Concepto y caractersticas de las reuniones de trabajo

efectivas
Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes,
disear estrategias,
evaluar desempeos, fomentar la participacin de los empleados.
Una reunin puede definirse, como el evento en que dos o ms personas se
juntan para discutir
un tpico predeterminado tal como la planificacin de un evento de negocios,
evento de la
comunidad, etc. normalmente de manera formal. Predeterminado significa
que ya es conocido
con anticipacin.
Otra definicin de los autores Vanderhaar, Riggs (2001), es Juntarse unos con
otros, y afirman
que "se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar
decisiones, y tomar
acciones, compartir informacin, identificar, desarrollar o juntar ideas, para
buscar el apoyo del
grupo u organizacin en el logro de una meta".
Horario
Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son
las 9:00a.m. (antes
de comenzar el da) y 3:00 p.m. (despus del almuerzo).
Las reuniones slo deben realizarse si realmente son necesarias. Debemos
tratar los temas que
son del inters de todos primero y luego los que son ms particulares, esto es
para que las
personas que no se les requiere estar en la reunin completa puedan retornar a
sus puestos de
trabajo.

Si la reunin normalmente se alarga, seguir los siguientes pasos para

corregirlo:

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1. Planificar la agenda cuidadosamente

2. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunin
3. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para
incluirlos en otra
agenda).
4. Evaluar el proceso de reunin al final de la misma
El tiempo de reunin puede ser acortado si se asigna la obtencin de
informacin o la revisin de
documentos previo a que sea realizada.
Objetivo
El objetivo de las reuniones vara dependiendo del tipo de reunin convocada.

Objetivo de las reuniones para informar:

Enterar de algo a un grupo de personas

Objetivo de las reuniones para informarse:

Obtener informacin o ideas de un grupo

Objetivo de las reuniones para debate pblico:

Someter a discusin ante una masa relativamente grande de personas, uno o
varios
asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.

Objetivo de las reuniones para desarrollo del personal:

Que el grupo perfeccione sus conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas
formas de
pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de
anlisis y
sntesis.

Objetivo de las reuniones para solucionar un problema:

Analizar un problema en grupo hasta encontrar de conjunto su solucin

Participantes
Las estadsticas demuestran que a mayor cantidad de participantes aumenta la
duracin de las
reuniones y se reduce su efectividad.

Mantener el nmero en lmites razonables: no ms de diez en reuniones que

demanden alta
interaccin como es el caso de las destinadas a solucionar problemas. Puede
llegar hasta 15 20
en las de formacin de personal y desbordar esos lmites en las meramente
informativas.

El principio es mantener el tope al mnimo posible. Las cifras pequeas

potencian la interaccin y
permiten llegar con ms rapidez a un clima de trabajo en grupo (adems son
ms baratas). Las

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cifras grandes (ms de 20) obligan a seguir mtodos parlamentarios con lo que
la participacin se
reduce y tambin la posibilidad de evitar ganadores y perdedores.

ROLES QUE DEBEN PARTICIPAR:

Los que saben (conocimiento, habilidades, experiencia)
Los que estn interesados (lder, cliente, gerente de proyecto, interesados en
general)
Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar, autoridad para implementar)

ROL DESCRIPCIN
Sponsor del proyecto a) Miembro de la direccin
b) Mantiene alineado al proyecto con la estrategia de la empresa
c) Nexo entre el equipo y la direccin general
d) Resuelve conflictos de recursos
Facilitador e) Conduce reunin
f) Modera las discusiones
g) Mantiene el foco y el horario
Secretario h) Toma nota
i) Elabora y distribuye el acta
j) Rol rotativo
Gerente del proyecto k) Nunca es el experto principal
l) Se anticipa a los cambios y mantiene alineado al equipo
m) Comunica al sponsor el avance
Coordinador n) Dependiendo del tamao del proyecto existe o no

o) Coordina reuniones
p) Mantiene la integridad de la documentacin
Participante q) Todos son participantes; incluyendo al sponsor, gerente de
proyecto, etc.
r) Mantiene el espritu de confianza y respeto a los colegas
s) Escucha y participa
t) Respeta las reglas establecidas
u) Respeta las decisiones

Agenda
Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas
si no llegan a ser
efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las
dems actividades
importantes de la empresa.

Una agenda debe contener: Lugar de reunin, qu debern llevar los

asistentes, se debe leer
previo a la misma, los puntos que sern cubiertos, fecha y hora en que ser
realizada, lista de
participantes y duracin de la misma. Si la agenda no pudo entregarse con
anticipacin se puede
distribuir al comienzo de la reunin y tambin se les puede preguntar a los
participantes si desean
incluir algn tema adicional.

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Algunos expertos recomiendan invitar solamente a las personas directamente

envueltas en el
logro de la meta que se desea alcanzar en la reunin.

Si tenemos invitados que no ven nuestra reunin como una prioridad se

sugiere el asignarles algn
tema de la agenda e incluso el que lleven alguna informacin a la reunin
sobre uno de los
primeros temas a tratar. Cuando se ha planificado una reunin a la misma hora
de la nuestra, una
de las dos debe reprogramarse y asegurarnos que todos los invitados puedan
asistir a ambas. Si
tenemos invitados que llegan tarde se recomienda enviar un e-mail diciendo
que hagan el
esfuerzo de llegar temprano porque no se repetir lo que se ha dicho.

PLANIFICACIN:
Agenda Contenidos
Objetivos de la reunin
Tema
Fecha
Hora de inicio y fin
Lugar de la reunin
Participantes
Quien convoca la reunin
Puntos de la reunin
o Tiempo aproximado
o Responsable
o Que se har

 Observaciones (preparacin previa necesaria)

Convocar a los participantes
o Participantes obligatorios, opcionales y notificados
o Herramientas informticas (Outlook, Lotus Notes, etc.)
o Enviar la agenda con anticipacin (24 horas antes)
o Atender solicitudes de modificacin de agenda
o No ms de 8 personas en una reunin (a excepcin de reuniones de
comunicacin)

Requerimientos
Establecer reglas para las reuniones, por ejemplo:
Horarios
Puntualidad
Mtodos para decidir
Interrupciones permitidas
Confidencialidad
Dichas reglas, deben ser establecidas por todos los participantes.

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Ejecucin de la reunin:

Llegue antes de empezar la reunin

Prepare el lugar fsico
Adecue el lugar para el objetivo de la reunin (Presentacin frontal, Reunin

de discusin, etc.)
Si utiliza equipamiento
Compruebe que todo funciona correctamente
Tenga una contingencia prevista
Repase los objetivos de la reunin
Llegan los participantes
Distribuir copias de la agenda a los que no tienen una
Leer la agenda antes de comenzar
La reunin no deber durar ms de 1 hora
Apegarse al temario y a los tiempos
Respetar las reglas de equipo
Alentar a los participantes a plantear sus opiniones
Moderar las discusiones para que se permita escuchar las opiniones de cada
participante

Cierre de la reunin:

Esboce la agenda de la prxima reunin

Antes de terminar, haga una recapitulacin de los temas tratados (insistir en
las
conclusiones, tareas lanzadas, responsables)
Deben quedar claras las tareas distribuidas a sus responsables
Evaluar la reunin y registrar las conclusiones
Terminar la reunin 5 minutos antes, los participantes valorarn el gesto.

a) Minuta de acuerdos e informacin previa

Tareas post reunin:

Si se generan compromisos durante la reunin, estos deben quedar asignados

e incluidos en un
plan de accin en donde se establezca cmo mnimo el responsable y la fecha
estimada de
trmino. Lo ideal en este aspecto sera que cada participante tenga asignado
uno de los puntos
para que todos se envuelvan en la dinmica de la reunin. Las decisiones a que
ha llegado el
equipo deben ser documentadas.
Pasar en limpio el acta (minuta) de la reunin
Redactarla lo antes posible para no perder informacin

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Ordenarla por unidades temticas y no por orden cronolgico de la discusin

Identificar las tareas lanzadas, con responsable y fecha de finalizacin
Elaborar un listado de asuntos pendientes
Las acciones despus de la reunin hasta la prxima es algo crucial para el
logro de los
puntos del plan de accin.
Las minutas deben publicarse a ms tardar 24 horas despus de sostenida la
reunin.

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicacin en la empresa,

realizar el trabajo en
equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la
empresa ya que en
ellas: se toman decisiones, se solucionan problemas, intercambia informacin,
planifica, entre
otras.

Para tener reuniones efectivas y productivas, es importante que tengas en cuenta

estas recomendaciones que desde la Direccin Nacional de Gestin Integral nos
brindan:
1. Informe y recuerde previamente a los asistentes el propsito de la reunin:
Contacte a los asistentes con tiempo y previamente antes de la reunin, porque
algunos son propensos a olvidarla; pero tambin para que lleguen con el material o
informacin que necesiten para este encuentro.
2. Invitar slo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Si el nmero de
participantes aumenta, tambin lo hace la tendencia a estancarse la reunin. Para
citar a los participantes, es necesario validar su espacio en la agenda, por medio del
Outlook con el asistente de programacin, que esta herramienta nos ofrece.

Para ello es necesario tener la cultura de utilizar la programacin de las agendas.

3. Establezca y siga una agenda. Por regla general, cada reunin debe tener una
agenda que tenga al menos tres puntos; los temas a tratar, el tiempo asignado para
cada tema, y el responsable de hablar sobre cada tema determinado.
4. Establezca el propsito y motivo. Los lderes de la reunin no debe asumir que todo
el mundo entiende automticamente el propsito de la reunin y los resultados
deseados. Al afirmar con claridad al inicio sobre dichos objetivos, se pondr foco en
los mismos y se dar comienzo a la reunin de forma rpida mantenindola en pista.
5. Intente involucrar a cada miembro. Las reuniones puede llegar a desbalancearse
cuando solo unos pocos asistentes son los que participan, al hablar y dominar las
discusiones. El lder de la reunin debe tratar de involucrar a cada miembro para
garantizar que la sinergia del grupo se produce.
6. Use las presentaciones institucionales. El dicho, una imagen vale ms que mil
palabras; es mucho ms cierto en las reuniones. El uso de las mismas puede reducir
la duracin de la reunin en hasta un 28%. Siempre que sea posible, alentar a los
participantes a usar diagramas, imgenes y grficos en lugar de la entrega de pginas
llenas de texto.

7. Agende un tema de varios importantes, pero no relacionados. Puede haber

ocasiones en que un tema importante, que no est en la agenda, salga en una
reunin y no estaba previsto. En lugar de desviar el foco de la reunin, dependiendo
del tema puede ser mejor colocarlo en una lista de (varios) como temas para otra
reunin.
8. Registre las acciones a tomar, responsables y fechas compromiso. Muchos
debates en las reuniones son muy interactivos, pero si los resultados no se traducen
en puntos de accin pueden no ser productivos. Cada reunin debe concluir con:
1) una descripcin de las acciones a tomar
2) quin es el responsable de dicha accin
3) cundo el compromiso debe ser cumplido

9. Escriba un Acta de reunin. Tomarse unos minutos para documentar una reunin
es muy importante; al resumirla coloque:
1) asistentes
2) los temas principales discutidos
3) conclusiones
4) las acciones que deben tomarse
La informacin ser fcil de REGISTRAR y difundir. Los resmenes de reuniones
deben tratar de mantenerse a una pgina con frases escritas en forma de vietas
explicativas y entregarlos dos das despus de la reunin.
Tenga en cuenta usar el formato de Acta de reunin FAA3-1 V2 que la Universidad
tiene documentado para uso institucional.

10. Mida peridicamente la efectividad de las reuniones de proyecto. Cuando se

celebran las primeras reuniones del proyecto muchas veces suelen ser las menos
eficaces debido a los nuevos participantes, las circunstancias, el desconocimiento de
las funciones, etc. Midiendo peridicamente la eficacia de una reunin, nos servir
para ir lograr mejorando los puntos dbiles y llevarlas a un mayor nivel de eficiencia.