benefcios com os diferentes volumes de
vendas, onde as rendas cobrem exatamente os custos e, por
tanto, no h nem benefcios nem perdas.
Bibliografia
Bibliografia de Referncia
A seguir esto alguns livros considerados fonte de obrigada
consulta para aquelas pessoas que queiram conhecer e
aprofundar ainda mais no maravilhoso mundo da
Administrao e Gesto de Empresas.
Koontz, Harold, "Administracin", 12 Edicin, Mc Graw Hill,
Mxico, 2003.
Hernndez y Rodrguez, Sergio, "Administracin,
pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia", Mc Graw
Hill, Mxico, 2002.
Chiavenato, Idalberto, "Administracin en los nuevos
tiempos", Mc Graw Hill, Colombia, 2002.
Koontz, Harold, "Elementos de Administracin", 6 Edicin,
Mc Graw Hill, Mxico, 2001.
Schemerhorn, John R., "Administracin", Limusa Wiley,
Mxico, 2001.
Hellriegel, Don - Slocum, John W., "Administracin", 7a
Edicin, International Thomson Editores, Mxico 19